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ID-IFS-06 - Août 2016 sur 13

ECOCERT France SAS – Capital 1.226.200 € – Lieudit Lamothe Ouest – 32600 L’Isle Jourdain

Tél. 05 62 07 34 24 – Fax : 05 62 07 11 67 – www.ecocert.com

TVA Intracommunautaire n° FR 61433968187

CREDIT MUTUEL 02200 00021577240 14 – SIREN 433 968 187 RCS AUCH – APE 7120B

PREAMBULE

La certification est une démarche volontaire et atteste de la conformité aux exigences au référentiel. Chaque entreprise s’engageant dans la certification est donc responsable de

cette mise en conformité. Le présent document a pour objectif de décrire les étapes clefs du processus de

certification et fait partie intégrante de votre contrat avec ECOCERT France SAS.

PROGRAMME DE CERTIFICATION APPLICABLE

L’IFS Food est un référentiel destiné à l’audit de la qualité et de la sécurité des procédés et des produits des entreprises agro-alimentaires. Il concerne les sociétés de

transformation alimentaire ou de conditionnement de produits nus. Ce programme est privé et géré par l’IFS Management GmbH. ECOCERT France SAS, qui a signé un contrat avec l’IFS Management GmbH, est accrédité

par le COFRAC pour la Certification de Produits et Services sous le numéro d‘accréditation n°5-0035 (portée disponible sur www.cofrac.fr) pour la réalisation des audits IFS Food et

propose ses services en France et à travers de ses filiales. Les documents composant le programme de certification sont :

- Le référentiel IFS Food et les autres documents associés (notes de doctrine, éventuellement erratum) dont les versions en vigueur sont disponibles gratuitement

sur le site internet de l’IFS : http://www.ifs-certification.com - Les documents propres à ECOCERT France : Conditions générales de vente, le

présent Processus et les Règles d’usage des références à ECOCERT (ce présent

document et les règles d’usage sont disponibles sur demande ou sur www.ecocert.fr).

CONTACT :

Nicolas BESCOND, Thibaut ROGER et Leslie CAZENAVE

ECOCERT France sas

BP 47, 32600 L'Isle Jourdain

Tél : 05.62.07.35.91 - Fax : 05.62.07.74.97

E-mail : [email protected] , [email protected], [email protected]

PROCESSUS DE CERTIFICATION IFS Food International Featured Standard Food

http://www.ecocert.com/

http://www.cofrac.fr/

http://www.ifs-certification.com/

http://www.ecocert.fr/

mailto:[email protected]








La prestation est organisée selon un cycle annuel. Elle conduit, le cas échéant, à

l'attribution ou au maintien de la certification. Les étapes clefs sont :

A. Demande/revue de la demande :

Voir les étapes de 1 à 3 du logigramme en annexe I.

Votre demande est enregistrée auprès de notre service dès réception du formulaire "Information pour la certification –Sécurité des Aliments" complété.

Les informations regroupées dans le questionnaire sont essentielles pour l'étude de la

faisabilité et la définition de votre projet (périmètre d’audit, durée, type d’audit, …).

La faisabilité du projet va dépendre de votre capacité à mettre en œuvre la certification. Exemple: votre entreprise n’est pas prête (pas de système qualité en place)

ou le périmètre de l’audit ne s’applique pas au référentiel IFS Food.

Il est possible que dans certains cas, ECOCERT ne puisse mettre en œuvre le processus de

certification. Exemples :

o Absence d’auditeur qualifié sur le secteur produit/technologiques (exemple : le secteur 3. Œufs et dérivés) ou sur la langue,

o Indisponibilité d’auditeur qualifié sur la période d’audit souhaitée, o Un conflit d'intérêt pouvant nuire à l'impartialité de nos décisions, o Une situation géographique présentant une impossibilité technique, ou un risque

pour les intervenants (pays en guerre, danger, ….).

Par ailleurs, ECOCERT peut refuser d'accepter une demande de certification ou de signer un

contrat de certification avec une société quand il existe des raisons fondamentales ou avérées, par exemple des activités illégales ou des antécédents de non-conformités réitérées à des exigences de certification, des comportements particulièrement

inappropriés, des impayés, etc.

Audit inopiné : Vous avez la possibilité d’être audité de manière inopinée lors de

votre audit initial ou lors votre audit de renouvellement. Dans le cas d’un renouvellement,

ce choix doit être notifié à ECOCERT au plus tard 16 semaines avant la date d’anniversaire de votre audit IFS. Au-delà de ce délai, l'audit sera obligatoirement annoncé. L'audit inopiné aura lieu dans la période suivante: 16 semaines avant la date

d'anniversaire et 2 semaines après la date d'anniversaire. L’audit doit être réalisé durant des jours consécutifs.

Vous pouvez signaler jusqu'à 10 jours d'indisponibilité pour l'audit (répartis sur maximum 3 périodes), en plus des jours de fermeture de l'usine (vacances, arrêt de production pour maintenance). Les indisponibilités doivent être communiquées à ECOCERT

au plus tard 16 semaines avant la date d'anniversaire.

ETAPES DU PROCESSUS DE CERTIFICATION







Produits saisonniers: en cas de production saisonnière, vous devez nous indiquer les dates prévues de production et l'audit devra avoir lieu à ces dates (même si la fenêtre des

16 semaines avant- 2 semaines après l'audit n'est pas respectée) ;

Multi-sites: l'audit des activités communes aux différents sites de production peut être

annoncé mais doit être séparé dans le temps des audits sur site (ne peut pas avoir lieu la même semaine ou la semaine suivante). Comme pour les audits annoncés, l'audit du siège doit toujours avoir lieu avant les audits sur site.

B. Formalisation du contrat de certification et engagement


A partir de la revue de la demande, ECOCERT établit un devis personnalisé, appelé « Offre de certification », basé sur l’estimation du temps de travail nécessaire.

La durée d’audit est définie via l’utilisation de l’outil de calcul fourni par l’IFS et disponible sur son site internet.

Attention ! L’exclusion de produits du périmètre de certification doit revêtir un caractère exceptionnel et ne peut être liée qu’à une exclusion de produit(s). Les règles

d’acceptation des exclusions sont définies en annexe 2. L’offre de certification vous est envoyée accompagnée des conditions générales de

vente et du présent processus. L’ensemble de ces documents fait partie intégrante de votre contrat.

C. Evaluation initiale


1) Envoi des conditions d’audit

A l’issue de votre engagement, nous convenons avec vous des dates d’audit (sauf si audit inopiné) et du nom de l’auditeur. Vous avez la possibilité de récuser cet auditeur en cas

de désaccord. Une fois les conditions d’audit validées, nous vous faisons parvenir un courrier récapitulant

les conditions de l’audit ainsi que les documents à envoyer à l’auditeur avant l’audit (généralement 15 jours avant l’audit ou à réception du courrier si audit inopiné) nécessaires à la préparation de l’audit.

Dès réception des conditions d’audit, vous pouvez également indiquer à l’auditeur vos

contraintes horaires (ex: rythme de la production ou de certains services, impératifs horaires,...).

Pour rappel : il vous faudra programmer des fabrications pour chaque famille de produit*

le jour de l’audit : l’auditeur doit impérativement pouvoir observer l’ensemble des secteurs produits/secteurs technologiques inclus dans le périmètre le jour de sa visite. Dans le cas contraire, un audit d’extension devra être organisé ou les produits seront

exclus du périmètre si les conditions d’exclusion sont respectées. * Famille produit = HACCP différent et/ou CCP différent et/ou un secteur produit différent et/ou un secteur technologique différent







2) Envoi des documents

DOCUMENTS POUR LA PREPARATION DE l’AUDIT : formulaire des « champs

obligatoires » complété, Manuel qualité ou équivalent, organigramme, liste des procédures et instructions, compte-rendu des dernières revues de direction, liste des produits, études

HACCP, plans de contrôle, plan du site, livret d’accueil, liste des textes règlementaires et technique applicables, liste des points NA (à confirmer avec l’auditeur).

Attention ! L’envoi de ces documents est obligatoire. En cas de non-respect de cette

exigence, le temps normalement alloué à la préparation de l’audit (2 heures selon le référentiel IFS) sera ajouté au plan d’audit. Pour un audit initial, l’audit pourrait être annulé.

3) Revue documentaire et proposition du plan d’audit

L’auditeur réalise la revue documentaire et vous propose un plan d'audit. Le plan d'audit est déterminé en application des procédures IFS et en fonction de votre

activité (exemple : présence ou pas d’un laboratoire, réalisation de développement produit, sous-traitance, …).

4) Renvoi du plan d’audit complété

Vous devez compléter le plan d’audit avec le nom et la fonction des participants et le renvoyer à l’auditeur. En cas de contraintes horaires et de la disponibilité de participants, vous avez la possibilité

de demander un ajustement du plan d’audit qui sera validé avec l’auditeur.

5) Audit initial de certification

Les audits sur site ont pour but de vérifier la conformité des produits/systèmes aux critères

du référentiel et sont réalisés sur tous les sites effectuant des opérations sur des produits concernés par la certification : transformation, conditionnement ….

L'audit se déroule en différentes étapes: o La réunion d'ouverture : l'auditeur présente les objectifs et les différents points à

vérifier, confirme le périmètre de l'audit et plan d'audit ; o Evaluation de la documentation o Visite des installations et entretiens avec les employés

o Réunion de clôture : l’auditeur fait le bilan de l'évaluation sur site.

Audit inopiné :

Dans le cas des audits inopinés, l'audit devra commencer directement par la visite

terrain. L’entrée en zone de production devra avoir lieu au plus 30 minutes après l’arrivée sur site de l’auditeur. La réunion d’ouverture débutera après la visite sur site.

En cas de refus d’accès du site à l'auditeur (sauf cas de force majeure), le certificat

IFS en cours de validité sera immédiatement retiré (maximum sous 2 jours ouvrés). Vous devrez également payer la totalité des honoraires visés dans votre Offre de

Certification. Par ailleurs, le prochain audit sera obligatoirement annoncé.







6) Envoi des déviations

Lors de la réunion de clôture, un document « bilan de clôture » reprenant les non-

conformités vous est remis pour signature et conclut l'inspection. A l'issue de l'audit dans un délai maximum de 14 jours, l’auditeur vous remettra un plan d’actions correctives détaillant les éventuelles déviations constatées.

7) Proposition du plan d’actions correctives

A réception du plan d’action, vous devez compléter et renvoyer le plan d’actions correctives à l’auditeur dans un délai de 14 jours.

Il est de votre responsabilité de proposer des actions correctives à chaque déviation constatée en précisant les délais de mise en œuvre et les responsables associés. Ces

propositions d’actions doivent être pertinentes et exhaustives et doivent permettre d’éliminer la déviation et d’éviter sa réapparition. Dans le cas contraire, nous vous demanderons de proposer un nouveau plan d'action.

Pour les déviations notées C ou D, et B au KO, l’action doit être mise en place avant le prochain audit de renouvellement et traduite en anglais.

Attention ! Si vous ne renvoyez pas le plan d’action assorti des actions correctives appropriées et dans le délai imparti, la certification pourra ne pas être délivrée par Ecocert

France.

8) Validation du plan d’actions correctives

L’auditeur valide la pertinence du plan d’actions correctives proposées et peut être amené à vous demander de revoir certaines actions correctives et /ou délais de mise en place.

D. Revue des éléments de l’évaluation et décision de certification

Voir l’étape 14 du logigramme en annexe I.

Une fois le plan d’actions correctives validé par l’auditeur, le dossier comprenant le rapport d’audit ainsi que le plan d'actions correctives est transmis pour étude à un chargé de certification. Le délai ciblé pour le traitement du dossier est 42j entre l’audit et la

décision de certification (maximum 56 jours). L’attribution du certificat est donc conditionnée par la notation (voir ci-dessous) et par le plan d’actions correctives (respect du délai + pertinence et exhaustivité des actions).

En cas de décision négative, les motifs du refus de la certification vous sont communiqués et un nouvel audit initial doit être organisé au plus tôt 6 semaines après l’audit.







Conditions d’attribution du certificat :

Audit complémentaire : l’audit doit avoir lieu au plus tôt 6 semaines et au plus tard

6 mois après l'audit. Au cours de cet audit, l’auditeur se concentre sur la vérification des actions correctives prises sur les déviations, en particulier les non-conformités

majeures.

E. Documents de certification

Voir les étapes 15 et 16 du logigramme en annexe I.

A l'issue de la décision de certification et si votre situation le permet, un certificat mentionnant le périmètre de l’audit sera émis.

Vous recevrez par mail le certificat (si décision positive), le rapport d’audit et le plan d’actions correctives.

Ces documents seront mis en ligne sur le portail de l’IFS. Un accès vous est alors donné pour pouvoir consulter les documents, les télécharger ou les imprimer. La validité et l'authenticité de la certification peuvent être vérifiées sur le site internet à tout moment.

Les frais qui seraient engagés (utilisation du logo IFS sur des supports de communication...) par anticipation sur une décision de certification non encore émise sont

sous la responsabilité du client et ne peuvent être pris en charge par ECOCERT France.

Audit de certification

Proposition du plan d'actions correctives

En cas NC majeure ou KO

Suspension du certificat

sur le portail au plus tard 2j

ouvrés après l’audit

ECOCERT

ECOCERT

VOUS Max 2 semaines

Vérification du plan d’actions

max 1 maj. + note >75%

Refusé avant toute autre action

75% ≤Note < 95% Certificat niveau de base

Note ≥95 % Certificat niveau supérieur

≥ 1KO et/ou ≥ 2 maj. et/ou note <75%

Refus

Audit complémentaire Rapport d’audit complémentaire Certificat en niveau de base si la maj. a été levée suite à l’audit complémentaire

Au plus tôt 6 semaines après l'audit

IFS

au plus tôt 6 semaines et au plus tard 6 mois après l'audit







F. Surveillance et poursuite du processus de certification

1) Audit de renouvellement


Un audit de renouvellement doit avoir lieu chaque année et doit être programmé au plus tôt 8 semaines avant et au plus tard 2 semaines après la date d’audit anniversaire

(rappel du portail IFS 3 mois avant la date d’échéance).

Dans le cas où, l’audit est programmé au-delà de cette période, il y a rupture du cycle de certification et ce qui peut conduire à l’absence de certification pendant un certain temps

(entre la fin de validité du précédent certificat et le début de validité du nouveau certificat).

Toutes les exigences du référentiel doivent être évaluées (comme pour l’audit initial). Une attention particulière est portée aux déviations identifiées lors de l’audit précédent ainsi

qu’à l’efficacité et à la mise en place des actions correctives. Quel que soit le délai entre les deux audits (rupture du cycle de certification ou pas), le plan d’actions correctives de l’audit précédent doit toujours être évalué par l’auditeur.

Au moment de la programmation de l’audit de renouvellement, une revue de la demande

est à nouveau réalisée et est basée sur les informations actualisées que nous vous demandons de communiquer et/ou recueillies lors des audits et autres investigations. Retour étape 3 du logigramme.

2) Audit d’extension

Il est possible de réaliser un audit d’extension afin d’intégrer de nouveaux produits et/

ou procédés dans le périmètre du certificat IFS ou encore des produits/procédés qui n’auraient pas pu être vus en fonctionnement lors de l’audit principal.

La durée et le contenu de l’audit sont évalués par l’organisme de certification. Un audit d’extension est toujours annoncé.

3) Audit supplémentaire

Audit supplémentaire : audit venant en supplément de l’audit annuel, dont l’objet est notamment de vérifier la mise en place des actions correctives ou la vérification

d’exigences du référentiel et/ou des activités du site.

Ainsi, un audit supplémentaire peut en particulier être effectué lorsque ECOCERT considère que

o Le temps passé sur site se révèle insuffisant lors de l’audit annuel,

o Des informations laissent supposer que l’entreprise n’est pas ou plus en capacité d’être en conformité avec les exigences du référentiel (exemple : réclamation,

retrait ou rappel de produits, crise sanitaire, détérioration de l’outil de production suite à une catastrophe naturelle, ….)

o Une vérification des actions correctives sut site est nécessaire avant l’audit de

renouvellement.

o Des exigences du référentiel ont été modifiées et un audit est nécessaire pour vérifier la conformité de l’entreprise aux nouvelles exigences.







Vous vous engagez donc à accepter tout audit supplémentaire requis par ECOCERT, qui annoncera ces audits à l’avance sauf dans le cas où la sécurité alimentaire ou la sécurité des produits en général est mise en danger et/ou que de mauvais usages ou violations

peuvent être dissimulées.

G. Changements ayant des conséquences sur la certification

Changements dans le programme de certification (nouvelles exigences ou révisions d'exigences) :

En cas d’audit de renouvellement, l’IFS vous informe directement par e-mail (contact présent sur le portail IFS) des changements qui peuvent être introduits dans le référentiel

(nouvelles exigences ou révisions d'exigences).

Selon les cas, les dispositions modifiées seront d'application immédiate ou des mesures de transitions pourront être mises en place par l’IFS. Il est de votre responsabilité de mettre en œuvre les changements et à ECOCERT de vérifier leur mise en application.

Si les changements n’étaient pas mis en œuvre, ECOCERT peut vous notifier des non-conformités qui, si elles ne sont pas résolues, peuvent entraîner une suspension ou même

un retrait de votre certification. Modification de la portée de la certification par le client :

Il est de votre responsabilité d’informer ECOCERT de tout changement pouvant avoir des conséquences sur votre capacité à vous conformer aux exigences de la certification dans les 3 jours ouvrés après cet événement.

Ces changements peuvent être par exemple :

o Rappel, alerte sur les produits, situation de crise o une évolution de structure (changement de propriété, de statut…) o une modification dans votre organisation et votre gestion

o des changements apportés aux produits ou aux procédés de fabrication o etc

Ces modifications pourront le cas échéant entraîner une remise en question de votre certification (modification de la portée du certificat, suspension, …) et conduire à la

réalisation d’un audit supplémentaire ou un audit d’extension (cas de nouveau produits/process).

H. Suspension ou retrait de la certification

Il existe 2 types de sanctions:

Suspension de certification : Cette sanction implique l'interruption de la certification pendant une période déterminée jusqu'à la mise en conformité du produit/système. Exemples : cas d’une non-

conformité majeure attribuée lors de l’audit de renouvellement avec une note supérieure à 75%, absence de paiement.

En cas de non-conformité majeure, la suspension doit avoir lieu sur le portail IFS au plus tard 2 jours ouvrés après l’audit.

Retrait de la certification

Cette sanction implique l'annulation immédiate de la certification.







Le retrait de certification intervient en cas : - De refus d’accès au site à l’auditeur (sauf cas de force majeure)

- D’échec de la certification lors de l’audit de renouvellement. - Situation intervenant en cours d’année remettant en cause la conformité aux exigences

du référentiel (exemple : violations dissimulées des règles, problème avéré remettant en cause la sécurité des produits, etc.)

En cas de non-conformités majeures (≥2) ou KO, le retrait doit avoir lieu sur le portail IFS au plus tard 2 jours ouvrés après l’audit.

Le retrait s'accompagne également de la résiliation du contrat avec Ecocert. Un entreprise dont le certificat a été suspendue/retirée ne peut pas communiquer sur la

certification. Cette interdiction s'applique à tout support de communication. La suspension ou le retrait du certificat entraîne la fin de validité immédiate dudit

document. Vous avez l’obligation d'informer vos clients que vous n’êtes plus certifié, et en tout état de cause de ne plus vous prévaloir de votre certificat.

I. Arrêt de la certification

Modalité de résiliation et effets sur votre certification

Vous avez la possibilité de demander à tout moment l’arrêt de la certification. Dans le cas

où vous souhaitez arrêter la certification et résilier dans le même temps votre contrat, vous devez le faire dans le respect des conditions définies dans les conditions générales.

L’arrêt de la certification et la résiliation de votre contrat le cas échéant, entraine la fin de

validité automatique de vos certificats.

En conséquence, à compter de la date d’arrêt de la certification (et de la résiliation du

contrat le cas échéant), vous ne pouvez plus faire référence à la certification et/ou à ECOCERT.

Changement d’organisme de certification

En cas de changement d’organisme de certification, votre dossier doit être transféré à votre

nouvel organisme de certification, et ceci quel que soit votre situation (certification périmée, échec à la certification, suspension, …). Pour cela, vous devez libérer l’accès à votre dossier sur le portail IFS afin que nous puissions disposer des précédents rapports et

informer sur l’agenda la date du prochain audit.

Vous pouvez faire parvenir à ECOCERT des plaintes (réclamations) concernant notre

prestation, ou former un recours (appel) relatif à une décision prise par Ecocert vous concernant.

Ecocert s’engage dans un premier temps à accuser réception de vos plaintes et appels sous 5 jours ouvrés et à les traiter dans les délais prévus selon nos procédures internes.

Plaintes Suite à une plainte, ECOCERT analyse le contenu de la plainte et vous fournit une réponse

écrite complète. Toutes ces plaintes sont enregistrées, de même que les mesures prises et une analyse est faite régulièrement afin de répondre aux mieux à vos attentes.

LES PLAINTES ET APPELS







Appels Vous pouvez formuler un appel afin que ECOCERT reconsidère une décision de certification et ce, dans un délai de 15 jours suivant la date de réception de cette décision. Cet appel

doit être adressé par écrit à ECOCERT (e-mail ou courrier) et être dûment motivé (de nouveaux éléments qui ne seraient pas encore portés à la connaissance de ECOCERT doivent être fournis). L’appel est traité dans les 20 jours ouvrés par la direction

d’ECOCERT. En cas d’avis défavorable, un second recours peut être adressé à ECOCERT. Ce dernier est

payant et doit être réalisé dans un délai de 15 jours suivant la date de réception de l’information sur la décision défavorable suite au premier appel.

Les appels sont non suspensifs des décisions prises au préalable. Ces décisions s'appliquent donc tant qu'une nouvelle décision concernant votre dossier n'a pas été prise suite à

l'étude de l'appel.

Vos obligations par rapport aux réclamations des tiers

Vous avez la responsabilité de gérer les réclamations des tiers qui vous sont adressées directement. Vous devez conserver un enregistrement de toutes les réclamations concernant la conformité aux exigences de certification et mettre ces enregistrements à la

disposition d’ECOCERT. Ces enregistrements doivent également permettre de connaître les mesures appropriées qui ont été prises et ces mesures doivent être documentées.

Les conditions d'utilisation des références à la certification IFS et/ou à ECOCERT France

sont définies dans les documents suivants : o Règles d’usage des références à la certification IFS : dans le référentiel IFS et/ou des

notes de doctrine IFS,

o Règles d’usage des références à ECOCERT : document ECOCERT TS17 disponible sur demande.

o Les conditions générales de vente.

Par ailleurs, le demandeur de la certification s’engage à ne pas laisser supposer qu’ECOCERT et/ou les propriétaires du référentiel sont responsables du respect des exigences de certification.

Une utilisation abusive de la marque ou une référence erronée à la certification IFS ou à

ECOCERT par un client entraîne la mise en place de mesures appropriées telles que la suspension ou le retrait de la certification. ECOCERT est également tenu d’informer les propriétaires de l’IFS.

COMMUNICATION SUR LA CERTIFICATION, A IFS FOOD ET A ECOCERT FRANCE







Toute entreprise adhérant à une démarche de certification IFS doit avoir connaissance du programme « Integrity Program » de l’IFS décrit dans le référentiel IFS et en accepter les règles.

L’Integrity Program est un ensemble de mesures pour garantir la qualité du processus de certification IFS et se concentre sur la vérification des audits réalisés par les

organismes de certification accrédités IFS et par leurs auditeurs. Ce programme est géré par le propriétaire du référentiel IFS, IFS Management GmbH.

En tant qu’entreprise adhérant au programme de certification IFS, vous pouvez donc être amené à être audité par IFS Management soit dans le cadre des audits de

surveillance générale, soit dans le cadre d’une investigation suite à une réclamation. L’IFS Management peut également réaliser des observations d’audits. Dans ce cas,

l’auditeur de l’« Integrity Program » suit sur site, un auditeur IFS lors d’un audit IFS. Ces audits sont en général annoncés 48 heures à l’avance, sauf, si IFS Management a de

bonnes raisons de croire que la sécurité alimentaire ou la sécurité des produits en général est mise en danger et/ou que de mauvais usages ou violations sont dissimulés, vous ne serez pas prévenu de la visite.

L’ « INTEGRITY PROGRAM » DE L’IFS







VOUS ECOCERT

1. Demande d’informations sur la certification IFS Food

2. Envoi du formulaire "Information pour la certification –Sécurité des Aliments"

3. Transmission des informations : champ

d’audit, exclusion, effectif, secteur(s) de produits et technologiques, activité de négoce etc.

4. Revue des informations (faisabilité du projet,

durée de la mission via de l’outil de calcul de l’IFS)

et envoi de l’offre de certification

5. Signature de l’offre, renvoi du contrat Dont conditions générales de vente + présent processus IFS

6. Proposition des conditions d’audit: auditeur(s) qualifié(s) IFS pour la (les) secteurs(s)

de produit et technologiques, date (si audit annoncé) et durée de l’audit, périmètre de l’audit

8. Revue documentaire et proposition du plan d’audit

7. Envoi des documents pour la revue documentaire

9. Renvoi du plan d’audit complété 10. AUDIT INITIAL DE CERTIFICATION

11. Envoi des déviations (maximum 2 semaines après l’audit)

12. Proposition du plan d’actions (maximum 2 semaines après réception des déviations)

13. Vérification du plan d’actions par l’auditeur (pertinence, délai)

14. Revue des résultats d’évaluation et du

plan d’actions final par l’organisme de certification

15. Emission du certificat (date audit initial + 8 semaines) et envoi du rapport final

16. Mise en ligne des données de l’audit sur le portail IFS

17. Programmation de l’audit Au plus tôt 8 semaines avant et au plus tard 2 semaines après la date d’audit anniversaire

(audit annuel).Rappel par le portail (3 mois avant l’expiration de l’audit).

Décision de certification

18. AUDIT DE SURVEILLANCE Enregistrement de la date sur l’agenda au plus tard 2 semaines avant la date d’anniversaire. Retour en 3. Suivi des déviations et actions correctives de l’audit précédent + surveillance des

références à la certification IFS (logo, autres).

oui

non

Audit initial

ANNEXE 1: LES ETAPES DE LA CERTIFICATION







Par définition, tous les procédés agroalimentaires qui sont gérés par l’entreprise/l’entité légale, sur un même site et qui sont sous sa responsabilité doivent être inclus dans le périmètre de certification de l’audit IFS Food. Cela signifie que, pour les entreprises qui gèrent l’ensemble de la chaîne de production sous une même entité légale et à un même endroit (comme par exemple, l’abattage, le désossage, la découpe, la transformation de viandes, etc.), la certification IFS Food doit s’appliquer à l’ensemble de ces activités. Tous les procédés et produits doivent être inclus dans le périmètre de l’audit. Toute exclusion ne peut être identifiée que de manière exceptionnelle et ne peut concerner que des produits. C’est uniquement dans ce contexte exceptionnel où l’entreprise certifiée IFS Food souhaite exclure un/des produit(s) du périmètre de certification IFS Food que l’arbre de décision suivant doit être utilisé afin de déterminer si l’exclusion de(s) produit(s) est possible (sous réserve d’acceptation par l’organisme de certification).

Arbre de décision :

Définitions :

Audit documentaire : Peut uniquement être réalisé si les secteurs produits/technologiques et/ou l’étude HACCP (incluant les allergènes, contaminants etc.) sont identiques pour les produits saisonniers/sporadiques et les produits réguliers. Cet audit doit couvrir, au moins, le système HACCP, les enregistrements de production, le test de traçabilité, les spécifications de(s) client(s) et les réclamations.

Différenciable : Faisant l’objet de caractéristiques différentes, par exemple type de produit différent, nom différent, conditionnement différent, etc. Les produits qui sont totalement équivalents et qui n’ont – en tant que caractéristique différente – qu’un étiquetage différent ne sont pas considérés comme différenciables. Etape initiale commune : S’applique aux étapes amont de production ou aux matières premières qui sont communes aux produits inclus/ exclus. Exemples d’étapes initiales communes : • Des gâteaux proviennent des mêmes procédés de fabrication amont et vont ensuite soit sur une ligne de conditionnement, soit sur une ligne de congélation. • Dans une laiterie : le lait est communément utilisé, et une partie de ce lait va ensuite dans un atelier spécifique pour fabriquer de la poudre de lait.

Produit saisonnier : Procédé qui est uniquement mis en œuvre durant une période définie et limitée, en raison par exemple de la disponibilité saisonnière de certaines matières premières (par exemple congélation des fraises, réalisée uniquement après la récolte).

Produit régulier : Produit qui est fabriqué tout au long de l’année, contrairement au produit saisonnier/sporadique. Produit saisonnier : Produit qui est fabriqué (dans son intégralité) uniquement durant une période définie et limitée, en raison par exemple d’évènements spécifiques (par exemple bonbons de chocolat de noël).

Produit sporadique : Produit qui est fabriqué de façon irrégulière (sur commande/ à façon), dont la fabrication ne peut être prévue à l’avance.

Zone différente : Lieu/endroit différent de l’entreprise, avec ou sans ségrégation physique. Exemples de zones différentes : • Dans le secteur des vins, une partie du vin va à l’embouteillage et une autre partie va sur une ligne spécifique pour conditionnement en bag-in-boxes, située dans le même atelier mais pas sur la même ligne. • Dans le secteur des œufs, une partie des œufs va en station de conditionnement, une autre partie va dans un autre atelier pour la préparation d’ovoproduits. • Dans le secteur de la boulangerie/ pâtisserie, des gâteaux sucrés sont produits dans un atelier et des pâtisseries salées dans un autre atelier.

ANNEXE 2: LES REGLES D’EXCLUSION
