formation à l’utilisation du système de téléphonie...
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Formation à l’utilisation du système de téléphonie Avaya
Téléphones 1608 et 1616
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Fonctions de téléphonie
• Touches logicielles
• Passer un appel
• Transfert
• Appel par nom
• Interception d’appel
• Conférence à trois
• Renvoi d’appel
• Journal des appels
• Gestion du répertoire personnel
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Messagerie vocale
• Initialisation de la boîte vocale
• Consultation des messages vocaux
• Personnalisation des messages d’accueil
• Renvoi d’appel sur la Messagerie Vocale
• Messagerie vocale pour groupe Standard
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Téléphonie
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Téléphonie sur IP
• Utilise le réseau informatique
• Les coûts des communications restent inchangés
• Les communications entre les différents sites de l’entreprise équipés sont gratuites, à condition d’utiliser:– Les numéros courts : 285102 par exemple
– Le répertoire du téléphone
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Poste 1608
La touche [Phone/Exit] permet de
revenir à l’écran d’accueil du
téléphone.
Il est conseillé d’être sur l’écran
d’accueil lors d’une communication
Le poste 1616 avec ses
touches en mode vertical
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Personnalisation
Bouton Avaya Menu
/Options et Paramètres:
• Paramètres d’appel
• Options Affichage/Son
Modifier les volumes :
• Boutons volume concerne :
• Casque, combiné et ampli pendant une conversation.
• La sonnerie pendant que le téléphone est au repos
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Touches logicielles
• Votre téléphone comporte trois touches d’affichage d’appel :
Ligne 1, Ligne 2, Ligne 3
• Il comporte également cinq autres touches logicielles programmées
par l’administrateur
Ligne 1, Ligne 2, Ligne 3
touches logicielles programmées
Poste 1608 Poste 1616
tou
ch
es
log
icellie
sp
rog
ram
mées
Ligne 1
Ligne 2
Ligne 3
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Passer un appel et gérer les lignes
• Pour passer un appel, il suffit de composer le numéro de votre
correspondant, le 0 n’est plus nécessaire
• Lors de l’appel, la touche d’affichage d’appel de la ligne active devient
Verte
• Vous pouvez passer ou recevoir un appel sur une autre ligne en cliquant la
touche d’affichage d’appel de la ligne. L’appel actif est alors mis en attente
et clignote en vert.
• Vous pouvez ensuite basculer entre les lignes en appuyant sur les boutons
d’affichage d’appel
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Mettre un appel en attente
• Lorsqu’un appel est actif, vous pouvez le mettre en attente en appuyant sur
la touche de ligne correspondant à l’appel en cours ou sur
• Vous pouvez passer ou recevoir un appel sur la seconde ligne
• Vous pouvez ensuite basculer entre les lignes en appuyant sur les boutons
d’affichage d’appel Ligne 1 - Ligne 2
appel actif
Lignes disponibles
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Transférer un appel
• Lorsqu’un appel est actif, vous pouvez le transférer vers un autre poste
• En appuyant sur la touche transfert
• Composer le N° de votre correspondant
• Transfert supervisé : Attendre sa réponse et ré-appuyer sur transfert
• Transfert aveugle : Transférer sans converser en ré-appuyant sur transfert
Appel actif
La ligne clignote
Ligne disponible
Pour un autre appel
Ligne prise pour le transfert
La ligne est active
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Téléphonie : appel par nom
• Appuyez sur la touche [Contacts]
• Entrez le nom recherché à l’aide des touches en commençant par
le nom.
• Une recherche intuitive est prise en charge, par exemple pour
appeler Mr Dupond, entrer 387663 etc.
• Il ne faut pas entrer les espaces
• Lorsqu’une correspondance est trouvée, le résultat est affiché. Si
plusieurs résultats sont trouvés, une flèche apparait à gauche du
premier nom et vous pouvez naviguer à l’aide des touches de
navigation
• Appuyez ensuite sur Appeler ou sur Détails
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Interception d’appel
• Appuyez sur le bouton d’écran Fonction
• Choisissez Intercepter
• Choisissez ensuite Tout pour intercepter n’importe quel appel en
cours de sonnerie dans la société
OU
• Saisissez le numéro du poste à intercepter
• Choisissez Interc
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Renvois
• Appuyez sur le bouton d’écran Fonction
• Choisissez Renvoi, puis Renvoi Inconditionnel
• Modifiez la destination pour entrer votre numéro de mobile ou tout autre numéro où vous souhaitez renvoyer votre poste
• Vous pouvez également appuyer sur la touche Vers MV pour renvoyer vos appels sur votre messagerie
• Activez le renvoi en passant l’option Renvoi Incondit. à Activé
• Appuyez sur Enreg.
• Un D indique le renvoi en haut à gauche de l’écran, et un touche d’écran supplémentaire Etat est apparue.
• Cette touche permet de connaitre l’état du renvoi, et de le désactiver
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Téléphonie : Renvoi Temporaire
• Renvoi temporaire au :La fonction Renvoi temporaire au permet de rediriger vos appels vers un autre poste dans un autre bureau où vous allez travailler.
• Renvoi temporaire ici :Le renvoi temporaire ici permet de rediriger vos appels depuis un autre poste sur lequel vous travaillez d’un autre bureau (renvoi à distance).
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Téléphonie : conférence à trois et plus
• Lorsque vous êtes en communication avec votre premier correspondant, appuyez sur la touche Conference
• L’appel actif est alors mis en attente.
• Vous entendez alors la tonalité sur la nouvelle ligne qui est allumée en vert. Composez le numéro de votre second correspondant
• Lorsque celui-ci a décroché, appuyez de nouveau sur la toucheConference Vous êtes en conférence
• Toutes les lignes sont libérées sauf la ligne 1 qui porte la conférence et le téléphone affiche « Conf xxx »
• En répétant l’opération vous pouvez ainsi ajouter jusqu’à 64 correspondants à votre conférence (interne ou externe si le nombre de lignes le permet)
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Répertoire personnel
• Le téléphone peut stocker jusqu'à 100 contacts personnels.
1. Appuyez sur la touche [Contacts]
2. Naviguez vers la droite avec les touches de navigation :
3. Appuyez sur la touche d’écran Nouveau
4. Renseignez le nom et le Numéro, puis appuyez sur la touche d’écran Enreg
• Le contact est ensuite directement disponible par l’appui sur la touche
Contacts
• Pour modifier ou supprimer un contact, répétez la procédure ci-dessus, une
fois sur le contact appuyez sur Plus et choisissez Modifier ou Supprimer
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Journal des appels
• Pour accéder au journal des appels, appuyez sur la touche Call Log de
votre téléphone
• Avec les touches de navigation, vous pouvez vous déplacer sur les
rubriques Tout, En Absence, Entrant ou Sortant
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Messagerie Vocale
avec Visual Voice
• Pour consulter la boîte vocale, vous devez vous y connecter en utilisant le
bouton [Message]
puis «Ecouter»
• Lors de votre premier accès à la messagerie vocale, le système vous
demande d’enregistrer votre nom.
• Vous pouvez modifier votre mot de passe en utilisant la touche
[Messagerie] puis «Mot de passe»
Le mot de passe doit:
– Être différent du numéro de poste
– Ne pas être composé d’une suite de chiffres croissants, décroissants ou
identiques
Le voyant rouge du téléphone s’allume lorsque vous avez des
nouveaux messages, jusqu’à ce que vous les lisiez
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Messagerie vocale perso : Initialisation
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Messagerie vocale : navigation dans
les menus de la messagerie
Lorsque vous vous connectez à la messagerie les options suivantes sont affichées :
• Écouter - Vous pouvez accéder directement à votre messagerie vocale.
• Message - Vous pouvez laisser un message directement dans la boîte vocale que vous indiquez.
• Accueil - Vous pouvez écouter, modifier ou supprimer votre message d'accueil.
• Mot de passe - Permet de modifier le mot de passe de votre messagerie vocale.
• Standard(1) - Vous pouvez accéder directement au messages vocaux de n'importe quel groupe dont vous êtes membre, par exemple le standard
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Personnalisation des messages
d’accueil persoVous pouvez modifier votre message d’accueil global depuis l’interface
VisualVoice en utilisant la touche [Message]
puis l’option «Accueil» :
• Enregistrer - démarre l'enregistrement, suivez les indications à l’écran pour effectuer cette opération
• Ecouter - pour écouter le message d’accueil actif.
• Soumettre- sauvegarde le nouveau message d'accueil.
• Supprimer - supprime le message d'accueil actif.
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Renvoi vers la messagerie
• Appuyez sur le bouton d’écran Fonction
• Choisissez Renvoi, puis Renvoi Inconditionnel
• Choisissez la touche Vers MV pour renvoyer vos appels sur votre messagerie
• Activez le renvoi en passant l’option Renvoi Incondit. à Activé
• Appuyez sur Enreg.
• Un D indique le renvoi en haut à gauche de l’écran, et un touche d’écran supplémentaire Etat est apparue.
• Cette touche permet de connaitre l’état du renvoi, et de le désactiver
Messagerie Vocale du Standard
• La messagerie vocale du groupe standard se paramètre
en mode vocal à l’aide de la touche d’écran « MV xxxxx »
• A l’invite vocale, effectuer le choix 3 « Modifier votre
message d’accueil »
• Se laisser guider pour changer le message standard (en
journée) ou le message en dehors des heures de bureau.
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Que faire en cas de problème?• Je suis perdu dans les menus
– Appuyez sur la touche Phone/exit du téléphone pour revenir à l’écran d’accueil
• Mon téléphone affiche des messages du type : « Downloading i01d01a2_3.bin xx%>
– Votre téléphone est en train de mettre à jour son logiciel, laissez le terminer sa procédure (environ 8 minutes) et attendez que tout redevienne normal
• Mon téléphone affiche « Ext= »
– Ceci se produit lors de la mise en service ou de la réinitialisation du téléphone. Il suffit d’entrer votre numéro d’extension (numéro interne) puis valider par #, puis votre mot de passe et valider par # (s’il n’y a pas de mot de passe un simple #)
• Mon téléphone affiche « Ext=xxxxx, press # to register »
– Ceci se produit lors d’un redémarrage ou un débranchement brutal du téléphone. Il suffit de confirmer votre Numéro d’extension en appuyant sur la touche #, et d’ignorer les messages « Unregister User » en appuyant sur la touche #. Il peut être nécessaire d’effectuer la manipulation deux fois.