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Réappropriation des applications patrimoniales (RAP)

pour les systèmes administratifs des CS (SACS)

Groupe de travail du 11 juin 2020

Présentateurs :

Roberta Bucciero, Dany Tanguay, André Richard, Martin Dionne

Réappropriation des applications patrimoniales 2

Ordre du jour

• Projet RAP

• Contexte, objectifs, grandes lignes du projet

• Mandat du groupe de travail

• RH

• Processus et portée de la migration

• Immos/CC : Compléments d’informations

• Immo/CC : Déploiement et offre de service

• Échéancier, les efforts de migration, stratégie

• Disponibilité pour migration automne 2020

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Contexte

• Le Gouvernement du Québec renforce ses orientations • Réutilisation des solutions informatiques existantes au sein de

l’administration publique

• Le MÉES privilégiera la solution SAGIR pour la suite du processus

Description du projet

Services d’accompagnement

• Implantation (migration), formation, soutien


Orientation de projet

• Les services d'accompagnement tiennent compte de l'analyse d'écart entre Mozaïk AX et les applications patrimoniales


L’opportunité saisie Pièces jointes pour PAIE et GRH

Été 2019

Pièces jointes pour :

Suivi des absences

Opportunité de Réutilisation

Pour combler un manque à gagner

Nouveauté

Été 2020

Pièces jointes pour :

Postes

Affectations

Dossier des employés

À compter de la version PAIE et GRH 4.0.168

Faits saillants

• Le 31 décembre 2022

• Une attention particulière à la planification du calendrier d’implantation

Faits saillants

Les activités de conception avancent à un bon rythme

• Élaboration des outils

• Formule de migration

Le mandat du groupe de travail

Groupe de travail consultatif

• Appel à tous

• 14 mai : 50 participants / 27 CS

• 11 juin : +++

• Les prochaines rencontres

https://zoneclient.grics.ca/

Produits/Section générale/Comités clients

https://zoneclient.grics.ca/

D'ici décembre 2022


Conception des outils

• Actuellement, nous travaillons sur le développement des outils.

• Pour nous assurer de répondre à vos besoins et à vos attentes, 4 commissions scolaires participeront avec nous aux discussions.

• Nous validerons ce qui a été fait et des ajustements pourront avoir lieu au besoin.


Le comité du volet RH

Commission scolaire des

Sommets

Commission scolaire de l'Energie

Commission scolaire

Harricana

Lester B. Pearson SchoolBoard

Pour tous les organismes

• Dès la version 4.0.168.xx de PAIE et GRH, les organismes qui n'ont jamais migré à Mozaïk AX RH ne verront plus les menus concernant Mozaïk et les Adhoc débutant par Mozaïk;



La poursuite du développement de la boîte à outils

Conception des outils

PilotageCollaboration avec les 4 CS sur

le comité

En cours et se poursuivront en été 2020À compter de

septembre 2020

Lorsque les outils seront disponibles, vous devrez vous identifier à un seul choix, lequel?

• Choix 1 - Vous désirez utiliser la Série POSTE de PAIE et GRH et vous utilisez toujours Mozaïk AX RH pour la gestion des postes. Vous êtes un utilisateur ACTIF;

• Choix 2 - Vous désirez utiliser la Série POSTE de PAIE et GRH, et vous avez cessés d’utiliser la gestion de la dotation de Mozaïk AX RH;

• Choix 3 - Vous ne désirez pas utiliser la Série POSTE de PAIE et GRH. Vous désirez le grand ménage des tables, des menus, etc… de votre BD.


Pour le choix 1, vous aurez certains travaux préparatoires afin de permettre la migration de Mozaïk AX RH vers la Série POSTE de PAIE et GRH.


Voici une liste non exhaustive:

❑ Est-ce que des postes sont en attente d'approbation?

❑ Est-ce que des affectations sont en attente d'approbation?

❑ Est-ce que les années budgétaires sont absentes dans les paramètres de GRH?❑ La table des corps d'emploi affiche une donnée locale (#11) référant à Mozaïk

Modification de la donnée locale dans l’écran des paramètres de la gestion des postes.❑ La table des lieux de travail affiche une donnée locale (#12)

référant à Mozaïk. Modification de la donnée locale possible.

Ajout à la Série POSTE Mise à jour massive du type de POSTE

• Bouton 3-2-1 ->

• Une nouvelle action

• qui permet des mises à jour massive

• du type de POSTE

• (défaut actuel à "R")


Points à discuter avec le comité


Extraction des pièces jointes de Mozaïk AX RH (contrats et lettres)?

• Extraire les documents d'affectation (contrats et lettres) de Mozaïk AX RH et les déposer sur un répertoire commun

• Cet extraction ne rattache pas les pièces jointes aux affectations malgré qu’il est dorénavant permis de conserver des pièces jointes à PAIE et GRH.

• Si vous le désirez, vous pourrez le faire manuellement.

• Cet élément sera discuté avec le comité


Postes liés de Mozaïk AX RH

• Toutes les liaisons existantes entre les postesde Mozaïk AX RH devront être travailléesmanuellement dans PAIE et GRH.


Des questions ?



Le point sur Immo/CC

Conception des outils et services

Pilotages Implantations

Février à juin Été 2020À compter de

septembre 2020


Questions et commentaires

• Démonstration de haut niveau de l’outil de recherche vers la fin de l’été

▪ Les CS sont responsables de la sécurité et de la confidentialité

▪ Taille des bases de données MozHisto (varie selon la CS)

• Centralisation des MAO

▪ Écritures comptables

▪ Changer les postes comptables sur les fiches d’immobilisation

• L’ensemble des transactions des immobilisations seront migrées dans Dofin

▪ Les rapports personnalisés devraient fonctionner


Questions et commentaires

• Diffusion rapide de l’information et transparence

▪ Travaux des CS qui peuvent être faits en amont à la migration

▪ Enjeux techniques et fonctionnels

▪ Changements au niveau de la solution

• Fiches de revenus reportés créées dans Dofin avant la migration (sera analysé durant l’été)

• Les pièces jointes et les documents

▪ Arborescence des répertoires

• Abandonner un module avant la migration


Calcul des amortissements

Enjeu de la migration sur le calcul

Le retour dans Dofin génère des ajustements pour toutes les fiches d’immobilisation qui

n’étaient pas entièrement amorties lors de la migration à Mozaik-AX et sur lesquelles des

dépenses ont été enregistrées après la date de mise en service. La valeur de ces ajustements

est différente pour chaque CS, car ceux-ci dépendent de plusieurs facteurs :

1. La valeur des dépenses enregistrées après la date de mise en service

2. La date des dépenses versus la mise en service

3. Le nombre de périodes restantes définies sur la fiche dans Mozaik lors de la migration versus le

nombre de périodes restantes de chaque dépense après la date de mise en service dans Dofin

4. Le nombre de calculs d’amortissements fait dans Mozaik-AX



Rappel des faits

• Les dépenses capitalisables sont enregistrées dans Dofin et sont exportées dans Mozaik-AX

par l’entremise d’un fichier ACQDOFIN. Par conséquent, les dépenses existent intégralement

dans Dofin et celles-ci sont associées avec les fiches d’immobilisation.

• Dans Dofin, la période d’amortissement s’applique pour chaque dépense. Si on ajoute une

dépense après la date de mise en service d’une fiche, la durée d’amortissement de cette

dépense débute à la date de comptabilisation de celle-ci. Mais chaque dépense est amortie

pleinement et individuellement selon la catégorie de la fiche. Par exemple, 25 ans.

• Dans Mozaik-AX, les dépenses acquises après la mise en service sont amorties sur le

nombre de périodes restantes de la fiche, indépendamment de leur date de comptabilisation.



Rappel des faits (suite)

• Lors de la migration vers Mozaik-AX, les dépenses ont été fusionnées ensemble et celles-ci

ont été amorties sur le nombre de périodes restantes de la fiche soit la période déterminée

sur la fiche de Dofin moins le nombre de périodes d’amortissement calculées au jour de la

migration.

• En retournant les transactions de Mozaik-AX dans l’auxiliaire de Dofin, le système ajuste

automatiquement les amortissements par un calcul historique.



Fiche dans Dofin

Date de mise en service 30 juin 2020 & calcul de l’amortissement au 31 juillet 2021

Dépenses Nb périodes restantes

Durée Montant Calcul mensuel Amort. mensuel

Amort. cum.

VN

4 février 2020 (20 x 12) – 12 = 228

20 ans 60 000,00 (60 000 / 20) / 12 250,00 3 000,00 57 000,00

12 juin 2020 (20 x 12) – 12 = 228

20 ans 20 000,00 (20 000 / 20) / 12 83,33 1 000,00 19 000,00

15 juin 2021* (20 x 12) – 1 = 239 20 ans 10 000,00 (10 000 / 20) / 12 41,67 41,67 9 958,33

Total 90 000,00 374,99 4 041,67 85 958,33

* Dépenses après la date de mise en service



Fiche dans Mozaik-AX

Migration au 1 août 2021

Nb périodes restantes

Durée Montant Calcul mensuel Amort. Mensuel

Amort. cum.

VN

Jour 1 *228 20 ans 90 000,00 - 4 041,67 85 958,33

Amort. au 31 août 2021

20 ans 90 000,00 (90 000 - 4 041,67) / 228 377,01 4 418,68 85 581,32

* Nombre de périodes restantes à partir de la date de mise en service dans Dofin



Écart des méthodes

1 fiche avec une dépense (10 000$) 12 mois après la date de mise en service dans Dofin.

Pour un mois dans Mozaik:

Calcul - Dofin Dofin Calcul - Mozaik Mozaik Écart

(60 000 / 20) / 12 250,00 (90 000 - 4 041,67) / Périodes restantes

(20 000 / 20) / 12 83,33

(10 000 / 20) / 12 41,66

Total 374,99 377,01 -2,02



Pour les cas analysés jusqu’à présent, la majorité des ajustements sont des diminutions de la

dépense d’amortissement.

Analyse en cours :

• Analyser les ajustements générés pour 10 CS cibles

• CSDM, CSMB, CSMV, CSDL, CSP, CSDPS, CSPI, CSEM, CSDD et CSSMI

• Déterminer si ces ajustements sont matériels

• Établir une solution comptable pour étaler les ajustements

• En discussion avec le ministère des Finances


Calcul des intérêts

• Pour les CS qui ont calculé de l’intérêt dans Mozaik-AX, le calcul des intérêts dans Dofin

sera possible uniquement après l’épuration des factures d’intérêts migrées de Mozaik-AX.

Sinon, la fonction du calcul des intérêts va provisionner de l’intérêt sur de l’intérêt.

• Il est possible d’exclure des clients du calcul d’intérêts, mais pas des factures. Ainsi, vous

pourriez exclure les clients avec des factures d’intérêts au départ.

• Dans Dofin, l’intérêt est calculé sur toutes les factures y compris celles d’intérêts.

Immo/CC

Déploiement et offre de service

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Mise en contexte

Pour déterminer la taille des projets, le niveau d'implantation de

Mozaïk-AX est un facteur plus déterminant que la taille de la CS

La taille des projets est définie ainsi :

Petit Immobilisations et comptabilité client

Moyen Immobilisations, comptabilité client et ressources humaines

OU

Immobilisations, comptabilité client, comptabilité fournisseur et

approvisionnement

Grand Immobilisations, comptabilité client, comptabilité fournisseur, approvisionnement

et ressources humaines

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Stratégie de migration pour Immo/CC

Préparation Réalisation Fermeture

Gestion de projet – Organiser, planifier, suivre l’avancée

Gestion du changement – Communiquer, adhérer, développer la compétence

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Stratégie de migration pour Immo/CC

Préparation

• Orientation

• Formation

Réalisation

• Migration

• Validation

Fermeture

• Bilan

• Utilisation

Groupes de CS Cascades de CS Cascades de CS

5 – 7 semaines

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Stratégie d’implantation

• 72 commissions scolaires d’ici 31 décembre 2022

• La phase de « Préparation » sera dispensée de façon

collective, simultanément par cohortes de 4 ou 5

commissions scolaires

• Les phases de « Réalisation » et « Fermeture » se feront

par cascades

• L’ensemble des services est dispensé à distance.

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Efforts détaillés de migration Immo/CC

Activité / Tâche Intervenants Durée

Atelier orientation GRICS + Finances CS + TI CS 3h

Atelier de préparation GRICS + Finances CS + TI CS 3h

Préparation et nettoyage des données Finances CS 14h

Formation Immobilisations - DOFIN GRICS + Finances CS 3h

Formation Comptes à recevoir - DOFIN GRICS + Finances CS 6h

Envoi de la BD DOFIN à la GRICS TI CS 2h

Mise en place de l'environnement de transition (OPS) GRICS

Phase Préparation

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Efforts détaillés de migration IMMO-CC


Simulation de la migration GRICS

Accompagnement prise de connaissance du rapport de simulation GRICS + Finances CS 1h

Corrections des données Finances CS 3h

Balancer les auxiliaires - Consolidation/retour à DOFIN Finances CS 2h

Envoi de la BD DOFIN corrigée à la GRICS TI CS 2h

Retrait des autorisations d'accès à DOFIN Responsable de la sécurité CS 1h

Migration des données GRICS

Remise de la nouvelle BD DOFIN + Mise en place de MOZHISTO TI CS 3h

Formation Exploitation des données historiques + Explication de

MOZHISTOGRICS + TI CS 3h

Validation post-migration Finances CS 3h

Accompagnement post-migration - 3 X 1h GRICS + TI CS 3h

Phase Réalisation

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Efforts détaillés de migration Immo/CC


Bilan GRICS + Équipe projet de la CS 3h

Accompagnement et renforcement GRICS + Équipe projet de la CS 2h

Travail autonome de la CS dans la nouvelle structure Finances CS Quotidien

Disposer de l'environnement AX (OPS) GRICS

Phase Fermeture

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Total des efforts estimés du projet

Phase Efforts estimés CS

Préparation 28h

Réalisation 21h

Fermeture 5h

TOTAL 54h

Semaines 31-août 07-sept 21-sept 28-sept 05-oct

Préparation

Fermeture

Phases

14-sept

Réalisation

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Détail des coûts

• Coûts approximatifs projetés par commission scolaire pour

migrer Immo/CC de Mozaik AX vers DofinFormations

- 3 formations de 4h estimées à 12 pers/formation

6 500 $*

Consultation et accompagnement

- 26 heures x 115 $ / hre

3 000 $*

Travaux de migration

- 11 heures x 115 $ / hre

2 300 $*

Autres frais

- Gestion de projet (15% sur les montants marqués de *)

1 700 $

Total 13 500 $

Les montants sont présentés à titre indicatif

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Pilotage

• Qui ?

• Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles

• Début 18 juin 2020

• Fin 31 août 2020

• Quoi ?

• Les outils de migration

• La formation et de l’accompagnement

• La gestion du changement

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Stratégie d’implantation

Automne 2020:

CS ayant implanté Immos et CC uniquement

La migration vise à retirer la CS de l’environnement OVH. Une CS qui

a d’autres modules ne pourrait donc pas être éligible dans la première

phase.

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Disponibilité pour migrationNom Date de début Date d’échéance

Bloc 1 Début septembre Début octobre

CS1 2020-09-01 2020-10-02

CS2 2020-09-01 2020-10-05

CS3 2020-09-01 2020-10-06

CS4 2020-09-01 2020-10-07

CS5 2020-09-01 2020-10-08

Nom Date de début Date d’échéance

Bloc 2 Fin septembre Début novembre

CS6 2020-09-23 2020-11-04

CS7 2020-09-23 2020-11-05

CS8 2020-09-23 2020-11-06

CS9 2020-09-23 2020-11-09

CS10 2020-09-23 2020-11-10


Bloc 3 Fin octobre Mi-décembre

CS11 2020-10-26 2020-12-04

CS12 2020-10-26 2020-12-07

CS13 2020-10-26 2020-12-08

CS14 2020-10-26 2020-12-09

CS15 2020-10-26 2020-12-10


Bloc 4 Fin novembre Mi-janvier

CS16 2020-11-25 2021-01-14

CS17 2020-11-25 2021-01-15

CS18 2020-11-25 2021-01-18

CS19 2020-11-25 2021-01-19

CS20 2020-11-25 2021-01-20

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