Rapport de stage lamiaa elharcha TSSD

La Cration de lODEP :

LOffice DExploitation des Ports, est un tablissement semi-public a caractre industriel et commercial, qui a t cre le 28 Dcembre 1984 par le Dahir N 1.84.194 portant loi N6-84.

La mission de lODEP :

La mission principale de lODEP est le traitement dans les meilleures conditions de dlai de cot de scurit de lensemble des navires et des marchandises transitant par les ports marocains.

Il est charg dassurer pour le compte de lEtat la gestion et lexploitation des ports qui lui sont confies:

( La maintenance des terre-pleins, des voiries, des voies daccs terrestres aux ports, des rseaux et dlectricit, dassainissement dans les ports.

( La maintenance des magasins, des btiments et des ouvrages daccostage.

( La gestion des bassins darmement, des cales de hallage, des formes radoubs et des gaz maritime.

( La manutention, le magasinage des marchandises, lembarquement, le dbarquement, et le transport des produits liquides en vrac.

LO.D.E.P est administr par un dirigent qui dtient tout les pouvoirs et attributions ncessaires la gestion de loffice, ainsi que lexcution des dcisions du conseil dadministration.

I. LE ROLE DE LA DEPS:

La DEPS joue un rle important en tant que dbouch naturel de la rgion du Tensift en minera .Ses postes a quai sont:

- Port de commerce: Principaux trafics (TSP, souffre, phosphate, acide phosphorique); Port minralier; Outillage.- Port de pche: Halle aux poissons; Soutiens logistiques (aides la navigation); Engins flottants; Rparations et chantiers navals (cale de hallage; construction navales; quipements).

II. LA STRUCTURE DE LA DEPS:

Nous allons voir les rles des diffrentes divisions qui consistent la DEPS et les services qui leur composent.(La Direction:

Le Directeur en plus de rle de coordination et de contrle des diffrentes entits places sous sa responsabilit- Il est charg de: Prsider les diffrents comits du personnel de la DEPS.

Promouvoir une politique commerciale entre le port et ses principaux clients de la DEPS.( Division Infrastructure:

La DI, cest vident quune entreprise avant quelle soit oprationnelle doit disposer dinfrastructures ncessaires pour bien mener ses activits, c'est le cas pour la DEPS surtout pour l'acheminement de ses produits. -Elle soccupe de: la maintenance et lexploitation des infrastructures de la DEPS

le lancement et le suivi des travaux neufs.

-Elle est compose de trois services et une cellule administrative :

1. services dtudes.

2. service amnagements portuaire.

3. service gestion des rseaux.

4. cellule administrative.( Division Outillage:

La DO, cest la division qui possde le matriel pour la ralisation des travaux de chargement et dchargement, -Elle a pour rle:

entretien prventif et systmatique du matriel.

la gestion des stocks de pices de rechanges.

-Elle est compose de trois services et une cellule administrative:

1. services dtudes et mthodes

2. services engins roulants.

3. cellule administrative( Division dInformation de Gestion d Informatique:

Ce parc informatique est gr par la D IG I.

-Elle soccupe de:

La gestion du centre informatique de la D.E.P.S ou se trouve lAS/400 et le serveur NT le HUB.

La maintenance du matriel et logiciel.

Le traitement darchivage et sauvegarde.

La gestion des profils des utilisateurs.-Elle comporte deux services:

1. Service information de gestion: il soccupe de la gestion de maintenance sur ordinateur et des statistique.

2. Service informatique: - Il soccupe de la gestion des matriels informatiques.

- La maintenance du parc informatique.

- La protection des donnes et la protection Electrique.( LA Division Commerciale et Administrative:

-La DCA soccupe de:

Grer court et moyen termes linterface permanente avec diffrentes clients de la DEPS.

Assurer la facturation avec des services rendus et droits portuaires conformment aux rglement qui sont en vigueur.

Rgler les litiges dans lintrt de la DEPS.

-La DCA comporte trois services:

1. service facturation

2. service domaine public.

3. service juridique.( Division Financire et Comptable:

La DFC pour rle de planifier, excuter et contrler toutes les oprations financires de la DEPS.

-Ille comporte deux services:

services budgtaire: il est charg dlaboration et le suivi de budget de la DEPS.

services engagement: il soccupe dassurer le suivi et le rglement des factures de fournisseurs et de prsenter la situation financire quotidienne de trsorerie.( LA Division des Ressources Humaines:

proposer les moyens adquats et maintenir un climat social du personnel de la DEPS.

accrotre le patrimoine des valeurs de savoir et dexprience au sein de la direction.

- Il comprend les services suivants : Service de personnel Service des affaires sociales.( Division Approvisionnement et Gestion de Stock:

Dans cette division nous allons donner un peu plus dexplication concernant son rle et les services composants.-La DAGS a pour rle de:

satisfaire les besoins des diffrentes entits en bien et services.

prparation et lancement des demandes de prix et des marchs.

gestion des magasins des stocks.

( LA Division Terminal de Soufre:

La DTS cest lune des divisions qui contribue fortement pour laccroissement du patrimoine de la direction, chaque anne elle dcharge approximativement 1.300.000 T de soufre qui correspondant au nombre de 45 bateaux. - qui soccupe de:

la gestion des postes mcaniss (Exploitation et Entretien des Engins).

transition par le port des vracs mcanis.

- Il comprend : 1- service Entretien et Exploitation. 2- cellule administrative.( Service scurit:

Cest une division qui entrain de se structurer, cest le service gendarme au sein de la DEPS, cest--dire chaque fois quil se rend compte de lexistence dun incendie ou dun accident, il dclenche une opration pour porter remde . -Elle a pour rle:

la protection des moyens aussi bien humain et matriel de la DEPS.

instruire le personnel de la direction en ce qui concerne lutilisation des extincteurs en cas dun ventuel incendie

-Elle comporte trois cellules:

1. cellule de prvention et formation

2. cellule dintervention

3. cellule de surveillance.

I/ ROLE DE LA DCA

Cette division soccupe des relations externes de la DEPS avec son environnement. Il y a une relation permanente entre la D.C.A et les autres divisions, a chaque fois quune division effectue un service. Elle contacte la DCA pour la facturation plus particulirement elle lie la D.F.C en lui fournissant les lment de base pour la comptabilisation et le suivi.

Parmi, les tches quelle a la responsabilit on trouve:

La gestion des litiges avec les tiers,

La gestion du porte feuille clientle,

La gestion du domaine publique,

II/ Lorganigramme de cette division est compos de 3 services.

a - Service Facturation :

Il a pour mission la facturation des diffrentes prestations et droits portuaire dans le respect de la rglementation tarifaire judiciaire et travers laccomplissement des tches administratives lies aux dossiers factures.

b - Service Juridique :

Comme son nom lindique il applique la politique judiciaire et rglementaire de la DEPS. Il rgle les litiges au mieux des intrts du DEPS.

Egalement, ce service gre le port feuille assurance et domaine publique de la DEPS.c Service Domaine Public:

Un ensemble de biens qui ne peuvent tre possds privativement parce quils sont lusage de tous et dont ladministration appartient lEtat, il prcise que les particuliers et les personnes morales peuvent bnficier des autorisation tendant loccupation temporaire de certaines parcelles du domaine public

ACCOSTAGE : Stationnement des bateaux de long du quai.

CALLE : Lieu de rparation des navires.HALLAGE : Droit et redevances payes par marchandises.

LAMINAGE : Lancement des filets pour accoster.

MAGASINAGE : Stock des marchandises.

PILOTAGE : Art de guider les navires.PORTUAIRE : Toutes choses relies au port.

RAVITAILLEMENT : Approvisionnement des navires et alimentation.REMOQUAGE : Tirage. TARIF :Commerce

COURRIER: Courrier "Arrive" :

Comprend deux types:

Arrive interne : ce sont les documents qui proviennent de l'intrieur de l'office et qui sont destins aux services et divisions de la D. E. P. S

Arrive externe : les documents et lettres provenant de l'extrieur de l'Office et destins la D. E. P. S.

L'enregistrement de ce courrier se fait dans un registre intitul "arrive".

Quand je reois un document, je lui donne un numro d'ordre, je mets la date, la raison sociale de l'expditeur, l'objet puis le destinataire. Pour l'envoyer destination, on y met le cachet comprenant le numro et la date. On l'enregistre ensuite dans le cahier- navette pour la signature.

Courrier "Dpart" :

Dpart interne: c'est le courrier provenant de l'intrieur de la DEPS destination de la D. E. P. S (note de service par exemple).

Dpart externe: tous les documents provenant de la DEPS destination des autres tablissements extrieurs.

L'enregistrement de cette sorte de courrier se fait dans un registre intitul "Dpart" .pour l'envoyer, on lui donne un numro d'ordre et la date.

TRAITEMENT DE TEXTE

Le traitement de texte permet de communiquer mieux et plus rapidement.

Chaque personne ayant dj dactylographi sait que des ditions et des corrections doivent tre ralises, ncessitant souvent de retaper des pages entires.

Le traitement de texte limine cette perte de temps. Il permet d'introduire le texte, de rarranger des paragraphes ou des blocs de texte, d'diter, de corriger les fautes et de paginer de faon ont ce qu'on puisse imprim un document sans erreur et d'aspect professionnel.

Grce l'importance des moyens techniques mis ma disposition au sein de Cette Direction, j'ai pu bnficier du traitement de texte de mon travail en tant que secrtaire.

COMMUNICATION TELEPHONIQUELe tlphone est parmi les moyens de communication qui permettent de mettre en relation deux interlocuteurs. Il est devenu une ncessit dans chaque socit.

Mon travail consistait noter les appels tlphoniques. On doit bien s'exprimer, clairement et poliment. On demande le nom de l'appelant, le nom du service ou l'Entreprise et l'objet de la communication en cas d'absence. CLASSEMENT

Le classement est une mthode qui permet de mettre les dossiers dans une disposition bien prcise, en suivant un ordre dtermin afin de faciliter la recherche et la remise en place du dossier, dans le service DCA, on a constat la prsence du classement alphabtique.

Le classement ncessite une grande attention afin d'viter la perte des documents.

Parmi les dossiers classer :

Les notes de service

Les bordereaux denvoi Les incidents vnements PHOTOCOPIEUSEDurant mon stage, j'ai eu l'occasion de connatre le principe de fonctionnement d'une photocopieuse. J'tais appele faire la photocopie de plusieurs documents.

En ce qui concerne l'utilisation de cette machine, en alignant la feuille originale puis on fait la quantit voulue, en appuyant sur la touche "ON" et la machine commence travailler, c'est pourquoi la photocopieuse est une machine simple, facile et aussi elle fait le travail dans un temps bref.

LACCEUIL DES VISITEURS Parmi les travaux que jai effectu durant ma priode de stage: (Laccueil des visiteurs :

Laccueil des visiteurs est une tche quotidienne au service social, ces visiteurs sont de diffrentes provenances, soit des services de la division, de la direction ou de lextrieur.

Cette tche doit garantir les conditions suivantes:

-Limage de marque de lentreprise (amabilit lors de laccueil)

-Lorientation adquate des visiteurs au service concern

-Pour les personnes qui viennent de lextrieur je leur demande leur nom, le nom de lentreprise ou de la socit quils reprsentent, aprs le transmets le message au chef; si ilest nest pas prsent, je leur demande poliment dattendre ou de revenir plus tard.

Pour conclure, je peux dire que le stage reste le seul moyen pour les stagiaires pour amliorer les connaissances acqut lors de la formation thorique linstitut, savoir les mettre en pratique et enrichir lesprit professionnel.

Il ma permis:

De faire une approche entre la vie active de lentreprise et la thorie enseigne linstitut.

Dexercer le vrai travail de la secrtaire.

Davoir une responsabilit vis le travail.

Le stage ma permis aussi de:

Mieux matriser les relations le personnel.

Mieux morganiser.

Acqurir plus de maturit.

Enfin, je souhaite pour le groupe ODEP et son personnel plein panouissementService

DOMAONE PUBLIC

Service

JURIDIQUE

Service

FACTURATION

Le stage est une dmarche ayant pour objectif, la projection de certain clairage sur les difficults et les obstacles que nous pouvons raconter demain comme futurs employs au sein dun organisme.

Le stage est donc, une priode active destine familiariser les stagiaires avec le milieu professionnel.

Cest une priode occasion, offerte aux stagiaires afin damliorer et mettre en pratique leurs connaissances thoriques acquises durant leur formation.

Cest un aperu quoi que bref de la vie professionnelle et de tout ce qui laccompagne (relations entre collgues, communication interne, assiduit, comptence, ambiance de travail).

A la fin de cette priode, et comme fruit de cette exprience, la stagiaire est tenue de rdiger un rapport contenant lidentification de la formation et celui du stage, les diffrentes tches excutes et les difficults rencontres.

DIVISION

COMMERCIAL ET ADMINISTRATIVE

Je ddie ce modeste rapport :

A ceux qui m'ont bien duqus : mes parents;

A ceux qui m'ont toujours encourags : mes surs et mes frres ;

A ceux qui m'ont toujours aims : mes amies;

A ceux qui j'ai eu une bonne formations : mes formateur;

A toutes personnes ayant le dsir de s'initier et de Se perfectionner;

A toutes personnes ayant la certitude qu'il n'y a Jamais trop tard pour apprendre et comprendre et qu'il Suffit d'un peu de volont & des efforts continus pour Atteindre son objectif;

Je tiens avant tout exprimer ma gratitude :

Mes formateurs & Ma formatrice :

-Mme Fouzia JALAL pour leur encouragement et leur effort qu'elles m'ont fourni pour m'assurer une meilleure formation dans des conditions favorables.

-Mr Sad ANWAR pour ses conseils et ses connaissances et sa comprhension manifeste.

Sincres reconnaissances :

-Mr Abdelaziz HAMMOUTI, chef de la Division Commerciale et Administrative qui m'a offert l'opportunit de passer mon stage au sein de son entit et pour son dynamisme.

-La secrtaire Mme Ilham JEBARO pour son prcieux soutien.

Enfin, je remercie touts les personnels de la DEPS qui sont contribu au bon droulement de mon stage.

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