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INSTITUT DE FORMATION AUX METIERS DE SECURITE SOCIALE CENTRE IVOIRIEN D FORMATION DES CADRES DE SECURITE SOCIALE (CIFOCSS) ……….………………………………… CYCLE DE TECHNICIEN DE SECURITE SOCIALE 17 ème Promotion RAPPORT DE STAGE THEME : IMPACTS DU LOGICIEL GESTAUTO SUR LA GESTION DU PARC AUTOMOBILE DE LA CNPS SCOLARITE : 2012/2013 PRESENTE PAR : MAITRE DE STAGE KOFFI Kouamé Guy-Jolyver M. YONDE Souleymane Responsable du Service logistique

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INSTITUT DE FORMATION AUX METIERS DE SECURITE SOCIALE

CENTRE IVOIRIEN D FORMATION DES CADRES DE SECURITE SOCIALE

(CIFOCSS)

……….…………………………………

CYCLE DE TECHNICIEN DE SECURITE SOCIALE

17ème

Promotion

RAPPORT DE STAGE

THEME : IMPACTS DU LOGICIEL GESTAUTO SUR LA

GESTION DU PARC AUTOMOBILE DE LA CNPS

SCOLARITE : 2012/2013

PRESENTE PAR : MAITRE DE STAGE

KOFFI Kouamé Guy-Jolyver M. YONDE Souleymane

Responsable du Service logistique

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REMERCIEMENT

Nous remercions avant tout le Seigneur pour ce qu’il a fait pour nous et

continue de faire pour nous. Nous tenons à remercier très sincèrement :

* La Direction de l’IM2S et les agents de la cellule des moyens et du

patrimoine, particulièrement

- Madame MOBIO née AGBO Albertine responsable de la cellule ;

- Monsieur YONDE Souleymane chef du service logistique qui a été

pour moi plus qu’un maitre de stage, un père ;

- Madame N’GUESSAN née KOUAME MONIQUE gestionnaire du parc

auto.

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SOMMAIRE

Remerciements

Liste de tableaux

Introduction

Partie1 : Généralités: présentation de la Caisse Nationale de

Prévoyance Sociale et de la structure d’accueil

o I/présentation de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale

o II/présentation de la Cellule des Moyens et du Patrimoine

Partie2 : Analyse de l’existant : gestion du parc automobile de la

Caisse Nationale de Prévoyance Sociale

o I/description des activités de gestion du parc automobile

o II/présentation des résultats de l’enquête d’impact du logiciel

GESTAUTO

Partie3 : Esquisse de solutions : Critiques et Suggestions

o I. Critiques

o II. Suggestions

Conclusion

Références bibliographiques

Annexes

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LISTE DES TABLEAUX

1) Tableau: Sur l’accès au logiciel Gestauto

2) Tableau : Sur la durée d’utilisation du logiciel

3) Tableau : Sur la fréquence d’utilisation du logiciel

4) Tableau: Sur la maitrise du logiciel

5) Tableau: Sur les difficultés d’utilisation

6) Tableau : Sur la rapidité du travail avec Gestauto

7) Tableau : Sur l’efficacité du logiciel

8) Tableau : Sur la capacité d’amélioration des méthodes de travail.

9) Tableau : Sur l’accessibilité des informations dans le logiciel

10) Tableau : Sur la capacité de la CNPS à répondre aux sollicitations

extérieures et intérieures

11) Tableau : Sur la prise de décision par Gestauto

12) Tableau : Sur la réduction des charges des véhicules

13) Tableau : Sur la réalisation de gains de productivité avec Gestauto

14) Tableau : Sur les autres changements éventuels entrainés par le

logiciel

15) Tableau: Sur l’appréciation globale du logiciel

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INTRODUCTION

«Il faut rajouter de la vie aux années, plutôt que des années à la

vie ».Cette citation de François Mitterrand signifiait simplement qu’ il vaut

mieux avoir quelques années de vie de qualité, bien remplies, avec ses

objectifs atteints, plutôt que de nombreuses années de vie sans résultats

probants. Ceci est aussi vrai pour la Cellule des Moyens et du Patrimoine de la

Caisse Nationale de Prévoyance Sociale qui a englouti d’importantes sommes

d’argent dans l’achat d’un logiciel de gestion du parc automobile dénommé

Gestauto et qui en attend des résultats satisfaisants. Pour se faire, la cellule a

initié une période test pour ledit logiciel. Par ailleurs, la CMP (Cellule des

Moyens et du Patrimoine) conformément à la volonté de la Direction Générale

de faire de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale une référence dans la

sous-région par la qualité de ses services fournies aux assurés, s’est engagée

dans le(SMQ) Système de Management par la Qualité . Cela sous-entend de la

rigueur accrue dans la gestion administrative et financière pour la satisfaction

des clients internes et externes. Ainsi Gestauto a pour mission , d’automatiser

la gestion du parc automobile, sécuriser les véhicules, suivre les chauffeurs et

réduire les coûts de gestion afin de permettre la prise de décisions fiables par

les responsables du service logistique et partant la CMP. Aussi est- il légitime

et essentiel de jauger, d’évaluer, à ce stade, les impacts de ce logiciel sur la

gestion quotidienne du parc automobile, une année après son acquisition.

Quels sont dès lors les bénéfices engendrés par le logiciel ? A quel niveau de

son évolution se trouve-t-il ? Quelles dispositions à prendre pour un

lancement réussi? Toutes ces interrogations méritent certes des réponses mais

l’intérêt de notre travail repose sur le fait que Gestauto est sur le point d’être

déployé sur toute l’étendue des agences de la CNPS pour utilisation effective,

il convient de s’assurer que le logiciel est prêt à servir au niveau de toutes les

agences déconcentrées. Pour mieux comprendre notre travail, nous l ’avons

organisé en trois parties dont la première est consacrée à la présentation de la

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CNPS et de la structure qui a abrité nos travaux pendant 2 mois et demi ; dans

la seconde partie nous ferons une autre présentation mais cette fois de celle des

résultats des études d’impacts que nous avons diligentées avant, d’en ressortir

des recommandations pour une applicabilité à toute épreuve de Gestauto.

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PARTIE I

PRESENTATION DE LA CNPS ET

DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL

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I. PRESENTATION DE LA CAISSE NATIONALE DE

PREVOYANCE SOCIALE (CNPS)

A. HISTORIQUE

La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS) est l’organisme qui gère

le régime général obligatoire de la protection sociale du secteur privé et

assimilé de Côte d’Ivoire. La CNPS a connu une évolution progressive aux

plans normatif, structurel et organisationnel. Tout a commencé avec la mise sur

pied progressivement de deux organismes qui se partageaient la gestion de la

sécurité sociale :

La Caisse de Compensation des Prestations Familiales (CCPF), créée par

l’arrêté n°1264 du 18 février 1956 .

Elle avait pour objectif d’aider les travailleurs salariés à faire face à leurs

charges familiales. Ladite caisse avait donc pour mission de payer aux

travailleurs salariés des allocations familiales. La CCPF s’est vue en outre

confiée la gestion des accidents du Travail et des Maladies Professi onnelles

(ATMP) ; charge qui était dévolue jusque là aux compagnies d’assurance

privées. Ainsi deviendra-t-elle la Caisse de Compensation des Prestations

Familiales et des Accidents du Travail et Maladies professionnelles

(CCPFATMP), par la loi n°64-250 du 03 juillet 1964.

La Caisse de Retraite des Travailleurs de Côte d’Ivoire (CRTCI), créée

par la loi n°60-314 du 21 décembre 1960 .

Elle avait pour mission d’assurer aux travailleurs salariés leurs vieux jours.

Huit ans plus tard, par la fusion des deux organismes susmentionnés, l’Etat

ivoirien crée la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS), par la loi

n°68-595 du 20 décembre 1968 , portant code de prévoyance sociale. La CNPS

s’est vue ainsi confier la gestion des trois régimes de sécurité sociale que sont

les Prestations Familiales, les accidents du Travail et des Maladies

Professionnelles (ATMP) et la retraite . Etablissement public national (EPN) à

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sa création, la CNPS est devenue après des réformes un établissement privé de

type particulier, ce à travers deux lois :

La loi n°99-476 du 02 août 1999 , portant définition et organisation

des institutions de prévoyances sociales.

La loi n°99-477 du 02 août 1999 , portant modification du code de

prévoyance sociale.

Ainsi donc, l’Institution de Prévoyance Sociale, dénommée (IPS-CNPS)

a été créée par le décret n°2000-487 du 12 juillet 2000.

B. MISSION ET ORGANISATION

B-1/ La mission

La mission de la CNPS se résume en :

La gestion du régime obligatoire de protection sociale des

travailleurs du secteur privé et assimilé qui comprend :

- Les branches des prestations familiales,

- des accidents du travail et des maladies professionnelles,

- l’assurance vieillesse

- l’assurance maternité.

La gestion des régimes complémentaires ou spéciaux, obligatoires

ou volontaires.

Le recouvrement des cotisations sociales et le service des

prestations afférentes à ces différents régimes.

B-2/ L’organisation

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La CNPS est placée sous le contrôle d’une part, de la tutelle technique et

administrative exercée par le Ministère d’Etat, Ministère de l`Emploi, des Affaires

Sociales et de la Formation Professionnelle et d’autre part, de la tutelle financière

exercée par le ministère de l’économie et des finances. Elle est gérée par un

conseil d’administration dont la composition tripa rtite de 12 membres :

04 représentants de l’Etat ;

04 représentants des employeurs ;

04 représentants des travailleurs / syndicats

Par ses délibérations, le Conseil d’Administration détermine la politique

générale de la CNPS et exerce un contrôle sur sa gestion administrative,

financière et comptable. Les services de la CNPS sont placés sous l’autorité

d’un Directeur Général, nommé par le Conseil d’Administration et dont les

attributions sont définies à l’article 12 du décret n°2000 -487 du 12 juillet

2000, portant création de l’IPS-CNPS. Il est secondé par 02 Directeurs

Généraux Adjoints : L’un chargé de l’Administration et des Affaires

Financières(DGAAF) et l’autre chargé de l’Exploitation (DGAE).Suite à la

réorganisation de l’organigramme adoptée par le Conseil d’Administration en

sa séance du 18 janvier 2006 et conformément à la note 70/DG/CNPS du 28

février 2006, les structures qui composent l’IPS -CNPS se présentent comme

suit :

Les structures centrales :

Elles sont classifiées en deux types et sont rattachées directement à la

direction générale.

- DIRECTIONS CENTRALES

o Direction du Contrôle & de l’Audit Interne

o Direction Financière & Comptable

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- CELLULES

o Cellule communication et marketing

o Cellule juridique et du contentieux

Quatre (04) structures sont rattachées au Directeur Général Adjoint Chargé de

l’Administration et des Affaires Financières(DGAAF)

o Cellule Moyens & du Patrimoine

o IM2S

o Direction Financière & Comptable

o Direction des Ressources Humaines

Quatre (04) structures sont rattachées au Directeur Général Adjoint Chargé de

l’Exploitation

o Direction de l’Exploitation

o Direction du Système d’Information

o Direction de la Qualité et des Etudes

o Contrôle Médical

Les structures déconcentrées :

Il s’agit ici des agences de prévoyance sociale, qui sont au nombre de

seize(16), dont huit (08) sont localisées dans la ville d’Abidjan et les huit (08)

autres sont à l’intérieur du pays.

A ABIDJAN

o APS ABOBO

o APS ADJAME

o APS COCODY

o APS KOUMASSI

o APS PLATEAU

o APS DES PRESTATIONS EXTERIEURES ET DE LA

COOPERATION (APEC)

o APS TREICHVILLE

o APS YOPOUGON

A L'INTERIEUR

o APS D'ABENGOUROU

o APS D'AGBOVILLE

o APS DE BONOUA

o APS DE DALOA

o APS DE DIVO

o APS DE GAGNOA

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o APS DE SAN PEDRO

o APS DE YAMOUSSOUKRO

II. PRESENTATION DE LA CELLULE DES MOYENS ET DU

PATRIMOINE

A. MISSIONS

Elle a été créée par la note de service n°205/CNPS/DG/2011 et

réorganisée selon la note de service N°123 /CNPS/DG/2013(annexe 1) portant

réorganisation de la Cellule des Moyens et du Patrimoine. Placée sous le

contrôle de la Direction Générale Adjointe chargée des Affaires

Administratives, La cellule des Moyens et du Patrimoine est chargée de mettre

à la disposition des différentes structures de la CNPS tout ce qui est

nécessaire à leur fonctionnement.

Elle a pour missions:

- L’allocation dans les délais et en qualité les moyens matériels

nécessaires au bon fonctionnement de l’institution ;

- La gestion du patrimoine immobilier à usage administratif et de

rapport ;

- La gestion des équipements techniques et d’ameublement.

Il est important de signaler que la CMP assure également le secrétariat

des différentes commissions actrices du processus Achat et Entretien des

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Equipements : la Commission des Marchés, la Commission de réception et la

commission d’agrément des fournisseurs et prestataires de service.

B. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

Occupant actuellement les deux premiers étages de l’immeuble

l’Equateur, la CMP, dont certaines activités sont localisées au siège principal,

comprend jusqu’ici quatre (4) services à savoir (annexe2):

Le Service Achats et Gestion des Stocks ;

Le Service du patrimoine immobilier

Le Service de Comptabilité Analytique

Le Service Logistique ;

1. Le service Achats et Gestion des Stocks

Le service Achats et Gestion des stocks est chargé :

- D’organiser et de superviser la gestion administrative des achats ;

- de sélectionner et d’évaluer les fournisseurs capables de satisfaire

les conditions de prix, de qualité et de délai d’approvisionnement ;

- d’effectuer les appels d’offres ;

- d’élaborer et motiver les projets d’achat ;

- de suivre l’exécution du budget ;

- de procéder à l’approvisionnement des structures dans les meilleurs

délais.

2. Le service patrimoine immobilier

Autrefois cellule à part entière, le service du patrimoine immobilier a été

intégré à la cellule des moyens et du patrimoine . Il a pour mission d’assurer :

- La mise en œuvre des politiques de placements immobiliers ;

- La valorisation, l’amélioration et la rentabilisation des immeubles

de rapport ;

- La gestion administrative du patrimoine immobilier ;

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- La conception et le suivi de la politique de construction,

d’aménagement et d’entretien des immeubles ;

- Le suivi et la réception des travaux de maintenance des équipements

techniques (climatiseurs, ascenseurs…) de l’institution ;

- La reconstitution du patrimoine immobilier de la CNPS ;

- Le suivi des contrats de gardiennage, d’entretien ménager et des

espaces verts relatifs aux immeubles ;

- L’élaboration des cahiers de charges des appels d’offres relatifs aux

travaux des immeubles de l’institution ;

- Le suivi et la réception de tous les travaux de bâtiments de

l’institution ;

- La gestion administrative du patrimoine locatif ;

- La rédaction et l’enreg istrement des contrats de bail ;

- Le suivi de tous les contrats d’entretien et de maintenance des

équipements techniques des immeubles ;

- Le recouvrement des loyers ;

- La maintenance de premier plan des équipements techniques

(électricité- plomberie –menuiserie, etc.) concernant tous les immeubles de la

CNPS ;

- Le contrôle des factures d’eau, d’électricité des immeubles de rapport;

- La coordination, la planification et surveillance des travaux

d’aménagement ou de restauration de tous les immeubles. Les activités de ce

service vont être externalisées c’est-à-dire, confiées à une entreprise privée

extérieure.

3. Service de comptabilité analytique

Placé sous la responsabilité directe du Responsable de Cellule, il a pour

rôle de:

- Suivre les opérations d’achats ;

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- Suivre la transmission à la DFC, des documents relatifs à

l’affectation des immobilisations aux structures ;

- Mettre à la disposition des structures les imprimés en tenant compte

des nouveaux codes et structures analytiques ;

- Veiller à l’applica tion de la procédure analytique dans la

distribution du matériel à la sortie du magasin de stockage;

- Contrôler et valider les opérations effectuées par période ;

- Veiller à la production des documents nécessaires à l’arrêté des

comptes.

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4. Le service Logistique

Ce Service est chargé, quant à lui:

- du suivi de l’entretien du parc automobile ;

- de la gestion des interventions sur les véhicules ;

- du suivi des utilisations des véhicules ;

- du suivi des consommations des véhicules ;

- de la gestion des documents associés à chaque véhicule ;

- de la gestion des demandes de véhicules ;

- de la gestion des coûts (budgets, dépenses, amortissements des

véhicules) ;

- de la gestion des alertes : visites techniques révisions, vignettes,

assurance, dépassements de seuil, etc. ;

- de la gestion des chauffeurs (profilage, affectation, etc.) ;

- de la coordination et du contrôle des travaux de reprographie et

Offset ;

- de l’entretien des mobiliers et matériels de bureau ;

- de la gestion des contrats d’entretien et de maintenance du matér iel

technique, des biens meubles et meublants ;

En outre, la gestion des risques a été confiée au service logistique et son rôle

consiste à :

- suivre les polices d’assurance souscrites et les primes d’assurance ;

- suivre la gestion des sinistres ;

- mettre en place des mesures de prévention ;

- élaborer des outils et tableaux de bord ;

- assurer l’interface entre la CNPS et le « Risk-manager » et entre la

CNPS et le courtier.

C’est dans ce service que nous avons effectué notre stage pendant 2 mois et demi. Durant

cette période, nous avons travaillé à la section du parc auto et y avons mené une étude

portant sur l’impact d’un nouveau logiciel, appelé Gestauto, en phase expérimentale, et qui

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est chargé non seulement d’automatiser les tâches de gestion de sorte à rendre les

gestionnaires plus efficaces mais aussi de sécuriser les véhicules de l’Institution et de

surveiller les activités des chauffeurs. Il était donc question, plusieurs mois après son

acquisition d’évaluer les résultats de la période test qui a couru de février 2012 à aujourd’hui.

Dans le chapitre suivant nous vous exposerons les résultats de notre enquête après une brève

description des tâches de gestion du parc automobile.

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PARTIE II

GESTION

DU PARC AUTO DE LA CNPS

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I. DESCRIPTION DES ACTIVITES DE GESTION DU

PARC AUTOMOBILE

A. LA GESTION TRADITIONNELLE DU PARC

AUTOMOBILE

Les activités professionnelles de la Caisse nationale de

prévoyance sociale(CNPS) occasionnent des mouvements du

personnel vers les bénéficiaires et autres partenaires sociaux ; ce

qui nécessite des moyens logistiques importants tels que

l’automobile Dans le cadre de la réalisation de sa mission, la

CNPS s’est dotée d’un parc automobile composé à ce jour de 213

véhicules répartis comme suit :

o Les véhicules de fonction(22)

o Les Contrôleurs et assimilés (amazones) (68)

o Cellule et chefs d'agence(30)

o Les véhicules du pool Auto(41)

o Les véhicules des agences (Abidjan et Intérieur du pays) (51)

o Le véhicule du Ministère. (01)

Il est à noter que (18) véhicules sont à retirer du parc

automobile au titre de l’année 2013.Les tâches du service

logistique se situent à un double niveau, le premier commence

dès l’achat ; le gestionnaire du parc auto s’occupe de :

o L’assurance ;

o L’installation du système de géo localisation ;

o Le lancement du véhicule ou l’essai des performances du

véhicule ;

o L’affectation du véhicule.

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Commence alors le second niveau qui est un travail de suivi

quotidien desdits véhicules. Il regroupe plusieurs activités que

sont:

La gestion des documents administratifs afférents aux

véhicules

L’assurance ;

Chaque véhicule fait l’objet d’un contrat d’assurance annuel

auprès de la société NSIA et ces contrats sont gérés par la Cellule

des moyens et du patrimoine.

La vignette ;

Elle est annuelle et est payée lors de la visite technique

depuis le début de l’année 2013 . Cette étape se gère à l’aide de

tableaux Excel qui retracent les dernières dates

d’accomplissement de ces exigences administratives et les dates

probables des prochaines visites. Le gestionnaire veille

continuellement à respecter les dates pour chacun des véhicules.

La gestion des Interventions (réparation et révision des

véhicules)

Tout véhicule acheté est assort i d’une période de garantie de 2

à 3 ans, pendant laquelle le concessionnaire ne prend en charge

que les révisons et pannes stipulées dans le contrat de garantie.

Les véhicules non couverts par la garantie font l’objet d’un

contrat d’entretien avec les garages. Par ailleurs la CNPS a

engagé un mécanicien interne afin d’assurer les petites pannes de

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véhicules et procéder à une première évaluation des pannes dites

graves.

La réparation des véhicules

Le responsable du parc automobile vérifie et vise les devis

estimatifs des réparations et le bon de réparation établi par le

mécanicien.

- La réparation des véhicules accidentés

Le gestionnaire procède à la déclaration de l’accident à la

société d’assurance au vu du rapport d’accident du conducteur et

veille à ce que le véhicule accidenté soit déposé à la réparation

après accord de la compagnie d’assurance .

- La réparation des véhicules en panne

Le chef de service vérifie la conformité du devis de réparation

aux pannes déclarées par le mécanicien de la CNPS et le transmet

au responsable de la cellule des moyens et du patrimoine qui

donne son accord pour la réparation.

La gestion des visites techniques

La visite technique est un contrôle payant effectué

annuellement par l’administration ivoirienne pour vérifier et

attester du bon état d’un véhicule donné. A chaque début de mois

le mécanicien de la CNPS est tenu de répertorier les véhicules

qui doivent se soumettre à ce contrôle et transmet cette liste au

service logistique. Ensuite il prend toutes les dispositions

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nécessaires afin que les véhicules concernés passent avec succès

la visite technique.

La gestion des révisions des véhicules

Elle consiste à effectuer un contrôle général et préventif du

véhicule et se fait dans les mêmes conditions que la visite

technique.

La gestion des missions

Tout déplacement d’un véhicule hors de sa zone de

couverture est considéré comme une mission. Il faut alors que la

structure qui sollicite la mission :

o Adresse une demande à la DRH

o La DRH entre en contact avec le gestionnaire du parc

automobile pour obtenir une voiture et un chauffeur.

o Le gestionnaire du parc automobile consulte alors son

planning annuel des missions.

o La DRH établit l’ordre de mission avec les informations

fournies par le gestionnaire du parc automobile et procède

au décompte des frais de mission de l’agent et du chauffeur

qui seront payés par la DFC.

o Une Copie de l’ordre de mission est remise au gestionnaire

du parc auto qui s’en sert pour déterminer la quantité de

carburant nécessaire pour effectuer la mission

FORMULE DE CALCUL DE LA QUANTITE DE CARBURANT

MONTANT TOTAL DE LA MISSION

DISTANCE TOTALE (ALLER-RETOUR) X PUISSANCE DU VEHICULE

100

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MONTANT TOTAL DU CARBURANT DE LA MISSION

o Avant son départ, le gestionnaire du parc auto relève le

kilométrage pour faciliter le contrôle

o A son retour le gestionnaire récupère le rapport de mission

fourni par le chauffeur ainsi que la carte du carburant. Il

vérifie si la quantité de carburant allouée pour la mission n’a

pas été dépassée. Enfin, elle saisit le carburant dans son

fichier de suivi Excel.

La gestion des dotations en carburant

Le ravitaillement en carburant

Le gestionnaire du parc auto s’occupe du système de

ravitaillement en carburant mis en place par la hiérarchie à savoir

le système par carte de recharge prépayées et post payées, le

ravitaillement du carburant par bons valeurs est quant à lui, du

ressort du service achats et approvisionnement.

La répartition du Carburant

La carte magnétique (carte TOTAL) contient un montant

mensuel plafonné et elle comporte les informations sur le véhicule

auquel elle est rattachée. Tous les utilisateurs de la carte de

recharge de carburant les gardent à l’exception de celles des

véhicules du pool auto qui sont gardées par le gestionnaire ainsi

que leurs codes. Le gestionnaire accompagne lui-même les

chauffeurs à la station pour procéder à l’approvisionnement des

véhicules du pool deux (02) fois par semaine.

La gestion des factures des travaux effectués sur les

véhicules

(QUANTITE CARBURANT X PRIX DU LITRE DE CARBURANT A LA

POMPE)+ (5000F X NBRE DE JRS / 2) FORFAIT DU CHAUFFEUR

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La gestion des factures des réparations et révision des

véhicules se font selon les étapes suivantes :

La DFC

Les factures son déposées à la comptabilité par les

prestataires. La comptabilité fait la prise en charge et les transmet

à la CMP pour certification.

La CMP

S’assure que les factures sont accompagnées des pièces

justificatives telles que l’original du bon de réparation et le bon

de livraison des véhicules après réparation.

Vérifie l’exactitude des montants des factures ;

Procède à la saisie des factures et leur imputation dans Oracle

FA. Ensuite le chef du service logistique les transmet au

responsable de la cellule pour certification.

La DFC

Elle contrôle et paie les factures.

Comme nous pouvons le constater, le service logistique

exécute 05 grands groupes de tâches aussi chronophages que

fastidieuses. C’est pour réduire la charge de travail et accroître la

productivité du service que la direction générale a décidé

d’automatiser le traitement des tâches liées aux véhicules.

B. LA GESTION AUTOMATISEE DU PARC

AUTOMOBILE

La gestion automatisée du parc automobile comprend deux

volets à savoir :

La gestion par le logiciel,

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25

La gestion par le système électronique de télésurveillance et

de sécurité du parc automobile ou géolocalisation.

B 1. La gestion par le logiciel

Cette première partie s’appuie sur un ensemble de logiciels

utilisant plusieurs technologies informatiques, de

télécommunication pour fournir les services suivants :

La gestion des alertes

Les alertes préviennent le gestionnaire du parc auto de

l’approche de la date de péremption de :

- Documents associées aux véhicules

- Révision

Elles s’affichent dès l’ouverture du logiciel en couleur rouge.

La gestion des groupes

Elle permet de gérer les véhicules par groupe d’utilisateurs

tels que les véhicules des agences de l’intérieur, les agences

d’Abidjan, du ministère….etc.

La gestion des propriétaires

Elle consiste à relier chaque véhicule à son utilisateur fut -il

une personne physique ou morale (chauffeur agence, direction…) .

L’application fournit au terme des saisies une liste de

propriétaires de véhicules avec les coordonnées des voitures qui

leur ont été rattachées.

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26

La gestion des véhicules

- Création de nouveau véhicule

Tout nouveau véhicule est saisi dans le logiciel, avec tous les

documents en rapport avec lui, numéro d’immatriculation,

l’assurance, la vignette etc...Elle consiste aussi à référencer les

documents administratifs relatifs à chaque véhicule et à

sauvegarder lesdits documents numérisés dans le système.

La gestion des chauffeurs

- Création et planification des chauffeurs

Il est enregistré dans le logiciel toutes les informations

relatives aux chauffeurs de la CNPS ; ce qui permet d’avoir en

temps réel le nombre et la liste nominative des acteurs de ce corps

de métier, et mieux encore de planifier leurs affectations au sein

de l’Institution. En effet, le logiciel permet de programmer toutes

missions des chauffeurs et d’obtenir en fin d’exercice une liste

complète des missions effectuées par chaque chauffeur ainsi que

la durée de leurs missions.

La gestion des interventions

- Enregistrement des interventions

Les interventions sont de deux (02) types : révision et réparation.

Leur gestion consiste uniquement à saisir au jour le jour les

factures relatives à ces interventions.

La gestion des dotations budgétaires

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27

Le budget d’intervention se fait par groupe et l’ensemble de ces

budgets constituent le budget annuel.

La gestion des états

Elle permet d’obtenir :

- l’état sur la planification des chauffeurs entre deux dates ;

- l’état des documents administratifs entre deux dates par

véhicule et par groupe ;

- L’état des interventions entre deux dates, par véhicule et

par groupe ;

- L’état des amortissements entre deux dates, par véhicule

et par groupe ;

- L’état du bilan global des dépenses et amortissement entre

deux dates, par véhicule et par groupe ;

- L’état de la situation du budget entre deux dates

- L’état des véhicules volés, cédés etc....

B.2 Le système de géolocalisation

C’est un système de surveillance permanente qui permet surtout

d’immobiliser le véhicule à tout moment. Il permet de savoir :

Les mouvements de chaque véhicule à tout moment de la

journée ;

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28

La localisation de l’ensemble des véhicules à tout moment

Les différents trajets réalisés par chaque véhicule au cours

de la journée et lors des journées précédentes (circuit emprunté) ;

Le kilométrage par heure lors des mouvements du véhicule ;

La distance parcourue, la consommation au 100 kilomètres ;

A ce stade de notre exposé il est bon de signifier que le service

logistique est dans une phase de transition : le passage de la

manière traditionnelle et manuelle de gérer des centaines

d’informations sur les véhicules à une manière beaucoup plus

évoluée. Aussi devons-nous préciser que la gestion du parc se fait,

à l’heure où nous faisons cette étude, de façon mixte. Il y a donc

une coexistence des deux méthodes de gestion de sorte à tendre

progressivement et définitivement vers la technique moderne que

nous venons de décrire plus haut. D’autre part, quand même il y a

une personne désignée pour gérer le parc automobile de la CNPS,

ses tâches ont été éclatées entre quatre(04) personnes, à savoir le

gestionnaire du parc automobile lui-même, le chef de section

matériel, le responsable du pool et le chef du service logistique.

II. PRESENTATION DES RESULTATS DE L’ENQUETE

D’IMPACT DU LOGICIEL GESTAUTO

A. CADRE METHODOLOGIQUE

Pour mener à bien notre étude, déceler les impacts durant la

période test, et proposer des recommandations idoines pour un

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29

lancement réussi, il a fallu recueillir les informations nécessaires

auprès des utilisateurs, premiers concernés par cette étude. Nous

avons donc eu recours à une méthode de collecte d’informations

en l’occurrence l’étude quantitative qui consiste à partir d’un

échantillon à chiffrer des données. Cependant, notre étude ne

portant que sur les agents du service logistique, plus précisément

les utilisateurs du logiciel Gestauto, nous n’aurons pas recours à

une méthode d’échantillonnage à proprement parler, la population

sur laquelle porte l’étude n’ayant pas une grande taille.

L’administration du questionnaire s’est déroulée sur 09 jou rs, du

19/06/2013 au 27/06/2013. L’objectif de ce rapport étant de

décrire un niveau général de l'uti lisation, perception,

fonctionnement et de l'impact du logiciel Gestauto sur l’activité

de gestion du parc auto, nous avons décidé d'interroger seulement

les utilisateurs du logiciel , c’est-à-dire 04 personnes. Le nombre

d'interviews réalisées auprès du service logistique permet

d'esquisser le niveau global des retombées du logiciel durant sa

période expérimentale mais ne permet pas d'assurer une solidité

statistique des résultats. Les résultats fournissent une tendance, un

ordre de grandeur, permettent de déceler le niveau d’évolution du

logiciel et certaines améliorations à apporter. Aussi faut-il noter

la bonne coopération des travailleurs de ce service qui ont été très

ouverts au regard de l’interrogatoire auquel nous les avons

soumis.

B. ANALYSES ET INTERPRETATIONS

Pour le recueil des informations à partir de notre

questionnaire nous avons :

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30

Procédé à un dépouillement manuel ;

Analysé et interprété les résultats obtenus par la méthode du

tri à plat.

ETAPE I : Cette première série de questions a pour but de

délimiter et de connaitre la population étudiée.

MODALITES EFFECTIF FREQUENCES %

OUI 4 100

NON 0 0

TOTAL 4 100

TABLEAU 1 : Sur l’accès au logiciel Gestau to

Analyse Et Interprétations

100% des travailleurs interrogés ont affirmé avoir accès au

logiciel Gestauto comme outil de travail. Ils sont donc à même de

répondre aux questions que nous leur poserons.

TEMPS D'UTILISATION EFFECTIF

0-6 mois 1

6-12 mois 1

12-18 mois 0

18-24 mois 2

24-30 mois 0

100

0

0 20 40 60 80 100 120

OUI

NON

Série1

11

02

0

0 0,5 1 1,5 2 2,5

0-6mois

12 -18mois

24 -30 mois

Série1

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31

TABLEAU 2 . Sur la durée d’ut i l isa t ion du log icie l

Analyse Interprétations

Sur les quatre(4) Utilisateurs, deux(2) l’utilisent depuis plus

de 18 mois, 01 l’utilise depuis plus de 06 mois et le dernier depuis

moins de 6 mois. Ce qui donne en moyenne 13 mois et demi

d’utilisation du logiciel. Ils sont donc aptes à porter un jugement

de valeur crédible sur les impacts du logiciel.

MODALITES EFFECTIFS FREQUENCES %

01 fois / mois 0 0

01 fois / semaine 1 25

01 fois / jour 1 25

Plusieurs fois / jour 2 50

TOTAL 4 100

TABLEAU 3 . Sur la f réquence d’u ti l i sat ion du logiciel

Analyse Interprétations

50% des utilisateurs du logiciel s’en servent plusieurs fois

dans la journée, tandis que les autres sont partagés entre 1 fois par

semaine et 1 fois par jour. Ce qui dénote d’une activité pas assez

intense sur le logiciel, d’un niveau d’intérêt moyen vis-à-vis du

logiciel

0

25

25

50

0 10 20 30 40 50 60

01 fois / mois

01 fois / semaine

01 fois / jour

Plusieurs fois / jour

01 fois / mois

01 fois / semaine

01 fois / jour

Plusieurs fois / jour

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32

Tableau 4 : Sur la maitr ise du log ic ie l

Analyse Et Interprétations

A la question de savoir si nos utilisateurs ont une parfaite

maitrise du logiciel, 75% affirment que (oui) tandis que 25% ne la

maitrisent pas c’est-à-dire une (03) personnes sur (04) affirment

avec certitude connaitre tous les contours du logiciel. Toute chose

qui peut avoir des retombés positives sur la production .

MODALITES EFFECTIFS FREQUENCES %

OUI 4 100

NON 0

0

TOTAL 4 100

75

25

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Oui

Non

Série1

100

0

0 20 40 60 80 100 120

OUI

NONSérie1

MODALITES EFFECTIFS FREQUENCES %

Oui 3 75

Non 1 25

TOTAL 4 100

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33

TABLEAU 5 . Sur les di f f icu ltés d’ut i l isa t ion

Analyse et Interprétations

100% des utilisateurs par contre avouent avoir quelques

difficultés qui d’ordre technique liées à la conception même du

logiciel et à son fonctionnement actue l, qui est d’ordre

organisationnel car la charge de travail augmente avec l’arrivée

du logiciel. Ce qui traduit un malaise profond des utilisateurs vis-

à-vis du logiciel confirmant le besoin de formation et de

réorganisation des taches liées au logiciel.

Conclusion partielle : Nous disons en conclusion partielle

que notre population à étudier se compose de quatre(04)

utilisateurs du logiciel GESTAUTO. Ils utilisent le logiciel depuis

peu de temps mais nous croyons que cela est suffisant pour nous

fournir des réponses satisfaisantes sur quelques indicateurs de

performance.

ETAPE II : Cette dernière étape a pour but de déterminer

les impacts enregistrés sur la période à travers des indicateurs de

performance qui nous ont semblé pertinents, et de déceler le

niveau d’évolution du logiciel .

IMPACT SUR LA CELERITE DU TRAVAIL

REPONSES EFFECTIF FREQUENCES %

Oui 3 75

Non 1 25

TOTAL 4 100

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34

TABLEAU 6 . Sur la rapidité du travai l avec Gestauto

Analyse Et Interprétations

25% des utilisateurs estiment que le logiciel n’a pas

vraiment facilité leur travail, tandis que 75% affirment le

contraire. Il en ressort une tendance plutôt positive en ce qui

concerne cette question. A terme donc le logiciel facilitera le

travail des gestionnaires .

MODALITES REPONSES FREQUENCES %

Pas d'accord 0 0

Plutôt pas d'accord 1 25

Plutôt d'accord 2 50

D'accord 1 25

TOTAL 4 100

Tableau 7. Sur l’e f f icac ité du log iciel

Analyse Et Interprétations

25% des enquêtés disent avoir gagné en ef ficacité avec le

logiciel, 50% pensent que le logiciel pourrait leur permettre d’être

efficace s’il est complètement fini et implémenté.25%, sont moins

75

25

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Oui

Non

Série1

0

25

50

25

0 10 20 30 40 50 60

Pas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accord

Pas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accord

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35

optimistes et affirment qu’ils ne sont pas satisfaits de cette

période test. Le logiciel montre de premiers signes d’accélérateurs

de performance qui pourront sans doute s’améliorer au lancement.

TABLEAU 8 : Sur la capacité d’amél iora tion des méthodes de t ravai l .

Analyse Et Interprétations

50% des utilisateurs disent que le logiciel améliore mais très

moyennement leurs méthodes de gestion du parc auto, 25% disent

« non » et 25% « pas encore ». Le logiciel d’automatisation de la

gestion du parc auto n’a pas amélioré de façon satisfaisante les

méthodes de travail. Mais avec les probables améliorations à

venir, il fera mieux.

Conclusion partielle : En réponse à la question portant sur la

célérité apportée par le logiciel, la tendance est à l’optimisme. En

effet, une fois toutes les informations du logiciel saisies, il sera

fort aisé de gérer le parc auto, l’on aura toutes les informations

25

50

25

0 10 20 30 40 50 60

OUI

NON

PAS ENCOREOUI

NON

PAS ENCORE

MODALITES EFFECTIF FREQUENCES %

OUI 2 25

NON 1 50

PAS ENCORE 1 25

TOTAL 4 100

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36

relatives aux véhicules et leurs uti lisateurs en temps réels sur une

période donnée.

IMPACT AU NIVEAU DU MANAGEMENT

MODALITES REPONSES FREQUENCES %

Pas d'accord 0 0

Plutôt pas d'accord 1 25

Plutôt d'accord 0 0

D'accord 3 75

TOTAL 4 100

TABLEAU 9 . Sur l’accessib il i té des in formations dans le log ic iel

Analyse Et Interprétations

75% sont d’accord que quelques éléments de gestion sont

même disponibles dans le logiciel et permettent de travailler

même si beaucoup reste à faire, 25% ne sont plutôt pas d’accord.

Les informations n’étant utiles que lorsqu’elles sont complètes et

exactes, les quelques informations contenues dans le logiciel

n’ont pas encore un réel impact mesurable sur la gestion.

MODALITES EFFECTIF FREQUENCES %

OUI 0 0

NON 3 75

PAS ENCORE 1 25

TOTAL 4 100

0

25

0

75

0 20 40 60 80

Pas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accord

Pas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accord

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37

TABLEAU 10. Sur la capaci té de la CNPS à répondre aux soll ici ta t ions

extér ieures e t in tér ieures

Analyse Et Interprétations

Ici 75% des enquêtés que le logiciel est certes prêt à

fonctionner mais ne dispose pas de toutes les données pour fournir

les informations qu’il faut au service logistique et au delà. 25%

sont encore plus optimistes, ils disent que le logiciel ne permet

pas encore de répondre aux sollicitations internes et extérieures

pour les raisons citées plus haut mais réalisera d’étonnantes

performances quand il sera terminé.

REPONSES EFFECTIF FREQUENCES %

Oui 4 100

Non 0 0

TOTAL

4

100

TABLEAU 11. Sur la pr ise de décis ion par Gestauto

Analyse et Interprétations

100% des interviewés disent qu’ils sont plutôt d’accord que

le logiciel permettra une prise de décisions fiables du fait que les

informations qui y seront contenues offriront une vue

75

25

0 10 20 30 40 50 60 70 80

OUI

NON

PAS ENCORE

OUI

NON

PAS ENCORE

100

0

0 20 40 60 80 100 120

Oui

Non

Série1

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panoramique sur les données de véhicules pour une gestion

optimale. Cependant, le logiciel même s’il est par essence un outil

de prise de décisions rapides et fiables n’a pas encore atteint cette

dimension en l’état actuel des choses.

Conclusion partielle : Au niveau du management, le logiciel est

parfait, du moins encore en théorie car il ne possède pas encore

tous les indicateurs de prises de décisions fiables. Il suffira donc

d’y apporter des informations correctes et actualisées pour le

rendre pleinement opérationnel.

IMPACT AU NIVEAU FINANCIER

REPONSES EFFECTIF FREQUENCES %

Pas d'accord 0 0

Plutôt pas d'accord 1 25

Plutôt d'accord 0 0

D'accord 3 75

TOTAL 4

100

TABLEAU 12 : Sur la réduct ion des charges des véhicules

Analyse Et Interprétations

25% ne sont pas convaincu de l’apport financier du logiciel

parce que pas encore terminé et fonctionnel.75% affirment que le

logiciel a permis d’économiser de l’argent ;Ils en veulent pour

preuve les (02) véhicules braqués en 2012 que le système de

Tracking a permis de retrouver, 06 véhicules emportés pendant la

guerre avant l’arrivée du logiciel avaient fait perdre énormément

d’argent à la CNPS . En somme le logiciel a de parfaites capacités

0

0

25

75

0 20 40 60 80

Pas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accordPas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accord

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39

à sécuriser les investissements de l’IPS-CNPS en matériel de

transport.

MODALITES REPONSES FREQUENCES %

Pas d'accord 0 0

Plutôt pas d'accord 2 50

Plutôt d'accord 2 50

D'accord 0 0

TOTAL 4 100

TABLEAU 13 . Sur la réali sat ion de ga ins de productivi té avec Gestau to

Analyse et Interprétations

Ici les résultats sont mitigés : 50% sont plutôt d’accord et

50% plutôt pas d’accord. Le logiciel a en effet permis de

débusquer des chauffeurs et des agents en mission qui ont utilisé

les moyens mis à leur disposition pour vaquer à leurs occupations

personnelles en marge de la mission. Cette prise a semé la crainte

dans le cœur de tous les autres agents et fait baisser de moitié les

dérivent dans le domaine. Mieux, le logiciel a remis tous les

chauffeurs et agents au travail de façon plus professionnelle d’où

la productivité.

0

50

50

0

0 10 20 30 40 50 60

Pas d'accord

Plutôt pas d'accord

Plutôt d'accord

D'accord

Série1

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40

TABLEAU 14. Sur les autres changements éventuels entrainés par le logiciel

Analyse et interprétations

Pour les 3/4 des agents du service logistique le logiciel a

apporté d’autres changements non mentionnés, tel que la

modernisation à l’heure de la mondialisation et des nouvelles

technologies ; il a permis à certains agents qui ne s’y intéressaient

pas de se mettre à l’ordinateur parce que désormais leur outil de

travail.

MODALITES A B C D

1 1 1

2

3 3

4

5 5

TABLEAU 15 . Sur l ’appréciat ion globale du logiciel

75

25

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Oui

Non

Série1

5

1

3

1

0 1 2 3 4 5 6

A

B

C

D A

B

C

D

CHANGEMENTS EFFECTIF FREQUENCES %

OUI 3 75

NON 1 50

TOTAL 4 100

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Analyse et interprétations

Sur les quatre(04) utilisateurs interrogés les notes varient de

1 à 5, ce qui donne une moyenne de 3/5.Les utilisateurs jugent

l’impact du logiciel moyen. Ce qui veut dire qu’ils attendent

encore beaucoup de cet outil.

Conclusion partielle : Au niveau économique, Gestauto a permis

de gagner de l’argent grâce aux véhicules retrouvés (environ 45

millions de nos francs pour 2 véhicules retrouvés) et surtout de

redonner de l’ardeur dans le travail des chauffeurs et agents en

mission puisque désormais leurs déplacements sont suivis.

CONCLUSION DE L’ENQUETE

Il ressort de cette étude d’impact du logiciel GESTAUTO

pendant cette période de test qu’il n’a pas accéléré le travail de

gestion du parc auto, ni facilité les prises de décisions fiables

comme on était en droit de s’attendre car le travail de mise à jour

n’est pas terminé . Il a en revanche permis d’empêcher la perte de

02 véhicules. Ceci revient à dire que, le logiciel n’a pas encore

atteint un niveau qui lui permette d’ impacter de façon

significative. Il est donc trop tôt pour évaluer ses aptitudes.

Gestauto montre cependant de bonnes dispositions techniques et

technologiques qui feront de lui, au lancement, l’outil parfait de

gestion du parc auto. Cela dit, il subsiste certains problèmes qui

minent son bon fonctionnement.

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PARTIE III

CRITIQUES

ET

SUGGESTIONS

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III.1. CRITIQUES

Notre analyse nous a permis de déceler ce qui pour nous

pourrait mettre en mal le lancement du logiciel et par voie de

conséquence empêcher un impact véritable sur la gestion du parc

auto. Il s’agit essentiellement de :

La charge de travail est énorme pour le gestionnaire du parc

automobile de sorte qu’il ne peut vraiment travailler sur le

logiciel.

Le logiciel, ne prend pas en compte de façon efficace la

gestion du carburant. En effet, les dépenses de carburant

demeurent parmi les plus élevées en matière de charges de

fonctionnement de la CNPS. Il méritait donc une attention toute

particulière dans la conception de ce logiciel .Il faut relever que

la mesure actuelle de remplissage de fiche de sortie pour les

véhicules du pool auto ne semble pas freiner l’élan des agents

indélicats. Ils utilisent en effet les ressources de la CNPS pour

leurs courses personnelles . Pour le trimestre Avril -Mai-Juin, ce

sont 404 sorties enregistrées tous les départements confondus,

(annexe 3), dont 13 inconnues, c’est-à-dire, dont le remplissage

des fiches ne permet pas de déterminer le département. Ces sorties

durent en moyenne 95 min, ce qui fait 1235 min /3mois, 20heures

58min /3mois passés dehors sans justification vérifiable. Tout ceci

occasionne des pertes importantes en carburant qu’il faut stopper;

Du réseau qui est fréquemment instable. Cela

entraine la perte momentanée de données, l’inaccessibilité

au logiciel, impossibilité d’enregistrer des données et donc

une accumulation de travail.

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Il n’existe pas d’interface entre le nouveau venu

des logiciels de la CNPS et ceux existant depuis, tel que

Oracle Fa ; et cela a pour conséquence d’alourdir la charge

de travail déjà non négligeable puisqu’il faut saisir les

mêmes données dans Gestauto et dans Oracle Fa.

Les informations quand elles existent dans la base

de données sont erronées du fait de la mauvaise saisie.

Un autre problème un peu plus technique est celui

de la balise mise autour des requêtes. Il est en effet difficile

voir impossible de s’en écarter quand on sait que les besoins

de gestions peuvent varier en fonction des circonstances .

Il y a inadéquation entre les informations à saisir

dans le logiciel et la configuration même du logiciel, en clair

le logiciel demande des informations sur une facture par

exemple alors que celle-ci ne la donne pas et vice versa.

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45

III.2. SUGGESTIONS

En vue de rendre le logiciel Gestauto plus performant, nous

suggérons (5) cinq choses qui nous semblent essentielles : Une

personne dédiée à la mise à jour du logiciel, la sécurisation des

données, l’élargissement du champ de couverture du logiciel, la

mise en œuvre de mesures disciplinaires et le suivi des indicateurs

de gestion du logiciel

PERSONNE DEDIEE A LA MISE A JOUR DU

LOGICIEL :

La cellule des moyens et du patrimoine a un besoin de

ressources humaines. Il lui faudrait en effet un agent

supplémentaire pour évacuer les instances et saisir au jour le jour

les informations dans le logiciel.

LA SECURISATION DES DONNEES :

Il faut identifier tous les utilisateurs qui accèdent au logiciel et

retracer le travail qu’ils y ont effectué car les données du logiciel

sont tout à fait modifiables par quiconque peut y entrer . C’est

aussi responsabiliser même celui qui sera préposé à cette tâche de

sorte que les erreurs de saisies dans le logiciel soit minimisées ,

fiabilisant ainsi les données. Il faut pour ainsi dire installer un

mouchard dans le logiciel. De plus il faut responsabiliser les

structures centrales dans la gestion du parc auto en leur donnant

les moyens et bien entendu, former les utilisateurs pour une

utilisation parfaite et une saisie correcte des données .

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LA MISE EN ŒUVRE DE MESURES DISCIPLINAIRES

Il faut en effet que les personnes reconnues comme auteurs de

sorties complaisantes soient punies de façon exemplaire de sorte à

décourager toute tentative de détournements du matériel de travail

à des fins personnelles et faire économiser ainsi l’IPS-CNPS. Il

faut créer une interface entre Gestauto et Oracle afin d’amoindrir

la charge de travail.

LE SUIVI DES INDICATEURS GESTION:

Surveiller effectivement les niveaux de consommations de

carburant, et les frais d’entretien peux permettre de prendre les

bonnes décisions.

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CONCLUSION

Au terme de l’évaluation de la période test du logiciel

Gestauto , nous notons d’assez bons résultats engendrés . En

revanche, tous les utilisateurs s’accordent sur le fait que quelques

modifications s’imposent pour que Gestauto deviennent

incontournable dans la gestion du parc automobile de la CNPS.

Toutefois il convient de noter qu’à l’instar de tout produit

nouveau en phase test, le logiciel Gestauto n’a pas une

productivité satisfaisante, la courbe des profits est négative et

inférieure aux efforts déployés qui sont très importants. A ce titre

l’objectif réel de l’étude était de faire le suivi et l’évaluation

comme il convient de faire pour tout projet. Cet exercice nous a

permis de répertorier quelques coquille et de proposer des

solutions qui si elles sont appliquées permettront d’en venir à

bout. Il faut cependant noter avec satisfaction l’ intérêt croissant

du responsable du service logistique ainsi que l’implication de

tous ses collaborateurs pour le logiciel de gestion du parc

automobile. Il en est de même pour l’évolution qualitative du

logiciel au regard de la mise en œuvre des grands travaux

d’amélioration lancés par le responsable du service logistique

après la réunion du 02/07/2013 (annexe 6). Par ailleurs,

l’applicabilité d’un outil de travail ne garantit pas forcément sa

longévité dans une entreprise telle que la CNPS qui utilise de

nombreux logiciels dans l’exécution de ses tâches quotidiennes

dont certains ont rencontrés sur le terrain des problèmes. Nous

souhaitons donc que ce dernier né des logiciels de la CNPS

subsistera à tous les écueils qu’il rencontrera.

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LISTE BIBLIOGRAPHIQUE

1) SILS TECHNOLOGIES, Le Guide d’utilisation du

Logiciel Gestauto, 2013

2) Les budgets de 2009/2010 /2011 /2012 /2013 ;

3) Les fiches de sorties de véhicules de avril à Juin ;

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ANNEXES

1. Note de service N°123/CNPS/DG/2013

2. Organigramme de la CMP

3. Etat des sorties de véhicules du pool de avril a juin

4. Organigramme de la CNPS

5. Questionnaire de l’enquête d’impacts

6. Compte rendu de la réunion du 02/07/2013

7. Figures du logiciel

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Sce.

Statistiques

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ANNEXE 2

ORGANIGRAMME CMP

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ResponsableCMP

Service Logistique

Section Entretien des Equipements

Gestion des Risques

Unité Offset

Section Parc Auto

Service Achat & Gestion des

stocks

Section Achat

Section Gestion des stocks

Responsable Comptabilité Analytique

Service Patrimoine

Section Loyer

Section Entretien des Immeubles

Secrétariat CMP

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ANNEXE 3 ETAT DES SORTIES DE VEHICULES DU POOL DE AVRIL A JUIN

STRUCTURES CCM DSI DRH CMP DFC DQE DGA

Act io n

Sa ni ta i re

e t

So c ia l e

Co ntrô l e

Médica l APE X

Servi ce

Médica l GED

Inspec t io n

Gle DE X IM2 S DG INCO NN U CJ C TOTAL

NOMBRE DE

SORTIES 21 12 54 129 109 11 2 2 2 2 1 8 3 1 1 8 13 25 404

FREQUENCE 5,20 2,97 13,37 31,93 26,98 2,72 0,50 0,50 0,50 0,50 0,25 1,98 0,74 0,25 0,25 1,98 3,22 6,19 100,00

21 12

54

129109

11 2 2 2 2 1 8 3 1 1 8 1325

0

50

100

150 SORTIES DE AVRIL-MAI-JUIN

Série1

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Avril 2012

ANNEXE 4

ANNEXE 6

ORGANIGRAMME

GENERAL DE LA CNPS

Cellule

Moyens & du

Patrimoine

Direction

Financière

& Comptable

Direction

des Ressources

Humaines

Cellule

Juridique &

du

Contentieux

Cellule

Communication &

Marketing

Direction

de

L’Exploitation

Direction

du Contrôle &

de l’Audit Interne

Département

Administration GED

IM2S

Contrôle

Médical

Direction

du Système

d’Information

Direction de la

Qualité et des

Etudes

DGA chargé de l ’Administration &

des Finances

DGA chargé de l’Exploitation

Directeur Général

Inspection Générale Conseiller Technique Personnel rattaché au D.G.

CONSEIL

D’ADMINISTRATION

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ANNEXE 5

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ANNEXE 6: FIGURE LOGICIEL

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ANNEXE 7 QUESTIONNAIRE

Vos réponses nous permettront de rédiger notre rapport de technicien de sécurité sociale CIFOCSS portant sur:

« L’Impact du logiciel Gestauto sur la gestion du parc automobile de la CNPS». Etude menée au sein du service

logistique.

Nous vous garantissons toute discrétion et confidentialité quant au traitement des informations et réponses que vous voud riez

bien nous donner

Veuillez agréer, Mesdames, Mesdemoiselles et Messieurs, l 'expression de n otre considération dist inguée.

Kouamé Guy-Jolyver KOFFI

Etudiant

I. CHAMP D’APPLICATION DE L’ETUDE D’IMPACT

-L’objet de ces questions est de circonscrire notre champ d’étude et de jauger le niveau de connaissance de la cible du logiciel.

1. .AVEZ-VOUS ACCES AU LOGICIEL GESTAUTO ?

2. QUELLE TACHE Y EXECUTEZ-VOUS ?

II. LE SAVOIR-FAIRE DES UTILISATEURS

-L’objet de ces questions est de s’assurer de la parfaite maitrise des activités de gestion du parc auto des agents ainsi que de

leurs aptitudes techniques vis -à-vis du logiciel.

1. QUELLES SONT LES ACTIVITES DE LA GESTION TRADITIONNELLE DU PARC AUTO DE LA CNPS ?

2. DEPUIS COMBIEN DE TEMPS UTILISEZ-VOUS CE LOGICIEL ?

3. QUELLE EST VOTRE FREQUENCE D’UTILISATION DU LOGICIEL ?

4. AVEZ-VOUS UNE PARFAITE MAITRISE DU LOGICIEL GESTAUTO ?

5. QUELLES SONT LES CARACTERISTIQUES DU LOGICIEL ?

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6. RENCONTREZ-VOUS DES DIFFICULTES LIEES À L’UTILISATION DU LOGICIEL GESTAUTO ?

Lesquelles ?

III. EVALUATION DE L'IMPACT DU LOGICIEL GEST AUTO

- L'objet de ces questions est de voir l ' impact du logiciel Gestauto sur la gestion traditionnelle du parc auto de la CNPS.

7. L'IMPLANTATION DU LOGICIEL A-T-ELLE ENTRAINE DES CHANGEMENTS ?LESQUELS ?

8. GESTAUTO VOUS PERMET DE TRAVAILLER PLUS VITE ? Justifiez

9. GESTAUTO A ENTRAINE LA REDUCTION DES COUTS DE REVIENT DES VEHICULES. Justi fiez.

10.GESTAUTO VOUS PERMET D’ETRE EFFICACE ? Justifiez

11.GESTAUTO FACILITE LA PRISE DE DECISIONS FIABLES .Justifiez

12.GESTAUTO A ENTRAINE LA REALISATION DE GAINS DE PRODUCTIVITE .Justifiez.

13.LES ELEMENTS DE GESTION DU PARC AUTO SONT ACCESSIBLES EN LIGNE DANS LA BANQUE DE DONNEE DU

LOGICIEL. Justifiez

14.GRACE AU LOGICIEL GESTAUTO LA CAPACITE DE REACTION DE LA CNPS AUX DIFFERENTES SOLLICI TATIONS

INTERNES ET EXTERNES S’EST ACCRUE? JUSTIFIEZ

15.GESTAUTO AMELIORE LES METHODES DE GESTION DU PARC AUTO. Justifiez

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COMPTE RENDU DE REUNION

Réf : EN-AMC-06/01

Page : 62 sur 67

Année

Code Agence N°d’ordre

2 0 1 3 9 1 0 8

COMPTE RENDU DE REUNION

Date : 02/07/2013

Lieu de la réunion : BUREAU DU CHEF DE SERVICE LOGISTIQUE

Heure de début : 09 H

Heure de fin : 09 H 53

Présents : Monsieur YONDE Souleymane

Monsieur MENSAH KOTCHY Edouard

Monsieur AGOUSSI OGOU Aimé

Madame N’GUESSAN Monique

Monsieur BAHONTO AKA

Monsieur TAGRO ZADI Isidore

Monsieur KOFFI Kouamé Guy-Jolyver

Absents :

ORDRE DU JOUR

1°) BREF RAPPEL DU PV DE LA REUNION DERNIERE

2°) REPARTITION EFFECTIVE DES TACHES DE CHAQUE SECTION

Diffusion

Destinataires Original Copie Support (P = Papier,

E = Electronique)

Responsable Cellule Moyens et Patrimoine p

Chef de service Logistique p

Toutes les personnes présentes à la séance de travail

E

Rédacteur Vérificateurs Approbateur

Nom Date et signature

Nom Date et signature

KOFFI KOUAME GUY-JOLYVER

M. YONDE SOULEYMANE

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COMPTE RENDU DE REUNION N°

Réf : EN-AMC-06/01

Page : 63 sur 67

Code Agence N° d’ordre

A n n é e

2 0 1 3 9 1 0 8

Ordre du Jour

Situations exposées /Informations Décisions Echéance Responsable

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COMPTE RENDU DE REUNION N°

Réf : EN-AMC-06/01

Page : 64 sur 67

Code Agence N° d’ordre

A n n é e

2 0 1 3 9 1 0 8

1) Bref

rappel du

PV de la

réunion

dernière

2°)

répartition

effective

des taches

A la dernière réunion il s’est agit de

planifier les taches au sein du service et de

la gestion du logiciel Gestauto. Des

décisions relatives à la répartition des

taches entre les agents du service

logistique ;en termes d’approvisionnement

du logiciel GESTAUTO en informations

utiles à son fonctionnement et autres .

M. YONDE a fait remarquer qu’Il

fallait dans un souci d’efficacité et

d’équité repartir les taches de façon

à désengorger les uns pour

impliquer les autres d’avantage dans

la réalisation des objectifs du

service.

Aussi, le responsable de la cellule

des moyens et du patrimoine a

besoin de statistiques fiables afin de

prendre les décisions qui s’imposent

et atteindre les objectifs qui lui ont

été assignés.

Il faut saisir les informations dans

Gestauto tous les jours à partir de

15H30 assortis de statistiques

actualisées des saisies faites et

restantes.

Gestion du parc auto

Mettre le fichier véhicule à

jour ; cela implique la création

des nouvelles voitures dans le

logiciel, le retrait des véhicules

sortis du pool, les valeurs des

véhicules, ce qui déclencherait

les calculs d’amortissement.

Saisir les documents associés

aux véhicules, c’est-à-dire les

numériser (scanner et insérer

cela dans le logiciel afin de

parer à toute perte de

documents.

M. YONDE

M.AGOUSSI

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COMPTE RENDU DE REUNION N°

Réf : EN-AMC-06/01

Page : 65 sur 67

Code Agence N° d’ordre

A n n é e

2 0 1 3 9 1 0 8

Saisir les factures des interventions (Visite et techniques, réparation et révision-entretien)

Saisir les consommations de

carburant et les kilométrages

des véhicules d’Abidjan de

façon générale.

Pour les véhicules de

l’intérieur, appeler pour

recueillir ces informations et

d’autres informations relatives

aux documents administratifs

des véhicules afin de les

transmettre à Monsieur

AGOUSSI pour saisie.

Procéder aussi à la mise à jour

du listing des chauffeurs et de

leurs pièces d’identité à

transmettre à Monsieur

AGOUSSI

Se joindre à Madame

N’GUESSAN pour apprendre à

gérer les fiches de sorties afin

d’établir les statistiques des

sorties par véhicule et par

chauffeur, du kilométrage

parcouru….etc.

Au jour le jour à partir de 15h30

Au jour le jour à partir de 15h30

.

Au jour le jour à partir de 15h30

Dès aujourd’hui

Monsieur MENSAH Madame N’GUESSAN

Monsieur AKA Bahonto

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COMPTE RENDU DE REUNION N°

Réf : EN-AMC-06/01

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Code Agence N° d’ordre

A n n é e

2 0 1 3 9 1 0 8

Monsieur AKA doit aussi faire

parvenir à Madame

N’GUESSAN les photocopies

des pièces de véhicule du pool

auto

Il doit établir les statistiques

des intrants utilisés pour la

production un certain

nombre d’imprimés de façon

régulière et tr afin de

permettre au responsable du

service da faire son rapport

mensuel et doivent être

transmises au plus tard ans

le 05, du mois

Au jour le jour à partir de 15h30

Dès aujourd’hui

Monsieur TAGRO ZADI

Isidore

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COMPTE RENDU DE REUNION N°

Réf : EN-AMC-06/01

Page : 67 sur 67

Code Agence N° d’ordre

A n n é e

2 0 1 3 9 1 0 8

divers

Monsieur TAGRO a signalé

avoir des difficultés avec ses

machines de travail. Il dit aussi

avoir tenté une première

approche auprès du responsable

de la cellule qui a été

infructueuse.

Il aussi apporté des

informations sur les délais de

production de certains

imprimés qu’il doit remettre à

Monsieur YONDE

Elle a demandé que M.YONDE envoie un message au propriétaires de nouveaux véhicules de l’intérieur du pays afin de lui faire parvenir les documents administratifs de leurs véhicules

Monsieur YONDE lui

a demandé de refaire un courrier et de le lui faire parvenir.

Dès aujourd’hui

Mme N’GUESSAN

Monsieur TAGRO ZADI

Isidore