rapport annuel 2013-2014 ressources …1 rapport annuel 2013-2014 | ressources humaines |...

1

RAPPORT ANNUEL 2013-2014 | RESSOURCES HUMAINES | UNIVERSITÉ D’OTTAWA

RAPPORT ANNUEL 2013-2014RESSOURCES HUMAINES Photos de la page couverture : Université d’Ottawa

Université d’Ottawa | University of Ottawa

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

CE DOCUMENT COMPORTE DES RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX FOURNIS SEULEMENT À TITRE D’INFORMATION ET PEUT ÊTRE MODIFIÉ SANS PRÉAVIS. IL NE REMPLACE AUCUNEMENT LES DISPOSITIONS DES CONVENTIONS COLLECTIVES NI LES RÈGLEMENTS, PROCÉDURES ET MÉTHODES DE L’UNIVERSITÉ QUI ONT PRÉSÉANCE EN TOUT TEMPS, TOUT COMME LES INTERPRÉTATIONS QUI EN DÉCOULENT.

L’UTILISATION DU MASCULIN VISE UNIQUEMENT À ALLÉGER LE TEXTE.

32

RAPPORT ANNUEL 2013-2014 | RESSOURCES HUMAINES | UNIVERSITÉ D’OTTAWARAPPORT ANNUEL 2013-2014 | RESSOURCES HUMAINES | UNIVERSITÉ D’OTTAWAPh

oto

: Uni

vers

ité

d’O

ttaw

a

MESSAGE DE LA VICE-RECTRICE ASSOCIÉE PAR INTÉRIM« NOUS TRAVAILLONS À L’ATTEINTE DES OBJECTIFS DE NOTRE PLAN STRATÉGIQUE 2013-2016 EN VUE D’OFFRIR LA MEILLEURE EXPÉRIENCE QUI SOIT AUX MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ UNIVERSITAIRE. »

Comme toujours, les Ressources humaines ont canalisé tous leurs efforts vers la quête de l’excellence à l’Université d’Ottawa. Nous avons poursuivi la mise en place de notre plan stratégique 2013-2016, dont les principales orientations stratégiques sont alignées sur les grandes lignes du plan Destination 2020 de l’Université d’Ottawa. C’est dans cette optique que nous continuerons, au cours de l’année à venir, de tout mettre en œuvre pour l’amélioration de nos services et de nos pratiques selon nos quatre axes stratégiques : l’expérience au travail, l’excellence du service, la culture de perfor-mance et d’imputabilité et la communication.

Au cours de la dernière année, nous avons mis en pratique le principe fondamental qui consiste à placer l’employé au cœur de nos préoccupations. Nous avons notam-ment mis en œuvre une stratégie visant le bien-être de l’ensemble des employés et des employées et intégré une approche multidisciplinaire à la prestation de services.

Nous renouvelons, pour la prochaine année, notre engagement d’offrir aux membres du personnel la meilleure expérience possible en milieu de travail et de contribuer ainsi à rehausser l’expérience étudiante.

J’espère que vous apprécierez le présent rapport annuel et n’hésiterez pas à nous faire part de vos questions et de vos suggestions.

La vice-rectrice associée par intérim, Ressources humaines,

Manon Dugal

54


oto

: Uni

vers

ité

d’O

ttaw

a

MISSION, VISION ET VALEURS

MISSION

Les Ressources humaines appuient la vision et la mission d’ensemble de l’Université d’Ottawa visant à offrir une expérience sans pareille aux membres de la communauté universitaire, et en particulier :

• offrir des services de qualité et innovateurs pour attirer, développer, motiver et retenir une diversité de talents au sein d’un milieu de travail positif;

• mettre en place des stratégies, des programmes et des pratiques en matière de ressources humaines propres à favoriser l’excellence du service, et ce, en consultation avec la communauté universitaire;

• encourager les facultés et services à établir de saines pratiques en matière de ressources humaines;

• favoriser des rapports propices à une culture de partenariat;

• encourager les membres du personnel à acquérir les compétences et la confiance nécessaires pour offrir à la communauté universitaire la meilleure expérience possible;

• collaborer avec la communauté universitaire pour mieux saisir ses besoins en constante évolution et y répondre.

VISION

L’équipe des Ressources humaines joue un rôle de catalyseur pour assurer la meilleure expérience au travail possible.

VALEURS

• L’intégrité et le respect de la personne

• La diversité et l’inclusion

• L’intégration et le réseautage

• L’innovation dans la poursuite de l’excellence du service axé sur les besoins de la communauté universitaire

76

RAPPORT ANNUEL 2013-2014 | RESSOURCES HUMAINES | UNIVERSITÉ D’OTTAWARAPPORT ANNUEL 2013-2014 | RESSOURCES HUMAINES | UNIVERSITÉ D’OTTAWA

Offrir un milieu de travail valorisant et respectueux où tous les membres du

personnel peuvent s’épanouir et mettre le meilleur d’eux-mêmes au service

de la mission et de l’orientation stratégique de l’Université. Une expérience au

travail positive pour les employés entraîne l’amélioration de leur engagement et

l’enrichissement de l’expérience étudiante.

Phot

o : U

nive

rsit

é d’

Ott

awa

AXES STRATÉGIQUES ET PRIORITÉSEXPÉRIENCE AU TRAVAIL

RÉALISATIONS 2013-2014

Développement professionnel et personnel

Cette année encore, dans le cadre du Programme de gestion de la performance et du développement, le nombre d’employés ayant revu leurs objectifs de développement professionnel et personnel est à la hausse comparativement à l’an dernier. Près de 78 % de ceux qui se sont fixé des objectifs de rendement ont aussi un plan de perfectionnement. Les Ressources humaines ont donc continué à déployer des efforts pour offrir aux employés des options et des occasions de perfectionnement autres que les ateliers de formation déjà offerts. Pour répondre adéquatement aux différents besoins de développement professionnel et personnel des employés, nous avons élargi la stratégie d’apprentissage intégrée de l’année dernière.

Cette stratégie comprend :

• le programme de mentorat;

• les cliniques d’apprentissage par les pairs;

• les occasions de jumelage professionnel;

• le projet pilote en coaching;

• le counseling de carrière;

• le fonds de développement de carrière;

• le congé de ressourcement;

• les ateliers sur mesure.

98


oto

: Uni

vers

ité

d’O

ttaw

a

Stratégie pour le bien-être des employés

À la lumière des résultats du dernier sondage sur l’expérience au travail intitulé Parlons en, les Ressources humaines s’étaient engagées à élaborer un programme de mieux-être pour l’ensemble des employés de l’Université. Nous avons donc mené une consultation auprès d’un groupe échantillon qui a permis de dégager quatre grandes priorités : la santé mentale, la santé physique, la gestion de l’assiduité et la flexibilité au travail.

Transition de secteurs

Les Ressources humaines ont participé à la transition de deux de leurs secteurs. Désormais, le secteur des Relations de travail académiques relève du Cabinet du vice-recteur associé aux affaires professorales, tandis que le secteur Diversité et inclusion relève du nouveau Bureau des droits de la personne. Les Ressources humaines continueront de collaborer avec les deux entités pour le traitement de divers dossiers.

Amélioration du programme d’accueil

En collaboration avec les Affaires professorales et les facultés, les Ressources humaines ont amélioré le programme d’accueil des membres du corps professoral en prévision de la prochaine période d’embauche.

Réforme du régime de retraite

Les Ressources humaines ont présidé un comité chargé de trouver des solutions pour assurer la viabilité du régime de retraite offert par l’Université. Pour les groupes qui ont ratifié une nouvelle convention collective, une première étape a été franchie et la contribution des employés au régime de retraite augmentera de 0,8 % en date du 1er janvier 2015.

1110


oto

: Uni

vers

ité

d’O

ttaw

a

Négociations et ajustements salariaux

Au cours de l’année, plusieurs négociations en vue d’une nouvelle convention collective ont mené à une entente avec les groupes syndiqués suivants : Association des professeur(e)s de l’Université d’Ottawa (APUO); Personnel de soutien de l’Université d’Ottawa (PSUO); Préposés aux métiers, terrains et du transport (IUOE/772B).

De plus, les échelles salariales et les classes salariales ont été ajustées à la hausse pour les groupes suivants : Association des professeur(e)s de l’Université d’Ottawa (APUO); Personnel de soutien de l’Université d’Ottawa (PSUO); Préposés aux métiers, terrains et du transport (IUOE/772B), Association du personnel non syndiqué (APNS).

PRIORITÉS 2014-2015

• Finaliser la mise sur pied d’un programme d’accueil pour les membres du personnel administratif et du corps professoral, et faire connaître les pratiques exemplaires au sein de ces deux groupes.

• Créer et mettre en place un profil de compétences pour gestionnaires afin de soutenir le plan stratégique Destination 2020 et concevoir un programme de développement des compétences en leadership en appui au profil.

• En collaboration avec le Bureau des droits de la personne, intégrer davantage les notions de diversité et d’inclusion et offrir des chances égales aux membres de groupes désignés et aux personnes d’horizons différents qui posent leur candidature, et ce, par la mise en œuvre des recommandations découlant d’une étude approfondie de nos pratiques de recrutement et de sélection.

• Mettre en place la stratégie organisationnelle relative au bien-être.

• Poursuivre la mise en œuvre d’initiatives directement liées à l’amélioration de l’expérience étudiante visant à inculquer une culture de l’excellence du service.

• Poursuivre la recherche de solutions pour assurer la viabilité du régime de retraite offert par l’Université.

• Poursuivre les négociations avec le personnel étudiant syndiqué avec tâches d’enseignement ou de recherche (SCFP 2626) ainsi qu’avec les opérateurs ingénieurs (IUOE/772A).

• Entamer les négociations avec les professionnels des technologies de l’information de l’Université d’Ottawa (IPFPF) et les sauveteurs (SCFP).

• En collaboration avec la Direction générale des communications et le Service de l’informatique et des communications, participer à la création d’un portail pour les employés.

1312


Offrir un service professionnel, courtois et efficace aux gestionnaires et aux

employés et jouer un rôle de chef de file dans la création d’une culture de service.

Phot

o : U

nive

rsit

é d’

Ott

awa

EXCELLENCE DU SERVICE


Consultation et collaboration

Les Ressources humaines ont continué à déployer leurs efforts, de concert avec le Comité consultatif des ressources humaines, pour faire accroître la participation et la contribution de la communauté universitaire à l’excellence du service dans le but de favoriser une meilleure expérience au travail. La rétroaction de ce comité permet aux Ressources humaines de bien définir ses priorités stratégiques de façon à répondre aux besoins organisationnels.

Note : Le mandat du Comité consultatif des ressources humaines est de favoriser le dialogue et l’échange d’idées pour aligner les priorités des Ressources humaines sur celles de l’Université.

De plus, les Ressources humaines ont participé activement au développement et à la mise en œuvre du programme institutionnel intitulé L’excellence du service, qui vise à faire de l’Université un chef de file en matière de prestation de services.

Simplification et modernisation des processus

Afin d’offrir un service plus efficace à sa clientèle, les Ressources humaines ont revu l’ensemble de leurs processus dans une optique de simplification, d’harmonisation et de modernisation.

Voici quelques mesures prises à la suite de cette révision des processus :

• Mise en place d’un système en ligne amélioré pour administrer l’assurance collective offerte par la Financière Manuvie. Le système offre les avantages suivants :

o envoi en ligne des demandes de règlement;

o inscription au service de virement automatique des prestations;

o modification de couverture en tout temps;

o vérification de l’état des demandes de règlement;

1514


oto

: Uni

vers

ité

d’O

ttaw

a

• Modernisation des processus de classification :

o mise en œuvre des lignes directrices en matière de gouvernance;

o mise en place d’un processus de vérification interne et externe des résultats d’évaluation et de classification des postes;

• Révision et harmonisation de nombreux processus relatifs à la gestion des avantages sociaux, des congés et du régime de retraite.

Approche multidisciplinaire

Les Ressources humaines ont intégré une approche multidisciplinaire à la prestation de services en raison des contraintes suivantes :

• la complexité croissante des situations traitées;

• l’obligation de faire appel à divers domaines d’expertise pour traiter une situation;

• la nécessité d’apporter un soutien proactif au personnel;

• la nature décentralisée du personnel;

• le rythme rapide d’intervention auquel nous sommes confrontés.


• Développer des indicateurs de rendement et mener un sondage auprès du personnel de l’Université en vue de connaître sa perception du service à la clientèle offert par les Ressources humaines. Les résultats seront analysés et serviront à améliorer le service.

• Réviser les règlements et méthodes relevant des Ressources humaines (simplification et modernisation).

• Créer un répertoire de descriptions de postes accessible à tous.

• Poursuivre la rédaction de descriptions génériques.

1716


CULTURE DE PERFORMANCE ET D’IMPUTABILITÉ


Performance, développement et engagement

Le Programme de gestion de la performance et du développement en est à sa deuxième année d’existence. Le pourcentage d’employés ayant fait l’objet d’une évaluation de rendement a augmenté : de 68 % en 2012, il est passé à 85 % en 2013. De plus, 80 % des employés ont établi, avec leur gestionnaire, leurs objectifs pour l’année 2014. Plusieurs consultations ont été menées en vue de l’amélioration continue du programme.

Formation continue et encadrement

L’équipe des Ressources humaines a offert plusieurs ateliers de formation, initiatives et guides de développement professionnel tout au long de l’année pour favoriser la mise en place d’une culture centrée sur le rendement et la responsabilité à l’Université. Nous avons réduit la diversité des ateliers pour nous concentrer davantage sur les quatre compétences clés du Programme de gestion de la performance et du développement :

• la planification;

• le sens de l’initiative;

• le souci de la satisfaction de la clientèle;

• le travail d’équipe et la collaboration.

Toujours dans le cadre du Programme de gestion de la performance et du développement, une analyse de l’ensemble des objectifs de développement des employés pour l’année 2013-2014 a fait ressortir certaines tendances. Cela a mené à la création d’un atelier pilote sur le leadership transformationnel intitulé Conscience et transformation de soi.

Développer une culture de performance et d’imputabilité afin d’appuyer les

employés dans l’atteinte des objectifs du plan stratégique Destination 20/20.

Phot

o : U

nive

rsit

é d’

Ott

awa

1918


oto

: Uni

vers

ité

d’O

ttaw

a


• Poursuivre la création et la mise en œuvre d’un profil de compétences pour les gestionnaires dans le cadre du Programme de gestion de la performance et du développement et du développement des compétences en leadership.

• Poursuivre la réalisation d’outils et de guides en matière de gestion du personnel à l’intention des gestionnaires.

• Planifier la relève en cernant les postes critiques ou vulnérables et en mettant en place une stratégie pour assurer une transition efficace et en douceur.

2120


Assurer la communication avec les employés pour favoriser leur réussite et leur

offrir une expérience au travail positive.

Phot

o : U

nive

rsit

é d’

Ott

awa

COMMUNICATION


Site Web des Ressources humaines

Le site Web des Ressources humaines, qui avait été entièrement restructuré l’année dernière, a été lancé et répond aux attentes des utilisateurs.

Demandes d’information

Un outil de gestion des relations-clients nommé Talisma a été mis en place. Cet outil réduit les délais de traitement des demandes d’information adressées aux Ressources humaines, il permet une cohésion accrue des réponses et il donne accès à un historique des demandes dans le but de mieux servir les employés.

Norme d’accessibilité

Dans le but de respecter la Norme d’accessibilité pour les services à la clientèle du gouvernement de l’Ontario, les experts en communication et en gestion de l’information des Ressources humaines ont offert de la formation sur l’accessibilité à l’ensemble du personnel des Ressources humaines. Des personnes-ressources chargées de veiller au respect de cette norme ont été nommées dans chaque secteur.

De plus, les pages Web des Ressources humaines sont conformes à la Norme d’accessibilité pour les services à la clientèle. Nous sommes également en mesure d’offrir des solutions de rechange, le cas échéant.


• Faire en sorte que tous les processus des Ressources humaines demeurent conformes à la Norme d’accessibilité pour les services à la clientèle.

• Poursuivre le développement d’un outil de rétroaction électronique pour recueillir les commentaires et les suggestions du personnel à partir de différentes plateformes.

• Ajouter de nouvelles fonctionnalités sur le site Web des Ressources humaines, notamment une nouvelle section permettant de trouver plus rapidement des réponses aux questions les plus fréquentes.

• Continuer à augmenter le nombre de formulaires qu’il est possible de remplir en ligne.

22

RAPPORT ANNUEL 2013-2014 | RESSOURCES HUMAINES | UNIVERSITÉ D’OTTAWA

POUR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS

RESSOURCES HUMAINES550, RUE CUMBERLAND PIÈCE 019K1N 6N5TÉL. : 613-562-5832 TÉLÉC. : 613-562-5206 [email protected]

© RESSOURCES HUMAINES, UNIVERSITÉ D’OTTAWA

VERSION : 2014

rapport annuel 2013-2014 ressources …1 rapport annuel 2013-2014 | ressources humaines |...

Documents