Robert Bisaillonle protecteur universitaire (l’ombudsman)

Décembre 2012

rapport annuel 2011-2012 ombuDsman

AVIS Dans le présent rapport, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans l’unique but d’alléger le texte.

table Des matIÈres

FaIts saIllants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

IntroDuCtIon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

partIe 1 : le bureau Du proteCteur unIversItaIre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.1 le manDat

1.2 les ressourCes et le FonCtIonnement Du bureau

1.3 les autres aCtIvItés

partIe 2 : les ConsultatIons et les plaIntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.1 DéFInItIon Des termes

2.2 statIstIques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

tableau 1 : nombre et répartItIon Des DemanDes

tableau 2 : orIgIne Des DemanDes

tableau 3 : sexe

tableau 4 : moDe De CommunICatIon aveC le proteCteur unIversItaIre

tableau 5 : objet Des DemanDes

tableau 6 : plaIntes FonDées

partIe 3 : reCommanDatIons et suIvI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

reCommanDatIons

suIvI Des suggestIons Contenues Dans le rapport annuel 2010-2011

ConClusIon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2011-2012 | 1

IntroDuCtIon

le présent rapport, le septième présenté par le protecteur universitaire, couvre la période allant du début juin 2011 au 31 mai 2012.

Ce rapport comprend trois parties. la première décrit le mandat, le fonctionnement du bureau de même que les autres activités.

la deuxième partie traite spécifiquement des plaintes et des consultations reçues au cours de la période couverte par le rapport.

la troisième partie mentionne quelques observations, réflexions et recommendations faites par le protecteur universitaire.

FaIts saIllants

Du début juin 2011 au 31 mai 2012, le protecteur universitaire a reçu 103 demandes (par rapport à 135 l’an passé).

parmi ces demandes 28 étaient considérées comme des consultations et 75 comme des plaintes.

parmi les 75 plaintes, 65 étaient considérées comme recevables, c’est-à-dire pour lesquelles tous les autres recours avaient été épuisés et qui se classaient à l’intérieur du mandat du protecteur universitaire. sur les 65 plaintes recevables, 11 ont été jugées comme étant fondées et 54 comme non fondées.

les personnes qui se sont adressées au protecteur universitaire durant cette année étaient des étudiants dans une proportion de 83,8 %, des employés et des professeurs de l’école dans une proportion de 15 %. les autres demandeurs (candidats, anciens élèves et association) totalisaient 1,2 %.

parmi les demandeurs, 48,88 % étaient des femmes et 51,12 % étaient des hommes.

voICI les objets De l’ensemble Des DemanDes :

… 33,9 % étaient d’origine académique (évaluation, exclusion, refus de diplôme, report d’examens etc.)

… 9,7 % étaient d’ordre disciplinaire

… 11,6 % étaient d’ordre administratif

… 28,15 % étaient d’ordre financier

… 1,9 % touchaient les ressources humaines (gestion du surtemps, lettre de probation, etc.)

… 14,75 % des demandes concernaient d’autres sujets

2 | Rapport annuel 2011-2012 | ombudsman HeC montréal

le bureau Du proteCteur unIversItaIre

le manDat

sous l’autorité de la présidente du conseil d’administration de la corporation de HeC montréal, madame Hélène Desmarais, le protecteur universitaire s’assure que chaque membre de la communauté de l’école obtienne un traitement juste et équitable dans ses rapports avec l’administration de l’école et veille au maintien d’un juste équilibre entre les droits et les res-ponsabilités des uns et des autres.

À cet effet, il reçoit les plaintes, évalue leur bien-fondé et leur recevabilité puis en informe les demandeurs. Il informe les membres de la communauté de HeC montréal des mécanismes exis-tants auxquels ils peuvent avoir recours au besoin. pour toute plainte recevable, il effectue une enquête et il intervient auprès des personnes susceptibles de pouvoir contribuer à la résolution de la situation. À la demande de la direction, il peut être appelé à agir à titre de médiateur. Il émet des recommandations aux parties ou instances concernées au terme d’une enquête. Finalement, il produit un rapport annuel relatif à l’ensemble de ses activités à l’intention de la présidente du conseil et lui soumet ses recommandations.

les attributs intrinsèques reconnus au mandat du protecteur universitaire sont :

• la neutralité;• la confidentialité;• l’indépendance;• l’impartialité;• son caractère informel.

le protecteur universitaire doit conserver la plus entière confidentialité sur les personnes qui font appel à lui, à moins qu’il en soit expressément dégagé par les personnes concernées.

les ressourCes et le FonCtIonnement Du bureau

le bureau du protecteur universitaire comprend une seule personne qui travaille à temps partiel, soit deux jours et demi par semaine, neuf mois par année. un petit budget de fonc-tionnement lui a été attribué pour en garantir l’autonomie. le protecteur universitaire peut compter sur les membres de l’équipe de direction de l’école pour ses besoins d’ordre administratif.

les autres aCtIvItés

le protecteur universitaire a rencontré au cours de l’année, ses collègues des autres universités du québec et du Canada dans le cadre de diverses conférences organisées par l’association des ombudsmans des universités du québec et l’association des ombudsmans des universités et des collèges du Canada. Ces rencontres permettent d’échanger sur des sujets communs et de développer un réseau professionnel important.

partIe 1

1.1

1.2

1.3

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2011-2012 | 3

les ConsultatIons et les plaIntes

DéFInItIon Des termes

voici la définition des termes utilisés dans le présent rapport.

DemanDe

Dès qu’une personne s’adresse au protecteur universitaire, un dossier est ouvert quel que soit l’objet de la demande ou la nature de l’intervention sollicitée.

ConsultatIon

est considérée comme une consultation toute demande d’information pour trouver une solu-tion à un problème. le rôle du protecteur universitaire consiste alors à expliquer les recours appropriés avant qu’une plainte formelle ne lui soit adressée. le protecteur universitaire est aussi directement consulté par des employés sur la pertinence de revoir ou de modifier tel ou tel règlement.

plaInte non reCevable

une plainte est non recevable lorsque le demandeur n’a pas épuisé tous les recours préalables mis à sa disposition. une plainte sera aussi qualifiée de non recevable si son objet est exclu du mandat du protecteur universitaire.

plaInte reCevable

la plainte est recevable lorsque le plaignant a épuisé tous les recours à sa disposition et que l’objet de sa demande est de la juridiction du protecteur universitaire.

plaInte non FonDée

si, après enquête et de l’avis du protecteur universitaire, il s’avère que le plaignant n’a aucune raison valable de porter plainte, celle-ci est considérée comme non fondée.

plaInte FonDée

après enquête, la plainte est fondée lorsque, de l’avis du protecteur, elle est justifiée.

plaInte réglée

une plainte réglée est une plainte fondée pour laquelle une solution a été trouvée à la satisfac-tion des parties.

2.1

partIe 2

4 | Rapport annuel 2011-2012 | ombudsman HeC montréal

tableau 4 : moDe De CommunICatIon utIlIsé aveC le proteCteur unIversItaIre

N. B. : Certains demandeurs ont utilisé plus d’un mode de communication avec le protecteur universitaire.

2010-20112011-2012

2009-2010

Nombre0 20 40 60 80 100 120

3511673

332429

474246

022

courriels

visites

téléphones

lettres

statIstIques

tableau 1 : nombre et répartItIon Des DemanDes

répartition 2009/10 2010/11 2011/12

Total des demandes 98 135 103

Consultations 33 30 28

plaintes (demandes d’interventions) 65 105 75

• plaintes non recevables 1 5 10

• plaintes recevables 64 100 65

• plaintes fondées 12 59 11

• plaintes non fondées 52 41 54

tableau 2 : orIgInes Des DemanDes

nombre

étudiants 2009/10 2010/11 2011/12

Certificats 39 86 43

b.a.a. 9 15 16

D.e.s.s. 8 10 7

m. sc. 11 7 15

Doctorat 3 2 2

autres 3

Candidats 3 3 3

professeurs 6 3 6

employés 16 6 9

association 2 1

autre 1 1

tableau 3 : sexe

2010-2011

2009-2010

Hommes51,12 %

Hommes48 %

Femmes48,88 %

Femmes52 %

2011-2012

Hommes51 %

Femmes49 %

2.2

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2011-2012 | 5

tableau 5 : objet Des DemanDes

tableau 6 : plaIntes FonDées *

0 1 2 3 4 5 Nombre

* toutes les plaintes fondées ont été réglées à la satisfaction de toutes les parties.

aCaDémIqueabandon pour non présence à un examen 1

absence à un examen 1

absences répétées aux intras et finaux 1

accès au comité d’éthique 1

Charge de cours 1

Cheminement pour titre de comptable 1

Critiques contre un professeur 3

Difficulté dans un travail d’équipe 1

échec à un cours facultatif 1

échec à un cours facultatif 1

équivalence de cours 1

évaluation d’un examen 1

évaluation de la participation (stage à l’étranger) 1

examen différé 2

exclusion 2

exemption d’un test de français 1

Inscription au D.e.s.s. 1

moyenne d’un cours 2

non réception de copie d’intra 1

obtention d'un b.a.a. trilingue 1

plainte contre un chargé de cours 1

quiz surprise 1

reconnaissance de cours 1

reconnaissance de crédits 2

reconnaince de l’expérience du travail 1

refus de promotion à l’agrégation 1

rejet d’inscription à un cours 1

reprise d’un examen 1

stage durant une exclusion 1

aDmInIstratIonadmission contidionnelle à la m. sc. 2

Conflit d’horaire pour examens 1

échec au lieu d’abandon 1

refus d’admission à cause d’un manque de permis d’étude 2

refus de réadmission suite à double exclusion 1

renvoi pour absence répétée 1

retard dans l'obtention d'un DeC 1

transfert de classe 1

validité d’un certificat médical 2

DIsCIplIneplagiat (correction d'un travail d'équipe) 9

plagiat lors d'un examen 1

FInanCeabandon sans remboursement 8

annulation de cours avec remboursement 3

assurance santé pour étudiant 4

Coûts pour changement de profil m. sc. 2

Feuilllets d’impôts 1

Frais d'un stage en France 1

Frais de cours 1

Frais de retard de paiement 1

Frais de scolarité hors québec 1

remboursement de cours 4

remboursement des frais d'assurance 3

ressourCes HumaInesDifficultés entre superviseurs et employés 1

relations interpersonnelles 1

autres sujetsaccommodement (contre la présence d’un sapin) 1

accommodement (prière durant un examen) 1

accusation d’un manque d’éthique chez un professeur 1

Conflit d’intérêt 1

Discrimination (évènement « Black face ») 1

échange d’un livre usagé pour un livre neuf (Coop HeC) 1

échanges sur des situations particulières 1

Harcèlement entre étudiants 1

Insatisfaction des services d’informatique 1

la gestion des plaintes 1

lavage de pieds dans les cuvettes des toilettes 1

manque de respect 1

présentation aux nouveaux professeurs 2

service de réception téléphonique au régistrariat et à la trésorerie 1

1. maintien d’une session : 1 plainte 2. annulation de frais de cours : 5 plaintes3. annulation d’un cours : 1 plainte4. absence à un examen (maladie) : 1 plainte5. remboursement de frais d’assurance : 1 plainte6. Date pour passer test « tage-mage » : 1 plainte7. remplacement d’un livre usagé par un neuf (Coop HeC) : 1 plainte

* Dans le règlement des plaintes fondées, comme dans toutes les demandes reçues,

le protecteur universitaire a toujours privilégié une approche informelle où toutes les parties impliquées

sont d’abord contactées directement.

6 | Rapport annuel 2011-2012 | ombudsman HeC montréal

reCommanDatIons et suIvI

reCommanDatIons

bien que le nombre de plaintes fondées puisse paraître petit, il faut bien comprendre que plusieurs gestionnaires du registrariat et de d’autres services consultent souvent le protecteur universitaire dans les cas plus litigieux avant de rendre une décision.

pour l’année 2011-2012, le protecteur universitaire présente deux recommandations :

1. que les courriels et les lettres envoyées aux étudiants en réponse à une demande spécifi-que portent toujours le nom d’une personne et non pas le nom plus général d’un service.

plusieurs courriels portent encore une signature d’un service (par exemple : le registrariat). Dans ce cas, l’étudiant ne sait pas à qui s’adresser au sein de cette organisation.

2. qu’une attention toute spéciale soit portée aux messages d’information enregistrés dans les boîtes vocales qui sont destinées au grand public (étudiants et autres) .

plusieurs de ces messages donnent une bien piètre image du professionnalisme de HeC montréal.

nos cousins de l’université de montréal et de l’école polytechnique font beaucoup mieux dans ce domaine.

suIvI Des suggestIons Contenues Dans le rapport annuel 2010-2011.

le protecteur universitaire avait rappelé aux professeurs de tenir part de l’apport de chacun dans la correction des travaux d’équipe. au cours de la dernière année, le protecteur a reçu neuf plaintes sur ce sujet. Dans la plupart des cas, tous les étudiants avaient été pénalisés parce qu’un seul d’entre eux avait plagié.

partIe 3

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2011-2012 | 7

ConClusIon

le protecteur universitaire tient à remercier toutes les personnes de l’école qui ont collaboré généreusement dans le cadre d’enquêtes, d’interventions ou de requêtes d’information qu’il a faites lors du traitement des demandes qui lui étaient soumises. le protecteur universi-taire a toujours été accueilli avec respect et générosité par la direction et les employés de HeC montréal, les membres des associations étudiantes ainsi que par la grande majorité des étudiants eux-mêmes.

plusieurs gestionnaires consultent directement le protecteur universitaire avant d’apporter des changements aux procédures en place ou à certains règlements.

Rapport annuel 2011-2012 | ombudsman HeC montréal | 12.12/1.9.1

Robert Bisaillonprotecteur universitaire (ombudsman)

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