Que restera-t’il de nos archivespersonnelles en 2030 ?

Catherine Bernard (Archives municipales de Toulouse)Claude Huc (Consultant)Nathalie Regagnon (Archives départementales 31)

La novela – Toulouse – 13 octobre 2009

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Sommaire

• Que sont nos archives numériques personnelles, pourquoi les conserver et combien de temps ?

• Tout ce qui nous sera nécessaire pour lire nos documents numériques

• Les risques et recommandations sur les supports et les technologies associées

• Les risques et recommandations sur les formats

• Quelques conseils

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Nos archives personnelles Nos archives personnelles numériques (1/2)numériques (1/2)

• Photographie

• Audio et vidéo numérique

• De plus en plus de services transmettent leurs factures sous forme numérique (fournisseurs d’accès Internet, opérateurs de téléphonie, France télécom…)

• Les banques en ligne n’envoient pas de relevés bancaires papier

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Nos archives personnelles Nos archives personnelles numériques (2/2)numériques (2/2)

• Le développement du e-commerce• Les factures de tous les achats sur Internet sont presque

systématiquement transmises sous forme numérique • Administratif :

• 9,7 millions de télé-déclarations des revenus en 2008 (7,4 en 2007)

• Chaque jour, 10 000 demandes d'actes d’état civil sont générées à partir du site www.acte-etat-civil.fr

• Documents professionnels sur votre ordinateur personnel• Le cas de tous les enseignants !

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Que sont les archives personnelles ?

Combien de temps les conserver ?• Les documents:

• Documents à conserver à vieo Livrets de famille, diplômes, titres de pension, actes de vente, donation…

• Documents à conserver au moins aussi longtemps qu’un bien nous appartiento Titres de propriété, permis de construire, factures de travaux…

• Documents à conserver 10 ans ou 5 ans suivant les caso Relevés de comptes bancaires, talons de chéquiers,o Factures EDF, eau, avis d’imposition, déclarations d’impôts…

• Les documents patrimoniauxo Photographies, correspondance, vidéo familiales, …

• Tout le détail sur http://www.archives.cg31.fr/que_faire/quefaire_privees.html

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Et maintenantLa Sécurité Sociale !!!

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Pourquoi les conserver ?

• Besoins juridiques et administratifs• On doit pouvoir être en mesure d’apporter la preuve d’un droit

• Pertes sentimentales• Les photographies et vidéos de famille sont souvent exclusivement produites à

partir du numérique…mais sont-elles bien conservées ?

• Constitution d’un patrimoine privé• Les services d’archives collectent les archives des administrations mais ont

aussi des archives de particuliers, d’entreprises, etc.• Ces fonds sont consultés régulièrement et utilisés notamment pour des

expositions. Qu’en sera-t-il demain ?

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Identifier, organiser nos archives numériques pour les conserver

• L’informatique n’est pas magique ! Retrouver des documents nécessite une intervention humaine indispensable

• Il faut d’abord identifier précisément ce que l’on veut conserver et l’organiser sous une forme intelligible : noms de fichiers, de répertoire, dates…

• Se créer un « plan de classement » (une arborescence de répertoires claire, séparant les documents à conserver des documents de travail ou d'usage transitoires).

• Utiliser des noms explicites pour les répertoires et les noms de fichier

Exemple d’arborescence

Accès à l’arborescence

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Vue simplifiée des conditions requises Vue simplifiée des conditions requises pour pouvoir lire un document numériquepour pouvoir lire un document numérique

• Le support est en bon état• Nous disposons d’un lecteur en état de fonctionnement• Nous disposons d’un ordinateur et d’un système

d’exploitation (Windows XP, Vista, MacOS, Linux…)

• Nous disposons d’un logiciel « pilote » du lecteur également en fonctionnement, compatible avec le système d’exploitation,

• Nous disposons d’une application logicielle qui sait interpréter le contenu et le restituer sur un écran

• Microsoft Word, OpenOffice, Acrobat Reader, …

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Un document numériqueune simple séquence de 0 et de 1 (les bits, binary digit)

Cette séquence de 0 et de 1 correspond au début du fichier contenant cette présentation

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Les risques au niveau des supports

• La perte de quelques bits entraîne :• Un blanc sur un CD audio

• La perte totale du fichier (et de l’information qu’il contient) sur un ordinateur, voire la perte complète de tous les fichiers du support,

• Détérioration progressive et irréversible des supports : aucun support n’est réellement durable

• Le support durable ne correspond pas à l’intérêt des fabricants

• Les durées de vie des supports fiables se situent entre 5 et 10 ans

• Disparition, obsolescence des technologies

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Les supports de stockage disponibles pour le grand public

• Quelques supports obsolètes :• disquette 5 pouces ¼ (1,2 Mo) obsolète et 3 pouces ½ (jusqu’à 2,8 Mo) en voie

d’obsolescence

• Les disques jaz (Iomega, jusqu’à 750 Mo) obsolètes depuis 2002

• Le disque HD DVD abandonné en 2008

• Le CD-R (500 Mo) et le DVD-R (6 Go)• Le disque dur (Hard disk drive) (1 To)

• Le disque Blu-ray (laser bleu) (50 Go en double couche)• Le « solid state drive » constitué de mémoires flash (Utilisées

dans les baladeurs, les clés USB, les ultraportables)

retour d’expérience insuffisant sur la durée de vie et la fiabilité

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L’effet de falaise (« cliff effect »)

Quantum Corporation

Événement imprévisibleAucune alerte : Associé plutôt à des incidents mécaniques, circuits intégrés, connections électriques…

Seuil limite acceptableÉvénement prévisible

Diminution progressive des performances : associé plutôt aux taux d'erreurs et aux durées de recherche et de stabilisation.

performances

temps

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Les CD et DVD enregistrables

• De nombreuses études menées par le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE) montrent :

• Que ces supports n’échappent pas à une dégradation progressive et en partie imprévisible au cours du temps,

• Que des difficultés supplémentaires proviennent d’incompatibilités disque/ graveur

• Que leur fiabilité est très inférieure à celle des CD ou DVD pressés en usine

• Que les défauts de gravure ne sont le plus souvent pas signalés à l’enregistrement

• Que les conditions de conservation et d’usage jouent un rôle important, o (température, lumière, humidité, poussière, rayures, empreintes digitales…)

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Les CD et DVD enregistrables

• Les meilleurs disques et couples disques/graveur sont proposés dans les études du LNE

• Mais la technologie change très vite et le classement change d’une année à l’autre,

• Mais quand on achète un PC, on n’a pas toujours la possibilité de choisir le lecteur de disque

•Il est indispensable de relire régulièrement et en totalité les disques enregistrés,•Constat d’un certain nombre de cas, des dégradations sérieuses en moins d’un an•La BnF et la Direction des archives de France avaient estimé à 5 ans,la durée au-delà de laquelle il fallait remplacer les CD enregistrés par des CD neufs

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Les disques durs

• Trois études importantes menées à très grande échelle :• Le temps moyen avant panne est très inférieur

à celui qui est indiqué par les fabricants

• Première origine des pannes des systèmes informatiques

• Manque de maturité des moyens de contrôle

• Niveau de risques difficiles à évaluer et à prévoir

• Mais la technologie va si vite que les disques durs étudiés ont déjà disparu du marché…

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Recommandations pour le stockage

• Disposer en permanence de plusieurs copies à jour des documents à conserver

• Si cela est possible, faire en sorte qu’une des copies soit entreposée dans un lieu distant

• Assurer une surveillance régulière de l’état des copies : au minimum, une relecture intégrale annuelle

• Mettre en place des conditions de stockage adéquates

• Si possible ne pas utiliser une seule technologie de stockage

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Recommandations pour le stockage

• On peut s’appuyer également sur des services distants• Public : mon.service-public.fr espace de 20 Mo offert aux citoyens pour le

stockage de fichier PDF http://www.service-public.fr/monservicepublic/index.html

• Privés : par ex Mémopal http://www.memopal.com/fr/default.aspxo 50 €/an pour 150 Go o Service attractifo Mais garanties limitées

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Multiplication desServices deCoffres fortsNumériques pour lesparticuliers

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Les risques sur les formatsLes risques sur les formats

• Comment l’information utile est organisée au sein de la séquence de 0 et de 1 ?

• Comment passer de cette séquence à une représentation compréhensible de notre information ?

• c’est la question des formats de représentation de l’information• Il existe des formats

• Pour les documents textuels (txt, doc, odt…), pour les images (png, jpeg, gif, tiff…), pour le son (waves, mp3, aiff…), la vidéo…

• …• Certains sont propriétaires, publiés ou non, d’autres sont

ouverts• Certains sont normalisés• Question d’autant plus complexe que les normes sont comme

des poupées russes

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Combien de formats de données ...en quelques années ?

Plusieurs milliers…!!!

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Format : un exemple révélateur

• En 1985, le CNES a commencé à utiliser les premiers outils de traitement de texte disponibles sur le marché

• Format d’enregistrement totalement propriétaire

• En 1990, l’éditeur retenu a cessé son activité face au déferlement de la microinformatique, les documents en question ont été saisis à nouveau sous la première version de Word de Microsoft

• En 1997, le CNES a constaté que les documents saisis en 1990 n’étaient que partiellement lisibles sous Word 95

• Traitement différent des tableaux par exemple

• D’où une nouvelle saisie partielle de documents complexes et volumineux

• Est-ce qu’on a tiré quelques leçons ?

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Tentative d’ouverture avec Office 2007d’un fichier Powerpoint enregistré en 1997

Chronique d’une histoire qui se répèteChronique d’une histoire qui se répète

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Détails !Détails !

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Tentative d’ouverture avec Office 2007d’un fichier Word enregistré en 1997

À suivre….À suivre….

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Recommandations sur les formatsRecommandations sur les formats

• Choisir, quand cela est possible, des formats normalisés, ouverts plutôt que des formats propriétaires

• Ne pas dépendre d’un éditeur privé

• Proscrire tout format non publié

• Mais un format publié très répandu, même propriétaire, vaudra mieux qu’un format ouvert que personne n’utilise

• Choisir un format qui n’altère pas le contenu de notre information

• Veiller à ce qu’il existe plusieurs logiciels différents capables de lire vos données

• S’assurer des possibilités de conversion vers d’autres formats

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Exemple : choisir son format d’enregistrement avec Microsoft Word

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Ou avec Writer de la suite bureautique OpenOffice

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En conclusion quelques conseilsEn conclusion quelques conseils

• Identifier et nommer très clairement ce qu’on doit conserver• Protéger convenablement son ordinateur des agressions externes

(antivirus, pare-feu) mais aussi des négligences familiales• Stocker les documents à conserver en plusieurs exemplaires sur

des supports différents• Surveiller ces supports (relecture annuelle complète) et les

renouveler sur une base moyenne de 5 ans• Privilégier les formats de documents ouverts aux formats

propriétaires• Bien noter que ces recommandations peuvent évoluer dans le

temps

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RéférencesRéférences

• Informations générales sur la pérennisation des informations sous forme numérique

• Groupe PIN (pérennisation des informations numériques) http://www.aristote.asso.fr/PIN/index.html

• Un premier ouvrage de synthèse : L’archivage numérique à long terme, les débuts de la maturité ? La documentation française, août 2009

• Etudes sur les disques dur• Disk failures in the real world : what does a MTTF of 1,000,000 hours mean to you ? B. Schroeder, G. A. Gibson,

Carnegie Mellon University - 2007• Failure Trends in a Large Disk Drive Population, E. Pinheiro, W.-D. Weber, L. A. Barroso, Google Inc. , 2007• An analysis of Data Corruption in the Storage Stack, L. N. Bairavasumdaram; G. R. Goodson, & Al Univ of

Wisconsin-Madison, Network Appliance, Inc, Univ of Toronto

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RéférencesRéférences

• Etudes et recommandations sur les CD et les DVD• Recommandation de la Direction des Archives de France (DAF) relative à la

gravure, à la conservation, à l’évaluation et à la migration des CD-Ro http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2408 o http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1055 o http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1054

• Les travaux les plus récents du Laboratoire national d’essai (http://www.lne.fr/ )o La conservation de données sur CD-R

http://www.lne.fr/publications/guides-documents-techniques/conservation-donnes-cd-r.pdf

o Qualité des DVD disponibles sur le marché pour l’archivage des données numériques : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2140

o Qualité des CD-R disponibles sur le marché pour l’archivage des données numériques  http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2139

o Guide à l’usage des services d’archives pour la réalisation de la migration de stocks de CD-R

o http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2415

Nos archives numériques personnellessont comme les fleurs en pot

Elles ne vivent que si on prend soin d’elles

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