FICHE DE POSTEConcours 2017

N° de poste : W10411Corps : ADTBAP : JEmploi type: adjoint en gestion administrativeNature du concours : SauvadetIntitulé du poste : adjoint en gestion administrativeCatégorie : C Quotité : 100%

ETABLISSEMENT : Université de Lorraine SERVICE ou U.F.R.: UFR MIM -MetzVILLE: Metz

Missions : Assurer l’accueil physique et téléphonique de tous les publicsRéceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant et effectuer l’envoi du courrier sortantAssurer l’affichage de diverses informationsOrganiser la logistique relative aux réunions, séminairesAssurer différentes tâches administratives

Activités principales : Accueillir, Informer et orienter les personnels, les usagers et le publicTraiter les demandes de renseignements téléphoniquesOrganiser le tri, la distribution et l’affranchissement du courrierGérer le courrier interne : le réceptionner et le déposer Diffuser des informations internes et externes à destination des personnels et des étudiantsApporter un soutien aux différents services administratifs : scolarité et financier -suivre les bons de commande et les livraisonsgérer les ordres de mission et les autorisations de véhicule personnelpréparer les commandes de fournitures de bureau (recenser les besoins des différents services, préparer un tableau récapitulatif et soumettre à la hiérarchie pour validationassurer la saisie sur le site des marchésdistribuer les fournitures aux services assurer la remise des relevés de notes et attestations de réussite aux étudiants

Activités associées :Mettre à jour les panneaux d’affichage, retirer les documents obsolètes

Savoir faire :maitriser les outils bureautiques (word, excel. Intranet. .)maitriser l’expression orale et les techniques d’accueilgérer la confidentialité des informations et des donnéesenregistrer les messages et rendre compte

Savoir être : posséder de bonnes qualités relationnellessavoir gérer les problèmes avec discrétionêtre organisé et méthodiquesavoir être autonomesavoir gérer les imprévus

Partenairespersonnels de l’UFR, étudiants et public extérieursfournisseurs

Spécificités du poste, contraintes : Confidentialité, réactivité et rapiditéGrande charge de travail, disponibilité