REDACTES est édité par la société AGORACOM – SARL au capital de 7 623 euros – RCS 400 710 695 Vienne Siège social : 138 ZA des Noyeree – 38200 LUZINAY

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Présentation des nouveautés de

REDACTES 2015

REDACTES est édité par la société AGORACOM – SARL au capital de 7 623 euros – RCS 400 710 695 Vienne Siège social : 138 ZA des Noyeree – 38200 LUZINAY

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Sommaire :

A. LES URGENCES .................................................................................................................................................... 4

B. LES DOSSIERS ...................................................................................................................................................... 4

C. LES DOCUMENTS ................................................................................................................................................. 5

D. GESTION DE L'AGENDA ......................................................................................................................................... 5

A. RECHERCHE DE DOSSIER ........................................................................................................................................ 7

B. PAGE PRINCIPALE DU DOSSIER ................................................................................................................................ 8

C. LE MENU A GAUCHE ............................................................................................................................................. 8

D. LES INFORMATIONS ............................................................................................................................................. 9

E. LE BLOC-NOTES ................................................................................................................................................. 10

A. AGENDA, ET CREATION DE RENDEZ-VOUS ................................................................................................................ 11

B. GESTION DES DOCUMENTS GRACE AU DRAG & DROP (GLISSER-DEPLACER) ...................................................................... 12

C. CREATION D'ARBORESCENCES POUR CLASSER LES DOCUMENTS ..................................................................................... 12

D. ECRIRE UN MAIL ................................................................................................................................................ 13

E. NOUVELLES GESTION DES PIECES-JOINTES ................................................................................................................ 13

A. NOUVEAUTES COMMUNES A TOUTES LES FENETRES ................................................................................................... 14

B. RECHERCHE DES PERSONNES ................................................................................................................................ 15

C. RECHERCHE DES FACTURES ................................................................................................................................... 15

D. GESTION DES URGENCES ..................................................................................................................................... 16

E. PARAMETRES DE L'UTILISATEUR ............................................................................................................................ 16

F. ASSISTANCE A DISTANCE INTEGREE A REDACTES ..................................................................................................... 17

G. RACCOURCIS REDACTES SUR LE BUREAU............................................................................................................... 18

H. FAITES VOUS-MEME LA MISE A JOUR ...................................................................................................................... 18

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La page d’accueil

Elle est composée de 5 parties :

le menu de navigation, à gauche, divisé en 4 parties

la partie URGENCES

la partie DOCUMENTS

la partie DOSSIERS avec recherche instantanée et accès aux favoris

la partie AGENDA

Vous avez ainsi une vue d’ensemble sur votre activité.

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a. Les urgences

Il est possible de choisir d'afficher vos urgences, celles du cabinet, les urgences à traiter dans

l'immédiat ou l'ensemble des urgences.

b. Les dossiers

Cette fenêtre vous permet d'avoir accès à vos derniers dossiers modifiés ainsi qu'à vos dossiers

favoris (en cochant la case prévue à cet effet), pour être plus efficace !

Vous pouvez également faire une recherche rapide sur l’ensemble de vos dossiers, sans passer

par la fenêtre « recherche », pour un accès immédiat à vos dossiers.

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c. Les documents

Dans cet onglet, vous visualisez directement des derniers documents produits.

d. Gestion de l'agenda

REDACTES permet de gérer aussi bien les agendas individuels des collaborateurs que l’agenda

global du cabinet.

L’ensemble des agendas peut être synchronisé soit sur les profils Outlook de chaque

utilisateur, soit de manière centralisée via un accès aux différents profils exchange.

Cette nouvelle architecture permet d’avoir une synchronisation complète des agendas des

collaborateurs et du cabinet, avec les téléphones portables.

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Vous pouvez choisir d’afficher l’agenda par jour, par semaine ou par mois. Il est aussi possible

d’afficher les rendez-vous selon la couleur de l’action ou selon la couleur de la personne du

cabinet en charge du rendez-vous.

La synchronisation avec Outlook, se fait automatiquement. Il est possible de paramétrer la

fréquence de mise à jour. Vous pouvez aussi forcer la synchronisation manuellement.

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2) Recherche et gestion de dossiers

a. Recherche de dossier

L’ensemble des critères de recherche est maintenant regroupé sur un seul écran.

En plus de la recherche classique sur le numéro ou le nom du dossier (début du nom ou

contient), vous pouvez également rechercher vos dossiers en fonction de leur date de création

ou de modification en choisissant directement une période prédéfinie (Ex : Année en cours)

De nouveaux critères de recherche font leur apparition :

Notion de dossier clôturés et également de dossiers favoris.

La recherche multicritères permet de rendre la recherche plus facile et plus rapide.

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b. Page principale du dossier

La fenêtre de gestion du dossier reprend l’ergonomie de la page d’accueil. D’un coup d’œil vous

visualisez les éléments clés de vos dossiers.

c. Le menu à gauche

Le menu du dossier permet de gérer différents aspects du dossier :

ECRIRE : permet d'utiliser les bibliothèques de formulaire pour créer rapidement

vos documents

RETROUVER : permet d'avoir une vision complète des documents du dossier, de

les rechercher et de les classer (factures, mails, courriers, etc.)

COURRIEL : permet d'envoyer des mails soit directement via Redactes ou via votre

logiciel de messagerie Outlook© ou Thunderbird©

URGENCES : permet de gérer la planification des tâches liées au dossier

AGENDA : permet de gérer le calendrier du dossier

JOURNAL : permet d’associer les appels téléphoniques au dossier

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Le module FINANCIER permet de suivre la gestion financière du dossier : Les

factures, les règlements, la gestion du Carpa, les débours et la facturation des

diligences.

d. Les informations

Cet onglet vous donne une vision synthétique afin de visualiser les parties au dossier, les

derniers documents produits et le bloc note qui peut maintenant être enrichi, afin de mettre en

valeur une information importante.

Vous pouvez aussi accéder aux autres informations : historique du dossier, et synthèse

financière.

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Ici vous trouverez les autres informations du dossier, telles que l’historique, savoir si le dossier

est clôturé ou non et aussi avoir les informations essentielles concernant l’agenda de ce

dossier.

e. Le bloc-notes

Vous avez un bloc-notes à disposition sur la page d'accueil du dossier, et il est maintenant

possible de mettre en valeur les informations grâce { la nouvelle barre d’outils.

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3) Les actions de gestion

a. Agenda, et création de rendez-vous

La création de rendez-vous se fait de manière intuitive directement sur l’agenda. Pour chaque

type d’action, vous pouvez définir la synchronisation Outlook par défaut.

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b. Gestion des documents grâce au drag & drop (glisser-déplacer)

Dans la fenêtre retrouver d'un dossier, vous pouvez maintenant directement insérer vos

documents (mail, Word, etc.) depuis le bureau, une fenêtre explorateur ou même directement

{ partir d’Outlook, afin de les avoir dans votre dossier.

c. Création d'arborescences pour classer les documents

Vous pouvez maintenant organiser facilement le contenu de vos dossiers en créant vos propres

arborescences.

Le déplacement d’un document, d’un dossier { un autre, se fait simplement { la souris.

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d. Ecrire un mail

Le choix du ou des destinataires se fait soit à partir des adresses du dossier, soit à partir de

l’ensemble des contacts présents dans Redactes.

Le clausier permet d'insérer des paragraphes, afin d’automatiser la composition de vos mails

ou vos signatures. Le corps du message peut maintenant être mis en forme grâce à la nouvelle

barre d’outils.

e. Nouvelles gestion des pièces-jointes

L’intégration des pièces jointes dans vos mails est plus efficace : vous visualisez d’un coup d’œil

la liste des pièces et vous pouvez les contrôler avant l’envoi.

Vous pouvez intégrer des documents hors dossier, avec la possibilité de les intégrer dans le

dossier.

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4) Autres nouveautés

a. Nouveautés communes à toutes les fenêtres

Il est possible d’affiner vos recherches en faisant un « clic droit » sur la barre concernée pour

modifier les filtres à appliquer. Vous pouvez aussi mémoriser ces filtres.

Cette nouveauté est disponible dans TOUTES les tables, aussi bien dans le menu d’accueil que

dans les dossiers, ou dans les modules satellites comme RedServ.

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b. Recherche des personnes

Comme pour la recherche des dossiers, la recherche des personnes est maintenant

multicritères.

Une nouvelle notion apparaît : personne active ou inactive. Votre base de contacts devient plus

fonctionnelle.

c. Recherche des factures

La recherche multicritères des factures évolue : il est maintenant possible de rechercher la

facture par le reste dû ou sur une sélection de période prédéfinie.

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d. Gestion des urgences

La gestion des urgences bénéficie maintenant de nouvelles fonctions de recherche pour plus

d’efficacité.

e. Paramètres de l'utilisateur

Afin d’assurer la sécurité d’accès { vos données REDACTES, une fonction de verrouillage

automatique de l’application fait son apparition.

Chaque utilisateur peut, maintenant, définir la durée avant le verrouillage automatique de son

REDACTES ; le déverrouillage peut se faire soit par le mot de passe de l’utilisateur, soit par un

code PIN à 4 chiffres.

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f. Assistance à distance intégrée à REDACTES

Désormais, la prise en main à distance, grâce TeamViewer ou Zazen, est intégrée à

REDACTES, et ne vous renvoie pas sur un autre site. Cela rendra l’assistance plus rapide ou

vous permettra de gagner du temps.

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g. Raccourcis REDACTES sur le bureau

Grâce à ce raccourci, il est possible d’agir rapidement et simplement sur votre REDACTES.

Vous pouvez lancer à chronomètre afin de facturer vos clients, utiliser le RedScan, etc ...

h. Faites vous-même la mise à jour