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Programme MED Programme MED Réunion d’information :Contrôle Réunion d’information :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité de Premier Niveau et éligibilité des dépenses des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Marseille, 12 Janvier 2012 Règles d’éligibilité des Règles d’éligibilité des dépenses dépenses

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Page 1: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Programme MEDProgramme MED

Réunion d’information :Contrôle de Réunion d’information :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des Premier Niveau et éligibilité des

dépensesdépenses

Marseille, 12 Janvier 2012Marseille, 12 Janvier 2012

Règles d’éligibilité des dépensesRègles d’éligibilité des dépenses

Page 2: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Plan de présentationPlan de présentation

Documents de référence

(règles nationales- MED- UE) Principes d’éligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus

Page 3: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Documents de référence [1] Documents de référence [1]

Règlements de l’UE

Programme MED

Règlements nationaux

Cadre général

Règles spécifiques

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Documents de référence [2] Documents de référence [2] Cadre règlementaire UECadre règlementaire UE

Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/2008 - Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008

Art. 56 - Eligibilité des dépenses

Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009

Art. 7; Art. 13 - FEDER

Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009

Art. 48 to Art. 53 – Implementation

Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils d’application pour les procédures de passation des marchés

Procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services

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Documents de référence [3]Documents de référence [3]Programme MedProgramme Med

Document de mise en oeuvre

Notes d’orientation

Contrôle 1er Niveau

www.programmemed.euwww.programmemed.eu

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Documents de référence [4] Documents de référence [4] Règlements nationauxRèglements nationaux

Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur l’éligibilité des dépenses - manuels nationaux

Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles d’éligibilité définies au niveau national

En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED TIP

Page 7: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Principes d’éligibilité - dépenses [1]Principes d’éligibilité - dépenses [1]

Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs

Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature

approuvé

Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementation-clôture)

Contractées dans la zone MED.

Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et approuvées

Hors territoire UE: approuvées au cas par cas

Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des

documents comptables certifiant les dépenses/paiements effectués(factures,

fiches de paie….)

Justifiées par un document attestant des procédures administratives adoptées

(appel d’offres, contrat, …)

Respect des règles UE/nationales/Programme YesYes

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Principes d’éligibilité [2]Principes d’éligibilité [2]

Engagés and facturés entre: 1er janvier 2007 date de dépôt de la candidature finale

Paiements effectués dans un délai de: 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale

Lien avec la préparation: direct et démontrable

Limite: 30.000 €

Demandés: lors du 1° Rapport d’avancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE:

Période d’éligibilité – Frais de préparationPériode d’éligibilité – Frais de préparation

Page 9: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Principes d’éligibilité [3]Principes d’éligibilité [3]Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôtureDélais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture

Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre:

Le jour après le dépôt de la candidature complète

Date de fin du projet

Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture

du projet

Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1er niveau et frais de personnel):

Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet

Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible

N’attendez pas la fin de la période de reporting T

IP

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Lignes budgétaires[1]Lignes budgétaires[1]

Frais de personnel Biens durables Biens consommables Missions Prestations de services Expertises externes Promotion, information et publications Frais généraux Autres

NOTE D’ORIENTATION CONTRÔLE DE 1ER NIVEAU FACT SHEETS

Informations pratiques détaillées sur : T

IP informations générales, conseils, documents justificatifs la répartition des coûts dans les lignes budgétaires la comptabilité

Page 11: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [2]Lignes budgétaires [2]Frais de personnelFrais de personnel

Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de

contrat d’emploi

Vérification des législations nationales et des règles nationales

d’éligibilité

En cas d’employés travaillant partiellement sur le projet, le calcul doit être basé

sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet

Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement

employé

Pas d’estimation

Coûts d’audit de contrôleurs internes indépendants

Timesheets: dûment remplis

Si le partenaire d’un projet participe à plus d’un projet, indiquez au

moins les heures travaillées pour les projets MED auquels il participe

sur la timesheet mensuelle

Page 12: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [3]Lignes budgétaires [3]Frais de personnel – Calcul du coût Frais de personnel – Calcul du coût

horairehoraire

Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN

TIP

Basé sur le taux salarial (salaire brut de l’employé + cotisation sociale de l’employeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet

Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet

Le calcul exclut les frais généraux administratifs.

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Lignes budgétaires [4]Lignes budgétaires [4]Documents justificatifsDocuments justificatifs

Liste du personnel travaillant sur le projet

Contrats d’embauche ou ordre de service interne

Fiches de paye

Time sheet pour chaque employé

Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire

Preuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale)

Page 14: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [5]Lignes budgétaires [5]Biens durables/consommables Biens durables/consommables

Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement

Prévu dans le formulaire de candidature approuvé

Exclusivement pour le projet facturé 100 %: si la période entre l’achat et la date de clôture du

projet est plus longue que la période d’amortissement Amortissement suivant les règles nationales en vigueur

Pas exclusivement pour le projet Amortissement suivant les règles nationales en vigueur

Seule une partie de l’amortissement correspondant à

l’usage réel pour le projet Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable

Biens durablesBiens durables

Page 15: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [6]Lignes budgétaires [6]Biens durables/consommablesBiens durables/consommables

D’occasion:

pas d’autre aide de financement public inferieur au coût d’un nouvel équipement du même type répondant aux normes et standards en vigueur

Biens consommablesBiens consommables Bien à durée de vie de moins d’un an (valeur faible) Coût non sujet à amortissement

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Lignes budgétaires [7]Lignes budgétaires [7]Documents justificatifsDocuments justificatifs

Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection

Contrats Factures

Biens durables: Preuve du plan d’amortissement appliqué pour chaque élément

Preuves de paiement

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Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du projet

Dépenses de mission effectuées par des experts externes doivent être déclarées

sous la ligne budgétaire “expertise externe”

Voyage

règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être utilisé

(classe économique, transports publiques)

Logement

dans les limites nationales

Frais de subsistance

ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des autorités

publiques du pays du partenaire du projet

respecte les règles applicables dans le pay

Lignes budgétaires [8]Lignes budgétaires [8]

Missions Missions

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Voyages NON Prévus dans le formulaire de candidature:

Veuillez demander l’approbation préliminaire, par un e-mail, à votre

chargé de projet

En particulier:

Voyages

En dehors de la zone MED mais dans l’UE: dûment justifiés et

préalablement approuvés par le STC

En dehors de l’UE: approuvés au cas par cas. Dûment justifiés

Lignes budgétaires [9]Lignes budgétaires [9]MissionsMissions

SPECIFICS

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Lignes budgétaires [10]Lignes budgétaires [10]Documents justificatifsDocuments justificatifs

Liste du personnel travaillant sur le projet Agenda/programme de la rencontre/évènement Ordre de mission/autorisation signée Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte

d’embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un email avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.)

Preuves de paiement Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un

formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées

Page 20: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [11]Lignes budgétaires [11]

Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat,

organisation de réunions, traiteurs, etc.)

Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est possible

de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire « promotion,

information et publications » suivant les besoins de budgétisation

Travail de consultants et experts indépendants

si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être effectué

par le personnel du partenaire du projet

dépenses de voyage et de logement

coûts de contrôle de 1er niveau: quand il est effectué par les contrôleurs

externes

Experts externesExperts externes

ServicesServices

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Coûts directement liés à la promotion du projet

Articles de presse, annonces dans les journaux

Sites Internet

Organisation d’évènements

Impression de publications: brochures, newsletters, etc...

Lignes budgétaires [12]Lignes budgétaires [12]

PromotionPromotion

Page 22: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [13]Lignes budgétaires [13]Documents justificatifsDocuments justificatifs

Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection

Contrats Factures Preuves de paiement

Page 23: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Lignes budgétaires [14]Lignes budgétaires [14]

Frais générauxFrais généraux

Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du projet

Règle générale

100% directement imputable au projet

Partiellement imputable sur la base d’un calcul au prorata suivant une

méthode juste, équitable et dûment justifiée

Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles

NON éligibles:

Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

Page 24: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu’elles soient:

Inhérentes au projet Indiquées de manière détaillée dans le budget Justifiée de manière analytique et conforme aux règles

européennes et nationales

Lignes budgétaires [15]Lignes budgétaires [15]AutresAutres

Page 25: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Marché public [1]Marché public [1]

Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales

Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public s’appliquent: les biens durables et consommables, l’expertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles

Achat de Biens durables/consommables, services, Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externesExperts externes

INFORMATIONS GÉNÉRALESINFORMATIONS GÉNÉRALES

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Marché public [2] Marché public [2]

Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés d’établir des procédures de sélection simplifiée

Achat de Achat de Biens durables/consommables, services, Biens durables/consommables, services, Experts externesExperts externes

Exemple:Traiteur pour une conférence du projet: demande d’au moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant d’en sectionner un.

MED CONTEXT MED CONTEXT

Page 27: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si

véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne

peut être récupérée

La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut

être considérée comme éligible

Les contrôleurs de 1er niveau devront confirmer si la TVA a

bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé

TVA TVA

Page 28: Programme MED Réunion dinformation :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012 Règles déligibilité des dépenses

Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.)

Intérêts débiteurs

Amendes

Pénalités financières

Dépenses résultant de conflits légaux

Pertes de change

Dépenses contractées en dehors de la période d’éligibilité

Non supportées par les procédures de passation des marchés publics

Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

TVA récupérable

Non justifiées par les activités/objectifs du projet

Non justifiées par des documents probants

Dépenses inéligibles Dépenses inéligibles

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Exemples: Vente de produits Vente de marchandises Frais d’inscription Inscription à conférence Services contre paiement

Contrôle:

La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la

certification des dépenses

Deduction:

Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra

être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata

défini en fonction de la part d’attribution des revenus à

l’opération cofinancée

Revenus Revenus

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Audrey ELTERAudrey ELTER

Chargée d’instruction et de suivi de projetsChargée d’instruction et de suivi de projets

Téléphone: 04 91 57 68 53 Téléphone: 04 91 57 68 53

E-mail: [email protected]: [email protected]

MERCI POUR VOTRE ATTENTIONMERCI POUR VOTRE ATTENTION