Carte didentit

Rfrencement

Intitul du processus

Pilote du processus

Contexte du processus(amont / aval / contraintes / rglementation) + primtre

Acteurs du processus

Description du processusDescription sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Identifier lenchainement des oprations, les acteurs impliqus et les responsabilits de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en uvre Lgende (signification des formes employer pour raliser le schma)

Document papierDonnes (en entre ou en sortie) non formalises par un support particulier

Contrle / dcisionoui: sortie par le bas/Non: sortie par le ct

Opration manuelle Prparation

Traitement/tche Traitement informatis

Dbut ou fin dun processus (si enchainement avec un autre processus, mentionner le nom dans la forme)

Saisie de donnes dans une application

Connecteur vers un autre processus ou sous-processus, renvoi vers une autre page

Transmission /circulation de donnes ou dinformations

Fichier informatique ou base de donnes

Fiche de Procedure

FIN - REC - 04.01

Procdure de facturation recettes - Prestations internes via Interface PI Orion (cas du Magasin de Chimie et de son logiciel de facturation Orion)

Dpartements du contrle interne - Agence comptable et DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

Acteurs externes

Cette procdure ne concerne que le Magasin de Chimie, la DI logiciels et l'Imprimerie de la DALI. Cette fiche prsente le processus de traitement des oprations de facturations internes dnommes prestations internes (PI) par le biais de l'interface PI de Sifac sur l'exemple de la facturation Orion*. Elle dtaille les types doprations concernes, les circuits et procdures mis en place dans le cadre du dploiement du systme d'informatique de gestion "SIFAC" . Le systme de gestion des prestations internes ainsi mis en place est un systme de gestion intgr. Il permet lmission simultane de la facture de vente et de la facture d'achat correspondant. Ainsi, le ple prestations internes du bureau de lexcution budgtaire de la Direction des Finances traite lensemble des prestations internes de lUniversit de Strasbourg.

Entits/acteurs qui concourent directement au droulement du processus

Acteurs internesPersonnes concernes au sein des composantes, des units de recherche, des directions et des ples par le processus de prestations internes.Le Ple central PI du bureau de l'excution budgtaire de la direction des finances.Le bureau du visa des recettes de l'Agence Comptable.

Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

1 - Transmission de la demande d'achat Sifac permettant l'mission de la facture de vente Orion

L'acheteur saisit son bon de commande d'achat interne et le transmet par courrier ou par mail de documents scanns au vendeur. Le vendeur vrifie les lments du bon de commande. Suite la ralisation de la prestation, le vendeur met la facture Orion rfrenant le numro du bon de commande.

2- Gnration d'un fichier CSV avec toutes les factures papier Orion du mois

Le vendeur gnre via le logiciel de facturation Orion un fichier CSV. A l'appui de ce fichier, une liste "Etat rcapitulatif du fichier interface" de donnes ainsi que les factures mises par le logiciel Orion sont transmises au ple central PI de la DFI.

3 - Intgration du fichier CSV dans SIFAC

Aprs l'intgration du fichier CSV, le ple central PI procde la gnration des factures de vente SIFAC. L'utilisation de l'interface permet d'automatiser le flux complet.

5 - Visa ordonnateur par le pole central PI et Impression de la liste des factures de vente Sifac

La facture d'orion** et la facture de vente SIFAC doivent imprativement faire rfrence la commande d'achat. Le bureau PI procde aux contrles ncessaires et prend contact avec le vendeur le cas chant. Les factures Orion faisant foi, les factures de vente Sifac ne sont pas dites. Le visa "ordonnateur" puis la liste des factures de vente valides s'obtiennent en effectuant la transaction ZREC022. Cette liste ne ncessite pas de signature de l'ordonnateur.

6 -Prise en charge comptable par le pole central PI

Le pole central PI prend en charge les factures de vente dans Sifac. Cette prise en chargedu ct de l'ordonnateur est exceptionnelle car le processus PI garantie l'absence de risques.

7 - Rgularisation de la commande d'achat interne, service fait et gnration de la facture d'achat dans SIFAC via le fichier CSV intgr dans l'interface

Le ple central PI de la DFI rgularise les commandes d'achat survenues en erreur, procde au service fait et la facturation Sifac. Il dite la liste de dpenses

Contact financier "Vendeur"

Acteurs impliqusEtapes Contact financier

"Acheteur"Direction des Finances -

Ple central PIAgence comptable - Bureau

"Visa recettes" Commentaires

Contrle

Visa

Commande d'achat,

service fait et facture

d'achat

Fichier CSV

Intgration fichier et

gnration des

factures de vente

dans SIFAC

Emission de la

facture Orion

Saisie de la

commande d'achat

interne dans Sifac

Liste donnes et

Factures

Orion

Impression liste

factures de vente

SIFAC

Procdure de Prise en

charge comptable

Oui

Non

Apports de

correction

Dpartement de l'Animation du Rseau et du Contrle Interne - FIN - REC - 04.01

8 - Transmission de la liste des dpenses l'agence comptable et du lot de pices l'appui pour rapprochement, puis envoi des pices l'acheteur pour signature par l'ordonnateur

Le ple central PI de la DFI transmet au bureau "visa recettes": - la liste des dpenses SIFAC (par UB, sauf pour la DIRE et le service de Valorisation) - la liste des factures Orion** - les factures Orion** en un exemplaire - la liste des factures de vente Sifac (ZREC022)- le rcapitulatif des oprations intgres de SIFAC (vente, achat et prise en charge)Ce lot complet permettra le rapprochement de la vente et de l'achat par le bureau du visa recettes de l'AC. Aprs cette prise en charge, le Ple central PI transmet la liste dpenses et les factures Orion pour signature par l'ordonnateur: L'agence comptable doit nanmoins tre destinataire d'un original sign par l'ordonnateur.

Documentation associe

"Liste des factures de vente valides" Sifac et non signe par l'ordonnateur (Transaction ZREC022)"Liste des dpenses" signe par l'ordonnateur (transaction ZISFACFITR_LIST_DEP)"Rcapitulatif des oprations intgres dans SIFAC"Liste des factures OrionFichier CSV extrait du logiciel de facturation ORIONDocument Droulement Interface Orion PI Interne

* L'utilisation de l'interface PI dans Sifac concerne le magasin de chimie via ORION, mais aussi la DI logiciels et l'imprimerie.** Cela vaut pour les trois types de factures: factures de "Orion", de la DI Logiciels et de l'Imprimerie.

Modalit dlaboration

Fiche valide par : Date de validation :Hlne Mangano 03/04/2012

Documentation du processus (Lister et joindre les documents : fiche(s) de procdure, mode opratoire, notes internes)

Fiche tablie par : DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

Liste des dpenses et

factures OrionProcdure de

Rapprochement

Fin de

procdure

Liste des dpenses

et lot de pices

Liste des dpenses

signe

Fin de

procdure

Retour des documents et

transmission aux services

pour signature

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