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Procédure rédigée par Julien Rassart pour l’ETNIC Septembre 2018
Procédure de configuration de la boîte mail Administrative pour les écoles
Table des matières
1. PREREQUIS ....................................................................................................................................... 2
a. Mot de passe de la boîte mail (Mot de passe POP) .................................................................... 2
b. Mot de passe CERBERE (Mot de passe SMTP) ............................................................................ 3
2. ACCES ET CONFIGURATION ............................................................................................................. 5
a. Accès à la boîte via Internet ........................................................................................................ 5
b. Configuration complète de la boîte sur Outlook 2013 /2016 ..................................................... 6
3. Procédure de récupération des mots de passe ....................................... Erreur ! Signet non défini.
a. Mot de passe de la boîte mail (Mot de passe POP) .................................................................. 17
b. Mot de passe CERBERE (Mot de passe SMTP) .......................................................................... 17
4. Résumé de la configuration (à l’attention des référents informatiques) Erreur ! Signet non défini.
Service Desk ETNIC Tel : 02/800.10.10 Mail : [email protected]
1. PREREQUIS
a. Mot de passe de la boîte mail (Mot de passe POP)
Dans un premier temps, vous avez besoin évidemment du mot de passe de votre boîte mail
administrative. Le nom de votre boîte mail ressemble à ça :
C’est aussi le nom utilisateur utilisé pour vous y connecter (l’adresse complète).
Le mot de passe de cette boîte devrait figurer sur un courrier postal envoyé par la Fédération (le
dernier envoi global de mot de passe date d’août 2016).
Notez-le bien ! Ce mot de passe ne change jamais, sauf si vous en redemandez un
(voir procédure d’oubli de mot de passe en fin de document) ou si le Ministère
décide, pour des raisons de sécurité, de modifier tous les mots de passe.
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b. Mot de passe CERBERE (Mot de passe SMTP)
Nous avons ensuite besoin de votre mot de passe CERBERE, c’est-à-dire le mot de passe que votre
école utilise pour se connecter sur le site des Applications Métiers. (Applications comme DIMONA,
PRIMVER, Surveillance du Midi, GESP,…).
Ce mot de passe peut être vérifié facilement en vous connectant sur le site suivant :
http://www.am.cfwb.be
Remplissez le formulaire d’authentification de la manière suivante :
- Nom utilisateur : <Votre adresse E-Mail administrative>
- Mot de passe : <Votre mot de passe CERBERE>
- Contexte : Intervenant dans les établissements d’Enseignement et PO
Exemple :
Si vous accéder à la page d’Applications Métiers, c’est que votre mot de passe est correct et valide.
Si le mot de passe encodé est incorrect, vous recevrez le message d’erreur suivant :
Nom d'utilisateur ou mot de passe invalide.
Si le mot de passe encodé est expiré, vous recevrez le message d’erreur suivant :
Mot de passe expiré.
Merci de vous référer à la procédure de récupération du mot de passe CERBERE à la fin de ce
document si votre mot de passe n’est pas accepté par le site.
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ATTENTION ! Comme vous l’avez compris, ce mot de passe expire tous les 6
mois ! Il faut donc le modifier régulièrement pour éviter de dépasser la date
limite de validité. A cet effet, des mails vous sont envoyés 15 jours, 5 jours ainsi
que la veille de la date d’expiration, pour vous permettre de la modifier et donc
de prolonger cette validité.
Maintenant que vous avez vos 2 mots de passe, Mail (POP) et Cerbère (SMTP), nous allons pouvoir
passer à la configuration.
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2. ACCES ET CONFIGURATION
a. Accès à la boîte via Internet
Il est possible d’accéder à votre boîte administrative via un navigateur Internet. Cela permet de
récupérer des mails qui n’apparaîtrait pas sur votre application Mail, ou récupérer votre mot de
passe CERBERE avant la configuration initiale (voir procédure au point 3b).
Pour cela, vous avez simplement besoin d’un navigateur Internet (Mozilla Firefox est conseillé mais
le site est compatible avec tous les navigateurs récents). Lancez votre navigateur et tapez dans la
barre d’adresse les informations suivantes :
http://webmail.adm.cfwb.be
Vous arriverez sur une page qui vous demande d’introduire un nom utilisateur et un mot de passe.
Remplissez le formulaire d’authentification de la manière suivante :
- Nom utilisateur : <Votre adresse E-Mail administrative>
- Mot de passe : <Votre mot de passe POP>
Exemple :
Cliquez ensuite sur « Logon ».
Si votre mot de passe est correct, vous arrivez sur une page d’accès indiquant votre adresse e-mail
dans le coin supérieur gauche. Si c’est le cas, il suffit alors de cliquer sur « Check Mail » dans la
colonne de gauche pour accéder à votre boîte proprement-dite.
Pas de mail ? Pas de panique !
Si vous ne voyez pas de mail dans votre boîte, c’est que vous avez sans doute déjà
effectué la configuration sur une application tierce (Outlook, Thunderbird, Apple
Mail, etc…). Une fois cette configuration faite, l’application va télécharger les
mails de la boîte et les supprimer du serveur. Les mails sont donc consultables sur
cette application et plus via cette méthode.
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b. Configuration complète de la boîte sur Outlook 2013 /2016
Passons maintenant à la configuration de la boîte sur une application tierce. La procédure suivante
indique comment configurer la boîte à partir d’un ordinateur Windows 7, 8 ou 10 sur lequel est
installé Outlook 2013 ou 2016. Si vous ne savez pas quelle version de Windows vous avez ou si vous
possédez bien Outlook, merci de vous référer à votre responsable informatique qui pourra vous
renseigner.
Tout d’abord, accéder au Panneau de configuration. Cliquez sur le bouton Démarrer :
Windows 7 : Windows 8-10 :
Sur Windows 7, cliquez simplement sur l’option « Panneau de configuration » sur la droite de la
fenêtre qui s’est ouverte.
Sur Windows 8 et 10, après avoir cliqué, tapez directement « Panneau ». Vous devriez obtenir ce
résultat, il faut simplement cliquer maintenant sur « Panneau de configuration » :
Une fois le Panneau de configuration ouvert, il faut maintenant accéder à l’option Courrier (Mail si
votre ordinateur ou votre application est en anglais).
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Pour la trouver, passons d’abord, si ce n’est pas le cas, en petites icônes. Cliquez sur l’option
« Afficher par : Catégories » et sélectionnez « Petites icônes » :
Une fois l’affichage modifié, vous devriez pouvoir trouver l’icône « Courrier » (ou « Mail »).
Attention : parfois, l’icône est indiquée « Courrier (32 bits) » :
Cliquez sur l’option « Courrier ». Voici la fenêtre qui va s’ouvrir :
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Cliquez maintenant sur la première option, « Comptes de messagerie… ».
Cliquez ensuite sur « Nouveau… » en haut à gauche de cette fenêtre.
Sélectionnez la deuxième option « Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires ».
Cliquez ensuite sur « Suivant ».
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Sélectionnez l’option « POP ou IMAP » et cliquez sur « Suivant ».
Voici la page sur laquelle vous allez arriver. C’est ici qu’il va falloir indiquer la configuration complète
de la boîte. Nous allons détailler chaque information à remplir point par point :
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- Votre nom : <Le nom qui sera affiché lorsque vous envoyez un mail>
- Adresse de messagerie : <L’adresse mail complète de l’école>
- Type de compte : POP3
- Serveur de messagerie entrant : pop.adm.cfwb.be
- Serveur de messagerie sortant (SMTP) : smtp.cfwb.be
- Nom utilisateur : <L’adresse mail complète de l’école>
- Mot de passe : <Le mot de passe mail de la boîte – Mot de passe POP>
Voici un exemple de formulaire rempli :
ATTENTION ! NE CLIQUEZ PAS SUR SUIVANT, LA CONFIGURATION N’EST PAS TERMINEE !
Nous allons avoir besoin de configurer plus en avant la boîte. C’est donc le moment de cliquer sur
l’option « Paramètres supplémentaires… ».
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Tout d’abord, cliquez sur le deuxième onglet « Serveur sortant ».
Cochez la case « Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification ».
Cochez ensuite la case « Se connecter à l’aide de ». Cela va vous permettre d’indiquer des
informations dans le formulaire juste en dessous. Voici les informations à indiquer :
- Nom d’utilisateur : <L’adresse mail complète de l’école>
- Mot de passe : <Le mot de passe CERBERE de l’école – Mot de passe SMTP>
A ce moment, la fenêtre devrait donc ressembler à ça :
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Laissez l’option « Mémoriser le mot de passe » cochée et l’option « Exiger l’authentification par mot
de passe sécurisé (SPA) » non-cochée.
Cliquez maintenant sur le troisième onglet « Options avancées ».
Nous allons devoir modifier quelques options sur cette fenêtre :
- Serveur sortant (SMTP) : 465 (au lieu de 25)
- Utiliser le type de connexion chiffrée suivant : SSL (au lieu de Aucun)
- Laisser un exemplaire des messages sur le serveur : Décoché
Voici donc la fenêtre une fois ces changements effectués :
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Il ne nous reste plus qu’à cliquer sur « OK ». Nous revoilà donc sur la fenêtre de configuration :
Pour être certain de n’avoir fait aucune erreur d’encodage, cliquez sur « Tester les paramètres du
compte… ». Un test d’envoi et réception sera lancé par l’application qui vous donnera les résultats
immédiatement. Voici le message reçu si les paramètres ont bien été encodés (Rectangle A). Cliquez
alors sur « Fermer » pour revenir sur la fenêtre précédente (Rectangle B) :
Cliquez ensuite sur « Suivant » (un nouveau test sera fait, cliquez de nouveau sur « Fermer » pour
continuer la procédure). Cliquez ensuite sur « Terminer » sur la fenêtre de confirmation de fin de
configuration.
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Voici la fenêtre que vous devriez maintenant voir une fois la configuration terminée :
Cliquez maintenant sur « Fermer ». Vous pouvez également fermer la fenêtre du Panneau de
configuration. Nous allons maintenant ouvrir Outlook et effectuer un test supplémentaire.
Cliquez sur votre Menu Démarrer et lancez Outlook (en général, l’icône Outlook se trouve dans la
liste de vos applications, dans le groupe Microsoft Office :
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Une fois Outlook lancé, vous devriez voir votre boîte dans la colonne de gauche, comme ceci :
Dans la boîte de réception devrait se trouver un ou deux mails automatiques de Microsoft Outlook.
Faisons néanmoins un test plus poussé d’envoi de mail. Cliquez sur « Nouveau message
électronique » en haut à gauche de votre fenêtre.
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Vous pouvez essayer d’envoyer un message à votre adresse privée, ou à une autre adresse
appartenant à l’école. Si vous désirez tester avec nos services, n’hésitez pas à envoyer un mail de test
à l’adresse « [email protected] » (indiquez bien qu’il s’agit d’un test et que vous désirez une réponse
à ce mail). Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer le mail.
Et voilà ! La configuration est maintenant terminée. Vous recevrez les mails qui vous sont adressés et
pourrez y répondre.
ATTENTION ! NOTE IMPORTANTE !
Nous vous avons indiqué plus tôt dans la procédure que le mot de passe CERBERE (Mot de passe
SMTP) expire automatiquement après 6 mois. Outlook vous indiquera automatiquement quand le
mot de passe enregistré ne correspond plus :
Si vous voyez cette fenêtre, il suffit d’indiquer le nouveau mot de passe CERBERE dans le champ
« Mot de passe » et de cocher la case « Enregistrer ce mot de passe dans votre liste de mots de
passe ». Il ne vous sera plus demandé de l’indiquer jusqu’à sa modification ou son expiration.
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3. RECUPERATION DES MOTS DE PASSE
Si vous ne possédez plus un des mots de passe demandé, voici les procédures à suivre :
a. Mot de passe de la boîte mail (Mot de passe POP)
Si vous n’êtes plus en possession du courrier envoyé par la Fédération contenant le mot de passe de
votre boîte mail, merci de contacter les personnes suivantes :
- Par mail à l’adresse [email protected] en spécifiant bien le numéro FASE de votre
établissement.
- Par téléphone au 02/690.81.98 (Mr Olivier DRIESEN)
Un nouveau courrier postal vous sera envoyé avec un nouveau mot de passe pour votre boîte
b. Mot de passe CERBERE (Mot de passe SMTP)
Si vous ne connaissez plus votre mot de passe CERBERE ou si celui-ci est expiré, merci de suivre les
étapes suivantes :
- Accédez au site http://www.users.cfwb.be depuis un navigateur Internet
- Sur le formulaire d’authentification, cliquez sur « Mot de passe oublié ? »
- Comme Nom d’utilisateur, introduisez l’adresse complète de votre école (ex :
[email protected]). Comme Contexte, sélectionnez « Intervenant dans les
établissements d’Enseignement et PO » :
Service Desk ETNIC Tel : 02/800.10.10 Mail : [email protected]
- Répondez aux questions secrètes qui vous sont posées ou cliquez sur « Je ne possède pas les
réponses à ces questions » en dessous du formulaire.
- Selon que vous ayez répondu aux questions ou pas, vous serez invité à modifier directement
votre mot de passe ou vous recevrez par mail un lien sur lequel cliquer pour générer un
nouveau mot de passe.
N’oubliez pas que même si vous n’avez pas encore fait la configuration complète
de votre boîte, vous pouvez consulter votre mail via l’interface web (point 2a de
cette procédure). Vous pouvez donc récupérer un nouveau mot de passe CERBERE
de cette manière.
Si cette procédure pose problème, n’hésitez pas à contacter notre Service Desk :
- Par mail à l’adresse [email protected]
- Par téléphone au 02/800.10.10
Service Desk ETNIC Tel : 02/800.10.10 Mail : [email protected]
4. RESUME DE LA CONFIGURATION
Ce résumé est à destination des informaticiens ou des référents informatiques.
Vous trouverez ci-dessous un résumé des informations techniques qui vous permettra la
configuration rapide de la boîte mail administrative.
- Type de compte : POP
- Serveur entrant (POP) : pop.adm.cfwb.be
- Port POP : 110
- Sécurité du serveur entrant : simple (mot de passe non-chiffré)
- Nom d’utilisateur : <Adresse mail complète>
- Mot de passe : <Mot de passe POP, courrier postale>
- Serveur sortant (SMTP) : smtp.cfwb.be
- Port SMTP : 465
- Sécurité du serveur sortant : SSL (mot de passe chiffré)
- Nom d’utilisateur : <Adresse mail complète>
- Mot de passe : <Mot de passe CERBERE>
Nous vous conseillons également de désactiver l’option qui permet de laisser les mails sur le serveur
pendant 14 jours, cela encombre la boîte inutilement et résulte parfois en un blocage des mails
entrants car la boîte arrive à son maximum de capacité.