Avis sur les règles Note d’orientation Règles des courtiers membres RUIM

Destinataires à l’interne : Affaires juridiques et conformité

Audit interne Comptabilité réglementaire

Détail Financement de sociétés

Formation Haute direction

Inscription Institutions Opérations

Pupitre de négociation Recherches

Personnes-ressources : Victoria Pinnington, première vice-présidente à la réglementation des marchés 416 646-7231 vpinnington@iiroc.ca Doug Harris, vice-président et avocat général 416 646-7275 dharris@iiroc.ca Wendy Rudd, première vice-présidente à la réglementation des membres et aux initiatives stratégiques 416 646-7216 wrudd@iiroc.ca

16-0034 Le 18 février 2016

Priorités de l’OCRCVM en matière de conformité L’OCRCVM a le plaisir de présenter son Rapport annuel sur les priorités en matière de conformité pour 2015-2016. Nous l’avons renommé afin de refléter son orientation prospective ainsi que l’accent que nous mettrons sur les priorités clés des équipes de la conformité et de l’inscription de l’OCRCVM au cours de la prochaine année. Comme ceux des années précédentes, ce rapport (auparavant intitulé « Rapport annuel consolidé sur la conformité ») vise à aider les courtiers membres de l’OCRCVM à cibler leurs efforts de surveillance et de gestion des risques pour veiller au respect des exigences réglementaires. Il traite des problèmes et défis auxquels doivent s’attaquer les courtiers membres pour renforcer la protection des investisseurs et favoriser l’intégrité du marché dans un environnement qui évolue rapidement et qui gagne en complexité.

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Les priorités de l’OCRCVM en matière de conformité sont liées :

• aux nouveaux risques associés au contexte actuel; • aux préoccupations relatives aux lacunes fréquentes ou importantes constatées au

cours de la dernière année; • aux résultats de nos examens et sondages ciblés.

Les efforts constamment déployés par l’OCRCVM pour renforcer la culture de conformité parmi les courtiers membres, établir des normes de conduite rigoureuses et renforcer l’intégrité du marché profitent aux marchés financiers canadiens et à toutes les parties intéressées. En tant qu’organisme de réglementation chargé de veiller à l’intérêt public, nous continuerons d’assurer la surveillance proactive des courtiers réglementés par l’OCRCVM afin de protéger les investisseurs et de favoriser des marchés financiers sains. Nous continuerons de surveiller, de mettre à jour et d’étoffer nos programmes d’inspection de la conformité pour tenir compte des changements qui surviennent dans la structure des marchés, les risques d’entreprise, les produits de placement, le contexte démographique et les priorités des sociétés. Dans le cadre de notre approche descendante axée sur les risques, nous utilisons nos modèles d’évaluation des risques afin de guider nos inspections de la conformité et de mettre l’accent sur les aspects qui présentent les risques les plus élevés tout en réduisant le temps consacré aux problèmes moins importants. Nous prévoyons d’effectuer un examen complet de nos modèles d’évaluation des risques afin de veiller à ce qu’ils restent à jour et qu’ils reflètent les risques les plus importants auxquels sont exposés les marchés et les sociétés que nous réglementons, le public investisseur ainsi que l’intégrité des marchés. Nous continuerons également de surveiller de près les courtiers en placement qui négligent de régler les principaux problèmes relevés en matière de conformité ou de démontrer leur engagement à promouvoir une solide culture de conformité, et de sévir contre ces courtiers. Cette année, un nouvel outil sera utile à cet égard. Lorsque les nouvelles Règles de mise en application consolidées prendront effet en 2016, nous pourrons, en vertu de l’article 9208, recommander et imposer des conditions à la qualité de membre d’un courtier membre pour garantir le maintien de la conformité avec les exigences de la Société. Nous reconnaissons la diversité des courtiers membres de l’OCRCVM et l’existence de différentes façons pour les courtiers de mettre en place un cadre de conformité, de surveillance et de gestion des risques efficace. Le présent Rapport, combiné à l’ensemble des notes d’orientation de l’OCRCVM, aux contacts quotidiens, ainsi qu’aux conférences annuelles sur la conformité et autres tribunes, aide les courtiers en placement à mieux comprendre les exigences de l’OCRCVM et à s’assurer de les respecter, conformément à leurs modèles d’entreprise respectifs.

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Table des matières 1. Conformité des finances et des opérations ....................................................... 4

1.1. Modèle de relation client-conseiller (MRCC) .............................................................. 4

1.2. Cybersécurité ............................................................................................................ 6

1.3. Ententes d’impartition ............................................................................................... 7

1.4. Ententes de garde ...................................................................................................... 8

1.5. Test de vérification de la concentration des titres de créance et pénalité pour concentration ......................................................................................................................... 8

1.6. Cycle de règlement de deux jours après l’opération ................................................... 9

2. Conformité de la conduite de la négociation ............................................ 9

2.1. Déclaration des opérations sur titres de créance .......................................................... 9

2.2. Portée élargie des inspections liées à la conduite de la négociation ............................ 10

2.3. Meilleure exécution ..................................................................................................... 10

2.4. Négociation électronique ............................................................................................ 11

2.5. Accès accordé à des tiers ............................................................................................. 12

2.6. Conformité au système d’alerte .................................................................................. 12

3. Conformité de la conduite des affaires ......................................................... 13

3.1. Obligation de connaître son client et obligations liées à la convenance ..................... 13

3.2. Conseils automatisés/en ligne ..................................................................................... 14

3.3. Médias sociaux ............................................................................................................ 15

3.4. Conflits d’intérêts ........................................................................................................ 16

3.5. Limitation de responsabilité ........................................................................................ 16

4. Inscription ................................................................................................................ 17

4.1. Déclarations tardives ou incomplètes concernant l’emploi actuel, les activités professionnelles externes et les avis importants ....................................................................... 17

4.2. Confusion au sujet des types d’activité qui doivent être déclarés comme des « activités professionnelles externes »....................................................................................... 19

4.3. Demandes de dispenses en matière de compétence ................................................... 20

5. Questions relatives aux membres .................................................................. 20

5.1. Demandes d’approbation tardives ou incomplètes – Prise de participation importante sous forme d’actions dans le courtier membre ........................................................................ 21

5.2. Demandes d’approbation tardives ou incomplètes – Société reliée ou liée à un courtier membre ....................................................................................................................... 23

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1. Conformité des finances et des opérations

1.1. Modèle de relation client-conseiller (MRCC)

Le projet MRCC vise à renforcer la protection des investisseurs en exigeant que les clients reçoivent davantage d’information au sujet des ententes relatives aux comptes qu’ils concluent avec des courtiers membres, en mettant en œuvre des exigences plus rigoureuses concernant l’évaluation de la convenance, et en améliorant la transparence des frais que les clients paient et du rendement qu’ils obtiennent sur leurs placements. Depuis mars 2012, l’OCRCVM a apporté deux séries de modifications à ses règles pour atteindre l’objectif du MRCC. De nouvelles obligations de transmission de rapports aux clients seront mises en place dans le cadre de la deuxième série de modifications apportées aux règles du MRCC (MRCC 2), en trois phases, comme le précise le calendrier de mise en œuvre ci-dessous. En 2015 et en 2016, les inspections des courtiers membres seront axées sur les processus en matière de conformité, aux nouvelles exigences concernant i) la déclaration de certaines positions détenues hors compte au nom de clients, ii) la production de rapports annuels sur le rendement des comptes et iii) la production de rapports annuels sur les honoraires et frais (voir l’Avis 15-0013 publié le 19 janvier 2015 et l’Avis 15-0128 publié le 11 juin 2015 pour en savoir plus). Les inspections comprendront une révision des politiques et des procédures des courtiers membres pour vérifier la conformité aux exigences du MRCC 2 en matière de rapports, ainsi que des tests des changements apportés aux systèmes et aux processus afin de compiler les données nécessaires pour les nouvelles obligations de transmission de rapports aux clients.

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Par suite de la mise en œuvre de la phase 3 du MRCC 2, de nouvelles obligations en matière de rapports sur le rendement entreront en vigueur le 15 juillet 2016 (ou le 31 décembre 2016 pour les courtiers membres qui choisissent de transmettre des rapports pour l’année civile). Dans le cadre de ces obligations, la définition de « valeur marchande » de l’OCRCVM a été modifiée afin de mieux concorder avec les Normes internationales d’information financière (IFRS), définition qui a pris effet le 31 décembre 2015. Par conséquent, la pratique du secteur qui consiste à indiquer « aucun cours disponible » sur les relevés de fin de mois des clients pour un titre donné ne sera plus acceptable. Pour obtenir davantage de renseignements, vous pouvez consulter le tableau « Target and Sample Market Value Aging Matrix by Pricing Type » créé par l’Association canadienne du commerce des valeurs mobilières (ACCVM) dans le cadre du « Framework for Securities Market Value Considerations ». Avant l’entrée en vigueur des nouvelles obligations d’information sur le rendement, le Service de la conformité des finances et des opérations de l’OCRCVM a procédé à un examen dans le cadre du dernier cycle d’inspection des politiques et des procédures des courtiers membres en matière d’évaluation des titres, en particulier pour ce qui est des titres à cours périmé ou les titres non liquides détenus dans des comptes de clients. Les nouvelles pratiques du secteur suivantes ont été repérées :

• Mise à jour des politiques en matière d’établissement des prix des titres non liquides et des titres non négociés en bourse ou de sociétés fermées, en fonction de la hiérarchie des évaluations dont il est question dans la nouvelle définition de « valeur marchande » proposée dans le Formulaire 1.

• Politiques en matière d’établissement des prix précisant les autres sources d’information à utiliser pour vérifier les données sur les cours et établir une hiérarchie afin de déterminer si les titres devraient être considérés comme périmés ou si la valeur indiquée devrait être nulle.

• Mise en place de procédures de contrôle afin de surveiller :

o les cours des titres ayant été modifiés manuellement dans le système; o les titres dont le cours a été nouvellement établi et les titres à cours périmé; o tout écart important entre le dernier cours de clôture (inscrit dans les relevés de fin

de mois des clients) et le dernier cours acheteur/vendeur.

• Mise en place, par les remisiers, de leurs propres procédures de surveillance afin d’attester qu’ils ont examiné les renseignements sur les prix indiqués (pour les titres non liquides ou dont les cours sont difficiles à établir) sur les relevés des clients produits par le courtier chargé de comptes qui leur fournit des services administratifs.

• Conservation de preuves documentaires afin d’appuyer l’évaluation des positions sur titres non cotés/titres d’une société fermée qui recourt à des données d’entrée non

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observables (p. ex. une lettre d’évaluation signée par le chef de la direction ou le chef des finances de la société émettrice, lettre d’évaluation d’un tiers, états financiers audités ou non audités, cours affichés subséquemment).

1.2. Cybersécurité

Comme le mentionne le rapport de l’an dernier, la cybersécurité demeure une préoccupation essentielle des sociétés de placement et de l’OCRCVM. Pour les organismes de réglementation comme pour les participants des marchés financiers, l’amélioration des efficiences et l’augmentation des capacités rendues possibles par l’infrastructure informatique d’aujourd’hui entraînent une hausse concomitante des risques de cyberattaques. Compte tenu de l’automatisation et de l’interconnexion grandissantes des fonctions opérationnelles et des systèmes d’information et d’exploitation, la gestion des défis associés à la cybersécurité doit maintenant faire partie du programme global de gestion des risques au sein de chaque entreprise et s’appliquer à tous les volets de l’entreprise. Une gestion proactive des risques liés à la cybersécurité est essentielle à la stabilité des sociétés réglementées par l’OCRCVM, à l’intégrité des marchés financiers et à la protection des investisseurs. En février et mars 2015, nous avons mené un sondage auprès de nos sociétés membres pour recueillir de l’information sur leur degré de préparation en matière de cybersécurité. En mars 2015, nous avons procédé à un exercice de simulation de cybersécurité avec un échantillon de sociétés membres afin de vérifier leur degré de préparation face aux cyberattaques. L’exercice comportait notamment une coordination entre les sociétés et avec les autorités de réglementation afin d’assurer un partage de l’information et d’atténuer l’impact d’une attaque, et comportait aussi l’établissement d’une marche à suivre pour informer les clients et les autres parties intéressées durant une situation de ce genre.

Déterminer notre niveau de protection actuel contre les cybermenaces représentait le principal objectif de cet exercice, ainsi qu’une condition préalable à l’élaboration d’une stratégie permettant d’assurer la protection adéquate des courtiers membres contre ces menaces. Nous avons utilisé les résultats du sondage et de l’exercice de simulation pour recommander des pratiques exemplaires qui pourront être appliquées par l’ensemble des sociétés réglementées par l’OCRCVM, quels que soient leur taille et leur modèle opérationnel, et également pour créer un Guide de planification – Gestion des cyberincidents, en collaboration avec un tiers indépendant spécialisé en cybersécurité. Ces ressources (publiées dans l’Avis de l’OCRCVM 15-0294 le 21 décembre 2015) ont été élaborées à partir des commentaires fournis par un groupe de discussion composé de plusieurs courtiers membres faisant partie du groupe de travail sur la cybersécurité mis sur pied par l’ACCVM. Elles tiennent également compte de notre examen des approches adoptées par d’autres organismes de réglementation des services financiers, au Canada

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comme à l’étranger. En 2016, nous poursuivrons l’élaboration d’un programme de cybersécurité visant essentiellement à :

• organiser des webinaires afin d’aider les courtiers membres à bien comprendre les guides et à se tenir au fait des pratiques exemplaires, des problèmes et des défis actuels liés à la cybersécurité;

• mener un sondage d’autoévaluation plus complet auprès des courtiers membres afin d’évaluer la pertinence de leurs infrastructures en matière de cybersécurité;

• indiquer aux sociétés réglementées par l’OCRCVM comment leurs pratiques en matière de cybersécurité se comparent à celles de leurs pairs;

• évaluer les pratiques à l’échelle de la société ou du secteur afin de déterminer la vulnérabilité globale du secteur aux perturbations causées par des facteurs de risque associés aux courtiers en placement;

• donner des conseils aux courtiers membres et collaborer avec ces derniers pour les aider à évaluer leur degré de préparation et à mettre en place des systèmes et des procédures visant à assurer la protection des données des clients contre les cybermenaces.

Advenant que les courtiers membres fassent déjà l’objet d’une surveillance semblable de la part d’autres organismes de réglementation (p. ex. le BSIF ou la FINRA) en ce qui concerne la cybersécurité, nous envisagerons de collaborer avec les organismes en question ou de nous en remettre à ces derniers afin d’éviter un chevauchement des tâches.

1.3. Ententes d’impartition

Alors que les courtiers membres continuent d’impartir des fonctions administratives afin de réduire leurs dépenses et de se concentrer sur les activités essentielles, l’OCRCVM tient à rappeler aux sociétés que les activités d’impartition réglementées ne dispensent en aucun cas les personnes inscrites de l’obligation 1) de se conformer aux règles de l’OCRCVM et aux lois sur les valeurs mobilières applicables et 2) de surveiller le rendement des fournisseurs de services. L’examen des ententes d’impartition demeurera une priorité dans le cadre des inspections effectuées en 2016. La portée des activités d’impartition exécutées par les sociétés et les cadres de contrôle du risque éclaireront le modèle d’évaluation des risques du Service de la conformité des finances et des opérations. Veuillez consulter l’Avis de l’OCRCVM 14-0012 – Ententes d’impartition pour obtenir davantage de renseignements sur les cadres de gestion des risques associés à l’impartition et le Rapport annuel consolidé sur la conformité pour 2014-2015 pour connaître les pratiques exemplaires du secteur.

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1.4. Ententes de garde

À titre de dépositaires des actifs des clients, les courtiers membres sont responsables de toutes les positions sur titres détenues au nom de clients et indiquées sur les relevés de ces derniers. Puisque la valeur de ces titres peut représenter des millions ou des milliards de dollars, un cadre réglementaire complet a été établi afin d’assurer leur protection et de minimiser le risque de pertes associé à la gestion des actifs des clients assurée par une société. Ce cadre exige, en particulier, que les titres qui ne sont pas sous le contrôle physique du courtier membre soient détenus dans un « lieu agréé de dépôt de titres » (tel que défini dans les Règles de l’OCRCVM) et fassent l’objet d’une convention de garde écrite comportant des dispositions précises. L’OCRCVM continuera de repérer les lacunes liées aux titres détenus dans des lieux qui ne répondent pas aux critères d'un lieu agréé de dépôt de titres, aux titres pour lesquels aucune convention de garde n’a été conclue et aux conventions de garde dans lesquelles des dispositions sont manquantes (p. ex. absence de charge ou de sûreté). Ces lacunes découlent généralement de problèmes liés à l’infrastructure des contrôles internes des courtiers membres, laquelle devrait permettre de veiller à ce que :

• le personnel reçoive une formation suffisante afin de pouvoir assurer la gestion des conventions de garde conclues par la société;

• les documents appropriés attestant la conformité aux exigences de l’OCRCVM soient obtenus et conservés en dossier à des fins d’inspection;

• les conventions de garde soient passées en revue et approuvées comme il se doit par le personnel responsable.

Rappelons que les courtiers membres doivent passer en revue et mettre à jour leurs politiques et procédures afin d’assurer la conformité aux normes minimales de l’OCRCVM relatives aux contrôles internes en matière de protection de titres détenus au nom de clients, y compris les critères relatifs aux lieux agréés de dépôt de titres appuyés par des ententes dûment signées et comportant les dispositions minimales nécessaires. 1.5. Test de vérification de la concentration des titres de créance et pénalité

pour concentration

Sous réserve de l’approbation définitive par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) et de la mise en œuvre en 2016 du Projet de règle exposé dans l’Avis sur les Règles 14-0298 - Projets de modification des Règles 100 et 1200 et du Formulaire 1 des courtiers membres visant les limites d’utilisation des soldes créditeurs

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disponibles de clients, les obligations de détention en dépôt fiduciaire de tels soldes et le contrôle lié à la concentration de titres, les inspections menées par le Service de la conformité des finances et des opérations seront axées sur les procédures et les systèmes utilisés par les courtiers membres pour compiler et déclarer les données relatives à la concentration de titres de créance dont le taux de marge est inférieur à 10 %. 1.6. Cycle de règlement de deux jours après l’opération

Depuis la crise financière de 2008, l’accent a de plus en plus été mis sur la réduction des risques, ainsi que sur l’amélioration de la transparence et de l’efficacité en vue d’instaurer des conditions plus sûres sur les marchés. Réduire le cycle de règlement permet, entre autres importants avantages, de diminuer le risque de contrepartie, les exigences en matière de capital, les marges obligatoires procycliques et la demande de liquidités, et de favoriser l’harmonisation des règlements à l’échelle mondiale. Les grands marchés mondiaux ont adopté ou adopteront sous peu un cycle de règlement de deux jours après l’opération. L’Association canadienne des marchés des capitaux (ACMC) a repris ses activités et a reçu pour mandat de coordonner la transition entre le cycle de règlement de trois jours (T+3) après l’opération et le cycle de deux jours (T+2) au cours du troisième trimestre de 2017. Cette échéance a été établie par les États-Unis et doit être respectée au Canada afin d’assurer l’uniformité et la poursuite des règlements d’opérations sur titres intercotés. Les courtiers membres de l’OCRCVM participeront à d’autres groupes directeurs et groupes de travail du secteur afin d’assurer la transition vers le cycle de règlement de deux jours après l’opération au Canada. La priorité de l’OCRCVM consiste à assurer la surveillance du système de compensation et de règlement des courtiers membres, ainsi qu’à passer en revue et à évaluer les résultats des essais à l’échelle du secteur prévus pour le deuxième trimestre de 2017 en vue de la transition effectuée de concert avec les États-Unis au troisième trimestre.

2. Conformité de la conduite de la négociation

2.1. Déclaration des opérations sur titres de créance

Le 1er novembre 2015, les courtiers réglementés par l’OCRCVM qui sont distributeurs de titres d’État ont commencé à déclarer les données relatives à leurs opérations sur titres à revenu fixe à l’OCRCVM au moyen du nouveau Système d’établissement de relevés des opérations sur le marché (SEROM 2.0). Bien que cette initiative soit récente, les données reçues par l’OCRCVM jusqu’à présent nous permettent de mieux comprendre le marché actuel, qui est essentiellement opaque.

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Le personnel de la Conformité de la conduite de la négociation évalue le respect par les courtiers membres des exigences en matière de déclaration des opérations dans le cadre de ses inspections. L’équipe de la surveillance des opérations sur titres de créance lui offrira un soutien en assurant une surveillance régulière, en assurant le suivi des opérations douteuses et en effectuant des examens ponctuels des déclarations afin de veiller à ce qu’elles soient complètes, exactes et présentées dans les délais prévus. Tous les autres courtiers membres qui effectuent des opérations sur titres à revenu fixe devront déclarer ces dernières au plus tard le 1er novembre 2016. L’OCRCVM travaille sur le développement des interfaces des courtiers membres permettant la production des rapports, et fera d’autres annonces au cours de l’année. Nous tenons également à rappeler aux courtiers membres que la surveillance interne des opérations sur titres à revenu fixe est une fonction essentielle d’un système de surveillance robuste.

2.2. Portée élargie des inspections liées à la conduite de la négociation

À compter d’avril 2016, la portée des inspections liées à la conformité de la conduite de la négociation (CCN) sera élargie pour inclure non seulement les courtiers membres faisant l’objet d’inspections liées à l’intégrité des marchés (les participants), mais également les courtiers membres non-participants qui effectuent des opérations sur titres à revenu fixe sur le marché primaire ou secondaire, des opérations sur des titres négociés hors cote ou des titres étrangers sur le marché secondaire, ou des opérations sur d’autres catégories d’actif (notamment les produits de change et les produits dérivés). Bien que les Règles universelles d’intégrité du marché (RUIM) ne régissent pas les activités de négociation menées à l’extérieur des marchés des titres de capitaux propres canadiens, plusieurs règles de négociation décrites dans les Règles des courtiers membres, les lois provinciales sur les valeurs mobilières et les Règlements des ACVM (Normes canadiennes ailleurs qu’au Québec) s’appliquent à tous les courtiers membres. Cet élargissement de la portée des inspections cadre également avec le projet de modification des règles régissant la meilleure exécution (voir ci-dessous) qui regrouperait les exigences actuelles des RUIM en matière de meilleure exécution et les exigences des Règles des courtiers membres en matière de fixation d’un juste prix pour les titres négociés hors cote en une règle des courtiers membres unique. Dans la mesure du possible, l’OCRCVM veillera à ce que les inspections de la CCN concordent avec les examens effectués par le Service de la conformité des finances et des opérations ou la Conformité de la conduite des affaires (inspections intégrées) à des fins d’efficacité et de réduction de l’impact sur les courtiers membres.

2.3. Meilleure exécution

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L’OCRCVM continue de mettre l’accent sur les politiques, les procédures et la surveillance des pratiques de meilleure exécution des courtiers membres. Depuis la publication des résultats du sondage sur la meilleure exécution1, l’équipe d’inspection de la conformité s’est penchée sur les pratiques des courtiers membres et a formulé des recommandations sur des questions abordées dans notre rapport, notamment :

• l’accès aux marchés transparents et opaques;

• l’utilisation de mécanismes intelligents d’acheminement des ordres;

• la gouvernance de la meilleure exécution;

• les pratiques de traitement des ordres;

• le traitement des charges et rabais des marchés;

• les pratiques de conformité et de surveillance.

Le 10 décembre 2015, l’OCRCVM a annoncé le Projet de modification des règles relatives à la meilleure exécution, qui permettra de codifier bon nombre des questions susmentionnées, d’assurer l’harmonisation avec le Projet de modification du Règlement 23-101 et de rappeler à tous les courtiers membres qu’ils doivent satisfaire à l’obligation de meilleure exécution. Plus récemment, le personnel de l’OCRCVM s’est penché sur les pratiques des courtiers membres consistant à acheminer les ordres visant des titres cotés au Canada vers un territoire étranger à des fins d’exécution, afin de s’assurer qu’elles respectent les principes de meilleure exécution et que les conflits sont réglés de façon appropriée. Les modifications apportées aux pratiques de traitement des ordres par suite des changements touchant la structure des marchés et des innovations sur le marché (p. ex. marchés non protégés affichant des ordres visibles et nouveaux types d’ordres ayant un impact sur l’ordre de priorité de la file d’attente) feront l’objet d’un examen. 2.4. Négociation électronique

Les courtiers membres qui disposent d’un accès direct aux marchés (participants) ont adopté divers contrôles de gestion des risques avant les opérations visant à assurer la protection des courtiers et des autres participants du marché contre les perturbations des activités de négociation et les pertes financières liées à la saisie d’ordres erronés. Bien que de nombreux participants aient mis en place des contrôles de gestion des risques limitant la saisie d’ordres dont le volume ou la valeur sont inhabituellement élevés, la saisie de tels ordres constitue une lacune courante relevée dans les rapports d’inspection. Nous tenons

1 Se reporter au document publié à l’adresse http://www.ocrcvm.ca/Documents/2014/7ee6a32a-09e1-4545-a27d-a8435634c84c_fr.pdf

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à rappeler aux participants qu’ils doivent établir des seuils pour le contrôle des risques et les réviser régulièrement afin d’assurer leur pertinence et leur efficacité. Un certain nombre de courtiers membres continuent de s’appuyer uniquement sur des contrôles auxquels peut facilement déroger le personnel de négociation. Dans certains cas, les ordres erronés ont été repérés au moyen de contrôles gérés par des négociateurs (contrôles avec avertissement), mais le personnel de négociation les a passés outre par erreur, ce qui a entraîné des erreurs de négociation importantes et coûteuses. Les contrôles gérés par des négociateurs peuvent permettre d’empêcher les opérations erronées, mais il est essentiel de mettre en œuvre des contrôles qui ne peuvent pas être annulés sans une deuxième approbation afin d’assurer la gestion appropriée de ces risques de façon appropriée et de respecter le Règlement sur la négociation électronique. 2.5. Accès accordé à des tiers

Nos inspecteurs ont constaté que certains participants qui accordent un accès électronique aux marchés à d’autres courtiers membres ou à des personnes assimilables à un courtier étranger n’avaient pas mis en place ou mis à jour les accords d’acheminement appropriés pour tous les clients. De plus, certains d’entre eux n’ont pas procédé à l’examen de ces accords, qui doit être effectué au moins une fois par an en vertu des RUIM. Certains participants n’ont pas mis en place de politiques et de procédures assurer l’intégration des nouveaux clients ayant conclu des ententes d’accès électronique direct (AED) ou des accords d’acheminement (AA), ou pour informer l’OCRCVM de la résiliation d’une entente d’AED ou d’un AA dans les cas suivants :

• violation de l’entente;

• non-respect des normes;

• négociation non autorisée par le client pour le compte d’une autre personne;

• octroi inapproprié par le client de droits d’accès à une autre personne;

• omission par le client de vérifier si les ordres sont transmis par le système du participant, du courtier en placement ou de la personne assimilable à un courtier étranger avant d’être saisis sur un marché.

2.6. Conformité au système d’alerte

Conformément au paragraphe 102(1) de la Loi sur les valeurs mobilières (Ontario), « l’acquéreur qui acquiert la propriété bénéficiaire de valeurs mobilières avec droit de vote ou de titres de participation d’une catégorie quelconque d’un émetteur assujetti ou de valeurs mobilières convertibles en de telles valeurs mobilières ou de tels titres, ou le pouvoir de contrôler des valeurs mobilières ou des titres, qui, avec ceux qu’il détient déjà, représenteraient au moins 10 pour cent des valeurs mobilières en circulation de cette

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catégorie, déclare cette acquisition de la manière et selon la formule exigées par règlement ». L’expression « pouvoir de contrôler » désigne généralement une personne ou un groupe de personnes ayant, directement ou indirectement, aux termes d’un contrat, d’un arrangement, de liens ou d’une entente :

(a) des droits de vote (capacité d’exercer les droits de vote se rattachant à des actions ou de donner des instructions sur la façon d’exercer ces droits de vote);

(b) un pouvoir de placement (droit d’acheter ou de vendre des titres ou de superviser l’achat ou la vente de titres).

L’OCRCVM compte évaluer la conformité des courtiers membres aux Règles relatives aux positions en portefeuille qui approchent ou dépassent les seuils ci-dessus, ou les comptes carte blanche sous l’emprise ou le contrôle d’un courtier membre qui, au total, approchent ou dépassent 10 pour cent des valeurs mobilières en circulation de cette catégorie.

3. Conformité de la conduite des affaires

3.1. Obligation de connaître son client et obligations liées à la convenance

Sous réserve du paragraphe 1(r) de la Règle 1300, le courtier membre est tenu de faire preuve de la diligence voulue pour veiller à ce que les positions sur titres dans le compte d’un client conviennent à ce client compte tenu de facteurs tels que la situation financière courante du client, ses connaissances en matière de placement, ses objectifs et son horizon de placement, sa tolérance au risque ainsi que la composition et le niveau de risque courants de son portefeuille dans le compte ou les comptes. Traditionnellement, de nombreuses sociétés ont adopté une approche en matière de convenance axée sur les différents niveaux de risque, qui consiste essentiellement à déterminer le niveau de tolérance à l’égard du risque (faible, moyen, élevé) des clients. L’OCRCVM reconnaît qu’il existe différentes façons de mettre en place un cadre d’évaluation de la convenance (selon le modèle d’affaires du courtier membre, sa philosophie de placement et la gamme de produits et services offerts) et que de nombreuses sociétés emploient des méthodes plus complexes pour analyser la convenance des portefeuilles de leurs clients. Alors que les approches en matière de convenance, les formulaires de renseignements sur le client et les méthodes d’évaluation de la tolérance à l’égard du risque se multiplient, les inspecteurs de la CCA doivent assurer l’uniformité des évaluations des processus en matière de convenance mis en œuvre par les courtiers membres. Afin de relever ce défi en mettant l’accent sur la protection des investisseurs, tout en faisant preuve d’ouverture à l’égard d’autres approches en matière d’évaluation de la convenance, le personnel de la CCA apporte actuellement des améliorations à ses procédures de contrôle. Nous avons également mis en place un programme de formation à l’intention des inspecteurs axé sur les réalités propres aux risques de placement dans le contexte actuel de taux d’intérêt

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quasi nuls. Ces améliorations et ce programme de formation permettront aux inspecteurs de mieux évaluer la capacité des courtiers membres de tenir compte de tous les facteurs rattachés à l’obligation de bien connaître le client décrits dans le paragraphe 1(r) de la Règle 1300 dans le cadre d’une évaluation de la convenance de la composition du portefeuille et du niveau de risque associé aux comptes des clients. En 2015, nous avons publié, en collaboration avec d’autres organismes de réglementation, les résultats d’un projet d’évaluation mystère. Ce projet, réalisé en Ontario au cours de l’année précédente, visait à cerner des lacunes associées à la collecte des renseignements fondamentaux sur le client et aux discussions à ce sujet. Des conclusions similaires ont été tirées par des groupes de discussion avec les investisseurs (en Ontario et au Québec) visant à mieux comprendre l’expérience de ces derniers dans le cadre du processus de connaissance du client. Nous nous sommes engagés à mettre davantage l’accent sur la connaissance du client dans le cadre de notre programme global de conformité et de nos priorités en matière de politiques à l’avenir. Plus précisément, nous nous sommes engagés à évaluer les conséquences, sur le processus de connaissance du client, de l’évolution des modèles d’entreprise employés par les courtiers membres de l’OCRCVM – notamment de l’utilisation des nouveaux outils en ligne et des portefeuilles modèles. Nous envisagerons de réformer la réglementation ou de diffuser des notes d’orientation pour nous assurer que les exigences de l’OCRCVM en matière de connaissance du client prévoient la collecte de renseignements dont la nature et l’envergure sont adaptées aux modèles d’entreprise utilisés. 3.2. Conseils automatisés/en ligne

Les services de conseil en ligne ont fait leur apparition récemment au Canada. Au cours des deux dernières années, plusieurs petites sociétés indépendantes ont commencé à pénétrer ce segment de marché. La plupart de ces sociétés exercent leurs activités sous le titre de gestionnaire de portefeuille (réglementé par les ACVM) et ont recours à un courtier membre de l’OCRCVM pour la prise en charge des comptes. Certains courtiers membres démontrent également de plus en plus d’intérêt pour ce segment de marché. Les sociétés offrant des conseils en ligne sont assujetties à une obligation de convenance. Toutefois, la nature automatisée de la plupart des services de conseil en ligne présente divers défis sur le plan de la réglementation et de l’intérêt public, notamment en ce qui a trait à la pertinence des renseignements sur les clients et de l’évaluation de la tolérance à l’égard du risque, à l’étendue des points de contact humains durant le processus d’intégration des clients, à la disponibilité d’une personne inscrite ou d’un gestionnaire de portefeuille afin de répondre aux questions des clients sur une base régulière, à l’évaluation des algorithmes utilisés pour fournir des conseils et à la complexité des produits offerts dans le cadre du processus en ligne. En 2016, l’une des priorités de l’OCRCVM sera d’établir une méthodologie d’évaluation de la conduite des affaires qui permettra de déceler les lacunes associées aux divers modèles

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d’affaires en ligne proposés et mis en œuvre par les courtiers membres de l’OCRCVM, notamment pour évaluer les renseignements sur les clients et la convenance. 3.3. Médias sociaux

Les exigences énoncées à l’article 7 de la Règle 29 des courtiers membres de l’OCRCVM concernant la publicité, la documentation commerciale et la correspondance utilisées pour promouvoir les affaires des courtiers membres doivent être respectées, quel que soit le média utilisé pour les communications à des fins commerciales. En raison du recours croissant aux sites Web de médias sociaux (notamment LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, les blogues et les clavardoirs), les courtiers membres éprouvent des difficultés à se conformer à l’article 7 de la Règle 29. En 2011, l’OCRCVM a publié la Note d’orientation 11-0349, qui définit nos attentes concernant l’examen, la surveillance et la conservation de la publicité, de la documentation commerciale et de la correspondance, en particulier les communications transmises par l’intermédiaire des médias sociaux. La Note d’orientation permet aux courtiers membres de faire preuve de jugement, notamment pour déterminer s’ils doivent procéder à une approbation préalable à l’utilisation, à un examen après l’utilisation ou à un échantillonnage après l’utilisation pour certains types de contenu interactif. Elle précise également que certains types de contenu publié dans les médias sociaux (contenu statique) nécessitent toujours une approbation préalable. Afin de mieux apprécier la mesure dans laquelle les courtiers membres respectent l’article 7 de la Règle 29 en ce qui concerne les médias sociaux, la CCA a récemment réalisé une analyse des résultats d’un examen effectué auprès d’un échantillon de courtiers membres actifs dans les médias sociaux. Les résultats ont révélé que la qualité des processus et des contrôles de surveillance mis en place par les courtiers membres variait énormément. Certaines sociétés ont mis en œuvre des politiques et des procédures détaillées relatives aux médias sociaux, des programmes de formation obligatoires pour leur personnel, ainsi que des processus de surveillance solides. Dans le cadre de ces processus, des outils automatisés sont souvent utilisés pour déterminer les communications de l’entreprise qui nécessitent une approbation préalable, un examen ou un échantillonnage après l’utilisation ou qui doivent être conservées. En revanche, les contrôles de surveillance mis en place par certaines sociétés sont minimes (voire inexistants), et ce, même si leurs employés inscrits sont actifs dans les médias sociaux. Les résultats de l’analyse révèlent que plusieurs sociétés ne satisfont pas pleinement aux exigences de l’article 7 de la Règle 29 concernant les médias sociaux. Afin de résoudre cette situation, la CCA mettra en place des procédures de contrôle améliorées afin de permettre aux inspecteurs de mieux cerner les lacunes en ce qui a trait à la surveillance des

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médias sociaux utilisés à des fins professionnelles par les courtiers membres et leurs employés inscrits. 3.4. Conflits d’intérêts

En 2015, la CCA a réalisé une étude sur le respect de la Règle 42 de l’OCRCVM par les courtiers membres, qui porte sur la gestion des conflits d’intérêts. En vertu de cette Règle, les courtiers membres doivent déceler tous les conflits importants susceptibles de s’appliquer aux activités de l’entreprise, puis régler ces conflits de manière juste, équitable et transparente, au mieux des intérêts du client. L’étude est fondée sur un questionnaire détaillé rempli par un échantillon de courtiers membres qui fournissent des services à des clients de détail, ainsi que sur un examen des documents de politiques et de procédures liés aux conflits d’intérêts et fournis par les participants au sondage. Le questionnaire était axé sur la gouvernance et la surveillance des conflits, les conflits liés à la rémunération, et les conflits liés à la commercialisation et à la distribution de nouveaux produits. Les résultats de l’étude ont révélé qu’à quelques exceptions près, les courtiers membres ont mis en place des processus de gouvernance et de surveillance robustes ainsi qu’une analyse efficace des conflits potentiels dans le cadre de leurs nouveaux processus d'examen des produits. Toutefois, en ce qui concerne les conflits liés à la rémunération, des lacunes liées à l’efficacité de la surveillance ont été cernées dans plusieurs cas. Prochainement, la CCA effectuera le suivi de cette étude en soumettant à un examen complet la surveillance exercée par les courtiers membres de l’OCRCVM à l’égard des conflits liés à la rémunération. Cette initiative contribuera à guider les décisions supplémentaires en matière de réglementation qui pourraient être nécessaires pour préciser les exigences de la Règle 42. La CCA apportera également des améliorations à ses procédures de contrôle afin d’examiner de plus près les grilles de rémunération et la surveillance des personnes inscrites qui se spécialisent dans les produits rapportant des commissions élevées ou qui approchent d’un certain seuil de rémunération. 3.5. Limitation de responsabilité

Lors des inspections effectuées au cours de la dernière année, les inspecteurs de la CCA ont constaté que diverses conventions de compte client comportaient des clauses de limitation ou d’exclusion de responsabilité. Dans certains cas, de telles clauses peuvent être valides. Toutefois, certaines clauses semblent aller à l’encontre de l’article 1 de la Règle 29 des courtiers membres, en ce qui concerne les normes d’éthique et de conduite des affaires auxquelles les sociétés et leurs employés inscrits doivent se conformer. Certaines clauses qui ont fait l’objet d’un examen semblent déroger à la Règle 37 de l’OCRCVM, qui énonce l’obligation des courtiers membres de participer à un programme de règlement extrajudiciaire des différends.

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En 2016, la CCA mettra en place des procédures améliorées qui permettront aux inspecteurs de mieux repérer les clauses de limitation ou d’exclusion de responsabilité inappropriées.

4. Inscription

Une demande d’autorisation peut être retardée si elle est incomplète ou si elle ne contient pas suffisamment de détails. Le Service d’inscription de l’OCRCVM a procédé à un examen des lacunes les plus courantes et des aspects à prioriser concernant les documents déposés relatifs à des personnes physiques au cours de la dernière année. Nous décrivons ces lacunes ci-dessous, en rappelant les exigences en matière de dépôt et les pratiques suggérées ou sources d’information qui peuvent aider les sociétés et les personnes physiques à combler ces lacunes. Les courtiers membres doivent veiller à allouer des ressources suffisantes aux fonctions d’inscription et à désigner un nombre adéquat d’employés possédant l’expérience et les compétences nécessaires pour s’acquitter des tâches et des responsabilités liées à l’inscription. Les courtiers membres devraient élaborer et adopter des politiques et des procédures appropriées à cet égard. 4.1. Déclarations tardives ou incomplètes concernant l’emploi actuel, les

activités professionnelles externes et les avis importants L’OCRCVM a constaté que les déclarations des courtiers membres concernant les activités professionnelles externes exercées par les personnes autorisées et les modifications apportées aux renseignements figurant à l’Annexe 33-109A4 (particulièrement les renseignements sur les infractions criminelles, les poursuites civiles ou la situation financière) sont souvent incomplètes ou ne sont pas présentées dans les délais. Ces déclarations incomplètes ou tardives, de même que leur teneur, peuvent soulever des problèmes de convenance, entraîner la formulation d’une recommandation au conseil de section en vue de l’imposition de conditions, voire du refus ou de la suspension de l’autorisation d’une personne physique auprès de l’OCRCVM dans les cas les plus graves. Activités professionnelles externes De nombreux courtiers membres ne fournissent pas de renseignements concernant les activités professionnelles externes (ou les modifications concernant de telles activités déjà déclarées) dans les délais prescrits au sous-paragraphe 4.1(1)(b) du Règlement 33-109. Toutes les activités professionnelles externes doivent être déclarées puisqu’il peut exister des conflits d’intérêts, même si l’activité n’est pas liée aux valeurs mobilières.

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Exigences en matière de dépôt Les sociétés doivent fournir des précisions au sujet des nouvelles activités professionnelles externes ou des modifications concernant une activité professionnelle externe existante en soumettant un avis de modification des renseignements sur l’emploi actuel ou les emplois antérieurs conformément au sous-paragraphe 4.1(1)(b) du Règlement 33-109. Une personne autorisée doit aviser l’OCRCVM de toute modification des renseignements présentés antérieurement à l’Annexe 33-109A4 au plus tard 10 jours après la modification. Afin de se conformer aux exigences en matière de dépôt, en plus d’attestations périodiques concernant les activités professionnelles externes, les sociétés doivent exiger des personnes autorisées qu’elles les avisent en cas de changement important dans leurs activités professionnelles externes et leur rappeler fréquemment cette exigence. Les courtiers membres doivent veiller à ce que la description de la nature des activités professionnelles externes, des fonctions de la personne physique et de la relation avec le courtier membre soit suffisamment détaillée. Des renseignements standards sont souvent fournis en réponse à la question 5 de l’appendice G de l’Annexe 33-109A4, particulièrement en ce qui concerne la déclaration des conflits d’intérêts et le risque de confusion chez les clients découlant des activités externes. Les réponses devraient être adaptées à l’activité en question et être suffisamment détaillées pour démontrer que le courtier membre a soigneusement pris en compte le risque de confusion chez le client et les conflits d’intérêts pouvant découler des activités professionnelles externes et la façon dont il les gérera. Dans ce contexte, les sociétés doivent examiner si les activités i) nuiront d’une façon ou d’une autre aux responsabilités de la personne autorisée envers le courtier membre et ses clients ou ii) seront considérées par les clients ou le public comme faisant partie des activités du courtier membre, compte tenu, entre autres, de la nature des activités et de la façon dont elles seront exécutées ou proposées. Si un courtier membre ne pense pas qu’une activité professionnelle externe entraînera un risque de confusion chez le client ou de conflit d’intérêts, il doit étayer cette conclusion. Modifications apportées aux renseignements figurant à l’Annexe 33-109A4 Des modifications apportées aux renseignements sur une personne autorisée figurant à l’Annexe 33-109A4 (en particulier les changements importants) n’ont pas été déclarées à l’OCRCVM dans les délais prescrits dans l’article 4 du Règlement 33-109. Exigences en matière de dépôt Les courtiers membres et les personnes inscrites doivent fournir des précisions au sujet de toute modification des renseignements présentés antérieurement dans l’Annexe 33-109A4 d’une personne physique en produisant une Annexe 33-109A5, conformément à l’article 4.1 du Règlement 33-109. Une personne autorisée doit aviser l’OCRCVM de toute modification des renseignements présentés antérieurement dans une Annexe 33-109A4 au

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plus tard 30 jours après la modification si celle-ci concerne les rubriques 4 (Citoyenneté) ou 11 (Emplois et autres activités antérieurs) et au plus tard 10 jours après la modification si celle-ci concerne une autre rubrique, notamment les rubriques 13 (Renseignements concernant la réglementation), 14 (Renseignements sur les infractions criminelles), 15 (Renseignements sur les poursuites civiles) ou 16 (Renseignements sur la situation financière). Afin de se conformer aux exigences en matière de dépôt, en plus des attestations périodiques concernant les modifications importantes, les sociétés doivent exiger des personnes physiques inscrites ou autorisées qu’elles les avisent en cas de modification importante de leur Annexe 33-109A4 et leur rappeler fréquemment cette exigence. 4.2. Confusion au sujet des types d’activité qui doivent être déclarés comme des

« activités professionnelles externes »

Une certaine confusion règne toujours parmi les courtiers membres au sujet des activités externes qui doivent être déclarées. Par conséquent, ces types d’activités professionnelles externes ne sont pas toujours déclarés et les délais prévus ne sont pas toujours respectés. Exigences en matière de dépôt Pour déterminer si une activité professionnelle externe doit être déclarée, les courtiers membres doivent lire les indications contenues dans l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, l’Avis de l’OCRCVM 13-0163 (Déclaration et autorisation des activités professionnelles externes) et l’Avis 31-326 du personnel des ACVM (Activités professionnelles externes). Il est rappelé aux sociétés et aux personnes autorisées que les activités suivantes doivent être déclarées en tant qu’« activités professionnelles externes » (ou « autres activités professionnelles ») en vertu du Règlement 33-109 :

„ tout emploi occupé et activité professionnelle exercée au sein d’une entité autre que la société parrainante de la personne physique, y compris tout emploi ou activité professionnelle au sein d’une société du même groupe;

„ le fait d’agir comme dirigeant ou administrateur ou d’occuper un poste équivalent pour une société autre que la société parrainante de la personne physique, qu’il s’agisse d’une position d’influence ou non et que la personne reçoive ou s’attende à recevoir ou non une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage;

„ le fait d’être dirigeant, administrateur ou actionnaire important d’une société de portefeuille ou d’une société personnelle;

„ le fait d’occuper une position d’influence, contre rémunération ou non, au sein d’un organisme caritatif, social ou religieux;

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„ toute position d’influence, de nature professionnelle ou non, occupée par la personne, que celle-ci reçoive ou s’attende à recevoir ou non une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage, doit être déclarée.

L’OCRCVM a pris des mesures disciplinaires à l’encontre des personnes autorisées qui négligent de déclarer leurs activités professionnelles externes au courtier membre qui les parraine et à l’OCRCVM, et continuera de le faire dans les cas appropriés.

4.3. Demandes de dispenses en matière de compétence

Des lacunes sont toujours observées en ce qui concerne les renseignements fournis sur la dispense demandée, ainsi que les déclarations et les analyses transmises par le courtier membre afin de démontrer une équivalence. Par conséquent, l’OCRCVM pourrait ne pas être en mesure d’évaluer la demande de dispense en temps opportun et de déterminer si l’octroi de cette dispense est justifié. Souvent, l’information fournie se limite à la formation ou aux cours que la personne physique a suivis et à ses emplois antérieurs. Les renseignements soumis n’expliquent pas en quoi ils justifient la demande de dispense ni en quoi ils constituent une équivalence. Le Service de l’inscription de l’OCRCVM a pour rôle d’évaluer les demandes et de formuler une recommandation au conseil de section concerné. Le personnel de ce service ne peut pas plaider en faveur de la société ou du demandeur. Il incombe donc au courtier membre ou au demandeur d’étayer clairement la demande de dispense en démontrant que le demandeur détient une formation ou une expérience équivalente.

Pratiques suggérées Si la demande de dispense se fonde sur d’autres cours que la personne physique a suivis, la demande doit fournir une analyse comparative des sujets et de l’information traités dans ces cours et des sujets et de l’information traités dans le cours pour lequel la dispense est demandée. Si la demande de dispense se fonde sur l’expérience pertinente de la personne physique, la demande doit fournir des précisions sur l’équivalence entre cette expérience et le contenu traité dans le cours pour lequel la dispense est demandée. Lorsqu’il évalue l’expérience professionnelle de la personne physique, on s’attend à ce que le courtier membre prenne les moyens nécessaires pour s’assurer de la véracité et de l’exhaustivité des renseignements concernant l’inscription, conformément au paragraphe 1 de l’article 5.1 du Règlement 33-109.

5. Questions relatives aux membres Le bureau de l’avocat général a procédé à un examen des lacunes les plus courantes liées aux documents déposés relativement aux membres au cours de la dernière année. Vous trouverez

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ci-dessous les lacunes cernées, un résumé des exigences en matière de dépôt ainsi que des pratiques suggérées.

5.1. Demandes d’approbation tardives ou incomplètes – Prise de participation importante sous forme d’actions dans le courtier membre

En vertu de l’article 4 de la Règle 5 des courtiers membres, les courtiers membres doivent obtenir l’approbation du conseil de section à l’égard de toute opération qui permet à un épargnant, agissant seul ou avec les personnes ayant des liens avec lui et avec les personnes de son groupe, de détenir une participation importante sous forme d’actions dans le courtier membre ou d’être propriétaire de bons de souscription spéciaux ou de tout autre titre pouvant être converti, en tout temps à l’avenir, en une participation importante sous forme d’actions dans le courtier membre. L’expression « participation importante sous forme d’actions » est définie au paragraphe 4 (2) de la Règle 5 des courtiers membres de l’OCRCVM comme la détention de 10 % ou plus des titres comportant droit de vote ou des titres participants en circulation du courtier ou d’une société de portefeuille du courtier, ou de 10 % ou plus du capital-actions total du courtier membre ou de la société de portefeuille. Les courtiers membres qui demandent l’approbation du conseil de section visée par l’article 4 de la Règle 5 de l’OCRCVM doivent transmettre leur demande au spécialiste des adhésions et du bureau de l’avocat général au moins 30 jours avant l’opération, afin que nous ayons suffisamment de temps pour examiner l’opération et tout formulaire de demande de l’investisseur. La recommandation de l’OCRCVM aux conseils de section dépendra du résultat d’une évaluation visant à déterminer si l’opération :

• est susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts;

• est susceptible d’empêcher le courtier membre de se conformer aux règles de l’OCRCVM et à la législation en valeurs mobilières;

• est incompatible avec un niveau adéquat de protection des épargnants;

• porte autrement préjudice à l’intérêt du public.

L’OCRCVM constate souvent que les demandes d’approbation ne fournissent pas suffisamment d’information pour que son personnel puisse effectuer une évaluation en bonne et due forme de l’opération proposée, ce qui peut entraîner des retards dans la formulation définitive de la recommandation. Dans toute opération de ce genre, les courtiers membres doivent aussi se demander si une demande à titre de « personne physique autorisée » est requise en vertu du Règlement 33-109 et si un préavis écrit doit être donné à l’autorité en valeurs mobilières compétente en vertu des articles 11.9 et 11.10 du Règlement 31-103.

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Une analyse plus détaillée pourrait être nécessaire si l’opération proposée entraîne un changement de contrôle du courtier membre et si l’acquéreur compte apporter des changements importants à la nature de l’entreprise ou des activités du courtier membre (p. ex. si le courtier membre exerçait des activités très limitées avant l’opération proposée). Dans ces cas, nous pourrions évaluer la pertinence de traiter l’opération proposée comme une demande d’adhésion d’un nouveau courtier membre. Si la participation dans un courtier membre non coté en Bourse ou dans sa société de portefeuille est inférieure à 10 % (et qu’elle n’est donc pas considérée comme une participation importante sous forme d’actions), le courtier membre doit fournir un préavis écrit à l’OCRCVM conformément à l’article 3 de la Règle 5 des courtiers membres. Le courtier membre doit remettre l’avis au spécialiste des adhésions et du bureau de l’avocat général au moins 20 jours avant l’opération et inclure le formulaire de demande de l’investisseur (si ce n’est déjà fait). Pratiques suggérées Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de pratiques pouvant servir à préparer les demandes d’approbation visées par l’article 4 de la Règle 5 des courtiers membres. La pertinence de chacune de ces pratiques suggérées dépendra du type d’opération ou de la situation.

1. Expliquer précisément les motifs de l’opération.

2. Fournir des précisions sur les activités et le plan d’affaires du courtier membre, au cas où l’opération soit conclue. L’information concernant toute modification des activités doit comprendre les détails requis à la rubrique 3.1 de l’Annexe 33-109A6, Inscription d’une société (soit les activités principales, le marché visé et les produits et services que le courtier membre fournit à ses clients).

3. Fournir des précisions sur les entités participant à l’opération, en incluant la description de l’entreprise, l’adresse de la société, le nom officiel complet des dirigeants, administrateurs et investisseurs – avec leur date de naissance, les autres noms sous lesquels ils pourraient être connus et leur adresse résidentielle des cinq dernières années.

4. Fournir des précisions sur les changements visant la personne désignée responsable (PDR), le chef de la conformité, la haute direction, les administrateurs, les dirigeants, les personnes physiques autorisées et les personnes autorisées qui pourraient résulter de l’opération proposée. Si aucun changement de personnel n’est prévu, confirmer que c’est bien le cas.

5. Fournir des détails sur les politiques et procédures mises en place par le courtier membre pour gérer les conflits d’intérêts pouvant découler de l’opération.

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6. Si l’opération risque d’entraîner un conflit d’intérêts, expliquer comment ce conflit d’intérêts serait géré.

7. Confirmer si les parties à l’opération disposent de ressources suffisantes pour assurer la conformité à toutes les conditions d’inscription applicables et justifier cette conclusion en fournissant des précisions.

8. Préciser si les administrateurs, dirigeants, associés et personnes autorisées du courtier se conformeront, s’il y a lieu, à l’article 4.1 du Règlement 31-103 (Restriction en matière d’emploi auprès d’une autre société inscrite) et si l’opération entraînera une inscription auprès d’une autorité canadienne et auprès d’une autorité étrangère.

9. Fournir des détails sur toutes les communications ayant eu lieu ou prévues avec le client. Si le courtier ne prévoit pas de communiquer avec les clients au sujet de l’opération, confirmer ce point et expliquer pourquoi il en a décidé ainsi.

10. Fournir une copie de la version préliminaire du communiqué de presse annonçant l’opération. Si le courtier membre n’a pas l’intention de publier de communiqué de presse, confirmer ce point et expliquer pourquoi il en a décidé ainsi.

11. Confirmer la date de clôture prévue.

12. Fournir un organigramme détaillé du courtier membre avant et après l’opération qui fait apparaître toutes les filiales du courtier et les sociétés du même groupe que lui. Toutes les sociétés et membres du même groupe qui sont inscrits en vertu de la législation provinciale, territoriale ou étrangère en valeurs mobilières et en contrats à terme sur marchandises doivent figurer dans l’organigramme, et leur catégorie d’inscription doit être précisée. Toute autre entité reliée qui exerce ses activités dans le secteur des services financiers doit également y figurer.

13. Lorsqu’une personne physique figurant dans les organigrammes possède une participation dans une société, une société de personnes ou une fiducie, préciser si cette participation est détenue directement ou par l’intermédiaire d’une société de portefeuille, d’une fiducie ou d’une autre entité (une société de portefeuille) et donner des précisions sur cette participation. Si la participation est détenue par l’intermédiaire d’une société de portefeuille, fournir son nom et donner des précisions sur sa structure de propriété.

5.2. Demandes d’approbation tardives ou incomplètes – Société reliée ou liée à

un courtier membre

En vertu de l’article 3 de la Règle 6 des courtiers membres, aucun courtier membre ni aucun associé, administrateur, dirigeant, investisseur ou employé d’un courtier ne peut prendre, maintenir ou avoir une participation dans une société reliée ou une société ayant des liens avec lui sans l’autorisation préalable du conseil de section compétent. Le terme « société reliée » est défini dans la Règle 1 des courtiers membres de l’OCRCVM et le terme « lien » est défini à l’article 1.1 du Règlement n° 1 de l’OCRCVM.

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À notre avis, l’objectif principal de ces exigences en matière d’approbation est de permettre de considérer l’impact réglementaire potentiel, sur un courtier membre, de sa participation ou de celle de sa société de portefeuille dans une personne inscrite en valeurs mobilières reliée ou une société ayant des liens avec lui. Toutefois, si le courtier membre ou sa société de portefeuille détient une participation dans une société exerçant des activités qui ne sont pas liées aux valeurs mobilières, l’obligation d’envoyer un avis écrit s’applique, conformément aux dispositions en matière de diversification de l’article 7 de la Règle 6 des courtiers membres. Les demandes d’approbation du conseil de section visées par l’article 3 de la Règle 6 de l’OCRCVM doivent être transmises au spécialiste des adhésions et du bureau de l’avocat général au moins 30 jours avant l’opération, afin que l’OCRCVM ait suffisamment de temps pour examiner l’opération. La recommandation de l’OCRCVM aux conseils de section variera selon que l’opération :

• est susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts;

• est susceptible d’empêcher le courtier membre de se conformer aux règles de l’OCRCVM et à la législation en valeurs mobilières;

• est incompatible avec un niveau adéquat de protection des épargnants;

• porte autrement préjudice à l’intérêt du public.

Nous constatons souvent que les demandes présentées par les courtiers membres en vue d’obtenir une telle approbation ne contiennent pas suffisamment de renseignements pour permettre à l’OCRCVM d’évaluer correctement l’opération, ce qui peut retarder la recommandation finale. Il arrive que les renseignements demandés aux courtiers membres ou à leur avocat chargé du dépôt des documents ne soient pas fournis en temps opportun. Ce retard nuit à l’aptitude de l’OCRCVM à mener à bien l’examen du dossier, de sorte que l’OCRCVM risque de ne pas pouvoir répondre au demandeur en temps opportun. Pratiques suggérées Un courtier membre qui demande une approbation en vertu de l’article 3 de la Règle 6 des courtiers membres doit, s’il y a lieu, adopter les pratiques suggérées ci-dessus.