présentation jemoriente.info : orientation en ligne, guidance professionnelle personnalisée

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Ecran d’accueil je moriente

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Présentation du service d'orientation en ligne jemoriente.info, service d'accomagneme nt personnalisé à distance ou guidance professionnelle personnalisé réalisé dans le cadre d'INTERREG IV France Suisse : partenaire les Maisons de l'Informations sur la Formation et l'Emploe – MIFE – et l'OFPC de genève - Office pour de l'Orientation et de la Formation Professionnelle Contunue.

TRANSCRIPT

Ecran d’accueil je moriente

=> Les 5 types d’utilisateurs du service

Fonctionnalités des différents utilisateurs Le diaporama présente les fonctionnalités essentielles de l'application signalées par

=> Plan commenté des rubriques du diaporama

Inscription en ligne

Suite à une question posée ou directement en cliquant sur l'onglet Orientation en ligne.

L'inscription peut également se faire sur place, soit à l'accueil, soit au cours d'un entretien avec un(e) conseiller-ères

Mise en relation avec

un(e) conseiller(ère)

Après avoir éventuellement solliciter des informations complémentaires, l'accueil établit la relation avec un(e) conseiller-ère

Accueil et analyse de la

demande

l'accueil analyse la demande et crée un compte Utilisateur pour:-Répondre si c'est de son ressort -Mettre en relation avec un(e) conseiller-ère

Création de démarches

Le (la) conseiller-ère peut créer des démarches et des outils, ils peuvent partager leur production avec leurs collègues et enrichir la banque de démarches et d'outils dont tous disposeront.

Accompagnement

personnalisé

1 / Proposer des démarches, suite de tâches à réaliser s'appuyant sur des outils en ligne (questionnaires, test), pour préparer un entretien d'orientation de face à face.2 / Assurer le suivi des démarches proposées, superviser l'activité de ses consultant(e)s

=> Accès direct aux rubriques

Inscription en ligne

Mise en relation avec

un(e) conseiller(ère)

Accueil et analyse de la

demande

Création de démarches

Accompagnement personnalisé

=> Inscription en ligne

Le consultant exprime directement sa demande en ligne

Reformulation - Module 1

Il a la possibilité de choisir parmi les reformulations proposées celle qui

correspond à sa demande

Proposition de réponse - Module 1

Deux propositions lui sont faites, dont l'une correspond à

l'accompagnement personnalisé

Choix proposition « accompagnement personnalisé»

Le consultant choisit la proposition de l'accompagnement personnalisé

Information sur le service Orientation en ligne –

accompagnement personnalisé

Le consultant accède à une information détaillée sur le service d'orientation en ligne qui permet de bénéficier d'un

accompagnement personnalisé

Cocher la case Demande d’inscription

Le consultant est invité à lire la présentation détaillée du service

avant de demander une inscription

Choix de la structure d’accueil : ici OFPC

Le consultant choisit la structure d'accueil à laquelle sa demande d'adresse

=> Formulaire d’inscription

Il renseigne un formulaire en ligne. Une adresse e-mail valide est indispensable.

Expression de la demande

Le consultant dispose d'un champ pour exprimer librement sa demande

Envoi de la demande d’inscription

Anne LOZE, notre consultante a renseigné le formulaire et exprimé sa demande.

Il lui reste à l'envoyer

Avertissement – procédure de confirmation

Dés l'enregistrement de la demande cet écran s'affiche avec un avertissement (vert) pour informer d'un mail de confirmation

(Procédure de validation de l'adresse e-mail donnée)

=> Accueil inscription

La personne chargée de l'accueil en ligne va consulter la liste des demandes d'inscription à instruire

Attente confirmation – validation de l’adresse e-mail

Anne n'a pas encore validé son e-mail en cliquant sur le lien inséré dans le courrier électronique qu'elle a reçu. Dès qu'elle le fera, l'Accueil en

sera informé car l'e-mail d'Anne ne sera plus barrée

Accès à la demande

L'Accueil a accès aux informations données par Anne et peut ainsi vérifier que sa demande entre bien dans le champ de compétence de l'OFPC,

accepter l'inscription revient à lui créer un compte utilisateur.

(Dans le cas contraire elle aurait utilisé le mail d'Anne pour lui adresser un message expliquant le refus )

=> Analyse & traitement de la demande

Anne a désormais un compte. Un second mail lui est adressé lui donnant un mot de passe, son adresse e-mail étant l'identifiant.

Démarche d’accueil en ligne

Une démarche d'accueil est automatiquement attribuée à Anne. Cette démarche est spécifique à chaque structure d'accueil, qui la construit et peut facilement la modifier selon ses propres besoins.

= >Mise en relation avec conseiller

En s'appuyant sur des outils en ligne d'analyse de la demande, en utilisant les modes et supports de communication les plus appropriés (e-mail, tél, réception de la personne à

l'accueil ..) la personne chargée de l'accueil juge s'il est opportun de mettre en relation Anne avec un(e) conseiller-ère et si tel est la cas peut, le moment venu, établir cette relation.

= > Consultant : Première connexion

A sa première connexion Anne dispose d'une présentation de son tableau de bord et d'une explication des différentes fonctionnalités de son espace personnalisé.

Présentation des services et fonctionnalités

Si elle n'est pas (ou pas encore) mise en relation avec un(e) conseiller-ère, elle peut toutefois avoir accès à une série d'outils. Elle peut choisir de suivre

certaines démarches personnelles parmi celles que l'OFPC aura construit et décidé de laisser en « libre-service »

Démarche d’accueil

La démarche d'accueil est automatiquement proposée à tous les nouveaux inscrits. La liste des démarches en libre service s'enrichira à mesure que l'OFPC en construira

(l'OFPC : les conseillers-ères, l'accueil et également l'administrateur disposent tous de cette fonctionnalités)

Consultant accompagné – mis en relation avec un(e) conseiller-ère

Ci dessus, Anne n'est pas encore mise en relation avec un(e) conseiller-ère

Mise en relation avec sa conseillère, Anne va pouvoir communiquer directement avec elle par la messagerie interne et va pouvoir bénéficier de son accompagnement : La conseillère

choisira dans une liste de démarches celle(s) qu'elle proposera à Anne pour répondre à sa demande. Si la demande d'Anne est particulière, la conseillère pourra créer une démarche

adaptée en s'appuyant sur celles déjà construites, par elle-même ou ses collègues..

=> Retour ou suite rubriques (accès direct)

Inscription en ligne

Mise en relation avec

un(e) conseiller(ère)

Accueil et analyse de la

demande

Création de démarches

Accompagnement personnalisé

Communiquer

Le tableau de bord de la conseillère s'ouvre automatiquement dès la connexion. Il indiquent les priorités : Communication : messagerie, groupe de discussion, animations collectives,

Accompagnement : tâches réalisées en attente de supervision

Animations collectives

Communication : En plus d'une messagerie interne, le conseiller peut créer des groupes de discussion entre ses consultants, appelés « animations collectives » pour favoriser entre eux

un échange d'expérience. Il sera le modérateur du groupe, pourra proposer des fichiers accessibles à l'ensemble des membres du groupe et associer au groupe des « partenaires »

=> Accompagner

Mes accompagnements : sous cet onglet la conseillère trouve la liste de ses consultants, - En rose : la consultante sans démarche attribuée, - En bleu : ce consultant a réalisé des tâches, il attend la supervision de sa conseillère, - En orange : Il est retard dans sa démarche par rapport au délai donné par la conseillère

Liste des accompagnements

La conseillère décide d'attribuer une démarche à Anne : elle ouvre son dossier pour y trouver les d'informations recueillis par l'Accueil afin de choisir une démarche appropriée.

Suivi du dossier du consultant

La conseillère a accès à toutes les informations recueillies : le formulaire de demande d'inscription, les résultats de la démarche d'accueil et des autres démarches en libre service

réalisées par Anne de sa propre initiative ou sur invitation de l'Accueil, Cet ensemble constituant le dossier d'Anne auquel a accès sa conseillère

Secteurs de pensées

La conseillère a trié les démarches disponibles en fonction d'un classement personnel, selon ses Secteurs de pensées qui reflètent sa manière personnelle de penser son métier.

Elle va attribuer à Anne la démarche qu'elle juge la plus appropriée à sa demande.

=> Attribuer une démarche

Anne va déménager à Fribourg. Avant de lui attribuer une démarche destinée à lui donner des informations pratiques pour favoriser sa future insertion professionnelle, au regard des éléments du dossier, la conseillère juge utile de commencer par la démarche Histoire de vie .

Elle proposera ensuite Préparer une insertion professionnelle sur le Canton de Fribourg ,(démarche qu'elle a créée pour avoir déjà eu à accompagner des consultants qui avaient le projet de installer à Fribourg)

Délai réalisation

La conseillère peut indiquer une date précisant un délai à Anne pour suivre cette démarche. Nous somme le 10 juin, elle lui donne 15 jours. Le 24 juin, si Anne n'a pas réalisé la démarche, par son tableau de bord, la conseillère en sera informée.

Suite ordonnée de tâches

Cette démarche comporte deux tâches à réaliser. Elle a été construites de sorte que la réalisation de la première tâche est obligatoire pour déverrouiller l'accès à la deuxième, ce

qu'indique le cadenas. A noter que la deuxième tâche est une prise de rendez-vous : cette tâche donnera à Anne toutes les indications pour prendre son rendez-vous.

Anne obtiendra ainsi un entretien au moment où le conseiller l'aura jugé opportun

Suivi : historique

Dans le dossier d'Anne la démarche attribuée est maintenant affichée. Pour l'instant elle n'a réalisé aucune tâche, de ce fait aucune ne peut être supervisée par la conseillère.Dans le dossier la liste des démarches attribuées, ainsi que les démarches personnelles, vont s'ajouter : cet historique permet un suivi chronologique de l'accompagnement.

Liste des accompagnements

Retournant à la liste de ses accompagnements, la conseillère constate qu'elle n'a plus de consultant en attente d'une démarche. Elle peut s'intéresser à Ève qui a du retard. elle utilisera les modalités de communication (messagerie) pour relancer Ève ou s'inquiéter des raisons de ce retard. Elle ira ensuite consulter le dossier de Jéri pour superviser les taches qu'il a réalisé.

=> Consultant : mon accompagnement

De son coté, Anne, en se connectant trouve sous l'onglet « Mon accompagnement » la démarche proposée par sa conseillère et attendue pour le 24 juin 2011. Elle va l'ouvrir pour réaliser la première des tâches composant cette démarche.

Réaliser une tâche

Anne doit commencer par la première tâche « Histoire de votre Vie »C'est en créant la démarche que les conseillers-ères peuvent imposer un ordre

et rendre ou non obligatoire l'exécution d'une tâche insérée dans une démarche.

Accès à l’outil associé

La tâche « L'histoire de votre vie » constitue ici une préparation de l'entretien

= > Création d’une démarche

Une démarche est une série de tâches associées à un outil en ligne. - L'outil est l'objet même de la tâche ou ce qui permet d'en rendre compte lorsque la tâche est une activité à réaliser hors ligne. (Ex : faire le compte rendu d'un entretien, d'une rencontre …)- Pour construire une démarche il faut donc disposer des outils nécessaires. C'est pourquoi la conseillère va consulter sa banque d'outils.

Banque d’outils

Sa banque d'outils contient : – Les outils qu'elle a déjà créé elle-même (rubrique « Mes outils d'accompagnement »)- Les « outils permanents » développés spécifiquement pour jemoriente

Création d’un outil

La conseillère veut insérer dans sa démarche une tâche qui consistera en une la visite du site de la Cité des Métiers de Genève. Elle va créer l'outil nécessaire et l'associer à cette tâche.

Son objectif : faire connaître le site et plus particulièrement certaines rubriques.

Création suite

Dans le formulaire de création, elle indique le Nom de l'outil, puis si besoin l'adresse URL(dans le cas ou il s'agit d'une visite virtuelle). Par simple copier/coller, la conseillère à reproduit la présentation de la Cité des Métiers telle qu'elle l'a trouvé en ligne sur le site de l'OFPC, présentation qui lui a semblé pertinente. (Bien sûr elle, elle aurait pu en rédiger une).

Illustration d’un Outil

Elle la possibilité d'illustrer son nouvel outil. Elle a choisi pour illustration une image prise sur le site de la Cités des Métiers

Fin première étape

Il ne lui fallu que quelques minutes pour créer son outil. Elle pourrait s'en satisfaire. Mais elle a l'intention de guider les visites de ses consultant(e)s et elle voudrait avoir en retour un compte-rendu de visite.

Transformer en formulaire

Elle va poursuivre la création de son nouvel outil en joignant un questionnement :elle va le transformer en formulaire

6 Types de questions

Parmi les six types de questions proposés, Elle va choisir le type qui convient à la première question qu'elle veut poser à ses consultants. Ce pourra être une question ouverte ou fermée, à choix multiples ou non, la réponse attendue pourra être un nombre, une date, ou un positionnement sur une échelle de valeur.

Sélection Type « choix »

Elle retient le type « choix » : les consultant(e)s auront à choisir dans une liste une ou plusieurs réponses dont la conseillère va établir la liste.

Intitulé de la question

La conseillère rédige l'intitulé de sa question. Elle peut ajouter une aide ou une consigne. Elle peut également illustrer sa question. A noter que l'illustration peut d'ailleurs être l'objet même de la question : exemple « A quoi vous fait penser cette image ? »

Etablir la liste les réponses

Elle a choisit de rendre obligatoire la réponse à sa question et d'autoriser plusieurs choix. Elle établit la liste des réponses qui seront proposées. Dans notre exemple, elle a reproduit par simple copier/coller une liste des rubriques du site de la Cité des Métiers de Genève.

Visualisation de la question

Elle enregistre sa première question et peut poursuivre en choisissant le type de sa deuxième question. Tout aussi facilement elle pourra enregistrer autant de questions que souhaité, varier les types de questions, ajouter ou non des illustrations pour certaines.

Affichage de l’outil et test

En quelques minutes son nouvel outil a été créé, d'autant plus facilement et rapidement que la conseillère a préparé son questionnaire ou en dispose d'une version sous Word, ou tout autre traitement de texte. Elle peut le tester. Elle va maintenant créer la tâche qui amènera le consultant sur le site de la Cité des Métiers et l'invitera à rendre compte de sa visite grâce à l'outil qu'elle vient de créer.

=> Gestion des tâches

La conseillère va créer une tâche à associer à son nouvel outil

Formulaire de création d’une tâche

Après avoir donné un nom à cette tâche, puis ayant par un court résumé expliqué en quoi elle consiste, elle va rechercher, dans sa banque d'outil, celui qu'elle veut associer

Associer un outil à la tâche

Une liste déroulante lui propose le choix : Elle trouve dans cette liste son nouvel outil « Le site de la Cité des Métiers de Genève » qu'elle sélectionne

Partager avec ses collègues

Elle décide de partager la tâche qu'elle vient de créer avec ses collègues : ils pourront donc l'insérer dans une de leur propre démarche sans avoir à la recréer préalablement

= > Gestion des démarches

La conseillère dispose maintenant de cette nouvelle tâche. Elle va pouvoir l'insérer dans des démarches existantes ou créer une nouvelle démarche spécifique : ce qu'elle va faire

Création d’une démarche

La démarche à un Nom, et le Résumé expose la cohérence de la succession des tâches insérées qui la composent. Il s'agit d'indiquer aux consultants la logique, le sens de la démarche, sa finalité.

Insérer une tâche

Une fois la présentation générale de la démarche faite, il ne reste plus qu'à insérer les tâches qui vont la composer

Sélection de la tâche à insérer

Une liste déroulante lui propose l'ensemble des tâches disponibles : les siennes et celles créées par ses collègues et qu'ils ont partagés.

Elle choisit d'ailleurs, pour commencer, l'une de ces tâches

Ajouter la tâche sélectionnée

Une fois sélectionnée, la tâche est ajoutée.

Suite sélection des tâches

La conseillère recommencera la procédure, ajoutant autant de tâches que voulu, en veillant toutefois à ne pas dépasser 7.Elle préférera donner deux démarches successives de 7 tâches à ses consultant(e)s plutôt qu'une seule comportant 14 tâches

Option tâche obligatoire ou non

Une fois les tâches insérer, il reste à déterminer si la réalisation des tâches sera obligatoire ou non. Pour chaque tâche le choix peut-être différent

Définir modifier l’ordre des tâches

La conseillère peut encore revoir l'ordre de réalisation des tâches. Dans la mesure ou elle rend obligatoire la réalisation d'une tâche, la suivante ne pourra pas être commencée par le consultant tant qu'il n'en aura pas terminé avec la tâche précédente

Enregistrer la démarche créée

Le choix de la séquence des tâches étant arrêté, il ne reste plus qu'à enregistrer la démarche créée

Visualisation de la démarche

La démarche est créée, son intitulé, sa description ainsi que les trois tâches qui la composent s'affichent.Cette démarche fait désormais partie de la banque des démarches disponibles

=> Partage - liste des démarches disponibles

La démarche créée est partagée par La conseillère est désormais disponible dans la banque des démarches, tous les conseillers, bénéficiant du travail de leur collègue pourront s'en servir pour leurs accompagnements en l'attribuant à leurs propres consultants.

Groupe de discussion –Echange de pratique

De quoi entretenir un échange de pratiques déjà bien engagé au sein du groupe jemoriente qui a travaillé à la réalisation de jemoriente.info

Dans le cadre d'un groupe de discussion entre professionnels des différentes structures, chacun pourra échanger sur les démarche faites ou à faire.

Membres du groupe « jemoriente »

Les membres du Groupe jemoriente ayant travaillé à l'étude et à la réalisation du projet

Crédits

Annick Lépine Conseillère MIFE de l'AinJannick Converset Conseillère OFPC GenèveNathalie Cognard Conseillère MIFE SavoiePascal Huguenin-Elie Conseiller OFPC GenèveStéphanie Rambaud Conseillère MIFE SavoieVéronique Blatrix Conseillère MIFE Savoie

Agnès Berjon Directrice MIFE SavoieEmmanuelle Parel Directrice MIFE Haute-SavoieJean-Pierre Cattin Directeur OFPC GenèveMarie-Pierre Buellet Directrice MIFE de l'AinMichel Garand Chef de projet Interreg IV

Remerciements pour leur participation à Brigitte Favre et à Michel Gamper

Application développée par Go On WebJérémie Banchilon Web designer

julien Garand Développeur