présentation classes virtuelles des 6 et 10 septembre 2012 luce boulben, daf a3 karin bancilhon,...

Présentation classes virtuelles des 6 et 10 septembre 2012

Luce BOULBEN, DAF A3Karin BANCILHON, DAF A3Anne-Marie LOPES, STSI B1Laurent AUGER, DASI MontpelierYrielle MUR, DASI Montpellier

1Présentation GFC SEPA classes

virtuelles 6 et 10/09/2012

Périmètre, contexte et objectifs de GFC SEPA

Présentation des évolutions apportées par GFC SEPA

Pré-requis et installation de la version

Autres informations et recommandations

GFC SEPA – GénéralisationGFC SEPA – Généralisation



Intervenants :

DAF A3-maîtrise d’ouvrage GFC

L’équipe de la diffusion nationale GFC à la DASI .Montpellier

STSI - Chef de projet national GFC

GFC SEPA - GénéralisationGFC SEPA - Généralisation



Périmètre, contexte, objectifs




Rappel - Définition et périmètre SEPA

◦ Application d’un règlement européen

◦ Le virement SEPA est un instrument de paiement en euros destiné à l’exécution de transferts de fonds entre des comptes de clients – le donneur d’ordre et le bénéficiaire- ouverts dans des banques situés dans la zone SEPA et qui adhèrent au virement SEPA.

◦ Le périmètre géographique d’utilisation des moyens de paiement européen est composé des 27 états de l’Union Européenne, de la Suisse, du Liechtenstein, de la Norvège, de l’Islande et de Monaco. L’ensemble de ces états constitue l’espace SEPA.

◦ Pour la France, seuls la métropole et les 5 départements d’outre-mer (Réunion, Guadeloupe, Martinique, Guyane, Mayotte) ainsi que Saint –Pierre et Miquelon font partie de l’espace SEPA. Les collectivités d’outre-mer que sont la Polynésie française, Wallis-et-Futuna et la Nouvelle Calédonie en sont exclues.



Périmètre – Contexte - ObjectifsPérimètre – Contexte - Objectifs

▶ Mise en œuvre du dispositif « SEPA – virements » induit pour GFC :

- une modification du format des coordonnées bancaires des

personnes physiques et morales et prévoit le remplacement du RIB et de la domiciliation bancaire respectivement par les IBAN et BIC.

- un nouveau format pour les fichiers de règlement transmis aux

services départementaux du trésor.

- ce fichier peut contenir des paiements à destination de fournisseurs des pays SEPA et dont la banque a adhéré aux normes SEPA (en remplacement de l’utilitaire DVINT)

- la simplification de la nomenclature des modes de paiement : table standard pour métropole, DOM et TOM



Périmètre – Contexte - Objectifs Périmètre – Contexte - Objectifs

Autres applications interfacées avec GFC entrant dans le périmètre SEPA

◦ EFCI – Télétransmission des fichiers de règlement par Internet

au format SEPA et non SEPA

◦ GOSPEL – Paie en EPLE Les fichiers de règlement devront être au format SEPA

pour intégrer GFC – Comptabilité générale ( réception « paiement externe ») ( en cours)

◦ SIECLE - (BEE-GFE) – gestion des élèves• Les fichiers de règlement des bourses nationales sont au

format SEPA (réception « paiement externe »)



Périmètre – Contexte - ObjectifsPérimètre – Contexte - Objectifs

Présentation des évolutions




Les évolutions « GFC » qui seront décrites ci après ne concernent que les établissements Métropole et DOM avec références

Les TOM ne sont pas dans la zone SEPA mais doivent passer la mise à jour SEPA car il n’existe qu’une seule version GFC

L’installation de cette version GFC SEPA doit être anticipée par rapport à la version GFC 2013 RCBC

Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 9

Principales Evolutions GFC SEPAPrincipales Evolutions GFC SEPA

Paramètres application◦ Disparition de la notion zone SEPA et zone non SEPA

Saisies et restitutions des coordonnées bancaires ◦ « RIB » et « domiciliation » disparaissent au profit des nouvelles

coordonnées bancaires « IBAN » – « BIC »

Modes de paiements◦ Conversion des modes de paiement pour fournisseurs, tiers,

bénéficiaires, destinataires

Paramètres établissement CB/CG◦ CG : Le libellé trésor est remplacé par le teneur du compte (onglet

compte de dépôt)

Constitution d’un fichier de règlement au format SEPA ◦ Bordereau de transmission remplace le rapport d’accompagnement



Paramètres Application : disparition de l’indication Zone SEPA pour tous les

modules (ex Comptabilité Budgétaire)



Saisie des coordonnées bancaires (fournisseurs, bénéficiaires et leurs tiers en création et modification)

Seuls l’IBAN et le BIC sont à saisir. L’IBAN est contrôlé par GFC BIC : pas de clé de contrôle. Une vigilance particulière

devra être apportée à cette saisie, tout erreur signifiant un rejet du règlement par la BdF. 2 contrôles ont pu être mis en place – un BIC = 8 ou 11 caractères et les 5 premiers caractères sont des lettres-.

Le contrôle vérifiant s’il existe déjà un fournisseur de même numéro de compte se fait sur l’IBAN

Le contrôle vérifiant l’existence de fournisseurs et de tiers du fournisseur de même numéro de compte se fait également sur l’IBAN



Ex : Ecran création d’un fournisseur



Restitution des nouvelles coordonnées bancaires dans les listes et écrans de saisie

« Coordonnées bancaires » remplace « IBAN – BIC -RIB et domiciliation » dans l’intitulé de la colonne

Seuls l’IBAN et le BIC sont imprimés à la suite du mode de paiement, il en est de même pour les tiers, bénéficiaires, destinataires

Un Exemple de liste

Restitution des coordonnées bancaires dans les extractions (fournisseurs et bénéficiaires)

IBAN et BIC sont extraits



Simplification des modes de paiements :

◦ Cette table est non modifiable pour la Métropole et les DOM mais reste modifiable pour les TOM

Code Libellé actuel Libellé Métropole/DOMVersion GFC SEPA

Libellé TOMVersion GFC SEPA

1 CNE supprimé supprimé

2 Caisse d’épargne supprimé supprimé

3 Virement bancaire Virement bancaire SEPA Virement bancaire

4 TP, TG, recettes municipales supprimé supprimé

5 Crédit municipal supprimé supprimé

6 Chèque trésor Chèque trésor Chèque trésor

7 Perception, recettes finances supprimé supprimé

8 Autres (nouveau) Autres

99 Etranger Virement NON SEPA Etranger

Le mode de paiement « 8 – Autres » permet de traiter indifféremment les cas de paiement par prélèvement, par carte bancaire et dans le cadre de la compensation du comptable.

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Présentation recette utilisateur GFC SEPA



Traitements concernés en Comptabilité Budgétaire

- Paramètres établissement- Fournisseurs et Tiers- Approvisionnements- Liquidations - Mandatement- Reversement- Mémoires



Paramètres Etablissement Autres Informations sur le compte

Libellé compte DFT au dessus des informations du compte

Le RIB disparaît


Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

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Exemples de restitutions - Dépenses – Liquidations et mandatements

Liste des liquidations en attente de mandatement :l’intitulé « n° de compte » remplace le « RIB » et ce sont l’IBAN et le BIC qui sont restitués dans cette zone.

Document « Mandatement collectif »:

Dans la colonne « Nom du créancier Compte à créditer » ce sont l’IBAN et le BIC qui sont restitués


Les traitements concernés en Comptabilité Générale o Paramètres établissemento Ecritures automatiqueso Bénéficiaires et Destinataireso Paiementso Réception paiements (internes et externes)o Paiements en attenteo Validation des paiements (certificats du comptable, états de

décompte)o Ordres de paiementso Règlemento Historique des paiementso Habilitation de régieo Ordres de recouvremento Contentieux (relance amiable, avis avant poursuite)o Bordereaux chèques d’encaissemento Développement compte Trésor



Paramètres agence et établissements – onglet compte de dépôt


Le libellé trésor est remplacé par le teneur du compte pour lequel il est possible :• De choisir parmi une liste déroulante• De créer un nouveau teneur de compte (se positionner sur ‘Nouvel intitulé’ pour le créer)


Paramètres agence et établissements – onglet compte de dépôt


Saisir le nouvel intitulé ainsi que l’IBAN et le BIC du teneur de compte si non trouvé dans la table pré remplie – situation exceptionnelle



Ecritures automatiques

o Réception : Dans les DOM, le règlement par document n’est plus proposé

o Ecritures en attente (mandatement) : Dans les DOM, la case à cocher ‘Disquette Banque de France’ n’est plus proposée

Paiements – réception –paiements internes…

o Bénéficiaires et destinataires : mêmes principes qu’en CBUDo Réception paiement interne : regroupement des fournisseurs

s’effectue sur l’IBANo Etats de décompte, certificats du comptable, ordres de

paiement… contiennent IBAN et BIC



Coordonnées bancaires



Paiement - règlement• L’implantation géographique des établissements détermine leur classement en zone SEPA ou zone non SEPA• Assistant de règlement : date de compensation est remplacée par date de règlement, cette date doit être postérieure de 1 à 45 jours à la date du jour• La restitution des coordonnées bancaires est fonction des modes de paiement et de l’implantation géographique de l’établissement

Le fichier de virement Métropole et DOM

• Le règlement s’effectue uniquement au format SEPA.• Le fichier contiendra des règlements à destination de fournisseurs SEPA ( Métropole – DOM – Pays de zone SEPA dont la banque du

fournisseur ou du bénéficiaire a adhéré au SEPA)• Le fichier de virements généré est au format xml (auparavant txt)

TOM• Sans changement



L’intégration des normes SEPA dans GFC et l’impact sur les règlements peut se résumer de la façon suivante (Métropole – DOM):

Code Mode de paiement

Coordonnées bancaires

Compte de paiement

(par défaut)

Modalités de Règlement -Documents

3 Virement bancaire SEPA

IBAN + BIC obligatoires avec contrôle de saisie

5159 Fichier de règlement transmis via EFCI + Bordereau de transmission SCT + liste des règlements

6 Chèques Trésor IBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie

5159 Liste des règlements par chèques trésor (inchangé)

8 Autres IBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie

5159 Liste des règlements « Autres »(bordereau des autres paiements)

99 Virement non SEPA

IBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie

5159 Liste des règlements non sepa (correspond à la liste actuelle des virements à l’étranger)



Au bordereau d’accompagnement se substitue le bordereau de transmission



Autres exemples de modifications

• Les sélections se font sur l’IBAN

• Habilitation Régie : si ouverture d’un compte courant pour le régisseur, saisie IBAN et BIC du compte de dépôt et pré affichage du teneur de compte de l’établissement

• Encaissement : ordres de recouvrement, relances amiables, avis avant poursuite, bordereaux de chèques… restituent dorénavant l'intitulé du teneur de compte et IBAN /BIC du compte dé dépôt.


Pré requis et installation de la version




Environnement :

GFC SEPA a été qualifié : En monoposte sous Windows XP et Windows Seven En réseau pour les version 2.2.1. minimum livré avec la version

Mysql 5.0.45 ou sous Horus 2.3 livré avec la version Mysql 5.1.62

Installation de la version en monoposte et en réseau Horus 2.2:

• Installer la mise à jour GFC SEPA• Lors de l’installation de la mise à jour pour SEPA un certain

nombre de contrôles préalables sont effectués :• Effectuer la mise à jour de la base : Afin de pouvoir utiliser

GFC SEPA il faut procéder à la mise à jour de la base (Dans GfcAdmin menu Utilitaires lancer ‘Mise à jour de la base pour SEPA’)

Installation de la version sous Horus 2.3 : fera l’objet d’une notice détaillée.


Pré-requis et Installation de la version GFC SEPA

Pré-requis et vérifications avant la mise à jour GFC SEPA

Le transfert des opérations d’extourne entre CBUD 2012 et CGENE 2012 devra avoir été réalisé (ligne « réception » grisée après l’installation). Les mandats définitifs pourront être pris en charge après la mise à jour GFC SEPA.

GFC SEPA ne permet pas une reprise des règlements émis sous le format RIB. Avant l’installation de GFC SEPA, la vérification de la prise en charge des derniers paiements sur les comptes DFT des établissements devra être effectuée par l’agent comptable.

Les comptes financiers 2012 dits « en cours d’exercice » devront avoir été confectionnés avant l’installation de GFC SEPA : la version du compte financier mise à disposition en juillet ne sera pas adaptée à SEPA.

Les changements de structure comptable (GFC CRIA) seront réalisés avant la mise à jour GFC SEPA.


Pré requis et installation de la version GFC SEPA

Contrôles effectués lors de l’installation de la mise à jour pour GFC SEPA• En Comptabilité Budgétaire :

o Tous les mandats doivent avoir été transférés en Comptabilité Générale o En l’absence de transfert en attente dans une CBUD d’un EPLE, l’agent comptable s’assurera également que tous

les fichiers transférés ont bien été pris en charge dans sa compta et ont fait l’objet d’un règlement.

• En Comptabilité Générale :o Toutes les écritures automatiques doivent avoir été validéeso Tous les paiements internes doivent avoir été réceptionnéso Les paiements en attente doivent avoir été validéso Les paiements différés doivent avoir été traitéso Les paiements validés doivent avoir été réglés

Des messages sont affichés en fonction des contrôles effectués et l’installation est interrompue.



GFC SEPA concerne un groupement comptable Coordination nécessaire de l’ensemble des

établissements avec l’agent comptable pour un passage simultané à GFC SEPA



Avant de pouvoir travailler sur GFC SEPA il faut mettre la base au format SEPA. Tant que cette mise à jour n’a pas été faite l’accès aux modules de GFC est impossible

Un utilitaire présent dans le module GFC Administration (Menu Utilitaire – Mise à jour de la base pour SEPA) permet de mettre la base 2012 au format SEPA à l’aide d’un assistant:

Après avoir cliqué sur « Terminer » la mise à jour de la base pour SEPA s’exécute.A la fin de la mise à jour un message vous informe que la mise à jour est terminée

.





Le Bouton Fermer est actif. Un message d’avertissement sur les saisies prioritaires à effectuer s’affiche (compte de dépôt)

Une fois la mise à jour de la base effectuée l’option « Mise à jour de la base pour SEPA « devient inactive (passe en grisé )

Cette mise à jour permet 2 éditions :- liste des fournisseurs et tiers qui n’ont pu être convertis aux

nouveaux modes de paiement- liste des bénéficiaires et destinataires qui n’ont pu être

convertis aux nouveaux modes de paiement


Mise à jour des fichiers Fournisseurs et Bénéficiaires

• Lors des tests utilisateurs, il a été constaté que certains fournisseurs et bénéficiaires n’avaient pas été mis à jour ou saisis avec des coordonnées IBAN/BIC comme GFC le propose depuis l’exercice 2011 : fournisseurs et bénéficiaires comportent encore uniquement des données de type RIB et sont donc déclarés NON SEPA.

• Le nombre de corrections peut être conséquent aussi il est fortement conseillé aux EPLE d’anticiper et d’initier ce travail avec la version du module « Administration » de GFC (12.3) mise à disposition mi juillet 2012.

• Comme avec la version GFC SEPA, la version « Admin » permet l’édition des fournisseurs et bénéficiaires à corriger.



Principales règles de conversion des modes de paiement pour fournisseurs, tiers, bénéficiaires et destinataires

Point d’attention : dans cette situation, les coordonnées bancaires sont à saisir. Ne pas oublier de modifier le mode de paiement attribué avec la conversion sinon ces règlements ne figureront pas dans le fichier et nécessiteront des ordres de paiement.


Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 1(CNE),2 (Caisse d'Epargne),3 (Virement bancaire),4 (TP,TG, Recettes municipales),5 (Crédit municipal), 7 (Perception, recettes finances)

Mode de paiement 3 (Virement bancaire SEPA) avec récupération IBAN BIC

Fournisseurs déclarés NON SEPA avec modes de paiement 1, 2, 3, 4, 5, 7

Mode de paiement 99

Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 6 (Chèques trésor)

mode de paiement 6 et récupération éventuelle des IBAN BIC

Fournisseurs déclarés NON SEPA de mode de paiement 6 (Chèques Trésor)

Même mode de paiement mais sans récupération de coordonnées bancaires

Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 99 (Etranger)

Mode de paiement 3 avec récupération des IBAN BIC

Fournisseurs déclarés NON SEPA de mode de paiement 99

Conserve ce même mode de paiement


Adhésion des banques au virement SEPA - L’ensemble des banques françaises a adhéré au virement SEPA. - Ce taux d’adhésion varie pour les pays de l’espace SEPA. - Afin de pouvoir prendre en compte dans le nouveau fichier de virement le paiement d’un

fournisseur d’un pays SEPA, il devra être vérifié auprès de ce fournisseur si son établissement bancaire est adhérent :

- Le site de l’EPC (European Payments Council), organisme européen en charge de définir les règles fonctionnelles et techniques du SEPA, ainsi que le suivi et l’acceptation des adhésions, dispose d’un registre des banques ayant adhéré au virement SEPA.

- Ce registre mis à jour tous les mois est consultable via le chemin suivant : www.europeanpaymentscouncil.eu>SEPA Credit Transfer

(virement SEPA)W>SCT Register of particpants>Download the Register of Participants.

Fichiers des éditeurs privés - La généralisation des fichiers de virements aux normes SEPA concerne également les fichiers des logiciels d’éditeurs privés. - Il est rappelé qu’il appartient aux établissements concernés de prendre l’attache de leur fournisseur afin que le format des fichiers de ces applications soient conformes aux attendus de l’application GFC- transaction « paiements externes ». - Les informations sur ce format sont disponibles :

sur le site de diffusion nationale de Montpellier ( http://diff.in.ac-montpellier.fr) sur le site intranet de la DAF (http://idaf.pleiade.education.fr - Point d’attention : pour pouvoir bénéficier de la fonctionnalité « paiements externes » de

GFC, le passage à la version SEPA d’une application privée doit être réalisé de façon

concomitante avec l’installation GFC SEPA.


Présentation GFC SEPA classes

virtuelles 6 et 10/09/2012 39

Paramétrage de SIECLE (GFE)

Dans la base SIECLE le passage aux normes SEPA a déjà été effectué. Toutefois, pour que GFE génère des fichiers paiements au format SEPA, il faut faire une mise à jour de la base SIECLE. Vous trouverez sur le site http://diff.in.ac-nancy-metz.fr un script pour ce faire

Point d’attention : lors du passage à la norme SEPA, certains BIC n’ont pu être générés, car le RIB enregistré en base correspond à une banque fermée. Les gestionnaires doivent contrôler les coordonnées bancaires des familles excédentaires. Pour cela, ils ont à leur disposition des listes qui peuvent être demandées dans la fonctionnalité « Listes de constatation ».

Installation version EFCI

Pour prendre en compte les fichiers au format SEPA, EFCI a du être modifié. Cette version que vous pouvez trouver sur le site http://diff.in.ac-paris.fr doit être installée avant tout envoi de fichiers paiement de GFC-SEPA


Questions



MERCI POUR

VOTRE PARTICIPATION

Et VOTRE ATTENTION