portails d'information

Approche théorique

S. Kennel

Plan de travail

Enjeux

Fonctions

Méthodes

Outils

Introduction : nos missionsMissions et nouveaux dispositifs

Une obligation d’implication Le devoir de l’accès à l’information : c’est la mission des

professionnels de l’information que de faciliter et démocratiser l’accès à l’information pertinente et validée, utile et utilisable par tous.

L’optimisation des services et produits : il est important de rentabiliser et valoriser l’ensemble des informations disponibles, et collectées par l’expert.

Ajustement et patience Des outils en devenir et des dispositifs à ajuster : les outils

disponibles évoluent très vite, il faut être en veille technologique perpétuelle. Les doublons entre outils et dispositifs sont fréquents et pas toujours inutiles, il faut être capable de bien analyser le besoin et de mettre en place une bonne stratégie de diffusion de l’information et de mise en place de services, s’adapter en continu à la demande tout autant qu’à l’offre d’information existante et savoir accompagner l’usager : disponibilité, empathie et réactivité.

Le portail d’information

IIDéfinitions et Définitions et

fonctionsfonctions

Contexte et besoin

Informations en ligne (Internet/intranet/…) =

Trop d’informations : problème de la sélection, de l’évaluation (fiabilité, actualité, pertinence)

Trop d’outils : problème de la manipulation, de la maîtrise de ces outils

> Compenser le manque de compétences et/ou le manque de temps de l’usager

Définition

Un portail d’information est un point d’accès unique, adapté et facilité, à

un ensemble cohérent de ressources en ligne validées par un expert. L’accès à ces ressources sera

structuré, et pourra être décrit et commenté.

Fonctions (1)Agrégation de contenu :

collecte experte d’informations (liens) validées sources internes et externes

Organisation de contenu : structuration hiérarchique et cohérente (classement) des informations accès par rubriques, thésaurus ou moteur de recherche)

Description de contenu : résumélienévaluation

Fonctions (2)

Personnalisation et adaptation :contenu ciblégestion des profilsservices adaptés

Communication et travail collaboratif : alimentation mutualisée du portailcommentaire et évaluation collaborative des références et documents proposés

Services à valeur ajoutée :actualité du domaine (événements, publications) et du portail (mises à jour)service de questions-réponses et de veille à la demandediffusion sélective de l’informationforum


IIII

Eléments de méthodeEléments de méthode

ExistantBesoinsCibles

MoyensObjectifs

AnalyseAnalyse

ContenusArborescences

Ergonomie

ModélisationModélisation

OutilsDéveloppement

RechercheTraitement

RéalisatioRéalisationn

Mise en ligneAlimentation

ProduitsServices

Evaluation

PublicationPublication

desdes

Mise en œuvreMise en œuvre

Cahier

Cahier

chargescharges

Etapes de la création du projet

I - L’analyse stratégique

L’analyse est un préalable nécessaire qui doit permettre un audit de l’existant en matière de mise à disposition de l’information, prenant compte des facteurs matériels, techniques, humains et politiques, une identification des besoins et des publics visés. De cette analyse préalable doit déboucher une stratégie d’information qui définira les orientations du projet : objectifs, moyens mis en œuvres.


Existant et concurrenceQuelle est l’offre déjà existante dans la structure (site internet, intranet, réseau, etc.) avec laquelle il va falloir articuler le projet ?Quelles sont les informations, supports d’informations existants (bibliographies, catalogues, lettre d’actualités, etc.) et offre de médiation (veille, mise à disposition…) qu’on va devoir transposer ?Existe-t-il des dispositifs ou services équivalents (sites internet, portails, publications, etc.) qui rendent inutile le projet ?Quels sont les idées à récupérer ?Quelle consultation, quelle circulation de l’info, quelles pratiques informationnelles ?


BesoinsDe l’institution : circulation de l’information, sécurité des informations accédées, volonté de capitaliser la connaissance, réduction des coûts.

Des usagers : facilité d’accès (hors temps et lieu), efficacité (multiplication des accès à l’information), richesse de l’information, autonomie de l’accès et gain de temps.


Ciblespublic identifié (thématique ou communauté)

règle ergonomique de la compétence minimum


Objectifs Valoriser l’information

Faciliter l’accès : simplicité de l’outil, filtrage

Réduire les coûts et le temps d’accès

Garantir la qualité de l’information (actualité, pertinence, fiabilité)


Moyens et contraintesTechniques, logiciels, humains : pour le développement et l’alimentation, le suivi et pour l’accès par l’usager.

Equipements (serveur, machine pour la publication, postes de consultation), logiciels (de développement web, outils collaboratifs),

Moyens humains (acteurs et fonctions, calendrier, formation)

Hiérarchiques, juridiques : Validation et contrôle Droit de l’information : question par exemple des liens :

ouvrir dans une nouvelle fenêtre, toujours permettre d’identifier l’auteur, demander l’autorisation.

II – La modélisation

Fond et formeContenus Critères de sélection Métadonnées ajoutées (résumé, auteurs, date de mise à jour,

etc.) Types de documents : documents externes et/ou internes,

formats

Arborescence Rubriques et sous rubriques

Interface graphique

III – La publication et le suivi

Mises à jourFréquence

Modalités

ValorisationCommunication (newsletter, alertes)

Activité et réactivité

EvaluationOutils statistiques

Enquêtes


IIIIII

Exemples et modèlesExemples et modèles

Quelques exemples (1)Base de donnée en santé publique

http://www.bdsp.tm.fr/

Portail d’information pour la jeunessehttp://www.jeunesse.gouv.fr/

CISMEFhttp://www.chu-rouen.fr/ssf/santspe.html

CEREQhttp://portail.cereq.fr/masc25/

Bibliothèque de Lyonhttp://www.bm-lyon.fr/index.htm

La médiathèque de Troyeshttp://www.mediatheque-agglo-troyes.fr/bmtroyes/

Quelques exemples (2)Page d’accueil de la médiathèque de l’ESC de Lille

http://mediatheque.esc-lille.fr/

Sources pour élèveshttp://www.lecdi.net/jean-monnet/

Portails NetvibesPresse : http://www.netvibes.com/kiosquelycee#La_UneMédiathèque : http://www.netvibes.com/mediatheque77#Presentation

SymbalooAccueil : http://www.symbaloo.com/fr/#

Société KensoAccueil

Mise à jour : 24 octobre 20061295 visites depuis le 2 septembre 2004

Les guides

Les ressources

Les services

Les infos

Accéder à internetMoteursMétamoteursAnnuaires

La base documentaireLes dictionnaires et encyclopédiesLes signetsLes bases de donnéesLes archives…

Guide de la recherche d’informationRédiger une bibliographiePréparer un dossierEvaluer un site ou une page internet…

FAQService Questions-RéponsesPrestations documentaires…

Actualités du SIProjetsLe journalLes clubs…

Intranet Kenso > SI > AccueilSI Règlement

Le centre : planHorairesEquipeLE CENTRE

Actualités en bref…Inauguration… lire la suiteNouvelles acquisitions… lire

la suiteA propos du droit d’auteur…

lire la suiteExposition virtuelle… lire la suiteLettre’infos n°5 … lire la suite

Auteur de cette page : Sophie KennelContacter le webmestre : Machin Truc

SERVICES

A PROPOS

ARCHIVES

INFOS

RESSOURCES

GUIDES

INTERNET

LETTRE’INFO

PLAN

Rechercher dans les pages SI…

-

Les projets

NouveautésFestivalCoups de coeurEcrire en ligne…






Accéder à internetMoteursMétamoteursAnnuaires

La base documentaireLes dictionnaires et encyclopédiesLes signetsLes bases de donnéesLes archives…




Intranet doc. Intégrant un portail

II – Cibles et contenus

IntranetIntranet

ExtranetExtranet

InternetInternet

personnel-clients/usagers-partenairespersonnel-clients/usagers-partenaires

clients/usagers-partenaires-internautesclients/usagers-partenaires-internautes

SERVICES

INFORMATIONS

PRODUITS PEDAGOGIQUES

PRODUITS DOCUMENTAIRES

PRODUITS DE COMMUNICATION

PortailPortaild’infosd’infos

, , intraneintranet doc.t doc. équipe– hiérachie-usagers interneséquipe– hiérachie-usagers internes

RESSOURCES


IIIIIIArticuler les outils et Articuler les outils et

dispositifsdispositifs

Site internet

Objectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients

Valoriser Communiquer Informer Publier

Logiciels de publication (Dreamweaver, FrontPage, Nvu, autres)

CMS (SPIP, Joomla, etc.)

Vitrine de l’organisme

Publication d’informations structurées sur un thème

Informations tout public

Discours " maison"

Technologies intégrables (BDD, RSS, Forum, formulaires, etc.)

Maîtrise technique nécessaire

Hébergement Dynamique à

maintenir Webmestre

nécessaire A articuler avec

intranet/ extranet et blogs

IntranetObjectifs Techniques Usages Intérêts Inconvénients

Informer Former Communiquer Echanger Publier



Informations opérationnelles

Actualités Ressources Aides Informations sur

l‘établissement Communication

interne et adm. Ressources

humaines Portail doc.

Communauté d’appartenance

Outil de travail Mémoire Valorisation Ressources Actualité Personnalisat° Technologies

intégrables (BDD, RSS, Forum, formulaires…)

Capitalisation des connaissances

Articulation avec ENT et site

Dynamique à maintenir

Webmestre nécessaire


Extranet


Informer Former Communiquer Echanger



Idem que l’intranet mais sans restriction de lieu

Accès permanent à l’école

Elargissement de la communauté (parents, partenaires)

Eclatement des limites spatiales et temporelles (ou inconvénient ?)

Non respect de l’égalité d’accès à l’information (sphère scolaire/privée)

Articulation avec ENT

Dynamique à maintenir

Webmestre nécessaire


Hébergement Sécurité

Logiciel documentaire

] Stratégies de communication > dispositifs > logiciel documentaire


Répertorier Agréger Accès aux

ressources (GEIDE)

Progiciels (BCDI, PBM, autres)

Outils maison (Access, PHP, autre)

Gestion des ressources documentaires

Recherche documentaire

Accès ciblé Usage

pédagogique : formation à la recherche

Efficacité, rapidité, richesse de la recherche d’information et de la gestion

Facilité d’accès par rapport aux moteurs de recherche

Portail d’information


Informer Agréger Mettre à

disposition des ressources

Module portail d’un logiciel documentaire

Netvibes Interface web

BDD Logiciels de

publication (Dreamweaver, FrontPage, Nvu…)

CMS (SPIP, Joomla,..)

Agrégation d’hyperliens structurés, évalués et décrits sur une thématique ou pour un public identifié

Recherche et accès, alimentation

Accès unique, cohérent, adapté et facilité à l’information

Actualisation des liens

A articuler avec autres répertoires (catalogue, favoris, sitographies)

Fil RSS


Agréger Informer Partager

Codes spécifiques

Agrégation d’informations provenant de sources différentes sur une même page

Connaissance du dispositif, sources de syndication

Veille automatique

Veille thématique

Service à l’usager

A intégrer aux autres dispositifs

Lisibilité Mise en place

pas toujours facile

Plate-forme collaborative


Produire collectivement

Echanger

Logiciels spécifiques ou CMS ou Wikis

Echanges de documents

Production collective de documents

Concertation synchrone

Travail collaboratif et à distance

Efficacité du processus

Capitalisation des connaissances

Gain de temps Mutualisation

Absence de relationnel

Dérives et codes de communication

portails d'information

Education