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Portail de Gestion des congés et Absences

- Didacticiel Manager

INTRODUCTION

Bonjour et bienvenue dans le didacticiel ‘Portail’ dédié aux managers!

Il a été construit afin de vous permettre de vous approprier le plus rapidement et le plus

aisément possible cette application en qualité de manager.

Pour toute question sur son utilisation, n’hésitez pas à contacter, le service RH

Problème de connexion : Contacter votre gestionnaire paie

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Sommaire

1. GERER UNE DEMANDE DE CONGE OU D’ABSENCE .............................................3

Espace manager/Demandes d’absence à valider .......................................... 3

2. PRINCIPAUX MENUS .............................................................................4

Menu de gauche ............................................................................................... 5

Accueil / Actualités manager / Traiter les demandes d’absence .................................... 6

3. AUTRES MENUS DE L’ESPACE MANAGER ......................................................8

Espace manager/Demande d’absence collaborateurs ................................... 8

Espace manager/Planning .......................................................................... 14

Espace manager/Suivi des justificatifs d’absence ...................................... 15

Espace manager/Délégation....................................................................... 15

Espace manager/Soldes de congés ............................................................. 16

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1. Gérer une demande de congé ou d’absence

Espace manager/Demandes d’absence à valider

Vous venez de recevoir un mail vous informant que l’un de vos collaborateurs

souhaite prendre des congés.

Cliquez sur le lien et connectez-vous au Portail RH.

Ou sinon, connectez-vous régulièrement sur le Portail :

(se référer au Guide Utilisateur)

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2. Principaux menus Une fois connecté à l’application, la page suivante apparaît.

La page d’Accueil / actualités manager est composée de 4 parties

Menu de Gauche Traiter les demandes d’absence Visualiser les plannings de mes collaborateurs Visualiser les actualités de mes collaborateurs

Cette page rassemble l’essentiel des infos nécessaires et peut servir de « tableau

de bord.

« Traiter les demandes d’absence » Cf infra. Aussi accessible depuis le Menu de gauche « Visualiser les plannings de mes collaborateurs » Cf infra. Aussi accessible depuis le Menu de gauche « Visualiser les actualités de mes collaborateurs »

Cet espace vous permettra, bientôt de suivre un certain nombre d’informations

utiles.

Nous y reviendrons plus en détail dans une prochaine version du Guide Manager.

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Menu de gauche

Le bandeau de gauche sert exclusivement à la navigation dans l’application.

Changer de mot de passe : cf Guide Utilisateur

Déconnexion : pour fermer la session

Accueil : les boutons / cachent ou font apparaitre les sous-rubriques

Cette rubrique sert de « tableau de bord »

Cette rubrique vous permet d’accéder à vos derniers messages et actualité

Espace personnel : est composé d’un ensemble de pages de portail.

Cette page vous permet de poser vos congés et suivre l’état d’avancement de la validation de vos demandes.

Cette page vous permet de visualiser votre planning de congés et d’absences

Cette partie n’est pas utilisable pour l’instant

Cette rubrique vous permet d’accéder à vos informations personnelles

Espace Manager : est composé d’un ensemble de pages de portail.

Cette page vous permet de gérer les demandes de congés vos collaborateurs.

Cette page vous permet de visualiser le planning de congés et d’absences de vos collaborateurs.

Cette partie n’est pas utilisable pour l’instant

Vous permet de déléguer les validations de demandes de congés qui vous sont adressées à un autre manager

Cette page vous permet de visualiser les soldes de congés de vos collaborateurs.

Cette rubrique vous permet d’accéder à vos informations personnelles

Liens : cet espace sera utilisé pour mettre à votre disposition des documents (note de process, guides etc etc)

Cette partie vous permet de télécharger les derniers guides Utilisateur et Manager

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Accueil / Actualités manager / Traiter les demandes d’absence

Cette rubrique rassemble les demandes d’absence en attente de validation

Cliquer sur la demande à traiter (un seul traitement à la fois) :

Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs demandes pour les traiter en même

temps

Vous remarquerez que la demande en cours apparait dans le planning de

l’équipe en grisé.

Une fois la demande cliquée, l’écran de validation apparait :

Il reprend l’ensemble des informations relatives à cette demande.

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L’option : vous permet de d’accéder à l’historique de la

demande :

L’option : vous permet d’afficher l’éventuel

commentaire saisi par votre collaborateur.

Par défaut, le choix de la réponse est ‘Accepter’.

Changer la décision en utilisant le bouton .

Choisir la Décision, indiquer éventuellement un commentaire, puis Valider.

Les décisions suivantes sont disponibles:

Accepter: valide la demande d'absence ou la demande d'annulation, Refuser: la demande d'absence ou la demande d'annulation ne sera pas

accordée, Retourner: la demande sera envoyée à son émetteur, Transmettre: envoyer la demande à un tiers.

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3. Autres menus de l’Espace Manager

Espace manager/Demande d’absence collaborateurs

3.1 Effectuer les demandes d’absence pour vos collaborateurs

Exceptionnellement, en tant que manager vous pouvez effectuer une demande

d’absence sur le portail à la place de votre collaborateur (collaborateur n’ayant pas

d’accès internet à la crèche ou à domicile). Dans ce cas, il faudra obligatoirement

que le collaborateur vous fasse une demande papier que vous archiverez dans son

dossier après que vous l’ayez signée.

Vous aurez également la possibilité d’indiquer une absence injustifiée. Attention il

faudra impérativement annuler cette « demande » si vous recevez un justificatif.

1- Arrivée sur l’espace : Manager – Demandes d’absence collaborateur

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2- Choisir le collaborateur concerné

Cliquer sur le lien ou est inscrit le nom d’un de vos collaborateurs.

Dès que vous aurez cliqué la liste de vos collaborateurs apparait. Il vous reste

plus qu’à choisir le collaborateur concerné.

Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 10 / 17

3- Choisir le motif de l’absence et la date et ajouter la demande

Vous pouvez désormais choisir pour votre collaborateur le motif de l’absence,

le jour. Attention il est nécessaire d’ajouter votre demande (flèche n°2)

4- Valider la demande d’absence

Après l’ajout de la demande, vous devez la valider et la soumettre

Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 11 / 17

La demande vous est ensuite transmise par mail. Pour la valider il vous faudra,

vous déconnecter du portail et vous reconnecter via le lien indiqué sur le mail.

La validation de la demande est identique à la procédure initialement indiqué ci-

dessus.

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5- Annuler la demande d’absence

Vous vous remettez sur l’espace « manager – demandes d’absence collaborateur » et

Vous choisissez le collaborateur concerné

Et vous cliquez sur sa demande d’absence

Vous pouvez désormais annuler la demande.

Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 13 / 17

Il ne vous reste plus qu’à soumettre la demande. Elle vous sera ensuite notifiée par

mail.

Pour la valider il vous faudra, vous déconnecter du portail et vous reconnecter via

le lien indiqué sur le mail.

La validation de la demande d’annulation est identique à la procédure initialement

indiqué ci-dessus.

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3.2 Consulter les soldes de congés de mes collaborateurs

Vous pouvez consulter via le portail le solde des congés payés de vos

collaborateurs. Le solde indiqué est en temps réel, ce qui peut expliquer un

décalage avec les informations indiquées sur le bulletin de paie.

Pour obtenir le solde il vous faut choisir le salarié concerné.

Espace manager/Planning

Cet espace vous permet d’afficher les plannings de vos collaborateurs.

Les menus vous permettent d’affiner les affichages (par ½ journée, par équipe

etc etc).Vous pouvez aussi exporter les plannings sous Excel.

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Espace manager/Suivi des justificatifs d’absence

Nous y reviendrons plus en détail dans une prochaine version du Guide

Manager.

Espace manager/Délégation

Lorsqu’un manager s’apprête à s’absenter pour un période, ou lorsqu’il souhaite

déléguer une partie de ses tâches, il se doit d’indiquer le collaborateur le

remplaçant :

Le manager peut déléguer les tâches : validation des ‘Demandes de congés’ et / ou

validation des demandes d’ ‘Annulation de congés’.

1. Horodater sa délégation, éventuellement préciser un commentaire et

déterminer si sa délégation peut être transmissible (c'est-à-dire

déléguée par le remplaçant à un tiers).

2. Indiquer le nom de son remplaçant, cliquer sur l’icône de recherche et

vérifier dans la liste de choix le destinataire.

3. Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter pour créer la délégation.

Vous obtenez l’écran suivant :

Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 16 / 17

Vous pouvez à tout moment et avant l’échéance prévue mettre

fin à cette ou ces délégations en cliquant sur les deux cases à

cocher sous le bouton puis « Appliquer »

Espace manager/Soldes de congés

Cette page vous permet de visualiser les soldes de congés de vos collaborateurs, soit

de façon globale, soit de façon individuelle.

En activant et puis en cliquant sur ,

vous pouvez visualiser leurs soldes individualisés ou théoriques

.

Vous pouvez aussi sélectionner un ou plusieurs salariés par l’option .

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En cliquant sur l’un des salariés listés, vous accédez au détail de ses compteurs.

Pour revenir à l’écran initial, utiliser l’icône .

Pour passer au salarié suivant, choisir l’icône .