Procès verbal de l’assemblée générale

du GIP e-bourgogne Autun - Jeudi 8 octobre 2015

Ordre du jour :

1. Accueil des membres, émargement, recensement des pouvoirs, vérification des règles de quorum

2. Ouverture de la séance de l’Assemblée Générale par Madame Martine Vandelle, Présidente du GIP

3. désignation d’un secrétaire de séance

4. Point de communication sur la liste des organismes membres du GIP

5. Examen et approbation du rapport d’activités et des comptes annuels 2014

6. Lecture du rapport général du Commissaire aux comptes et de son rapport spécial

7. Bilan / informations sur le PES v2 et l’utilisation des services de télétransmission proposés par e-bourgogne / témoignages d’adhérents

8. Développement des usages numériques : présentation de l’approche Fab lab – illustration par les équipes

du Conseil régional de Bourgogne

9. Présentation et illustration de services numériques par l’équipe e-bourgogne / témoignages d’adhérents : o Amélioration fonctionnelle pour les utilisateurs ayant une fonction dans plusieurs organismes o Marchés Publics Simplifiés /Clausier et évolution du Code des marchés publics / Plan national de o dématérialisation des MP o Services aux citoyens : Annuaires et Enquêtes en ligne o Géobourgogne et ses actualités

10. Questions diverses

1. Accueil des membres, émargement, recensement des pouvoirs, vérification des règles de quorum

Les élus et agents sont accueillis à partir de 11h30 et jusqu’à l’ouverture de la séance à la table d’émargement où

ils signent et remettent les pouvoirs qui leur ont été attribués.

Durant le temps de l’émargement et du déjeuner, des ateliers de démonstration sur le portail et les services web

et citoyens étaient proposés aux adhérents.

Gilles Delamarche rappelle que 1 401 adhérents ont été convoqués à cette assemblée générale.

Pour que celle-ci puisse siéger et délibérer valablement, il est nécessaire que soient présents ou représentés 351

membres. À 14h00, 398 membres sont présents ou représentés.

Le quorum étant atteint, l’Assemblée générale du GIP peut donc siéger et valablement délibérer.

2. Ouverture de la séance par Madame Martine VANDELLE

Madame Vandelle indique qu’il s’agit là de sa dernière assemblée générale en tant que Présidente du GIP e-

bourgogne. Le projet e-bourgogne lui a été confié en 2004 pas François Patriat qu’elle remercie sincèrement car

c’est une chance dans un mandat électoral que de porter un projet de cette envergure.

A l’époque elle a fédéré un groupement de commande de plus de 1300 organismes publics autour du premier

service : la salle des marchés publics. Aujourd’hui l’offre d’e-bourgogne est passée à plus de 20 services. De 374

collectivités adhérentes au moment de sa création en 2008, le GIP e-bourgogne compte aujourd’hui plus de 1400

organismes publics adhérents.

Grâce à une vision partagée par les 6 membres fondateurs d’e-bourgogne que sont le Conseil Régional, l’Etat et

les quatre départements qui furent dès l’origine porteurs d’une solidarité financière actée dans le modèle

économique d’e-bourgogne, le premier Groupement d’Intérêt Public d’administration numérique en France est

né en 2009.

Reposant sur un solide partenariat public privé avec Atos Worldline et sur des valeurs fortes d’égalité de service,

de mutualisation et de solidarité, le GIP e-bourgogne est devenu l’outil majeur de déploiement de

l’administration numérique à l’échelon régional et au service de tous : organismes publics, entreprises, citoyens.

Madame Vandelle remercie les adhérents pour leur confiance, l’équipe pour son travail et tient également à

saluer Monsieur Rémi Rebeyrotte, le Maire d’Autun qui accueille l’AG du GIP chaque année dans sa ville et qui,

surtout, est un adhérent et militant de la 1ère heure.

Ce n’est pas sans émotions qu’elle quittera le GIP en cette fin d’année 2015 et elle souhaite d’ores et déjà passer

le flambeau aux élus présents afin qu’ils continuent à porter l’aventure e-bourgogne, en sa qualité d’opérateur de

services numériques pour le nouveau territoire de Bourgogne Franche Comté.

3. Désignation d’un secrétaire de séance Monsieur Gilles Delamarche, Directeur du GIP e-bourgogne, est désigné secrétaire de séance.

4. Point de communication sur la liste des organismes membres du GIP Communication de la liste des adhérents au GIP :

La liste à jour est consultable sur cette page du portail e-bourgogne. Il est précisé que lorsqu’un adhérent a

développé un site internet avec la solution e-bourgogne, il est indiqué par un petit logo e-bourgogne.

5. Examen et approbation du rapport d’activités et des comptes annuels 2014 Présentation du rapport d’activités 2014

Fonctionnement du GIP

Les instances de gouvernance du GIP se sont réunies comme suit en 2014 :

- 2 Comité de gestion le 10 juillet et le 4 décembre 2014

- 2 conseils d’administration et d’orientation stratégique le 10 juillet et le 4 décembre 2014

- 1 assemblée générale le 2 octobre 2014

Équipe

En 2014, le GIP comptait 14 postes permanents (dont 2 emplois dédiés à GéoBourgogne).

Achats

Achat en procédure adaptée pour le renouvellement de la prestation de services « Expertise

comptable »

Achat en procédure adaptée pour le renouvellement de la prestation de services « Commissaire aux

comptes ».

Pilotage du contrat de partenariat public-privé

Dans le cadre de la mise en œuvre du programme fonctionnel, des phases de développement, de la maintenance

et de l’exploitation des services de la plateforme, la direction du GIP et les chefs de projets sont fortement

mobilisés par rapport aux équipes de Worldline.

Les échanges sont journaliers au niveau des chefs de projets (méthodologie « Agile »). Ils se concrétisent

également chaque année par 6 comités de pilotage en alternance à Dijon et à Lyon (équipe Worldline), plus d’une

vingtaine de comités opérationnels dédiés aux sujets de maintenance et d’exploitation. Une rencontre annuelle

entre les équipes, à Dijon, est organisée. Un séminaire « innovation », qui vise à ouvrir des perspectives en

matière de services, a également été réalisé.

Pilotage et accompagnement du projet GéoBourgogne

L’année 2014 a été propice à la promotion du dispositif et de ses outils, notamment par les évènements du

« GéoBourgogne Tour ». Près de 80 personnes ont été ainsi formées. L’assistance juridique a été sollicitée par

GéoBourgogne pour la réalisation de documents juridiques internes, mais également par ses partenaires sur des

questions de diffusion et de propriété liées aux données géographiques.

Etudes de nouveaux services

e-Education

L’académie de Dijon a fait appel au GIP e-bourgogne pour mener une étude visant à définir une politique de

déploiement du numérique pour l’enseignement (premier et second degré) en Bourgogne.

Homologation RGS (Référentiel Général de Sécurité)

Le GIP a fait réaliser une étude de risques et un audit technique pour homologuer la plateforme e-bourgogne

RGS.

Offre services Web dite « Pack Ouvert »

Etude fin 2014 d’opportunité sur une offre de sites Web et ses services aux citoyens, en complément de l’offre

actuelle de générateur de sites Web.

Réalisation de nouveaux services

Télétransmission HELIOS PESV2, parapheur et éditeurs de progiciels comptables

Divers travaux d’intégration ont été réalisés entre le bus d’échange technique « Pastell », d’une part avec le

parapheur électronique (i-parapheur) et d’autre part avec le tiers de télétransmission (S2low) afin de préparer les

envois des flux HELIOS PESv2 à la DGFIP.

Le Tiers de Télétransmission (S2low) a été homologué par l’Etat, durant l’été 2014, pour la transmission HELIOS

PESv2.

Après plusieurs expérimentations, un travail de recherche de partenariat a été lancé mi-2014 avec les principaux

éditeurs de progiciels comptables. Ce chantier a abouti à la signature de conventions avec le GIP (engagement

d’interopérabilité notamment via le bus Pastell, tarifications spécifiques). Le déploiement d’HELIOS PESv2 est

opérationnel.

Service d’Archivage Electronique (SAE)

Suite aux études de choix de solution technique « pré-déploiement » réalisées fin 2013, les travaux d’intégration

de la solution de l’Adullact (as@lae) ont débuté à l’été 2014, avec la mobilisation du groupe de travail des

« archivistes ». Le chantier est en cours et vise l’année 2015 pour sa mise en œuvre. Le périmètre demeure

l’archivage intermédiaire.

Maintenance évolutive sur les services existants

Mises à jour des logiciels

Le « parc » d’applications informatiques de la plateforme e-bourgogne (logiciels libres) nécessite comme chaque

année un suivi et une évaluation de l’opportunité de faire évoluer les versions installées. Les évolutions majeures

ont été les suivantes :

Marchés Publics Simplifiés (MPS)

Le GIP participe à l’une des 50 mesures de simplification décidée par l’Etat avec le service MPS. Ce service est en

production pour tous les adhérents.

Loc’Halles

Le service de circuits courts bénéficie maintenant d’une version sur terminal mobile (Ios et Androïd).

Annuaires thématiques

A l’issue d’expérimentations, le service d’annuaires thématiques géolocalisés est ouvert à tous les adhérents.

Services aux citoyens

Le générateur de site Web bénéficie maintenant d’une évolution dite « multi-sites », permettant de gérer

plusieurs sites à la fois à partir du même back office.

Mission Innovation du CD71

Les développements de fonctionnalités commandés par le Conseil Départemental de Saône-et-Loire au GIP, dans

le cadre de l’utilisation des outils collaboratifs et de la conduite du projet « Mission Innovation » ont été mis en

production : wiki pour l’équipe opérationnelle de l’étude, forums thématiques, espace documentaire (compte-

rendu, résultats de recherches, films…) et projets (planning, préparation entretiens…).

J’entreprends en Bourgogne

Les développements de fonctionnalités commandés par le CRB au GIP ont été mis en production avec notamment

la brique relative au « Contrat de Croissance ».

GéoBourgogne

Après un an de mise en service du portail www.geobourgogne.fr, les retours d’utilisateurs ont permis de faire

évoluer progressivement le portail et d’améliorer son ergonomie ainsi que certaines de ses fonctionnalités.

Par ailleurs, 2014 a vu l’aboutissement de l’acquisition d’une orthophotographie haute résolution et d’un Modèle

Numérique de Terrain, très attendus par l’ensemble des partenaires.

Sirius 71

Le service est à arrivé à terme en fin d’année 2013 et a été maintenu sur le 1er semestre 2014 afin d’archiver ses données.

Partenariats

UPEL 71

Dans le cadre du programme de formations à destination des élus sur « l’ingénierie territoriale » mis en œuvre

par cette structure associative, le Groupement a dispensé plusieurs formations en soirée sur 2 thèmes : La

dématérialisation dans les communes / le PES V2

Secrétariat Général à la Modernisation de l’Action Publique (SGMAP)

Le GIP participe activement aux travaux et échanges avec le SGMAP. L’exemple le plus concret est la mise à

disposition de Marchés Publics simplifiés (MPS) au sein de la Salle des Marchés.

Syndicat Mixte e-Mégalis Bretagne

Les deux entités de mutualisation régionales développent des échanges réguliers sur des servies communs

comme Pastell, l’archivage as@lae, le parapheur ou le socle technique. De même, des actions communes au sein

de l’Adullact se mettent en place depuis le 3ème trimestre 2014.

Association Adullact

Le GIP est acteur au sein du Conseil d’Administration de l’Adullact et poursuit sa participation (avec son

partenaire industriel Wordline) à plusieurs groupes de travail.

Association ECOTER

Le GIP poursuit son adhésion à cette association dont l’activité est- en particulier - l’organisation d’événements de

qualité sur les diverses questions du numérique.

Déploiement des services auprès des adhérents

Formation en « présentiel »

Le GIP e-bourgogne propose une offre de formations en classes collectives sur l’ensemble du territoire

Bourguignon : 13 lieux de formation différents ont été utilisés en 2014.

En 2014, 212 formations ont été programmées, tous services confondus sur les quatre départements de

Bourgogne.

95 sessions ont été réalisées et plus de 500 personnes formées.

Formations « intra »

En complément, ou en remplacement lorsqu’une session est annulée faute d’un nombre de participants suffisant,

des formations « intra » sont assurées par les ambassadeurs dans une collectivité.

120 interventions de ce type ont été organisées en 2014.

Rendez-vous et réunions d’information

En 2014, Les ambassadeurs ont également assuré 148 rendez-vous de présentation / conseil / assistance dans une

collectivité.

Interventions à distance

Les ambassadeurs ont répondu à 240 demandes d’assistance par le biais de la prise en main à distance sur le

poste informatique de l’utilisateur.

Déploiement de services

Chaque année, un programme d’activités est élaboré pour chacun des départements, dans un mode participatif

associant la direction du GIP, la responsable des relations adhérents et les ambassadeurs.

Amélioration de l’assistance aux utilisateurs

Les appels à l’assistance font l’objet d’un suivi par l’équipe du GIP.

Une enquête de satisfaction est également réalisée. Sont évalués, le temps d’attente, la qualité de l’accueil, la

compréhension du problème par l’interlocuteur et la résolution du problème.

L’objectif poursuivi est la recherche permanente de l’amélioration du service rendu.

Opérations de communication, relations avec les adhérents et campagne d’adhésion

Communication

Évènementiel : participation aux différents salons régionaux (Cité, 71, 89, 21) et nationaux (Ruralitic),

Éditoriale Participation aux forums des élus organisés par AMF 21 et par l’UPEL 71,

Web : alimentation du portail en actualités et envoi d’une newsletter mensuelle,

Communiqués de presse (Ruralitic, nouvelle direction, assemblée générale),

Travail sur refonte du portail et création de documentation, vidéos : réflexion menée sur 2014 pour

livraison en 2015,

Editorial : mise à jour de documents de présentation du GIP et de ses services (Powerpoint, plaquette).

Éditoriale Participation aux forums des élus organisés par AMF 21 et par l’UPEL 71,

Relations adhérents

Organisation des élections CAOS

Le Groupement d’Intérêt Public e-bourgogne a procédé cette année à de nouvelles élections de représentants des

collèges d’adhérents numéros 2 à 8, ainsi que 10 et 11 au sein de son Conseil d’Administration et d’Orientation

Stratégique (CAOS).

30 candidatures ont été réceptionnées tous collèges confondus et un taux de participation de 71% a été

enregistré avec 750 votants.

Composition des instances suite à ces élections (Les membres du comité de gestion faisant également partie du

CAOS) :

Réunions d’information avec les adhérents

En 2014, dans le cadre du programme d’activités des ambassadeurs, il a été décidé d’organiser des petits

déjeuners d’information à l’échelon d’une intercommunalité. Le thème d’actualité privilégié a été Hélios- PES V2

mais d’autres réunions de présentation globale des services ont également été réalisées. Ce dispositif réunit en

moyenne une dizaine de personnes, ce qui est plutôt satisfaisant.

Assistance aux adhérents

Entre le 1er janvier et le 7 novembre 2014, 3 599 tickets ont été ouverts : 1 110 par Atexo, 1 404 par B2S, 72 par

Atos, 1 013 par l’équipe du GIP.

Qualité de l’assistance: une recherche d’amélioration constante

Un court questionnaire émis après chaque demande (temps d’attente, accueil du conseiller, compréhension du

problème et résolution) : taux de satisfaction global de 94%,

Analyse régulière du traitement des demandes, retours aux partenaires et prestataires

Mise à niveau formation des télé-conseillers à travers des réunions, des FAQ…

Dans le cadre des indicateurs contractuels: enquête annuelle de satisfaction: services, formation, assistance….

Campagne d’adhésion

Interventions régulières sur le terrain afin de présenter les services aux non adhérents :

Courrier + plaquette de présentation à destination des nouveaux maires et présidents de communautés de

communes élus en 2014.

Présentation des comptes annuels 2014

Les comptes annuels 2014 font l’objet d’une présentation orale. Le détail des commentaires peut être retrouvé

dans les rapports adressés avec la convocation.

Synthèse du bilan

Poste en euros BrutAmort &

provNet 2014 Net 2013 2014 2013

Immobilisations Fonds associatifs et réserves

Immobilisations incorporelles 275 192 273 821 1 371 2 465 Fonds propres

Immobilisations corporelles 215 230 163 095 52 136 68 451 Résultat de l'exercice - -

Immobilisations financières 8 100 8 100 8 100 Autres fonds associatifs

Subventions d'investissement 38 185 61 467

Total fonds associatifs & réserves 38 185 61 467

Total immobilisations 498 522 436 916 61 607 79 016

Provisions pour risques et charges 7 138 8 625

Fonds Dédiés 2 308 404 2 289 514

Actif circulant Dettes

Créances Emprunts et dettes assimilées 89 77

Créances clients et comptes

rattachés5 004 1 328 3 676 3 001 Fournisseurs et comptes rattachés 607 976 744 639

Autres créances 134 819 134 819 591 313 Autres 140 929 152 924

Disponibilités 2 886 786 2 886 786 2 803 503 Produits constatés d'avance (subventions projets) 252 628

Charges constatées d'avance 15 834 15 834 33 042

Total actif circulant 3 042 443 1 328 3 041 115 3 430 859 Total dettes 748 995 1 150 269

Total général 3 540 966 438 244 3 102 722 3 509 875 Total général 3 102 722 3 509 875

Synthèse des résultats

Répartition des cotisations

6. Lecture du rapport général du Commissaire aux comptes

Monsieur Christophe Lhuile, Commissaire aux Comptes au sein du Cabinet Mazars certifie les

comptes annuels 2014 comme étant réguliers et sincères.

7. Bilan / informations sur le PES v2 et l’utilisation des services de

télétransmission proposés par e-bourgogne / témoignages d’adhérents

Ce sujet est traité dans le PowerPoint de présentation à compter de la slide 17. La vidéo témoignage de Monsieur le Maire de Saint-Denis-lès-Sens est visible ici sur le portail e-bourgogne

8. Développement des usages numériques : présentation de l’approche Fab lab – illustration par les équipes du Conseil régional de Bourgogne

Monsieur Pascal Minguet, Chargé de mission TIC au Conseil régional de Bourgogne présente le réseau de FabLab en Bourgogne et Franche-Comté. Sujet traité dans le PowerPoint de présentation à partir de la slide 20.

Synthèse intervention / fonctionnement

9. Présentation et illustration de services numériques par l’équipe e-bourgogne / témoignages d’adhérents :

Amélioration fonctionnelle pour les utilisateurs ayant une fonction dans plusieurs organismes

Marchés Publics Simplifiés /Clausier et évolution du Code des marchés publics / Plan national de

dématérialisation des MP

Services aux citoyens : Annuaires et Enquêtes en ligne

Géobourgogne et ses actualités

Ces sujets sont traités dans le powerpoint de présentation à partir de la slide 35.

10. Questions diverses

Pas de questions.

La séance est levée à 16h45.

Le Secrétaire de Séance

Monsieur Gilles DELAMARCHE

Directeur du GIP e-bourgogne

La Présidente du GIP e-bourgogne

Madame Martine VANDELLE