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Colloque en gestion de projet 2017
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La gestion des parties prenanteset le processus de conception intégrée
Patrick Vallerand
Président de Strategia Conseil et formateur au CFDD
Colloque en gestion de projet 2017
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Programme de la conférence
1) Objectifs de la formation
2) Les parties prenantes et la Gouvernance
3) Stratégies de communication
4) Le PCI
5) Les parties prenantes et le PCI
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Objectifs de la conférence
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Objectifs de la conférence
Démontrer l’importance de la gestion des parties prenantes pour le succès d’un projet
Explorer des méthodes afin de susciter l’engagement des parties prenantes envers le projet
Conscientiser les participants par rapport aux avantages qui découlent du PCI
Comprendre l’importance de la mobilisation des parties prenantes par rapport au succès du projet
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Les parties prenantes et la Gouvernance
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Définition - Parties prenantes
Toutes les personnes, groupes de personnes ou
organisations affectés ou ayant un intérêt dans un
projet et qui ont tendance à influencer ledit projet
selon leurs besoins et leurs préoccupations.
Parties prenantes
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Identification et analyse des parties prenantes
• Lister toutes les parties prenantes ;
• Déterminer les objectifs et enjeux des
parties prenantes (parfois en
concurrence) ;
• Soutien ou opposition au projet ;
• Cartographie des relations entre
parties prenantes ;
• Création de fiches
descriptives/registre/index des parties
prenantes ;
• Analyse à réitérer à différents jalons.
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Gestion des parties prenantes
• Impacts négatifs si mauvaise gestion des parties prenantes ;
• Bénéfices importants si gestion efficace des parties prenantes ;
• Prendre en compte les médias (fort potentiel de relai négatif), les utilisateurs
finaux et les parties prenantes internes ;
• Écouter les problèmes soulevés et les solutions proposées ;
• Implanter des processus de gestion systématiques des parties prenantes avec
des rôles et responsabilités clairs, selon les principes de saine gouvernance
usuels ;
• Prévoir un processus de gestion des conflits.
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Matrice de pouvoir/intérêt
IF-PF IE-PF
IE-PEIF-PE
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Exercice n°1
Projet du Monastère des Augustines
1. Quelles sont les parties prenantes à
identifier dans ce projet ?
2. Quels sont les enjeux majeurs des
diverses parties prenantes ?
3. Classifier ces parties prenantes selon
leur niveau de pouvoir et d’intérêt
(référez vous à la matrice présentée à
la diapositive précédente)
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Présentation du projet
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Présentation du projet
Historique
• Bâtiment vieux de 300 ans,
au cœur du Vieux-Québec
• Premier hôpital en
Amérique du Nord
• Plus anciennes voûtes en
Amérique du Nord
Source: http://www.augustines.ca/fr/contact
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Présentation du projet
Description du projet
• Objectif : préserver le patrimoine et l’histoire de la communauté ;
• Changement d’usage : ancien monastère-hôpital→ musée à la mémoire de la
Communauté et de l’histoire de la médecine, centre d’archives et centre
d’hébergement d’expérience
• Donneurs d’ouvrage : Fédération des Augustines et Fiducie du patrimoine
culturel des Augustines
• Financement public et privé: Augustines, Ville de Québec, Gouvernement du
Québec, Gouvernement du Canada
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Présentation du projet
Chiffres clés
• Superficie de plancher : ± 12 000 m²
• Coût de construction prévu : 42,1 M$ (36 M$ initial + 3 M$ pour la réserve
muséale + 3,1 M$ - financement supplémentaire pour couvrir l’impact de la
découverte de vestiges archéologiques)
• Coût de construction final : 42,6 M$ (+1,2%)
• Demandes de permis : ± 75
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Présentation du projet
Chiffres clés
• Échéancier prévu (fin) : Novembre 2011 à mai 2015
• Échéancier réel (fin) : Novembre 2011 à juillet 2015 (+ 4,7%)
• Fouille archéologique : > 2000 heures
• Dérogations auprès de la RBQ : ± 25
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Présentation du projet
Principaux défis et particularités du mandat
• Complexe à haute valeur patrimoniale à l’intérieur d’un site classé au patrimoine
mondial de l’UNESCO ;
• Travaux sur un bien classé comme site historique : implication MCC et VQ ;
• Découvertes archéologiques majeures ;
• Équilibre entre la conservation du patrimoine, les objectifs du donneur d’ouvrage
et la réglementation en vigueur;
• Travaux en milieu occupé (quiétude de la communauté religieuse) ;
• Échéancier très serré en gérance de construction et en régime accéléré ;
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Présentation du projet
Principaux défis et particularités du mandat (suite)
• Gestion de nombreux spécialistes (acousticiens, muséologue, etc.) ;
• Chantier peu accessible (travaux situés dans l’enceinte du Monastère, dans le
Vieux-Québec) ;
• Mode contractuel inhabituel dans le secteur public et parapublic ;
• Raffinage du plan d’affaires au fur et à mesure que le projet avançait ;
• Modifications majeures à la portée du projet en cours de réalisation (ex.: ajout
d’un restaurant, restauration du chœur, etc.).
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Retour à l’exercice n°1
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Analyse des réseaux sociaux et cartographie
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Analyse des réseaux sociaux et cartographie
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Analyse des réseaux sociaux et cartographie
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Les parties prenantes et la Gouvernance
La Gouvernance
La gouvernance de projet implique des liens forts entre l’équipe de gestion de
projet et la direction de l’organisation, les partenaires et les autres parties
prenantes clés.
La gouvernance permet d’établir une structure pour :
Établir clairement les objectifs du projet
Octroyer les moyens et les ressources pour les atteindre
Déterminer la façon dont les projets seront contrôlés par l’organisation pour assurer l’atteinte des objectifs
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Définition - Gouvernance
L’ensemble des règles et méthodes organisant la
réflexion, la décision et le contrôle de
l’application des décisions
Structure de gouvernance
Gouvernance importante même après autorisation et lancement
du projet: en mode projet, l’organisation a encore un rôle à jouer
dans la prise de décision (ex. : projet non performant, conflit,
situation de crise, etc.)
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Principes directeurs de la gouvernance
1. Le Conseil d’administration de l’organisation est ultimement responsable de la
gouvernance de projet et des résultats ;
2. Les rôles, responsabilités et critères de performance doivent être clairement
définis ;
3. L’approche de gouvernance doit être rigoureuse et appliquée sur toute la durée
du projet ;
4. Les objectifs stratégiques de l’organisation doivent être cohérents avec ceux des
projets ;
5. Les points de contrôle pour la revue et le contrôle du plan d’affaires doivent être
établis ;
6. Le comité d’orientation doit être apte à prendre les bonnes décisions ;
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Principes directeurs de la gouvernance (suite)
7. Le dossier d’affaires doit être appuyé par de l’information pertinente et fiable ;
8. Le comité d’orientation doit être impartial et indépendant dans ses prises de
décisions ;
9. Les exigences pour la reddition de compte et la gestion de risques doivent être
clairement définies ;
10. L’organisation doit prôner la transparence ;
11. Le projet doit obtenir l’engagement des parties prenantes.
La reddition de compte et le suivi des partenaires financiers doivent se faire
régulièrement
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Partenaires financiers et bailleurs de fonds
Institution financièreMinistère de la Culture et des Communications
Ville de Québec
Gouvernement du Canada
Auditeur pour laFiducie
Fédération des monastères des Augustines
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Comité directeur
Composé de trois membres clés du Conseil
d’administration ayant une expertise dans le
domaine de la construction, de la directrice
générale de la Fiducie et gestionnaire de projet
Conseil d’administration
Composé de douze administrateurs de la
Fiducie, son rôle était d’encadrer la réalisation
du projet de transformation du Monastère
Comité de suivi des partenaires
Composé des deux principaux partenaires, le
Ministère de la Culture et la Ville de Québec,
les représentants de la Fiducie, la Fédération
des Augustines
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Les parties prenantes et la Gouvernance
Bénéfices d’une saine gouvernance
L’imputabilité et transparence
Le contrôle et la conformité aux règles
La gestion des risques
La consistance dans la performance des projets livrés
La satisfaction des besoins du client au moindre coût
L’engagement des parties prenantes
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Exercice n°1 (suite)
Projet du Monastère des Augustines
En lien avec les parties prenantes que vous
avez identifiées, quelles seraient les
strategies de communications optimales
pour chacune d’elles ?
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Stratégies de communication
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Stratégies de communication
• Fournir l’information pertinente
• Intégrer des boucles de rétroaction ;
• Question à se poser :
Quelle information est requise, par
qui, quand, où, comment et sous
quelle forme :
• Quoi?
• Pourquoi?
• Qui?
• Quand?
• Comment?Source : http://www.abcparchitecture.com/projets/architecture/le-monastere-des-augustines
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Stratégies de communication
Cadran : Pouvoir élevé / Intérêt faible
Communication de type formelle et bidirectionnelle.
• Parties prenantes : Régie du bâtiment du Québec (RBQ),CNESST, Service de protection incendie de la VQ,responsable des permis du MCC et VQ, archéologue du MCC
• Besoins/Enjeux : trouver l’équilibre entre répondre au plan d’affaires(autofinancement du projet), conserver le patrimoine, minimiser les coûts duprojet et obtenir des dérogations en moins de trois mois pour compléter lesplans et devis
• Stratégies de communication : entretenir un dialogue, être créatif dans lessolutions proposées, démontrer une ouverture face aux positions de ces PP etfaire des suivis serrés• Organiser visites des lieux et documenter et expliquer les contraintes, les
enjeux et le contexte particulier• Assemblage et présentation des informations• Nouvelles mesures différentes (moins urgentes)
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Stratégies de communication
Cadran : Pouvoir faible / Intérêt élevé
Communication de type informelle et bidirectionnelle.
• Parties prenantes : Voisinage, commerçants du Vieux-Québec, historiens, communauté archéologique, etc.
• Besoins :• Besoin d’être informé en général• Connaitre les impacts sur les changements de leur
environnement physique et économique• Stratégies de communication :
• Site internet (contenu approprié)• Publicité/entrevues• Vidéo/documentaires• Visite des lieux
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Stratégies de communication
Cadran : Pouvoir élevé / Intérêt élevé
Communication de type formelle et bidirectionnelle.
• Parties prenantes : Conseil d’administration de la Fiducie,Ministère de la Culture et des Communications, Villede Québec, Gouvernement du Canada et les vérificateurs.
• Besoins :• Assurance du contrôle du budget et de l’échéancier• Concrétisation du projet en conformité avec les orientations qui ont
présidé à sa conception• Régularité et la clarté des informations colligées• Assurance que les fonds sont dépensés aux fins pour lesquelles les
subventions sont accordées• Viabilité financière à long terme des nouveaux usages implantés
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Stratégies de communication
Cadran : Pouvoir élevé / Intérêt élevé
Communication de type formelle et bidirectionnelle (suite)
Stratégies de communication :• Mise en place de comités de suivi• Fournir information de façon claire et succincte• Comité des partenaires (rencontres trimestrielles)• Premier point à l’ordre du jour des rencontres mensuelles du conseil
d’administration de la Fiducie pour présenter l’état de la situation etobtenir des autorisations en temps opportuns
• Revue du rapport mensuel et rencontre avec le comité directeur deconstruction de la Fiducie
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Le PCI
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« Le PCI est un processus collaboratif et
multidisciplinaire qui s’amorce dès le
démarrage du projet et qui vise à
générer avec une meilleure efficience
des solutions intégrées, optimales,
innovantes et durables. Le PCI est guidé
par des objectifs fonctionnels,
environnementaux et économiques
clairement définis et il couvre le cycle de
vie du bâtiment. »
Le PCI
Qu’est-ce que le PCI ?Le guide d’application du processus de
conception intégrée élaboré par la SQI
propose la définition suivante :
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Le PCI
Objectif du PCI
L’objectif du PCI est de permettre la
conception d’infrastructures performantes
en défragmentant la conception et la
construction pour les intégrer dans un
processus de collaboration itératif.
« La fragmentation est donc un obstacle à la
synergie d’équipe, tandis que le travail
séquentiel est plutôt un obstacle dans la
synergie des systèmes. »Source : http://ceracq.ca/wp-content/uploads/2015/03/Guide-conception-integree-CERACQ.pdf
Source :http://www.voirvert.ca/nouvelles/dossiers/jouer-la-carte-la-conception-integree
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Le PCI
Source : http://www.voirvert.ca/savoir-entreprise/optimisation-energetique-conception-integree
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Le PCI
Différences par rapport au processus traditionnel
Processus de conception traditionnel
- Processus linéaire
- Implication des parties prenantes à des
étapes spécifiques
- Vise l’atteinte des solutions
fonctionnelles tout en respectant un
budget
- L’emphase n’est pas axé sur la
collaboration et la multidisciplinarité
des équipes de conception
- Axé sur l’optimisation de la conception
par discipline
Processus de conception intégrée
- Processus itératif
- Implication de l’ensemble des parties
prenantes dès le début du processus
de conception
- Vise l’optimisation des solutions grâce
à une synergie d’équipe et des
systèmes innovants
- Approche axée sur la collaboration et
l’identification de solutions optimales
par l’ensemble des parties prenantes
Référence : http://ceracq.ca/wp-content/uploads/2015/03/Guide-conception-integree-CERACQ.pdf
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Le PCI
L’équipe PCIComité de pilotage Équipe de conception Experts Consultants
Planifie le PCI dansson ensemble etparticipe activementà tous les ateliers.- Chef de projet- Facilitateur- Représentant du
Client- Responsable
d’entente Représentants de l’équipe de conception
Collabore à laplanification desateliers et participeactivement à tous lesateliers.- Professionnels
externes- Spécialiste en
estimation
Participe activementà tous les ateliers et àl’élaboration desolutions innovantes.- Entrepreneur ou
Gérant de construction
- Professionnels- Spécialiste des
coûts externe- Opérateur- Expert en
constructibilité
Participe au besoinaux ateliers (selon lesenjeux)- Représentant de
l’organisme public- Spécialiste en
construction- Occupants- Agent de mise en
services- Acousticien- Spécialiste en
réglementation- Autres consultants
Référence : Guide d’application du processus de conception intégrée élaboré par la SQI
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Le PCI
Les ateliers de travail dans un PCI
Référence : Guide d’application du processus de conception intégrée élaboré par la SQI
• Le PCI comprends des ateliers de travail, nommés « charrettes » ;
• Le nombre et la durée des charrettes varient selon la complexité du projet, mais
aussi selon le niveau de synergie au sein de l’équipe ;
• Le choix des participants à chacune des charrettes est un facteur important pour
le succès des ateliers ;
• Les participants sont choisis en fonction de leur expertise reliée au projet ;
• Chaque participant doit connaître le travail qu’il a à effectuer pour le prochain
atelier.
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Le PCI
Source : Guide d’application du processus de conception intégrée élaboré par la SQI
Atelier d’analysede la valeur
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• Les Augustines de la Miséricorde de Jésus :
charisme, mission, vie communautaire et
de prière ;
• Introduction : Historique de l’énoncé du
projet par les Augustines (1995 à 2003);
• Faits saillants de la présence des
Augustines depuis 1639 ;
• Du classement au financement : Le chemin
parcouru avec les Augustines pour arriver
au projet de Lieu de mémoire habité (2003
à 2009) ;
• Rôle et implication de la Fiducie du
Patrimoine culturel des Augustines ;
• Vision du projet et enjeux particuliers au
31 mars 2012.
• Membres de la Fiducie• Augustines et leurs ressources• Équipe Lieu de mémoire habité• Représentant Ville ou MCCCFQ• Professionnels (Gestionnaire, Architecte
et Ingénieur)
Le PCI – Exemple d’ordre du jour
ParticipantsSéminaire sur la vision en bref
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Le PCI
Module 1 La conception intégrée un incontournable pour bâtir durable
Module 2 Le cycle de vie du bâtiment et de ses matériaux
Module 3 Les stratégies responsables
Module 4 L’efficacité énergétique pour le confort de l’occupant – Stratégies et Leadership
Module 5 Le bois et les matériaux renouvelables
Mission
Répondre aux besoins de formation en constante évolution de la
société actuelle, des ingénieurs, des architectes et d’autres
professionnels québécois dans le domaine du développement durable.
cfdd.ulaval.ca/
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Les parties prenantes et le PCI
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Les parties prenantes et le PCI
Parties prenantes externes
PP qui interagissent avec cellesdirectement impactées par la solution
PP directement impactéespar la solution
PP directement impliquéesdans le développement
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Les parties prenantes et le PCI
S
Source : http://ceracq.ca/wp-content/uploads/2015/03/Guide-conception-integree-CERACQ.pdf
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Exercice n°2
Projet du Monastère des AugustinesSi vous aviez un nombre de charrettes limité àtrois pour le projet du Monastère desAugustines :
• Durant quelle phase feriez vous chacunedes charrettes ?
• Quels seraient les objectifs de cescharettes ?
• Quels seraient le ou les sujet(s)important(s) à aborder ?
• Parmi les parties prenantes que vous avezidentifiées lors de l’exercice 1, quellesserait celles invités à chacune des troischarrettes ?
• Est-ce que d’autres ressources (expertsexternes) devraient être intégrées à cestrois charrettes ?
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Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2017
Merci de votre participation !