Plan dAssurance Qualit

RsumCe docum dcrit les dispositions rputes satisfaire les exigences relatives aux dlais, aux cots, et la bonne ralisation des projets .

Tous les docums du kit de gestion de projet ont t rdigs partir de lexprience de gestion de projet dun cabinet conseil et de plusieurs retiens avec des chefs de projets afin de valider la pertinence des lms slectionns dans le kit.

Avertissem:

Ces docums ont t complts titre dexemple. Ils ne vis pas imposer une dmarche spcifique mais plutt servir de premire base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins.

Il dailleurs particulirem conseill de modifier les passages surligns en jaune.

PROJETX

DFINITIF

Page de service

Rdacteur (nom fonction)Valideur (nom fonction)

Docums associsVersion

GlossaireV0

Rfriel de projetV0

Historique des modifications et validation du documVersionDateParties modifiesNature du changemValideur

V0.227/07/04

DiffusionitsNoms

Table des matires

2Page de service

Table des matires3Notation41Prsation du plan dassurance qualit51.1Objectifs du Plan dAssurance qualit51.2Champ d'application du Plan dAssurance Qualit51.3Matrise du Plan dAssurance Qualit51.3.1Dfinition et rdaction51.3.2Validation61.3.3Procdure d'volution61.4Traitem de non-conformit62Prsation du projet72.1Description du projet72.2Objectif du projet72.3Champ dapplication du projet73Organisation du projet93.1Structure de lorganisation du projet93.1.1Organisation du projet 93.1.2Organisation des quipes concernes par le projet au sein des partenaires103.2Rles et Responsabilits113.2.1Liste des acteurs113.2.2Rles et responsabilits123.2.3Responsabilits des principaux livrables184MANAGEM DE projet214.1Gestion et reporting du projet214.1.1Suivi des groupes de travail214.1.2Reporting projet214.2Runions214.2.1Convocation214.2.2Rdaction, diffusion et approbation des comptes-rendus224.3Gestion du planning224.4Gestion du budget224.5Gestion des ressources224.6Gestion des risques234.7Gestion des Anomalies244.8Gestion des Modifications245Documation255.1Processus de rdaction et validation des docums255.2Nomenclature255.3Gestion de la documation26

Notation

Ce docum fait partie du kit de gestion de projet mis disposition des quipes projet.Les rfrences aux autres docums du kit de gestion de projet sont soulignes et notes [X], o X est le numro du docum.Les numros de ces docums sont les suivants:

Pour plus dinformation sur le kit de gestion de projet, il est conseill de consulter le docum Rfriel de Projet [1].1 Prsation du plan dassurance qualit

1.1 Objectifs du Plan dAssurance qualit

Ce docum dcrit les dispositions particulires mises en uvre sur le projet, rputes satisfaire les exigences des partenaires du projet en matire de qualit. Ces dispositions sont prises en considration lorsque le projet est initialis et sont revues voire modifies si ncessaire pendant toute la dure de vie du projet.Ces objectifs sont les suivants: donner aux projets l'assurance de la qualit des prestations ralises au titre de ce projet,

idifier tous les acteurs rels dun projet

fixer les droits, devoirs et responsabilits du projet , de ses membres, du consortium retenu et des vuels prestataires (assistance matrise douvrage, dveloppem technique),

indiquer tous les moyens possibles pour rpondre aux exigences techniques et qualit,

donner tous les participants du projet les procdures, rgles et mthodes applicables sur le projet,

et dassurer ainsi la cohrence des travaux mens dans le cadre de ce projet.

1.2 Champ d'application du Plan dAssurance Qualit

Cette section dcrit le champ dapplication du Plan dAssurance Qualit, en soulignant les points que couvre ce docum et ceux quil ne couvre pas.

La premire version du kit de gestion de projet a t complte titre dexemple. Elle couvre une partie du projet , celle du dploiem au sens large (incluant la formation et la communication).

Cette partie doit tre remplie par le chef de projet (voire le comit de pilotage) afin de dfinir le primtre de son projet et celui des tablissems partenaires(en fonction du degr de mutualisation).

1.3 Matrise du Plan dAssurance Qualit

1.3.1 Dfinition et rdaction

Le Chef de Projet est responsable de la qualit sur son projet et donc de la dfinition du Plan dAssurance Qualit.Dans le cas de ce projet, le Chef de Projet peut dlguer la rdaction du Plan dAssurance Qualit un vuel responsable qualit.Les acteurs sont nomms au paragraphe 3.2.1, leurs rles et responsabilits sont dcrits en 3.2.2 ci-aprs.1.3.2 Validation

Pour le Plan dAssurance Qualit, la procdure de validation sapplique, comme tout autre docum (voir la partie Documation). 1.3.3 Procdure d'volution

Lvolution du Plan dAssurance Qualit est linitiative du comit de pilotage du projet .1.4 Traitem de non-conformit

Lorsqu'une anomalie (applicatif) ou incid (non-applicatif) est constate, en particulier grce aux actions qualit sur le projet, la procdure applique par le chef de projet du projet est la suivante: idification de la cause,

valuation de la porte et des consquences de cet tat de fait,

engagem d'une ou plusieurs actions correctives qui peuv tre:

exiger l'application du Plan dAssurance Qualit (faire rexprimer par les commanditaires limportance du Plan dAssurance Qualit),

faire voluer le Plan dAssurance Qualit car il se rvle mal adapt,

accorder une drogation qui est valide par le Comit oprationnel et qui est enregistre en tant qu'action qualit.

remonter un manquem en comit oprationnelToute autre dmarche aboutissant une violation des rgles mthodologiques, rane le rejet, par le contrle qualit, des productions concernes.2 Prsation du projet

2.1 Description du projet

Le 13 dcembre 2002, le gouvernem a annonc la mesure Universits numriques en rgion dans le cadre du Comit interministriel de l'amnagem du territoire. Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernem en faveur du dveloppem de l'usage des technologies de l'information et de la communication (TIC) dans l'enseignem suprieur, pour renforcer la position franaise l'international et contribuer l'essor de la formation tout au long de la vie.Elle prend en compte l'efficacit du niveau territorial que constitue la rgion, et le rle grandissant jou par les Conseils rgionaux dans ce domaine.Elle s'appuie sur une logique de mutualisation re tablissems d'enseignem suprieur et de mise en synergie de leurs actions propres pour le dveloppem de l'usage des TIC, en cohrence avec leurs schmas de dveloppem (contrats quadriennaux).2.2 Objectif du projet

Le projet vise au dveloppem par les tablissems de services numriques destination des tudiants et des personnels des tablissems (services d'enseignem et aussi de vie universitaire au sens large du terme.2.3 Champ dapplication du projet

Le projet, dans son primtre trait dans ce docum peut tre reprs sous la forme dOrganigramme Technique de Projet [5], dcoup en Elms dOTP: Elms dOTPContenu

A - Organiser / Piloter le projetDfinir une politique gnrale

partir de lappel projet.

Inclus toutes les tches de gestion de projet effectues par le chef de projet ou par toute autre acteur list dans le PAQ sur les tches qui lui sont attribues.

Le pilotage consiste notamm mesurer lavancem du projet et la satisfaction des utilisateurs et acteurs impliqus.

B - Dfinir l'A partir de l coute clis (tude de besoins):

Toutes les tches lies la dfinition fonctionnelle et technique , leur validation par les acteurs du projet prvu cet effet, et le dgr de mutualisation re les tablissems sur chaque sujet ou domaine afin de dfinir les groupes de travail et spcifiques chaque tablissem.

C - Dployer le socle Toutes tches qui concern linstallation technique informatique et les actions oprationnelles ncessaires louverture du service socle (par exemple: envoi dun idifiant aux tudiants). Cet lm ne concerne donc pas seulem les actions informatiques mais toutes les procdures administratives.

D - Dployer les services applicatifsIdem que C, mais pour les services applicatifs seulem (voir la dfinition dans le glossaire [3])

E - Exploiter l'Toutes les tches techniques et administratives ncessaires au bon fonctionnem et des services applicatifs tout au long de lanne.

F - Former et assister les utilisateursToutes les actions daccompagnem ncessaires la monte des usages, que ce soit des formations ponctuelles, ou des dispositifs de hot line continue.

G - CommuniquerToutes les tches de communication, hors les actions dinformation ories formations pratiques des utilisateurs.

Les Elms dOTP sont eux-mmes dcoups en tches.Toute autre activit est considre comme hors champ dapplication du projet dans la premire version de ce docum.3 Organisation du projet

3.1 Structure de lorganisation du projet

Cette rubrique donne la liste par fonction de tous les acteurs impliqus dans le projet et les liens (hirarchiques et fonctionnels) qui les uniss:3.1.1 Organisation du projet

Lorganisation du projet est dcrite dans le docum Organigramme projet [4].En dehors des instances de dcision du projet (cf. le paragraphe 3.2.2), le projet est organis oprationnellem autour de groupes de travail portant sur linformatique (oriation et technique), les usages, la formation, la communication et le pilotage.Le comit de pilotage est lorgane de pilotage stratgique du projet: il rassemble des reprsants des tablissems, des Collectivits Territoriales, de lEtat.

A lissu dun audit des applications, des usages et de la dfinition des besoins, le chef de projet et les Correspondants locaux en tablissems seront en mesure didifier le niveau de mutualisation des tches concernant les diffrs sujets ou domaines traits par les groupes de travail, cest--dire le contenu concret de ce qui peut tre fait en commun.

Par consqu, il en ressort:

la mise en place de groupes de travail au niveau du projet (auxquels particip les tablissems concerns) en fonction des sujets (Informatique, Usages, Formation, Communication) ou domaines (Scolarit, Vie tudiante, Enseignem distance, Documation et bibliothque universitaire, Recherche, Comptabilit et finances ) pour lesquels une mutualisation est possible, ainsi que le contenu de leurs tches. la mise en place de groupes de travail locaux dans chaque tablissem dont lobjectif est:

de dcliner les travaux des groupes de travail par rapport leurs spcificits

de traiter les sujets ou domaines spcifiques leur tablissem et ne permettant pas de travailler en commun au niveau du projet

La mise en place dune quipe locale dans chaque tablissem est donc indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux.

Une mme personne peut videmm tre la fois membre dun groupe de travail et dun groupe de travail local.

3.1.2 Organisation des quipes concernes par le projet au sein des partenaires

Les universits

( complter) Le Conseil Rgional

( complter) LEtat ( La DT, la DES et la DATAR)

( complter) Le Crous

( complter) Le consortium

( complter) Les (vuels) prestataires

( complter)3.2 Rles et Responsabilits

Cette rubrique numre les personnes qui particip au moins une des tches liste dans lOTP.Chaque acteur important du projet (qui y est affect rgulirem, cest dire partir de plusieurs jours par mois), doit faire lobjet dune lettre de mission dcrivant son rle au sein du projet ainsi que sa disponibilit.Cette lettre de mission est co-signe par le prsid de ltablissem et le chef de projet .3.2.1 Liste des acteurs

NomsitRle sur projetInstances du projet auquel il apparti

Acteurs 1Chef de projet

Acteurs 2Assistant chef de projet

Etablissems / universitsCorrespondant local

Etablissems / universitsPrsids dtablissems

CRI ou service informatiqueExpert informatique, Groupe informatique / et ou comit oprationnel, et ou comit de pilotage

consortium (EPPUN, ESUP, Montecristo, ENCORA)Conseil pour linstallation et lintgration

AMUE / Club de La Rochelle/Conseil pour lintgration des applications

Service administratif (processus d'utilisation)tudes dimpacts, spcifications des besoins et participation la recette

Reprsant des enseignantstudes dimpacts, spcifications des besoins et participation la recette

Reprsant des tudiantstudes dimpacts, spcifications des besoins et participation la recette

les Collectivits TerritorialesReprsation des partenaires

la DT, DES et DATARReprsation des partenaires

FormateurResp. formation

Resp. communication interne

Etc

3.2.2 Rles et responsabilits

La direction de projet La direction de projet est constitue dune quipe (un chef de projet et un ou plusieurs assistants) qui dfinit les oriations et prend les dcisions ncessaires la russite du projet.La direction du projet est globalem responsable de lensemble du projet. Elle veille la satisfaction des tablissems et est le garant de la qualit du projet : adquation aux besoins exprims,

respect des dlais.

Elle tudie les risques potiels et sassure de la mise en uvre dun plan de matrise des risques et veille lapplication des recommandations dictes. Elle sassure de la qualit des livraisons effectues et fait valider les livrables.Elle assurele suivi du budget, et la surveillance de son respect.Le Chef de Projet organise et coordonne les groupes de travail impliqus sur le projet, assur la communication tant interne quexterne, gr les sous-traitants, planifi le recrutem des ressources humaines sur le projet et assur leur affectation.Le Chef de Projet propos les oriations et fait valider les dcisions idifies ci-dessous au comit de pilotage.

Les instances du projetInstanceFrquenceObjectifsParticipantsPrimtre de prise de dcision

Comit de pilotage

Trois fois par an

. Pilotage stratgiqueArbitrages sur des enjeux importants

. Dcisions structurantes (choix , volume budgtaire, contenu dune action majeure de communication). Suivi des cots et des dlais. Matrise des risquesSont membres de droit du comit de pilotage:- les prsids ou directeurs des tablissems signataires ou leurs reprsants;- un reprsant de chaque collectivit territoriale,- les reprsants du Ministre de lducation nationale, de lenseignem suprieur et de la rechercheSont membres invits:- deux reprsants des tudiants des tablissems du consortium;- deux reprsants des enseignants-chercheurs des tablissems du consortium;- deux reprsants des IATOSS des tablissems du consortium;- un reprsant du CROUS;- le chef de projet

Choisir la politique gnrale du projet, choisir ,

r-arbitrer lallocation de ressources, idifier et grer les risques du projet,

etc

Comit Oprationnel

MensuelLe premier lundi de chaque mois. Contrle oprationnellem lavancem global, des groupes de travail. Rend certains arbitrages qui ne relv pas du comit de pilotage. Prise de dcision dordre techniqueLe chef de projet

Les correspondants locauxDes reprsants de groupes de travail (en fonction de lordre du jour)Mener ltude des besoins,

piloter la recette , choisir la stratgie de formation, valider les supports de communication, etc

Runion des groupes de travail ( et tablissem)

Variable en fonction des sujets

. Contrle de lavancem des tches dont ils sont responsables, et de la rsolution des arbitrages sur les vuels problmes lis cette action. . Prise de dcision lie cette actionResponsable de la tcheLes membres de lquipe travaillant sur cette tcheA complter

Comit de gestion des risques. Idification de nouveaux risques. Point sur la matrise des risques existants

. Le chef de projet . Des reprsants de groupes de travail (en fonction de lordre du jour)Un comit des risques peut se faire dans la foule dun comit de pilotage et ou dun comit oprationnel.A complter

Le primtre dintervion des instances de dcision

La colonne de droite du tableau ci-dessous dcrit le primtre de dcision de chaque instance.

Les modalits dorganisation et de prise de dcisions

Cette partie dcrit:

Qui organise la runion, qui la coordonne / prside, qui en fait le compte-rendu

les modalitsde vote par instance de dcisions.

Les groupes de travailIl existe deux types de groupes de travail: les groupes de travail : ils port sur les sujets ou domaines pour lesquels une mutualisation est possibleLes groupes de travail effectu des propositions au sujet de leur primtre dintervion quils soumett la validation du comit de pilotage ou comit oprationnel.Ils transmett ensuite leurs rsultats aux groupes de travail locaux. les groupes de travail locaux dans chaque tablissem: ils dclin les rsultats des groupes de travail ils travaill sur les sujets ou domaines pour lesquels une mutualisation nest pas possibleLes groupes de travail locaux effectu des propositions concernant leur primtre dintervion quils soumett la validation du Correspondant local.Groupe de travail PriodicitFonction ParticipantsDate dbutdate fin

* informatique oriation

1 fois par mois

* Dfinit les lms cls de larchitecture

* Rdige le dossier darchitecture, le PTI, le PCSServices Informatiques , consortium , AMUE ou La Rochelle, Chef de projet dbut projet

fin du dploiem

* informatique technique

1 fois par semaine

* Ralise les dveloppems

* Installe

* ExploiteServices Informatiques, Chef de projet

dbut projet

fin du dploiem

* usage

Il y a autant de groupes que de domaines concerns:

- Scolarit

- Vie tudiante

- Enseignem distance

- Documation et bibliothque universitaire

- Recherche

- Comptabilit et finances (1)1 fois tous les 15j

* Participe aux tudes dimpacts de leur domaine

* Spcifie les besoins des futurs utilisateurs

* Valide le cahier des charges, les spcifications fonctionnelles, les objectifs de qualit de service du PCS

* Responsables de la recette

Service administratif, enseignants, tudiants, Chef de projet

dbut de la dfinition des besoins

Mise en production

* formation

1/2 fois en amont, puis 1 fois tous les 15j pendant les formations

* Choisit la stratgie de formation

* Dveloppe les supports de formation

* Organise la logistique des formations

* Evalue et r-ajuste les formationsFormateurs / tuteurs, CP

6 mois avant le dmarrage

fin des formations

* communication

1 fois par mois

* Choisit la stratgie de communication

* Dveloppe les supports de communicationResp. communication interne, CP

6 mois avant le dmarrage

fin des formations

* pilotage

1 fois par semaine* Suit lavancem du projet, le planning, le budget, et les risquesCP , Assistant CP (AMOA) dbut projet

fin projet

(1) Ces domaines sont les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets)

Les groupes de travail locaux suiv la mme logique mais lchelle de ltablissem.Le Chef de Projet et ses assistants (AMOA) sont chargs : de la gestion complte des groupes de travail en ce qui concerne les lms suivants: planification, phases, ressources, livrables, budget du suivi des lavancem des groupes de travail locaux par lintermdiaire des Correspondants locaux en tablissemsCe fonctionnem assure la direction de projet la matrise de ses activits (prise de connaissance, dcision, mise niveau des tablissems sur lensemble des thmes).

Par ailleurs, les membres des groupes de travail sengag : sapproprier le PAQ et le fonctionnem de leur groupe de travail; solliciter dautres collaborateurs extrieurs au groupe afin dobtenir un avis pertin; faire part de leur avis sur les docums du groupe de travail travers une fiche de lecture; participer la recette (test) de lapplication.Les correspondants locauxChaque tablissem compte un correspondant local.Il est en chargede : former une quipe projet locale (les profils sont les mmes que ceux participant aux groupes de travail )

Animer et suivre les groupes de travail locaux propres son tablissem

Communiquer au chef de projet lavancem des rsultats des groupes de travail locaux

Assurer la prennisation du projet dans son tablissem:

Au niveau informatique, il devra idifier et faire valider les personnes responsables de ces activits ainsi que leurs charges (il pourra principalem sappuyer sur le dossier dexploitation [14] et le Plan de Continuit de Services [15]), Au niveau organisationnel, les formations et lassistance aux utilisateurs (hotline, tutorat, etc.) devront tre intgres aux its grant habituellem ces activits.Les quipes projet localesIl est indispensable didifier au plus tt les membres de l Equipe Projet Locale et de valider leur disponibilit, ils sont indispensables la ralisation du projet.Les membres de l Equipe Projet Locale ont pour double charge: De participer aux groupes de travail dans lesquels leur tablissem est impliqu (exemple: formation, usage scolarit) De participer aux groupes de travail locaux de leur tablissem Concernant la dclinaison des travaux fait au niveau de l Concernant les sujets spcifiques et traits uniquem par son tablissem3.2.3 Responsabilits des principaux livrables

Cette rubrique donne la liste des principaux produits livrables fournir durant le projet par lms dOTP ainsi que le rle de chaque acteur (rdacteur: R ou valideur: V).Numro (si le doc est dans le kit)Docums du kit de gestion de projetChef de projetComit Opration- nelComit de PilotageGroupes de travail

A - Organiser / Piloter le projet

2Plan dAssurance QualitRV

3Organigramme RV

4OTP (Organigramme Technique de Projet)RV

5PlanningRVVR (tous les groupes)

6BudgetRVR (tous les groupes)

La trajectoireRRV

7Tableau de gestion des risquesRVR (tous les groupes)

10CR de runion

11Tableau de reporting (indicateurs)RVVR

20Fiche de lectureRV

21Fiche de ModificationRV

B - Dfinir

1Rfriel de projet R, V

Aide mthodologique sur le volet juridique

16Etude dimpactsVVR (groupes mtier)

17Cahier des charges VVR (les groupes mtiers et informatiques)

13Dossier dArchitecture R (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

Spcifications Fonctionnelles GnralesVVR (groupes mtiers et informatiques oriation)

12Un glossaireRV

C - Dployer le socle

Spcifications Fonctionnelles DtaillesR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

Spcifications TechniquesR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

14Protocole Technique dInstallation pour le socleR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

Numro (si le doc est dans le kit)Docums du kit de gestion de projetChef de projetComit Opration- nelComit de PilotageGroupes de travail

18Procdure de recette pour le socleVR (groupe informatique technique)

PV de recette du socleR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

VABF du socleR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

D - Dployer les services applicatifs

Spcifications Fonctionnelles DtaillesR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

Spcifications TechniquesR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

14Protocole Technique dInstallation pour les servicesR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

18Procdure de recette pour les servicesVR (groupe informatique technique)

PV de recette des services + SocleVR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

VABF des servicesR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

E - Exploiter

Numro (si le doc est dans le kit)Docums du kit de gestion de projetChef de projetComit Opration- nelComit de PilotageGroupes de travail

15Dossier dexploitationR (groupe informatique technique)

V (groupe informatique oriation)

19Plan de Continuit de ServicesRVR (groupe informatique technique, informatique oriation)

F - Former et assister les utilisateurs

9Plan de formationVVR (groupe formation)

Supports de formation (manuels dutilisation et dadministration)VR (groupe formation)

G Communiquer

8Plan de communicationVVR (groupe communication)

Supports de communicationVR (groupe communication)

(R= rdaction, V= validation)4 MANAGEM DE projet

4.1 Gestion et reporting du projet

4.1.1 Suivi des groupes de travail

La gestion des groupes de travail est effectue en Comit oprationnel sur la base d'un tableau de suivi [ 24 ].Ce tableau de suivi est alim sous le contrle du chef de projet.La mise jour de l'tat des actions est effectue en runion. Le tableau de suivi des groupes de travail accompagne le compte-rendu de cette runion.Les donnes lies chaque enregistrem sont les suivantes : libell du groupe de travail,

nom du responsable,

rsultats attendus (docums livrer, etc.),

date d'chance,

statut,

date de ralisation,

vrification de lefficacit.

4.1.2 Reporting projet

Le reporting du projet est compos dune part des comptes-rendus des Comits Oprationnels et des runions faites par les groupes de travail et dautre part dun tableau dindicateurs [9].4.2 Runions

Chaque runion doit appliquer les rgles suivantes, quelle que soit son type.4.2.1 Convocation

Une convocation [20] la runion est diffuse au pralable. Elle porte des indications prcises sur :1. le type de runion (comit de pilotage, comit oprationnelle, groupe de travail; comit de gestion des risques),2. la date, lheure de dbut,3. le lieu,4. lobjet de la runion (objectifs, dcisions prendre),5. lordre du jour propos,6. les participants,7. la liste vuelle des docums prparatoires.4.2.2 Rdaction, diffusion et approbation des comptes-rendus

Les comptes rendus [21] sont rdigs dans un dlai maximum de X jours ouvrs partir de la date de la runion. Lapprobation doit aussi seffectuer dans un certain nombre de jours ouvrs suivants la date de rception du compte rendu. Type de runionDlai de rdactionDlai dapprobation

Comit de pilotage715

Comit oprationnel55

Runion de groupe de travail35

Comit de gestion des risques35

Les comptes-rendus sont diffuss par courrier lectronique (e-mail). Les remarques, faites de prfrence sous forme crite (forme libre), sont discutes avec le rdacteur du compte-rendu, puis intgres sous leur forme finale dans le compte-rendu dfinitif de runion.4.3 Gestion du planning

Les diffrs lms (OTP, tches, ressources, charges de travail prvues) sont introduits dans un docum qui permet d'tablir le planning prvisionnel du projet [6]. Pendant le projet, les charges de travail consommes et restant produire sont rgulirem introduites dans l'outil pour contrler la tenue des dlais et diter des tats d'avancem et le planning. Ces oprations sont effectues sous la responsabilit du chef de projet.4.4 Gestion du budget

Le suivi des charges consommes et des dpenses sur le projet est effectu par le chef de projet au moyen dun fichier spcifique [ 7 ]. 4.5 Gestion des ressources

Les ressources prvues sur le projet tienn compte: des engagems pris dans les contrats (contrats dobjectifs, vuel contrat re le consortium retenu et le projet , vuel contrat avec un prestataire) et dans les lettres de mission;

des comptences requises pour assurer la prestation;

des dlais;

de la disponibilit attendue des ressources des partenaires.

La gestion des ressources sur ce projet suit la procdure de gestion des ressources humaines de chaque tablissem. 4.6 Gestion des risques

La gestion des risques est une mthodologie qui consiste examiner l'tat d'un projet, idifier les risques qui en menac le bon droulem et agir pour rduire ces risques.Elle se dcompose en deux tapes:L'valuation des risques C'est le processus qui permet d'idifier et de mesurer les risques inhrs un projet. Cette idification doit se baser sur des faits connus et approuvs par tous.La matrise des risquesC'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intresses et la mise en oeuvre des actions appropries.

Chacune de ces tapes comporte plusieurs sous-processus. L'valuation des risques comprend: l'apprciation de la situation: constat et enregistrem des faits dcrivant l'tat d'un projet;

l'analyse des risques: examen des facteurs de risques et de leurs effets cumuls sur le projet.

Aprs l'valuation des risques, le Chef de Projet dispose des lms ncessaires la matrise des risques. Cette tape comporte galem deux sous-processus : la prise de conscience: prise de conscience de la situation et prise de responsabilit des personnes concernes;

la suppression des risques: prise des dcisions et mise en uvre des actions ncessaires pour rduire les risques idifis.

Les rsultats de ces deux processus sont pris en compte lors du contrle continu pour une nouvelle apprciation de la situation.Le tableau d'analyse des risques [8] est mis jour tous les 2 mois. 4.7 Gestion des Modifications

Tout acteur du projet peut tout mom effectuer une demande de modification sous la forme dune fiche modification [23] transmise au chef de projet qui effectue avec son auteur une tude dimpact de la modification sur les charges et planning.Il peut s'agir soit d'une mise niveau, soit d'une volution, soit d'une anomalie, soit d'une extension ou d'une correction. Lacception ninclut pas seulem loutil informatique. Elle comprend notamm les choix du projet (trajectoire, dfinition de lot).Les modifications font lobjet dune fiche modification et sont valides par le comit oprationnel ou le comit de pilotage. Quand elle concerne une fonctionnalit , la fiche modification conti la description de la modification et se substitue au cahier des charges et aux spcifications. 5 Documation

Ce chapitre dcrit la procdure de gestion de la documation ainsi que typologie de nomenclature du projet.5.1 Processus de rdaction et validation des docums

5.2 Nomenclature

Tout docum est nomm en fonction de la nomenclature suivante:[Nom du projet]- [Nom de ltablissem*]- [nom du docum]-[Version du docum ou date].

Ainsi, par exemple, le planning du projet datant du 27 juillet 2004 serait:

- Planning 27072004

* Le nom de ltablissem nest ncessaire que si le docum est propre celui-ci.

5.3 Gestion de la documation

Le processus interne dassurance qualit traite de la matrise et du cycle de vie des docums, depuis leur cration ou leur re dans le projet (sils sont dorigine externe), jusqu' leur destruction.tats des docums : Tout docum est class en docum volutif ou en docum non volutif. Les docums volutifs pass par les tats : provisoire, valider, rfrence et prim.Idification des docums : Tout docum possde un idifiant unique et est enregistr dans un index chronologique ou dans un dictionnaire

Structuration dun docum : tout docum conti des informations obligatoires.

Validation dun docum : tout docum doit tre valid.

Premption dun docum : un docum prim ne doit pas pouvoir tre utilis par inadvertance.

Archivage des docums : les docums susceptibles dtre consults ultrieurem doiv tre archivs.

Consultation des archives : modalits de la consultation.

Destruction des archives : rgles relatives la destruction des docums archivs.

Matrise des docums dorigine externe : les docums confis par les partenaires, par les fournisseurs, les normes, doiv tre idifis et conservs en toute scurit.

Cette dmarche peut tre progressive (domaine par domaine par exemple), do la dfinition de lots de services applicatifs par la suite.

Ces domaines sont les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets)

A dfaut, si ltablissem ne peut fournir une lettre de mission par personne importante, il peut produire un docum gnral pour lensemble des intervenants dfinissant leur charge de travail, sign par le prsid de ltablissem et le chef de projet

La notion denjeu important sera dfinie par le commanditaire et le chef de projet. En gnral toute dcision ranant une modification significative (>5% par exemple) du budget, des dlais et des ressources est classe comme enjeu important.

PAGE 8