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Petit guide de saisie des données

1 Contribution à la base de données V3P (saisie des données)

Ce petit guide vous donne un aperçu de la procédure de saisie des informations dans la base de

données V3P.

Avant d'entrer des données, veuillez identifier un point de contact qui sera responsable de mettre à

jour les données et de communiquer avec le V3P. Ce point de contact devrait connaitre le système

d'achats du pays, avoir accès aux informations de prix récents et avoir une compréhension des

conditions des contrats d'achat. Les points de contact peuvent activer un compte ADS auprès de l'OMS

en cliquant sur https://extranet.who.int/ads/adswebinterface/create.aspx. Ensuite, veuillez envoyer le

nom du compte au gestionnaire de données du V3P pour vous enregistrer: v3p-project@who.int

2 Connexion

Dès que vous aurez ouvert un compte ADS et l’aurez enregistré auprès du gestionnaire de données du

dispositif V3P, vous pourrez vous connecter et commencer à saisir les informations sur vos opérations

d’achat. Le lien suivant vous permet d’accéder au module de saisie des données du dispositif V3P :

http://extranet.who.int/vppp/

Vous parvenez alors à l’écran ci-dessous :

Sélectionnez « ADS » dans le menu déroulant et cliquez sur « Connexion ».

Sur l’écran suivant, saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour votre compte ADS.

Cliquez sur « Connexion ».

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Remarque : Si vous avez oublié votre mot de passe, retournez sur le site Web ADS de l’OMS

(https://extranet.who.int/ads/), cliquez sur « actualiser le compte » et suivez les instructions indiquées

sur l’écran.

Sur l’écran suivant (voir ci-dessous), cliquez sur « Valider »

Vous arrivez alors à la page de démarrage du module de saisie des données du dispositif V3P (voir la

capture d’écran ci-dessous). Cette page vous donne des informations sur la gestion et la validation des

données. Cliquez sur « Suivant » pour accéder au module.

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3 Se déplacer dans le module

3.1 Écran récapitulatif des informations

La capture d’écran ci-dessous présente un résumé des informations saisies pour un pays. À la première

utilisation du module de saisie, ce tableau sera vide mais lorsque vous aurez saisi quelques

informations sur vos opérations d’achat, il commencera à ressembler à l’exemple ci-dessous. Le

tableau récapitulatif affiche les données suivantes :

• L’année d’achat du vaccin

• Le type de vaccin acheté

• Le fabricant du vaccin

• Le volume annuel acheté

• La devise et le prix d’achat par dose payé pour ce vaccin

• Le statut de l’information (« En projet / Brouillon », « En attente / Quarantaine » ou « Public »)

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Les icônes dans la première colonne de gauche permettent aux utilisateurs de modifier les opérations d’achat

saisies :

���� Publiée : l’opération d’achat a été publiée sur le site public.

� En projet / Brouillon : l’opération d’achat doit encore être publiée sur le site public.

� Modifier : cliquez sur cette icône pour accéder aux opérations d’achat saisies et les modifier.

�

Copier : cliquez sur cette icône pour copier une opération d’achat saisie en vue de la modifier

ultérieurement.

� Annuler : cliquez sur cette icône pour supprimer une opération d’achat du tableau récapitulatif, quel

qu’en soit le statut (notez que vous devez rafraîchir la page du site public pour visualiser la

modification).

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3.1 Écrans de saisie des informations

Lorsque vous commencez la saisie des opérations d’achat (décrite dans le chapitre suivant) vous

passez dans des écrans semblables à celui ci-dessous. À quelques exceptions près, tous les onglets de

saisie des informations contiennent un ensemble de champs de saisie semblables. Les captures

d’écrans ci-dessous vous donnent un aperçu de la structure globale des écrans du module de saisie des

données du dispositif V3P.

Les champs de saisie obligatoires sont signalés par un astérisque (*) et s’ils restent vides, ils sont

signalés par un cadre rouge et un point d’exclamation blanc sur fond rouge.

Pour obtenir des explications sur un terme ou des indications, cliquez sur le bouton « Aide » signalé

par un point d’interrogation (?) situé à côté des champs de saisie.

Résumé des principales

informations saisies

Sélection de la langue

Onglets de saisie des informations

Champs de saisie des informations Boutons de navigation

Les champs de saisie obligatoires

sont signalés par un astérisque

Les champs de saisie obligatoires non

remplis sont encadrés en rouge avec un

point d’exclamation blanc sur fond rouge

Les rubriques d’aide sont signalées par un

point d’interrogation blanc sur fond gris

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4 Saisir une opération d’achat

Dans l’écran récapitulatif, cliquez sur le bouton

« Ajouter un achat » situé dans l’angle supérieur gauche

de l’écran pour saisir une nouvelle opération d’achat

(voir la capture d’écran ci-contre). Vous accédez alors à

l’écran « Produit » (voir la capture d’écran ci-dessous).

Notez que le dispositif V3P permet aussi de saisir des vaccins non préqualifiés par l’OMS (en passant

par l’onglet « Ajouter un vaccin non préqualifié »). Toutefois, pour permettre une comparaison

significative entre différents produits, cette étape doit être discutée directement avec le gestionnaire de

données du dispositif V3P.

4.1 Onglet « Produit »

Dans l’onglet « Produit » (voir la capture d’écran ci-dessous), utilisez les menus déroulants pour

sélectionner le type de vaccin, le fabricant et le nombre de doses achetées.

Cliquez sur « Suivant » pour continuer.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Notez que vous pouvez faire défiler l’écran vers la droite pour faire

apparaître d’autres détails pouvant aider à identifier le produit concerné.

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4.2 Onglet « Dispositif d’achat »

Dans l’onglet « Dispositif d’achat » utilisez le menu déroulant pour indiquer que le vaccin a été

acheté soit directement par le pays soit par l’intermédiaire du service Achats de l’UNICEF ou de

PAHO.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Lorsque vous sélectionnez « PAHO » ou « UNICEF » comme dispositif d’achat, une fenêtre apparaît

pour vous informer du processus de validation concernant les produits achetés par l’intermédiaire de

ces organisations. La sélection « PAHO » ou « UNICEF » comme dispositif d’achat éliminera certains

champs de saisie automatiquement définis et enregistrés dans la base de données.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Cliquez sur « Valider » pour passer à l’écran suivant. Sinon, cliquez sur « Retour » pour retourner

dans l’onglet « Produit » ou cliquez sur « Annuler » pour abandonner.

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Lorsque vous sélectionnez « Service Achat du pays » comme dispositif d’achat, des champs de saisie

supplémentaires s’activent. Sélectionnez les valeurs demandées dans les différents champs de saisie.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Certaines réponses ou certaines sélections peuvent activer des champs de saisie supplémentaires.

Ainsi, si vous sélectionnez « Appel d’offres international » dans le champ « Méthode d’achat » une

liste de questions supplémentaires apparaît vous demandant de préciser si l’appel d’offres a été

sous-traité à l’extérieur et, si tel est le cas, d’indiquer les détails du contrat de sous-traitance.

Cliquez sur le bouton « ? » pour obtenir de l’aide.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer au prochain écran, sur « Retour »

pour retourner à l’onglet « Produit » ou sur « Annuler » pour abandonner la saisie d’informations sur

ce produit.

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4.3 Onglet Financement et contrat d’achat

Dans cet onglet, des champs sont prévus pour la saisie d’informations sur le financement de

l’opération d’achat et sur les détails du contrat.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Selon les informations que vous avez saisies, des champs de saisie supplémentaires vous demandant

un complément d’informations seront peut-être activés.

Cliquez sur le bouton « ? » pour obtenir de l’aide.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer au prochain écran, sur « Retour »

pour retourner à l’onglet « Dispositif d’achat » ou sur « Annuler » pour abandonner la saisie

d’informations sur ce produit.

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4.4 Onglet Prix

Dans cet onglet, des champs sont prévus pour la saisie d’informations sur le prix, les quantités, la

période concernée et la livraison.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Selon ce que vous avez sélectionné, un champ de saisie supplémentaire pourra s’activer, vous

demandant un complément d’informations sur les ajustements palliant les variations des taux de

change.

Cliquez sur le bouton « ? » pour obtenir de l’aide.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer au prochain écran, sur « Retour »

pour retourner à l’onglet « Financement et contrat d’achat » ou sur « Annuler » pour abandonner la

saisie d’informations sur ce produit.

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4.5 Onglet Composition du prix

Dans cet onglet, des champs sont prévus pour la saisie d’informations sur les éléments entrant dans

la composition du prix fixé dans le contrat.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Cliquez sur le bouton « ? » pour obtenir de l’aide.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer au prochain écran, sur « Retour »

pour retourner à l’onglet « Prix » ou sur « Annuler » pour abandonner la saisie d’informations sur ce

produit.

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4.6 Onglet Prix total

Dans cet onglet, des champs sont prévus pour la saisie d’informations sur le prix total (tous droits,

taxes et marges commerciales compris) du vaccin livré au destinataire final chargé de la vaccination.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Selon certaines de vos réponses, des champs de saisie supplémentaires seront peut-être activés.

Cliquez sur le bouton « ? » pour obtenir de l’aide.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer au prochain écran, sur « Retour »

pour retourner à l’onglet « Composition du prix» ou sur « Annuler » pour abandonner la saisie

d’informations sur ce produit.

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4.7 Onglet Commentaires

Dans cet onglet, un champ de saisie permet aux pays de saisir toute information sur la fixation du

prix et l’achat d’un vaccin pour une opération d’achat particulière (ou toutes les opérations d’achat)

qu’ils jugent importante mais n’a été saisie dans aucun champ de saisie du module.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur « Suivant » pour passer au prochain écran, sur « Retour »

pour retourner à l’onglet « Prix total» ou sur « Annuler » pour abandonner la saisie d’informations

sur ce produit.

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4.8 Onglet Transmettre les informations

Cet onglet présente un aperçu des informations saisies dans la base de données et permet aux

utilisateurs de vérifier leur saisie et d’en imprimer une copie (au moyen de la fonction d’impression

de leur navigateur) avant de transmettre les données sur le site public.

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit

Lorsque vous appuyez sur le bouton « Transmettre les informations » une fenêtre s’ouvre et vous

informe que les données saisies sont prêtes à être transmises sur le site public. Une mention rappelle

alors à l’utilisateur que les pays sont responsables de la validité de leurs informations, qu’il leur

revient de confirmer que les informations transmises ne violent aucun accord contractuel passé avec

des fournisseurs ou des fabricants et que la personne transmettant les informations a effectivement

autorité pour le faire.

Cliquez sur « Valider » pour publier les informations saisies sur le site public (pour les produits

achetés par le Service Achat du pays) ou pour mettre les informations en attente jusqu’à ce qu’elles

soient validées par PAHO ou par l’UNICEF (pour les produits achetés par l’intermédiaire de PAHO ou

de l’UNICEF).

Cliquez sur « Sauvegarder l’information en projet » pour sauvegarder toutes les informations saisies

dans la liste récapitulative des opérations d’achat sans les transmettre pour publication. Les

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informations en projet peuvent être modifiées à partir de la liste récapitulative des opérations

d’achat (voir ci-dessous). Cliquez sur « Retour » pour retourner dans l’onglet « Commentaires ».

4.9 Actualisation de la liste récapitulative

Après avoir transmis les informations ou avoir sauvegardé les saisies d’informations en projet,

l’utilisateur se trouve ramené dans l’écran récapitulatif des opérations d’achat des vaccins (voir la

capture d’écran ci-dessous). Pour consulter la liste la plus récente des informations saisies et leur

statut (à savoir : « En projet », « En attente » ou « Publiées »), cliquez sur « Rafraîchir ».

Remarque : Ces modèles d’écran ne sont donnés qu’à titre d’exemple. Les informations qui s’y trouvent ne correspondent à aucune réalité

propre à un pays ou à un produit

5 Intégration du dispositif V3P dans la procédure d’achat

Les informations peuvent être saisies à tous moments dans la base de données V3P. Cependant, les

pays trouveront sans doute plus commode de saisir les nouvelles informations une fois par an, dans

le cadre de leur procédure d’achat.

Pour procéder à des analyses de données et à des comparaisons significatives, les pays participants

sont encouragés à fournir des informations complètes sur les opérations d’achat et à partager tous

les éléments d’information demandés dans le module de saisie V3P. Toutefois, dans les cas où les

éléments d’information ne sont pas tous accessibles ou disponibles, les pays peuvent soumettre

leurs informations même s’il manque certains des éléments demandés.