passer de google apps à office 365 pour les...
TRANSCRIPT
Passer de Google Apps à Office 365 pour les entreprises
DécouverteOffice 365 pour les entreprises et Google Apps ont des
présentations différentes, aussi, lorsque vous vous connectez,
la vue suivante s’affiche pour vous aider à commencer. Après
quelques semaines d’utilisation, vous accéderez directement à
votre messagerie électronique lorsque vous vous connectez.
PC et Mac
Installez les dernières versions des
applications de bureau Office pour
accéder à des options supplémentaires
et des fonctionnalités enrichies de
modification hors connexion.
En ligne
Découvrez ce que vous
pouvez faire en ligne avec
Office 365.
Liens rapides
Accédez directement à la messagerie, au calendrier,
aux contacts, au stockage de fichiers et aux sites web.
Téléphone et tablette
Travaillez n’importe où
sur votre téléphone et
votre tablette.
Paramètres
Gérez vos paramètres Office 365,
modifiez votre mot de passe, etc.
Connexion à Office 365
Lors de vos premières
connexions, Office 365
vous propose des liens
vers tous les outils, les
formations et les
informations dont vous
avez besoin pour devenir
rapidement opérationnel.
Après la période initiale de
prise en main, vous
accéderez directement à
votre messagerie
électronique à la
connexion.
Prise en main d’Office 365
Qu’est ce qu’Office 365 pour les
entreprises ?Office 365 pour les entreprises est semblable à Google Apps for Business, de telle sorte que
la transition vous semblera simple.
Grâce à Office 365, vous pouvez :
Accéder à la messagerie à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet.
Stocker tous vos fichiers en ligne. Vous n’êtes dès lors plus contraint d’avoir un disque
dur sous la main.
Synchroniser des documents sur votre ordinateur pour y accéder en mode hors
connexion.
Installer les applications de bureau Office pour accéder à des fonctionnalités enrichies et
gagner en productivité, même lorsque vous travaillez en mode hors connexion.
Lorsque vous vous connectez à Office 365, vous disposez d’un accès rapide aux services
suivants :
1. À partir de votre navigateur web, accédez à
l’adresse https://login.microsoftonline.com.
2. Entrez votre compte professionnel et votre
mot de passe, puis cliquez sur Se
connecter. Par exemple :
ou
OneDrive Entreprise
Stockez vos documents
professionnels.
Contacts
Communiquez avec
vos collègues.
Calendrier
Planifiez des réunions et des rendez-vous,
en ligne ou en face à face.
Outlook
Consultez et envoyez des
messages électroniques.
Sites
Accédez à des
sites d’équipe.
Échange de News
Suivez des sites et
des personnes.
Fonctionnalités utiles dans Office 365 pour les entreprises
Service Dans Google Apps for Business Dans Office 365 pour les entreprises
Messagerie électronique Gmail Outlook
Calendrier Agenda Calendrier
Carnet d’adresses en ligne Contacts Contacts
Réseaux sociaux Hangouts Échange de News
Stockage de fichiers DriveOneDrive
Entreprise
Sites SitesSites
SharePoint
Documents Documents Word
Feuilles de calcul Feuilles de calcul Excel
Présentations Présentations PowerPoint
Ce tableau permet de retrouver des services particuliers dans Office 365.
CollaborationOffice Online permet d’effectuer toutes les tâches en relation avec la collaboration.
Avec vos collègues, vous pouvez apporter des modifications de base à un document,
une feuille de calcul ou une présentation simultanément. Vous pouvez identifier les
utilisateurs qui apportent des modifications, ainsi que ces dernières.
Partager des documents
Quel que soit l’emplacement où est stocké votre document, vous pouvez facilement le
partager avec d’autres personnes, qu’elles fassent partie de votre organisation ou non.
Lorsque vous partagez un document, les personnes ayant besoin de le consulter ou le
modifier reçoivent un message électronique comprenant un lien vers le document. D’un
simple clic, les réviseurs et vous-même pouvez l’ouvrir en tout lieu et sur n’importe quel
appareil, ou presque.
2. Cliquez sur
Partager.1. Sélectionnez votre
document.
3. Entrez l’adresse de messagerie
ou le nom du relecteur.
4. Cliquez sur
Partager.
Office Online
Pas de bouton
Enregistrer ?
Aucun problème. Les
applications Office
Online enregistrent
automatiquement vos
modifications pendant
que vous travaillez.
Partage
Apportez des
modifications
simultanément
avec d’autres
utilisateurs dans
Office Online.
Modifications
Affichez les commentaires et les
modifications de tous les relecteurs.
Besoin d’autres
options ?
Ouvrez l’application de
bureau pour accéder à
toutes les fonctionnalités
de PowerPoint, Word ou
Excel.
Qui apporte
des
modifications ?
Découvrez si
d’autres
utilisateurs
modifient la
même
présentation.
Synchronisation d’Office 365 avec
votre appareilDès que vous êtes en déplacement, vous pouvez accéder à votre messagerie, votre
calendrier et vos contacts Office 365 sur votre téléphone Windows Phone ou Android,
tablette, iPad ou iPhone. Vous pouvez synchroniser, consulter et modifier les
documents Word, les classeurs Excel et les présentations PowerPoint directement sur
de nombreux smartphones et tablettes.
L’expérience en ligne sans contraintes commence lorsque vous ajoutez votre
compte Office 365 à votre appareil. Voici comment procéder :
• Pour plus d’informations sur les appareils mobiles, voir
Utiliser Office 365 sur les appareils mobiles
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396709).
• Pour votre Windows Phone, voir
Configurer Office 365 sur votre téléphone Windows Phone
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396654).
• Pour votre iPhone ou iPad, voir
Configurer Office 365 sur votre iPhone ou iPad
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396655).
• Pour votre téléphone Android, voir
Configurer Office 365 sur votre téléphone Android
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=396656).
• Pour les autres appareils, voir
Configurer Office 365 pour les autres appareils
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=272453).
Configurer Office 365 sur votre appareil
Travail en mode hors connexion
La première fois que vous synchronisez OneDrive Entreprise ou un site SharePoint, un dossier
associé appelé OneDrive Entreprise ou SharePoint est créé sur votre appareil. Vos documents
sont téléchargés automatiquement dans ce dossier. À présent, vous pouvez travailler en mode
hors connexion sans perdre vos modifications ou passer d’une copie à une autre.
Comment fonctionne la synchronisation ?
Contenu synchronisé
Contient la liste des
documents de votre
bibliothèque OneDrive
Entreprise.
Votre appareil
Indique l’emplacement
contenant les copies des
documents synchronisés à
partir de votre
bibliothèque OneDrive
Entreprise.
Vous devez travailler sans connexion Internet ? Vous pouvez synchroniser des documents ou
des dossiers entiers sur votre ordinateur avant de partir en déplacement. Vos modifications
sont synchronisées automatiquement lorsque vous vous reconnectez.
Installation de la version de bureau d’Office 2013 à partir d’Office 365Si Office 2013 n’est pas encore installé sur votre ordinateur, vous pouvez l’installer à partir
d’Office 365.
1. Choisissez PC & Mac.
2. Cliquez sur Installer.
3. Cliquez sur Exécuter, puis suivez le reste des instructions d’installation.
Pour plus d’informations, voir Installer Office sur votre PC ou Mac avec Office 365 pour les
entreprises (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=272460). Pour devenir opérationnel
rapidement, voir les Guides de démarrage rapide d’Office 2013
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=272042).
Synchronisation
Obtenez la dernière
version de vos documents.
Lire des messages et y répondre
Envoyer un message instantané Lync
Contactez d’autres utilisateurs, planifiez des réunions, etc.Outlook sur le webAccédez à votre messagerie, votre calendrier et vos contacts à l’aide d’Outlook Web App.
À partir de n’importe quel ordinateur ou appareil disposant d’une connexion Internet,
connectez-vous à Office 365, puis sélectionnez Outlook.
Vous pouvez envoyer un nouveau message en quelques étapes seulement.
Créer un message électronique et l’envoyer
Les nouveaux messages électroniques apparaissent dans la partie supérieure de votre
boîte de réception.
1. Sélectionnez
nouveau message.
2. Rédigez votre
message.
Si votre communication ne peut pas attendre, utilisez Lync pour Office 365 pour
commencer une conversation (éventuellement avec le son ou la vidéo) par messagerie
instantanée, participer à une réunion en ligne ou partager votre document ou votre écran
avec d’autres personnes.
Lorsque vous recevez un message électronique d’une personne, vous pouvez ajouter
rapidement ses informations de contact, démarrer une conversation ou passer un appel,
planifier une réunion ou envoyer un message électronique directement à partir de sa fiche
de profil
Calendrier
Planifier une réunion
avec l’expéditeur.
Volet de visualisation
Affichez un message
pour le passer en
revue et y répondre
rapidement.
Réponses
Choisissez comment
répondre à partir du
volet de visualisation.
3. Cliquez sur
Envoyer.
Conversation
par messagerie
instantanée
Joignez un
contact
immédiatement
avec un
message
instantané.
Contacts
Un simple clic suffit
pour ajouter les
informations de
contact de
l’expéditeur.
Disponibilité
Afficher le
statut actuel de
l’expéditeur.
Messagerie
instantanée audio
Pour ajouter une touche
plus personnelle,
transformez votre
message instantané en
appel téléphonique.
Pour plus d’informations sur la messagerie instantanée Lync, voir Envoyer
un message instantané (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=302231).
Fonctionnalités utiles dans Outlook Web App
Tâche Dans Gmail Dans Outlook Web App
Envoyer des réponses
automatiques en cas
d’absence du bureau
Cliquez sur >
Paramètres >
Onglet Général,
puis accédez
à Réponse
automatique.
Cliquez sur >
Définir les réponses automatiques >
puis sélectionnez les options souhaitées.
Modifier l’affichage et
l’organisation de vos
messages électroniques
Cliquez sur >
Paramètres >
onglet Général,
Mode Conversation.
Choisissez Trier par pour
changer l’affichage directement
dans votre boîte de réception.
Associer un indicateur ou
un libellé à vos messages
électroniques
Cliquez pour
commencer un
nouveau message
ou cliquez sur
Libellés pour ajouter
un libellé à un
message.
Sélectionnez l’indicateur dans
votre boîte de réception pour suivi
ou cliquez avec le bouton droit sur
le message et sélectionnez Catégoriser
pour appliquer un indicateur au message.
Créer et ajouter une
signature à vos messages
électroniques
Cliquez sur >
Paramètres >
onglet Général,
puis accédez
à la section Signature.
Cliquez sur >
Options >
Paramètres >
Messagerie.
Ce tableau permet de retrouver certains des outils et commandes les plus fréquemment utilisés dans la messagerie électronique.
OneDrive EntrepriseOneDrive Entreprise est votre espace de stockage de fichiers en ligne. Les documents,
classeurs et présentations enregistrés dans cet emplacement restent privés jusqu’à ce
que vous les partagiez avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez également les ouvrir et les
modifier où que vous soyez dès lors que vous avez une connexion Internet.
Créer un document à partir de OneDrive Entreprise
Vous pouvez créer un document à partir de OneDrive Entreprise. La suite Office Online
(Word Online, Excel Online et PowerPoint Online) vous permet d’effectuer des tâches de
base et enregistre automatiquement le document dans votre espace OneDrive.
1. Sélectionnez
OneDrive Entreprise.
2. Sélectionnez
Nouveau.
3. Sélectionnez le type de votre fichier :
document, classeur ou présentation.
Ouvrir un document dans Office 365Ouvrez rapidement un document, un classeur ou une présentation dans Office Online ou
votre application de bureau Word, Excel ou PowerPoint.
Supprimer un document à partir de OneDrive EntrepriseIl est très simple de supprimer des documents.
Online
Cliquez ou
appuyez sur le
nom du fichier
pour lancer
Office Online.
Application de
bureau
Sélectionnez un
document, puis
choisissez Modifier
pour lancer
l’application de
bureau.
1. Sélectionnez le
document à
supprimer.
2. Cliquez sur Gérer.
3. Cliquez sur
Supprimer.
Fonctionnalités utiles dans OneDrive Entreprise
Tâche Dans Google Drive Dans OneDrive Entreprise
Créer un document,
une présentation ou
une feuille de calcul
Cliquez sur Créer
et sélectionnez ce que
vous voulez créer.
Cliquez sur Nouveau,
puis sur ce que vous voulez créer.
Télécharger un fichierCliquez sur Télécharger,
puis ajoutez vos fichiers.
Cliquez sur Télécharger,
puis ajoutez vos fichiers.
Synchroniser vos
fichiers et travailler en
mode hors connexion
Installez Google Drive
pour télécharger vos
documents. Vous
ne pouvez toutefois
pas modifier
les fichiers sans
connexion Internet
sauf si vous utilisez
le navigateur web
Chrome.
Cliquez sur Synchroniser pour les
fichiers sélectionnés. Apportez des
modifications en mode hors
connexion. Vos fichiers sont mis à
jour automatiquement lorsque vous
vous reconnectez à Internet.
Ce tableau permet de retrouver certains des outils et commandes les plus fréquemment utilisés dans OneDrive Entreprise.
Les sites SharePoint permettent aux membres de votre équipe de
communiquer et de collaborer
Si un de vos sites favoris possède un
flux d’actualités, vous pouvez recevoir
les mises à jour importantes du site
dans votre propre flux d’actualités.
Sur le site, cliquez sur Suivre. Les
informations et activités associées
apparaissent dès lors dans votre page
de flux d’actualités.
Suivre ou partager un site SharePoint favori
Afficher les activités d’un site suivi dans votre propre
flux d’actualités
Pour suivre les activités des autres équipes dans votre flux d’actualités, créer un site
intranet pour votre équipe, collaborer sur des projets de groupe ou simplement
stocker, partager et consulter les documents de votre équipe, tirez parti de la
puissance et de la polyvalence des sites SharePoint.
Vous pouvez créer un document directement à partir de la bibliothèque de documents
sur votre site d’équipe. Les applications Word, Excel et PowerPoint Online gèrent les
opérations de base, telles que l’enregistrement automatique de votre travail dans la
bibliothèque de documents. Tous les relecteurs peuvent modifier le même document
simultanément.
1. Cliquez sur Sites.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez Document Word.
Vous pouvez également créer
des classeurs Excel, des
présentations PowerPoint, etc.
Cliquez sur
Suivre pour
ajouter le site à
votre flux
d’actualités.
Sur un site qui vous
intéresse, cliquez sur
Partager pour
partager celui-ci avec
d’autres membres de
votre groupe.
Créer un site d’équipe
Vous pouvez commencer à créer
un site en quelques clics. Si vous
cherchez à créer un blog
professionnel ou un site de
collaboration destiné à
permettre aux membres de
votre équipe de travailler de
façon synchronisée, vous pouvez
le créer de toutes pièces ou
choisir parmi plusieurs modèles.
Cliquez sur Nouveau pour
commencer à créer un site.
Créer un document, un classeur ou une présentation
Fonctionnalités utiles dans les sites SharePoint
Action Dans Google Sites Dans les sites SharePoint
Être averti
lorsqu’une page est
modifiée
Créer une page sur
un site
Modifier le thème,
les couleurs et les
polices de votre
site
Voici quelques exemples courants d’utilisation de Google Sites, ainsi que les actions correspondantes dans les sites SharePoint.
1. Dans votre page d’accueil, cliquez sur Nouvelle page .
2. Créez votre page,
puis cliquez sur Créer.
Dans n’importe quelle page,
cliquez sur Plus d’actions ,
puis sur Recevoir les
notifications de mise à jour.
1. Sur votre site, cliquez sur l’onglet Page.
2. Cliquez sur M’avertir, puis sur
Définir une alerte pour cette page.
1. Dans n’importe quelle page,
cliquez sur Plus d’actions >
Gérer le site.
2. Cliquez sur Thèmes, couleurs
et polices.
3. Apportez vos modifications, puis
cliquez sur Enregistrer.
1. Sur votre site, sélectionnez Créer.
2. Sous l’onglet Format du texte,
apportez vos modifications, puis
cliquez sur Enregistrer.
1. Sur votre site, sélectionnez
Paramètres .
2. Choisissez Ajouter une page.
3. Tapez un nom pour votre nouvelle
page, puis cliquez sur Créer.
4. Sous l’onglet Format du texte, créez
la page, puis cliquez sur Enregistrer.
Fonctionnalités utiles dans les sites SharePoint (suite)Action Dans Google Sites Dans les sites SharePoint
Joindre un fichier à
partir de votre
ordinateur
Rendre votre site
privé
Restaurer une page
supprimée
Dans n’importe
quelle page,
cliquez sur
Ajouter un
fichier.
1. Dans n’importe quelle page,
cliquez sur Plus d’actions >
Gérer le site.
2. Sous la section Paramètres d’accès,
cliquez sur Collaborateurs uniquement.
1. Dans n’importe quelle page,
cliquez sur Plus d’actions >
Gérer le site.
2. Cliquez sur Éléments supprimés.
3. Sélectionnez la page
à restaurer,
puis cliquez sur
Restaurer.
Dans une bibliothèque
de site, cliquez sur
Télécharger.
1. Cliquez sur Paramètres .
2. Cliquez sur Contenu du site.
3. Cliquez sur Corbeille.
4. Sélectionnez la page
à restaurer, puis
cliquez sur Restaurer la
sélection.
1. Dans Office 365, cliquez sur
nouveau site.
2. Sous Confidentialité, sélectionnez
Privé – Seuls les membres
approuvés peuvent afficher le
contenu.
Ouvrir un document dans Office 365Ouvrez rapidement un document à partir de OneDrive Entreprise ou d’un site d’équipe
SharePoint. Cet exemple montre comment ouvrir un classeur dans Excel Online.
Word, Excel et PowerPointQue vous commenciez à partir de votre bureau ou en ligne avec Office 365, vous
pouvez créer n’importe quel type de document (document Word, classeur Excel et
présentation PowerPoint), puis placez celui-ci dans votre espace OneDrive Entreprise
ou votre bibliothèque de documents SharePoint.
Ouvrir des documents récents à partir de votre bureau
Lorsque vous ouvrez un document à partir de votre application de bureau
(en l’occurrence Word 2013), vous pouvez choisir entre vos différents emplacements
de stockage : sites SharePoint, OneDrive Entreprise ou votre ordinateur.
Supprimer un document dans Office 365Vous pouvez facilement supprimer un document (en l’occurrence une présentation) en
quelques étapes.
Excel Online
Cliquez sur le nom du
classeur pour l’ouvrir
automatiquement dans Excel
Online.
1. Sélectionnez la
présentation à
supprimer.
3. Cliquez sur
Supprimer.
2. Cliquez sur
Gérer.
OneDrive Entreprise
Utilisez cet emplacement
pour accéder à votre espace
de stockage en ligne.
SharePoint
Ouvrez votre document
à partir d’un site
d’équipe SharePoint.
Documents récents
Accédez rapidement aux
classeurs dans leur
emplacement par défaut.
OneDrive.com
Connectez-vous avec un
compte Microsoft pour
accéder à vos documents
personnels.
Fonctionnalités utiles dans Word Online
Tâche Dans Google Docs Dans Word Online
Modifier l’interligne,
appliquer des styles
et une mise en forme
au texte
Sélectionnez Accueil.
Insérer des tableaux,
des images, des liens
hypertexte, des en-
têtes et pieds de
page ou des
numéros de page
Cliquez sur Insertion,
puis sur ce que
vous voulez
insérer.
Cliquez sur Insertion,
puis sur ce que vous
voulez insérer.
Définir les marges,
modifier l’orientation
de page ou modifier
l’espacement
Cliquez sur Fichier >
Configuration de la page...,
puis apportez des modifications
dans la fenêtre
contextuelle.
Cliquez sur Mise en page
pour modifier la mise en page
ou l’espacement
entre les paragraphes.
Vérifier l’orthographe
et consulter les
commentaires
Sélectionnez Révision
pour vérifier l’orthographe
et consulter les commentaires.
Partager avec
d’autres utilisateurs
Cliquez sur
Partager.
Ce tableau permet de retrouver certains des outils et commandes les plus utilisés dans Excel Online.
Fonctionnalités utiles dans Excel OnlineCe tableau permet de retrouver certains des outils et commandes les plus fréquemment utilisés dans Excel Online.
Tâche Dans Google Feuilles de calcul Dans Excel Online
Renvoyer du
texte à la ligne
dans une
cellule
(Désactivé par défaut).
Cliquez sur Retour à la ligne automatique.Cliquez sur Renvoyer à la ligne automatiquement.
Consulter les
commentaires
Cliquez sur Insertion,
puis sur Commentaire.Sélectionnez Révision.
Insérer des
graphiques,
des tableaux,
des liens et
des
commentaires
Cliquez sur Insertion,
puis sur un élément.Cliquez sur Insertion.
Modifier la
mise en forme
et les styles
Cliquez
sur
Accueil.
Fonctionnalités utiles dans PowerPoint OnlineCe tableau permet de retrouver certains des outils et commandes les plus utilisés dans PowerPoint Online.
Tâche Dans Google Présentations Dans PowerPoint Online
Ajouter des diapositives,
appliquer une mise en
page, modifier les
polices, aligner du texte
ou appliquer des styles
rapides
Cliquez sur
Accueil.
Insérer des tableaux, des
images, des formes, des
graphiques SmartArt,
des graphiques, des
commentaires, des en-
têtes et pieds de page,
et des objets WordArt
Cliquez sur
Insertion.
Cliquez sur
Insertion.
Appliquer un thème, en
changer la couleur,
modifier la taille des
diapositives ou modifier
l’arrière-plan d’une
diapositive
Cliquez sur Thème,
puis apportez
des modifications
dans la fenêtre
contextuelle.
Cliquez sur Conception.
Définir ou ajuster le
minutage d’une
transition
Cliquez sur Diapositive,
puis sur Modifier
la transition.
Cliquez sur
Transitions.
Informations complémentaires Pour accéder à d’autres guides de démarrage rapide et des vidéos de procédure, voir
l’Espace formations Office 365 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=392570).
Configurer votre appareil