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  • Par :

    Andr Barrette Secrtaire gnral et directeur du Service des communications,

    Commission scolaire des Trois-Lacs Mario Champagne, notaire

    Secrtaire gnral, Commission scolaire des Hautes-Rivires ric Choinire, avocat

    Secrtaire gnral, Commission scolaire du Val-des-Cerfs et la participation de Carl Mercier, secrtaire gnral

    Commission scolaire de la rgion de Sherbrooke

    Pour :

    La Table des secrtaires gnraux de la Montrgie et de lEstrie

    2006-05-26

    Rvision 2007-01-29

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    TABLE DES MATIRES Objectifs du document ........................................................................................................... Page 3 Partie I Le secrtaire du conseil dtablissement ........................................................... Page 4 Rle du secrtaire du conseil dtablissement ....................................................... Page 4 Tches .................................................................................................................... Page 4 Concilier secrtariat et participation personnelle .................................................. Page 5 Partie II Lordre du jour et le procs-verbal du conseil dtablissement .................... Page 6 Modalits de formation et de fonctionnement du conseil dtablissement ......... Page 6 La convocation .................................................................................................... Page 6 Lordre du jour .................................................................................................... Page 7 Le procs-verbal .................................................................................................. Page 8 Le quorum ........................................................................................................... Page 8 La prise de notes.................................................................................................. Page 9 Le contenu du procs-verbal ............................................................................... Page 9 Ladoption du procs-verbal ............................................................................. Page 10 Les suivis au procs-verbal ............................................................................... Page 10 Les propositions ................................................................................................ Page 11 La correspondance............................................................................................. Page 11 Les rapports et la reddition de comptes............................................................. Page 12 Les affaires nouvelles........................................................................................ Page 12 Notes sur la rdaction des procs-verbaux ........................................................ Page 12 Notes sur la rdaction des rsolutions ............................................................... Page 13 Notes sur la consignation des procs-verbaux .................................................. Page 13 Partie III La rdaction dune rsolution ....................................................................... Page 14

    Les considrants ............................................................................................... Page 14 La gestion de la rsolution................................................................................ Page 15 Le vote prpondrant........................................................................................ Page 16 Inscrire sa dissidence........................................................................................ Page 17 Laction ............................................................................................................ Page 17 La rsolution dadoption de lordre du jour ..................................................... Page 17 La rsolution dadoption du procs-verbal....................................................... Page 18 Demande de rsolution par le public................................................................ Page 18

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    Partie IV Lassemble gnrale des parents (47 LIP).................................................. Page 20 Ordre du jour propos de lassemble gnrale des parents ............................ Page 21 Modle de procs-verbal .................................................................................. Page 23 Partie V Premire assemble du conseil dtablissement (56 et SS. LIP) .................. Page 31 Ordre du jour propos de la premire assemble du conseil dtablissement... Page 32 Modle de procs-verbal ................................................................................... Page 33 Partie VI Autres assembles du conseil dtablissement (56 et SS. LIP) ................... Page 39 Ordre du jour propos autres assembles du conseil dtablissement............ Page 40 Modle de procs-verbal ................................................................................... Page 41 Partie VII Liste des sujets traits par le conseil dtablissement des coles .............. Page 45 Partie VIII Liste des sujets traits par le conseil dtablissement des centres. ......... Page 51 Lexique................................................................................................................................. Page 53 Bibliographie........................................................................................................................ Page 55

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    OBJECTIFS DU DOCUMENT

    Le prsent document vise supporter la personne qui, au sein du conseil dtablissement, est nomme au poste de secrtaire. En effet, selon larticle 69 de la Loi sur linstruction publique, L.R.Q., chap. I-13.3 : Le procs-verbal des dlibrations du conseil dtablissement est consign dans un

    registre tenu cette fin par le directeur de lcole ou une personne que le directeur dsigne cette fin .

    (le soulign est de nous). Comment tre en mesure de remplir adquatement sa mission lorsque, en lespace dune runion, on devient secrtaire du conseil dtablissement? Il existe plusieurs publications sur la procdure dune assemble dlibrante, dont la rdaction des procs-verbaux fait partie. La publication la plus connue est srement le Code Morin : le Code Morin na aucune force de loi, contrairement certaines croyances populaires. En fait, larticle 67 de la Loi sur linstruction publique, L.R.Q., chap. I-13.3 prvoit quil appartient au conseil dtablissement dtablir ses propres rgles de rgie interne, dont les rgles de rdaction de ses procs-verbaux. Tout ce que la LIP exige, cest que le procs-verbal fasse tat des dlibrations, sans pour autant dfinir ce terme. Il revient donc chaque milieu de dfinir ce terme selon ce qui lui convient le mieux. Les rgles de rgie interne varieront en fonction des circonstances et du contexte particulier de chaque milieu. Elles devraient tre rvises annuellement et peuvent faire lobjet de changements au besoin. Elles ne peuvent cependant entrer en contradiction avec les modalits prvues par la Loi sur linstruction publique, L.R.Q., chap. I-13.3, dont les articles 42 95.

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    RLE DU SECRTAIRE DU CONSEIL DTABLISSEMENT Assumer le secrtariat du conseil dtablissement est une responsabilit importante qui peut aussi tre gratifiante pour la personne qui lexerce. Le secrtaire reoit de la direction d'tablissement le mandat de rapporter les propos et les ides ainsi que les dcisions du conseil. Il doit donc tre la hauteur de la confiance qui lui est tmoigne. Cette fonction est importante pour trois raisons principales :

    Premirement, le secrtaire du conseil rend disponible, de manire officielle, les recommandations ou les dcisions prises par le conseil et aide faire connatre le travail du conseil lextrieur de celui-ci;

    Deuximement, le document rdig par le secrtaire servira assurer le suivi des

    dcisions. Par la suite, on pourra ainsi mieux orchestrer les interventions et aider les membres du conseil;

    Troisimement, les notes sont la mmoire du conseil. Le secrtaire fait ainsi

    mentir le dicton selon lequel la mmoire est une facult qui oublie . Chacun a donc accs une information jour et peut mieux se prparer pour la prochaine rencontre en se fondant sur les travaux prcdents du conseil.

    Le secrtaire contribue aussi la qualit du travail du conseil, car il ordonne les ides mises, distingue les ides importantes de celles qui le sont moins, formule de manire objective ce qui a souvent t dit avec motion ou encore trouve la faon dexprimer une ide de manire plus acceptable. TCHES Essentiellement le secrtaire doit soutenir les membres du conseil et ses travaux. Les tches gnralement assumes par le secrtaire sont les suivantes :

    Prendre les notes pendant les sances; Rdiger les procs-verbaux; Rdiger, recevoir et conserver la correspondance du conseil; Tenir le registre des procs-verbaux; Conserver les documents officiels du conseil; Produire des copies de rsolutions ou des extraits de procs-verbaux, au besoin.

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    Autres tches possibles : Prparer lordre du jour ; Dresser la liste des personnes convoquer; Mettre au point lavis de convocation; Voir la prparation matrielle de la sance.

    CONCILIER SECRTARIAT ET PARTICIPATION PERSONNELLE Sil prend part un dbat, le secrtaire doit faire preuve dimpartialit dans la rdaction subsquente des discussions.

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    MODALITS DE FORMATION ET DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DTABLISSEMENT Les modalits de formation et de fonctionnement du conseil dtablissement sont inscrites aux articles 42 95 de la LIP. Dans ce contexte, ces modalits ont force de loi et on ne peut y droger. Ainsi, les articles 42 55 de la LIP prcisent les modalits entourant la composition et la format

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