Organiser un

événement WordPressDANIEL ROCH

Daniel RochQui suis-je ?

Consultant et formateur spécialisé

sur le référencement naturel de WordPress

Créateur du site SeoMix

Orateur lors des précédents WordCamp Paris

Co-organisateur du WP Tech

Fan de WordPress

Pourquoi promouvoir

WordPress ?

Etes-vous êtes dans un de ces cas de figure ?

Je suis passionné par WordPress

Je gagne ma vie grâce à ce CMS :

WordPress, c’est 23% des sites au monde

J’aime apprendre et échanger

Quel format

d’évènement ?

Vous avez le choix !

Meetup

Barcamp (on peut même boire en même temps)

Déjeuner

WordCamp

Journée de conférences

Immatériel : Skype, Hangout…

…

Les règles à respecterLa licence GPL

La licence GPL de WordPress :

Utiliser librement WordPress

Etudier le fonctionnement du CMS et l’adapter à

ses besoins

Redistribuer des copies

Le contenu des évènements doit respecter cette

licence

Les règles à respecterLe logo

De base, il est interdit :

d’utiliser dans le nom de l’évènement les termes WordPress et WordCamp

d’utiliser dans un logo celui de WordPress

Il faut demander l’autorisation à WordPress Foundation

http://wordpressfoundation.org/contact/

C’est le mal

Les règles à respecterLe reste

Des mentions légales

Ne réinventez pas la poudre, prenez gentiment

celle des autres (WordCamp Paris et Paris Web)

Une déclaration à la CNIL

Respectez l’esprit WordPress

L’esprit WordPress

Le partage et l’entraide

Faire avancer la communauté et l’outil :

Le concept du Contributor’s Day

Savoir donner (de son temps, de son savoir, de

son argent…)

Par exemple, PressNomics qui réalise des dons aux

associations caritatives chaque année

WordCamp ? WordPress

FR ? Il n’est pas obligatoire de faire un WordCamp si l’on veut

faire une journée de conférences

WordSesh

PressNomics

WP Tech

Il n’est pas obligatoire non plus de travailler avec WordPress FR

WPMX

WordPress In ALPS

…

Mais travailler ensemble est toujours une bonne chose !

Les WordCampUne mine d’information

Des vidéos d’aide en ligne sur Youtube :

WordCamp Central

https://www.youtube.com/channel/UCWQnu9XpK3

ze10STZv9ORLg

Des fichiers et guides en ligne

http://plan.wordcamp.org/

Les WordCampDois-je en faire un ?

Les avantages

Des sponsors régionaux

Un coach et un accompagnement (attention, soyez bilingues…)

Une communication internationale

Des goodies

Faire partie d’un tout plus grand

Une charte des WordCamp saine

Les WordCampDes valeurs saines

La charte des WordCamp implique :

Le partage avec la communauté

Le refus de la discrimination, des spammeurs et des

« jerks »

Le respect de la marque et de la licence WordPress

L’absence de promotion à titre personnel

Un évènement à but non lucratif

Un évènement accessible à tous

Les WordCampDois-je en faire un ?

Inconvénients

Des orateurs qui doivent être locaux

Un site Internet peu modulable

Aucun défraiement pour les orateurs

Un choix plus restreint sur le prix du billet d’entrée

Les gains ne sont pas conservés par l’évènement

Une vocation à rester généraliste

Les WordCampExemples de conférences indépendantes

WP Camp

Evènement Allemand

Raisons invoquées :

Se simplifier la vie

Pouvoir faire des dons

WP Tech

Evènement Français

Raisons invoquées

Pouvoir être ciblé et non généraliste

Pouvoir gérer nous même le site

Pouvoir défrayer les orateurs

L’organisation d’un eventPlanning

Ne jamais oublier : aucun évènement n’est parfait

Planifiez tout à l’avance

Créez ou rejoignez une association

Basez vous sur la communauté locale, nationale et internationale

Pensez à votre réseau et aux autres communautés

Commencez petit !

L’organisation d’un eventOrganisation et bénévoles

Ne JAMAIS être seul

Ayez un bénévole bilingue

Comptez au strict minimum 5 bénévoles

Un à l’accueil

Un par salle pour gérer les photos/vidéos

Un par salle pour la gérer : timing, questions, slides…

Un pour gérer la logistique

Un qui se repose (ou qui court partout)

Chef de projet

Orateurs Logisitique

SalleRepas et pauses

Ordinateurs, son…

Compatibilité

Sponsors Billeterie Factures

Jour J

Accueil des participants

Gestion des orateurs

Gestion du planing

Communication

Supports Prints

Réseaux sociaux

Photo et vidéo

Site Internet

L’organisation d’un eventOrganisation et bénévoles

L’organisation d’un eventComptabilité

Les joies de gérer de l’argent : stress et

organisation sont de rigueur

Conseils

Créez une association

Créez un compte bancaire dédié

Automatisez les factures

Gérez au fur et à mesure le budget

L’organisation d’un eventComptabilité : budget type

Revenus :

Billetterie

Sponsors

Dépenses :

Salle

Location de la salle

Assurance

Wifi

Vidéoprojecteur

Appareil Photo

Camera

Nourriture

Bouteille d’eau

Café/thé/viennoiseries

Repas du midi

After

Location de la salle

Repas / Boisson

Impression

T-Shirts

Tour de cou

Programmes

Roll-up

Frais bancaires

Orateurs

Hôtel

Transport

Diner des orateurs / sponsors

L’organisation d’un eventComptabilité : budget type WP Tech

Exemple simplifié

du WP Tech :

100 places vendus

145 personnes sur places

Revenus : 6400€

Billetterie : 1400€

Sponsors : 5000€

Dépenses : 5950€

Camera : 50€

Nourriture : 1200€

After : 150€

Impression

T-Shirts : 900€

Tour de cou :

300€

Programmes :

50€

Roll-up : 400€

Frais bancaires : 120€

Orateurs

Hôtel : 600€

Transport :

1300€

Diner des

orateurs /

sponsors :

800€

L’organisation d’un eventSalle

Trouvez une salle gratuite si possible

La salle doit :

Permettre d’accueillir le nombre de visiteurs désiré,

pauses incluses

Sonoriser et afficher facilement les présentations

JAMAIS d’escaliers !

L’organisation d’un eventOrateurs

Ayez une vrai grille d’évaluation pour choisir

Exemple avec le WP Tech : ils ont tous été notés

de 1 à 5 par chaque organisateur

Avec -1 si c’est un orateur connu

Avec -5 si cette conférence a déjà été réalisée

Déterminez les durées pertinentes des

conférences

L’organisation d’un eventOrateurs

Il faut savoir gérer les orateurs non retenus

Les prévenir

Gérer les égos

Vérifiez si possible les présentations à l’avance (non à l’auto promo)

Gérez leurs hôtels et transports

Anticipez leurs ordinateurs et câbles

Réclamez avec insistance les descriptifs des orateurs et de session, ainsi que leurs photos

L’organisation d’un eventSponsors

Pour les sponsors, 4 niveaux de base :

Or

Argent

Bronze

Micro

Bien choisir les avantages de chaque niveau :

Tickets

Goodies

Article sur le site

Remerciements

Repas des orateurs

L’organisation d’un eventSponsors

Pas d’exclusivité par métier/branche

Définissez la taille des logos par support

La difficulté de gérer le planning Sponsor / Billetterie / Orateurs

Pensez à mettre constamment à jour les sponsors dans les emails

Attention aux dates dans les factures : les paiements peuvent arriver tard

L’organisation d’un eventCommunication : avant

Le site Internet

Sponsors

Programme, lieu, horaires

Orateurs

Contact

Mentions Légales

Billetterie

Bannières

Vidéos et Photos

Une page pour les anglais

L’organisation d’un eventCommunication : avant

La solution technique du WP Tech

Thème Hemingway

Gravity Forms + Paypal Add-on

MailPoet

NearbyMap

WordCamp ressources

Post Types et Theme Base => https://github.com/nacin/wordpress-sites/tree/master/wordcamp.org/public_html/wp-content/plugins/wc-post-types

Attention, tout ne fonctionne pas automatiquement

L’organisation d’un eventCommunication : avant

Anticipez les délais !!!

T-shirts

Gérez les tailles et les coupes Homme / Femme

Tours de cous

Imprimez le programme

Attention à la longueur du tour de cou

Goodies des sponsors

Roll-UP

Communication sur d’autres sites

L’organisation d’un eventCommunication : pendant et après

Pour la photo

Un bénévole avec un bon appareil photo

Pour la vidéo

Un bénévole

Bien tester le matériel avant

Pensez à la captation du son

L’organisation d’un eventLes places

Ne pas tout vendre d’un seul coup

Faire du teasing, mais prévenir ;)

Définir un prix acceptable : pensez aux autres

coûts pour les visiteurs

Pensez à la gestion des salles si conférences

multiples

L’organisation d’un eventLogistique

Nourriture, pensez aux :

Végétariens

Intolérances alimentaires

Pensez aux bouteilles d’eau

Pensez aux prises de courant, notamment pour le traiteur

Anticipez le lieu des pauses et l’éventuel fléchage des salles

L’organisation d’un eventAfter

Bien planifier le budget car un after est coûteux

Trouver une salle / un restaurant gratuit

C’est très dur à faire un vendredi / samedi soir

La solution : un restaurant ouvert d’habitude uniquement en semaine

Il est impératif de faire payer les gens pour réserver un nombre de participants

Pensez aux intolérances alimentaires (Again)

Les petits plus

Un Twitt Wall

Une table ronde

Un jeu concours

Les petits plus

Des programmes de conférences pour :

Rigoler

Trouver un emploi

Merci

Daniel Roch – www.seomix.fr