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Organisation d'un tournoi de golf réussi

au profit de la Fondation Un toit pour tous

de Royal LePage

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Merci pour l'intérêt que vous portez à l'organisation d'un tournoi de golf au profit de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage! Un tournoi de golf bien organisé et exécuté peut permettre d'amasser un montant d'argent impressionnant pour votre centre d'hébergement local pour femmes et les programmes qui visent à mettre fin au cycle de la violence familiale. Il s'agit aussi d'une excellente façon de réseauter avec les clients et les partenaires commerciaux, de mieux faire connaître votre entreprise et de profiter d'une expérience permettant de renforcer l'esprit d'équipe. Pour mieux réussir à planifier votre tournoi et pour maximiser votre succès, veuillez passer en revue les ressources suivantes dans le présent guide :

Conditions générales (page 17)

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Formulaire de renseignements relatifs à un événement de collecte de fonds (page 19) Conclusion d'ententes de commandite (pages 21-25) Foire aux questions sur les reçus fiscaux (pages 26-28)

1. Bénévoles et comités (pages 29-30) 2. Logistique du tournoi (pages 31-33) 3. Activités lucratives (pages 34-36) 4. Remerciements et versement des fonds (page 37)

Nous serons heureux de répondre à quelque question que ce soit. N’hésitez surtout pas à communiquer avec nous à shelterfoundation@royallepage.ca ou à appeler Carly Neill au 416 386-6099.

Conditions générales

Avant d'organiser une collecte de fonds au profit de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage, nous vous invitons à lire les conditions générales suivantes. Veuillez poser vos questions par courriel à shelterfoundation@royallepage.ca ou en communiquant avec Carly Neill au 416 386-6099.

1. Les organisateurs de l'événement rempliront un Formulaire de renseignements relatifs à un événement de collecte de fonds (qui figure dans ce guide et sur le réseau RLP) avant de promouvoir l'activité en question.

2. Tous les documents imprimés doivent être approuvés par la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage, et ce, avant l'impression. Ils doivent aussi indiquer clairement quelle portion des fonds amassés seront remis à la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage à la suite de l'événement, par exemple l'ensemble des recettes, les recettes nettes ou les recettes partielles.

3. Aucun changement ne peut être apporté au logo de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage détient l'entière autorité relativement à l'utilisation de son logo et de tout matériel promotionnel affichant son nom et/ou logo.

4. Si, pour une raison ou une autre, nous jugeons que notre réputation peut être compromise, nous nous réservons le droit d'annuler notre appui à l'événement. Nous ne pourrons être tenus responsables des dommages financiers ou autres pouvant découler d'une telle annulation.

5. Dans le cas des événements sportifs, les participants sont tenus de signer un formulaire de renonciation qui dégage la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage de toute responsabilité en cas de dommages, de perte ou de blessure.

6. Les organisateurs de l'événement doivent se procurer les assurances, les permis et les licences appropriés.

7. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage n'est pas responsable de la vente de billets à un événement de tiers.

8. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage fera la promotion des événements de tiers sur sa page Facebook et son fil Twitter, à condition qu'elle reçoive au moins la moitié des recettes de l'événement.

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9. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage peut fournir, sur demande et selon les stocks, une banderole, un chèque de grand format aux fins promotionnelles, des ballons, des autocollants et des cartes postales informatives.

10. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage n'est pas responsable des dépenses liées à l'événement, des pertes financières ou des comptes non acquittés attribuables à un événement de tiers.

11. Des reçus fiscaux seront remis à la discrétion exclusive de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage, conformément aux règles de l'Agence du revenu du Canada et à la politique relative aux reçus fiscaux approuvée par le conseil d'administration. L'émission des reçus fiscaux doit avoir été convenue AVANT la tenue de l'événement. Au moment de l'envoi de la liste des donateurs aux fins de délivrance de reçus fiscaux, les donateurs doivent avoir été informés que les organisateurs transmettront cette information à la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. Il faut offrir aux donateurs l'option de refuser que les renseignements les concernant soient transmis (option de retrait).

12. Il est impératif d'obtenir un permis des autorités municipales ou provinciales lorsqu'on souhaite procéder à une loterie, un bingo, un tirage au sort, un tirage 50/50 ou un jeu de hasard de nature caritative. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage n'associe PAS son nom aux licences de loterie obtenues par les organisateurs d'un événement de tiers.

13. Nous exigeons que les commanditaires qui s'associent à l'événement soient conformes à la mission, à la vision et aux valeurs de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. Nous n'appuierons pas les événements dont les commanditaires favorisent l'utilisation de fusils, la violence, la maltraitance ou l'inégalité des femmes et des enfants.

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Formulaire de renseignements relatifs à un événement de collecte de fonds

Merci d'organiser une collecte de fonds au profit de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage! Veuillez remplir le formulaire suivant pour nous permettre d'appuyer et de promouvoir vos activités. Soumis le (date) : ___________________ Organisateurs de l'événement et leurs coordonnées :

Nom Téléphone Courrier électronique

Nous avons lu les Conditions générales pour l'organisation d'un événement de tiers et nous les acceptons.

Nom de l'entreprise : _________________________________________________________ Nom de l'événement : ____________________________________________________________ Date de l'événement : ___________________ Heure de début : __________ Heure de fin : ___________ Endroit : _________________________________________________________________ Première année de l'événement ou événement annuel? Première année Annuel (___ ans) Nbre de personnes attendues : _________ Objectif de la collecte : __________________ Cet événement est-il ouvert au public? Oui Non Est-ce qu'une page Facebook ou un site Web sera associé à votre événement? (Le cas échéant, indiquez les adresses) Oui Non __________________________________________________________________________

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Veuillez décrire l'événement. Présentez un aperçu des activités et expliquez la méthode de collecte de fonds ou de sensibilisation dans le cadre de l'événement. Si vous avez besoin de plus d'espace, veuillez joindre une page supplémentaire. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Comment les fonds seront-ils attribués? 100 % au centre d'hébergement local

50 % au centre d'hébergement local, 50 % aux programmes de prévention de la violence

et de sensibilisation

Nom du centre d'hébergement local : _______________________________________________

Après avoir rempli le présent formulaire, nous vous prions de le renvoyer, par courrier électronique ou par

télécopieur, à la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. À l'attention de : Carly Neill Courriel : carlyneill@royallepage.ca Téléc. : 416 510-5856 Tél.: 416 386-6099

Merci d'appuyer la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage!

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Conclusion d'ententes de commandite L'obtention de commandites fait partie intégrante de l'organisation d'un tournoi de golf de bienfaisance réussi. Un groupe solide de commanditaires couvrira une grande partie des coûts de l'événement, ce qui vous permettra d'offrir à vos invités une expérience hors du commun tout en proposant des frais d'entrée abordables. Plus important encore : les fonds nets amassés augmenteront aussi! De nombreuses possibilités de commandite peuvent être envisagées pour un tournoi de golf de bienfaisance, y compris les suivantes, sans toutefois s'y limiter :

o la commandite du dîner, de l'heure de l'apéritif, du souper, du dessert ou du vin; o une affiche de commandite; o la commandite d'une vente aux enchères en direct ou par écrit; o la commandite des voiturettes de golf; o la commandite du cadet; o la commandite d'un concours sur le parcours de golf; o la commandite d'un trou ou d'un tertre de départ; o la commandite d'un trou d'un coup; o la commandite de t-shirts, de casquettes ou de crayons; o la commandite d'un cadeau aux golfeurs.

En général, on soulignera l'apport de l'ensemble des commanditaires :

o sur le site Web du tournoi de golf ou de l'entreprise; o sur le site des réseaux sociaux de l'entreprise (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.); o sur une affiche de l'événement se rapportant à la commandite (par exemple, au trou,

au dîner, sur les voiturettes de golf); o sur une affiche de l'événement présentée au lieu d'inscription; o dans le programme de l'événement.

D'autres méthodes de reconnaissance et avantages peuvent être offerts selon la valeur et l'exclusivité de la commandite, y compris ce qui suit, sans toutefois s'y limiter :

o quatuor de golf à titre gracieux o mention spéciale par le maître de cérémonie lors du discours d'ouverture ou de

conclusion; o golf en compagnie d'une « célébrité » du tournoi; o possibilité d'allocution au tournoi; o présentation du logo sur la page couverture du programme de l'événement; o publicité sur une double page centrale, un page complète, une demi-page ou un quart

de page dans le programme de l'événement; o occasions promotionnelles dans la trousse d'inscription ou possibilité d'offrir des

cadeaux publicitaires; o kiosque sur les lieux.

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Au moment de créer la trousse de commandite, il est important d'indiquer avec précision ce que comprend chaque niveau de commandite, ainsi que le prix et la quantité liés à chaque commandite. À mesure que vous vendez les possibilités de commandite, assurez-vous de mettre à jour le matériel de façon à indiquer les niveaux de commandite toujours offerts.

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Lettre de demande de commandite N'hésitez pas à adapter la lettre type suivante, que vous présenterez à d'éventuels commanditaires. <<Insérez la date>> <<Insérez le nom et l'adresse du destinataire>> Madame <<insérez le nom de la destinataire>>, (for a woman) Monsieur <<insérez le nom du destinataire>>, (for a man) Nous aimerions offrir à <<insérez le nom de l'entreprise>> l'occasion de s'associer à la campagne de financement lancée par Royal LePage <<insérez la dénomination sociale>>, ainsi que de travailler en collaboration avec la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage afin de recueillir des fonds pour venir en aide aux femmes et aux enfants de notre communauté.

Le <<insérez la date>>, notre bureau organisera l'événement <<insérez le nom de l'événement>>, dont la totalité des recettes serviront à appuyer le centre d'hébergement local pour femmes <<indiquez le nom du centre d'hébergement>>. Cet événement permettra aux passionnés de golf de la région et aux courtiers immobiliers de Royal LePage de se réunir pour une journée de golf et de financement débordante de plaisir. Au cours des <<insérez le nombre d'années pendant lesquelles le tournoi a eu lieu>> dernières années, notre événement <<insérez le nom de l'événement>> a permis de recueillir des fonds totalisant <<insérez le montant total accumulé à ce jour>>. (Si l'événement en est à sa première année : Dans le cadre de notre premier événement annuel, nous visons à amasser <<insérez le montant>> dans le but de mettre fin au cycle de la violence familiale.) Notre événement aura lieu à/au <<indiquez l'emplacement et les détails de l'événement>>. Nous sommes à la recherche d'entreprises intéressées à devenir commanditaire et partenaire de nos efforts visant à fournir un lieu d'hébergement d'urgence aux femmes et aux enfants victimes de violence. En vous associant à nous, vous permettrez à <<insérez le nom de l'entreprise>> de témoigner de son engagement à mettre fin à la violence familiale, sans oublier que l'événement se veut un puissant tremplin publicitaire vous permettant de rejoindre les résidents et les entreprises dynamiques de la région. Veuillez nous faire part de votre intérêt en remplissant le formulaire ci-joint.

La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage a recueilli plus de 18 millions de dollars pour venir en aide aux femmes et aux enfants victimes de violence et vivant en centre d'hébergement au Canada. Chaque année, grâce aux dons de commissions des courtiers et aux activités-bénéfice qui se déroulent dans l'ensemble du réseau Royal LePage, nous pouvons offrir un abri sûr et un nouveau départ à plus de 30 000 femmes et enfants. Afin de mettre fin au cycle de la violence, la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage appuie également les programmes éducatifs et de prévention de la violence à long terme. Tous les fonds amassés dans les bureaux de Royal LePage sont versés aux communautés locales.

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Puisque Royal LePage Canada assume tous les frais d'administration, la totalité de l’argent recueilli est consacrée à cette cause importante. Nous sommes enthousiastes à l'idée de vous compter parmi nos partenaires qui sauront contribuer au succès de nos efforts. Ensemble, nous pouvons changer les choses! <<Indiquez votre nom et vos coordonnées ici>>

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Formulaire de commandite

<<Insérez le nom de l'événement>> <<Insérez la date de l'événement>>

Nous sommes fiers de confirmer notre commandite de l'événement <<insérez le nom de l'événement>> et notre engagement, en tant que partenaire, à aider à mettre fin au cycle de la violence familiale dans notre communauté. Veuillez nous inscrire aux occasions de commandite suivantes : <<Modifiez les occasions de commandite selon votre événement en inscrivant le coût, le nombre de possibilités et les avantages pour chacune.>>

Commanditaire du dîner (1 possibilité) $ Comprend :

Commanditaire du souper (1 possibilité) $ Comprend :

Commanditaire de la voiturette de golf (1 possibilité) $ Comprend :

Commanditaire du concours de coups roulés (1 possibilité) $

Comprend :

Commanditaire d'un trou ou d'un tertre de départ (18 possibilités) $ Comprend :

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Veuillez trouver ci-joint un chèque de commandite à l'ordre de <<insérez le nom de votre entreprise>>

Je souhaite effectuer un paiement par carte de crédit Mastercard ou Visa

Titulaire de la carte : _____________________________________ Numéro de la carte : ________________________________________ Montant : ______ $ Date d'expiration : ________ Signature : ______________________

Veuillez communiquer avec moi au sujet des logos (et de la livraison des dons en nature, s'il y a lieu) :

Nom : _____________________________ Entreprise : ______________________________ Adresse : __________________________________________________________________ Téléphone : __________________ Courrier électronique : ___________________________

Merci de votre appui!

Personne-ressource : <<indiquez votre nom et vos coordonnées ici>>

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Foire aux questions sur les reçus fiscaux Vous trouverez ci-dessous certaines questions fréquemment posées. Voici un aide-mémoire pour les règles liées aux reçus fiscaux : Golfeurs – Ne sont pas admissibles aux reçus fiscaux. Commanditaires – Ne sont pas admissibles aux reçus fiscaux. Vous pouvez toutefois leur remettre une lettre d'attestation indiquant la valeur de leur commandite (par exemple : « Merci de commanditer un trou dans le cadre de notre tournoi de golf de bienfaisance. Votre contribution de 500 $ nous a permis d'amasser...). En général, ils peuvent déclarer la totalité de ce montant en tant que dépense de marketing/publicité. Nous pouvons vous fournir un modèle de lettre que vous pourrez envoyer pour remercier vos commanditaires. Donateurs d'un prix ou pour une vente aux enchères par écrit – Si une entreprise fait don d'un article, un reçu fiscal n'est pas remis. Cependant, vous pouvez lui fournir une lettre semblable à celle offerte aux commanditaires. Lorsque des particuliers font don d'un article, les règles sont plus strictes et nous empêchent d'émettre un reçu fiscal. Particulier ou entreprise effectuant un don en argent ou par chèque – Nous pouvons remettre un reçu de don. Idéalement, le chèque sera libellé à l'ordre de la « Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ». Si le chèque est libellé à l'ordre de votre bureau, vous pouvez nous remettre un chèque de votre entreprise afin de nous verser les fonds. Précisez le nom et l'adresse des donateurs, et nous émettrons le reçu fiscal. N'oubliez pas qu'il doit s'agir de dons « directs », et non pas de commandites ni de fonds d'inscription de personnes qui ont joué lors du tournoi. Si vous croyez que des gens voudront faire des dons en argent, par chèque ou par carte de crédit, envisagez de leur fournir un formulaire de don de la Fondation Un toit pour tous. Nous pouvons vous en fournir un exemplaire en format PDF. Q : Dans les scénarios suivants, un reçu fiscal officiel sera-t-il émis par la Fondation Un toit pour tous?

1. Une entreprise fait don d'un article pour notre vente aux enchères en direct ou par écrit. R : Non, aucun reçu fiscal ne sera émis. Quand un propriétaire d'entreprise donne un article prélevé de son inventaire, il peut se prévaloir d'un montant déductible aux fins de l'impôt correspondant à 100 % de la valeur de l'article (p. ex., une dépense professionnelle). Cela est beaucoup plus avantageux qu'un reçu officiel de don. Votre bureau peut fournir une lettre qui indique ce qui suit :

« Merci d'avoir fait don d'un/d'une <<insérez le nom de l'article>> d'une valeur de <<insérez la valeur>> pour l'événement <<insérez le nom de l'événement>> organisé par <<insérez le nom de votre bureau Royal LePage>>. Toutes les recettes de cette collecte de fonds à l'appui de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage sont vouées au soutien de notre centre d’hébergement local pour femmes, <<insérez le nom du centre partenaire>>, et des programmes de prévention de la violence dans notre communauté. »

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2. Un client propose de faire don d'un nouvel article ou d'une nouvelle œuvre d'art dans le cadre de notre vente aux enchères en direct ou par écrit. R : La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ne peut émettre de reçu pour un article qui ne sera jamais en sa possession. Puisque la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ne serait pas en mesure de documenter l'acquisition de ce don, elle ne peut pas remettre un reçu fiscal pour sa valeur. En ce qui concerne les œuvres d'art, l'Agence du revenu du Canada exige une évaluation professionnelle pour déterminer la juste valeur marchande de l'œuvre en question, et le coût pour cette évaluation pourrait dépasser le montant du reçu fiscal. Par conséquent, la Fondation Un toit pour tous n'émet pas de reçu pour les dons d'œuvres d'art. 3. Nous avons reçu des chèques-cadeaux de restaurants, de spas et d'hôtels pour notre vente aux enchères par écrit. R : L'Agence du revenu du Canada ne permet pas aux organismes caritatifs d'émettre des reçus fiscaux aux entreprises qui fournissent des chèques-cadeaux ou des cartes-cadeaux (le « fournisseur »). Si une personne donne une carte-cadeau, elle peut obtenir un reçu, mais la Fondation Un toit pour tous exige une confirmation écrite de la valeur de la carte-cadeau (p. ex., un reçu de magasin indiquant le montant payé). 4. Un des commanditaires d'un trou veut obtenir un reçu fiscal. R : Un reçu fiscal ne peut pas être remis pour les commandites. Tous les commanditaires recevront une certaine forme de reconnaissance, comme l'inscription de leur nom sur nos affiches ou dans un dépliant. Quand vous offrez une reconnaissance publique pour une commandite, cela est considéré comme de la publicité ou du marketing, et un reçu fiscal ne peut être émis. Le commanditaire peut déclarer un montant déductible aux fins de l'impôt pour le coût complet de la commandite à titre de dépense de marketing/publicité. Vous pouvez fournir une lettre de confirmation de la commandite similaire à celle décrite à la question 1. 5. Le club de golf où nous tiendrons notre tournoi offre gratuitement la nourriture et les services du personnel de la salle à manger. R : Ce cas peut être considéré comme un don de stocks (aliments) et un service. Malheureusement, l'Agence du revenu du Canada ne nous permet pas d'émettre des reçus officiels de dons pour des services. Vous pouvez suivre les instructions présentées à la question 1, remercier ce fournisseur et confirmer la valeur en dollars des stocks et des services donnés. 6. Nous avons reçu des dons (en espèces et par chèque) de courtiers immobiliers et de membres de la communauté qui veulent appuyer notre tournoi de golf. R : En effet, des reçus fiscaux sont fournis pour les dons monétaires de 20 $ et plus. Le chèque de don doit être libellé à l'ordre de la « Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ». Veuillez demander au donateur de remplir un formulaire de don (disponible auprès de la Fondation Un toit pour tous) ou nous envoyer une liste avec les noms, les adresses électroniques, les adresses postales et les montants des dons, ainsi que les recettes de votre tournoi de golf. Les demandes de reçus fiscaux doivent être transmises en

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même temps que les fonds sont envoyés à la Fondation Un toit pour tous, et non à une date ultérieure. Remarque : Tous les reçus fiscaux sont émis par la Fondation Un toit pour tous à la fin de février pour les dons faits durant l'année civile précédente. Par exemple, si le tournoi a lieu en juillet 2014, les donateurs recevront leur reçu en février/mars 2015. 7. Une personne qui a acheté un certain nombre d'articles à notre vente aux enchères par écrit demande si elle peut obtenir un reçu fiscal, comme il s'agit d'une collecte de fonds de nature caritative. R : Non. Quand vous achetez quelque chose, même si vous le faites pour soutenir un organisme de bienfaisance, ce n'est pas considéré comme un don. Vous n'avez pas droit à un reçu fiscal parce que vous avez reçu quelque chose en échange de ce que vous avez payé. 8. Nous exigeons des frais de 150 $ pour participer en tant que joueur au tournoi. Cependant, le coût réel est de seulement 100 $ par personne. Nous aimerions offrir à tous les golfeurs un reçu fiscal de 50 $ pour les inciter à s'inscrire. R : Nous ne pouvons pas émettre de reçu dans pareil cas en raison de la complexité des documents exigés par l'Agence du revenu du Canada. Pour y arriver, il nous faudrait déterminer le coût de chaque événement avant d'annoncer la répartition des frais d'inscription et du montant du reçu fiscal (y compris les frais d'entrée, le total facturé pour la nourriture et l'alcool, le divertissement, les prix, etc.). Même après que ces coûts de base sont calculés, il faut aussi prendre en considération les avantages tirés de l'événement (par exemple, les occasions de réseautage) et la valeur monétaire qu'ils représentent afin de déterminer le coût réel de la participation. Toute erreur ou omission pourrait mettre en péril le statut d'organisme de bienfaisance de la Fondation Un toit pour tous de Royal LePage. 9. Nous vendrons des billets de 25 $ en vue d'un tirage au sort et nous aimerions offrir des reçus fiscaux aux acheteurs. R : Un reçu ne peut pas être remis. Conformément aux normes de l'Agence du revenu du Canada, des reçus fiscaux ne peuvent être émis après le paiement d'un billet de loterie ou d'une participation à un concours ou à un autre jeu de hasard permettant de gagner un prix. Si vous avez un scénario relatif aux reçus fiscaux dont il n'a pas été question ci-dessus, veuillez communiquer avec Shanan Spencer-Brown au 416 510-5750 ou écrire à shelterfoundation@royallepage.ca. Pour consulter l'intégralité de notre Politique d’émission de reçus fiscaux pour activités de bienfaisance, veuillez cliquer ici. Vous pouvez aussi visiter le site Web de l'ARC : http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-

gvng/dnrs/rcpts/menu-fra.html.

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Bénévoles et comités Les bénévoles et les comités sont essentiels à la réussite d'un événement. La formation d'un comité adéquat peut rendre la planification d'un tournoi de golf de bienfaisance beaucoup moins stressante... et bien plus agréable! Voici quelques points à prendre en considération au moment de recruter et de sélectionner les membres de votre comité. Est-ce que vos bénévoles...

o ont une expérience relativement à la conclusion d'ententes de commandite ou sont-ils prêts à entrer en contact avec les personnes faisant partie de leur réseau personnel ou professionnel pour qu'elles soient commanditaires ou donatrices de prix ou pour une vente aux enchères?

o ont de l'expérience en matière de collecte de fonds ou de planification d'événements? o sont prêts à faire du bénévolat le jour du tournoi plutôt que de jouer? o sont des golfeurs d'expérience ou ont déjà assisté à des tournois de golf de

bienfaisance? o sont bien connus au sein de la communauté? o s'y connaissent en matière de marketing et/ou de réseaux sociaux ou ont de

l'expérience de travail auprès des médias? o ont le temps et l'énergie nécessaires pour s'impliquer? o sont créatifs, dynamiques et passionnés de cette cause?

Sous-comités Avez-vous envisagé la division et la concrétisation de certains éléments de planification, tels que le lieu et la nourriture, la publicité, la collecte de fonds et les commandites, pour ne nommer que ceux-là? En créant des sous-comités, vous pouvez miser sur les forces et les intérêts de chaque membre, et rendre bien claires les responsabilités de tous. Réunissez régulièrement tous les membres du groupe pour établir les objectifs, faire des vérifications, partager des idées et vous assurer de la cohérence des efforts de planification. Bénévoles le jour de l'événement Le jour même de l'événement, la présence de bénévoles supplémentaires est indispensable. Les golfeurs apprécieront le soutien offert par les bénévoles tout au long de la journée, et le comité organisateur sera plus en mesure de profiter de la journée et de veiller à ce qu'elle se déroule le mieux possible, sans s'attarder aux tâches décousues. Assurez-vous que les personnes qui sont bénévoles le jour de l'événement sont bien formées et savent quoi faire. Plus elles seront préparées, mieux elles pourront guider les golfeurs pendant la journée. Désignez un bénévole qui prendra des photos tout au long de la journée! Veillez à ce qu'il dispose d'une voiturette et à ce qu'il soit bien en mesure de prendre des photos des quatuors, et d'immortaliser les moments de plaisir pendant les concours, la présentation de prix et les ventes aux enchères. Si vous connaissez un photographe professionnel, demandez-lui s'il accepterait de faire don de ses services. Des bénévoles doivent pouvoir demeurer sur place jusqu'à la fin de l'événement pour participer aux tâches de nettoyage.

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Si des élèves du secondaire se portent volontaires pendant le tournoi dans le but de combler les exigences de leur programme en matière de service communautaire, vous êtes tenu de consigner les heures de bénévolat réalisées. La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ne peut le faire en votre nom. N'oubliez pas de récompenser les membres des comités et les bénévoles – Année après année, les gens offriront de nouveau leur aide s'ils se sentent appréciés et si on les remercie convenablement pour leurs efforts. Si vous pouvez prendre les dispositions nécessaires pour leur offrir des petits cadeaux, les mettre en évidence et souligner leur apport, s'il y a lieu, n'hésitez pas à le faire!

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Logistique du tournoi

Coûts Malgré les bonnes intentions de tous, les tournois de golf ne sont pas rentables à tout coup. Même si vous réussissez à amasser beaucoup d'argent grâce aux commandites et aux frais d'inscription, les coûts liés à l'organisation d'un tournoi peuvent être assez élevés. Par exemple, la fermeture complète d'un club de golf pour la tenue d'un tournoi exclusif peut coûter de 25 000 $ à 35 000 $, et plus encore, sans compter les autres coûts et frais. Avant de faire des réservations, établissez un budget qui tiendra compte des revenus possibles que vous pourrez obtenir des commanditaires et des joueurs, et de tout autre revenu que générera la collecte de fonds (p. ex., les ventes aux enchères, les coups de reprise). Déduisez vos dépenses estimatives, notamment les frais d'entrée, les coûts liés à la nourriture et aux boissons, à l'impression et à la publicité, aux prix, etc. Si votre budget indique que vous ne ferez pas de profit après le travail et le nombre d'heures que vous y consacrez, il vous faudra songer à un autre type d'événement de collecte de fonds. Le choix du moment La meilleure façon de procéder est de commencer la planification un an à l'avance. En général, les entreprises auxquelles vous demanderez d'être commanditaires établissent à l'automne leur budget pour l'exercice à venir. Si vous réussissez à confirmer un montant d'argent de commandite avant la fin de l'année en vue d'un tournoi au printemps ou à l'été, le succès sera probablement au rendez-vous! Réservez le club de golf au moins six mois à l'avance (ou plus tôt s'il s'agit d'un événement annuel) et entamez le processus d'inscription à l'intention des golfeurs 60 jours avant le jour du tournoi. Vous pouvez envoyer un courrier électronique de « réservation de la date » avant pour devancer les gens dans les projets prévus à leur calendrier. La tenue d'une telle activité en semaine est souvent préférable pour les joueurs des entreprises et les commanditaires, qui percevront probablement votre événement comme un devoir professionnel. Tenez compte de la température locale et assurez-vous que votre événement ne tombe pas un jour férié ou un jour de fête religieuse ou qu'il n'est pas en conflit avec l'industrie. Faites de votre tournoi un événement à ne pas manquer Les tournois de golf de bienfaisance sont nombreux. C'est pourquoi vous devrez vous assurer que le vôtre se distingue! Il peut s'agit d'une formule unique, comme un marathon de golf, d'un nouveau parcours ou d'un parcours exclusif rarement visité, d'un(e) invité(e) célèbre, ou d'un extraordinaire prix à gagner. Assurez-vous que votre tournoi offre une expérience inédite aux golfeurs!

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Club de golf Chaque club de golf offre des services différents. Préparez-vous de façon à demander quels services sont inclus dans les frais de tournoi, par exemple :

o de l'eau fraîche, des tés et des balles de golf dans chaque voiturette au début de la journée;

o l'installation/le retrait d'affiches sur le parcours et la préparation des trous de concours; o le service de valet pour le transport des sacs à la voiturette; o l'impression de cartes de pointage et de cartes de voiturette; o le calcul et l'affichage des points; o le service de location de bâtons de golf; o les aides-éclaireurs; o les voiturettes pour les bénévoles.

Envisagez de faire les demandes qui suivent aux représentants du club :

o la remise d'un dépôt initial réduit (puisqu'il se peut que vous n'ayez pas encore reçu l'argent des commandites);

o le paiement complet 30 jours après le tournoi; o la présence de fournisseurs externes de services de boissons et de nourriture (par

exemple, pour permettre aux commanditaires d'offrir des échantillons de leurs produits);

o la remise de voitures pour les trous d'un coup ou d'autres prix sur le terrain de golf; o la présence de spectateurs sur le parcours ou à certains trous; o le don d'un quatuor de jeu comme prix ou article des enchères par écrit; o l'offre d'un rabais sur les articles achetés par les joueurs à la boutique des

professionnels.

Service de boissons En général, lorsque les frais d'inscription au tournoi de golf sont peu élevés, les joueurs doivent payer leurs propres frais de boissons. Si vous exigez des frais d'entrée élevés, vous devriez penser à offrir un service de boissons gratuit. N'hésitez pas à annoncer cet avantage comme une composante de l'expérience vécue au tournoi! Encore mieux : trouvez un commanditaire du service de boissons qui en assumera les frais. Quoi offrir sur le chariot-boissons? Peut-être des collations salées et sucrées, des barres de crème glacée et des boissons fraîches. Apportez également de l'écran solaire. Formule Un professionnel du golf sera en mesure de vous conseiller relativement à la meilleure formule à adopter pour votre tournoi, et ce, en fonction du nombre de joueurs et de leurs compétences. Informez-vous d'avance sur les formules communes, comme les départs simultanés, les départs simultanés inversés, la meilleure balle par groupe et la meilleure balle par groupe de type Texas.

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Formation des équipes Portez une attention particulière à la formation des équipes et à l'ordre dans lequel les joueurs jouent! Une journée de plaisir peut tourner au vinaigre si les joueurs ne s'entendent pas bien. Cherchez à informer les joueurs de la composition de leur quatuor/duo à l'avance et assurez-vous que les joueurs les plus performants ne jouent pas immédiatement après les joueurs plus lents. Faites preuve d'un bon jugement et pensez stratégiquement lorsque vous intégrez une célébrité, un politicien ou une autre personne de marque à un quatuor. Repas Le moment auquel aura lieu le tournoi permettra de déterminer les repas qui seront offerts aux invités. Servir un déjeuner complet est une bonne façon de commencer la journée avant un coup de départ matinal, le tout suivi d'un dîner barbecue. Vous préférerez peut-être commencer la journée avec un dîner barbecue, frapper le coup de départ en après-midi, puis tenir un souper plus formel auquel vous pourrez convier d'autres invités. Dans pareil cas, assurez-vous d'offrir un souper appétissant qui permettra d'éviter que les golfeurs quittent les lieux et manquent la partie de la soirée consacrée à la collecte de fonds! Avant le souper, offrez des bouchées et ouvrez le bar pour les golfeurs qui terminent leur partie.

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Activités lucratives

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une activité de financement sur fond de tournoi de golf. Le tournoi de golf est l'instrument que vous avez choisi pour amasser de l'argent. Faites tout votre possible pour rappeler aux golfeurs qu'ils ne sont pas là uniquement pour profiter d'une journée de golf, mais surtout pour aider à mettre fin à la violence faite aux femmes et aux enfants de votre communauté. Bon nombre de golfeurs auront déjà participé à un tournoi de bienfaisance et s'attendront à ce qu'on leur demande de prendre part à des activités de collecte de fonds pendant la journée. Voici quelques bonnes idées pour amasser des fonds pendant votre tournoi :

o Coups de reprise (il s'agit d'une carte offrant un « coup en prime ») o Vendez des coups de reprise à la table d'inscription et pensez à demander à un

bénévole de parcourir le terrain pour proposer des achats de dernière minute. o Il peut s'agir d'autocollants à apposer sur la chemise des golfeurs, de billets ou

d'un élément créatif. o Dans le cas des tournois amicaux, offrez un nombre illimité de coups de reprise

à 5 $ chacun. S'il s'agit d'une compétition avec prix à gagner, offrez un maximum de deux coups de reprise par joueur.

o Tirages au sort o À l'inscription, donnez aux joueurs un billet leur permettant de courir la chance

de gagner un prix intéressant. Par la suite, vendez des billets avant le tirage en incitant les participants à augmenter leurs chances de gagner.

o Indiquez clairement aux participants que le gagnant doit être présent au moment du tirage pour éviter que le prix lui soit remis après l'événement.

o Ventes aux enchères o À l'endroit où a lieu l'inscription, présentez des articles pour lesquels les

participants peuvent proposer un prix dans le cadre d'une vente aux enchères par écrit. Assurez-vous que les participants ont assez de temps pour soumettre leur prix entre la fin de la partie et le début du repas ou de la programmation formelle. Faites une annonce dix minutes avant la fin de la vente aux enchères.

o Idéalement, et selon les participants, les articles d'une vente aux enchères en direct doivent être d'une valeur supérieure. Évitez de proposer un trop grand nombre d'articles ou des articles qui sont hors de prix pour la majorité des invités.

o Billets pour le souper seulement o Les gens de votre entourage n'aiment pas tous jouer au golf. C'est pourquoi

l'option d'offrir un billet pour le souper seulement est un excellent moyen d'attirer plus de gens à la collecte de fonds. Les personnes qui choisissent cette option pourront aussi participer à la vente aux enchères et acheter des billets pour le tirage au sort.

o Jumelage professionnels-amateurs et célébrités-amateurs o En joignant à chaque quatuor un golfeur professionnel local ou une célébrité,

vous pouvez doubler ou tripler le prix des billets. Une célébrité est toute personne de votre communauté avec laquelle vos golfeurs aimeraient jouer, par

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exemple un athlète, le chef de la direction d'une entreprise, un politicien ou une personnalité des médias.

o Concours sur le terrain de golf o Trou d'un coup

Prévoyez la présentation d'un grand prix pour un trou d'un coup (à un trou spécifique qui sera déterminé par les représentants du club de golf). Lorsqu'il s'agit d'un prix substantiel, par exemple d'une voiture ou de l'argent, assurez-vous de vous procurer une assurance « trou d'un coup » à l'avance.

o Mise sur un trou

Sur un parcours à normale trois, tracez un cercle d'un rayon de 3 mètres (10 pieds) autour d'un trou. Les joueurs misent un montant de 5 $ pour avoir la chance de doubler leur mise si la balle tombe à l'intérieur du cercle après le premier coup au trou.

o Coup de départ le plus long

Il vous faudra deux bénévoles : le premier demeurera à l'aire de départ pour prendre les mises, et le deuxième se placera au trou afin de mesurer et d'inscrire les distances. La plupart des golfeurs auront envie de jouer si les frais d'entrée sont peu élevés. Organisez un concours sur le premier neuf et le deuxième neuf afin de doubler vos recettes.

o Balle la plus près du trou

Un bénévole doit se trouver au trou désigné pour mesurer la distance des balles qui tombent près du trou et pour déterminer le gagnant.

o Coups roulés

Mettez les participants au défi d'effectuer un coup roulé sur 15 à 18 mètres (50 à 60 pieds). Lancez ce défi avant ou après le tournoi.

o Vaincre le professionnel

Sur un parcours à normale trois, le professionnel du club de golf demeure au même trou toute la journée. Le « pro » frappe son coup de départ le premier. Par la suite, les joueurs gagent entre 10 $ et 50 $ qu'ils pourront frapper la balle plus près du trou sur le premier coup. Si la balle du joueur tombe plus près du trou, il gagne le double de sa mise ou un prix.

Renseignez-vous d'avance sur les frais de service exigés par le professionnel.

o Professionnel de service

Au cours d'un tournoi compétitif, un golfeur professionnel demeurera au trou le plus long et le plus difficile pendant toute la journée. Lorsqu'une équipe s'approche du trou, les joueurs peuvent choisir de payer le professionnel pour qu'il frappe la balle à leur place moyennant de 10 $ à 50 $. Lorsqu'une équipe manque de confiance, est fatiguée ou se trouve dans le feu de l'action, l'aide d'un professionnel peut lui être très utile. Les équipes risquent également de sentir qu'elles doivent faire appel aux services du professionnel, puisqu'elles ne savent pas si les autres équipes de la compétition l'ont fait!

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Renseignez-vous d'avance sur les frais de service exigés par le professionnel.

o Longueur de ficelle

Tous les joueurs reçoivent un morceau de ficelle mesurant généralement de 1 à 1,5 mètre (4 à 5 pieds). Le prix à payer pour la ficelle peut être établi pour une longueur prédéterminée ou selon la longueur de ficelle que chaque joueur souhaite se procurer. La ficelle peut être utilisée en tout temps pour améliorer la position de la balle d'un joueur. Si un joueur veut déplacer sa balle, il doit prendre la ficelle, l'étirer dans la direction vers laquelle il souhaite déplacer la balle, déplacer la balle et enfin couper la longueur de ficelle qui correspond à la distance de déplacement de la balle.

o Lancer à la main

Moyennant 5 $, un participant peut prendre la balle et la lancer à la main plutôt que de la frapper avec un bâton. Il s'agit d'une excellente option pour les golfeurs débutants, et les rires sont garantis! Cette technique est parfois appelée « cocheur à la main », ce qui signifie que le joueur peut prendre la balle et la déplacer.

o Coup de départ au marqueur rouge

Chaque groupe ou personne peut payer 20 $ pour frapper la balle à partir du marqueur rouge plutôt que du marqueur blanc. N'offrez cette option qu'à deux trous tout au plus et sélectionnez des trous où il y a une bonne distance entre les marqueurs.

N'oubliez pas de demander à votre pro ou à la personne-ressource du club de golf de vous recommander des idées de collecte de fonds

intéressantes et fructueuses!

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Remerciements

N'oubliez pas de dire merci aux golfeurs et aux commanditaires chaque fois que vous le pouvez : à l'inscription, sur le terrain, pendant votre allocution formelle et au moment de leur serrer la main à la sortie. Après l'événement, envoyez une lettre ou un message électronique pour informer tous les participants du montant total amassé et pour les remercier encore une fois de leur participation et de leur générosité à l'égard de la Fondation Un toit pour tous et de votre centre d'hébergement local. Vous pourriez aussi ajouter un lien vers les photos des quatuors et les photos prises sur le vif pendant la journée, ainsi qu'une photo prise lors de la présentation du chèque à votre centre d'hébergement local et une déclaration de la part de son représentant quant à l'utilisation de ces fonds. En dernier lieu, si vous comptez organiser un autre tournoi, informez les personnes concernées qu'elles sont invitées à prendre part à cet événement annuel!

Versement des fonds Pour verser les fonds amassés, veuillez fournir un chèque d'entreprise du montant total de la collecte de fonds, accompagné de tous dons supplémentaires reçus lors de votre tournoi. (Pour obtenir les détails sur les dons de bienfaisance et la documentation requise pour l'émission d'un reçu fiscal, veuillez consulter les pages 26 à 28 du présent guide. Veuillez noter que la Fondation Un toit pour de Royal LePage émet des reçus fiscaux à la fin de février pour tous les dons qui ont été faits au cours de l’année civile précédente.) Veuillez libeller votre chèque à l'ordre de la « Fondation Un toit pour tous de Royal LePage ». Prière de ne pas envoyer d'argent par la poste. Veuillez envoyer votre chèque à :

Shanan Spencer-Brown, directrice administrative La Fondation Un toit pour tous de Royal LePage 39 Wynford Drive Toronto (Ontario) M3C 3K5 Accompagnez votre chèque d'une lettre indiquant :

o le nom de votre événement/tournoi et la date à laquelle il a eu lieu; o la personne-ressource à votre bureau et son numéro de téléphone; o le nom de votre centre d'hébergement local pour femmes et les directives quant au

partage des fonds entre les différents centres d'hébergement partenaires; o si vous désirez que nous postions le chèque de don officiel directement à votre centre

d'hébergement local ou à votre bureau pour que vous le présentiez vous-même au centre d'hébergement.

Puisque Royal LePage Canada assume les frais d’administration, la totalité de l’argent recueilli va à cette cause importante.

Merci de votre appui!