nov 2014 v1 comment réussir une réunion publique comment réussir une réunion publique ?
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Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
Comment réussir une Réunion Publique ?
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
Le chemin est long !!
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
Avant : la Préparation
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
PREPARATION : La Salle
PREPARATION :Les intervenants
PREPARATION :Les invités
PREPARATION :Le savoir être
PREPARATION :Les imprévus
PREPARATION :Les textes
PREPARATION :Les outils
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
AVANT : La Salle Ni trop grande (difficile à remplir ) pas trop petite. L’idéal étant une petite salle bien remplie.
Pas trop chère : voire votre ville ou une salle de restaurant « amie » ( attention aux consom-mations obligatoires »)
Sachez ce que vous souhaitez faire : réunion simple avec buffet conférence-débat avec une personnalité dîner débat café politique debout….
PREPARATION : La Salle
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
AVANT : La Salle Qu’est ce que la proxémie ?
C’est la meilleure façon d’agencer votre salle en fonction de votre projet.LA DISPOSITION IDEALE ( pas toujours possible )
ECRAN DE PROJECTION
INTERVENANTS
PUBLIC
AFFICHAGE
AFFICHAGE
FILTRAGEENTREE
PREPARATION : La Salle
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AVANT : La Salle LA DISPOSITION IDEALE ( pas toujours possible ) c’est :
-Un nombre suffisant de chaises- la possibilité de places debouts
- chaises en arc de cercle ouvert vers la table des intervenants- une bonne visibilité générale dans tous les sens
-Un affichage bien choisi et lisible- un écran disposé face aux chaises ( si projection )
- un bon éclairage général - une sonorisation ou des voix qui portent
PREPARATION : La Salle
PREPARATION : La Salle
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AVANT : La Salle
Si vous n’avez pas la disposition idéale veillez IMPERATIVEMENT à :
-Une bonne visibilité des participants vers vous et l’inverse-Une bonne force de la voix ou une sonorisation légère
-Un bon éclairage
PREPARATION : La Salle
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AVANT : La Salle
Pour un « Café Politique » la disposition de la salle est souvent Problématique car il n’y a pas toujours de salle attenante dédiée.
On sera alors confronté à un mobilier fixe et une géographie
intérieure difficile à maîtriser.
Il n’est pas du tout rédhibitoire de mélanger des personnes deboutset assises.
PREPARATION : La Salle
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AVANT : La Salle
Pour un « Café Politique » l’important est ailleurs :-Il faut de la visibilité pour tous
-Il faut de la proximité autour des intervenants-Il faut faire avec l’ambiance générale souvent bruyante
-Demandez au cafetier d’éliminer, si possible, quelques tableset chaises afin que vous puissiez être au mieux tant en portée
de vue que portée de voix.
PREPARATION : La Salle
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AVANT : La Salle
La « Conférence-débat » réclame une salle adaptée quin’est pas toujours présente dans toutes les communes.
-Estrade pour la visibilité-Matériel de sonorisation présent
-Attendez vous à des demandes atypiques de la part du conférencier-Vous n’échapperez pas au symptome de la salle vide si la salle de
conférence n’est pas partageable – par rideau mobile par ex -.- Sachez que ces salles sont , généralement, assez coûteuses.
PREPARATION : La Salle
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AVANT : La Salle
Le « Dîner-débat » est peut être ce qu’il y a de plus facile à organiser car on part, souvent, sur un budget « ouvert »
- Le restaurateur a l’habitude de tels évènements
PREPARATION : La Salle
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AVANT : Les invités
Ne perdez jamais de vue que votre objectif est de ramener des Adhésion à l’UFF ! Pour ce faire :
-Inviter des personnalités locales voire régionales ou plus-Inviter TOUS vos adhérents en leur demandant d’amener un ami-Demander la présence d’un membre du CA quand c’est possible
PREPARATION :Les invités
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PREPARATION :Les intervenants
AVANT : Les intervenantsN’oubliez pas que vous êtes le Maître (ou la Maîtresse )
de « cérémonie » et que c’est vous qui recevez !
Vous pouvez, bien entendu, vous faire accompagner d’intervenantsextérieurs . Les précautions à prendre sont les suivantes :-Préparer avec vos intervenants leur thème d’intervention
- présentez-les de façon précise à votre auditoire-Ne les laissez pas vous déborder
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PREPARATION :Les outils
AVANT : Les outils Vous allez avoir besoin de beaucoup d’éléments pour réussir votre
Intervention. Les outils proprement dits et la documentation
LES OUTILSPc, écran, vidéo projecteur, paper board, dossiers et notes diverses
Chaises, tables, tout pour un éventuel buffet….( ceci dans une situation
idéale évidemment ) et n’oubliez pas de vous assurer que tout lematériel fonctionne !!
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PREPARATION :Les outils
AVANT : Les outils La documentation utile
On est toujours tenté d’en préparer trop ! Sachez que vos auditeurs neRetiendront – au mieux – que le 1/4 de ce que vous direz et montrerez.
Il est donc vain et inutile de préparer des dossiers qui ne seront pasLus, et des fiches qui iront au panier.
Il est, par contre, fort utile que vous disposiez d’un document décrivantL’Association et ses résultats.
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PREPARATION :Les outils
AVANT : Les outils
La feuille de présence est fort utile lorsqu’il
est possible d’en remplir une .
adresse e mail telephone
@ 1
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@ 30
LISTE DE PRESENCE de la REUNION UFF du
adresse postale
POUR LES NOUVEAUX MERCI DE PRECISER Votre adresse/tel/mail
nom et prénom
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PREPARATION :Les outils
AVANT : Les outils
L’affichage et l’information sont
indispensables pour faire connaître votre
évènement
Dos du bulletin
PREPARATION : Les outils
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
PREPARATION :Les textes
AVANT : Les textesIl est évident que si vous faîtes une réunion sur un thème vous devez
Préparer votre intervention en :-Allant sur les sites d’information et les think tanks (réservoirs idées)-En extraire les éléments qu’il vous faut ( mieux vaut peu que trop )
-Les mettre noir sur blanc
Préparer ensuite un plan de votre réunion :-Par grandes parties avec le nom des intervenants éventuels
-Déterminez la durée des parties afin de ne pas trop dépasser-Soyez le plus exhaustif possible
-Terminer par un tour de table/salle
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PREPARATION :Les textes
AVANT : Les textes
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PREPARATION :Le savoir être
AVANT : Le savoir êtreLa meilleure préparation, les plus belles présentations, le meilleur
buffet…..ne valent rien si vous ne respectez pas votre auditoire. Aussiquelques règles sont à poser, elles ne sont , malheureusement pas du ressort d’une quelconque formation puisqu’elles sont en vous-même !
Soyez souriant et cordialSoyez à l’écoute
Observer votre auditoireNe soyez pas condescendant
Ne soyez pas agressifMaîtrisez votre communication
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AVANT : Le savoir êtreSoyez à l’écoute
De tout le mondeObservez le non verbalFaîtes parler les taiseux
Calmez les excitésN’attardez jamais votre regard sur la même personne plus d’1 minute
car ça pourrait la rendre aussi intelligente que vous ( joke !)
N’oubliez personne quand vous regardez l’auditoire
PREPARATION :Le savoir être
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AVANT : Le savoir être
Maîtrisez vos techniques de communication
Sachez traiter une objectionAssurez vous que vos explications ont bien été comprises
Désamorcer les conflitsQuand vous ne savez pas dîtes le !
Sachez conclure
PREPARATION :Le savoir être
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AVANT : les imprévus
Attendez vous toujours au pire !Vous ne serez jamais déçu
Quelques situations embarrassantes : Votre invité « prestigieux » ne vient pas Votre salle est complètement inadaptée
Vous avez un très faible auditoireVotre public est très agressif
…/…
PREPARATION :Le savoir être
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AVANT : les imprévusDes solutions ?
Quelques situations embarrassantes : Votre invité « prestigieux » ne vient pas : prévenez l’auditoire en positivantVotre salle est complètement inadaptée : enlever les chaises, les tables, faîtes s’organiser lui-même votre auditoireVous avez un très faible auditoire : idéal ! Adressez-vous à tout le monde , soyez excellent, ils reviendront avec des amis Votre public est très agressif : laissez le s’exprimer, reformulez les inquiétudes et commencez votre exposé !
PREPARATION :Le savoir être
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
Pendant : le déroulé
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PENDANT : l’ accueil
PENDANT : Le timing
PENDANTLes questions
PENDANTLe lancement
PENDANTLa conclusion
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PENDANT : l’accueil
Arrivez toujours très à l’avance car vous constaterezque vous ne serez pas le seul
Aux premiers arrivés ne révélez pas ce que vous allez direSaluez tout le monde et présentez vous à ceux qui ne vous
connaissent pas Invitez les personnes à s’asseoir en garnissant les premiers
rangs ( c’est toujours difficile !)
PENDANT : l’accueil
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PENDANT : l’accueil
Saluez les élus en les présentant ( généralement ils arriventen retard ce qui permet de le faire )
À l’heure dîte indiquée sur l’invitation exercez votre voix en annonçant que vous commençez dans dix minutes
PENDANT : l’accueil
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PENDANT : le timing
Il est supposé être préparé et vous avez, bien sûr, cette feuille près de vous.
Surveillez de temps en tempsoù vous en êtes afin de palier les dérapages.
PENDANT : Le timing
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
PENDANT : le timingIl est supposé être préparé et vous avez, bien sûr,
cette feuille près de vous. Surveillez de temps en temps
où vous en êtes afin de palier les dérapages.
PENDANT : Le timing
PENDANT : Le lancement
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PENDANT : le lancementTout est prêt, vous allez sentir votre auditoire,
progressivement se taire c’est le moment de vous lancer !
Formule de politessePrésentez vous
Annoncer le contenu de votre réunion
PENDANT : Le lancement
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PENDANT : le lancement Lancez une question pour chauffer l’auditoire ce qui va
vous permettre rapidement de savoir si votre planning etvotre contenu vont « tenir la route »
Il est temps que TOUT DE SUITE vous fassiez bonne Impression en gardant votre calme et en souriant.
Il n’est pas inutile de rappeler à votre auditoire que :-Une question s’écoute dans le calme
-Tout le monde ne peut parler en même temps
PENDANT : Le lancement
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PREPARATION :Les questions
PENDANT : les questionsElles seront le révélateur de la réussite de votre réunion :
pas de questions = pas d’intérêt
Quand la question est posée répétez la pour montrer quevous l’avez bien comprise cela valorise le questionneur
Comprenez la question , même si elle vous paraît stupideProposez une réponse ou mieux faîtes répondre par un
membre de l’auditoire
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
PENDANT : les questionsLa meilleure réponse à une question est la preuve que vous
avancez puisque vous avez tout préparé !
Assurez vous que la réponse satisfait bien le questionneur
Observez le non verbal et n’hésitez pas à redemander !
PENDANT :Les questions
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
PENDANT : la conclusionRien de plus difficile que de conclure.
Une bonne conclusion donne envie :d’adhérer à l’association
de réadhérerde faire adhérer ses amis, ses voisins, son chien
donne envie de revenir ….
PENDANT : La conclusion
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PENDANT : la conclusion « il n’y a si bons amis qui ne se quittent «
PENDANT : La conclusion
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PENDANT : la conclusionAssurez vous qu’il n’y a plus de questions
Résumez votre intervention par quelques mots
Donnez les point de repère ( web..)
Fixez la prochaine réunion ou une proche géographiquement
Remerciez votre auditoire
PENDANT :La conclusion
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Après : le suivi
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APRES Compte rendu
APRESDébriefing
APRESLa prochaine
Docteur est ce que j’ai été bon ?
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APRES : le compte rendu
APRES Compte rendu
Un compte rendu reprenant :-Le nombre de participants
-Les thèmes abordés-Un synthèse des réactions
-…/…est à transmettre au Bureau via le mail.
Evitez le post direct sur FB, seul le Bureaule fera s’il le juge nécessaire .
Nov 2014 v1 Comment réussir une Réunion Publique
APRES : le débriefing
APRES Le débriefing
Un débriefing complet doit relever la qualité de :-Mon comportement avec l’auditoire
-Ma communication-Mon non verbal
-De mon vocabulaire-Des réponses apportées
-La maîtrise de mon comportement -…./…
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APRES : le débriefing
APRES Le débriefing
Et si , vraiment, votre réunion est réussie :
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APRES : la prochaine quand est ce ?
APRES La prochaine