nous allons découvrir les principales fonctionnalités de...

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Initiation et perfectionnement à l’utilisation de la micro-informatique Premiers contacts avec Outlook 2007 ©Yves Roger Cornil www.communautes-numeriques.net Communautés Numériques L’informaDque à la portée du Grand Public Présentation créée le 16/04/2008 Introduction Cette présentation est une initiation à l’utilisation de la messagerie de Microsoft pour Windows version Outlook 2007 et ne nécessite pas la connaissance des versions précédentes. Pour une initiation à la messagerie voyez l’article sur: http:// www.communautes-numeriques.net/content/messagerie.aspx Premiers contacts avec Outlook 2007 Quelques mots sur le créateur de cette présentation: Yves Roger Cornil. Président de l’association Communautés Numériques depuis le 13/2/08 Microsoft MVP Consumer Macintosh depuis le 1/1/2007 Co-fondateur de Microcam en 1981 - Vice président de Microcam (Rennes). Co-fondateur de Microcam06 en 1989 – Président d’honneur de Microcam06 (Nice) Créateur de la section micro à Fréjus vous Accueille, animateur micro de février 2002 à juin 2007, membre d’honneur. Ces 3 associations sont agrées Apple User Group (AUG) et référencées Microsoft User Group (MUG). 1 Des documents complémentaires sont disponibles sur Internet en format html, pdf, films. Voyez le site www.communautes‐numeriques.net ou la page www.cornil.com/ingenie.html ou la page www.microcam06.org/ingenie.html. Pour une iniDaDon à la messagerie voyez la page: hHp://www.communautes‐numeriques.net/content/messagerie.aspx 2 Nous allons découvrir les principales fonctionnalités de Microsoft Outlook 2007. 3 vendredi 18 avril 2008

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Initiation et perfectionnement à l’utilisation de la micro-informatique

Premiers contacts avec Outlook 2007

©Yves Roger Cornil www.communautes-numeriques.net

Communautés NumériquesL’informaDque à la portée du Grand Public 

Présentation créée le 16/04/2008

Introduction

• Cette présentation est une initiation à l’utilisation de la messagerie de Microsoft pour Windows version Outlook 2007 et ne nécessite pas la connaissance des versions précédentes.

• Pour une initiation à la messagerie voyez l’article sur:http://www.communautes-numeriques.net/content/messagerie.aspx

Premiers contacts avec Outlook 2007

Quelques mots sur le créateur de cette présentation: Yves Roger Cornil.Président de l’association Communautés Numériques depuis le 13/2/08Microsoft MVP Consumer Macintosh depuis le 1/1/2007Co-fondateur de Microcam en 1981 - Vice président de Microcam (Rennes).Co-fondateur de Microcam06 en 1989 – Président d’honneur de Microcam06 (Nice) Créateur de la section micro à Fréjus vous Accueille, animateur micro de février 2002 à juin 2007, membre d’honneur.Ces 3 associations sont agrées Apple User Group (AUG) et référencées Microsoft User Group (MUG).

1

Des documents complémentaires sont disponibles sur Internet en format html, pdf, films.Voyez le site www.communautes‐numeriques.net ou la page www.cornil.com/ingenie.html ou la page www.microcam06.org/ingenie.html.Pour une iniDaDon à la messagerie voyez la page:hHp://www.communautes‐numeriques.net/content/messagerie.aspx

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Nous allons découvrir les principales fonctionnalités de Microsoft Outlook 2007.

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Lancement d’Outlook 2007

Configuration des comptes de messagerie

Configuration des comptes de messagerie

Pour lancer Outlook 2007 je vais dans le menu démarrer de Windows Vista courrier électronique.Vous pouvez aussi mettre l’accès au programme Outlook depuis un raccourci.

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Voici le premier lancement de Outlook 2007. La première opération consistera à configurer le ou les comptes de messagerie pour envoyer et recevoir des messages.

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Un assistant va vous aider à configurer votre premier compte de messagerie.

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Configuration des comptes de messagerie

Configuration des comptes de messagerie

Configuration des comptes de messagerie

Cliquez sur le bouton radio configurer un compte de messagerie.

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Deux options sont possibles : configuration automatique du compte ou configuration manuelle. Nous allons commence par une configuration automatiqu; nous verrons un peu plus loin la configuration manuelle d’un compte de messagerie.

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Dans le cas d’une configuration automatique, c’est assez simple.Donnez votre nom et prénom (ou un nom d’association, ou un pseudo), l’adresse de messagerie, le mot de passe et sa confirmation et cliquez sur suivant.

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Configuration des comptes de messagerie

Configuration des comptes de messagerie

Outlook 2007 au démarrage

Outlook va rechercher les paramètres du compte, en fonction du fournisseur d’accès Internet (FAI), puis il se connectera au serveur et enverra un message de test.

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Votre compte a été configuré. C’est un compte POP3 classique. Cliquez sur terminé.

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Et voilà Outlook tel qu’il se présente avant toute opération de réception de message et de personnalisation éventuelle.

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Configuration des comptes de messagerie

Réglage du volet de visualisation

Réglage du volet de visualisation

Dans le cas présent sur mon compte Free je récupère les messages qui sont restés sur le serveur et que j’avais reçu dans un autre logiciel (dans Entourage 2008, pour être précis).

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Personnellement je préfère que le contenu des messages soient sous la liste des messages je vais donc procéder à la première personnalisation.Je vais dans le menu affichage et je mets le volet de lecture en bas.

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Et voilà l’aspect de la fenêtre principale d’Outlook 2007.Les messages non lus sont en gras.

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Anatomie généraleBarre des menus

Barre des outils

Dossiers

Messages dans la boîte de réception

Message sélectionné

Réception en cours

Accès aux grandes fonctions

Créer un compte de messagerie manuellement

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Sur la partie gauche vous avez accès aux grandes fonctions d’Outlook : courrier, calendrier, contacts et tâches.

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Créer un compte de messagerie

Créer un compte de messagerie

Créer un compte de messagerie

Nous avons vu précédemment la création automatique d’un compte de messagerie automatique. Voyons maintenant la création manuelle d’un compte.Allez dans le menu outils paramètres du compte.

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Pour créer un compte de messagerie cliquez sur l’onglet nouveau.

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Cliquez sur le bouton radio Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP puis sur le bouton suivant.

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Créer un compte de messagerie

Créer un compte de messagerie

Créer un compte de messagerie

Cliquez dans la case configurer manuellement les paramètres du serveur et cliquez sur le bouton suivant.

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Cliquez sur le bouton radio Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP puis sur le bouton suivant.

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Entrez les informations sur utilisateur (nom et adresse de messagerie). Choisissez le type de compte (ici POP3), le serveur Pop et SMTP. Attention : le serveur smtp dépend du FAI sur lequel est connecté votre ligne téléphonique; ici je devrais mettre smtp.free.fr (c(est ce que je ferai plus tard, qund mes messages envoyés resteront bloqués.Entrez les informations de connexion (le nom d’utilisateur et son mot de passe). Le nom d’utilisateur dépend de votre FAI (ici [email protected]).

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Stratégie vis-à-vis du serveur de messages

Créer un compte de messagerie

Réception d’un compte particulier

Dans l’onglet options vous pouvez indiquer les actions à réaliser sur le serveur (laisser une copie ou non, suppression…).

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C’est terminé.

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Si vous avez plusieurs comptes vous pourrez choisir de ne recevoir le courrier que pour un compte déterminé (ici [email protected]).

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Réception d’un compte particulier

Rédiger et envoyer un message

Rédiger un message

DesDnataire Copie

Objet du message

Texte du message

Envoi du message

Réception du courrier.

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Si vous débuter avec un logiciel de messagerie, la première opération sera de créer un compte de messagerie puis d’envoyer des messages.Si vous aviez déjà un logiciel de messagerie, vous recevrez d’abord des messages, dans la mesure où les messages déjà lus sont encore sur le serveur.

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Remplissez la zone A avec l’adresse du ou des destinataires. Une adresse est sous la forme [email protected]. Si vous envoyez un message à plusieurs correspondants, un point-virgule séparera chaque adresse.Eventuellement remplissez l’adresse du ou des destinataires en copie. En standard la zone Cci n’est pas affichée.Remplissez l’objet du message, puis le texte et enfin cliquez sur le bouton envoyer.

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Joindre un fichier à un message

Joindre un fichier à un message

Les messages indésirables

Un grand intérêt de la messagerie sur Internet, c’est la possibilité de joindre un fichier (document Word, Excel, photos, programme…).Cliquez sur le bouton joindre un fichier et sélectionnez le fichier à envoyer dans un de vos dossier, cliquez sur le bouton insérer. Ici je vais joindre un fichier Excel depuis le dossier documents.

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Le fichier (ou les fichiers) joint apparaît dans la zone attaché.Pour envoyer le message et son document joint cliquez sur envoyer.

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Premiers indésirables détectés

Les messages indésirables

Les messages indésirables

Lors de la réception de vos messages vous rencontrez certainement cette boîte de dialogue qui vous informe que Outlook a détecté un message qui est peut-être indésirable.

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Une fois que vous utilisez tant soit peu la messagerie, vous n’échapperez pas aux messages non sollicités ou pourriels ou spams (pour les anglophones). Outlook comprend un mécanisme de sélection des messages indésirables que l’on peut paramétrer. Vous pouvez mettre en œuvre une sélection des indésirables par la mise en place de règles (voir plus loin).

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De temps en temps vérifiez le dossier courrier indésirables et videz-le.

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Récupérer un indésirable à tort

Effacer des messages

Supprimer un ou plusieurs messages

Ici un message avait été considéré comme indésirable. Pour le « réhabiliter » sélectionnez le message et cliquez sur le bouton courrier légitime de la barre d’outils. Outlook vous demande si vous voulez approuver tous les messages venant de l’expéditeur.

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Les messages non lus sont en gras. Pour lire un message cliquez sur le message. Vous pouvez aussi supprimer un ou plusieurs. Sélectionnez le message puis cliquez sur le bouton supprimer de la barre d’outils.Vous pouvez aussi utiliser le raccourci ctrl D).

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Supprimer un ou plusieurs messages

Télécharger les images des messages

Télécharger les images des messages

Pour supprimer plusieurs messages, sélectionnez les messages puis cliquez sur supprimer.Les messages supprimés iront dans le dossier messages supprimés

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Vous recevrez aussi de nombreuses publicités avec des images dans des messages en format html. En standard les images ne sont pas téléchargées; pour les voir, cliquez sur le lien téléchargez les images.

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Télécharger les images des messages

Suivre un lien

Suivre un lien

En voici les images du message de dvdrama.

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Très souvent les messages que vous recevrez contiendront des liens Internet. Pour accéder au site internet, cliquez sur le lien. Cette opération directe est déconseillée pour des raisons de sécurité; copiez l’adresse et collez-la dans votre navigateur préféré.Ici je connais l’expéditeur qui a envoyé le message, je clique donc allègrement sur le lien.

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Et quel lien!!!

Recevoir des fichiers photos ou des .pps

Recevoir des photos

Et le lien me conduit sur le site de Microcam Rennes. Le 4 avril c’était la Nuit de la Micro et les 27 ans de Microcam.Microcam est le club de micro informatique du Crédit Agricole de l’Ille et Vilaine. Club agréé Apple User Group (AUG) et Microsoft User Group (MUG). Ouvert aux utilisateurs de Mac et de PC.

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Vous recevrez probablement des photos de la famille ou d’amis. En cliquant sur le nom du fichier joint (ici hermes114a.jpg) vous pourrez voir la photo sous forme d’une peDte vigneHe.

Hermès, Port de Fréjus. 

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Recevoir des photos

Recevoir des photos

Recevoir des photos

En double‐cliquant la photo sera affichée par le logiciel standard d’affichage des photos (ici la galerie de photos Windows).

Photo de l’aqueduc de Fréjus avenue du Xvième Corps.

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Vous pouvez aussi ouvrir le fichier joint ou le sauvegarder dans un de vos dossiers.

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Ici je vais enregistrer la photo 

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Recevoir des photos

Recevoir des photos

Recevoir des fichiers .pps

dans le dossier images.

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Vous pouvez afficher les pièces jointes.

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Vous aurez, très certainement, des correspondants qui vous enverront des fichiers .pps (présentations PowerPoint). Outlook vous met en garde contre le danger des fichiers joints, en particulier des fichiers .pps qui pourraient contenir des macros malignes (au sens faire du mal). Outlook vous conseille d’afficher l’aperçu du fichier avant de l’ouvrir ou de l’enregistrer.

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Recevoir des fichiers .pps

Recevoir un document Microsoft Word

Recevoir un document Microsoft Word

C’est un message avec .pps envoyé par Jean Louis, je vais l’ouvrir. Dans ce cas Outlook lancera mon application Microsoft PowerPoint.

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Ici j’ai reçu un fichier texte créé par Microsoft Word ou un logiciel compatible (extension.doc).

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Recevoir un document Microsoft Word

Répondre à un

message

Répondre à un message

Je connais la source, je vais l’ouvrir avec mon logiciel Microsoft Word.

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Quand vous recevez un message, il est de bon ton, sauf si c’est un pourriel de répondre. Pour répondre à un message, sélectionnez le message et cliquez sur le bouton répondre.

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Répondre à un message

DesDnataire

Texte de la réponse

Message iniDal

Afficher la réponse à un message

Return to sender

Le destinataire de la réponse a été rempli automatiquement; éventuellement vous pouvez entrer l’adresse d’un correspondant en copie.L’objet a été précédé automatiquement par RE:Tapez le texte de votre réponse et cliquez sur envoyer.L’affichage du message initial dépendra des paramètres que vous aurez donné à Outlook; en standard le texte du message initial est dans le message de la réponse.

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Vous visualiser la réponse à un message, allez dans le dossier éléments envoyés.

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Si l’adresse du destinataire est inconnue, le message vous sera renvoyé.

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Demande d’accusé de réception ou de lecture

Demande d’accusé de réception ou de lecture

Mon correspondant a accusé réception

Vous pouvez, avec Outlook essayer d’avoir un accusé de réception ou de lecture pour un message.Avant d’envoyer le message, allez dans le menu options et cochez la case demander un accusé de réception ou un accusé de lecture.Attention ce mécanisme d’accusé de réception ou de lecture dépendra du logiciel de messagerie de votre correspondant, et de son bon vouloir.

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Ici j’ai reçu un message me demandant d’accuser la lecture du message. Je choisis si je veux accuser la lecture de ce message (je ne coche pas la case ne plus poser la question).

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Mon correspondant a reçu l’accusé de lecture.Attention: dans le cadre de mes essais j’utilise 2 adresses ([email protected] et [email protected]) qui sont 2 comptes qui sont lus sur le même ordinateur (et par le même utilisateur Windows). Si vous me demandez un accusé de réception ou de lecture, mon logiciel principal de messagerie (Entourage 2008 sur un Mac) n’a pas de mécanisme d’accusé de réception.

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Répondre à tous

Répondre à tous

Transférer un message

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Si vous avez reçu un message avec des copies à d’autres destinataires, vous pouvez répondre à l’expéditeur et aux copies en cliquant sur le bouton répondre à tous. Tapez le texte de votre réponse et cliquez sur le bouton envoyer.

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Transférer un message

Transférer un message

Envoyer et recevoir tout

Si vous estimez que le message que vous avez reçu peut intéresser d’autres personnes, vous pouvez transférer le message reçu vers d’autres personnes.Attention à ne pas transférer des messages de type hoax (canular); ne soyez pas un rouage dans la transmission de la calomnie sur Internet.

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Le message renvoyé (qui peut être un message déjà renvoyé) est précédé par fwd (forward).

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Envoyer et recevoir tout

Envoyer et recevoir pour un compte particulier

Faites le ménage

Votre logiciel de messagerie est certainement réglé pour recevoir et envoyer de façon périodique les messages. Vous pouvez cependant envoyer et recevoir tous les messages pour tous vos comptes (toutes vos adresses de messagerie) ou pour pour un compte particulier.Allez dans le menu envoyer/recevoir et choisissez envoyer/recevoir tout, ou envoyer tout ou un groupe de comptes ou un groupe particulier.

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Videz le dossier des indésirables

Un rappel pour un message

De temps en temps jetez un coup d’œil dans votre dossier courrier indésirable et videz ce dossier.Les messages supprimés iront dans le dossier éléments supprimé?

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Et videz aussi le dossier éléments supprimés. Sélectionnez le dossier éléments supprimés, un petit clic droit

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Vous avez reçu un message auquel vous ne pouvez pas répondre immédiatement, mais qu’il ne faut pas oublier.Mettez un drapeau et demandez, éventuellement un rappel.

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Suivi des messages importants

Suivi des messages importants

Suivi des messages importants

J’ai reçu un message de Jf Percevault auquel je ne peux apporter une réponse immédiate, mais je ne veux pas oublier de répondre.Après avoir sélectionné le message, je vais dans la barre d’outils et je clique sur le petit drapeau qui me fait apparaître un menu déroulant qui me propose plusieurs dates. Je sélectionne aujourd’hui.

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Et bien que le message est marqué par un petit drapeau, je vais ajouter un rappel.

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Ici je vais demander un rappel à 14h44.

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Suivi des messages importants

Suivi des messages importants

Suivi des messages importants

Le message a enregistré le rappel. Dans la partie tâches (à droite) le rappel est signalé par une cloche et un drapeau.

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Et à l’heure prévue, Outlook envoie un rappel.

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Je vais maintenant marquer comme terminé.

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Organisez vos messages.

Créer un dossier

Créer un dossier

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Organisez vos messages reçus. Créez des dossiers pour classer vos messages, soit par un simple glisser-déposer, soit en appliquant des règles (voir plus loin).

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J’ai créé un dossier Famille.

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Tri des messages

Trier les messages

Rechercher des messages

Pour trier les messages cliquez sur la barre de titres des colonnes. Ici J’ai cliqué sur la colonne reçu.Généralement les messages seront classés en ordre décroissant sur la colonne reçu, de façon à ce que les messages les plus récents soient en haut de la pile.

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Pour rechercher de façon visuelle les messages d’un expéditeur dans la boîte de réception, cliquez sur la colonne de.

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Rechercher des messages

Rechercher des messages

Il faut établir

quelques règles

Vous pouvez rechercher un message de façon visuelle, mais aussi en utilisant les outils de recherches d’Outlook.Vous pouvez taper votre texte à rechercher dans la case taper une question ou sur cases spécifiques.

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Ici j’ai fait la recherche d’un expéditeur cornil.

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Créer une règle

Créer une nouvelle règle

Donner les critères de sélection

Une règle servira à mener des actions (copie dans un dossier, suppression…) sur certains messages qui seront identifiés selon des critères défini (un nom, un contenu…).Pour créer une règle allez dans le menu outils, règles et alertes.

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Ici j’avais déjà créé une règle famille. Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur nouvelle règle.

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Il faut maintenant définir la règle nouvelle.Vous avez à choisir entre 3 grandes catégories: rester organisé, rester à jour ou démarrer à partir d’une règle vierge.Ici j’ai choisi de déplacer les messages d’une personne spécifique (ou de plusieurs personnes spécifiques) vers un dossier.

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Donner les critères de sélection

Donner les critères de sélection

Donner les critères de sélection

Je vais faire une recherche spécifique sur le nom contenu dans l’adresse de l’expéditeur.Je coche donc la ligne avec des mots spécifiques dans l’adresse de l’expéditeur et dans la case étape 2 je clique sur le lien des mots spécifiques.

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Il faudra indiquer le nom : je tape d’abord percevault, je clique sur ajouter puis j’entre emeraud et je clique encore sur ajouter. Je termine (tout au moins provisoirement) avec aumont et je termine sur OK.

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Et voilà une règle avec 3 sélection de noms. Il faut maintenant donner le dossier où seront déplacés les messages; pour cela je clique sur le lien spécifié (déplacer dans le dossier spécifié). Je choisis le dossier Microcam dans la boîte de réception et je clique sur OK.

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Donner les critères de sélection

Donnez un nom à la règle et sauvegardez

Modifier une règle

Eventuellement donnez des exceptions.

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Il faut donner un nom à la règle: je la nomme Microcam. La règle s’appliquera ici sur les messages qui sont déjà dans la boîte de réception, et bien sûr pour les prochains messages.

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Pour modifier une règle, sélectionnez-la et cliquer sur modifier la règle, puis sur modifier les paramètre de la règle.Vous pouvez aussi renommer la règle, afficher dans la fenêtre alerte…

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Modifier une règle

Modifier une règle

Et voilà le travail

Ici je vais ajouter mariteh à la liste des expéditeur à sélectionner.

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Voilà la règle modifiée. Cliquer sur terminer.

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Et voilà le contenu de mon dossier Microcam après l’application de la règle Microcam.

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Le carnet d’adresses

Le carnet d’adresses

Le carnet d’adresses

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Le carnet d’adresses, c’est comme un répertoire téléphonique, ce n’est pas obligatoire mais c’est très utile. Pour mémoriser les adresses électroniques de vos correspondants sur Internet vous avez plusieurs méthodes : aller dans le carnet d’adresses en saisir les informations ou, à l’occasion d’un message reçu, ajouter les coordonnées (son adresse électronique) de votre correspondant. C’est ce que nous allons faire maintenant. Pointez la souris sur l’adresse de l’expéditeur, un petit clic droit et dans le menu déroulant choisissez ajouter aux contacts Outlook.

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Une nouvelle fiche est remplie avec l’adresse du contact.

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Compléter le carnet d’adresses

Envoyer un message depuis le carnet d’adresses

Envoyer un message depuis le carnet d’adresses

Maintenant je vais compléter la fiche du président de Microcam: société, titre adresse du site Internet, numéro de téléphone. La fiche contact contient d’autres renseignements tels que adresse postale, numéro de téléphone bureau, 2ième et 3ième adresse électronique…

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Voici le carnet des contacts avec un contact, affiché sous forme de liste téléphonique.

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Pour écrire à un contact, sélectionnez le contact et cliquez sur le bouton A, ou Cc ou Cci.Ici j’ai cliqué sur la zone A et je termine par OK.

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Envoyer un message depuis le carnet d’adresses

Le carnet d’adresses

Le carnet d’adresses

Et voilà le message avec son adresse de destinataire; je le complèterai avec une adresse de copie, un sujet, le texte du message et envoyer.

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En cliquant sur le bouton nom complet vous avez accès à une boite de dialogue avec le titre, prénom, deuxième prénom, nom, suffixe. Vous pouvez compléter éventuellement les différentes données.

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Nom et prénom ou prénom et nom?

Enregistrez les modifications

Tri des contacts

Vous pouvez choisir comment vous voulez afficher le nom et prénom ou prénom et nom. Vous pouvez aussi afficher les différentes adresses électroniques du contact; ici le contact a 3 adresses de messagerie.

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Pour sauvegarder les modifications, cliquez sur enregistrer et fermer, ou quand vous quittez la fiche, Outlook vous demande d’enregistrer les modifications.

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Vous pouvez trier les contacts sur le nom, la société… cliquez sur la barre des colonnes. Vous pouvez trier en ordre croissant ou décroissant.

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Affichages des contacts

Affichages des contacts par société.

Les listes de distribution

Affichage carte de visite (pros).

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Créer des listes de distributions

Créer des listes de distributions

Ajouter des membres à la liste de distribution

Vous gérez une association informatique et vous avez besoin d’envoyer des messages à un groupe (le conseil d’administration, par exemple)? Créez une liste de distribution (ou groupe dans d’autres logiciels).Allez dans le menu nouveau, liste de distribution. Dans la zone nom donnez un nom, ici _ComNum (j’ai fait précédé du souligné (underscore) pour une question de tri).

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Après avoir créé la liste de distribution (ici _ComNum) il faut ajouter les membres à cette liste de distribution.Cliquez sur sélectionner les membres.

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Une boite affiche les différents contacts. Sélectionnez le contact à ajouter dans la liste de distribution et cliquez sur membres.Quand les membres sélectionnés sont dans la liste de distribution cliquez sur OK.Il sera possible d’ajouter ultérieurement des nouveaux membres dans la listede distribution.

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Enregistrer la liste de distribution

Ne dévoilez pas vos adresses

Envoyer un message à une liste de distribution

Pour enregistrer la liste de distribution, cliquez sur enregistrer et fermer.

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Quand vous envoyez un message à un groupe de personnes (faisant partie d’une organisation ou pas), il peut être nécessaire de masquer à vos correspondants l’ensemble des adresses ayant reçu le message. Cela peut éviter que certains se créent une liste de distribution ou que chacun renvoie des messages aux différents destinataires du message initial.Pour cela on utilisera la zone Cci (copie carbone invisible).En standard le zone Cci n’est pas affichée. Allez sur le menu options et cliquez sur affichicher Cci.

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Pour envoyer des messages en Cci, cliquez sur le bouton Cci et choisissez la liste de distribution concernée (ici_ComNum).Comme je vous le disais mes listes de distribution sont classées en tête par ordre alphabétique parce que je les fais précéder du signe souligné (underscore in english).

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Développer ou pas une liste de distribution

Gestion du calendrier

Gestion du calendrier

La liste de distribution est ici dans la zone Cci (c’était mon choix), précédé du signe plus dans un carré. Si vous cliquez sur le carré, Outlook vous proposera de développer les adresses de la liste de distribution.; dans ce dernier cas les adresses seront en clair, pour l’expéditeur du message. Ceci n’a d’intérêt que si vous voulez supprimer des destinataires contenus dans la liste de distribution. Si vous ne développez pas la liste de distribution, les messages seront distribués à tous les destinataires.

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Outlook 2007 comprend un gestionnaire de calendrier.

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Pour accéder au calendrier cliquez sur le menu atteindre, calendrier.

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Gestion du calendrier

Créer un évènement

Un évènement périodique

Le calendrier affiché se rapporte au jour. Cliquez sur le bouton semaine ou mois.Je vais créer un événement pour le 16 avril; je double-clique sur le 16 avril.

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L’objet est réunion à Microcam06, de 8 heures à 18 heures (transport de Fréjus à St Laurent du Var inclus). Pour sauvegarder l’événement dans le calendrier, je clique sur enregistrer et fermer.

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Maintenant je vais créer un événement qui se répète presque tous les jours.De 16h à 17 h je vais chercher Alexandra à l’école; pour créer la périodicité je clique sur l’outil périodicité de l’outil rendez-vous.

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Définir une périodicité

évènement périodique

Un évènement périodique

C’est un rendez-vous qui se déroule de 16h à 17h (transport compris), les lundi, mardi, jeudi et vendredi. La date de fin est le 14/6/2008.

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Et voici le rendez-vous.

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Et voilà le calendrier. Il y a un télescopage le mardi 22. (une réunion à Microcam06 et Alexandra à l’école). C’est mon épouse qui ira seule chercher Alexandra.

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Suppression d’un événement périodique

Suppression d’un évènement périodique

Rappel pour un évènement périodique

Il est possible de supprimer une occurrence ou toute la série d’un événement périodique. Sélectionnez l’événement dans le calendrier, un clic droit, supprimer dans le menu contextuel, ou sur l’outil supprimer. Choisissez ensuite si vous voulez supprimer toutes les occurrences de l’événement ou seulement l’événement sélectionné.Ici je vais supprimer tous les RDV. Pour supprimer les jours des vacances scolaires, je supprimerai chaque occurrence concernée.

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Suppression d’un événement (périodique ou pas) depuis l’outil supprimer.

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En standard vous serez prévenu un quart d’heure avant de votre rendez-vous.Vous pouvez choisir un rappel différent; ici je vais demander un rappel la veille pour ma réunion à Microcam06.

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Rappel pour un évènement périodique

Fait à Fréjus

• CeHe présentaDon a été créée iniDalement avec Microso^ PowerPoint 2008 et reprise par Keynote 4.0.3.

L’informatique Grand Public

c’est sur:www.communautes‐numeriques.net

Et voilà le rappel qui a été pris en compte.

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