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Nos clients.Problèmes résolus. Résultats assurés.

Nos clients.Problèmes résolus. Résultats assurés.

Du nouveau en matière de gestion déléguée des impressions.Permettre aux clients de se concentrer sur leur cœur de métier.

MPS

Sommaire

05 Banque et Finance

09 Assurance

11 Santé

13 Secteur public

19 Industrie automobile

21 Industrie

27 Hautes technologies

31 Communications

33 Commerce de détail et produits de consommation

37 Services

43 Index

46 À propos de Xerox

03 Introduction

IntroductionDu nouveau en matière de gestion déléguée des impressions.Permettre aux clients de se concentrer sur leur cœur de métier.

Il a été démontré que la gestion des moyens d'impression en interne représentait au moins 10 % du budget informatique d'une organisation. Outre les périphériques et les consommables requis, ces frais couvrent la gestion des fournisseurs, ainsi que l'exploitation des centres de reprographie, des centres de support utilisateurs et d’assistance technique. De nombreuses ressources sont donc monopolisées par des tâches qui, bien qu'absolument nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, ne peuvent être entièrement mises au service de votre cœur de métier.

Les organisations qui sont citées dans ce recueil ont pris conscience du fait qu'en nous confi ant les services d'impression, elles peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. L'impression étant notre spécialité, nous sommes en effet à même de gérer cet aspect plus effi cacement qu'elles ne sont en mesure de le faire. C'est pour cela que ces entreprises nous ont sollicités.

Dans les pages qui suivent, vous découvrirez des exemples de résultats obtenus. Nous avons amélioré l'effi cacité opérationnelle, fait évoluer les usages et favorisé l'innovation dans divers environnements de secteurs et pays différents. Nous avons également aidé nos clients à réduire leurs coûts, à optimiser leur productivité, à mieux respecter l'environnement et à sécuriser leurs structures documentaires.

Depuis plus de 15 ans, Xerox permet à ses clients d'atteindre leurs objectifs. N'hésitez pas à nous contacter. Nous verrons ainsi comment nous pouvons vous apporter de la valeur ajoutée et réfl échirons ensemble à des solutions adaptées à votre situation.

Shaun PantlingMembre du conseil d’administration et Directeur général Global Document OutsourcingXerox Europe

3

Banque et Finance

5

Externaliser les services afi n de contrôler les coûts et respecter la politique de l’entrepriseÉtablissement bancaire au Portugal

L’enjeu• Rationaliser une infrastructure d’impression

hétérogène, répartie sur neuf étages, ne répondant pas aux besoins des 900 salariés de la banque

• Réduire les coûts d’impression en mettant en place des politiques d’impression et en gérant plus effi cacement la maintenance et les consommables

• Respecter une politique environnementale et de développement durable

La solution• Installation de moyens d’impression de toute

dernière génération

• Contrat de service prévoyant la présence sur site d’un directeur d’exploitation Xerox chargé de superviser le parc d’équipements, de traiter les demandes d’assistance technique et d’assurer la gestion de la maintenance préventive et des consommables

• Assistance dans la mise en place d’un plan de communication interne et de processus de conduite du changement visant à impliquer les salariés et assurer une transition réussie vers la nouvelle infrastructure d’impression

Les résultats• Amélioration de la satisfaction client

• Réduction signifi cative des délais d’intervention du service support

• Réduction d’environ 25 % du volume de papier utilisé

• Maîtrise totale des coûts

• Réduction d’environ 27 % des émissions de gaz à effet de serre

• Baisse d’environ 33 % de la consommation d’énergie

• Collaborateurs libres de concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier

Portugal

Pays :

Principaux avantages pour le client :

Réduction des coûts

Environnement

Productivité des utilisateurs

33 %de réduction de la consommation énergétique

6

Éliminer les ineffi cacités et économiser des millionsBanque de détail européenne

L’enjeu• Maîtriser les activités d’impression et de copie

ainsi que les budgets gérés individuellement par les départements

• Optimiser l’utilisation des équipements, plus particulièrement celle des périphériques sous-utilisés

• Identifi er et gérer l’ensemble des coûts de production documentaire masqués dans les budgets individuels

La solution• Service de gestion déléguée des moyens

d’impression matériel, consommables et maintenance

• Contrat de coût à la page simple avec niveaux de service garantis

• Gestion proactive de l’utilisation des périphériques afi n de garantir des améliorations et des réductions de coûts

Les résultats• Économies annuelles de 3,8 millions

de livres sterling

• 40 % de périphériques en moins

• Transparence totale des coûts et contrôle de gestion complet

Pays :

R-U



3,8 millions de livres sterlingd’économies annuelles

7

Atteindre les objectifs prioritaire et réduire les coûtsOrganisation mondiale de services fi nanciers

L’enjeu• Réduire les coûts d’impression (centre de

reprographie et impression externe)

• Réaliser des économies grâce à l’intégration desopérations dans différentes divisions

• Assurer des délais d’impression rapides pour satisfaire les contrats de niveau de service internes pour les documents prioritaires

• Limiter les dépenses vers les fournisseurs non agréés

La solution• Service d’impression avec paiement à l’usage,

adaptable et évolutif

• Introduction de nouveautés technologiques pour imprimer rapidement les tirages longs et les documents prioritaires

• Campagne pour récupérer les travaux externalisés et les produire en interne

• Mise en place d’un système de facturation interne

• Rapports sur l’utilisation et les dépenses

Les résultats• 7 % de réduction du coût moyen d’impression

à la page

• 25 % de réduction sur les coûts annuels des impressions sortantes par salarié

• 100 % des argumentaires de vente prioritaires produits dans l’heure, conformément au contrat de niveau service

• Élimination des dépenses ponctuelles liées aux fournisseurs non agréés

Pays :

R-U



Rapidité d’exécution

100 %des travaux réalisés en une heure

« Le service Xerox fonctionne parfaitement. Il nécessite une gestion minimale de notre part et dépasse les exigences de l’entreprise en terme de contrat de niveau de service . »Vendor Management Lead Global Financial Services Organisation

8

Assurance9

Fournir un service de haute qualité à des milliers de collaborateursSociété européenne de services fi nanciers

L’enjeu• Mettre en place un service documentaire

pour répondre aux besoins bureautiques de 14 000 salariés répartis sur 150 sites, produisant 120 millions de pages par an

• Sous-traiter à un prestataire la gestion de l’intégralité du projet et des services y compris le choix et l’installation des équipements et la mise en œuvre de nouveaux processus

• Réduire les coûts d’impression tout en améliorant la qualité et les processus internes

La solution• Gestion déléguée des impressions, y compris d’un

service d’assistance de premier niveau sur site

• Optimisation du parc de périphériques initialement à 5 500 machines, puis mises à niveau technologiques en fonction de l’évolution des besoins

• Formation continue pour les salariés et mise en place de formations en ligne

• Introduction de l’impression sécurisée

• Suivi des volumes d’impression

• Contrat de coût à la page avec partage des gains de productivité

Les résultats• Amélioration du service offert aux salariés : gain

de temps et d’effi cacité, disponibilité et qualité des services accrues

• Confi dentialité assurée grâce à l’impression sécurisée

• Réduction des coûts d’environ 30 %

France

Pays :



Sécurité des informations et risques


30 %de réduction des coûts

10

Santé11

Gérer les services d’impression à l’échelle de l’entreprise afi n de garantir l’homogénéité du serviceGroupe pharmaceutique international

L’enjeu• Réduire de plus de 15 millions de dollars

l’ensemble des dépenses annuelles liées aux documents bureautiques

• Standardiser les services d’impression sans impacter les utilisateurs

• Améliorer les fonctionnalités d’impression pour 10 000 utilisateurs produisant plus de 50 millions de pages par an

La solution• Déploiement progressif d’un service de gestion

déléguée des impressions, comprenant les achats, la gestion du parc, l’assistance technique et la maintenance, sur plus de 70 sites dans 19 pays

• Retrait des périphériques obsolètes

• Ajout de fonctionnalités, notamment l’impression sécurisée

• Support proactif et analyse des indicateurs de performance clés

Les résultats• 30 % de réduction des coûts

• Réduction du nombre de périphériques de 4 000 à 1 500 soit 2 500 équipements retirés du bilan

• Dérangement minimal des utilisateurs grâce au déploiement progressif de la solution

• Améliorations signifi catives de la qualité, de la vitesse, de la capacité d’impression ainsi que de la disponibilité et de l’utilisation des équipements

International

Pays :




12

Secteur public13

Fournir un service d’impression optimum, en toute simplicitéOffi ce européen des brevets

L’enjeu• Gérer les processus papier utilisés pour les

demandes de brevets – 100 000 publications par an

• Assurer le support imprimantes dans l’ensemble de l’entreprise, grâce à des alertes automatiques et la résolution rapide des problèmes

• Fournir un service fi able et simple d’un point de vue opérationnel pouvant assurer l’impression, dans quatre pays, de 200 millions de pages par an

La solution• Installation de 600 multifonctions et de

27 imprimantes gros volumes pour la production de documentation spécialisée

• Déploiement fl uide du service sans interruption des opérations

• Surveillance continue à distance

• Service d’assistance centralisé sur site, entièrement géré, fournissant un support multi-pays

Les résultats• Service extrêmement fi able, atteignant les

objectifs de disponibilité de plus de 98 %

• 70 % des incidents résolus par le service d’assistance avant même que les utilisateurs ne s’en aperçoivent de leur existence

• Rapports de gestion mensuels, clairs, précis et détaillés

Pays :

Europe



98 %de taux de disponibilité

« Nous disposons à présent d’une infrastructure d’impression de pointe qui fournit un service extrêmement fi able, ce qui est essentiel pour notre activité. »Pierre Fisher, Administrator Operational Services Printing, Scanning, Fax Offi ce européen des brevets

14

Optimiser l’infrastructure afi n de réduire les coûts et redéployer le support informatiqueConseil régional français

L’enjeu• Rechercher de nouveaux moyens pour améliorer

l’infrastructure d’impression

• Respecter les engagements pris en matière de développement durable

• Veiller à simplifi er les processus d’impression pour les utilisateurs

• Redéployer le support informatique dans d’autres domaines

La solution• Rationalisation des périphériques

• Introduction d’une politique d’impression pour encourager les comportements écologiques

• Plans de formation (sur site, via le Web et la vidéo) pour répondre aux besoins locaux

• Simplifi cation des processus opérationnels

• Intégration de la nomenclature du client dans les procédures d’assistance Xerox

• Visite hebdomadaire sur site d’un technicien pour un support proactif

Les résultats• Augmentation du nombre d’utilisateurs par

imprimante de 4 à 12

• Dérangement minimal des utilisateurs pendant le projet

• 20 % de réduction de coûts

• Environnement d’impression plus écologique

• Amélioration du service et de l’expérience utilisateur grâce à la standardisation et à la formation

• Libération de ressources informatiques précieuses

France

Pays :



Environnement



15

Fournir localement un service de reprographie haute qualitéUniversité de Rotterdam

L’enjeu• Améliorer et étendre les services du centre

de reprographie

• Éviter aux étudiants des cinq campus de l’université d’avoir à se déplacer jusqu’au centre de reprographie

• Améliorer la disponibilité des imprimantes et des copieurs installés sur les campus, parfois hors service pendant des heures en raison de l’absence de contrôle à distance

La solution• Ouverture de deux nouveaux « points service »

reprographie afi n de répartir la charge de travail et améliorer les temps de réponse

• Accès en ligne aux services de reprographie centralisés

• Introduction de nouveaux services créatifs, pour la mise en page, la conception et la publication de bureau

• Installation de copieurs modernes à des endroits stratégiques sur chaque campus

• Contrôle et gestion à distance des périphériques

Les résultats• Les visiteurs n’ont plus besoin de se déplacer en

personne au centre de reprographie

• Plus grande effi cacité et accessibilité des services de reprographie

• Taux de disponibilité du parc de plus de 98 %

• Réduction des coûts de 10 à 15 % et transparence totale

Pays :

Pays-Bas

98 %de disponibilité garantie




« Nous avons fait appel à Xerox car nous étions convaincus de la qualité des services. Ils ont l’expérience et les ressources que nous recherchions et nous avons été impressionnés par les niveaux de service proposés. »Wim Burghout, Senior Employee of Expert ServicesRotterdam University

16

Imprimer à la demande pour réduire les déchetsHogeschool Utrecht : Université des Pays-Bas

L’enjeu• Réduire les coûts d’impression et de droits

d’auteur en éliminant la surproduction de supports de cours à l’intention des étudiants

• En conséquence, fermer l’atelier de reprographie sur site et redéployer son personnel

La solution• Remplacement de l’atelier sur site par un service

d’impression en ligne

• Achat de supports de cours directement en ligne par les étudiants, ce qui permet d’aligner le nombre d’exemplaires à imprimer à la demande

• Vérifi cation automatique des documents auprès de l’agence chargée de la gestion des droits d’auteur afi n de déterminer le montant des droits à acquitter

• Réalisation de rapports précis sur l’utilisation de documents soumis au droit d’auteur à l’agence chargée des droits d’auteur

• Pour les étudiants, facturation précise, en fonction du nombre d’exemplaires, et livraison sur site

Les résultats• Réduction des déchets de 20 %

• Baisse du montant de droits d’auteur

• Réduction des coûts d’impression

• Élimination du coût de l’atelier sur site

• Pour les étudiants, accès facilité aux supports de cours actuels et précédents, au même tarif

• Réduction de la charge de travail des professeurs et du personnel

Pays :

Pays-Bas



Environnement


« Nous avons économisé beaucoup en termes de personnel, d’espace, de déchets et d’investissement dans le règlement de droits d’auteur inutiles. »Jan Dekker, IT Project LeaderHogeschool Utrecht

20 %de déchets en moins

17

Rationaliser la chaîne d’approvisionnement pour un meilleur serviceMinistère britannique du Travail et des Retraites

L’enjeu• Repenser et moderniser la chaîne

d’approvisionnement documentaire afi n d’améliorer la qualité des informations et l’accès aux documents pour plus de 20 millions d’usagers

• Respecter les exigences gouvernementales très strictes visant à améliorer l’effi cacité et à réduire les coûts

• Éliminer les processus répétitifs exécutés par les divers fournisseurs travaillant de manière cloisonnée dans plusieurs départements

• Intégrer les services documentaires au sein d’un millier de bureaux

La solution• Amélioration continue du service, mesurée par

rapport à des objectifs stricts et générant de la valeur à chaque étape

• Transformation des services documentaires et rationalisation de la chaîne d’approvisionnement fragmentée, l’intégration étant assurée par un partenariat organisé par Xerox

• Infrastructure de gestion unique pour l’ensemble des services d’impression et besoins associés

• Centre de contacts dédié et entrepôt de 2 500 m² pour gérer effi cacement la chaîne logistique et la distribution

Les résultats• Réduction de 12 % de la superfi cie des entrepôts

(de 8 407 à 7 432 m²)

• Réduction de 66 % des impressions inutiles

• Cycle de révision moyen des documents raccourci de 40 %, de cinq mois à trois mois

• Amélioration de la qualité et de l’accessibilité des informations pour les citoyens

• Économies globales de 21 %, conformes aux objectifs d’effi cacité du gouvernement

• Pour le personnel, point de contact unique et système d’approvisionnement en ligne pour toute commande d’impressions, de copies ou de papeterie

Pays :

R-U



Environnement

Solution orientée client

21 %d’économies conformes aux objectifs fi xés par le gouvernement

« Xerox va nous aider à fournir des produits et des services de meilleure qualité et à participer à une transformation majeure de notre mode d’interaction avec nos clients. »David Smith, Directeur commercial Ministère britannique du Travail et des Retraites

18

Industrie automobile19

Gagner en effi cacité et mettre en place un développement durable à l’échelle mondialeGroupe Fiat

L’enjeu• Réduire les coûts de l’infrastructure informatique

en simplifi ant et en standardisant l’infrastructure d’impression globale

• Réduire les coûts d’exploitation grâce à une gestion plus effi cace des processus d’impression

• Améliorer la productivité et soutenir la croissance à long terme

• Développer des pratiques d’excellence en matière de développement durable

La solution• Contrat de service de gestion déléguée des

impressions, couvrant initialement cinq pays et plus par la suite

• Consolidation du parc d’équipements d’impression via le déploiement de multifonctions

• Utilisation de la « calculatrice carbone » Xerox® pour supporter les objectifs de développement durable

• Examen régulier des performances

Les résultats• Connaissance du montant exact des

dépenses et des économies

• 30 % de réduction estimée des coûts d’exploitation

• Augmentation de la productivité des collaborateurs : détection et résolution des incidents survenant sur les périphériques avant qu’ils ne posent problème

• Contribution aux 50 % de réduction prévu de la consommation d’énergie

International

Pays :



Environnement


30 %de réduction estimée des coûts d’exploitation

20

Industrie21

Réaliser des économies grâce à un service d’impression d’entreprise uniqueMultinationale spécialisée dans les produits chimiques

* Résultats fournis par la « calculatrice carbone » de Xerox®. Les impacts sur l’environnement sont évalués à partir de l’analyse du cycle de vie en tenant compte de tous les aspects de l’activité documentaire de l’entreprise : charge environnementale, acquisition des matières premières, production et opération.

† Prévision d’économies sur un contrat de cinq ans.

L’enjeu• Mettre en œuvre un service de gestion

déléguée cohérent pour l’impression, la copie, la numérisation et la télécopie dans une cinquantaine de pays afi n de réduire les coûts et d’améliorer le contrôle et la cohérence de ces activités

• Utiliser plus effi cacement les 14 centres de production répartis dans six pays

• Respecter les exigences en matière de développement durable

La solution• Service de gestion déléguée couvrant l’ensemble

des impressions du groupe dans le monde, assuré dans le cadre d’un contrat global unique

• Rationalisation des périphériques

• Nouvelles fonctionnalités d’impression, dont l’impression sécurisée

• Soumission électronique des travaux au centre de reprographie

• Support mondial disponible 24 h sur 24

Les résultats• 21 millions de dollars d’économies prévues sur les

coûts d’impression sur les cinq ans du contrat

• Disponibilité des périphériques de 99,5 %

• Augmentation de la fi abilité de 22 %

• Taux de satisfaction des centres de reprographie de 99,6 %

• 43 % d’économies d’énergie pour l’impression de bureau et réduction des émissions de CO2 de 634,2 tonnes par an (US)*

International

Pays :



Environnement


21 millions de dollarsprévus d’économies†

22

Regagner la maîtrise des activités suite à une acquisitionGroupe International Forest Products Corporation

L’enjeu• Réduire le coût de l’impression sur les sites

européens suite aux ineffi cacités résultant de l’acquisition

• Améliorer le service offert aux sites européens situés dans des zones reculées et affectées par des problèmes climatiques et de communication

• Se recentrer sur le cœur de métier du groupe et déléguer la gestion des impressions et des contrats à un fournisseur unique

La solution• Mise en place d’une politique de standardisation

et d’optimisation de l’environnement d’impression

• Rationalisation du parc d’imprimantes et réduction à 4 000 équipements, dont des équipements de back-up, des imprimantes personnelles et des équipements de production

• Contrat de niveau de service unique dans 14 pays et support assuré en cinq langues

• Système de facturation consolidé et simplifi é, avec génération de rapports d’activités

Les résultats• Réduction des coûts de 25 % par an

• Réduction du parc d’imprimantes de 50 %

• Temps d’indisponibilité des équipements pratiquement nul

• Ressources internes libres de concentrer leurs efforts sur leur cœur de métier

• Processus métiers rationalisés grâce à l’amélioration de la facturation et du reporting

Europe

Pays :




25 %de réduction des coûts par an

23

Rationaliser l’archivage pour une productivité accrueSiemens Italie

L’enjeu• Gérer les archives papier plus effi cacement

• Créer un système plus effi cace pour traiter environ 100 000 factures par an

• Rationaliser le parc d’équipements bureautiques (plusieurs marques et modèles) dont la gestion est diffi cile et coûteuse

• Déterminer les volumes d’impression et les coûts associés

La solution• Archivage numérique de plus de

23 500 documents

• Déploiement de « points service » Xerox pour la gestion des factures et autres documents commerciaux, servant d’interfaces principales pour le système d’archivage numérique

• Évaluation du parc d’imprimantes et copieurs existants ; rationalisation des moyens d’impression par 190 multifonctions

• Service complet de gestion déléguée des impressions couvrant le parc optimisé

Les résultats• Amélioration des procédures de vérifi cation,

de validation, de consultation des documents et augmentation massive de la productivité

• Cohérence des processus ; allégement et rationalisation des processus via les « points service »

• Réduction de plus de 20 % des dépenses d’impression et de copie

• Tranquillité d’esprit et continuité de service garantie

• Réduction du gaspillage papier et de la consommation d’énergie

Italie

Pays :



Environnement


20 %d’économies sur les impressions et les copies

« Xerox s’est révélé être un véritable partenaire de Siemens et nous a permis de moderniser considérablement tous les aspects de notre gestion documentaire. »Federico Caimi, Directeur de la division des services partagés mondiaux Siemens Italia

24

Créer un plan d’action pour améliorer l’effi cacité d’entrepriseCarillion

* Économies dans les six premiers mois du contrat.

L’enjeu• Réduire les coûts et augmenter l’effi cacité de la

production de documents

• Remédier à la sous-utilisation ou à la sur-utilisation des équipements bureautiques très nombreux et diversifi és

• Déployer le plan d’action adopté aux autres acquisitions

La solution• Mise en place d’une stratégie de production

documentaire cohérente commune à toute l’entreprise

• Système de suivi en ligne des équipements permettant de surveiller le parc

• Modèle favorisant l’effi cacité et la productivité et pouvant être appliqué aux nouvelles acquisitions

Les résultats• Réduction du parc de Carillion de 60 %, soit plus

de 3 000 imprimantes et copieurs à seulement 800 imprimantes et 450 multifonctions

• Économies de plus de 600 000 livres sterling sur les six premiers mois

• Contrôle accru et plus grande effi cacité lors des acquisitions suivantes

• Diminution de la charge administrative et donc réduction de l’ensemble des coûts

R-U

Pays :



Flexibilité et évolutivité

« Je suis extrêmement confi ant : quels que soient les projets de l’entreprise, je sais que Xerox sera là pour nous aider. »Steve Connor, Directeur informatique Carillion plc

600 000livres sterlingÉconomies initiales*

25

Travailler plus effi cacement, de manière plus sécurisée et durableQinetiQ


L’enjeu• Améliorer la mobilité et la productivité du

personnel réparti sur les 80 sites britanniques

• Assurer la sécurité et la confi dentialité

• Améliorer l’effi cacité en rationalisant le parc composé de différents modèles d’imprimantes et de copieurs

• Accélérer la maintenance et les réparations

• Suivre les coûts plus effi cacement

• Soutenir les objectifs environnementaux de l’entreprise

La solution• Services de gestion déléguée et d’assistance

couvrant les activités de numérisation, impression et copie

• Introduction de périphériques en réseau afi n de favoriser la mobilité et permettre la gestion et le contrôle centralisés des équipements

• Impression sécurisée depuis n’importe quelle imprimante grâce à l’utilisation de badges RFID

• Numérisation intelligente grâce à la reconnaissance optique des caractères et au marquage des contenus sensibles

Les résultats• Gains de productivité, les utilisateurs se trouvant

toujours à dix mètres d’une imprimante monochrome et à 30 mètres d’une imprimante couleur

• Parc optimisé comptant 1 000 appareils composés de huit types de périphériques, tous dotés d’une confi guration standard

• Réactivité accrue pour la maintenance, la résolution des incidents et l’analyse des coûts

• Réduction de 44 % de la consommation d’énergie*

• Réduction de 42 % de la production de déchets solides*

R-U

Pays :


Environnement

Sécurité des informations et risques


44 %de réduction de la consommation d’énergie

« Nous disposons à présent d’une infrastructure standard, et avons instauré un ensemble de pratiques, qui garantissent à notre personnel un service de qualité, sur chacun de nos sites. »Lewis Doyle, Directeur Général, Services Partagés, QinetiQ

26

Hautes technologies27

Harmoniser les processus au niveau mondial, des contrats à la facturationFabricant mondial de téléphones mobiles

L’enjeu• Harmoniser les processus au niveau mondial,

de la rédaction des contrats à la livraison et à la facturation

• Réduire les coûts d’impression de 120 millions de pages par an

• Réduire le nombre d’actifs

• Assurer la fl exibilité afi n de s’adapter à l’évolution rapide de l’environnement économique

• Permettre l’impression simple et de qualité à tous les utilisateurs, y compris le personnel nomade

La solution• Externalisation des services d’impression, de

numérisation et de copie via la gestion déléguée de l’infrastructure d’impression regroupant 3 500 périphériques en réseau dans le monde

• Redéploiement des périphériques existants dans la mesure du possible et ajout de nouveaux périphériques en fonction des besoins

• Gestion à distance pour accélérer la prise de décision et la résolution des incidents

Les résultats• Processus communs pour les 40 000 collaborateurs

du groupe dans le monde

• Élimination des serveurs d’impression

• Simplifi cation et réduction signifi cative des coûts

• Service évoluant en même temps que l’entreprise et en adéquation avec sa stratégie opérationnelle

• Impression plus simple pour tous ; réduction de 40 % du nombre d’appels au centre d’assistance

International

Pays :





40 %d’appels en moins au centre d’assistance

28

Contrôler les coûts d’impression avec une solution globaleEntreprise du secteur des technologies de l’information

L’enjeu• Standardiser les capacités d’impression

• Réduire les coûts opérationnels et de maintenance

• Centraliser le contrôle budgétaire des dépenses d’impression

• Soutenir les objectifs environnementaux

• Éliminer le manque de cohérence en matière de support (fournisseurs multiples)

• Gérer effi cacement les équipements

• Satisfaire les besoins de 40 000 collaborateurs

La solution• Optimisation et rationalisation de

l’environnement de bureau

• Logiciel Xerox® et processus standardisé pour la gestion des imprimantes

• Recyclage des cartouches de toner pour les imprimantes laser et introduction de systèmes à encre solide

• Solution évolutive pouvant être reproduite sur tous les sites de l’entreprise

Les résultats• Réduction des coûts de 30 % soit plus de

7 millions de dollars d’économies par an

• Amélioration de 35 % du ratio utilisateurs/périphérique

• Diminution du coût moyen par page de 55 %

• Flexibilité régionale

• Contrôle des coûts centralisé

• Amélioration des processus de facturation au niveau régional

• Plus de 20 tonnes de déchets en moins

International

Pays :



Environnement


7 millions de dollarsd’économies par an

« Nous mettons à profi t l’expertise de Xerox en matière de gestion déléguée des impressions … pour apporter de la valeur à nos unités opérationnelles, des économies au service informatique et la possibilité de réinvestir ces économies dans des innovations technologiques. »Responsable des technologies de l’information

29

Innover avec un service d’excellenceFabricant de systèmes d’ exploitations et de logiciels

L’enjeu• Regrouper trois sites de l’entreprise dans un

campus innovant et éco-citoyen

• Rationaliser le parc d’imprimantes

• Travailler de manière plus écologique

• Profi ter des innovations technologiques et des outils de mobilité

La solution• Externalisation de tous les services : impression,

maintenance de premier niveau, gestion des consommables et support utilisateur

• Standardisation des périphériques d’impression

• Logiciel de gestion des fl ux de production et des travaux pour gagner en effi cacité

• Solution avec lecteur de badge : utilisation du badge d’accès sécurisé pour s’authentifi er et libérer l’impression

Les résultats• Augmentation du nombre d’utilisateurs par

périphérique (40 comparé à 15 précédemment)

• Taux de disponibilité des périphériques supérieur à 98 %

• Réduction des volumes d’impression de 30 %

• Amélioration des niveaux de service offerts aux utilisateurs grâce au support sur site

• Moins de gaspillage de papier grâce à la fonction d’impression « follow me »

• Résultats mesurables, notamment en matière de développement durable, grâce aux fonctions de reporting

France

Pays :



Environnement

30 %de réduction des volumes d’impression

30

Communications31

Améliorer le service client et réduire les coûtsBritish Telecom


L’enjeu• Atteindre des objectifs ambitieux de réduction

des coûts

• Contribuer au programme écologique de BT en réduisant l’empreinte carbone des activités d’impression

• Améliorer les niveaux de service en matière d’impression pour les utilisateurs

La solution• Déploiement d’un programme d’amélioration des

services dans toute l’entreprise, portant dans un premier temps sur l’impression de bureau, puis sur la production centralisée

• Développement et mise en œuvre de processus améliorés pour remplir les nouveaux engagements en matière de service

• Nouveau programme de communication pour résoudre les problèmes courants

Les résultats• 10,4 millions de livres sterling d’économies sur

quatre ans pour les activités d’impression

• 40 % d’économies sur les activités de reprographie

• Augmentation du nombre d’utilisateurs par périphérique

• Réduction de 50 % de l’empreinte carbone*

• Satisfaction des utilisateurs supérieure aux objectifs fi xés

R-U

Pays :



Environnement


10,4 millions de livres sterlingéconomisés sur quatre ans

« La communication avec Xerox est ouverte et franche ; nous échangeons et Xerox fait preuve de souplesse et nous apporte des réponses innovantes. Et nous espérons bien atteindre certains de nos objectifs particulièrement ambitieux. »Alan Quearns, Responsable ServicesBT

32

Commerce de détail et produits de consommation

33

Dégager de nouvelles économies grâce à la consolidationProcter & Gamble

L’enjeu• Faire passer la société à l’ère du numérique

• Améliorer l’effi cacité et réduire les coûts d’impression en consolidant, centralisant et externalisant la gestion de 45 000 périphériques répartis sur 200 sites (avec un rapport de 4 utilisateurs par équipement)

• Rendre le lieu de travail plus respectueux de l’environnement

La solution• Contrat de service de gestion déléguée des

impressions de cinq ans, couvrant l’impression de production, l’impression bureautique et les impressions réalisées par les télétravailleurs

• Rationalisation des moyens d’impression et réduction à moins de 10 000 équipements

• Formation sur site pour aider les collaborateurs de P&G à s’adapter au nouvel environnement d’impression

• Portail Web destiné à la formation en ligne, à l’approvisionnement des consommables et au support

• Programme de conduite du changement pour accompagner le personnel lors de la transition

Les résultats• Réduction des coûts d’exploitation de 27 %

sur les premiers 65 sites concernés

• Réduction prévue des coûts énergétiques liés à l’impression d’au moins 30 % et réduction de la consommation de papier de 20-30 % par an

• Ratio moyen de 15 utilisateurs par équipement

• Disponibilité des systèmes de plus de 99 % (4 % de mieux que les objectifs)

International

Pays :



Environnement


27 %de réduction des coûts d’exploitation

« Simplifi er notre infrastructure mondiale d’impression nous permet de renforcer notre fi abilité et notre effi cacité, modifi ant ainsi notre façon de travailler. »Filippo Passerini, Responsable des technologies de l’information et Directeur général, Global Business ServicesProcter & Gamble

34

Optimiser et centraliser pour gérer la croissanceEuropart – Fournisseur allemand de pièces détachées automobiles

L’enjeu• Gérer un volume de documents de plus en plus

important dû à la forte croissance de l’activité (20 % par an)

• Standardiser les procédures de production de documents

• Introduire plus d’effi cacité dans l’impression et la diffusion des documents marketing produits dans 24 langues différentes

• Permettre au personnel du siège de se concentrer sur leur cœur de métier, l’achat et la vente

La solution• Évaluation et conseils pour améliorer l’ensemble

des processus de gestion des documents : impression, marketing, factures et bons de livraison

• Services de gestion déléguée des impressions et des traductions

• Centralisation des processus d’impression et de livraison des documents marketing

• Numérisation et contrôle des factures entrantes (utilisation de la reconnaissance optique de caractères)

• Portail en ligne pour la gestion des bons de livraison et des demandes client

Les résultats• Réduction de 30 % de l’ensemble des coûts de

gestion documentaire

• Réduction de 15 % des frais d’envoi

• 20 à 30 % d’économies sur les coûts des supports marketing

• Traitement plus rapide des demandes client

• Réduction des coûts de stockage des consommables

• Transparence des coûts

• Réduction de la charge de travail manuelle

Allemagne

Pays :





30 %de réduction des coûts de gestion documentaire

35

Attirer les clients avec des brochures commerciales de grande qualitéKrogsveen – l’un des leaders de l’immobilier norvégien

L’enjeu• Améliorer et uniformiser la qualité des brochures

de vente de biens immobiliers, comportant des photos et des informations légales obligatoires, produites localement et essentielles à l’activité des agences

• Minimiser les coûts de production des brochures pour les clients

La solution• Mise en réseau des 45 agences Krogsveen avec

un site de production centralisé Xerox, dédié à leurs activités

• Logiciel personnalisé développé par Xerox, utilisé par les agences locales pour assembler toutes les informations requises dans un document prêt à l’impression

• Impression des documents d’un simple clic

• Consolidation du parc d’imprimantes et de copieurs réduit à deux modèles Xerox, ce qui facilite la maintenance et le support

Les résultats• Élimination des incohérences qu’engendrait

l’impression locale des brochures

• Brochures de meilleure qualité, plus effi caces, produites en moins de 24 heures, ce qui améliore le service client

• Souplesse du service, qui dépasse les engagements de niveau de service

• Permet aux équipes Krogsveen de se concentrer sur leur activité principale, la vente de biens immobiliers

• 30 à 40 % d’économies estimées sur la production des brochures

Norvège

Pays :





30 à 40 %d’économies estimées

« Il est clair que Xerox a compris notre activité et s’est montré à même de fournir la qualité et la fi abilité que nous attendions. Ils se sont également engagés sur des niveaux de service très élevés. »Directeur Krogsveen

36

Services37

Optimiser le parc pour assurer cohérence et effi cacitéGroupe Prosegur – Société mondiale de services de sécurité

L’enjeu• Réduire les coûts d’exploitation liés à l'impression

• Standardiser le parc d’imprimantes afi n de garantir un même niveau de fonctionnalités

• Optimiser l’utilisation des équipements

• Travailler avec un partenaire unique capable de fournir un support consistent au niveau mondial

La solution• Contrat souple de services de gestion déléguée

des impressions

• Installation de plus de 200 multifonctions sur 40 sites en Espagne

• Service d’assistance offrant un support personnalisé aux analystes et aux techniciens

Les résultats• 15 % de réduction du coût total de possession

• Amélioration du service auprès des utilisateurs

• Plus de temps pour se concentrer à des activités d’importance stratégique

• Administration réduite avec une seule facture par mois

• Possibilité d’intégrer d’autres divisions du groupe par la suite

Espagne

Pays :






38

Garantir l’adéquation des services d’impression stratégiques avec les besoins de l’entrepriseClifford Chance

L’enjeu• Améliorer la qualité des services d’impression,

essentiels pour soutenir l’évolution rapide des besoins du cabinet

• Intégrer et rationaliser les responsabilités et les processus d’impression et de copie en place au bureau de Londres et créer un modèle pouvant être déployé sur l’ensemble des sites

• Apporter de la souplesse dans un environnement de travail en constante évolution

• Financer la nouvelle solution grâce au modèle de tarifi cation à la page

La solution• Installation d’imprimantes et de multifonctions

sur l’ensemble des sites

• Analyse de l’environnement d’impression du bureau de Londres et examen des coûts actuels et des économies prévues

• Mise en place d’un service de gestion déléguée des impressions sur le site londonien

Les résultats• Réduction du parc de 2 840 à 2 350 périphériques

• Amélioration des niveaux de service et optimisation des fonctionnalités à un coût réduit

• Réduction signifi cative des coûts dès la première année du partenariat

• Tarifi cation à la page et facturation globale

• Rationalisation des processus

• Délais d’intervention contractuels : 30 minutes pour répondre à un incident, 2 heures pour le dépanner

R-U

Pays :





2 heuresmaximum pour résoudre un incident

« Nous avons senti que Xerox prenait le temps de bien nous connaître et de comprendre les exigences de notre entreprise. »Lee Doyle, Directeur, Business Operations Clifford Chance

39

Gérer l’ensemble des services d’impression de bureau, de production et externalisés comme un seul serviceSociété mondiale de services professionnels

L’enjeu• Mettre en place un service de gestion déléguée

pour l’ensemble des impressions de bureau et de production en les externalisant

• Réduire l’ensemble des coûts et instaurer un coût par page unique pour toutes les impressions

• Rendre les services plus accessibles, plus fi ables, cohérents, souples et durables

• Fournir de meilleures informations sur l’activité impression

• Atteindre les objectifs environnementaux de l’entreprise

La solution• Service d’impression d’entreprise entièrement

intégré, géré au moyen d’un ensemble commun de technologies, de standards et de processus

• Consolidation du parc et standardisation des périphériques sur l’ensemble des sites

• Surveillance continue du service afi n d’assurer l’adéquation permanente avec les besoins

• Nouvelles fonctionnalités telles que l’impression via son badge et la soumission en ligne des travaux d’impression

• Rapports d’activité pour tous les services, détaillés par utilisateur ou par périphérique

• Transfert d’immobilisations vers Xerox pour un montant de 150 000 livres sterling

• Transfert de 25 salariés à Xerox

Les résultats• Réduction de 29 % du coût total de possession

de l’impression, soit 200£ sterling par salarié et par an

• Réduction de 51 % des appels au centre de support utilisateurs

• Taux de satisfaction de 99 % pour les services d’impression de production

• Baisse de la consommation de papier et de consommables ; taux de recyclage de 100 %

• 18 % de réduction du volume d’impression

• 44 % de réduction du nombre de centres de reprographie de l’entreprise

• 25 % d’amélioration des délais de production des documents tels que les appels d’offres

R-U

Pays :



Environnement


29 %de réduction du coût total de possession

40

Faire le point et rationaliser pour réduire les coûtsReuters – Agence de presse internationale

L’enjeu• Contrôler les coûts en rationalisant le parc

d’équipements bureautiques de plus de 1 000 périphériques, sous-utilisés et coûteux à gérer, comptant 242 modèles de 27 constructeurs

• Améliorer l’expérience utilisateur grâce à une stratégie de support centralisé

La solution• Recensement détaillé du parc actuel et

détermination des coûts associés

• Mise en œuvre d’un service complet de gestion déléguée de la production documentaire

• Retrait des périphériques ineffi caces et onéreux, en les remplacant par de nouvelles machines moins nombreuses mais plus adaptées

• Support sur site en coordination avec le fournisseur de services IT

• Centre de production centralisé pour les documents volumineux ou spéciaux

Les résultats• Réduction de 19 % du coût total de possession

• 1,45 million de dollars d’économies garanties sur cinq ans

• Amélioration de la satisfaction des utilisateurs et de la productivité

• Niveau record pour la disponibilité des équipements

• Connaissance précise du montant des dépenses et des économies

R-U

Pays :




1,45 millions de dollarsd’économies garanties

« Tout fonctionne, la disponibilité des équipements n’a jamais été aussi élevée et on s’occupe de tout à notre place. De plus, nous savons exactement combien nous dépensons et combien nous économisons, et dans quels domaines. »Nigel Smith, IT Sourcing ManagerReuters

41

Index43

Index

Principaux avantages pour le client

Pays Client Secteur P

International Groupe Fiat • • • 20

Multinationale spécialisée dans les produits chimiques • • • 22

Fabricant mondial de téléphones mobiles • • • 28

Entreprise du secteur des technologies de l’information • • • 29

Procter & Gamble • • • 34

Europe Offi ce européen des brevets • 14

Groupe International Forest Products Corporation • • 23

France Société européenne de services fi nanciers • • • 10

Conseil régional français • • • 15

Fabricant de systèmes d’exploitation et de logiciels • • 28

Allemagne Europart – Fournisseur allemand de pièces détachées automobiles

• • • 35

Italie Siemens Italie • • • 24

44

Principaux avantages pour le client

Pays Client Secteur P

Pays-Bas Université de Rotterdam • • 16

Hogeschool Utrecht : Université des Pays-Bas • • • 17

Norway Krogsveen – l’un des leaders de l’immobilier norvégien • • • 36

Portugal Établissement bancaire au Portugal • • • 6

Spain Groupe Prosegur – Société mondiale de services de sécurité • • • 38

UK Banque de détail européenne • 7

Organisation mondiale de services fi nanciers • • 8

Ministère britannique du Travail et des Retraites • • • 18

Carillion • • 25

QinetiQ • • • 26

British Telecom • • • 32

Clifford Chance • • • 39

Société mondiale de services professionnels • • • 40

Reuters – Agence de presse internationale • • 41 Réduction des coûts

Environnement

Sécurité des informations et risquesProductivité des utilisateurs




Secteur :


Marchés bancaires et fi nanciers

Assurance

Santé

Secteur public

Industrie automobile

Industrie

Hautes technologies

CommunicationsCommerce de détail et produits de consommation

Services

45

À propos de Xerox

Une marque puissante et un partenaire de confi ance

• Leader reconnu de longue date sur le marché de l’externalisation des services documentaires

• Au service des plus grandes entreprises, dans plus de 160 pays

Prestations au niveau mondial

• Méthodologie rigoureuse Lean Six Sigma basée sur des données factuelles

• 79 centres de service dans le monde

• 500 sites et 66 500 collaborateurs

Excellence des services

• Prestations de qualité constante, au niveau mondial, garanties par des accords de niveau de service standard

• Conformité aux normes du secteur : ITIL, ISO 9001, ISO 14001 et ISO 27001

Offre de premier plan

• Leader mondial1 des services de gestion documentaire

• Leader mondial2 de l’externalisation des processus documentaires

• Leader3 sur le marché de la gestion déléguée des impressions

Technologie et innovation

• Plus de 9 400 brevets actifs

• 4 % du chiffre d’affaires dédié à la recherche et au développement

• Récompensé par la National Medal of Technology pour plus d’un demi-siècle d’innovation

1 Nelson Hall, 2009 2 Black Book of Outsourcing, 20093 Gartner 2010, IDC 2010, Quocirca 2010

46

nos clients. du nouveau en matière de gestion … · • contrat de service prévoyant la...

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