module 3 - gestion efficace entreprise-nouveau

GESTION EFFICACE D’UNE ENTREPRISE PAGE 1Planification du démarrage de l’entreprise – Module 3

d’initiation à la démarche de création d’entreprise

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Programme

MODULE 3

PLANIFICATION DU DEMARRAGE DE L’ENTREPRISE

- GESTION EFFICACE D’UNE ENTREPRISE

GESTION EFFICACE D’UNE ENTREPRISE Planification du démarrage de l’entreprise – Module 3

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION........................................................................................................3

ÉTAPE 1 RÉUSSITE OU ÉCHEC....................................................................................4

1. ÉLÉMENTS DE LA GESTION.............................................................................5

2. LE SUIVI DU PLAN D’AFFAIRES.......................................................................6

3. LE SUCCÈS ET LA RÉUSSITE..........................................................................7

ÉTAPE 2 LES 7 FONCTIONS DE VOTRE ENTREPRISE..............................................9

1. LES SEPT FONCTIONS...................................................................................10

2. L’ADMINISTRATION.........................................................................................12

3. LA GESTION DU BUREAU...............................................................................14

4. LE MARKETING................................................................................................16

5. LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES...............................................18

6. LA PRODUCTION.............................................................................................20

7. LA VENTE.........................................................................................................22

8. LA RECHERCHE ET LE DÉVELOPPEMENT...................................................24

ÉTAPE 3 LES RÉSEAUX D’AIDE.................................................................................25

LES AIDES POSSIBLES APRÈS LE DÉMARRAGE................................................26


INTRODUCTION

Le contenu de ce guide de formation, quoi qu’indépendant du plan d’affaires, n’en demeure pas moins un élément important puisqu’il définit la tâche de supervision que doit exercer l’entrepreneur en plus d’établir une interrelation entre les différentes fonctions d’une entreprise.

L’objectif sera donc d’aider l’entrepreneur à améliorer sa capacité de gestion par l’utilisation d’outils simples et concrets.


ÉTAPE 1RÉUSSITE OU ÉCHEC


1. ÉLÉMENTS DE LA GESTION

1. Tous les éléments de l’entreprise sont liés et interdépendants.

2. Le fonctionnement de l’entreprise est continuellement influencé par un environnement de contraintes externes.

3. Les sept fonctions suivantes sont essentielles à la survie d’une entreprise.

Administration

Gestion du bureau

MarketingGestion des Ressources Humaines

Production Vente Recherche et Développement


2. LE SUIVI DU PLAN D’AFFAIRES

Le démarrage de votre entreprise est la concrétisation de toutes les décisions stratégiques prises dans le cadre du processus de rédaction de votre plan d’affaires. Cet exercice de planification vous a permis de formuler des prévisions réalistes, mais il est possible que des ajustements soient nécessaires. En effet, pour maintenir l’équilibre financier de votre entreprise, il est important que vous suiviez systématiquement les revenus et les dépenses et ce, dès le démarrage.

Par exemple, votre local peut représenter des frais plus élevés que ceux prévus ou, encore, un employé auquel vous tenez beaucoup peut exiger un salaire plus élevé. Dans une telle situation, vous devez acquérir le réflexe de modifier à la baisse d’autres dépenses prévues pour le démarrage de l’entreprise.

Voici les différentes facettes de la gestion efficace de votre entreprise :

PLANIFICATION : Objectifs de revenus, profits et parts de marché Stratégies inhérentes à l’atteinte des objectifs Ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs Calendrier de réalisations

ORGANISATION : Obtention du financement Choix de l’emplacement et signature du bail Négociations avec les fournisseurs, conseillers ou sous-traitants Rénovations locatives Achat et installation des équipements Embauche et formation du personnel Achat d’espaces publicitaires Ouverture officielle

DIRECTION : Communication de la mission et de la philosophie d’affaires Répartition des responsabilités Autorisation de bons de commande, approbation des factures, émission

et signature des chèques

CONTRÔLE : Suivi des inventaires Contrôle des revenus et des dépenses Satisfaction de la clientèle Productivité des employés Rendement des équipements


3. LE SUCCÈS ET LA RÉUSSITE

Le succès et la réussite sont en fonction de :

1. La motivation du propriétaire de l’entreprise et de ses employés

2. La connaissance du secteur d’activités

3. L’importance de l’investissement

4. La rentabilité de l’entreprise

5. L’intérêt de la clientèle

6. Les qualités de gestionnaire

NOTES :

Pouvez-vous confirmer, à ce stade, que vous possédez les 6 éléments qui amènent au succès d’une entreprise ?


L’entrepreneur, qui réussit, possède une discipline personnelle.

L’entrepreneur, qui réussit, travaille de façon constante.

L’entrepreneur qui réussit, doit faire preuve de stratégies.

Discipline

Travail

Stratégies


ÉTAPE 2LES 7 FONCTIONS DE VOTRE ENTREPRISE


1. LES SEPT FONCTIONS

POUR RESTER EN AFFAIRES, IL EST ESSENTIEL D’AVOIR EN TÊTE, LES SEPT FONCTIONS EN MÊME TEMPS

1Administration

1Administration

3 Marketing

3 Marketing

5Production

5Production

7Recherche et développement

7Recherche et développement

2Gestion du bureau

2Gestion du bureau

4Gestion des ressources humaines

4Gestion des ressources humaines

6 Vente

6 Vente


L’ADMINISTRATION


2. L’ADMINISTRATION

Fonction 1 - 10%

1. COMPTABILITÉ Facturation Gestion des comptes à recevoir Compilation des revenus Analyse du prix de revient Suivi et compilation des dépenses fixes Gestion des comptes fournisseurs Réalisation des états financiers mensuels

2. FISCALITÉ Paiement des dus

3. ASPECTS JURIDIQUES Assurer la protection du propriétaire et de son entreprise

4. FINANCEMENT Respect des ententes de crédit Relation continue avec le responsable de

l’institution financière


LA GESTION DU BUREAU


3. LA GESTION DU BUREAU

Fonction 2 - 10%

3.1 RÉCEPTION ET OUVERTURE DU COURRIER :

3.2 CLASSEMENT DES DOSSIERS :

3.3 RÉCEPTION ET RETOUR DES APPELS :

3.4 SECRÉTARIAT :

3.5 GESTION DES RENDEZ-VOUS :


LE MARKETING


4. LE MARKETING

Fonction 3 - 8 %

4.1 ÉTUDES : Veille concurrentielle

Suivi des tendances

Intérêt vis-à-vis la commercialisation de nouveaux

produits ou services

4.2 CLIENTÈLE : La clientèle actuelle a-t-elle le profil de la clientèle

visée?

4.3 POSITIONNEMENT : Les concurrents ont-ils modifié leurs stratégies

depuis le démarrage de votre entreprise. Si oui,

votre positionnement est-il toujours pertinent?

4.4 STRATÉGIES: Mesurer le niveau de satisfaction de la clientèle

4.5 VISIBILITÉ OBTENUE : Combien de personnes ont vu, lu ou entendu

parler de l’entreprise depuis le démarrage

4.6 SAISONNALITÉ : Les dates de parution doivent-elles être révisées

afin de refléter davantage la saisonnalité du

produit/service

4.7 BUDGET : Le budget prévu au plan d’affaires est-il suffisant?

4.8 ÉCHÉANCIER : Les dates prévues sont-elles réalistes?


LA GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES


5. LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Fonction 4 - 50%

5.1 NOMBRE Le nombre d’employés correspond-il aux

besoins évolutifs de l’entreprise?

5.2 COMPÉTENCES Les employés ont-ils les compétences

recherchées?

5.3 RENDEMENT Les employés rencontrent-ils les objectifs qui

leur ont été fixés?

5.4 RESPONSABILITÉS Les employés s’acquittent-ils des tâches et

responsabilités qui leur sont assignées?

5.5 FORMATION Des besoins de formation ou de

perfectionnement se sont-ils présentés?

5.6 ESPACES DE TRAVAIL Les employés sont-ils confortables pour

s’acquitter de leurs tâches? Ont-ils la

concentration voulue? La confidentialité des

discussions est-elle respectée?

5.7 MOTIVATION Les employés sont-ils motivés (rémunération,

horaires de travail, etc.)?

Le taux d’absentéisme augmente-t-il?

Le taux de roulement est-il plus élevé que la

moyenne du secteur?

Le nombre d’heures supplémentaires est-il

justifié?

Le taux d’accidents de travail est-il élevé?

Le nombre d’avis disciplinaires est-il croissant?

5.8 RÉPUTATION / IMAGE Les employés apportent-ils leur contribution à la

crédibilité de l’entreprise?


LA PRODUCTION


6. LA PRODUCTION

Fonction 5 - 50%

6.1 QUALITÉ La qualité des produits fabriqués ou des

services rendus correspond-elle à vos

objectifs?

6.2 ÉQUIPEMENT Le rendement obtenu suffit-il à vos besoins?

Le nombre correspond-il au nombre

d’employés?

Les caractéristiques rencontrent-elles les

spécifications de la clientèle?

Les coûts d’entretien et de réparation sont-ils

plus élevés que prévu?

6.3 CÉDULE DE TRAVAIL Y a-t-il des périodes mortes ou, au contraire,

des goulots d’étranglement?

Y a-t-il des employés dont les capacités sont

inutilisées pendant une certaine période?

6.4 INSTALLATIONS La circulation est-elle sécuritaire?

Les installations ont une influence positive

ou négative sur la productivité?

Les stations de travail sont-elles situées à

proximité?

Les installations respectent-elles les lois?

6.5 DÉLAIS DE LIVRAISON Les ententes sont-elles réalistes?

Les ententes sont-elles respectées?

6.6 REBUTS, REJETS Le taux est-il plus élevé que la moyenne du

secteur?


LA VENTE


7. LA VENTE

Fonction 6 - 8 %

7.1 Les objectifs Sont-ils établis conjointement avec chaque

représentant?

Sont-ils définis par territoire?

Sont-ils largement dépassés?

Semblent-ils difficiles à atteindre?

7.2 L’équipe Est-elle complète?

A-t-elle été formée afin de maximiser son

efficacité?

Utilise-t-elle une approche adéquate avec la

clientèle?

A-t-elle les compétences voulues?

7.3 Les outils Les représentants sont-ils plus exigeants

que vous ne l’aviez prévu vis-à-vis leurs

outils de travail?

Avez-vous les moyens de rencontrer leurs

demandes?

7.4 Les facilités Les représentants ont-ils un bureau où ils

peuvent faire leurs appels et préparer leurs

dossiers?

7.5 L’évaluation Avez-vous instauré une méthode

systématique d’évaluation du rendement?


LA RECHERCHE ET LE DÉVELOPPEMENT


8. LA RECHERCHE ET LE DÉVELOPPEMENT

Fonction 7 - 3 %

8.1 Ressources internes Vos représentants formulent-ils de bonnes

recommandations, suggestions ou idées?

Vos employés vous font-ils part de leur

vision de développement ou d’amélioration?

8.2 Ressources externes Vos fournisseurs formulent-ils de bonnes


Vos clients font-ils de bonnes


8.3 Installations Avez-vous acquis les équipements dont vous

avez besoin pour effectuer une veille

technologique?

8.4 Abonnements Les magazines, publications ou périodiques

auxquels vous êtes abonnés représentent-ils

une bonne source d’idées?

8.5 Activités Les conférences, colloques ou expositions

auxquels vous participez sont-ils d’un apport

important?


ÉTAPE 3LES RÉSEAUX D’AIDE


LES AIDES POSSIBLES APRÈS LE DÉMARRAGE

1- COMITÉ AVISEUR ( C.A. )

2- PARRAIN, MARRAINE

3- INCUBATEUR

4- RÉSEAUX D’ENTREPRENEURS

5- ACCOMPAGNATEUR MOUKAWALATI

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