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Perfectionnement Web intelligence

1. Utiliser Web-intelligence..........................................................................................................................................21.1 L'univers utile......................................................................................................................................................21.2 La planification...................................................................................................................................................2

Procédure...............................................................................................................................................................2Consulter le résultat de la planification.................................................................................................................3Envoyer le résultat par courrier électronique........................................................................................................3

2. L’éditeur de requêtes de Web-i.................................................................................................................................52.1 Présentation de l'éditeur......................................................................................................................................52.2 Les invites...........................................................................................................................................................52.3 Comparer deux dimensions dans une condition..................................................................................................62.4 Utiliser les Et / Ou dans les conditions...............................................................................................................62.5 Requêtes combinées............................................................................................................................................7

a) requêtes Union..................................................................................................................................................7b) requêtes Minus..................................................................................................................................................7c) requêtes INTERSECT.......................................................................................................................................8

2.6 Les sous-requêtes................................................................................................................................................8Sous-requête d'exclusion.......................................................................................................................................9

3. Effectuer la mise en page du document..................................................................................................................103.1 Le texte ne tient pas dans la page. Que faire ?..................................................................................................103.2 Entêtes et pieds de page....................................................................................................................................113.3 Alignement des tableaux...................................................................................................................................113.4 Positionnement relatif des tableaux...................................................................................................................113.5 Insérer une invite dans une zone de titre...........................................................................................................123.6 Les ruptures.......................................................................................................................................................12

4. Tableaux, pourcentages, graphiques......................................................................................................................134.1 Créer un tableau................................................................................................................................................134.2 Tableau croisé à trois dimensions.....................................................................................................................134.3 Pourcentages et ratios........................................................................................................................................134.5 Formats de nombre personnalisés.....................................................................................................................144.6 Problèmes de comptages sur [Nb de jeunes], comptages d'identifiants............................................................144.7 Graphiques........................................................................................................................................................15

5. Les filtres de rapport...............................................................................................................................................165.1 Filtre simple.......................................................................................................................................................165.2 Filtre complexe..................................................................................................................................................165.3 Filtrer un indicateur à l'aide de l'opérateur "Where".........................................................................................165.4 Les filtres "Contrôles d'entrée".........................................................................................................................17

6. Formules et variables..............................................................................................................................................186.1 Comment créer une variable ?...........................................................................................................................186.2 Les formules Si Alors Sinon.............................................................................................................................19

Tranche d'âge.......................................................................................................................................................19Regroupement de valeurs (niveaux, communautés de communes…)................................................................19

6.3 Principales fonctions.........................................................................................................................................207. Alerteurs et palmarès...............................................................................................................................................22

7.1 Les alerteurs......................................................................................................................................................227.1 Les palmarès......................................................................................................................................................22

8. Utiliser Rich Client liens avec Excel......................................................................................................................238.1 Utiliser Rich Client............................................................................................................................................238.2 Liens avec Excel................................................................................................................................................23

Patrice Maixent, assistance et formations page 1/275 impasse porte St Jean, 17470 AULNAY, tél: 05 46 59 95 69 document.doc,29/09/12Courriel : [email protected]

1. Utiliser Web-intelligence

1.1 L'univers utileLes données de l'univers sont disponibles le plus souvent pour la fenêtre objet du résultat et la fenêtre filtres. On distingue 3 sortes d'éléments dans l'univers : les dimensions : la plupart des éléments. Utilisables à la fois en objet de résultat et condition les indicateurs : utilisés pour faire des comptages et des tableaux. Nb de jeunes, nb d'actualités... les informations : moins de possibilités que les dimensions

Il est important de faire le lien entre les objets de l'univers et les écrans de saisie.

Vous trouverez en ligne sur le site internet de l'assistance parcours, Guide de saisie section 303, deux documents vous permettant de retrouver les données à interroger :

o La fiche descriptive des objets classe par classeo Le classement par ordre alphabétique qui vous dira où trouver les objets

Ces documents ont été également fournis à la session "Initiation Webi"

1.2 La planification

Elle permet de programmer l’exécution d’une requête à une date et une heure précise. Cette exécution peut avoir lieu une fois ou bien régulièrement.

Les différentes versions de calcul sont conservées dans un historique. Vous pouvez les consulter. Utile pour garder les statistiques des mois antérieurs.

Le succès du calcul est moins hasardeux en mode planification. Le temps de calcul est plus rapide.

Procédure

Dans infoview faites un clic droit sur le nom de la requête et choisissez Planifier

Un panneau de commande vous permet de définir les options de planification.

Titre de l’instance Ne pas changer en principePériodicité Plusieurs options

Maintenant : le calcul sera effectué tout de suiteUne fois : le calcul est effectué à une date et une heure spécifiée. C’est ce qu’on utilise quand on a un document qui nécessite de redéfinir à chaque fois des invitesTous les… : plusieurs options possibles. Eviter toutes les heures ou tous les jours ! Ce type de planification n’a de sens que si le document n’a pas d’invite de dates.

Invites Définissez ici les valeurs de vos invitesFormat et destination Si vous cochez Emplacement de fichier alors le résultat de calcul

remplacera la version présente dans InfoView.Si vous ne cochez pas cette case alors le résultat du calcul ne sera pas visible dans InfoView mais dans l’historique de planification (voir ci-après).

Autres options Pour l’instant les autres options ne sont pas à utiliser

Cliquer ensuite sur le bouton <Planifier>. Le paramétrage est terminé. Attendez quelques instants et l’historique de planification sera visible.


Vous pouvez ensuite quitter InfoView et même Parcours. Vous n’avez pas besoin d’être connecté à Parcours.

Vous pouvez planifier le calcul pour les jours fériés (hors dimanche) ou le samedi matin. La période de calcul doit être entre 8h00 et 20h00 (12h00 pour le samedi). Choisissez les heures creuses pour effectuer le calcul des gros rapports.

Consulter le résultat de la planification

La colonne Dernière exécution dans infoview affiche l’heure de fin de calcul. La consultation du document source dans InfoView ne donne pas le résultat du calcul sauf si vous aviez coché Emplacement de fichier dans les paramètres lors de la planification.

Pour consulter le résultat faite un clic droit sur le nom de la requête dans InfoView et choisissez Historique.

Pour lire le résultat : cliquez sur la date dans la colonne Heure de l’instance.

Pour connaître les paramètres et les incidents de calcul, cliquez sur le statut dans la colonne Statut.

Même le statut Echec est affiché est affiché cela ne veut pas dire que le calcul n'a pas été effectué, vérifiez toujours le résultat même s'il y a eu échec

Pour supprimer un résultat de planification cliquez sur le titre du document pour sélectionner toute la ligne puis cliquez sur Organiser / Supprimer

Envoyer le résultat par courrier électroniqueVous pouvez faire adresser le résultat au format Excel ou pdf par courrier électronique à un ou plusieurs destinatairesDans Format de sortie et destination cochez comme ci-dessous

développez "Options de destination et paramètres" et décochez "Utiliser les valeurs par défaut du Job Server"


L'adresse de l'émetteur doit être [email protected] Vous pouvez entrer plusieurs destinataires en les séparant par des points-virgules Le nom du fichier peut être généré automatiquement ou bien il peut correspondre au nom de la requête.

Choisir alors la variable "Titre" (%SI_NAME%).


mailto:[email protected]

2. L’éditeur de requêtes de Web-i

2.1 Présentation de l'éditeurL’éditeur de requêtes permet de créer une ou plusieurs requêtes. Il contient :

Dans le volet gauche : l’Univers, c'est-à-dire la description des données utilisables.

La zone Objet de résultat : elle contient les données de l’univers qui servent à afficher les données dans le rapport

La zone Filtres de la requête : elle contient les données de l’univers qui définissent les conditions de la requête (données sélectionnées dans Parcours 3).

L’éditeur de requêtes permet de rajouter une requête, créer des sous-requêtes ou des requêtes combinées.

2.2 Les invitesLes invites permettent de définir une question posée à l'utilisateur à l'exécution. Il est conseillé de la paramétrer en

cliquant sur le

Attention !Pour réutiliser le nom de l’invite dans une autre requête il faut le retaper exactement pareil. Webi ne propose pas de réutiliser les invites déjà existantes.

L'option "invite facultative" permet à Webi de ne pas exécuter la condition si l'utilisateur ne répond pas à l'invite. Cela permet de gagner du temps d'exécution.


2.3 Comparer deux dimensions dans une condition

Pour comparer une dimension à une autre dimension, utiliser l'opérande "Objet". "Date 1er accueil" se situe dans la sous Classe "1er accueil" de la classe "Actualité".

2.4 Utiliser les Et / Ou dans les conditions

Pour obtenir le Ou il suffit de double-cliquer sur le Et.Un niveau d'indentation supplémentaire (équivalent à une parenthèse) s'obtient en faisant glisser une condition sur une autre.

Il est possible de cette manière de réaliser des conditions complexes. L'exemple ci-contre sélectionne les jeunes ayant débuté une situation postérieure au premier accueil en formation qualifiante ou de type Retour formation initiale.


2.5 Requêtes combinéesIl est possible de paramétrer plusieurs requêtes qui s'exécutent simultanément et comparent leur résultat en vue d'un affichage unique.

L'ajout d'une requête combinée se fait en cliquant sur les deux cercles imbriqués depuis la barre d'icône de l'éditeur de requêtes

Il existe trois sortes de requêtes imbriquées : Union – Minus – Intersect. Par défaut une requête Union est proposée mais il est possible de changer en cliquant sur le mot "Union".

a) requêtes Union

Elles permettent d'afficher des champs différents dans les mêmes colonnes. Condition impérative : il faut mettre le même nombre d’objets dans les deux requêtes.

Exemple : Afficher dans une même liste les informations (date, libellé , intitulé, niveau) relatives aux classes et aux diplômes des dossiers actifs

Le résultat est (avec présentation en rupture sur les noms) :

Exercice : Afficher dans une même liste les Mer Emploi, formation et Autres. faire figurer l'état.

b) requêtes Minus

Elles permettent de retrancher une population d'une autre

on souhaite connaître les jeunes qui n'ont été contactés que par lettre, téléphone ou email en 2009.

Il faut sélectionner les jeunes contactés par "lettre téléphone et email" dans une première requête. Mais comme ils peuvent également avoir eu d'autres natures d'actualité, on retranchera les jeunes ayant eu des actualités de type autre que "lettre téléphone et email".

Double cliquer sur le symbole "Union" pour le transformer en "Minus"


Exercice : liste des jeunes actif sans situation à ce jour

c) requêtes INTERSECT

Exemple : on recherche des jeunes qui ont suivi les programmes CIVIS et PPAE.

Ici encore la requête INTERSECT ne sélectionne que les lignes communes. Il n'est pas possible de faire afficher le nom du programme ainsi que les dates d'entrée et de sortie. Ne doivent être présents en résultat que les éléments identiques aux deux listes.

2.6 Les sous-requêtes

Les sous requêtes permettent d'effectuer une requête sur une population sélectionnée par une autre requête.Cela équivaut à faire une requête sur un groupe pré-calculé. C'est utile lorsque l'ajout de critères est impossible.

Par exemple on souhaite connaître la dernière situation des jeunes qui étaient demandeurs d'emploi au 01/01/2010. Il n'est pas possible de sélectionner les deux en même temps.

Vous vous poserez la question de ce qu'on met en requête principale et en sous-requête. C'est simple quand on sait que :

la requête principale se charge d'afficher les données la sous–requête n'affiche rien. Elle ne fait que sélectionner un groupe

Donc dans notre exemple si on souhaite afficher la dernière situation connue, ce sera la requête principale qui sélectionnera la dernière situation et la sous-requête qui se chargera de sélectionner les demandeurs d'emploi au 01/09/2008.

Pour ouvrir une sous-requête, cliquer sur l'identifiant technique jeune puis sur l'icône de sous-requête


Il suffit de poser en suite les conditions de la sous-requête à l'intérieur du bloc situé sous les identifiants.

Sous-requête d'exclusion

Utilisé pour retirer une population d'une autre

Exemple : jeunes contactés uniquement par lettre, téléphone et email sur une année donnée

On utilisera l'opérateur "Pas dans liste".

La requête principale sélectionne les jeunes ayant eu une actualité Lettre téléphone et email, mais comme ils peuvent avoir eu d'autres actualités, la sous-requête sélectionne les dossiers qui ont eu des actualités d'une autre nature pour les retrancher de la population principale.

Le résultat est identique à ce que ferait une requête Minus mais beaucoup plus intéressant en ce qui concerne les données affichées. Il est possible de placer en objet de résultat la date d'actu, la nature, le commentaire…


3. Effectuer la mise en page du document

3.1 Le texte ne tient pas dans la page. Que faire ?

Il n'y a pas d'option de mise en page automatique sur Webi. Il existe donc quelques précautions à connaître pour réussir la mise en page.

1°) Utiliser l'icône "Mode Page". Ce bouton, qui ne paye pas de mine, est néanmoins important (situé à gauche de "Afficher la structure"). Il permet de passer en mode "Aperçu avant impression". Vous verrez tout de suite si votre document déborde ou non sur la page d'à côté.

2°) Améliorer le repérage des marges en affichant le quadrillage. --->

3°) Sélectionner toutes les cellules du tableau et réduire la taille de la police. Réduire ensuite la largeur des colonnes.

4°) Réduire la marge de gauche et de droite du document. Cela nécessite de sélectionner l'ensemble du document comme indiqué ci-dessous en (2).


3.2 Entêtes et pieds de page

La zone d'entête est accessible en cliquant au dessus de la page. L'onglet "Modèles" permet de déposer différents gabarits de cellules contenant du texte ou des formules :

Cellules vides Nom du document Date d'actualisation Pagination

3.3 Alignement des tableaux

Pour un alignement impeccable des tableaux délimitez une zone englobant tout ou partie des tableaux puis cliquez sur l'icône d'alignement. Choisissez "Aligner en haut".

3.4 Positionnement relatif des tableaux

Pour positionner le début d'un tableau par rapport au pied d'un autre il est préférable de donner au préalable un nom explicite à vos tableaux.Pour donner un nom : sélectionner le tableau (cliquer sur son bord). Dans l'onglet propriétés le nom par défaut est visible : Block Result. Double cliquez sur ce nom et remplacer le par un nom plus explicite (tableau 1, tableau 2).

Pour réaliser le positionnement d'un tableau 2 par rapport à un tableau 1, sélectionnez l'onglet Propriétés puis Position relative comme dans l'exemple suivant.


3.5 Insérer une invite dans une zone de titre

Si vous avez paramétré des invites dans l'éditeur de requêtes, vous les afficherez à l'aide de la fonction RéponseUtilisateur()

="Liste des jeune sortis du PPAE entre "+ RéponseUtilisateur("Date début") + " et le " + RéponseUtilisateur("Date fin")

Parfois les heures minutes et secondes s'affichent. Il faut alors tronquer au-delà des dix premiers caractères de la date. La formule permettant cet affichage est :

="Liste des jeune sortis du PPAE entre "+ Gauche(RéponseUtilisateur("Date début");10) + " et le " + Gauche(RéponseUtilisateur("Date fin");10)

3.6 Les ruptures

Les ruptures permettent de scinder un même tableau en plusieurs blocs. C'est une technique alternative aux sections.

Pour obtenir la présentation ci-contre, cliquez sur la colonne qui contient le nom du jeune puis sur l'icône de rupture.

Terminez la présentation à l'aide des propriétés de la rupture (laisser pour cela la sélection sur le nom du jeune).

Cocher Centrer les valeurs… et Supprimez les lignes de pied de rupture.

Si vous supprimez l'entête de rupture, le tableau n'aura plus aucun titre de colonnes. Sélectionnez alors le tableau en cliquant sur son pourtour puis dans les propriétés du tableau : Affichage, Afficher les en-têtes du tableau.


4. Tableaux, pourcentages, graphiques

4.1 Créer un tableau

Utiliser l'onglet modèles ou bien faites glisser les données préalablement sélectionnées à l'aide de la touche Ctrl

Pour transformer un tableau simple en tableau croisé, utilisez le modèle "tableau croisé" ou bien délacez une dimension juste au dessus ou juste à gauche du tableau.

4.2 Tableau croisé à trois dimensionsFaites glisser la dimension supplémentaire dans la partie supérieure de la colonne existante.

Vous pourrez ensuite continuer la présentation à l'aide de l'icône Rupture et de ses Propriétés (onglet propriétés).

4.3 Pourcentages et ratiosPour établir un pourcentage par rapport à une somme, insérer une colonne vide à droite de la somme et une ligne

vide en dessous. Cliquez sur pour faire apparaître la zone de formule.Placez-vous dans une cellule vide et tapez la formule =pourcentage([Nombre de jeunes]). N'écrivez pas [Nombre de jeunes], mais faites le glisser directement dans la zone de formule.

Finissez la présentation en choisissant le format % : Clic droit, Format de Nombre.

Créer un format personnalisé


La formule =pourcentage([Nombre de jeunes];Col) permet d'exprimer un pourcentage par rapport à un sous-total en colonne (voir en 4.2).

Outre les rapports par rapport à une somme, vous pouvez définir dans une cellule ou une variable toutes sortes d'opérations, dont des ratios=[Nb d'actualités]/[Nb de jeunes] donnera le nombre d'actualités par jeune.=[Nb de jeunes] Where([Année d'actu]=2009 / [Nb de jeunes] Where([Année d'actualité]=2008 – 1 donne le % de variation entre 2008 et 2009 (voir en 5.3 le "Where").

Exercice : établissez un tableau de variation des premiers accueils entre 2008 et 2009 pour chaque canton de votre structure.

4.5 Formats de nombre personnalisés

Pour créer un format de pourcentage à une seule décimale :

Choisir le format % qui est d'office à deux décimales Cliquer sur "Personnalisé" Dans la zone de saisie modifiez #.##0.00(%)% en #.##0.0(%)% L'option sera ensuite conservée dans le document pour les autres formatages.

4.6 Problèmes de comptages sur [Nb de jeunes], comptages d'identifiants

L'indicateur [Nb de jeunes] ramène le nombre de jeunes par ligne de requête ramenée. Sa fiabilité dépend du contenu placé dans l'objet de résultat.Si l'objet de résultat ne contient des éléments uniques nb de jeunes ramènera un compte exactexemple : Sexe, niveau, Age à la date du jour, nb de jeunes. Pas de doublons possibles

Si l'objet de résultat contient des éléments pouvant être doublonnés, alors [Nb de jeunes] comptabilisera ces doublons.exemple : Sexe, Niveau, moyen de locomotion, permis, nb de jeunesComme un jeune peut avoir plusieurs moyens de locomotion et/ou plusieurs permis il y aura des doublons.Le problème prend plus d'ampleur si on ramène des actualités ou situations. [Nb de jeunes] est forcément faux.

Solution : rajouter dans les objets de résultat [identifiant technique jeune]. Pour avoir le compte exact de jeunes sans doublons on utilisera la fonction =Nombre([identifiant technique jeune])

Ne vous croyez pas tiré d'affaire pour autant. Il arrive parfois que =Nombre([identifiant technique jeune]) donne des résultats incohérents. Cela arrive quand un rapport contient plusieurs requêtes qui ramènent des identifiants. En effet Webi fusionne automatiquement les dimensions qui ont le même nom. C'est bien pratique


pour les variables (le Groupe_NIVEAU défini pour la requête de premiers accueils fonctionne sur la requête des jeunes suivis) mais ce n'est pas souhaitable dans le cas présent. Il faut donc défusionner les identifiants.

Il faut cliquer pour cela sur l'icône et cliquer comme suit :

Cela sépare alors les identifiants et évite les erreurs de comptage.

4.7 Graphiques

Pour créer un graphique vous devez d'abord partir d'un tableau existant, simple ou croisé. Le tableau doit comporter impérativement un indicateur.

A partir de l'onglet Modèles, choisissez un modèle de graphique et déposez le sur le tableau.

Utilisez l'onglet Propriétés pour agir sur la présentation du graphique. Du fait de l'interface Web, les possibilités de mise en forme sont réduites par rapport à Excel.


5. Les filtres de rapport

Un filtre permet d'effectuer une petite requête à l'intérieur d'un tableau de la globalité d'un rapport. Cela permet de recalculer rapidement plusieurs versions d'un rapport ou d'un tableau sans pour cela solliciter le serveur P3.

Vous avez à votre disposition deux icônes de filtres situés à l'opposé l'un de l'autre

1. Filtre de rapport simple2. Filtre complexe : à poser sur le rapport, sur un tableau, un graphique…

Pour pouvoir filtrer, il est nécessaire que la donnée soit présente dans l'objet du résultat de la requête.Si votre rapport comporte plusieurs requêtes, la donnée à filtrer doit être présente dans les objets de résultat de chaque requête.

Pour poser un filtre simple, cliquer sur l'icône 1 et faites glisser la donnée à filtrer dans la zone de filtre qui est apparue.

Pour poser un filtre complexe, sélectionnez au préalable le tableau, le graphique ou bien l'ensemble du rapport. Cliquer sur l'icône 2 et faites glisser la donnée à filtrer dans la zone de filtre qui est apparue. Utilisez les valeurs de liste pour sélectionner plusieurs valeurs.Pour des filtres encore plus élaborés il peut être nécessaire de constituer préalablement des variables intermédiaires de type Vrai/Faux.

5.1 Filtre simpleLe filtre simple permet de filtrer sur un ou plusieurs critères mais une seule valeur.Exemple : canton = "LA TREMBLADE" + Conseiller = "DUPOND"

Avantage du filtre simple : une fois défini, il peut être manipulé directement en mode consultation, sans ouvrir le document. Utile pour que l'utilisateur choisisse lui-même son code ROME par exemple.

5.2 Filtre complexeLe filtre complexe permet de filtrer sur plusieurs valeurs. Inconvénient : ce filtre n'est pas manipulable en mode consultation. Utilisez plutôt les "contrôles d'entrées" dans ce cas (voir en 5.4)exemple : Canton = LA TREMBLADE ou MARENNES + Conseiller = DUPOND ou DURAND

Une fois posés il n'est pas facile de se rappeler où sont placés les filtres. L'onglet Carte / Sous onglet filtres permet de repérer tous les filtres posés sur le rapport ou les tableaux.

5.3 Filtrer un indicateur à l'aide de l'opérateur "Where"

Il est possible de filtrer un indicateur à l'aide de l'opérateur Where dans une formule (voir chapitre suivant)

Soit une requête comportant en objet de résultat : [Sexe] et [Nb de jeunes]l'indicateur [Nb de jeunes] affiche le total du nb de jeunes

Dans la barre de formule, vous pouvez compléter en indiquant =Nb de jeunes] Where([Sexe] = "Femme")


n'oubliez pas les parenthèses qui

accompagnent le Where

5.4 Les filtres "Contrôles d'entrée"

Le principal intérêt du panneau "Contrôles d'entrée" consiste à poser des filtres à multiseclection sur l'ensemble du rapport. Ces filtres sont utilisables en consultation de requête.

Cliquez sur le bouton Nouveau puis choisissez une dimension (Commune en cours dans cet exemple).

Choisissez "Valeurs multiples" et augmentez le nombre de lignes (5 par défaut) Sélectionnez le corps du rapport pour affecter le filtre à l'ensemble du rapport. Cliquez sur Terminer

Le filtre est alors opérationnel. Vous pouvez le modifier en

cliquant sur l'icône


En consultation de requête l'utilisateur fera apparaître le panneau "Contrôles d'entrée" en cliquant comme indiqué ci-contre

6. Formules et variables

Une formule est une opération exécutée sur un indicateur ou une dimension. On peut l'écrire directement en double-cliquant dans une donnée. Par exemple =semaine([date d'actualité]) affiche le numéro de semaine de la date.

Si on a besoin de réutiliser souvent une formule, il est conseillé de définir les formules dans des variables afin de pouvoir les manipuler plus facilement.Les variables ainsi créées sont stockées dans le rapport comme une dimension supplémentaire.

6.1 Comment créer une variable ?

Vous souhaitez créer une variable nommée SX qui contiendra le premier caractère de la dimension [SEXE], c'est-à-dire F ou H

Vérifiez que vous disposez de la barre de formules en cliquant sur Cliquez sur l'icône de formule entouré en bleu.

1. Nom de la variable. Conseil : tapez un nom en majuscules afin de mieux les différentier des dimensions issues de la requête.2. Qualification : dimension, indicateur ou information. si la variable est utilisée comme indicateur de tableau (pour les comptages) mettez "Indicateur", sinon "Dimension".3. La formule en elle-même. Le symbole permet de vérifier son exactitude. Vous pouvez la taper au clavier si vous avez l'habitude. Mais il est conseillé au début d'utiliser les ressources fournies par les options 4, 5 ,6 et 7.

5. La fonction qui utilise en principe des paramètres

4. Les dimensions ou autres variables

6. les opérateurs

7. l'aide sur la fonction

Une fonction peut ne pas avoir de paramètre. Par exemple : NomduDocument()Mais le plus souvent elle contient des paramètres. dans notre exemple Gauche([Sexe];1) comporte deux paramètres :

le premier est la dimension utilisée : [Sexe] le second est le nombre de caractères tronqués à partir du début du mot : 1

les deux paramètres sont séparés par un point-virgule


exercice : tableau croisé des jeunes actifs ou en veille par sexe (H/F) et canton.

Une fois le tableau terminé rajoutez l'âge à la date du jour dans le fournisseur de données. cela nous servira pour l'exercice suivant.

6.2 Les formules Si Alors Sinon

La fonction de Groupage des données n'existant pas dans Webi, nous utiliserons la formule "Si" pour créer des regroupements de données, telles que des tranches d'âges, des agrégats de situations ou de communautés de communes.

Principe= Si( la condition est vraie ) Alors action1 Sinon action2

"l'action" peut être l'écriture d'un mot ou bien d'une autre formule "Si" := Si( la condition1 est vraie ) Alors action1 Sinon Si( la condition2 est vraie ) Alors action2 Sinon…

Pour commencer simplement voici la formule d'une variable qui indique si le jeune est majeur ou mineur en fonction de son âge :

=Si([Age à la date du jour] < 18) Alors "Mineur" Sinon "Majeur"

Application : créer la variable MAJMIN contenant cette formule. Créer un tableau croisé des jeunes entre MAJMIN et SX

Tranche d'âge

En travaillant en cascade il est possible de réaliser des tranches d'âge :=Si([Age à la date du jour] < 18) Alors "16-17" Sinon Si([Age à la date du jour] < 22) Alors "18-21" Sinon Si([Age à la date du jour] < 26) Alors "22-25" Sinon "26 et +"

Regroupement de valeurs (niveaux, communautés de communes…)

La seule façon de regrouper des valeurs avec Webi c'est d'utiliser la fonction Si…Alors…Sinon

Pour les niveaux par exemple :=Si([Niveau])DansListe("Niveau I";"Niveau II";"Niveau III")Alors("III et plus")Sinon Si([Niveau] DansListe("Niveau non précisé";"Reprise Parcours 2")) Alors "VI" Sinon [Niveau]

Pour regrouper les cantons "hors zone", il suffit de bâtir une formule qui autorise l'affichage du canton s'il fait partie d'une liste, et sinon de faire afficher la mention "hors zone".

=Si([Canton en cours] DansListe("Canton1";"Canton2";"Canton3")) Alors [Canton en cours] Sinon "hors zone"

exercice : constituez votre liste de cantons autorisés et le hors zone à partir de votre découpage territorial.

Communautés de communes :=Si([Commune en cours] DansListe("ville1";"ville2";"ville3")) Alors "Communauté1" Sinon Si([Commune en cours] DansListe("ville2";"ville3";"ville4")) Alors "Communauté2" Sinon Si([Commune en cours] DansListe("ville5";"ville6";"ville7")) Alors "Communauté3"


La difficulté consiste à orthographier exactement les communes comme dans Parcours.

Le fichier EXCEL UtilWebi.xls contient un générateur de formules qui pourra vous aider.

Il est conseillé de faire un copier/coller de vos formules dans un document Word

Pour récupérer l'orthographe exacte des noms d'une liste, faites un tableau ne comportant qu'une seule colonne, sélectionnez le tableau et faites "clic droit / copier en tant que texte. Vous pourrez ensuite coller la liste " (CTRL V) dans une formule et la placer dans un "DansListe".

L'exemple ci-contre montre comment copier la liste des niveaux scolaires.

6.3 Principales fonctions

Un ensemble de fonctions sont classées. En voici les principales

Agrégats :Nombre([objet]) compte le nombre d'occurrences d'un élément dans un bloc de données. Permet de dé doublonner. Le plus utilisé est Nombre([Id Technique jeune])Nombre([objet]; TOUT) compte le nombre total de lignes d'un tableau. Ici les doublons sont comptésMax([indicateur]) renvoie la plus grande valeur d'un indicateurMin([indicateur]) renvoie la plus petite valeur d'un indicateurSomme(), Moyenne() bien connuSommeCumulative() dans un tableau affiche l'indicateur plus la somme de ceux du dessus. Utile pour montrer une progression.

Fonctions Caractères :Gauche([objet]; n) affiche les n premiers caractères d’une expressionEstNul([objet]) teste si un objet est nul. =Si(EstNul([Date de fin réelle de situation])) Alors…Remplace([objet];"texte1";"texte2) remplace le texte1 par le texte2

exemple =Remplace([Nom du programme];"CIVIS";"") remplace CIVIS par rien donc affiche "VI-VB" ou "V et plus"

FormatDeNombre([indicateur]; "0.0 %") Utile exprimer un ratio dans une formule contenant du texte

exemple à entrer dans une cellule : (on remarque que + sert à juxtaposer des expressions caractères différentes)="le nombre de premiers accueils est de "+[Nombre de jeunes]+" cette année".

Fonctions Dates : datecourante() renvoie la date du jourJoursEntre(date1, date2) renvoie le nombre de jours écoulés entre deux datesSemaine(date) renvoie le n° de semaine dans l'année en cours.EnDate(datetexte,"dd/MM/yyyy") exprime une variable texte comme une date. Très utile pour les invites.

Attention à bien écrire des M majuscules.

Fonctions document :DateDuDocument() Retourne la dernière date d'enregistrement du document.NomDuDocument() Retourne le nom du document en coursNombreDePages() Retourne le nombre de pages d'un rapportPage() Affiche le numéro de page courant d'un rapport.


Fonction fournisseur de données :DateDeLaDernièreExécution("Requête 1") renvoie la date de la dernière exécution d'une requête. Très utile pour afficher la date réelle de fraîcheur d'un document (qui n'est pas forcément la date du jour ou la date d'impression)RéponseUtilisateur("Date de début") renvoie la valeur de l'invite "Date de début" présente en Rq1

La formule RéponseUtilisateur peut être utilisée dans les titres

="Bilan d'activité du " + RéponseUtilisateur(Date début) + " au " + RéponseUtilisateur(Date fin)

Il est parfois nécessaire de tronquer les dix premiers caractères de la date si l'invite les heures minute et secondes s'affichent :

="Bilan d'activité du " + gauche(RéponseUtilisateur(Date début);10) + " au " + gauche(RéponseUtilisateur(Date fin);10).


7. Alerteurs et palmarès

7.1 Les alerteurs

Il est possible de provoquer un affichage dans une police ou couleur différente si une donnée est contenue dans une fourchette de valeur critique. Il est également possible de faire afficher un texte différent.

Prenons l'exemple d'une requête qui affiche le nom formaté et la zone prioritaire en cours des jeunes actifs

Dans le tableau affiché dans le rapport, cliquer sur [zone prioritaire en cours] puis sur l'icône et le bouton Nouveau.

Définir la condition de l'alerte : lorsque "Non précisé" et "Reprise P2" sont dans la liste des valeurs

Exemple par défaut Exemple avec ="MAL SAISI !" défini dans Format… puis Affichage

exercice : dans la liste des jeunes actifs d'un conseiller, afficher en rouge et gras sur fond jaune le nom des jeunes dont la durée depuis la dernière actu est supérieure ou égale à 4 mois.

exercice : lister les situations en cours à ce jour des jeunes actifs. Afficher en rouge les situations Demandeur d'emploi, en vert les formations et en bleu les situations d'emploi ou alternance.

7.1 Les palmarès

Le tableau ci-contre affiche les 5 premiers dossiers comportant le plus d'actualités sur une période

Cette présentation est possible avec la présentation en Palmarès. Pour l'obtenir, créer une requête affichant le nom du jeune et le nb d'actus pour 2009.Dans le tableau obtenu cliquer dans la zone de données du Nom formaté puis cliquer au menu sur Format / Palmarès.

Exercice : dresser le tableau des 8 premières propositions de chaque accueillant sur l'année 2009


8. Utiliser Rich Client liens avec Excel

8.1 Utiliser Rich Client

Rich client permet de travailler sur des documents stockés sur disque dur ou présents sur InfoView. Les différences avec Web intelligence :

ouvrir plusieurs documents en même temps faire des liens avec Excel enregistrer les documents en local sur votre disque

Rich client nécessite l'installation d'un composant spécifique sur votre disque dur. Après avoir cliqué sur Rich Client dans le module Analyses vous arriverez sur InfoView. Pour démarrer Rich Client, cliquez sur Nouveau Document Web Intelligence. L'interface se lance ailleurs. Elle propose toujours de créer un nouveau document. Vous direz ensuite <Annuler> si vous souhaitez ouvrir un document existant.

Pour ouvrir un document sur disque dur (fichier wid) : Fichier / Ouvrir Pour ouvrir un document Webi : Fichier Importer depuis le CMS Pour enregistrer un document sur disque dur (fichier wid) : fichier / enregistrer Pour enregistrer un document sur infoview (compatible Webi) : fichier / exporter vers le CMS

8.2 Liens avec Excel

Il est possible d'ouvrir des données Excel dans Rich Client. Les données doivent avoir la forme d'une base de données, la première ligne étant réservée à nommer les colonnes.

Soit une requête qui affiche dans Rich Client les réalisations par conseillers (par exemple les entrées CIVIS

Vous définissez dans un fichier EXCEL des objectifs à atteindre :

Prenez soin : de démarrer en A1, de donner un titre à vos colonnes, de ne pas sauter de lignes, d'orthographier le nom des conseillers exactement pareil que sur P3.

Enregistrez votre tableau Excel. Sous Rich Client, Modifiez la requête. Ajoutez une

Requête. Choisissez "Source de données locales" puis cliquez sur <Suivant>.

Indiquez le nom du fichier Excel Spécifiez éventuellement la feuille Cliquez sur <Suivant> les données s'affichent dans le fournisseur de

données. Vous pouvez éventuellement requalifier une dimension en indicateur ou inversement (les indicateurs permettent de faire des totaux).

Cliquez ensuite sur <Exécuter les requêtes>.


Les données sont ensuite manipulables comme si elles provenaient d'une seconde requête P3.

Par contre leur juxtaposition dans un même tableau ne permet pas pour l'instant de comparer réalisations et objectifs :

Il n'est pas possible d'adapter OBJECTIF en fonction de chaque conseiller référent car "Conseiller Référent" provenant de P3 et "CONSEILLER" provenant d'Excel "ne se connaissent pas". Il faut les fusionner (ou lier).

Pour fusionner deux dimensions :Par défaut les dimensions ayant le même nom sont automatiquement fusionnées. Il est possible de fusionner deux dimensions qui ont des noms différents.

Repérez l'icône ci-contre qui est à gauche de "Annuler" et cliquez dessus

Dans l'écran ci-contre cliquez sur "Conseiller Référent" et "CONSEILLER" en maintenant la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur <Fusionner>.

Vous pouvez alors renommer la dimension avec un nom différent "CONSEILLERS_REUNIS" par exemple.Vous pouvez alors bâtir un tableau qui fera cohabiter les deux types de données, et même créer une colonne "Ecart" qui effectuera la soustraction ou le rapport entre les deux indicateurs.


document.doc

1. Jeunes suivis

RequêteLes jeunes suivis sont définis comme les jeunes ayant eu au moins une actualité de type entretien individuel, atelier ou information collective.Utilisez le système des invites pour les dates d'actualité. Ces invites pourront être réutilisées par la suite :

Date d'actualité entre Date début et Date fin

TableauPour créer le regroupement des niveaux vous devez créer une variable qui contient une formuleVoir chapitres 6.1 et 6.2 pour créer la variable [Groupe_NIVEAU]Vous pouvez récupérer la formule du niveau groupé en faisant un copier/coller à partir du fichier formulesWebi.txt

Pourcentages : voir chapitre 4.3 du guide

Graphique

Faire une copie du tableau 1 et permuter les lignes et colonnes. Transformer en graphique avec l'onglet "Modèles" (à droite de l'onglet Données).

Titre "Jeunes suivis" : il s'agit d'une cellule vide (Modèles / Cellule individuelle / Cellule vide). Dans les propriétés de la cellule, afficher une bordure à gauche et en bas.

3. Propositions et entretiens, tableau et graphiqueAfin d'éviter les erreurs de comptage il est préférable de faire deux requêtes : une pour le tableau et une pour le graphique

Pour le tableau : Thème propo, nb propo, nb de jeunesPour le graphique : Mois de la date d'actu et nb d'actus (+ condition qui restreint aux entretiens).

Pour "total" des jeunes concernés la somme de la colonne donnera un chiffre faux. Il faut donc soit faire glisser le nb de jeunes de la requête "suivis" (ce qui n'est pas exactement le nb de jeunes avec propositions) ou bien rajouter une requête qui ramène uniquement nb de dossiers pour tous les jeunes ayant eu une proposition ou bien rajouter l'identifiant technique dans l'objet de résultat et compter les identifiants techniques (nous verrons cette

solution dans le tableau "Entrées en situation")

ratio :

Graphique :Le mois de la date d'actualité est un chiffre de 1 à 12. Pour faire afficher le nom du mois on crée une variable Si alors sinon voir la formule [NOMMOIS] dans formulesWebi.txt

4. Les entrées en situation professionnelle

La requête doit ramener les objets :Catégorie de situation, nb de situations, identifiant technique jeune, sexe

Les conditions (filtre de requête) doivent être :

Pour cette dernière condition, voyez la méthode au point 2.3

Mise en page Dans ce tableau, nous verrons les ruptures, le comptage d'identifiants, et la formule Where

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document.doc

Regroupement de valeurs Si…Alors…Sinon à l'aide de UtilWebi.xls

Insérez un rapport vierge et faites glisser la dimension Type de situation de manière à créer la liste de toutes les situations.Faites un clic droit sur le bord du tableau. dans le menu contextuel sélectionnez Copier en tant que texteDans UtilWebi.xls collez la liste en colonne B dans une feuille viergeUtilisez la colonne A pour créer vos groupes.

Placez-vous en cellule A2

Au menu d'excel prenez Outils / Macros / Lancez la macro RegroupementDeValeurs

La formule sera créée en bas. Recopiez la dans Webi sous la variable [Groupe_SITU].

Catégories de situation : utilisez la présentation en "Rupture" (voir doc initiation Webi).

Colonne "Nb de jeunes concernés". Ajouter une colonne vide et placer la formule :=Nombre([Identifiant technique jeune])Ceci évite le double comptage

Colonne dont femmes : =Nombre([Identifiant technique jeune]) Where ([Sexe]="Femme"

Graphique "Répartition des emplois"

Faites un tableau avec [Type de situation] et [Nb de situation]Appliquez un filtre sur la catégorie de situation "Emploi"

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document.doc

5. Profil des jeunes n'étant entrés sur aucune situation

Requête : on sélectionne les jeunes suivis sur la période (avec entretiens) et on retranche les jeunes entrés sur une situation.on utilise pour cela la technique des sous-requêtes d'exclusion (voir en 2.6).

Dans le tableau croisé on affiche l'année de premier accueil en regroupant tout ce qui est avant 2008 dans la variable [ANCIENNETE] définie comme suit :

=Si([Année de Date 1er accueil]<2008) Alors "avant 2008" Sinon [Année de Date 1er accueil]

Pour le commentaire dynamique :

=[SansSitu].[Nombre de jeunes] / [Jeunes Suivis].[Nombre de jeunes]*100 + " % des jeunes suivis n'ont pas trouvé de situation. "+Car(13)+ [SansSitu].[Nombre de jeunes] Where( [Année de Date 1er accueil] =2009) / [SansSitu].[Nombre de jeunes]*100 + " % de ces dossiers sont des premiers accueils de l'année en cours."

Car(13) est un caractère qui déclenche un saut de ligne dans le commentaire.

6. Graphique des entrées en CIVIS par semaine :

Créer la requête suivante

Dans le rapport, créer une variable [SEMAINE_CIVIS] qui contiendra =Semaine([Date d'entrée initiale CIVIS])Créer un tableau simple avec [SEMAINE_CIVIS] et [Nombre de jeunes] puis transformer ce tableau en graphique.

Pour taper un titre : propriétés du graphique, Apparence, cocher Titre, développer et taper le titre dans la zone de saisie

Pour écrire "n° de semaine" en bas du graphique : Axe des X, Etiquette, autre étiquette, taper le texte alternatif.

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