mise en œuvre du baccalauréat professionnel gestion...

Mai 2012

Guide daccompagnement pdagogique

Mise en uvre

du baccalaurat professionnel

Gestion-Administration

P a g e | 2

Guide daccompagnement pdagogique | Bac pro GA | Mai 2012

Sommaire

1. Note introductive -------------------------------------------------------------------------------------

2. Communication autour du mtier de gestionnaire administratif ------------------------

3. Cls de lecture du rfrentiel ---------------------------------------------------------------------

3.1 Les principales cls de lecture ........................................................................................................

3.2 Les ples du rfrentiel

3.2.1 Ple 1 .........................................................................................................................................

3.2.2 Ple 2 .........................................................................................................................................

3.2.3 Ple 3 .........................................................................................................................................

3.2.4 Ple 4 .........................................................................................................................................

3.3 Du secrtariat ladministratif et de la comptabilit la gestion ...............................

3.4 Une entre didactique par les situations professionnelles .............................................

4. Articulation baccalaurat professionnel GA & BEP MSA -----------------------------------

5. Cadre de la formation ------------------------------------------------------------------------------

5.1 Les simulateurs administratifs .......................................................................................................

5.2 Lenvironnement technologique ..................................................................................................

5.3 Les priodes de formation en milieu professionnel ......................................................

5.3 Les partenariats

5.4 Lintgration de la formation dans ltablissement

5.5 Lquipe pdagogique

6. Ingnierie de formation ----------------------------------------------------------------------------

6.1 Le passeport professionnel ..............................................................................................................

6.2 Les ateliers rdactionnels .................................................................................................................

6.3 Le projet prvisionnel de formation ...........................................................................................

6.4 Les situations professionnelles et le programme dconomie-droit ........................

6.5 La modularisation ..........................................................................................................

6.6 La construction des squences ....................................................................................

7. Bac pro GA et dispositifs de la rforme de la voie professionnelle -----------------------

7.1 Laccompagnement personnalis

7.2 Les enseignements gnraux lis la spcialit (EGLS) ....................................................

7.3 Les effectifs rduits

7.4 Les passerelles

8. Certification et preuves ---------------------------------------------------------------------------

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1. Note introductive

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2. Communication autour du bac pro GA

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Le baccalaurat professionnel


et les principales cls de lecture

du rfrentiel de certification

1. LA STRUCTURATION DU RFRENTIEL DE CERTIFICATION ................................................. 6

2. LES COMPTENCES DANS LES SITUATIONS PROFESSIONNELLES ........................................ 6

3. LES SAVOIRS ASSOCIS ................................................................................................... 7

4. LA PERFORMANCE ATTENDUE ......................................................................................... 8

5. LES COMPORTEMENTS ET APTITUDES .............................................................................. 8

6. LVALUATION ET LA CERTIFICATION................................................................................ 8

7. LA FORMATION ET LA CERTIFICATION .............................................................................. 9

3333....1111


Si lcriture du rfrentiel de certification du baccalaurat Gestion-Administration respecte le cadre gnral dfini

par le guide dlaboration des diplmes professionnels, il sagit ici de fournir les lments destins en faciliter la

comprhension et la lecture.

1.Lastructurationdurfrentieldecertification

Le rfrentiel de certification du Baccalaurat professionnel Gestion-Administration est structur partir des

choix suivants :

Rechercher une imbrication troite entre le rfrentiel des activits professionnelles et le rfrentiel de certification. Cest ainsi que les comptences, les units denseignement, les units de certification et les

preuves sont structures autour des quatre ples dactivits dcrits dans le rfrentiel dactivits

professionnelles ; lobjectif tant dassurer une lisibilit du diplme par tout type de candidat, quelle que soit

la voie daccs au diplme.

Proposer une organisation du rfrentiel de certification centre sur les situations professionnelles caractristiques de la gestion administrative. Il sagit alors de dfinir les exigences attendues du diplme

partir de la description de situations professionnelles de rfrence devant tre matrises lissue du

baccalaurat Gestion-Administration. Cest pourquoi le rfrentiel de certification propose un rpertoire

exhaustif de ces situations professionnelles, structur lidentique des ples dactivits du rfrentiel des

activits professionnelles.

2.Lescomptencesdanslessituationsprofessionnelles

Le rfrentiel de certification du Baccalaurat professionnel Gestion-Administration repose sur une approche

combinatoire et intgrative des comptences permise par la description prcise des situations

professionnelles, au sens o :

les comptences professionnelles sont approches partir de lactivit dun individu qui, plac en situation de travail partir dune tche qui lui est confie, doit produire des rsultats attendus. La comptence

exprime donc ici la capacit de chacun combiner des ressources personnelles avec lensemble des lments

constitutifs de la situation de travail, en vue datteindre le niveau de performance exigible pour le diplme; le

tout en tenant compte de la grande variabilit des situations de travail ;

la description de chacune des composantes de la situation de travail permet davoir une vision intgrative de la comptence, vue ici comme rsultante dun ensemble dlments indissociables les uns des autres pour

expliquer lmergence de la comptence dun individu.

Les composantes principales, et non exhaustives1, retenues dans le rfrentiel de certification du Baccalaurat

professionnel Gestion-Administration pour dcrire les situations professionnelles sont :

la tche confie qui gnre chaque situation professionnelle et qui lui donne donc son intitul principal. Cest cette tche, la fois descripteur des ples dactivits professionnelles et lment constitutif de la

comptence, qui tablit le lien direct entre le rfrentiel des activits professionnelles et le rfrentiel de

certification ;

1 Nont pas t retenues, entre autres, les composantes symboliques, culturelles, psychologiques, environnementales des

situations de travail.


les donnes de la situation qui dfinissent les conditions de ralisation de la situation professionnelle en dcrivant les ressources disponibles. La nature et le volume de ces ressources conditionnant directement les

comptences et le niveau de performance attendus du diplme, elles constituent un lment central

prendre en compte dans lvaluation et la certification ;

les savoirs associs sont les savoirs juste ncessaires , susceptibles dtre directement mobiliss dans les situations de travail. Ils ne sont donc pas structurs de manire acadmique et prsents dans un

programme, mais dclins dans chaque situation professionnelle. Cest ainsi quun mme savoir peut tre

prsent dans plusieurs situations sachant quil sera mis en acte diffremment (Voir aussi ci-dessous le

I.3)

la performance attendue dans chaque situation professionnelle sexprime la fois par le rsultat attendu directement li la tche, mais aussi par la capacit traiter des lments rendant plus ou moins complexe la

situation professionnelle et aussi la capacit faire face des alas, des imprvus, des incidents inhrents

lactivit de travail. (Voir aussi ci-dessous le I.4).

Ces composantes des situations de travail, en dterminant directement la ou les comptences mobilises,

constituent des points dappui tant pour lacquisition que pour lvaluation des comptences.

3.Lessavoirsassocis2

Les savoirs associs sont dclins dans chaque situation professionnelle. Quils relvent de savoirs stricts, de

connaissances de techniques, de dmarches, de pratiques ou encore doutils, ils revtent un caractre rsolument

oprationnel du fait de leur transformation directe en acte de travail.

Trois grands champs de savoirs ont t retenus dans la description des situations professionnelles, en raison de

leur importance et de leur prgnance dans les activits relevant de la gestion administrative :

les savoirs de gestion et savoirs technologiques qui regroupent un vaste domaine de savoirs relevant de la gestion au sens strict, de la comptabilit, de la communication, de lorganisation, de ladministratif, du

commercial, de linformatique et de la bureautique, etc.

les savoirs juridiques et conomiques qui sont formuls au plus prs de lactivit de travail et qui ne reprennent donc pas systmatiquement la formulation des programmes du tronc commun de Droit et

dconomie, mme si un rapprochement peut tre aisment tabli. Un tableau de rapprochement est

dailleurs fourni dans le guide daccompagnement.

les savoirs rdactionnels qui constituent une composante part entire des savoirs mobiliss et des critres de certification tant les exigences professionnelles en matire de matrise de lorthographe et la syntaxe sont

reconnues comme essentielles dans les activits administratives. L encore, les savoirs rdactionnels, sils

sont parfaitement ancrs dans le programme du tronc commun de franais, concernent spcifiquement des

situations de productions dcrits professionnels et relvent dapprentissages particuliers (voir la description

des ateliers rdactionnels en Annexe III). Ces savoirs sont ainsi prsents dans 17 situations professionnelles

sur les 54 que comporte le rfrentiel.

2 Les savoirs en langues trangres, trs importants dans les carrires administratives, sils ne font pas ici lobjet dun

traitement spcifique, figurent explicitement dans le traitement de la complexit de certaines situations professionnelles (voir la description dtaille).


Les limites de connaissances ne sont pas dfinies en tant que telles. Elles rsultent ici de la situation dcrite, entre

ce qui est demand, donn et attendu. Cest ainsi, par exemple, que les niveaux de complexit et dalas des

situations permettent de tracer clairement les limites et frontires des connaissances juste ncessaires .

4.Laperformanceattendue

La performance attendue est au centre des exigences certificatives. Elle est exprime, dans le rfrentiel de

certification du Baccalaurat professionnel Gestion-Administration, par les rsultats attendus mais aussi par les

exigences portant sur les degrs de complexit et les alas traiter dans chaque situation professionnelle. Il

sagit ici, en rappelant que la matrise de la variabilit des situations de travail fait intgralement partie de la

comptence, que les niveaux de complexit et dalas ainsi prciss puissent permettent :

de positionner la situation professionnelle par rapport au niveau requis pour le baccalaurat ;

de graduer le niveau de comptence atteint selon la plus ou moins grande variabilit de la situation. Cest pourquoi ces niveaux sont classs pour chaque situation professionnelle par ordre croissant de difficult.

5.Lescomportementsetaptitudes

Le rfrentiel de certification du Baccalaurat professionnel Gestion-Administration ne considre pas ce qui

relve des comptences comportementales comme attendus certificatifs spcifiques considrant que :

toute action de travail constitue en soi un comportement quil ny a pas lieu de dtacher de la partie visible et observable de la comptence ;

il peut cependant exister des exigences dordre comportemental imposes dans la situation professionnelle et qui figureront donc en tant que telles, dans les donnes de la situation intgrer dans

lactivit, au mme titre que dautres normes, procdures ou prescriptions suivre.

Le caractre non situ de laptitude, vue comme mobilisation potentielle de ressources personnelles, conduit la

prciser au niveau gnral de chaque ple dactivits. Cest ainsi que sont dfinies quatre aptitudes gnrales :

Ple 1 : Aptitude gnrale maintenir la relation avec des tiers Ple 2 : Aptitude gnrale renforcer la cohsion sociale Ple 3 : Aptitude gnrale amliorer la productivit administrative Ple 4 : Aptitude gnrale accompagner des projets

6.Lvaluationetlacertification

Lvaluation des comptences se fonde sur lutilisation de critres dvaluation, prciss dans chaque situation

professionnelle et qui constituent des lments tangibles, observables permettant de saisir directement la

comptence, objet par nature complexe et interne lindividu. Mais la comptence tant par dfinition situe

lvaluation doit galement prendre en compte toutes les composantes de la situation professionnelle en tant

qulments qui conditionnent lmergence de la comptence.


La certification atteste du niveau de comptence exigible pour le diplme par une valuation certificative qui

conduit lattribution de notes pour chaque preuve. De ce point de vue, si la comptence reste lobjet de

certification, elle ne peut tre dtache du niveau de performance attendu du diplme. Cest ainsi que le rsultat

attendu, les niveaux de complexit et dalas traits, constituent des indicateurs important pour positionner le

niveau atteint sur une chelle de notes et dpasser ainsi lapprciation duale, acquis/non acquis.

Rappelons enfin que par souci de simplification et de lisibilit, le rfrentiel de certification a dfini une tche, une

comptence, un critre dvaluation et un rsultat attendu par situation professionnelle ; lexhaustivit en la

matire pouvant crer des redondances dans la certification des comptences.

7.Laformationetlacertification

Le rfrentiel de certification du Baccalaurat professionnel Gestion-Administration constitue de fait un

rfrentiel de formation, au sens o :

larticulation directe avec le rfrentiel des activits professionnelles permet de proposer des modules homognes de formation fonds sur la structuration des ples dactivits. Les 4 ples dactivits se

subdivisent ainsi en 13 modules qui couvrent 55 situations de travail. Les preuves reprenant galement

cette structuration, chaque module ainsi constitu peut nourrir des objectifs certificatifs ;

la description dtaille des situations procure galement des repres importants pour la formation, notamment lorsquil sagira de construire des situations de formation qui pourront voluer en fonction des

niveaux de complexit et dalas ;

le passeport professionnel utilis dans le Baccalaurat professionnel Gestion-Administration, constitue la fois un support dpreuve mais aussi un outil de suivi des acquis de formation

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Ple 1 : Gestion administrative relations externes

1. LES ACTIVITS CONFIES LLVE DANS LE CADRE DU PLE 1 ...................................... 11

2. DES ACTIVITS SITUES .................................................................................................. 11

3. LES OUTILS NUMRIQUES .............................................................................................. 12

4. LACCOMPAGNEMENT PERSONNALIS ........................................................................... 13

5. LES ATELIERS RDACTIONNELS ....................................................................................... 13

3.2.3.2.3.2.3.2.1111


Le gestionnaire administratif facilite les relations externes delorganisation.

Il assure de manire fiable la gestion administrative des relations avecles fournisseurs (prestataires compris) et les sous-traitants dans lecadre du processus achats.

Il veille au bon droulement des relations administratives avec lesprospects, les clients, les donneurs dordre dans le cadre desprocessus de vente de biens et de services marchands, mais ausside mise disposition de biens et de services non marchands.

Par la prise en charge des activits de gestion administrative, ilparticipe la consolidation des relations avec les banques, lesadministrations et les partenaires-mtiers.

PN P - P O I T I E R S - 1 3 & 1 4 O CT O B R E 2 0 1 1 2

1.1. Gestion administrative des relations 1.1. Gestion administrative des relations 1.1. Gestion administrative des relations 1.1. Gestion administrative des relations

avec les fournisseursavec les fournisseursavec les fournisseursavec les fournisseurs

Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants

Traitement des ordres dachat, des commandes

Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

valuation et suivi des stocks

Gestion des rglements et traitement des litiges


1.2. Gestion administrative des relations 1.2. Gestion administrative des relations 1.2. Gestion administrative des relations 1.2. Gestion administrative des relations

avec les clients et les usagersavec les clients et les usagersavec les clients et les usagersavec les clients et les usagers

Participation la gestion administrative de la prospection

Tenue des dossiers clients, donneurs dordre et usagers

Traitement des devis, des commandes

Traitement des livraisons et de la facturation

Traitement des rglements et suivi des litiges

PN P - P O I T I E R S - 1 3 & 1 4 O CT O B R E 2 0 1 1 4 1.3. Gestion administrative des relations 1.3. Gestion administrative des relations 1.3. Gestion administrative des relations 1.3. Gestion administrative des relations

avec les autres partenairesavec les autres partenairesavec les autres partenairesavec les autres partenaires

Suivi de la trsorerie et des relations avec les banques

Prparation des dclarations fiscales

Traitement des formalits administratives

Suivi des relations avec les partenaires-mtiers


Un exemple de situation du ple 1


Donnes de la situation Savoirs associs Performance attendue

- Les donnes comptables et commerciales de lorganisation.- Les dossiers des fournisseurs et des donneurs dordres- Les chanciers- Les informations manant des tablissements financiers - Les journaux de trsorerie- Les procdures de rglements- Les procdures de traitement des litiges- Les exigences, comportementales et relationnelles, fixes par lentit vis--vis de ses fournisseurs - Un environnement numrique de travail de type PGI

Savoirs de gestion et savoirs technologiques- Les moyens et modes de rglement- Les contrles de trsorerie- La conversion des devises- Le processus automatis des rglements aux fournisseurs avec un PGI- lectronique des Documents (GED)Savoirs juridiques et conomiquesLes obligations et la responsabilit contractuelleSavoirs rdactionnels

- Lecture et criture dun genreLe courrier de rclamation un fournisseur

- Procds dcriture Linterpellation du fournisseur La prsentation de lobjet Lenchanement des faits Largumentation La rfutation Le lexique du constat, de la demande, du dsaccord, de la preuve Les temps et modes des verbes : le pass compos, le futur de l'indicatif, le conditionnel La tournure impersonnelle et passive

Complexit- Dtection et rectification danomalies simples dans la tenue des comptes fournisseurs : saisie, imputation, codification - Combinaison de diffrents modes de rglement : escompte au comptant, chelonnement- Rclamations de fournisseurs- Rglements en devises

Alas- chances non respectes- Rclamation non fonde dun fournisseur- Rglement erron- Trsorerie exigeant une demande de rchelonnement des rglements

Comptences Critre dvaluationRsultats attendusLes rglements aux fournisseurs sont suivis et les litiges sont traits dans la limite des responsabilits imparties

Assurer des rglements des fournisseurs Conformit des rglements

Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs 1.1.5 Gestion des rglements et traitement des litigesQuelques caractristiques de ce ple

Trs troitement li au contexte des organisations et aux relations quelles entretiennent avec leurs partenaires

et donc aux PFMP

avec, trs logiquement, une valuation en CCF


1.Lesactivitsconfiesllvedanslecadreduple1

Elles le placent dans la position du gestionnaire administratif dans une organisation et lui permettent de

participer la gestion des relations de cette organisation avec ses partenaires. Ces activits le conduisent :

matriser les applications et les rseaux attachs son poste de travail dans le cadre des tches qui lui sont prescrites,

inscrire son activit administrative dans un environnement numrique (PGI, messagerie lectronique, sites marchands, dclarations en ligne, outils bureautiques, etc.),

classer et archiver rgulirement les documents dmatrialiss dans les dossiers (utilisation de la GED), procder la scurisation des informations dmatrialises, et grer diffrents formats de fichiers, raliser des documents de qualit professionnelle dans le respect des chartes de lorganisation, utiliser les outils de communication utiles dans la situation professionnelle quil rencontre, respecter les procdures de lorganisation, suivre les directives et les consignes de son responsable hirarchique, et lui rendre compte rgulirement de

son activit ainsi que des alas et des dysfonctionnements rencontrs et surmonts ou non,

utiliser et respecter la marge dautonomie accorde dans sa fiche de poste (quand doit-il prendre une initiative ? quand doit-il sabstenir et rendre compte ?),

anticiper laction entreprendre pour viter les retards ou ngligences, causes potentielles de conflits qui pourraient apparatre dans les relations avec les partenaires de lorganisation.

2.Desactivitssitues

Dans le cadre du processus achats, avec les fournisseurs (prestataires compris) et les sous-traitants.

Le gestionnaire administratif actualise la base de donnes des fournisseurs, et assure le suivi des achats

(commande-livraison-facturation). Il met jour les stocks et les valorise. Il assure le paiement des fournisseurs.


dans le cadre des processus de vente de biens et de services marchands, mais aussi de mise disposition de

biens et de services non marchands, avec les prospects, les clients, les usagers, les donneurs dordre.

Le gestionnaire administratif actualise la base de donnes des clients et assure le suivi administratif de la

prospection. Il suit le processus de vente (commande-livraison-facturation) ainsi que les rglements clients y

compris les litiges en dcoulant.

Dans le cadre de la consolidation des relations avec les banques, les administrations et les partenaires-

mtiers.

Le gestionnaire administratif contrle la trsorerie, prpare les lments ncessaires aux dclarations fiscales

et prend en charge les formalits administratives dans le respect des obligations lies lactivit. Il doit aussi

sadapter au contexte mtier spcifique lorganisation dans laquelle il volue.

3.Lesoutilsnumriques

Le choix des applications numriques est inhrent chaque situation professionnelle. Aucune limite nest donne

dans les fonctionnalits applicatives, elles doivent rpondre aux besoins de la situation. Il est possible dutiliser

plusieurs outils pour une mme tche.

Exemples :

afin de raliser un publipostage laide dun traitement de texte pour envoi dune offre aux clients, la mise jour du fichier fournisseurs du PGI ncessite lextraction dune partie de cette base au format csv,

la mise jour du catalogue des produits se fait dans le PGI et sur le site marchand de lentreprise (BackOffice).

Remarque : nous ne formons pas le gestionnaire administratif aux fonctionnalits dun logiciel mais

ladaptabilit aux logiciels et applications numriques. Le gestionnaire administratif doit matriser son

environnement numrique de travail et doit sadapter ses volutions technologiques.

Les partenaires mtiers

Les relations avec les partenaires mtiers de lorganisation constituent un point saillant du ple 1. Il convient de

sappuyer sur les PFMP, au cours desquelles les lves rencontreront une organisation et son environnement

mtier. Les relations avec les partenaires mtiers ne constituent pas des relations commerciales mais impliquent

cependant le respect de certains usages, de codes professionnels particuliers que lorganisation et ses partenaires

matrisent de manire la fois explicite et implicite.

Quelques exemples non exhaustifs de partenaires mtier :

Pour une entreprise du secteur de laronautique : organismes certificateurs, qualiticiens Pour une entreprise du secteur de lextraction minire : agence de bassin, propritaires du sol Pour un expert-comptable : notaires, avocats, autres experts comptables, tribunaux de commerce Pour un agent automobile : concessionnaire, prfecture, police, assureurs, experts automobiles Pour une concession autoroutire : riverains, garagistes, gendarmerie, assureurs Pour une commune : ducation nationale, prfecture, conseil rgional, entreprises implantes sur la zone

artisanale, presse locale

Pour un agent immobilier : notaires, diagnostiqueurs, assureurs, banques, artisans Pour une mutuelle : scurit sociale, hpitaux Pour un franchis : franchiseur Pour une filiale : maison-mre Pour une direction acadmique des services de lducation nationale : mairies, conseil gnral, Direccte (les

Direccte regroupent des services administratifs issus de divers horizons : commerce extrieur, tourisme, commerce et

artisanat, intelligence conomique, industrie, travail et emploi, concurrence et consommation), centres de formation

dapprentis

Pour une cooprative agricole : adhrents, syndicats anti OGM


Pour un restaurateur : DDASS, syndicat professionnel, CCI, office de tourisme Pour un commerant : CCI, association des commerants, services de la rpression des fraudes Pour un artisan : CMA, ducation nationale sil est CET Pour un agriculteur : chambre dagriculture, DDA, agence de leau, rseau Bienvenue la Ferme etc.

Des exemples de situations rencontres avec les partenaires..

Achat ou vente un partenaire qui est aussi un fournisseur ou un client (par exemple la CCI qui loue une salle de runions lorganisation, la collectivit territoriale qui achte les produits de lorganisation).

Urgence prendre en compte dans le traitement dun dossier (demande dun partenaire institutionnel qui exige une rponse immdiate).

vnement qui ncessite des dmarches administratives, juridiques, voire judiciaires (sinistre, atteinte aux biens ou aux personnes de lentreprise).

Demande doccupation dun espace public, manifestation exceptionnelle pour laquelle il faut solliciter des autorisations.

Visite impromptue (inspection sanitaire par exemple) ou dplacement dun groupe dont il faut assurer la prise en charge (audit qualit)

Dsaccord entre le partenaire et lorganisation sur un aspect de leurs relations. Courrier dun partenaire qui soulve un problme infond ou qui fait une demande laquelle il est prudent

de ne pas rpondre immdiatement.

Recherche dun nouveau partenaire raliser. Vux annuels envoyer.

Les liens avec les autres disciplines

La notion de mtier de lorganisation est aborde en conomie et droit et peut ltre aussi en EGLS. La connaissance des rgles dusage dune profession appartient la culture professionnelle : on ne sadresse

pas aux partenaires institutionnels comme aux clients, la forme prise par la communication nest pas la mme

le lien avec les PFMP est trs troit comme lest le lien avec lEGLS.

Les organisations (diffrents types, finalits et objectifs), les partenaires des organisations, le contexte institutionnel du contexte professionnel, sont des notions abordes en conomie et droit.

4.Laccompagnementpersonnalis

LAP peut permettre un groupe dlves qui envisagerait une poursuite dtudes dapprofondir les relations

interculturelles rencontres dans lorganisation o ils ont ralis une PFMP.

Il peut galement permettre daider un groupe dlves qui en montrent le besoin mieux apprhender le

contexte mtier de lorganisation.

5.Lesateliersrdactionnels

Trois situations du ple 1 demandent la mise en place dateliers rdactionnels, car elles exigent la matrise dcrits

emblmatiques du mtier de gestionnaire administratif :

Le courrier de rclamation un fournisseur, Le courrier de relance client, Le courrier de sollicitation auprs dune administration.

LEGLS est un espace adapt pour aborder ces crits.

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Ple 2 : Gestion administrative

des relations avec le personnel

1. ORGANISATION DU PLE .............................................................................................. 15

2. PRSENTATION SYNTHTIQUE DU PLE ......................................................................... 16

3. MODALITS PDAGOGIQUES ......................................................................................... 16

4. LE PASSEPORT PROFESSIONNEL ET LA CERTIFICATION DU PLE 2 ................................... 19

5. POINTS DE VIGILANCE.................................................................................................... 19

3.2.3.2.3.2.3.2.2222


Aptitude gnrale

Renforcer les liens sociaux

Le gestionnaire administratif participe activement au maintien de bonnes relations avec le personnel car il assure, dans le respect des dlais et des consignes, les activits ncessaires au bon droulement de la gestion administrative des relations avec les salaris en respectant les rgles essentielles de confidentialit et de prservation des informations personnelles Le gestionnaire administratif est accompagnateur des activits de gestion des ressources humaines mais nest

pas un gestionnaire des ressources humaines.

1.Organisationduple

Le rfrentiel des activits professionnelles dcrit les quatre classes de situations relevant de lactivit du

gestionnaire administratif

Quatre classes de situations Le rle du gestionnaire administratif

Classe 2 : gestion administrative des

ressources humaines

Oprations plus ponctuelles relatives aux

mouvements de personnel, la gestion de

carrire et la formation.


relations sociales

Oprations relatives la reprsentation du

personnel, aux indicateurs sociaux, la sant &

scurit et aux activits sociales


rmunrations et des budgets.

Oprations de suivi administratif financier

(paies et budgets)

Classe 1 : gestion administrative

courante du personnel

Oprations courantes de gestion du personnel

pour tout type de contrat


2.Prsentationsynthtiqueduple

Classe de situations

Situation Comptence Critre

dvaluation

Savoirs

rdactionnels

2.1. Gestion administrative courante du personnel Tenue et suivi des dossiers des

salaris 211. Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la lgislation du travail

FIABILIT EXHAUSTIVIT

Gestion administrative des temps de travail

212. Dcompter et planifier le temps de travail

EXACTITUDE

Prparation et suivi des dplacements du personnel

213. Prparer et contrler des dplacements EFFICACIT DU SUIVI

Transmission dinformations destination du personnel

214. Apprcier la nature et le degr de confidentialit de linformation destination du personnel

QUALIT DE LA

TRANSMISSION SR

2.2. Gestion administrative des ressources humaines Participation au recrutement du personnel

221. Assurer des oprations administratives lies aux tapes dun recrutement

RESPECT ET

SCURISATION SR

Participation la mise en uvre d'un programme d'accueil

222. Appliquer un programme daccueil RESPECT DES CONSIGNES SR

Suivi administratif des carrires 223. Appliquer chaque cas trait les rgles spcifiques de suivi de carrire

QUALIT & PERTINENCE

Prparation et suivi de la formation du personnel

224. Assurer des oprations administratives lies la formation du personnel

RESPECT & SCURISATION

2.3. Gestion administrative des rmunrations et des budgets de personnel Prparation des bulletins de salaire 231. Renseigner et contrler la vraisemblance

des tats prparatoires aux bulletins de salaire

COHRENCE

EXACTITUDE

Prparation des dclarations sociales

232. Renseigner des tats prparatoires aux dclarations sociales

COHRENCE

EXACTITUDE

Participation la prparation et au suivi budgtaire

233. Mettre jour un tat budgtaire et signaler les carts

EXACTITUDE

2.4. Gestion administrative des relations sociales Suivi administratif des obligations lies aux instances reprsentatives du personnel

241. Organiser des lections et des consultations dinstances reprsentatives

RESPECT DU

CADRE LGAL

Prparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux

242. Mettre jour des indicateurs sociaux EXACTITUDE & LISIBILIT

Participation la mise en uvre de procdures relevant de la sant et la scurit

243. Produire des supports associs aux procdures sant - scurit

COHRENCE & LISIBILIT SR

Participation la mise en place dactivits sociales et culturelles

244. Mettre en uvre des actions destination du personnel

NIVEAU DE PRISE

EN COMPTE DE LA

COHSION SR

3.Modalitspdagogiques

LES SAVOIRS JURIDIQUES AU CUR DE LACQUISITION DES COMPTENCES DU PLE

Les situations relevant du ple gestion des relations avec le personnel sont ralises dans le respect de la lgislation en vigueur et des rgles et procdures de lorganisation. Aussi, les savoirs juridiques sont au cur de lacquisition des comptences du ple.


Les situations professionnelles du ple gestion des relations avec le personnel prsentent des savoirs juridiques et conomiques qui peuvent tre communs ceux dclins dans le programme dconomie et droit des baccalaurats des services et notamment avec ceux des axes de rflexion de la partie 3 les relations sociales dans lorganisation . Les programmes prvisionnels de formation doivent intgrer la complmentarit des enseignements et en assurer la transversalit.

LES RGLES DE CONFIDENTIALIT ET DE SCURISATION DES DONNES EN CONTINU.

La qualit de la gestion du personnel repose pour toute organisation sur un respect strict des rgles de confidentialit et de celles relatives la scurisation des informations et des donnes. Cest un paramtre de formation qui devra tre intgr chaque situation professionnelle.

LE PLE 2 ET LES PFMP

Les situations professionnelles du ple gestion des relations avec le personnel sont troitement lies la taille et la structure de l'organisation et notamment au fait quil y ait ou non un service ressources humaines. Elles seront alatoirement rencontres lors des PFMP.

LES ATELIERS RDACTIONNELS

Le ple accueille 5 des 17 situations professionnelles pour lesquelles des ateliers rdactionnels devront tre mis en uvre.

214. Apprcier la nature et le degr de confidentialit de linformation destination du personnel :

le courrier destin au personnel

221. Assurer des oprations administratives lies aux tapes dun recrutement

lannonce

222. Appliquer un programme daccueil les documents daccueil

243. Produire des supports associs aux procdures sant - scurit les consignes de sant et de scurit

244. Mettre en uvre des actions destination du personnel le discours

Les comptences de ce ple engagent la qualit de communication interne de lorganisation lgard de ses salaris. Elles ncessitent donc des qualits rdactionnelles.

QUELQUES PISTES DE RFLEXION PAR CLASSE DE SITUATIONS.

Classe 2.1 :

Le respect des rgles essentielles de confidentialit et de prservation des informations travers la mise jour des fichiers du personnel dans le cadre juridique et conventionnel, la circulation de linformation contribuent pleinement au maintien des liens sociaux.

Pistes de rflexion pdagogiques :

Au cours de sa formation, il peut tre demand un futur gestionnaire administratif :

De gnrer des documents professionnels partir de modles du progiciel de gestion intgr ou du traitement de texte. La production structure des documents, des modles constitue une complexit au fur et

mesure davancement de la formation partir des documentations juridiques et conventionnelles. Elle

permettra de mettre en uvre des savoirs rdactionnels forts de ce ple.

Dattacher des pices (ex : un contrat, une note de service, une note dinformation, une demande) une fiche salari, une catgorie de salaris, un service un tablissement. Dans ce cadre, le gestionnaire

administratif peut tre amen organiser les classeurs et les fichiers de la gestion lectronique des

documents.

De mettre jour un planning dabsences et de congs. Selon les fonctionnalits du PGI, la mise jour du planning peut avoir pour consquence directe de calculer la valeur des variables dans les lignes de rubriques du bulletin de paye. La mise jour se complexifie selon le cadre juridique de la demande, les dispositions conventionnelles, les contraintes organisationnelles.

Transmettre par courrier lectronique, dposer dans une bannette lectronique des documents en tenant compte de rgles de confidentialit. Il peut tre concrtement imagin de mettre la disposition de llve


des documents quil devra transmettre au salari, au service, ltablissement concern dans un cadre

scuris ou non.

De prparer un dplacement en utilisant les outils et simulateurs web mis sa disposition et en tenant compte des contraintes budgtaires et contrats dj conclus avec des prestataires de services.

De mettre en uvre une veille documentaire partir de revues professionnelles relevant de ce ple (ex : Revue fiduciaire Paye). Il peut tre confi un futur gestionnaire administratif la mise en place dans le PGI

dun classeur de ressources juridiques, dans le cadre de la GED. La mutualisation de ces ressources pourrait

constituer une source documentaire permable avec les dossiers que le candidat doit produire en conomie-

droit.

Classe 2.2 :

La politique de gestion des RH nest pas champ du Gestionnaire administratif. En revanche, la complexit de cette

classe de situation est dinscrire laction administrative dans le respect de politique de gestion des ressources

humaines.

Pistes de rflexion pdagogiques


de participer au recrutement du personnel avec laide dagence dintrim ou de cabinet de recrutement. Les activits qui en dcoulent peuvent gnrer de la complexit et des savoirs juridiques particuliers sur les diffrents statuts et les contrats de travail,

de mettre en uvre un programme daccueil complexe dans le cadre dune procdure normalise (ISO 9001, QS 14001, ) dans un milieu risque : milieu mdical ou vtrinaire, industrie chimique, pharmaceutique,

de participer lorganisation des entretiens annuels obligatoires dun service laide dun agenda lectronique et dune messagerie lectronique,

de participer au suivi du dossier de la formation des salaris : suivi de procdure de remboursements des frais de dplacements lis une formation,

Classe 2.3 :

La technicit lie la paye et aux dclarations sociales nest pas du champ du gestionnaire administratif de niveau

IV. Son rle est principalement de collecter les variables de paye, de les contrler, de les saisir, de reprer et

signaler certains carts importants dune priode lautre.

Les comptences relatives au dcompte du temps de travail (situation de travail 2.1.2.) et la prparation et au

contrle des dplacements professionnels (situation de travail 2.1.3.) sont pleinement lies cette classe de

situation.



De chiffrer des variables partir de ressources internes ou conventionnelles, de simulateurs en ligne. Dinsrer des rubriques dans le bulletin de paye. De procder au contrle selon des mthodologies professionnelles (ex : reprage dcarts significatifs avec les

priodes prcdentes de paye). De gnrer les tats de virement et de les transmettre au responsable hirarchique pour contrle avant

transmission la banque selon les formats numriques du protocole dchange. Dchanger avec le service comptable ou la direction administrative et financire pour rechercher lorigine

dun cart. De collecter les pices, de reprer sur des tats des donnes ncessaires une dclaration sociale, un

contrle Urssaf.

noter que pour la classe de situation 2.3 dans son ensemble, lvaluation de la comptence sappuie sur les

critres dexactitude et de cohrence de calculs sur des donnes quantitatives. Or, la faible matrise des calculs

par les lves peut tre un obstacle :


Se rapprocher du professeur de mathmatiques pour retrouver les oprations effectues automatiquement par les logiciels et les relier aux mthodes utilises en cours habituellement.

Sintresser aux feuilles de paies des lves qui travaillent, pour observer la cohrence des valeurs trouves tout en provoquant lintrt des lves.

En PFMP, sil est difficile davoir accs la paie proprement dite, il est beaucoup plus facile de sintresser aux dclarations sociales et des tats budgtaires gnraux. (Une ngociation avec le tuteur en ce sens peut

aider.)

Classe 2.4 :

Les enjeux lis la gestion des relations sociales ne sont pas du champ du gestionnaire administratif de niveau IV.

Son rle est principalement de raliser un suivi administratif des obligations lies aux relations sociales et de

contribuer au renforcement des liens sociaux.

De nombreuses situations relles de ltablissement peuvent tre utilises pour construire les situations

professionnelles de ce ple.


participer lorganisation des lections du personnel : ralisation des bulletins de vote, des listes des votants, des listes dmargement, document officiel dinformation du droulement des lections

Complter des tableaux de suivi des formations, des accidents du travail, de labsentisme et raliser des graphiques danalyse, contribuer lanalyse statistique de la composition du personnel (niveau de formation, qualification, poste occup, )

Organiser des runions priodiques du CHSCT : convocation automatise grce un publipostage par mail ou par courrier, circulation des informations

raliser des documents afficher lis la sant et la scurit (numros durgence, procdure dvacuation incendie, procdure accident risque chimique ou nuclaire, risque infectieux,),

organiser un pot de dpart en retraite dun membre du personnel, mdaille du travail, arbre de nol, distribuer des chques cadeau/vacances du comit dentreprise,

4.Lepasseportprofessionneletlacertificationduple2

La certification prend la forme dune tude de cas car certaines situations du ple peuvent tre qualifies de situations fort potentiel de dveloppement. Nanmoins, le passeport professionnel des lves doit tre aliment par des situations du ple 2 quand bien mme ces situations ne sont pas extraites pour la constitution dun dossier certificatif puisque lpreuve est une tude de cas. La matrise des comptences attendues lors de ltude de cas ncessite lanalyse conduite par les lves via leur passeport professionnel.

5.Pointsdevigilance

Il ne sagit pas de travailler la gestion des ressources humaines mais la gestion administrative des relations avec le personnel.

La formation aux comptences professionnelles de ce ple ne doit pas tre arbitre par les modalits dvaluation certificative.

Pour prparer lpreuve ponctuelle du ple 2, il est important que le candidat saisisse au fur et mesure dans le passeport professionnel les situations relles ou simules, vcues ou observes Le passeport professionnel joue ici un rle important pour permettre llve un retour rflexif et dvelopper sa capacit danalyse et de gnralisation des situations.

P a g e | 20




Ple 3 : Gestion administrative interne

1. L'ACTIVIT COURANTE DU GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ............................................ 21

2. UNE ACTIVIT PROFESSIONNELLE VOLUTIVE ................................................................. 21

3. LES SITUATIONS DE RFRENCE ..................................................................................... 21

4. LES COMPOSANTES DE LA SITUATION PROFESSIONNELLE ............................................... 23

5. UNE PROFESSIONNALIT RELATIONNELLE ACQURIR .................................................. 23

3.2.3.2.3.2.3.2.3333


Le ple 3 regroupe les activits de gestion administrative courante de tous types d'organisation, TPE, PME PMI,

administrations, collectivits territoriales, associations, mutuelles, entreprises de forme cooprative, groupement

d'intrt public, etc.). Dans une journe type d'un gestionnaire administratif, l'on retrouve bien souvent des

situations professionnelles traiter relevant du ple 3.

1.L'activitcourantedugestionnaireadministratif

Il inscrit son activit au cur des systmes d'information de l'organisation et des volutions technologiques.

Il est en mesure de produire et traiter les informations qualitatives et quantitatives en vue de les diffuser tant

l'interne qu' l'externe et en s'adaptant aux divers modes de travail mis en place.

Son rle d'interface consiste grer les espaces de travail et les ressources collectives. Il assure l'organisation et la

gestion matrielle de l'organisation.

Le gestionnaire administratif suit le rythme des activits internes de l'entit travers la tenue des agendas, la

planification et le suivi des tches.

La ralisation d'activits professionnelles inscrites dans ce ple lui permet de dvelopper une aptitude gnrale

amliorer la productivit administrative.

La nature de ces activits doit permettre aux lves de se familiariser trs vite avec le mtier ; notamment en

observant ou en assistant les gestionnaires administratifs dans lEPLE. Des parcours peuvent ainsi tre mis en

place au sein mme des tablissements.

2.Uneactivitprofessionnellevolutive

Les mtiers administratifs sont par nature transversaux, tous les secteurs sont concerns. Le caractre "situ" du

rfrentiel dans lequel chaque activit cite renvoie des situations de travail relles, permet d'viter une vision

"dilue" du mtier.

Que l'organisation requiert une forte polyvalence, ou bien une spcialisation, le gestionnaire administratif devra

s'adapter aux divers interlocuteurs, aux contextes et aux modes dorganisation du travail mis en place.

Plac au cur d'un rseau relationnel trs large, il devra aussi intgrer dans son activit, les rles, places et

statuts de chacun.

3.Lessituationsderfrence

Les situations de travail sont ancres dans une ralit professionnelle parfois complexe, jamais statique.

Les pisodes professionnels que traverse le jeune et la variabilit des situations qu'il rencontre lui permettent

progressivement d'affirmer ses comptences professionnelles.

Elles englobent processus d'apprentissage et dveloppement professionnel tout au long du parcours de formation

de l'lve ou de l'apprenti.

Elles sont organises en 4 classes, considrer comme des blocs d'acquis d'apprentissage cohrents.

Quelques exemples ci-dessous permettent d'illustrer les activits confies au gestionnaire dans chacune des 4

classes et de mieux apprhender les finalits du dcoupage modulaire :


3.1 Gestion des informations

3.1.1 Collecte et recherche d'informations 3.1.2 Production d'informations structures 3.1.3 Organisation et mise disposition

Quelques exemples

Organiser la veille informationnelle du service en utilisant les outils de recherche avance. Rpondre une demande d'informations dans les meilleurs dlais alors que le systme d'informations est

indisponible.

Participer la mise en uvre d'un processus de dmatrialisation des documents. Produire et publier un article sur le blog de l'entreprise Produire un compte-rendu, un rapport, un tableau chiffr

3.2 Gestion des modes de travail

3.2.1 Organisation et suivi de runions 3.2.2 Gestion des flux de courriers 3.2.3 Gestion des flux tlphoniques 3.2.4 Gestion d'espaces collaboratifs

Quelques exemples

Vrifier le bon tat de fonctionnement des matriels de projection et d'animation d'une runion. Rceptionner le courrier entrant, reprer le courrier confidentiel et personnel. Actualiser un annuaire interne et grer une liste de diffusion. Prparer l'expdition des lettres et des colis et choisir les tarifs d'acheminement correspondants.

3.3 Gestion des ressources et des espaces de travail

3.3.1 Orientation et information des visiteurs 3.3.2 Maintien oprationnel des postes de travail et amnagement des espaces 3.3.3 Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences informatiques 3.3.4 Participation au suivi du budget de fonctionnement du service 3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits quipements

Quelques exemples

Amnager un nouvel espace de travail dans le respect des rgles d'ergonomie et de scurit. Assurer la maintenance de premier niveau des quipements de bureau. Rpondre une surconsommation exceptionnelle en fournitures et consommables. Rsilier un contrat de maintenance et procder la recherche d'un nouveau prestataire.

3.4 Gestion du temps

3.4.1 Gestion des agendas. 3.4.2 Planification et suivi des activits.

Quelques exemples

Mettre jour les agendas partags compte tenu des rendez-vous de dernire minute. Suivre l'avancement d'oprations programmes.


4.Lescomposantesdelasituationprofessionnelle

Les donnes de la situation : les ressources disponibles, les rgles et procdures, les consignes de posture, l'environnement de travail, ...

Les savoirs associs ncessaires l'action, savoirs pragmatiques :

Les savoirs de gestion et savoirs technologiques, couvrant les champs de connaissances du management, de

l'organisation, de la technologie, de l'information, de la communication, de la rglementation, de la

scurisation, etc.

Les savoirs juridiques et conomiques, fondements de toute activit professionnelle ;

Les savoirs rdactionnels, savoirs lis la lecture et l'criture d'un genre et savoirs lis aux procds

d'criture. La qualit de l'expression crite et orale rpond une attente forte des professionnels, c'est un

facteur dterminant pour obtenir un emploi. En outre, le gestionnaire peut voluer dans des secteurs trs

spcialiss dans lesquels l'appropriation du champ lexical est un pralable.

La performance attendue que traduisent les rsultats attendus, la complexit (multiplication des critres prendre en compte) et les alas (incidents, nouveauts, imprvus), la(les) comptence(s) emblmatique(s) de

la situation traite.

Le critre d'valuation unique.

5.Uneprofessionnalitrelationnelleacqurir

En relation avec de nombreux partenaires internes et externes, le gestionnaire administratif dveloppe une forte

dimension relationnelle. Son rle d'interface ou de reprsentation l'oblige intgrer les consignes donnes de

disponibilit, de diplomatie, de discrtion, de prsentation adapte.

Il est capable de modifier son rythme de travail pour rpondre aux nombreuses sollicitations ou faire face aux

imprvus, aux modifications de son environnement ou aux exigences de flexibilit de l'organisation.

L'approche active par l'activit nous amne modifier les pratiques enseignantes. Par exemple, la ralisation de

scenarii pdagogiques, permettraient l'lve d'tre acteur de ses apprentissages et non simple acteur de

l'organisation (objet d'tude). La scnarisation, concept d'une vritable pdagogie active, utilise un contexte

d'entreprise comme ressource et pose une problmatique professionnelle lie aux processus de gestion

administrative. Dans sa mise en uvre, le scnario pdagogique requiert la planification d'activits, l'usage de

simulateurs administratifs, le recours des outils de gestion et de travail collaboratifs, des espaces

professionnels reconstitus, des outils d'aide la conceptualisation. Les dmarches transdisciplinaires et les

dispositifs d'accompagnement de l'lve dans son parcours de formation viennent renforcer l'action de l'lve.

P a g e | 24




Ple 4 : Gestion administrative des projets

1. LES PROJETS DANS LORGANISATION ET LE RLE DU GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ..... 25

2. LANCRAGE DANS LE REL .............................................................................................. 26

3. LES MODALITS PDAGOGIQUES ................................................................................... 27

4. LES POINTS DE VIGILANCE .............................................................................................. 27

3.2.3.2.3.2.3.2.4444


Aptitude gnrale

Accompagner administrativement des projets, dans tous types dorganisation

Les activits ralises portent sur la composante administrative de tout type de projet dvelopp au sein de

lorganisation. Le gestionnaire administratif nest pas partie prenante du projet mais accompagnateur

1.Lesprojetsdanslorganisationetlerledugestionnaireadministratif

Le rfrentiel des activits professionnelles dcrit les projets dans lorganisation. Le schma ci-dessous en reprend

les lments essentiels.

La mthodologie du suivi administratif de projet

Quelle que soit la diversit des projets et du type dorganisation, les mmes activits administratives sy

retrouvent et sont invariantes. Le ple 4 dfinit, travers les situations professionnelles, 14 invariants qui

respectent la mthodologie de suivi administratif de projet :

411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet

412 Organisation de la base documentaire

413 Production dtats budgtaires lis au projet

414 Traitement des formalits et des autorisations

415 Suivi du planning de ralisation du projet

416 Mise en relation des acteurs du projet

417 Suivi des runions lies au projet

418 Suivi logistique du projet

419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet

421 Participation llaboration des documents de synthse

422 Participation au rapport dvaluation

423 Clture administrative du projet

Les projets dans lorganisation Le rle du gestionnaire

Se dmarquent des oprations courantes car

par essence, ils sont limits dans le temps. Ils

peuvent toutefois tre pluri annuels.

Supervis par son responsable, il est appel

intervenir dans la gestion administrative

des projets.

Sont denvergure et de nature diffrentes

selon la taille et la structure de

l'organisation.

Il est partie prenante de la ralisation du

descriptif du projet, du suivi du planning. Il

organise les informations

Sont soumis des contraintes de cot, de

temps et de qualit.

Il est en mesure de collecter et de renseigner

les indicateurs de gestion et produit les

documents relatifs lvaluation.

Conduisent les acteurs dun projet

travailler en quipe de manire transversale.

Il assure linterface administrative entre les

acteurs du projet.


2.lancragedanslerel

Le projet est support lacquisition de la mthodologie de suivi administratif. Son ancrage dans le rel permet une

didactisation des situations dorganisations, observes, ralises, ou simules. Lobjet du projet devient ainsi

secondaire.

Des exemples de projets dans les organisations

Associations Entreprises Collectivits territoriales

Actions en direction des :

adhrents donateurs partenaires bnficiaires

- Manifestations en direction du personnel - Manifestation commerciale - Oprations de relations publiques et

mcnat

- Action citoyenne de lentreprise

- Manifestations en directions des usagers et/ou administrs

- Forum - Consultations publiques - Actions citoyennes

EPLE

Journe portes ouvertes PFMP ltranger Sminaire cole/entreprise Information lorientation (prsentation en collges, mini stages, participation forum, JPO) Projets propres une section

Il est possible de sappuyer sur les spcificits des bassins conomiques locaux.

Les projets sont en lien avec lobjet social de lorganisation. Ils sont varis en objet et en dure et font partie du

quotidien de toute organisation et de tout tablissement scolaire.

Ils peuvent tre ordinaires ou vnementiels. Leur critre de validit est quils puissent offrir au jeune la

possibilit de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du ple 4.

Projets ordinaires Projets vnementiels

Ils se dmarquent des oprations courantes car ils sont

par essence limits dans le temps et soumis des

contraintes particulires de cot, de temps et de qualit.

Ils sont ponctuels et/ou pluriannuels, renouvelables

Achat de matriel exceptionnel (vhicule, machine-outil, mobilier, quipement informatique )

Dmnagement, restructuration Mise en place dune norme de qualit (ISO 14001,

QS 9000 )

Adaptation de nouvelles contraintes rglementaires (Loi, convention collective )

Oprations commerciales (salon, JPO, dfil de mode )

Accueil de dlgations trangres (clients, fournisseurs, lves )

Opration de relations publiques, mcnat, sponsoring,


3.Lesmodalitspdagogiques

Le travail en quipe

Modalits dintervention

Les modalits dintervention ne portent que sur les 14 activits du ple 4, les invariants administratifs dun projet.

Les professeurs des 2 spcialits peuvent/doivent intervenir sur le ple 4, comme sur tous les autres ples. Un

travail en quipe est ncessaire pour organiser les interventions autour des situations professionnelles en

dpassant la seule lecture du titre, qui ne permet pas de comprendre la comptence vise.

Responsabilit du suivi administratif du projet

La responsabilit ne porte que sur le suivi administratif du projet et non sur la ralisation du projet. Les sections

engages dans le suivi administratif dun projet ont ainsi une obligation de moyen et non de rsultat.

Objectifs pdagogiques

Raliser une projection de la gradation des situations professionnelles et de laccompagnement administratif des projets tudis sur les 3 annes de formation : objectifs et attendus en termes de complexit

Lobjectif est bien la complexit du suivi administratif, qui ne va pas obligatoirement de pair avec la complexit du projet

Lquipe peut construire des outils de suivi des projets du ple 4 pour en assurer la continuit pdagogique sur les 3 annes de formation.

La progressivit dans la nature des projets

une progressivit dans la nature des projets peut tre envisage. Il est important cependant de ne pas attendre la fin de la formation pour plonger llve dans laccompagnement de projet. De ce point de vue,

prendre appui sur les projets dans lEPLE peut tre trs utile ds la seconde.

Lvaluation

Le ple 4 est valu dans le cadre de lpreuve E33 qui valide lacquisition des comptences appartenant aux 2 classes de situations du ple.

Lvaluation porte sur la gestion administrative des projets et non sur le projet en lui-mme Le projet peut tre abouti ou non.

4.Lespointsdevigilance

Il est important de bien distinguer les situations de travail du ple 3 et du ple 4. Les exemples ci-dessous en

fournissent la dmonstration

Exemple 1

PLE 3. GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4. GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

Classe de situations 3.2 gestion des modes de travail 4.1 Suivi oprationnel du projet

Situation de travail 3.2.1 Organisation et suivi de runion 4.1.7 Suivi des runions lies au projet

Comptences Organiser la logistique administrative dune runion

Positionner une runion dans le droulement dun projet

Critre dvaluation Efficacit dans lorganisation et le suivi de la runion

Adaptation des runions aux tapes et objectifs du projet

Rsultats attendus La runion se droule dans les conditions attendues avec les supports demands et les comptes rendus sont adresss

Les runions permettent datteindre les objectifs de travail formaliss dans le projet

Exemple 2


PLE 3. GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4. GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS

3.3 gestion des espaces de travail et des ressources

41 Suivi oprationnel du projet

Situation de travail 3.3.4. Participation au suivi du budget de fonctionnement du service

4.1.3. Production dtats budgtaires lis au projet

Comptences Mettre jour un tat budgtaire et signaler les carts

Chiffrer et prsenter des donnes budgtaires

Critre dvaluation

Rigueur du suivi de la situation budgtaire

Fiabilit de ltat budgtaire

Rsultats attendus Les lments budgtaires du service sont actualiss

Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.

Il est important de distinguer ce qui relve de la gestion administrative de projet (activits planifies

daccompagnement administratifs) de ce qui relve de la gestion de projet (activits coordonnes de ralisation

du projet) Mme si lune et lautre sinfluencent mutuellement !

Schma du processus avec dfinition des rles

Attention, le gestionnaire administratif du projet nest pas un acteur du projet. Si un projet devait tre confi

une section de bac G-A, il serait impratif de bien diffrencier les lves acteurs impliqus dans la ralisation

du projet des lves gestionnaires administratifs impliqus dans laccompagnement du projet.

Dmarrage

Planification

Contrle

Excution Clture

Acteurs du projet Gestionnaire

administratif

Suprieur

hirarchique


La gradation des projets doit se faire partir de la gradation des situations professionnelles traites (complexit,

alas), plus que sur lampleur du projet en lui-mme.

La typologie des projets

Les projets rencontrs par les lves en PFMP ont autant dintrt que les projets du centre de formation.

Les spcificits mtiers des bassins de formation peuvent tre un facteur de diffrenciation des projets accompagner.

Au sein dun EPLE, les projets raliss par dautres sections peuvent tre ports administrativement par la section GA.

Laccompagnement administratif des projets, port par le ple 4, est en tout cas le moyen privilgi, pour les

sections du Bac pro GA, dtre reconnues et de rayonner tant au sein des tablissements qu lextrieur, dans

le milieu socio-conomique.

P a g e | 30




Du secrtariat ladministratif et

de la comptabilit la gestion

1. DES MTIERS QUI VOLUENT EN PROFONDEUR ........................................................... 31

2. DES MTIERS FORTEMENT LIS AUX CONTEXTES DACTIVIT .......................................... 33

3333....3333


1.Desmtiersquivoluentenprofondeur

Les entretiens et auditions mens par le groupe dexperts ont montr la difficult daborder ces volutions sous

langle mtier . La plupart des interlocuteurs se sont attachs dcrire la grande transversalit des activits

administratives qui consistent plus prcisment en des interventions sur des processus de gestion, commerciaux,

de communication et de GRH.

Les activits administratives (secrtariat et comptabilit) sont fortement impactes par lvolution des systmes

dinformation dans les organisations.

Les activits, tant comptables quadministratives, sinscrivent dans un vaste mouvement de dmatrialisation des informations qui conduit lutilisation massive de documents lectroniques, le tout dans un

environnement numrique gnralis. Cest ainsi que dans les cabinets dexpertise comptable, les

collaborateurs ralisent eux-mmes la saisie qui tend tre automatise via des applications scanner.

Les applications et les rseaux sont interconnects et chacun doit matriser des solutions dinterfaage entre un sige et des agences, dautant que les architectures des systmes dinformation et les technologies

utilises sont conues pour dvelopper de plus en plus le tltravail. La matrise de cls scurises, de plates-

formes collaboratives, dextranets font dsormais partie des exigences techniques minimales attaches aux

postes administratifs.

Dans les TPE, une polyvalence totale est requise en matire dutilisation des technologies avec le plus souvent la matrise dune suite de gestion prescrite par lexpert-comptable ou le centre de gestion.

Dans les PME PMI, tous les personnels ont des activits administratives incidentes. De plus en plus, les cadres intermdiaires prennent eux-mmes en charge les activits de secrtariat traditionnel (bureautique, courrier,

messagerie, gestion du temps). En revanche, les personnels administratifs prennent en charge la

communication, notamment externe, avec comme valeur ajoute leur degr dinitiative, leur sens de

lautonomie et des responsabilits. Les emplois de secrtariat administratif, intgrant plus franchement la

recherche de performance, ncessitent lutilisation doutils informatiques et la mise en place dune

organisation permettant de respecter les dlais et daugmenter la rapidit de traitement des dossiers.

Lutilisation de solutions informatiques spcifiques est partage entre plusieurs collaborateurs occupant des postes de nature et de niveau diffrents. On y trouve des applications web, de GED

3, des applications de

bureau nomade, des progiciels mtier mais aussi des outils de-Learning, sachant que la formation, via des

cdroms dautoformation ou des formateurs relais, peut constituer une part importante de ces activits.

Dans tous les cas, la matrise de solutions informatiques de plus en plus complexes na de sens que par

rapport aux problmatiques professionnelles quelles permettent de traiter ; par exemple, tenir un agenda

lectronique, cest avant tout matriser tous les problmes organisationnels et relationnels lis la

coordination des agendas dun service.

Lintervention administrative porte sur les processus commerciaux et de gestion

Ces deux types de processus sont influencs par la taille des organisations et, comme on la vu plus haut, par les volutions technologiques : Extension des systmes dinformation et des PGI dans les grandes entreprises,

externalisation de la tenue des comptes, mouvements de restructuration des activits comptables vers des

centres nationaux, accroissement de la part des tches lies la gestion budgtaire et lanalyse des donnes,

renforcement dune dmarche qualit et contrle de linformation, fusion des fonctions administrative et

comptable dans les petites et moyennes organisations, etc.

Les interventions dans ces processus se situent dsormais davantage au niveau de lanalyse du contrle et de la vrification des donnes, notamment quantitatives, ainsi que de la participation au pilotage des

organisations (tenue de tableaux de bord). On peut constater un mouvement dexternalisation des

oprations de saisie de donnes de gestion soit vers le client lui-mme, soit vers un centre partag.

3 Gestion lectronique de Documents


Lexigence dune dimension commerciale est maintes fois affirme. Elle consiste en la prise en charge des oprations de gestion commerciale tout en lassociant une responsabilit de plus en plus forte dans la

qualit de la relation-client. Relation dautant plus troite quil existe des configurations o la saisie des

donnes est assure par le client lui-mme (services en ligne, banque domicile, formulaire en ligne, self

scanning dans les points de vente,)

Des connaissances techniques approfondies peuvent tre requises lorsque les contextes dexercices se situent dans une logique technico-commerciale.

Si lon y ajoute une demande dexpertise dans les domaines juridique, social et fiscal et la possibilit de formuler des prconisations, recommandations et accompagnement notamment dans le choix de solutions

informatises, les exigences sur les emplois administratifs ncessitent une relle multivalence, qui les situent

trs au-del dactivits de simple excution.

Les activits de communication, bien au-del des qualits relationnelles, exigent des comptences

professionnelles affirmes

Le savoir-tre est souvent considr comme une qualit intrinsque, constitutive de la personnalit des collaborateurs administratifs, et indispensable pour sadapter rapidement et facilement lenvironnement

dans lequel ils voluent. Ces qualits relationnelles et sociales restent cependant insuffisantes si ny sont pas

associes des comptences qui composent la culture professionnelle ncessaire pour voluer dans un

service administratif, comprendre les finalits et les valeurs de lorganisation, les dfendre et donner du sens

lactivit administrative.

Le savoir communiquer des personnels administratifs est rgulirement mentionn dans les entretiens. Il consiste pouvoir adapter les propos et les attitudes aux interlocuteurs, notamment dans les situations

dlicates ou conflictuelles. La comptence communiquer intgre une matrise langagire spcifique du

mtier et une utilisation du lexique de lorganisation dans tout type de contexte et de situation

professionnels.

Les activits communicationnelles des personnels administratifs sont en majorit lies laccueil et linformation des personnes (au tlphone, en face face, linterne et lexterne), parfois trangres,

parfois en difficult, parfois VIP ).

Pouvoir dtecter les besoins du public accueilli, respecter les procdures, renforcer limage de lentreprise, respecter la confidentialit des informations, matriser dindispensables techniques dcoute et de filtrage,

parfois de mdiation, et quelques rudiments dune langue trangre (langlais le plus souvent) sont les

principales comptences relationnelles exprimes dans les entretiens.

Le rle dinterface au sein de lorganisation, entre les diffrents services, les diffrents interlocuteurs est galement trs important. Les activits de communication associes ce rle dinterface consistent

apporter un support la prise de dcision, orienter les flux dinformations vers les bons destinataires,

formuler des alertes et des propositions argumentes par des analyses quantitatives, des synthses et des

recherches documentaires.

La matrise des diffrents outils de communication est bien sr considre comme incontournable (standards, botes vocales, internet, agendas partags, messagerie) et parfois une approche minimale de la

PAO permet de prendre en charge des activits ddition (cration de documents publicitaires, catalogues,

tracts, plaquettes, prospectus )


Un soutien la gestion des ressources humaines

Ncessitant des notions de droit du travail et de droit social, les activits administratives apportent un soutien aux

processus de gestion des ressources humaines qui concernent :

Ladministration du personnel au sens strict : relevs horaires, paie, charges sociales mise jour des dossiers du personnel, contrats de travail, mesures de scurit, plannings

La gestion des ressources humaines (recrutements, formation, intrim, information du personnel..) ;

La veille documentaire et juridique.

Lanalyse de lvolution des activits administratives travers les modalits dintervention sur les diffrents

processus permet dclairer concrtement la discutable et difficile notion de transversalit maintes fois dcrite

dans les rapports concernant les mtiers du secrtariat et de la comptabilit. Daucuns saccordent dire quil est

prfrable de privilgier une approche en termes dactivits professionnelles au dtriment de celle en termes de

mtier , pour dcrire ces emplois. 4

Dans un contexte de mutations technologiques et de transformation de lorganisation du travail, les interventions

sur les processus de gestion, commerciaux, de communication et de GRH, loin de gnrer une forme de

dqualification lie la polyvalence et la perte de repres mtier, ncessitent au contraire des connaissances trs

larges, techniques, juridiques, commerciales associes une relle professionnalit relationnelle . La dimension

gestion des activits administratives est maintes fois raffirme. Elle consiste plus spcifiquement en lintgration

dans toutes les activits dune culture quantitative permettant de traiter linformation de gestion pour la

mettre au service de la dcision.

2.Desmtiersfortementlisauxcontextesdactivit

Si la transversalit des activits administratives est reconnue, il nen demeure pas moins vrai que les contextes

dexercice influencent directement la nature des tches et les comptences attendues.

Lemploi dagent de gestion administrative dans la fonction publique territoriale 5

Au 1er janvier 2007, leffectif des agents de gestion administrative slevait environ 180 000 agents, soit 10 % de lensemble des agents territoriaux. 90 % dentre eux sont des femmes. Ils sont en grande majorit

des agents de catgories C : 84 % ont un cadre demploi dadjoint administratif ; mais on observe galement

des agents de catgorie B : 10 % dentre eux ont le statut de rdacteur.

Lagent de gestion administrative est davantage soumis aux volutions organisationnelles des structures : organisations transversales ou par ples, cooprations avec des partenaires extrieurs en modes projets,

volutions des procdures internes et dveloppement des dmarches qualit sont autant dlments

organisationnels qui influencent le mtier. galement, la proximit lusager et le lien collectivit-usager se

renforcent. La demande sociale devient plus exigeante, plus sensible la notion de service public, ce qui

ncessite ractivit et individualisation de la rponse.

Un double phnomne est observ sur ce mtier : la fois une certaine polyvalence demande par les employeurs dans le cas de mutualisation des fonctions administratives entre plusieurs services ; mais aussi un

dveloppement de comptences spcialises sur un service particulier, par exemple un service social ou un

service technique.

4 Voir par exemple le rapport sur Les formations professionnelles de premier niveau dans les spcialits du tertiaire

administratif HCE - Septembre 2005 5 Observatoire national des emplois de la FPT


En termes de perspectives demploi, La tendance est une diminution relative des effectifs dagents de gestion administrative avec des prvisions de dparts en retraite non renouvels et une gestion budgtaire

des collectivits contrainte. Les principales raisons avances sont le phnomne dautonomie des cadres, les

gains de productivit raliss grce aux TIC. Avec des effectifs en recul, les qualifications des agents de

gestion administrative sont en hausse. Un niveau III ou IV (Bac ou BTS/DUT) est dsormais requis et le niveau

V (BEP/CAP) savre insuffisant.

Les logiques de mutualisation des services gestionnaires entre structures intercommunales, communes et tablissements publics (CCAS, ) se renforcent Ce qui induirait un regroupement des comptences de gestion

administrative au sein dun seul tablissement. Les besoins de recrutement restent cependant importants

mais il existe une concurrence forte entre les candidats car la fonction publique territoriale est attractive pour

ces profils. Lattractivit du mtier est lie la diversit de son exercice selon le type et la taille de la

collectivit employeur ou selon le service de rattachement de lagent.

La fonction publique territoriale constitue un gisement demplois certes en baisse mais non ngligeable. Le niveau

IV constitue dsormais le minimum requis pour rpondre des exigences plus fortes en matire de comptences et

de polyvalence. Lattractivit de ces emplois cre cependant une trs forte concurrence et ncessite alors, pour ce

niveau de recrutement, de sengager dans un projet de prparation des concours qui peut stendre sur plusieurs

annes.

Un besoin de comptences adaptes au secteur dactivit

La demande des entreprises se porte dsormais sur la spcialisation des candidats au recrutement dans le secteur dactivit et la technicit dans lesquels volue lentreprise (mdico-social, btiment, industrie,

immobilier, financier, juridique). Les entreprises ont dsormais besoin de comptences spcifiques adaptes

leur secteur avec une exigence accrue en termes de capacit dadaptation, bonne culture gnrale,

ractivit, qualit rdactionnelle.

Dans le Btiment et les Travaux Publics par exemple, les entreprises de 10 15 salaris recrutent des assistantes nayant pas de formation spcifique dans le domaine mais disposant dune capacit dadaptation

et dun certain savoir tre (adaptabilit, ractivit) avec une formation continue dadaptation au poste de

travail.

Par rapport la taille, dans les entreprises qui ne peuvent recruter une personne spcifique pour la gestion administrative, ce sont gnralement des conjointes-collaboratrices dartisans ayant un emploi en parallle

qui exercent les tches administratives de lentreprise. Les tablissements de petite taille ont davantage

recours au personnel saisonnier et la propension recruter progresse avec la taille des tablissements.

Cependant, un peu plus de la moiti des intentions dembauche (52,1 %) manent des tablissements qui

emploient moins de 10 salaris. Les TPEPME nont pas les moyens de sappuyer sur un service RH pour leur

dmarche de recrutement (dfinition du besoin en comptences, mobilisation de lensemble des canaux de

recherche,). Ces entreprises privilgient alors le recrutement BAC + 2 pour les sortants de formation

initiale et mettent laccent sur le savoir-tre ou les comptences sociales (capacits relationnelles,

comportement au travail) qui comptent davantage que le niveau de diplme.

P a g e | 35




Une entre didactique

par les situations professionnelles

1. LANALYSE DU TRAVAIL ................................................................................................. 36

2. LA DIDACTIQUE PROFESSIONNELLE ................................................................................ 37

3. LE DSIR DAPPRENDRE ................................................................................................. 37

3333....4444


Lhomme nest jamais seul en face du monde

dobjets qui lenvironne. Le trait dunion de ses rapports

avec les choses, ce sont les relations avec les hommes .

Leontiev, 1958

Le rfrentiel dcrit, au sein de 4 ples, les situations professionnelles reprsentatives quun gestionnaire

administratif peut rencontrer dans lorganisation qui lemploie. Chacune de ces 55 situations cerne une

comptence, et postule que le professionnel dispose la fois de ressources (les donnes de la situation) et de

connaissances (les savoirs associs).

Permettre llve daccder peu peu la matrise de situations varies quon attend du professionnel ncessite

de dvelopper sa capacit surmonter des obstacles (la complexit de la tche et les alas dont lorigine peut se

trouver dans lorganisation elle-mme ou dans son environnement).

Cette approche par les situations ne pourrait se satisfaire dune dmarche qui serait simplement linaire et qui

commencerait par un petit a, pour se poursuivre par un petit b et ainsi jusqu z.

Mais lexprience ne peut se transmettre directement de lenseignant llve. Il faut donc, pour enseigner les

situations et pour que les lves apprennent delles, mettre en uvre la fois une didactique particulire, qui

trouve ses ancrages dans lanalyse du travail et la didactique professionnelle, et une pdagogie confiante, fonde

sur le dsir dapprendre des lycens professionnels.

1.Lanalysedutravail(psychologiedutravailetergonomiecognitive-Clot,Vergnaud,Leplat)

Pour les psychologues du travail, lanalyse des activits professionnelles reprsente un moyen de

professionnalisation qui permet de former partir de lexprience. Pour se professionnaliser, il faut connatre son

activit si lon veut pouvoir influer sur celle-ci.

La tche est le ce que je dois faire , le prescrit, les consignes. Lactivit est le ce que je fais , le rel,

ladaptation des consignes la ralit. Ainsi par exemple, le gestionnaire administratif adapte-t-il son discours au

tlphone lide quil se fait du client partir de sa voix : est-il jeune, est-il aimable, est-il disponible? Cette

adaptation du discours ne fait pas partie du travail prescrit mais du travail rel.

Le mtier rsiste celui qui veut lapprhender. Il ne suffit pas de voir quelquun agir pour savoir tout ce quil fait

et tout nest pas sous le contrle du professionnel : les consignes par exemple lui sont imposes comme lest aussi

lenvironnement de travail. La connaissance du travail demande donc quon puisse enlever le voile sur

linaccessible que reprsente le ct masqu de lactivit, au-del de ce quon en voit : les instruments utiliss,

lenvironnement, le temps pass la tche.

Ainsi, le mtier cest ce quon fait mais cest aussi ce quon ne fait pas : les activits empches qui obligent

sajuster la situation donnent sens aux activits. La manire de surmonter ces obstacles, de trouver des dtours,

contribue constituer la professionnalit : on fait pour que a marche .

Le rel est aussi constitu des relations avec dautres professionnels : avec qui travaille-t-on ? Lactivit ne se

ralise jamais de faon solitaire, elle passe par celle des autres sujets exerant sur le mme objet. Le gestionnaire

administratif exerce son mtier avec les clients, les fournisseurs, les partenaires de lorganisation qui lemploie,

mais aussi ses collgues, sa hirarchie. Son activit a des consquences sur lactivit dautrui.

Et si les outils changent, la faon de travailler change aussi. Par exemple, lInternet a modifi radicalement le style

de la communication professionnelle et gnralis le travail collaboratif et le travail distance.


2.Ladidactiqueprofessionnelle(Pastr,Mayen)

Pour les chercheurs de la didactique professionnelle, on ne peut pas agir sans apprendre. En transformant le rel

par son a