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Mise à jour Sconet
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Table des matières Préambule ......................................................................................................................................... 3
Dépôt du fichier ................................................................................................................................ 3
Les étapes ......................................................................................................................................... 7
Etablissement................................................................................................................................ 7
Régime ...................................................................................................................................... 7
Provenance ............................................................................................................................... 8
Parenté(s) .................................................................................................................................. 8
Motif(s) de sortie(s) .................................................................................................................. 9
Elèves .......................................................................................................................................... 10
Responsables .............................................................................................................................. 12
Relations ..................................................................................................................................... 13
Suppression des doublons responsables ........................................................................................ 14
Causes des doublons responsables :........................................................................................... 14
Pourquoi les supprimer et quand ? ............................................................................................ 14
Procédure à suivre dans Siècle ................................................................................................... 14
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Mise à jour Sconet
Dans Liberscol, nous intégrons un module de mise à jour Sconet. Cela vous permet d’intégrer les nouveaux élèves sur votre base. Attention le rattachement avec la classe n’est pas réalisé. Les élèves sont ajoutés dans les élèves « Sans classe »
Préambule
Le bouton valider n’est pas un bouton global. Il ne valide que l’étape sur laquelle vous êtes. Vous devez valider chaque page que vous souhaitez intégrer ou mettre à jour. Les 4 étapes d’intégration sont un SAS de vérification ou prévisualisation avant l’intégration effective dans Liberscol. Cela vous permet de vérifier les problèmes de doublons ou homonymie que vous avez sur Siècle. IMPORTANT: Les doublons ne seront ni créés, ni mis à jour. Vous ne les retrouverez jamais dans Liberscol. Pour les retrouver, c’est une OBLIGATION de modifier votre fichier source donc SCONET (maintenant SIECLE). Si tel est le cas, reportez-vous à la documentation « Suppression de doublons Responsables ». Après correction sur siècle, vous pouvez refaire un dépôt et vérifier que tout est correct. Pour réaliser l’importation ou la mise à jour de vos utilisateurs, vous devez aller dans le module « Import Sconet ».
Dépôt du fichier Cliquez sur « Nouveau fichier »
Cliquez sur « Parcourir » et choisissez vos documents.
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Ensuite quand tous les documents sont sélectionnés, cliquez sur « Valider »
Cliquez sur Suivant.
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L’intégration de l’ensemble des fichiers va alors commencer qui sont au nombre de 25. Attendez que les 25 étapes soient terminées.
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A la fin de cette étape, cette fenêtre apparaitra : Cliquez sur Fermer :
Puis sur Renvoyer :
Sur chaque page, vous pouvez choisir de :
- Valider : valide les données déposées
- Passer : ne fais aucune modification
Explication :
- signifie que les données EDT et Liberscol sont les mêmes
- signifie qu’il y a une différence entre EDT et Liberscol.
- vous permet de faire le rapprochement entre les données récupérées d’EDT et les données présentes dans Liberscol.
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Les étapes Sur chaque page, vous avez le nom de l’étape sur laquelle vous êtes et le nombre de fenêtre validé. Cette étape est soulignée.
Exemple :
- La page Etablissement comporte 5 parties (cf impression écran ci-dessous) : Classe, Régime, Provenance, Parenté, Motif de sortie. Sur cette partie où c’est écrit 5/5, cela signifie que 5 parties ont été validées sur 5.
- : Le cadenas vert signifie que l’étape a été validé (mise à jour)
- : Le cadenas rouge signifie que l’étape n’a pas été validé (mise à jour)
Etablissement Cette fenêtre permet de récupérer :
- Le régime - La provenance - Parenté - Les motifs de sortie (s)
Régime
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Provenance
Exemple lors de l’appui sur le crayon :
Parenté(s)
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Motif(s) de sortie(s)
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Elèves
Descriptif : Dans la prévisualisation, nous affichons exactement les données présentes dans votre export SCONET. Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET.
- Trouvés dans Liberscol o Personne présente dans SCONET et retrouvé dans Liberscol
- Non trouvés dans Liberscol o Personne présente dans SCONET et non trouvé dans Liberscol
- Verrouillés o Personne présente dans SCONET et trouvé dans Liberscol avec le même identifiant
SCONET qu’à l’intégration précédente. - Homonymes
o Personne présente dans SCONET avec le même nom, le même prénom mais une adresse ou date de naissance différente. Ils sont décochés par défaut, pensez à les cocher pour les créer en vérifiant que ce ne sont pas des doublons
- Doublons (ATTENTION cela signifie que 2 fiches ou plus ont été créé pour la même personne)
o Personne présente dans SCONET avec le même nom, le même prénom, même adresse, même date de naissance ou téléphone identique avec un élément qui change (accent, tiret, adresse)
o Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET donc pas d’intégration dans Liberscol.
- Tenir compte des élèves sortis : o Lors d’une première intégration (création de Liberscol), si la case n’est pas cochée les
élèves qui ont une date de sortie ne seront pas créés dans la base.
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o Lors d’une modification, si la case est cochée il met à jour les élèves qui ont une date de sortie. Ils sont ainsi désactivés de Liberscol.
- Désactiver les parents des élèves sortis o Quand la case est cochée, cela désactive automatiquement les parents des élèves
sortis.
Pour les élèves non trouvés dans Liberscol, vous pouvez réaliser la fusion manuellement entre Liberscol et SCONET. Il faut cliquer sur le crayon en dessous du nom de la personne
Vous pouvez vérifier dans la liste que la personne n’est pas présente dans Liberscol
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Responsables Vous pouvez choisir de mettre à jour tout le monde ou quelque personne choisi grâce à la colonne mise à jour (maj)
Si vous avez ce message ci-dessus, cela signifie que des comptes ont été créés deux fois sur SCONET. Corrigez cela sur SIECLE/Sconet puis recommencez un dépôt de fichier.
Descriptif : Dans la prévisualisation, nous affichons exactement les données présentes dans votre export SCONET. Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET donc pas d’intégration dans Liberscol.
- Trouvés dans Liberscol o Personne présente dans SCONET et retrouvé dans Liberscol
- Non trouvés dans Liberscol o Personne présente dans SCONET et non trouvé dans Liberscol
- Verrouillés
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o Personne présente dans SCONET et trouvé dans Liberscol avec le même identifiant SCONET qu’à l’intégration précédente.
- Homonymes o Personne présente dans SCONET avec le même nom, le même prénom mais une
adresse ou date de naissance différente. Ils sont décochés par défaut, pensez à les cocher pour les créer en vérifiant que ce ne sont pas des doublons
- Doublons (ATTENTION cela signifie que 2 fiches ou plus ont été créé pour la même personne) o Personne présente dans SCONET avec le même nom, le même prénom, même
adresse, même date de naissance avec un élément qui change (accent, tiret, adresse) o Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET
donc pas d’intégration dans Liberscol.
Relations
Descriptif - Ne prendre en compte que les R1, R2 : ce filtre va permettre de ne créer sur votre base que
les responsables 1 et 2 - Désactiver les parents d’anciens élèves
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Suppression des doublons responsables
Causes des doublons responsables :
Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis malencontreusement à cause des frères et sœurs déjà présents dans la base élèves.
L’importation en cours d’année de fiches élèves d’un établissement à un autre, importe le responsable rattaché à cet élève, et crée un doublon si un frère ou une sœur existe déjà dans l’établissement.
L’importation des fiches issues de l’affectation en juin crée également des doublons si des frères et sœurs existent déjà dans l’établissement.
Pourquoi les supprimer et quand ?
Il est primordial de les supprimer car ils posent des problèmes dans :
les applications comme : GFE, Notes, Bourses, …
les ENT (multiplication des comptes responsables) L’idéal est de contrôler régulièrement sa base élève particulièrement lorsque l’on ajoute un
nouvel arrivant. A chaque fois que l’on importe des fiches issues de l’affectation, la base devrait être contrôlée
ensuite. Avant le basculement de la base Elève par le Rectorat (période de mai) afin d’éviter de
reproduire les doublons sur l’année en préparation, un contrôle devrait également être effectué.
Procédure à suivre dans Siècle
Le premier nom de doublon responsable s’affiche dans le menu déroulant, cliquer sur Afficher pour avoir plus de renseignements sur ces fiches.
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Mise à jour Sconet
La fonction de gestion des doublons de Sconet n'identifie pas automatiquement en tant que doublons une différence d'accent ou de trait d'union. Une fois que vous avez repéré la fiche responsable en doublon à supprimer, vous pouvez indiquer :
la fiche qui doit disparaître avec le bouton radio Responsable à supprimer.
le bouton radio Remplacé par indiquera le rattachement de l’élève à l’autre responsable (celui que l’on garde ) en gardant la qualité initiale du responsable supprimé (ex :
légal 1, correspondant).
Remarque : N’hésitez pas à contrôler les fiches des élèves concernés après avoir corrigé les
doublons si vous avez un doute.
Suppression des doublons non repérés par Sconet/Siècle Pour les doublons responsables détectés par Liberscol mais pas par Sconet / Siècle à cause d’une différence d’accent ou d’un trait d’union :
Après avoir fait un nouvel import et avoir nettoyé les doublons détectés par Sconet. Dans Sconet, dans le menu de droite cliquer sur : « Fiche élève » « Recherche et MAJ »
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Remplir le nom de responsable et lancer la recherche. Sélectionner le bon élève lié au responsable.
Cliquer sur l’onglet : « Responsables » Cliquer sur le crayon au-dessus du responsable à modifier, corrigé le nom pour qu’il soit détecté
par Sconet. Reprendre la procédure de traitement des doublons dans Sconet.
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Mise à jour Sconet
Le Guide d’utilisation LIBERSCOL
Ce guide regroupe l’ensemble des modules de Liberscol. Cela permettra à chaque utilisateur
de comprendre le fonctionnement du logiciel.
Ce guide est un support d’autoformation qui est constitué de captures d’écran,
d’exemples….
Dans Liberscol, module AIDE
>> Rubrique FAQ
La rubrique Foire Aux Questions vous permet d’accéder à l’ensemble des questions posées
sur Liberscol.
Cette rubrique complète ce guide utilisateur grâce aux questions les plus fréquemment
posées à notre support. Elle est mise à jour régulièrement.
>> Vidéo
Cette rubrique vous permet d’accéder au tutoriel de Liberscol au format vidéo.
>> Guide
Accès l’ensemble des guides utilisateurs. Ces guides décrivent chaque module de Liberscol.
Accès au support
Vous pouvez accéder au support de Liberscol par différent biais :
- Par mail à [email protected]
- Sur la gestion de ticket si vous êtes enregistré : http://redmine.ent-liberscol.fr
- Par téléphone au 09 72 22 93 44