manuel utilisateur i-grasp campagne de recrutement 2008 cfa banques

Manuel utilisateur i-GRasp Campagne de recrutement 2008

CFA Banques

Sommaire

1. Principes de traitement des candidatures

2. Premiers pas dans i-GRasp

3. Gestion des candidatures dans l’outil

1. Principes de traitement

Traitement par la banque partenaire

La banque étudie et sélectionne les candidatures avec un statut « Nouveau »

La banque a fait une proposition d’embauche aux

candidats retenus

Modifier le statut de la candidature :

« Nouveau » « Proposition d’embauche

adressée »

(Le candidat apparaît donc avec un statut

« Proposition d’embauche adressée » aux

autres banques sur cette candidature)

Email envoyé au candidat Email d’alerte

hebdomadaire envoyé au

CFA pour les propositions

d’embauche sans réponse

depuis plus de 20 jours

Le candidat informe

la banque qu’il

souhaite retirer sa

candidature

Modifier le

statut de la

candidature :

« Nouveau »

« Candidature

retirée »

Email envoyé au

Candidat

Le candidat répond

directement à la

banque

La banque informe

le CFA de la

réponse du

candidat

La banque a fait une

proposition d’embauche à

un candidat qui a déjà un

statut « Proposition

d’embauche adressée »

La banque en informe

le CFA qui l’indique

dans le dossier du

candidat (seul le CFA

voit cette information)


Traitement par le CFA Banques

La banque contacte le CFA pour l’informer de la réponse du candidat à une proposition d’embauche

Modifier le statut de la candidature

« Proposition d’embauche

adressée » « Embauché »

(modifier les statuts des autres candidatures

du candidat à « Embauché sur une autre

candidature » pour que le candidat ne soit

plus visible aux autres banques et indiquer le

nom de la banque dans le type d’embauche)

Envoyer un e-mail de confirmation

manuellement au candidat

Le candidat a accepté la proposition de la banque

Le candidat n’accepte pas la proposition de la banque et

souhaite maintenir sa candidature pour les autres

banques

Modifier le statut de la

candidature :

« Proposition d’embauche

adressée » « Nouveau »

Le candidat n’accepte pas la proposition de la banque et

souhaite retirer sa candidature

Modifier le statut de la

candidature :

« Proposition

d’embauche adressée »

« candidature retirée »

E-mail envoyé au

candidat


Le CFA est alerté par e-mail une fois par semaine concernant les propositions d’embauche pour lesquelles aucune réponse n’a été indiquée dans un délai de 20 jours

Dans la pratique, il y a un risque que certaines banques ne signalent pas les réponses

des candidats au CFA. Il est toutefois important que les CFA suivent le résultat des

propositions d’embauche afin de mettre à jour les dossiers des candidats.

Le CFA contactera les banques partenaires (et/ou les jeunes dans le cas où plusieurs propositions d’embauche ont été adressées) et mettra à jour le dossier des candidats


Cas particuliers : candidatures Licence et Masters• En fonction des procédures définies par votre CFA , les candidats à une licence ou un master qui ne sont

pas encore admis à l’université peuvent ne pas être accessibles aux banques

• Le CFA doit rendre ces candidats accessibles aux banques une fois admis

Le CFA transfère les candidatures validées vers la bannette accessible aux banques

Le CFA participe au jury de sélection ou est en contact avec l’université pour connaître les candidats validés

Sommaire


2. Premiers pas dans i-GRasp2.1. Connexion à « i-GRasp »

2.2. L’interface de l’outil

3. Gestion des candidatures dans l’outil

2.1. Connexion à « i-GRasp »

Se connecter sur le site www.banque-apprentissage.com

Cliquer sur "Votre espace recruteur"

http://www.banque-apprentissage.com/

2.1. Connexion à « i-GRasp »

Saisir votre identifiant :« <N° département>-cfa.<région> » (ex: 45-cfa.centre)

Saisir votre mot de passe :«123456 »

Cliquer sur « Login »

Vous accédez alors à votre page d’accueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations.

Comprendre l’interface de l’outil


Fenêtre d’informations affichée en fonction des rubriques sélectionnées

Menus

Titre de la page = titre des rubriques

Rubriques

Comprendre l’interface de l’outil


Indique les formations auxquelles vous avez accès. La référence est composée de la manière suivante:« Nom de la formation – département »

Indique le nombre de candidatures non encore traitées par l’utilisateur

Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 5 jours et moins de 10 jours

Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 10 jours

Accès à la liste des candidats d’une formation.L’icône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion

Liste des candidats d’une formation :

Cette page vous permet en un clic d’accéder aux dossiers de candidature et d’effectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois.


Accès aux informations saisies dans le formulaire

Accès au CV et à la lettre de motivation

Accès aux conditions d’accès validées par le candidat

Accès aux autres candidatures du candidat

Accès au dossier complet du candidat

Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature d’un candidat

Accès aux pages suivantes et précédentes de la liste des candidats

Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées

Sommaire



3. Gestion des candidatures dans l’outil3.1. Changer son mot de passe

Traitement par la banque

3.2. Sélectionner des candidats

3.3. Gérer les dossiers favoris

Traitement par le CFA

3.4. Contacter les candidats après une proposition d’embauche

3.5. Indiquer l’embauche d’un candidat

3.6. Indiquer l’admission d’un candidat par l’université

3.7. Retirer une candidature

3.8. Sauvegarder une requête et programmer une alerte

3.9. Envoyer un e-mail depuis i-GRasp

3.1 Changer son mot de passe

1. Dans le menu « MON ESPACE » cliquer sur la rubrique « Mon Profil »

2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe »

3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères)

4. Cliquer sur « Sauvegarder »

5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

Le mot de passe initial étant très peu sécurisé,

il est important de le modifier dés votre première connexion

Sommaire








3.4. Contacter les candidats après une proposition d’embauche





3.9. Envoyer un e-mail depuis i-GRasp

3.2 Sélectionner des candidats

1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations »

Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre

2. Pour accéder à la liste des candidats d’un BTS, cliquer sur l’icône « Nouvelles candidatures »

Cette étape vous est présentée pour vous donner un aperçu

des actions que les banques peuvent effectuer depuis l’outil

Démo : Etudier des dossiers de candidatures


3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée

4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier

5. Cliquer sur l’icône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de Motivation du candidat

Résultat de l’accès au sommaire Résultat de l’accès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger


La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition d’embauche

Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée

(cas 1 : rechercher un candidat depuis la liste )

1. Chercher le candidat sélectionné

Cliquer sur « Suivant » ou « Précédent » pour faire défiler les pages

2. Cliquer sur le statut « Nouveau » pour le modifier

3. Sélectionner le statut « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »

4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »


Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée

(cas 2 : rechercher un candidat par son nom )1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats »

2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom »

3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier

Pensez à effacer vos critères entre chaque

recherche !


4. Cliquer sur le nom du candidat

5. Cliquer sur la sous-rubrique « Candidatures »

6. Cliquer sur le statut de la candidature

7. Sélectionner l’action « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »


Email – Proposition d’embauche


Cas particulier

Si le statut d'un candidat est déjà à "Proposition d'embauche adressée", une autre banque a déjà pris la décision d'embaucher ce candidat.

Si la banque a adressé une proposition d'embauche au même candidat, elle en informe le CFA qui l’indiquera dans le dossier du candidat

3.3 Gérer les dossiers favoris

Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris

1. Après avoir étudier le dossier d’un candidat, cliquer sur son nom

2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris »

3. Cliquer sur « Ajouter »

4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité

5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

3.3 Gérer les dossiers favoris

Démo : Créer un dossier favoris

1. Cliquer sur « Mes favoris »

2. Cliquer sur « Ajouter »

3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter)

4. Sauvegarder

5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et qu’il apparaît bien dans le tableau

Sommaire








3.4. Indiquer une autre proposition d’embauche sur un même candidat


3.6 Suivre les candidats avec une proposition d’embauche adressée



3.9. Enregistrer une candidature spontanée


3.4 Indiquer une autre proposition d’embauche sur un même candidat

Cas particulier

La banque souhaite adresser une proposition d'embauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition d’embauche adressée », elle en informe le CFA qui l’indiquera dans le dossier du candidat

Démo : Indiquer qu’une autre banque a fait une proposition d’embauche dans le dossier d’un candidat

1. Après avoir rechercher le candidat par son nom, cliquer sur « Commentaire CFA »

2. Cliquer sur « Ajouter » dans les « Notes sécurisées » pour ajouter un commentaires

Vérifier que vous vous situez bien dans la fonctionnalité « Note sécurisée »

3. Renseigner le texte suivant :« Proposition d’embauche de <nom de la banque> pour la formation <nom de la formation> »

4. Cliquer sur sauvegarder

3.4 Indiquer une autre proposition d’embauche sur un même candidat

4. Vérifier que la note a bien été sauvegardée

3.5 Indiquer l’embauche d’un candidat

1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats »



Suite au contact de la banque pour informer le CFA qu’un candidat a accepté la proposition d’embauche, le CFA indique dans la base qu’il est embauché

Démo : Indiquer dans la base qu’un candidat est embauché

5. Cliquer sur le statut de la candidature

6. Sélectionner le statut « Embauché » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »


Une fenêtre s’affichera ensuite pour sélectionner la banque qui a recruté le candidat.

4. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier


Email – Embauche

Dossier : [Civilité] [Prénom] [Nom]

Bonjour,

Nous avons bien enregistré votre accord pour la proposition d'embauche qui vous a été faite dans le cadre de votre candidature à une formation en alternance auprès du réseau des CFA Banques.

Nous avons donc le plaisir de vous confirmer votre inscription au CFA Banques [Nom du CFA] pour la formation en alternance '[Intitulé de la formation]' dans la ville de [Nom de la ville] avec la Banque [Nom de la banque].

Nous vous rappelons que vous vous engagez à signer le contrat correspondant le moment venu (généralement au mois de juillet).

Cordialement,

Le CFA Banques [Nom du CFA] (Contact : [Adresse mail indiquée dans votre profil])

PS : si vous recevez ce mail alors que vous n'avez pas encore reçu de promesse de signature de contrat ou que vous n'y avez pas répondu favorablement, merci de contacter au plus vite le CFA Banques à l'adresse : [Adresse mail indiquée dans votre profil]_____________________________________ATTENTION : ce message vous est envoyé depuis une messagerie automatique. Nous vous remercions de ne pas y répondre.


Dans l’outil, le statut « Embauché » est appliquée à une candidature (par ex. BTS Dijon)

Si un candidat embauché a effectué une candidature sur une autre formation (par ex. : BTS Lyon), les banques partenaires de cette formation ne verront pas qu’il est embauché

C’est pourquoi vous devez modifier le statut de toutes les candidatures du candidat pour qu’il ne soit plus visible aux autres banques

Démo : Indiquer dans la base qu’un candidat est embauché sur une autre candidature

1. Vérifier si le candidat possède plusieurs candidatures

2. Cliquer sur le statut de la ou des autres candidatures (hormis « Embauché »)

3. Sélectionner le statut « Embauché sur une autre candidature » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »


Cas particulier

Si la banque n’a pas signalé au CFA la réponse d’un candidat, un e-mail d’alerte hebdomadaire sera envoyé au CFA reprenant le nombre de candidats dont le statut « proposition d’embauche adressée » n’a pas été modifié dans un délai de 20 jours

Pour ces candidats, contacter les banques partenaires (et/ou les candidats si plusieurs propositions d’embauche ont été faites) pour mettre à jour leur dossier

Démo : Une fois alerté, lancer la requête sauvegarder pour retrouver les candidats concernés

1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher »

2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

3. Cliquer sur « Lancer la recherche » pour la requête souhaitée



5. Cliquer sur « Commentaires CFA » pour savoir si le candidat a plusieurs propositions d’embauche

8. Contacter la banque et/ou le candidat

6. Cliquer sur « Candidatures » pour connaître la banque qui a modifié son statut

7. Cliquer sur le statut « Proposition d’embauche adressée »

Vous accédez alors aux informations concernant la mise à jour du statut

3.7 Indiquer l’admission d’un candidat par l’université

Cas particuliers

Pour les Licences et les Masters, selon la procédure définie dans certains CFA, les banques peuvent n’accèder qu’aux candidats inscrits à l’université

(une bannette uniquement accessible aux banques sera créée à cette occasion)

Pour cela le CFA :• rapproche la liste des candidats inscrits à l’université à ceux présents dans le système

• transfert les candidats inscrits vers une bannette accessible aux banques

Démo : Transférer une candidature pour la rendre accessible aux banques

1. Depuis la page d’accueil, cliquer sur l’icône « Candidatures » devant la formation qui n’est pas accessible aux banques


3.7 Indiquer l’admission d’un candidat par l’université

3. Cliquer sur la sous rubrique « Candidatures »

4. Cliquer sur « Ok » devant « Ajouter à une formation »

5. Cliquer sur la référence devant la formation accessible aux banques

6. Vérifier que l’action a bien été effectuée

3.8 Retirer ou maintenir une candidature

Le candidat vous signale qu’il souhaite retirer définitivement sa candidature ou qu’il souhaite maintenir sa candidatures pour les autres banques

Démo : Retirer ou maintenir une candidature

1. Après avoir recherché le candidat concerné, cliquer sur le statut de la candidature pour laquelle le candidat souhaite se retirer

2. Sélectionner le statut :- « Confirmer retrait au candidat » s’il souhaite retirer définitivement sa candidature - « Nouveau » s’il souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques et cliquez sur « Ok »

3. Pour le retrait de la candidature, indiquer à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok »

3.8 Retirer ou maintenir une candidature

4. Vérifier :- qu’il s’agit bien de la bonne formation- que le statut a bien été mis à jour- qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »*

* Les statuts qui génèrent un e-mail automatique sont affichés jusqu’à ce que l’e-mail soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut d’état. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

3.9 Enregistrer une candidature spontanée

Cas particulier : le CFA peut proposer aux banques d’enregistrer leurs candidatures spontanées dans la base

Lorsqu’une banque vous envoie une candidature spontanée, vous pouvez la saisir dans l’outil afin de la mettre à disposition de la banque concernée

Il est important avant tout de vérifier si le candidat est déjà présent dans la base. Le cas échéant, vous n’avez pas à ressaisir sa candidature

Démo : Rechercher un candidat1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats »




1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Ajouter »

Les démarches pour ajouter un candidat sont :• renseigner les informations personnelles du candidat en votre possession

• joindre le CV et la lettre de motivation

• ajouter le candidat à la formation et à la banque souhaitée

• envoyer un e-mail pré-formaté de confirmation au candidat (le modèle vous sera envoyé ultérieurement)

Démo : Créer le dossier d’un candidat

2. Renseigner les informations en votre possession NB : « * » signifie que ces informations sont obligatoires


ATTENTION !l’identifiant permettra au candidat de se connecter à son « Espace candidature ». Il doit correspondre à son adresse e-mail.



5. Cliquer sur « Mot de passe » et créer le mot de passe suivant au candidat :« 123456 »

6. Cliquer sur « CV » pour insérer le CV et la lettre de motivation du candidat

7. - Cliquer sur « Parcourir » pour sélectionner le document à joindre - Cliquer ensuite sur « Télécharger » pour joindre le document

8. Vérifier que les documents ont bien été insérés


1. Cliquer sur candidatures

Démo : Ajouter le candidat à une formation et à la banque souhaitéeUne bannette « Formation-ville-banque » sera créée à cette occasion (ex: BTS-21-BNPParibas)

2. Cliquer sur « Ok » devant « Ajouter à la formation »

3. Cliquer sur la référence correspondant à la banque souhaitée

4. Vérifier que l’action a été sauvegardée et que l’attribution correspond bien au souhait du candidat


1. Cliquer sur « Informations perso. »

2. Cliquer sur l’icône « Envoyer un e-mail» en bas de page

Démo : Envoyer un mail de confirmation pré-formaté depuis i-GRasp

4. Copier/coller l’objet du mail

5. Copier/coller le texte pré-formaté en renseignant le mot de passe du candidat

6. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l’email

L’adresse mail du candidat est automatiquement intégrée

7. Vérifier que le message a bien été envoyé

3. Renseigner l’adresse mail que vous souhaitez afficher au candidat

3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte

Le système permet de :• rechercher des candidats selon certains critères

• sauvegarder ces critères

• programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères

Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte

1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher »

2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »


3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête »

4. Cliquer sur la sous-rubrique de votre choix en fonction des critères sur lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche

5. Cliquer sur « Rechercher »


6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche »

7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats à contacter »)

8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté

9. Cocher cette case pour ne pas recevoir d’alerte si aucun candidat ne correspond à cette requête

10. Cliquer sur sauvegarder

11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et qu’elle apparaît bien dans le tableau

Vous pouvez à tous moments retrouver votre requête sauvegardée dans la rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »


Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes

1. Cliquer sur « Mon profil »

2. Renseigner votre adresse mail



Alternance en région Campagne de recrutement 2008

Fin de la présentation

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