manuel immobilier epfl - polylex.epfl.ch · qualité osiris et pascal, ... de droits permanents et...

Domaine Immobilier et Infrastructures

EPFL RI DII BS 127 (Bâtiment BS) Station 4 CH - 1015 LAUSANNE

Téléphone : Fax : Site web :

+4121 693 52 20 +4121 693 70 00 www.epfl.ch/dii/

Manuel Immobilier EPFL

Système de management du DII

Avril 2011

VPRI – DII

12/04/2011/ Validation : 15.04.2011 2 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011

Table des matières 1. Historique des constructions ............................................................................... 3

2. Préambule ........................................................................................................... 7

3. Présentation et organisation des activités du DII ................................................ 8

4. Domaine d’application ......................................................................................... 9

5. Les processus externalisés du DII ...................................................................... 9

6. Objectifs du système de management ................................................................ 9

7. Description du système de management .......................................................... 10

8. Les rôles dans le système de management ...................................................... 12

9. Architecture du système de management (SM) ................................................ 17

10. Processus de direction ...................................................................................... 18

11. Processus de réalisation ................................................................................... 19

12. Liste des responsables de processus cf. site Internet SM ................................ 19

13. Description des processus ................................................................................ 20

14. Processus de soutien ........................................................................................ 31

15. Abréviations ...................................................................................................... 35

16. Références, notes ............................................................................................. 36

17. Modifications majeures par rapport à la version précédente ............................. 36


1. Historique des constructions 1969 Reprise de l'Ecole Polytechnique et Universitaire de Lausanne, qui

compte alors 1117 étudiants et qui devient EPFL, par la Confédération au 1er janvier 1969.

1970/1 Jugement en deux tours du concours pour le plan directeur. Le bureau

Zweifel, Strickler et Associés, en collaboration avec Metron, est chargé de la réalisation de la première étape des constructions (cf. Fig.1).

1971/2 A l'instigation de l'EPFL, mise en place d'un instrument de concertation

régional en matière d'urbanisme et de planification. 1972 Message pour le premier crédit partiel de la 1ère étape (374 mio); ouverture

du crédit en mars 1973. 1972/3 Mise à l'enquête de la première étape avec demande de permis de construire

pour les Halles de mécanique et de chimie. Bien que respectant le cadre réglementaire, les tours caractéristiques du projet de concours soulèvent un tollé populaire. Pour ne pas perdre du temps en procédures, le projet est modifié.

1974 Début des travaux bâtiments (Halles de mécanique et de chimie).

1980 Concours d'architecture pour la deuxième étape de l'EPFL. Le premier prix est

attribué au bureau Vouga et réalisations scolaires, qui est chargé de l'exécution d'une partie des travaux de la 2e étape. Le Message 1980 présente la planification de la deuxième étape et annonce la volonté de créer du logement, un parc scientifique et l'accueil d'activités complémentaires sur le site de l'EPFL.

1983 Début des travaux de la 2e étape en 1984. 1984 Fin des travaux de la 1ère étape. L'EPFL compte 2920 étudiants et occupe

108'000 m2 de surface utile principale, tous sites confondus. 1992 Dès la mise en vigueur du plan d'affectation cantonal révisé (PAC 229), les

projets de construction pour les logements pour étudiants Aux Triaudes et du bâtiment A du Parc Scientifique de l'EPFL sont mis à l'enquête. Les deux opérations sont caractérisées par un financement mixte privé et public.

1993 Après de longues études préparatoires, lancement d'un concours

d'architecture pour le Quartier Nord conformément à la nouvelle organisation des constructions de la Confédération. Lauréat : Schnebli Ammann Ruchat.

1994 Première demande de crédit pour le Quartier Nord et début des travaux pour

le Bâtiment de microtechnique. 1996 Fin des travaux de la 2e étape et fin du mandat de la Délégation. L'EPFL

compte 150'000 m2 de surfaces utiles principales, tous sites confondus, pour 4'336 étudiants.

1998 Fin du projet OSIRIS, débuté en 1996, aboutissant à la certification ISO 9001

du service électrique de l'EPFL. 1999 Réorganisation de l'administration fédérale NOVE : le CEPF et ses institutions

deviennent autonomes en matière de constructions dès le 1er janvier 1999. Le budget des constructions, géré auparavant au sein de la Confédération, est intégré dans le budget de l'EPFL.


2000 Le développement des sciences de la vie implique une modification majeure de la planification du Quartier Nord en voie de réalisation. Annonce du changement de projet et d'un crédit additionnel de 15 mio dans le cadre du Message 2000.

2001 Nouvelle structure de l'EPFL en facultés dotées d'une large autonomie;

création de la faculté des Sciences de la vie et du Collège des humanités. 2001 Le déménagement de la section d'architecture marque la fin du transfert de

l'EPFL à Ecublens. 2001 Certification ISO 9001:2000 (projet PASCAL) des autres activités de gestion

du patrimoine immobilier, conformément aux exigences du Manuel immobilier du CEPF.

2002 Réorganisation importante de la gestion du patrimoine immobilier et création

du DII Domaine immobilier et infrastructures (DII). 2003 Fin des travaux de la troisième étape. 2004 Consolidation des nouvelles structures du DII et fusion des systèmes de

qualité OSIRIS et PASCAL, avec certification du Système de Management du DII selon ISO 9001:2000.

2004 L'EPFL compte 6'530 étudiants et dispose pour son usage de 203'000 m2 de

surfaces utiles principales, tous sites confondus, y compris locaux loués. 2004 Lancement d'un concours d'architecture au niveau international pour la

réalisation du futur centre d'apprentissage, d'information et de vie du campus, le Learning Center. Le lauréat est le bureau Sanaa de Tokyo.

2004 Premier mode de financement sous forme BOT (Build operate transfer) pour

la réaffectation en logements pour étudiants et hôtes académiques et la gestion des bâtiments de l'Eglise-Anglaise à Lausanne.

2005 Inauguration officielle du bâtiment BC attribué à la Faculté Informatique et

Communication. Entré en fonction en octobre 2004, ce bâtiment conçu par le bureau d'architectes Lüscher SA a été réalisé en entreprise générale (Hauser, Rutishauser, Suter AG, HRS).

2005 Adjudication à la société K. Steiner pour réalisation en entreprise totale du

nouveau Bâtiment des Sciences de la Vie. 2006 Adjudication en entreprise totale au groupe Losinger pour la réalisation du

Rolex Learning Center et demande de permis de construire. 2006 Adjudications au groupe Strader pour la réalisation d'un hôtel destiné aux

hôtes du campus, au groupe K. Steiner pour la réalisation de logements pour étudiants et au groupe HRS pour la réalisation d'un centre de congrès et services. Ces partenariats public-privé sont assurés par le biais de l'attribution de droits permanents et distinct de superficie.

2007 Lancement de la procédure d'addenda 1 au PAC 229 pour mise en conformité

des logements d'étudiants dans le cadre du Centre de conférences. 2007 Délivrance du permis de construire du Rolex Learning Center permettant

l'ouverture du chantier le 31 août 2007. 2007 Adjudication au groupe HRS pour la réalisation du Quartier de l'innovation.

Procédure en partenariat public-privé assuré par le biais de l'attribution d'un droit permanent et distinct de superficie.

http://mediatheque.epfl.ch/modules.php?include=view_photo.php&file=index&name=gallery&op=modload&id=w6442_DxO&set_albumName=albuq28

http://mediatheque.epfl.ch/dii-constructions/modules.php?include=view_photo.php&file=index&name=gallery&op=modload&id=IMG_8062_DxO&set_albumName=albun29


2008 Mise à l'enquête de l'addenda 1 au PAC 229. 2008 Mise en exploitation par étapes du nouveau bâtiment des Sciences de la Vie. 2008 Délivrance des permis de construire pour les logements pour étudiants "Les

Estudiantines" et le "StarlingHotel at EPFL". Les deux chantiers sont ouverts courant juin 2008. Les passages inférieurs sous la RC1 sont mis en oeuvre parallèlement avec un financement assuré en majorité par les investisseurs de ces deux établissements.

2008 Réhabilitation de la zone H du bâtiment de Chimie. Réalisation par Losinger

Constructions SA et le bureau d'architecte J.-B. Ferrari. 2009 Début du chantier de la 1e étape du Quartier de l'innovation. 2009 Approbation de l'addenda 1 au PAC 229 pour le Centre de conférences et

délivrance de l'autorisation de défrichement de la zone boisée de Blévallaires.

2009 Remise de l'ouvrage du Rolex Learning Center par Losinger Constructions

SA. 2009 Inauguration officielle du nouveau bâtiment des Sciences de la Vie. 2009 Lancement du projet "Objectif campus" pour assurer un aménagement

cohérent du campus en fonction des réalisations en cours. Les thématiques principales sont l'aménagement paysager, la signalétique et l'éclairage. Adjudication à l'entreprise totale Marti Constructions SA.

2009 Appel d'offres en entreprises totales pour le nouveau bâtiment de

Microtechnique de Neuchâtel dont le financement sera du ressort de l'Etat de Neuchâtel et l'exploitation prise en charge par l'EPFL.

2010 Mise en exploitation en février des logements pour étudiants « Les

Estudiantines » 2010 Ouverture du Rolex Learning Center le 22 février. 2010 Mise en exploitation du Starling Hotel at EPFL en avril. 2010 Inauguration de la place Cosandey 2010 Appel d’offres en entreprises totales pour « Le Pôle de Bio-Ingénierie et les

services centraux de l’EPFL » comprenant la transformation des halles de Mécanique et de l’ancienne bibliothèque. Une proposition de concept pout un futur « Teaching Lab » est intégré dans l’appel d’offres.


Objectifs stratégiques du DII • Contacts clients – Collaborations en réseau Les collaborateurs du DII, sont notamment chargés des contacts avec les utilisateurs, les intervenants internes et externes, ainsi que les cercles de décision, relatifs aux prestations dont ils ont la charge. • Relations transversales et coordination / collaboration Les collaborateurs ont la responsabilité de soutenir activement la mise en place d’un mode de fonctionnement collaboratif par projet et type de prestations ou par groupe pluridisciplinaire. Ils favoriseront l’échange d’expériences et les innovations qui permettent de simplifier ou d’accélérer la livraison des prestations du DII. • Contribution économique Les collaborateurs soutiendront activement la politique de rigueur et de responsabilisation permettant de répondre aux nouvelles exigences budgétaires. • Expertise et gestion des compétences Les prestations à fournir par le DII s’inscrivent dans le contexte général défini par les règlements et modalités régissant le domaine immobilier des EPF, les décisions et procédures en vigueur du système de management du DII (SM), principalement dans le cadre stratégique et les objectifs principaux définis par la direction.

1974-1984 : Première étape

1983-1996 : Deuxième étape

1994-2003 : Troisième étape

2004-2010 : Quatrième étape

Futur


2. Préambule Une gestion professionnelle efficace et flexible du patrimoine immobilier est nécessaire pour faire face à un environnement dynamique. Au travers du système de management (SM), il s'agit de développer une base de travail commune nous permettant à plus ou moins long terme d’accomplir nos tâches, à quelques niveaux que nous soyons et tous métiers confondus, au plus près des exigences de nos utilisateurs, et des contraintes diverses inhérentes à nos prestations.

Fig.2 – Répartition des Facultés sur le campus de l'EPFL.


3. Présentation et organisation des activités du DII L’infrastructure immobilière de notre campus constitue une ressource importante au service des étudiants, des enseignants, des chercheurs et de l’ensemble des collaborateurs techniques et administratifs. Elle héberge quotidiennement plus de 12'000 personnes au sein de quelques 508’683 m2 de surface totale. Il s’agit de l’exploiter, de l’entretenir, de l’adapter régulièrement aux besoins des utilisateurs. Il faut aussi créer des espaces et des volumes nouveaux en fonction de l’accroissement du nombre des étudiants et des exigences de la recherche. Les activités principales, rattachées et coordonnées par VPRI sont les suivantes (cf. Fig.3) : - Constructions L'unité Constructions réunit les compétences architecturales du domaine et a la responsabilité de la construction du patrimoine immobilier. Elle est notamment chargée de coordonner la préparation de l’argumentaire des nouveaux Programmes de constructions à soumettre au Parlement pour l’obtention du financement de nouvelles constructions. - Exploitation L'unité Exploitation réunit les compétences techniques du domaine et a la responsabilité de la maintenance et de l’exploitation technique du patrimoine immobilier. En collaboration avec le service Sécurité, Hygiène et Environnement l'unité Exploitation veille à la qualité de l’environnement de travail et intervient en premier lieu en cas d’incident ou de sinistre. - Intendance L'unité Intendance est responsable de l’ensemble des prestations de services dites "hôtelières". Elle est à l’écoute des utilisateurs et propose des mesures propres à améliorer l’usage et la gestion du patrimoine immobilier. Les groupes transversaux de Gestion immobilière, de Finances et Controlling et des Achats s'exercent de manière transversale et opérationnelle pour l’entier du domaine.

Fig.3 – Organigramme du DII


4. Domaine d’application La politique globale du système de management telle que définie entre autres dans le Manuel Immobilier du CEPF s’applique à toutes les collaboratrices et collaborateurs, ainsi qu’à toutes les prestations fournies par le Domaine Immobilier et Infrastructures. 5. Les processus externalisés du DII Dans une perspective d’optimisation des ressources, le DII évalue régulièrement l’opportunité d’internaliser ou d’externaliser certaines activités et se conforme à la réglementation de l’EPFL définie sous POLYLEX. Il existe un contrat implicite des prestations fournies par l’EPFL au DII figurant sur le site commun epfl.ch sous la rubrique Tous les services comprenant notamment : - Les ressources humaines - Les services financiers et CCSAP - SHE sécurité hygiène et environnement - DIT informatique et technologie de communication Les prestations « contractuelles » étant celles qui figurent sur les différentes pages web des services mentionnés. Les prestations externalisées à des entités hors EPFL le sont sur une base contractuelle gérée par chaque unité avec le support des achats qui en a la liste. 6. Objectifs du système de management La mise en œuvre du système de management du DII a pour but de favoriser l'accomplissement des 3 missions principales du DII, à savoir : le service aux utilisateurs, le maintien de la valeur du patrimoine immobilier, ainsi que l'analyse et la gestion de la valeur ajoutée dans une vision de développement durable. Les objectifs suivants sont en particulier visés : prise en compte et intégration des éléments de planification, action, vérification et correction, satisfaction des utilisateurs, établissement de nos prestations compétitives sur le plan qualité/prix par rapport au marché, efficacité de nos processus métiers et optimisation du fonctionnement entre services, intégration de la notion de développement durable dans toutes les activités du domaine, diminution permanente des dysfonctionnements dans l’application de nos processus, qualité des processus et des prestations, ainsi que celle de nos mandataires, nos fournisseurs et nos sous-

traitants, qualification professionnelle de nos collaborateurs, facilitation de la formation des nouveaux collaborateurs, satisfaction de nos collaborateurs.


7. Description du système de management Le système de management (cf. Fig.4) est organisé de telle manière à offrir une gestion intégrée du patrimoine immobilier (facility management intégré). Il regroupe toutes les composantes nécessaires à une amélioration continue dans les domaines de la planification, de la réalisation des prestations et des aspects de contrôle et de benchmarking.

Fig.4 – Système de management (facility management intégré). - Manuel immobilier EPFL Ce manuel décrit de manière détaillée et concrète l'ensemble des processus de réalisation, de direction et de soutien, utilisés dans le Domaine Immobilier et Infrastructures. Il documente le système mis en œuvre pour répondre aux demandes des utilisateurs de manière flexible, économe et transparente, dans le cadre stratégique, économique et politique fixé. - Site internet Les informations publiées sur le site internet du DII sont officielles et validées par sa direction. Ce site offre à l'utilisateur interne et externe un accès rapide aux informations nécessaires. - Portail web collaborateurs (Site intranet) La documentation référencée (manuel immobilier EPFL, processus, procédures, instructions de travail, organisation du système de management, etc.) est gérée dans un système électronique de gestion documentaire est disponible par le biais de l'intranet du Domaine Immobilier et Infrastructures, au travers d'un système de gestion documentaire. Ce site permet de faire vivre le système de management au sein du domaine, de compléter la formation continue des collaborateurs et d'offrir un lien avec les outils opérationnels informatisés. - Enquête auprès des utilisateurs Les enquêtes auprès des utilisateurs sont ponctuellement réalisées par métiers et comprennent tous les critères significatifs permettant de connaître la satisfaction des utilisateurs et leurs propositions d’amélioration. - Evaluation des mandataires, sous-traitants et fournisseurs Grâce à cette évaluation, le Domaine Immobilier et Infrastructures évalue, notamment, le rapport qualité/prix des prestations fournies. C’est le chef de projet et / ou le chef des achats du DII qui réalise régulièrement cette évaluation. Le dépouillement et l’analyse des résultats sont réalisés par le chef des achats du DII et transmis au responsable du système de management pour être inclus à la revue de direction. Les prestations fournies par les mandataires, sous-traitants et fournisseurs sont qualifiées d’après les critères suivants :


qualité de l'offre qualité du service client respect des délais qualité du matériel forme et qualité de la livraison flexibilité clarté et conformité de la facturation …

- Audit interne du système La planification des audits est organisée de façon à ce que le système de management soit examiné au moins une fois par année. Le gestionnaire du système de management est responsable de leur planification et de leur réalisation en collaboration avec la direction du DII et les auditeurs internes désignés pour réaliser cet audit. Après la conclusion des différents audits l’auditeur rédige un rapport d’audit dont les conclusions sont incorporées à la revue de direction. - Indicateurs Un système d'indicateurs (cf. Fig.5) permet d'offrir les éléments de conduite, décision et contrôle à tous les niveaux du DII. Il se compose de trois types d'indicateurs : les indicateurs des tableaux de bord du domaine et des unités, les indicateurs analytiques FM (Indiana), planification stratégique des bâtiment (STEEP) et les indicateurs de processus.

Fig.5 – Indicateurs du DII


- Revue de direction (évaluation annuelle du système) Le groupe de direction évalue, une fois par année, l’atteinte des objectifs stratégiques du DII, la qualification et l’efficacité du système de management. Cette évaluation contient les critères d’appréciation suivants : efficacité des actions d’améliorations préventives et correctives, connaissance et acceptation interne du système de management, qualification et respect des procédures, qualité et rentabilité des prestations fournies, satisfaction des utilisateurs et collaborateurs, qualité des mandataires, sous-traitants et fournisseurs, actions d’améliorations préventives et correctives, suite à l’évaluation annuelle, définition de nouveaux objectifs de qualité pour la prochaine période.

Un document décrivant les objectifs généraux stratégiques du DII est publié annuellement à l'intention de tous les collaborateurs, après communication en séance plénière. - Système d’améliorations (propams et boucles d'amélioration) Par l‘application d’actions d’améliorations préventives et correctives ciblées, les erreurs possibles, les manquements et les insuffisances seront évitées voire exclues. L’application des actions d’améliorations correctives doit empêcher la répétition d'erreurs ou insuffisances. Les points faibles ou les non-conformités du système de management peuvent ainsi être identifiés et éliminés. Le suivi des actions d’améliorations peut s’effectuer par l’intermédiaire d’une liste des tâches qui détermine l’origine (propams, audits, etc.), l’action planifiée, les responsabilités et les délais y relatifs. Tous les défauts ayant une influence, notamment sur la qualité et l’économie des prestations fournies, découverts lors du travail journalier ou éventuellement par une réclamation d’un utilisateur sont immédiatement traités, ou notés par la collaboratrice ou le collaborateur et transmis au responsable d'unité. Celui-ci identifie les éléments non-conformes éventuels et les transmet à la ligne opérationnelle concernée pour prise de position et propositions d’améliorations. Le responsable d'unité examine également si des actions correctives et préventives et/ou d’adaptation du système de management sont nécessaires et les propose au responsable du système de management ou aux responsables concernés. Le gestionnaire du système de management effectue annuellement une analyse globale à partir des différentes propams dont la synthèse sera incluse à la revue de direction annuelle. Les actions d’amélioration, suite aux réclamations clients ou autres, sont traitées directement par les services concernés et ne sont pas enregistrées dans le SM si les documents tels que procédures ou instructions de travails ne sont pas modifiés. Suivant les activités, des rapports complets du suivi des réclamations sont émis par l'unité concernée et résumés pour la revue de direction. Les unités appliquent leur standard de traitement des réclamations pour tous leurs groupes d'activités. Les propams sont quant à elles principalement utilisées pour le suivi des mesures correctives issues d'audit. 8. Les rôles dans le système de management La direction du DII, également responsable du système de management (RSM), définit et documente les démarches de principe et coordonne la politique globale qui définit l'engagement du système de management. Sa tâche comportent notamment : l'approbation des objectifs, des indicateurs et du tableau de bord, la formation sur le système de management, la planification et la réalisation des audits internes et externes, l'adaptation du système de management aux modifications de stratégies, de structures et des dispositions

légales, la validation des processus en séance de direction du DII (SDI), la direction et le suivi des activités du gestionnaire du système (GSM), la vérification que la politique globale et les objectifs du système de management sont connus et compris à

tous les niveaux du domaine, l’évaluation annuelle de l’atteinte des objectifs et de l’efficacité du système de management, l’approbation du rapport de la revue de direction, l’amélioration des méthodes et des procédures fondamentales


la définition et l’application des actions d’améliorations préventives et correctives afin de mieux repérer et éviter les erreurs.

Le gestionnaire du système de management (GSM) est responsable de la mise en œuvre et du maintien du système de management pour l’entier du domaine et fédère ainsi l'activité des responsables des fonctions de direction transversales et des unités de prestations. Il est subordonné au chef du domaine mais travaille en étroite collaboration avec les responsables concernés. Le gestionnaire du système dispose de compétences nécessaires à l’exécution des tâches suivantes :

la coordination, la surveillance et le contrôle du système de management, entre autres au moyen d'un

tableau de bord, le soutien au responsable du système de management lors de la formation sur le système de management

et lors de la planification et la réalisation d’audits internes, le maintien du système de management, ainsi que les modifications et la mise à jour de la documentation

de management. la résolution de tous les désaccords dans le cadre du système de management, l'organisation des audits externes, le dépouillement et l’analyse des audits, propams et enquêtes, l’élaboration de propositions pour l’optimisation du système de management.

Le responsable de processus (RP) est le véritable animateur du processus dont il a la charge. Il en garantit la mise en œuvre et le suivi au sein du système de management du domaine, et notamment :

l'atteinte des objectifs et la mesure au moyen d'indicateurs, la représentation objective, la description, la mise en œuvre et le suivi du ou des processus, des

procédures et des instructions de travail, l’optimisation des activités liées au processus et des liens avec les autres activités du DII, la recherche et la suppression de points faibles, l’organisation de la formation des collaboratrices et collaborateurs en accord avec les différents

responsables.

D'autre part, l'activité du responsable de processus consiste à établir la situation des projets en cours et à venir, et l'avancement des objectifs annuels pour la revue de direction de fin d'année.

Les auditeurs internes mènent les audits internes organisés avec le gestionnaire du système de management. Ils doivent répondre aux exigences minimales suivantes :

bonnes connaissances des exigences de la norme ISO, des activités du DII et qualification d’auditeur, bonnes connaissances des objectifs de qualité et du système de management, bonnes connaissances de l’unité d’organisation auditée, indépendance par rapport aux secteurs et responsables audités.

Les responsables opérationnels (chefs d’unités, de fonctions transversales ou de groupes), ont la responsabilité de l’application efficace et efficiente des processus dans leur propre branche. Ils soutiennent également le responsable et le gestionnaire du système de management et les responsables des diverses fonctions dans leurs tâches de mise en œuvre et de maintien du système de management du domaine. Les collaboratrices et collaborateurs du domaine sont les acteurs les plus importants du système de management, au travers de leur implication et de leur motivation. Ils mettent en œuvre les différents processus du système de management. Leurs compétences sont définies dans les descriptifs de fonction et cahiers de charges. Leur responsabilité englobe :

l’application rigoureuse des instruments du système de management, l’annonce des points faibles et la suggestion d’améliorations correctives et préventives par le moyen des

propams (propositions d'amélioration, détection de défauts / annonces de non-conformité du système).


Gestion des flux de conduite et d'information La gestion des flux de conduite et d'information est assurée par l'organisation des séances spécifiques (cf. Fig.6) décrites plus loin et des aspects de reporting (cf. Fig.7). Elle permet d'assurer le fonctionnement des 4 boucles de management suivantes :

◙ boucle utilisateurs, ◙ boucles stratégique, ◙ boucle de gestion opérationnelle, ◙ boucle de reporting.

Fig.6 – Séances assurant la gestion des flux de conduite et de management (boucles de management).

Fig.7 – Eléments de reporting intervenant dans la gestion des flux de conduite et de management.


DII Processus Boucle de management

SEANCE DE DIRECTION STRATEGIQUE (SDI) Objectif de la séance : Interfaces stratégiques et décisionnelles. Séance de coordination de la direction de fréquence bimensuelle (présidence : Responsable DII). Participants : Responsables des unités et groupes DII et autres invités selon besoins.

1. Informations générales 2. Agenda 3. Ressources humaines 4. SMQ / Organisation 5. Finances 6. Achats 7. Divers 8. Tour de table

SEANCE OPERATIONNELLE (SOP) Objectif de la séance : Direction et coordination opérationnelle des projets. Séance de coordination des responsables du DII de fréquence mensuelle (présidence : Responsable de l’unité d’Exploitation). Participants : Responsable unités et groupes DII, chef de la sécurité (SHE) et Délégué du VPRI :

1. Coordination demandes de travaux - Faculté STI - Faculté SB - Faculté SV - Faculté ENAC - Faculté I & C - Collège de management - VP – Service Centraux - EHE – Entité Hors Ecole

2. Projets - Programme des Constructions et Projets DDP - Projets > 50 KCHF validés - Projets > 50 KCHF à transmettre à la VPRI - Projets > 50 KCHF à l’étude - Projets

Revue de direction Séance de coordination des indicateurs du système de management (selon procédure ad hoc) de fréquence annuelle (présidence : Direction DII). Participants : DII-Management, chefs d’unités et autres invités selon besoins.

Direction Stratégique Opérationnelle Reporting

Séance plénière DII Séance d’information aux collaborateurs de fréquence semestrielle (juin, décembre, avec séance supplémentaire selon besoins), comprenant notamment une information résumée de la revue de direction avec

Direction, Communication

Stratégique Reporting


discussion sur la satisfaction des utilisateurs, les suggestions d’améliorations, évaluation des fournisseurs, et auto-évaluation des collaborateurs (présidence : DII). Participants : collaborateurs DII, autres sur invitations.

Outre les relations régulières avec les autorités de tutelle et les autres institutions du domaine des EPF, de nombreuses séances ont lieu avec des entités externes à l'EPFL des domaines public et privé suisses et étrangers, sur la base de projets spécifiques.

VPRI Processus Boucle de management

Comité de pilotage COP (projets « Programme des constructions ») Séance de coordination de projets Présidence : VPRI. Participants : VPRI, CEPF, Expert externe, DII, chef(s) du (des) projet(s) concerné(s).

Direction Réalisations ( 4, 5, 6 )

Utilisateurs Stratégique Reporting

Coordination stratégique des investissements (Recherche et formation, constructions et equipements) Séance d’échange d’information et d’évaluation des besoins Présidence : VPRI. Participants : VPRI, VPAA, DII, DIT, autres selon besoins.

Direction Réalisations ( 1, 2 )

Utilisateurs Stratégique Opérationnelle Reporting

Séance des chefs de services Séance d’information générale aux services Présidence : VPRI. Participants : chefs de services de l'EPFL

Direction

Utilisateurs Stratégique Reporting

Séance VPRI Séance de coordination VPRI de fréquence bi-mensuelle Présidence : VPRI. Participants : chefs de services de la VPRI.

Direction Réalisations ( 1, 2 )



9. Architecture du système de management (SM) Le système de management est constitué de trois types de processus :

◙ processus de réalisation (P-REA), 11 processus métier définis par le CEPF dans la Manuel Immobilier 2000,

◙ processus de direction (P-DIR), ◙ processus de soutien (P-SOU).

Les processus décrits dans les paragraphes 11 à 15 ne représentent pas forcément des versions à jour. Seuls les documents référencés sur le site intranet sont officiels.


10. Processus de direction

Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets 25.02.2011

MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE DIRECTION RESPONSABILITES DE LA DIRECTION

Directives / Planification stratégique EPFLRèglementsObjectifs et conduite VPPLCoordination CEPFLois, normes et standards Revue de direction

Planification évaluation des

ressources humaines et infrastructure

Demande de poste / redistribution des tâches

Gestion du personnel

engagement, formation,

évaluation, sortie

Règlements, conventions, autoévaluation des collaborateursentretien collaborateursatisfaction des collaborateurs, RH, etc.Décision VPPL attribution de poste, redistribution des rôles

Dossier personnelgestion par RH-EPFL

formation interne / externe

Communication interne et externe. gestion des flux de

conduite et d'information

Rapports, mémos, PV séances internes et externes

Réunions de travailSDI, Séance de directionCoordination VPPL-VPAA

Réalisation des audits internes et

externes

Satisfaction clients, évaluation fournisseurs, conformité au Syst. MgmtPeer review

Rapports d'auditsPlan qualité

Gestion des actions

d'amélioration

Etat des améliorationsPropositions,Actions d'amélioration,Suivi des actions

Assignation des tâchesaux responsables des unités, PV de séance.cf. PRO Gestion des actions d'amélioration

Controlling et gestion des indicateurs de

mesure

DirectivesBudgetTableau indicateursRapport controllingListe des rapports dûsBenchmarking

Tableau indicateursRapport controllingRapports dûsPV et liste des tâchesReporting Rumba

Revue de direction

et rapport de la direction

Rapport de la revue de direction- Satisfaction clients- Objectifs atteints- Actions ouvertes- Conformité SM- Résultats des audits- Etat des améliorations- Evaluation des ressources

Rapport de la revue de direction- Revue - Décisions- Actions- Nouveaux objectifs

D D E E E E -

I D E E E E E

I D E E E E -

I D I I I I E

- D E E E - E

I D E E E - I

I D I I I - E

E- - - - - -

P-externe

Départ

Fin

VPPL

RH

VPPL

DII-M

/ DI

R

DII-M

/ FC

DII-I

nt.

DII-E

xpl.

DII-M

/ SM

RH

ActivitésInputProcessus Informations / Etapes

OutputProcessusInformations / Etapes

Responsabilités


11. Processus de réalisation

Processus de réalisation Coordination opérationnelle Boucle de management

1 Formulation des besoins Direction – Facultés VPRI-VPAA DII – SOP

Utilisateurs Stratégique

2 Contrôle des besoins Direction – Facultés VPRI-VPAA DII-SOP

Utilisateurs Stratégique

3 Gestion du portefeuille immobilier Direction – Facultés DII-SOP

Utilisateurs Opérationnelle

4 Etablissement du programme et analyse des variantes

VPRI – DII DII-SOP

Utilisateurs Opérationnelle

5 Etablissement cahier charges projet et mode opératoire

Direction – Facultés VPRI-VPAA DII-SOP

Utilisateurs Stratégique Opérationnelle

6 Construction - démantèlement VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle

7 Affaires immobilières VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle

8 Gestion des ouvrages VPRI – DII DII-SOP


9 Occupation et utilisation des locaux VPRI – DII DII-SOP

Utilisateurs Stratégique Opérationnelle

10 Gestion technique du bâtiment VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle

11 Gestion des services du bâtiment VPRI – DII DII-SOP Opérationnelle

SOP : Séance de Direction Opérationnelle du DII 12. Liste des responsables de processus cf. site Internet SM


Description des processus

DII-C

E

E

E

E

DII-M

/ G

I

Activités Responsabilités

Prés

iden

ceFa

culté

VPPL

DII-M

/ DI

R

E

E

D E


Dossier justificatif

3

6

SOP - PRES - VPs - FAC - CEPF

Affaires immobilières - Expertise

4

Renvoi pour complémentou préavis négatif

SOPTraitement

des demandes

Déclenchement de mission

Etude de faisabilité technique et

financière

Constitutiondu dossier

Demande d'un utilisateur (locaux, travaux,

prestations)Gestion du portefeuille

immobilier : approbation des options stratégiques

TriageGestion informatique

des demandes

10NONDéfinition des prestations à

fournir

Traitement de la demande

OUI

Mise à jour des demandesEtude d'opportunité

3

Attribution des locauxGestion documentaireAnalyse stratégique

OUI

NON

9

E

I E

D

D

D

MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 1 / 2

FORMULATION DES BESOINSCONTRÔLE DES BESOINS

InputProcessus Informations / Etapes


3

Nouveau local ou

changement d'affectation ?

Traitement simplifié ?

Recherche de variantesNON

OUI

OUI

OUI

Information aux utilisateurs

7

Objectifs budgétairesFourniture des

prestations en interne > Fr. 50'000.-

Programme ou variante validé

Plans état existantRéglementations / autres

4

11

PRES - VPs - FAC -

CEPF VPPL - SOP

I E

E

I

I

E

IIE(D)(I)(I)

I IE

ED(D)(I)(I)

I E

E

1110

7

Demande de l'utilisateur recevable ?

SOPOuverture de

crédit ?

SOPApprobation dela faisabilité ?

Communication à l'utilisateur

NON

NON

10 11

Départ

Fin

Remise des locauxRéalisation du projet - Mise

en concurrenceExécution des prestations

Analyse stratégiquePrise en compte des

décisions

8

OUI

NON

Projet > 50KCHF ou projet

sensible ?Demande approbation VPPL

Approbation de la VPPL ?

OUI

Notification à l'utilisateur ouRecherche de variantesNON 4 ED E

Décision VPPL

DII-E

E

I

E

10

RO1.1

R10.5


DII-M

/ GI

Responsabilités

Facu

ltéVP

PLDI

I-M /

DIR


MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 3 GESTION DU PORTEFEUILLE IMMOBILIER

CEPFDIR

VPPLFinances

Cahier des charges

Information aux utilisateursDémarrage des processus

opérationnelsSOP

Recherche de variantesProposition de démarche

Prise en compte des décisions

Modifications stratégiques à envisager ?

1-2

Plans pluriannuelsMandats de prestations

Convention de collaborationPlanifications des

utilisateursTraitement simplifié

SOP-Attribution des locauxAnalyse stratégique

Mise à jour des Plans Directeurs urbanistique et

financierPrise en compte des

décisions SOP

1-2

Démarrage du projet SOP

Triage demande utilisateurGestion de l'occupation

Coordinations stratégiques CEPF - DIR - VPs

Evaluations stratégiquesSOP

Recherche de variantes

Approbationdes options

stratégiques ?

Communication opérationnelle à l'utilisateur

SOPTriage demande utilisateur

9

8

Vérification des incidences au niveau du portefeuille immobilier

Analyse et définition des options stratégiques

8

9

4

1-2

Validation

Inventaire des bâtiments et des locaux

Inventaire des projetsPlans Directeurs

ProgrammeEtablissement contrats et

conventionsRemise de l'ouvrage

Analyse des coûts et des prestations

Définition et mise en oeuvre mesures correctivesContrôle mesures

correctivesLancement du projet

74

(I)(I) E

D

(I) D

(I) E

I D E

(I) I E

D

I

I (D)

I D

I I

I D

I I

E

E

I

I

I

Prés

iden

ceCE

PF

NON

NON

OUI

OUI

54

85



Départ

Fin


Programme ou variante validé ?

ProgrammeNotification aux demandeursEtude de faisabilité technique et financièreVérification des incidences au niveau du portefeuille immobilierEnregistrement et analyse du programmeMise en concurrenceDéfinition et mise en oeuvre des mesures correctivesRéalisation et suivi de la réalisation**(dans le cas de problèmes constatés lors de la réalisation)Contrôle des prestations

Responsabilités


MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 4

ETABLISSEMENT DU PROGRAMME ET ANALYSE DES VARIANTES

Notification aux demandeurs

1-2 CEP

F, P

rési

denc

eFa

culté

DII-

CVP

s

3

Analyse multicritèresCritères de décision :- Prix- Délais- Planification- Stratégie- RèglementsRéalisation et suivi de réalisationContrôle des prestations

Evaluation des variantes

3

NON

OUI

5

6

Messages et projetsCritères de planificationPlan directeur Formulation des besoins : non-approbation de la faisabilitéGestion du portefeuille immobilier : - Analyse et définition des options stratégique- ValidationDemande de crédit d'étude ou de concoursRapport expertiseAnalyse des coûts et des prestations

Proposition de programme ou de

variantes

Consultation des utilisateurs,demandeurs

Critères de validation- Prix- Délais- Planification- Stratégie- Règlements

OUI

NON

pour modification

pour acceptation

Rapports évaluation et faisabilité

Affaires immobilières - Propositions

DII-

I

D

E

E

E

E

E

I

I

II

I

II(I) (I)

(I) (I)

(I)

(D)

(D)(D)D

D

(I)

78

7

8

5

Recherche de variantes ?

5

1-2



Départ

Fin

6

10 11

6

10 11

RO5.3


NON

OUI

Responsabilités



ETABLISSEMENT CAHIER DES CHARGES PROJET ET MODE OPERATOIRE

Programme ou variante validé

Fourniture des prestations en interne > 50'000.-

Enregistrement

Analyse

COP

/ VPP

LDI

I-M /

DIR

DII-M

/ IA

DII-M

/ GI

DII-E

Etablissement du cahier des charges

du projet

Proposition de démarche

Choix de démarche et du mode de

concours

Demande de crédit d'étude ou de

concours

Procédures selon LMP / OMP

Cahier des charges validéGestion du portefeuille immobilier : validation

Octroi de crédit4

4

6

Mode opératoire retenu (entreprise totale ou non)

Analyse multicritèresEvaluation des variantes

Cahier des charges du projetGestion du portefeuille immobilier : validation

E

D

I(i)

I

E

I(i) E

(D)

I E

ID(D)

10 11

3

3

4



Fin

Départ

Recherche de variantes

Mise en concurrence


Mise en concurrence ?

Responsabilités

Légende: E: Exécution D: Décision I: Information ( ): pour les grands projets AO: appel d’offres 25.02.2011

MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 6/1 CONSTRUCTION ET DEMANTELEMENT

Publication SIMAP

Jugement concours ou commission d’évaluation

Attribution crédit étude

Etablissement du Cahier des

charges et du programme du

concours

Lancement concours ou AO

SOP- Attribution des locauxProgramme ou variante

validéEtablissement cahier des charges projet et mode

opératoire : octroi de créditLancement du projet

4

5

Jury concours ou commission d’évaluation

OUI

NON

OUI

Classement / ArchivageNON

Attribution mandat

Choix accepté par le maître d'ouvrage ?

Contrat avec mandataire sur la base du mandat

KBOB

6/2

SIA

Phas

e 2

- Etu

de p

rélim

inai

rePh

ase

3 - P

roje

t

Parle

men

tC

EPF

- EPF

L

DII-

M /

GI

DII-

C

(I) (E)(D)

DII-

M-D

IR

Règlement et programme du concours ou AO

(I) (E)

(I)(D)

I E(E)

D I(D) I

1-2



Départ

9

Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.1 Concours

Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.2 Mandat d’étude

Choix procédure concours ou AO

P006-IT-016 Gestion des voies de

circulationP006-IT-017

Gestion des aménagements extérieurs

E

Publication adj, SIMAP (I) (E)




Réalisation ?

Responsabilités


MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 6/2 CONSTRUCTION ET DEMANTELEMENT

Demande de permis de construire

Elaboration et suivi du dossier d'appel

d'offres

Procédure d'adjudication

Attribution crédit de construction

(I) E

Demande permis de construire(si nécesaire)

OUI

NON

Appel d'offres

6/1

Elaboration et suivi du projet et du

devis

Projet accepté ?

OUI

NONPermis obtenu ?

OUI

Classement ou archivage du projetNON

Procédure des messages ou autre en fonction du

règlement des compétences

Réalisation et suivi de la réalisation

Contrats d'entreprise

Réception de l'ouvrage

SIA

Pha

se 3

- P

roje

tP

hase

4 -

App

el d

'offr

esP

hase

5 -

Réa

lisat

ion

(D)

Décision des chambres fédérales

(Procédure des messages)

8

Documentations techniquesPlan des ouvrages

Remise de l'ouvrageGestion documentaire

D I(D) I

E

(D) D(D) I(I)

I E(I)

D E(D)D

(I) I E

(I) I E

9

Fin

Par

lem

ent

CE

PF

- EP

FL

DII-

M /

GI

DII-

CD

II-M

-DIR

Contrôle de conformité Notification en cas de

déviationRecadrage éventuel

Évaluation des variantes

Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.3

Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.3.6

Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.3.4

Programme ou variante valideManuel Immobilier 2000 CEPF

Processus 6.4

Manuel Immobilier 2000 CEPF Processus 6.5

44

R10.9 R11.1



OutputProcessusInformations / Etapes Responsabilités


AFFAIRES IMMOBILIERESAcquisition / Vente / Location / Servitudes/ Droit d’emption

E

I E

(E)

CEPF

PRES

IDEN

CE /

VPPL

DII-M

/ GI

DII-M

/ DI

R

(I) D E

(D)

(I) I E

I E

(I) I I

I


I

I

I

Traitement de la demandeOpportunité d'achatOffres spontanées

Droit foncierDroit de la propriété

Fourniture des prestations en interne > 50'000.-

Etude d'opportunitéRapport d’opportunité

Notification au

demandeur

Expertise

Rapport d’expertiseSOP - Traitement des

demandesRecherche de variantes

1-2

Documents de négociation

(selon règlement compétences)

Propositions

NONIntérêt EPFL ?(DIR ou SDI)

1-2

4

EtablissementContrat

etConventions

Rapport d’expertiseRapport d’exploitation

Droit ImmobilierRapports d'évaluation des

besoins et de faisabilité4

Cahier des charges des besoins

Marché ImmobilierBenchmarking

Poursuite de l’affaire ?

(selon intérêt) NON

3

Bases légalesCode des obligations

Information utilisateursVérification des incidences au niveau du portefeuille

immobilierDémarrage processus

opérationnelGestion documentaire

(D) (D) D E

OUI

Négociations abouties ? NON

10 11

9

Départ

Fin

Classement dudossier

«sans suite »

OUI

OUI




DII-

M /

GI

DII-

M /

DIR


MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 8 GESTION DES OUVRAGES

DII-

ED

II-M

/ FC

E

E

I

E

E

E

I

D I

I

III

I

I

I EI I E

I I E

I

Remise de l'ouvrage à l'utilisateur

94

1110

3Vérification des incidences au niveau du portefeuille

immobilierGestion documentaire

Saisie Données locaux et indicateurs analytiques

Mise en exploitation

Prise en compte des décisions

SOP

SOP - Attribution des locaux

Analyse stratégiqueGestion du portefeuille immobilier - Validation

Mise à jour Plans Directeurs

1/2

9Gestion de l'occupation E

Bases de données Gestion documentaire

Coordination des indicateurs de mesure et contrôle rapport qualité /

prix

Instrumentation des indicateurs

de mesure

Facility ManagementPlanification stratégique de

l'entretienIndicateurs analytiques FM

Convention de prestations Benchmarking Analyse des coûts

et des prestations

10 11

Vérification des incidences au niveau du portefeuille

immobilierRecherche de variantesRapport de gestion de

l'occupationDéfinition de prestations à

fournir

3

I

Négociation utilisateursProgramme ou variante

validéOccupation et utilisation

des locaux - Lancement du projet

Définitions et mise en oeuvre des

mesures correctives

Mesures contractuellesSOP


immobilierDéfinition de prestations à

fournir

I

I I

Mesures correctives effectuées

Validation des mesures correctives

Mesures contractuellesSOP


immobilierRapport de gestion de

l'occupationDéfinition de prestations à

fournir

I I E I

I I I E

Contrôle des mesures

correctives

9

9

Documentations techniques et plan des

ouvragesEnquête de satisfaction

DII-

I

E

I

I

E

I

E

E

I

4

69

Fin

Départ

3

1110

3

10 11

10 11

9

3

E I I I

DII-

C

E

I






OCCUPATION ET UTILISATION DES LOCAUX

E

D E

I E

Formulation et contrôle des besoins - Traitement

simplifiéDocumentations

techniquesAffaires immobilières -

Etablissement contrat et conventions


6

7Gestion

documentaire

Saisie de donnéesInstrumentation des

indicateurs de mesure

Gestion du portefeuille immobilier - Pas de

modifications stratégiques à envisager

Gestion des ouvrages- Remise de l'ouvrage- Prise en compte des

décisions SOP- Analyse des coûts et des

prestations- Contrôle des mesures

correctives

Gestion de l'occupation

Rapport d'occupation et planification

Analyses variantes ou nouvelles

solutions

Stratégie EPFLPlanification des

utilisateursDirectives CEPF

Formulation et contrôle des besoins - Traitement

simplifié

Choix de solutions

Validation d'une option

1-2

NON

1-2

8

8

Information aux utilisateurs

Evaluation des variantesMise en concurrenceDéfinition et mise en oeuvre des mesures

correctivesDéfinition des prestations

à fournir

Lancement du projet

VPPL

DII-M

/ DI

R

DII-M

/ IA

+DL

DII-M

/ GI

DII-E

I I E E I

I II

I E I

I I

10 11

36

10 11

8

3

Départ

Fin

OUI





MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 10 GESTION TECHNIQUE DU BÂTIMENT

E

(D)

E

I

D E

I E

Fourniture des prestations en

interne ?

Contrat(s) de sous-traitancePRO-123 sur la base

du mandat KBOB

Coordination des indicateurs de

mesures et contrôle rapport

qualité / prix

Instrumentation des indicateurs de mesure

Mesures d'optimisation et

reporting

Directives et règlements EPFL

Règlements des FacultésStratégie CEPF - EPFL

Pas de nouveau local ou changement d'affectation

Gestion des ouvrages- Analyse des coûts et des

prestations-Définition et mise en oeuvre

des mesures correctives- Contrôle des mesures


OUI

NON

Exécution des contrats et/ou des

prestations

Contrôle des prestations

I

E

EI

I

Remise de l'ouvrage Mise en exploitation

Définition desprestations à

fournir

Exploitation et maintenanceCVSE y compr. crt faible

PRO-005, PRO-006, PRO-123, PRO-046, PRO-047, PRO-060

Procédures d'adjudication

selon montants à engager

Procédure LMP/OMPRèglements et décisions

CEPF - EPFL - DII

D E E

(E) I

I

I

I I

I

Immatriculation FMGestion analytique

Saisie des données FMInventaire de l'exploitation

Planification des travaux de maintenance

PRO-025, PRO-039Documentation des

installationsPRO-015, PRO-033

Gestion documentaire

1-2

8

9

9

75

8

VPPL

DII-

M /

DIR

DII-

ED

II-M

/ G

ID

II-M

/ IA

+ D

L

1-2

1-2> Fr. 50'000.-

< Fr. 50'000.--

D

8

E

Départ

Fin

Contrat de prestationConstitution du dossier

techniqueDéclenchement de missionEtablissement cahier des charges projet et mode

opératoire Enregistrement, analyse

Etude d'opportunité

SDI - Attribution des locaux

. Outils de gestion de la maintenance et entretiens

. Contrats d’entretiens

. Appels dépannages

. GTB – infos + alarmes

. Centre de contrôle PCC

. Relevés des énergiesProgramme ou variante

validée4 4

Travaux entretien – maintenance et dépannage

Gestion et facturation d’énergie.Interventions 24h/24

Moyenne tensionPRO-020, PRO-018, PRO-014, PRO-034, PRO-057, PRO-043, PRO-026, PRO-017, PRO-051,

P012-PRO-002/003

Recadrage éventuelet analyse des variantes

PV de remiseClôture affaire

Evaluation satisfaction clientPRO-020, PRO-039, IT-074,

IT-075, IT-033, PRO-054, PRO-019, PRO-112, IT-032,

IT-103, PRO-021, IT-041

Statistique d’exploitationEtablissement des objectifs

1-2




Responsabilités


MANUEL IMMOBILIER EPFLPROCESSUS DE REALISATION 11 GESTION DES SERVICES DU BÂTIMENT

E

(D)

E

I

D E

E

Fourniture des prestations en

interne ?

Contrat(s) de sous-traitance sur la base

du mandat KBOB

Coordination des indicateurs de mesures et

contrôle rapport qualité / prix

Mesures d'optimisation et

reporting

OUI

NON

Exécution des contrats et/ou

des prestations

Contrôle des prestations


VP

PL

DII-

M /

DIR

DII-

E

DII-

M /

GI

DII -

M /

IA

I E E

Définition des prestations à

fournir

I (E) I

Procédures d'adjudication

selon montants à engager

Procédure LMP/OMPRèglements et décisions

CEPF - EPFL - DIII E I

E

I

Immatriculation FMGestion analytique

I

I II

D

DII-

I

E E

E

Départ

Fin

Directives et règlements EPFL

Règlements des FacultésStratégie CEPF - EPFL

Pas de nouveau local ou changement d'affectation

Gestion des ouvrages- Analyse des coûts et des

prestations-Définition et mise en oeuvre des mesures

correctives- Contrôle des mesures


Remise de l'ouvrage

1-2

8

9

8

1-2 SOP - Attribution des locaux

75

1-2

> Fr. 50'000.-

< Fr. 50'000.-

Contrat de prestationConstitution du dossier

techniqueDéclenchement de

missionEtablissement cahier des charges projet et mode

opératoire - Enregistrement, analyse

Etude d'opportunité

Saisie des données FMInventaire de l'exploitationPlanification des travaux

de maintenanceDocumentation des

installationsGestion documentaire

9

Instrumentation des indicateurs de mesure

8

SOUS - PROCESSUSSAVE

ConciergerieReprographie

EconomatCentral téléphonique

Mobilier & DéménagementsRestauration

E

EEE

E

Recadrage éventuelet évaluation des

variantesPV de remiseClôture affaire

Evaluation satisfaction client

4

Programme ou variante validée4

E


13. Processus de soutien

Activités du processus

Actions des procédures de soutien généralisées au DII et prestations à l’EPFL

Références des procédures

Responsable du document

FC Etablissement du budget annuel P012-PRO-021 F&C

FC Traitement des dépenses / recettes P012-PRO-024 F&C

FC Transférer les données ARCHIBUS sur SAP P012-IT-032 F&C

FC PolySCI contrôles clés pour le processus crédits immobiliers P012-IT-033 F&C

Administration Demande et gestion des achats P012-PRO-002 Achats

Administration Evaluation, offres et qualification fournisseurs. P012-PRO-003 Achats

Administration Traitement des factures, débiteurs, et créanciers. P012-PRO-006 F&C

Administration Formation, information. P012-PRO-015 Secrétariat DII

Administration Check liste d’entrée et sortie du DII P012-IT-0001 Secrétariat DII

Administration Réception et envoi du courrier DII P012-PRO-029 Secrétariat DII

Administration Archivage au DII P012-PRO-O31 Resp. Unité

Administration Gestion vacances et heures supplémentaires P012-IT-031 Secrétariat DII

Qualité Gestion documentaire du SM P012-IT-30 SM

Qualité Gestion des PROPAMS P012-PR0-014 SM

Qualité Création et modification de documents P012-PRO-011 SM

Qualité Evaluation de la satisfaction clients P012-PRO-012 SM

Qualité Evaluation de la satisfaction des collaborateurs P012-PRO-013 SM

Qualité Manuel des Standards P012-SMQ-012 DII-E

Technique Sauvegardes informatiques. P012-PRO-019 DIT


Gestion des risques PolySCi (Système de Contrôle interne) Objectifs d’un système de contrôle interne (SCi) Le SCi permet à l'EPFL de développer un outil de gestion des risques et de compliance (conformité aux exigences réglementaires), qui : a. garantit une meilleure complétude des activités de contrôle; b. facilite la mise en oeuvre des mesures de prévention, de limitation ou d’identification avancée des erreurs, ainsi que des irrégularités; c. assure une meilleure transparence et donc une possibilité de pilotage ciblée des processus et des risques (analyse du rapport coût-utilité); d. offre une protection accrue du patrimoine; e. renforce la véracité, l’universalité et la régularité de la tenue des comptes; f. contribue à la remise de rapports financiers fiables et dans les délais exigés. Le DII-M-F&C a mis en place la gestion des risques de crédits :

30.06.2008 DII-M Finances & Controlling 1

30k –< 3 mio

CFC 3

250-06. Vision d’ensemble

Crédit EPFL

Message pourcrédit cadre

Message pourobjet individuel

Crédit defonctionnement

Crédit demessage

> 10mio

3 – 10mio

Crédit demission

< 30k

Trésorerie EPFL Trésorerie via BBL

La mise en application de l’évaluation des risques et des actions nécessaires à la diminution de ceux-ci est introduite dans le système de management du DII. Le tableau et les procédures ci-dessous montrent l’identification des principaux risques et les responsabilités, au sein du DII, des chefs impliqués à la maîtrise des processus concernés par les risques des crédits sous la supervision du chef F&C. Comme toutes les questions financières, celles liées aux risques ne sont pas auditées dans le cadre du système de management certifié ISO 9001 mais par le système de révision interne de l’EPFL et par les auditeurs mandatés par le CEPF et la Confédération.


Liste des contrôles-clés pour le processus crédits immobiliers SM= Système de management du DII

SM étape contrôle les phases de contrôles figurent dans les processus concernés sur le web DII. A noter : La gestion des crédits et leur utilisation sont contrôlées au moyen de SAP et d’ARGUS sous la responsabilité du Responsable du groupe Fiance & Controlling du DII.

Risque sur Mesures SM étape contrôle

Preuve du contrôle Responsable

1

R01.1 SM P001

La communication des besoins

Bonne concertation avec le DII pour la planification des projets

SOP Traitement des demandes

PV des séances EPFL de la direction (y compris élargie)

SOP / VPRI (Chef du domaine)

2 R 10.5 SM P001

Les fonds provenant du sponsoring

Information sur les ressources et les accords liés au sponsoring

SOP Approbation faisabilité

OK VPRI PV SOP

SOP / VPRI (Chef du domaine)

3 R 05. 3 SM P004

Changements importants en cours de construction

Evaluation des alternatives en cas de modifications

Etude de faisabilité technique et financière

PV avec validation de chaque étape

Chef Construction

4

R 11.1 SM P006

Non-conformité d’un bâtiment

Contrôles de qualité et budgétaires, avec protocoles avant libération du paiement


Signature du responsable sur la facture finale

Chefs de projet / Chef Construction

5

R 10.9 SM P006

Surcoûts

Contrôle des prix, des majorations de prix, suivi de trésorerie et des budgets des projets


Contrats et annexes

Chefs de projet / Chef Construction

12/04/2011/Validation : 15.04.2011 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011 34

Constructions durables et utilisation rationnelle de l'énergie Le modèle des trois cercles

Aujourd’hui, la notion de développement est souvent illustrée par trois cercles, qui représentent les objectifs qualitatifs que sont l’environnement, l’économie et la société, situés sur les axes du temps et de la dimension nord-sud. Cette illustration résume les constatations suivantes: Le développement durable comme but constitutionnel « Pour la Confédération et les cantons, le développement durable n'est pas une tâche facultative: l'article 2 de la Constitution fédérale (But) élève le développement durable au rang de but constitutionnel et l'article 73 (Développement durable) demande à la Confédération et aux cantons d'œuvrer «à l'établissement d'un équilibre durable entre la nature, en particulier sa capacité de renouvellement, et son utilisation par l'être humain». A défaut de loi annexe spécifique, ces dispositions de la Constitution ont essentiellement une fonction de vision, capable de guider les interventions sur le terrain. » Référence :http://www.are.admin.ch/themen/nachhaltig/00262/00528/index.html?lang=fr

La mise en application des directives de la Confédération figure dans le document « Constructions durables et utilisation rationnelle de l'énergie » et énumère les références documentaires et normatives en matière d’énergie et d’environnement durable à considérer lors de projets de constructions ou de transformation des bâtiments de l’EPFL ainsi que leurs infrastructures techniques. Le document fait partie des références utilisées par le DII. Lors de projets, il sera tenu compte aussi bien des directives et normes en vigueur, que des objectifs à moyen et long terme et l’esprit des textes auxquels il est fait allusion en ce qui concerne la durabilité et la limitation de l’impact sur l’environnement. L’objectif est également le maintien du certificat Parc Nature de la Fondation « Nature et Economie » dont la mise en application se fait au moyen de la gestion des aménagements extérieurs P-006-IT-017

12/04/2011/ Validation :15.04.2011 35 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011

14. Abréviations

CEPF Conseil des Ecoles Polytechniques Fédérales COP Comité de pilotage pour les projets "Messages" DII Domaine Immobilier et Infrastructures DII-C Unité DII-Constructions DII-E Unité DII-Exploitation DII-I Unité DII-Intendance DII-M Unité DII-Management DII-M/DIR DII-Direction DII-M/FC DII-Finance & Controlling DII-M/IA DII-Indicateurs Analytiques (ex Facility Management ) DII-M/GI DII-Gestion Immobilière DII-M/GA DII-Gestion des Achats DII-M/DL DII-Données Locaux DIR Direction EPFL DIT Domaine IT EPFL Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne FAC Faculté FM Facility management FOSC Feuille officielle suisse du commerce GSM Gestionnaire du Système de management LMP-OMP Loi et ordonnance sur les marchés publics MIE Manuel Immobilier EPFL P-DIR Processus de direction P-REA Processus de réalisation P-SOU Processus de soutien P-012-PRO… Procédure du processus de soutien (012) PRES Présidence EPFL PROPAM Proposition d'amélioration PV Procès-verbal RH Ressources Humaines (EPFL) RP Responsable de processus RSM Responsable du SM SAVE Audiovisuel SDI Séance de direction du DII SOP Séance opérationnelle du DII SM Système de management du DII VPAA Vice-Présidence des Affaires Académiques VPRI Vice-Présidence Ressources et infrastructures VPs Vice-présidences

12/04/2011/ Validation :15.04.2011 36 G:\DII-M\SM\Manuel Immobilier EPFL\MIE 2011

15. Références, notes Normes ISO 9001:2008. Manuel Immobilier 2000 (CEPF). Planifications stratégiques quadriennales du CEPF et de l'EPFL. Les documents référencés tels qu’organigrammes et processus sont issus du système

documentaire atteignable à partir du site intranet du DII / SM. Seuls les documents provenant du système documentaire sont actualisés.

16. Modifications majeures par rapport à la version précédente

1. Historique. 2. Objectifs stratégiques du DII. 3. Mise à jour d'une partie de la présentation et organisation des activités du DII.

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