2.1 Manuel de procédures :

Dans cette section, nous allons voir la procédure de vente détaillée de la société.

2.1.1 Principes généraux :

D’après le manuel des procédures, il faut s’assurer que :

* Toutes les ventes sont autorisées ;

* Toutes les commandes clients sont exécutées rapidement ;

* Toutes les ventes de marchandises ou de prestations de service sont correctement facturées ;

* Toutes les créances nées des ventes sont correctement enregistrées et rapidement recouvrés et

* Les fonctions incompatibles sont séparées.

Il est très important aussi d’assurer la séparation des tâches à savoir : la livraison ; les facturations ; l’encaissement et le suivi des comptes clients.

2.1.2 Documents utilisés :

Les documents nécessaires lors d’une vente sont :

* Bon de commande client ;

* Tarif ;

* Devis, prix ;

* Fiche de suivi client ;

* Bon de sortie ;

* Bon de livraison ;

* Factures ;

* Tableau de suivi client- échéancier.

2.1.3 Description des procédures :

2.1.3.1Etablissement et mise à jour des tarifs :

Le responsable Marketing effectue au moins tous les 4 mois une étude de prix .Dans ce cas, il devrait trouver le moyen de connaitre les prix des journaux des concurrents afin qu’il puisse comparer par rapport aux prix de la société afin de rester toujours meilleur par rapport à eux.

Le responsable devrait transmettre le résultat de l’étude au Conseil d’administration pour l’approbation et fixation des prix de vente.

2.1.3.2Etablissement de Devis ou pro forma à la demande du client :

Cette phase consiste d’établir un devis ou une Facture Pro forma à partir des Tarifs en vigueur. Apres, le responsable fait viser le devis ou la Facture pro forma par la Direction.

Circuit des ventes

* Réception et approbation des bons de commande- client (BC- CLI)

Le service courrier reçoit, enregistre et transmet au Responsable commercial le Bon de commande- client reçu. Ensuite, le responsable commercial l’enregistre, met à jour son répertoire – client. Apres, il vérifie la solvabilité du client et les conditions de vente convenues. Le commercial établit un Bon de Commande Interne conforme au BC .Enfin, il le transmet au responsable marketing pour que ce dernier puisse faire une contrôle.

* Etablissement de fiche – client et livraison des prestations des marchandises :

Lors de cette phase, le commercial établit une Fiche- client avant d’enregistrer les prestations effectuées et le transmet au service facturation

* Etablissement et approbation de facture de vente :

Le responsable de facturation ouvre le compte client et établit la facture de vente en quatre (04) exemplaires à partir de la fiche client, BL et le BCI. Ensuite, il vérifie le montant, les quantités, les prix, les taxes, et les remises de la Facture de vente. Puis, il vérifie les modalités de paiement convenu avec le client et joint la fiche client dûment approuvé au BL et BC – CLI à la facture de vente en 4 exemplaires et le transmet à la direction pour visa.

Après la signature des factures, un exemplaire de la facture doit être remis aux clients. Dans ce cas, les clients effectuent une décharge de réception de la facture ;

* Un exemplaire de la facture dûment signé par le client à la comptabilité ;

* Un exemplaire de la facture est remis au responsable de recouvrement ;

* Un exemplaire est enregistré dans le registre des ventes ou le journal des ventes avant de les classer ;

Un livre journal faisant ressortir les détails de vente à crédit et au comptant est tenu par le responsable.

* Ventes à crédit,

* Ventes au comptant : payées par chèques et payées en espèces.

2.1.3.3 Traitement des retours de marchandises :

Le responsable des Stocks doit :

* Vérifier si les procédures de sorties ont été respectées lors de la livraison des articles retournés ;

* Etablir un Bon de Réception (BR) en 2 exemplaires pour le retour de marchandises au vu de la facture certifiée par le client sur le motif du retour ;

* Mettre à jour la situation de stock et classe BR1 ;

* Transmettre le BR2 au facturier.

Le responsable facturation doit:

* Vérifier les BC client, BS, BL et BR de retour ;

* Etablir une demande d’avoir appuyée par la facture retournée et certifiée par le client et soumet cette demande à la Direction Générale pour approbation ;

* Etablir une Facture d’Avoir (FA) pré-numéroté en 2 exemplaires, l’Avoir fait référence à la facture à modifier et porte le motif, ou l’Avoir (avarie, non-conformité de marchandises ou services…) ;

* Joindre la facture faisant l’objet de l’Avoir, le BR e l’Avoir et transmet le tout pour approbation e signature à la Direction Générale ;

* Envoyer un exemplaire de l’Avoir (AV1) visé au client ;

* Transmettre AV2 au RCO pour comptabilisation

2.2.2 Procédures :

Toutes les factures sont établies après réception de la commande du client. En effet, il n’est pas exigé des simples clients tels que les grossistes (vente des journaux), les clients potentiels (vente surface publicitaire), un BC ; les commandes sont donc prises par téléphone, soit de bouche- à- oreille. Les commerciaux remplissent le BC ou le Devis ou le pro forma dans lequel il est possible de voir la liste de toutes les commandes qu’elles soient formelles ou non. Suite à cela, si le client achète au comptant, le commercial transmet une photocopie du BC au caissier.

La facturière établit la facture sur le GESCOM, ainsi elles apparaissent directement dans la comptabilité. Celles- ci sont établies en quatre exemplaires dont l’original est remis au client, une copie au service comptabilité, une autre copie au responsable de recouvrement et la dernière copie est conservée par le responsable de facturation.

Dans le cas d’une vente au comptant, la vente est effectuée directement auprès du caissier l’encaissement est effectué par le caissier et la saisie des encaissements par le responsable de facturation.

Dans le cas d’une vente à crédit, l’encaissement est effectué par l’agent de recouvrement à la date de l’échéance prévue. Une fois que la commerciale a fini d’établir le BC, elle l’envoie directement au responsable de facturation pour que ce dernier puisse établir la facture qui correspond au BC (04 exemplaires). Ensuite, le responsable l’envoie au DAF ou au responsable marketing pour le faire signer et comptabiliser. Après, le facture sera comptabilisée et classer pour attendre la date d’échéance du paiement.

Le diagramme se présente comme suit :

Figure n°01 : schéma des procédures de vente des surfaces publicitaire ou des journaux : (Source : investigations personnelles)

Réception commande

Commercial

Enregistrement dans le BC

Paiement au comptant

Demande d’autorisation au DG

Oui Non

Caissier

Transmission à la caisse

Autorisation

Avis au client

Réception paiement

Responsable facturation

Transmission au responsable de facturation

Transmission au responsable de facturation

Facturation

Facturation

Transmission au DAF ou Responsable marketing

Transmission au responsable de recouvrement

Transmission original au client

Responsable facturation

Classement définit/ attente de paiement

3. DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS

-------------------------------------------------

-------------------------------------------------

Cette partie sera consacrée aux discussions et la présentation des recommandations dans le but de contribuer à l’amélioration de l’organisation de la société, à la résolution de ses problèmes ainsi qu’au développement de ces dernières.

3.1 Discussion

Ces diverses études ont permis d’identifier les forces et les points à améliorer qui nécessite des améliorations sur la société. De plus, l’environnement où se trouve la société est composé d’individus très influents, tel que dans le concurrents ,les clients, les institutions financières et le reste du monde. De ce fait, il y a lieu de voir les opportunités et les menaces se présentant à la société.

3.1.1 Discussion de la première hypothèse : « Les procédures de vente sont bien appliqués au sein de l’entreprise »

Afin de pouvoir confirmer ou infirmer l’hypothèse, nous avons identifié les points forts ainsi que les points à améliorer de la société d’après les résultats du questionnaire du contrôle interne. Mais avant de voir tout cela, nous allons passer d’abord aux discussions sur les deux hypothèses.

* Protection du patrimoine :

Avant de réaliser une vente, la commerciale doit suivre trois (03) étapes.

* Autorisation de vente,

* Vérification,

* Etablissement du BC.

En conclusion, la société ne court pas de risque imminent sur la protection de ses biens.

Mais la société connait souvent des problèmes de liquidités car les clients ne règlent pas leurs dus à l’échéance. D’après le test sur les créances,( tableau n°04), 41.8℅ des créances seulement sont réglées à l’échéance. Certaines créances n’ont même pas été payées 80 jours après l’échéance. Cela réside dans le fait qu’il n’y a pas de suivi des échéances à temps car l’agent de recouvrement n’est pas toujours disponible pour le faire à cause de l’inexistence de moyens de transport. Il devrait marcher à pieds et/ou prendre le bus pour faire le recouvrement d’où il n’a pu recouvrer tout les clients à un temps réel. Par conséquent, les clients ne payeront pas de leur propre gré si la société ne réclame pas.

* L’organisation des procédures :

Pour le QCI sur l’organisation des procédures, nous pouvons dire que la société a une bonne organisation. Toutes les opérations de vente sont dissociées des opérations d’encaissement. Les opérations sur la vente sont indépendant des opérations d’achat. Tous les chèques sont endossés dès réception pour éviter les risques de vol et les argents liquides sont versés dans la banque tous les jours. Le caissier est une autre que le comptable.

La commerciale ne peut pas accorder un crédit au client sans avoir l’autorisation de la direction afin d’éviter l’existence des clients douteux.

A propos de la conciliation comptable, les comptes clients sont conciliés avec le grand livre. Le comptable effectue chaque mois une vérification au niveau des comptes clients par rapport aux grands livres de la société.

Ces différentes démarches permettent d’identifier les risques possibles qui peuvent en freiner la bonne marche de la vente au sein de la société. Cette procédure est déjà établie dans le manuel de procédures et est appliqué par le personnel qui participe à la réalisation de la vente. Ainsi, les procédures sont biens appliquées dans la société. Ce qui confirme notre première hypothèse.

3.1.2 Discussion de la deuxième hypothèse : « les procédures de vente ne sont pas appliqués que par quelques membres du personnel »

* Séparation des tâches :

D’après le tableau d’identification, nous avons vu que le responsable commercial fait quelque fois le travail de l’agent de recouvrement tel que le recouvrement et l’encaissement des dépôts. De ce fait, rien ne les empêche d’encaisser le chèque s pour leurs propres comptes, de percevoir

des intérêts, puis de restituer le montant initial de chèques à la société. Il en est de même pour le paiement en espèces. Le responsable commercial pourrait être tenté de les utiliser et les restituer à la société après certain temps. Il pourrait s’arranger avec le client de la date de paiement.

* Suivi des procédures :

A propos du diagramme de circulation de documents, le résultat nous montre qu’il y a quelques procédures que le personnel ne suit pas .Certains membre du personnel dans le département Marketing et commercial ne suivent pas correctement la procédure. Les BC original ne sont pas transmis à temps auprès du client. Il est à noter qu’à chaque commande ou paiement du client, le commercial doit établir un reçu en 04 exemplaires et de retourner l’original au client après signature du client et du commerciale même à la date du paiement .Il a été constaté grâce à un sondage que le commercial n’établissent pas le reçu en temps réel ; c'est-à-dire à la date même du paiement car d’après le résultat du sondage sur les reçus, 66 ,66 % des reçus originaux n’ont pas été transmis au client. Cela concerne les reçus de paiement des grossistes sur les provinces. Le responsable a peut être oublié de les transmettre aux clients ou il ne le fait pas tout simplement car il ne voudrait pas le faire ou il a encore beaucoup de travail à faire.

* Les factures d’avoir :

Il est à notre que le commercial devrait toujours vérifier le montant, le nom du client, la mode de facturation et les demandes du client avant de signer le BC, de même pour le responsable de facturation, il devrait toujours faire de contrôle et de vérification avant d’imprimer le facture .S’il existe quelque chose qui lui semble flou, il devrait demandé au commercial qui avait établit le BC avant d’établir la facture.

Mais, d’après les résultats, des observations que nous avons faites, sur les factures de vente réalisées par la société du Janvier en Octobre 2010, nous avons constaté l’existence des demandes de facture d’avoir par les clients. Les raisons sont diverses (cf. Tableau n°08). Le responsable de facturation même le responsable marketing qui signe et contrôle le facture ne remarque pas l’existence des fautes sur le facture. D’où, quand l’agent de recouvrement remet la facture avec les pièces justificatives auprès des clients lors du recouvrement, ces derniers refusent de payer car la facture ne correspond pas à leur demande : le montant à payer et/ou le nom du client est erroné…Ces avoirs grèves le chiffre d’affaires, freinent l’encaissement car les clients mécontents bloquent les paiements et entachent la bonne réputation de la société.

Somme tout, tout cela nous permet de dire que la deuxième hypothèse est confirmée. Le responsable marketing signe aveuglement les factures sans vérifier si les informations contenu dans le BC sont conformes à celles de la facture de plus il fait le recouvrement.

Voici un tableau qui récapitule les points forts et les points à améliorer sur l’organisation interne de la société.

Tableau n°09 : les points forts et les points à améliorer

POINTS FORTS | CONSEQUENCES |

* La société suit les normes de la procédure qui concerne leur réelle application | * La direction et/ou l’auditeur peut faire facilement de contrôle au niveau des ventes réalisé |

* Les dossiers des mauvaises créances sont analysés par une personne responsable qui est capable de prendre des décisions afin que la société ne perde pas assez d’argent | * Patrimoine protégé * Protection des actifs |

* La société effectue de versement auprès de la banque tous les jours * Tous les chèques sont non endossables | * Réduction de risque de vol |

POINTS A AMELIORER | CONSEQUENCES |

* Les commerciaux n’établissent pas les reçus de paiement des clients en province à la date du paiement et les originaux des reçus ne sont pas retournés aux clients à temps réels | * Risque de détournement car les commerciaux pourraient être tenté de profiter l’argent de la société. |

* Les clients ne règlent pas leurs dus à l’échéance | * Problèmes de liquidités fréquents|

* Pas de conciliation détaillée des comptes clients majeurs | * Risque d’écarts |

* Les recouvrements sont effectués quelques fois par le responsable marketing | * Risque de mauvaise foi et de détournements de la part du responsable marketing ; * Incompatibilités de tâches. |

* Pas de double contrôle de l’enregistrement comptable de toutes les factures. | * Risque d’omission ou de double comptabilisation des factures ; * Incidences sur les recettes, le résultat et la TVA |

* Pas de contrôles effectués sur les factures, ni sur les prix, ni sur les conditions | * Risque d’erreur de calcul du prix de vente, les taxes ; * Comptes de recettes et de résultats minorés ou majorés. |

* Les factures une fois établies ne sont pas comparées avec les bons de commande | * Risque d’écarts entre quantités livrées et quantités facturées ; * Incidence sur le résultat.

|

* La comptabilisation des mouvements dans le journal n’est pas effectuée tous les jours| * Risque d’omission et d’incidence sur le résultat |

* Absence d’organisation de travail au niveau du département de la finance et de la comptabilité | * Non accomplissement des tâches et existence de désordre.|

3.1.3 Les opportunités :

La pratique de nouvelle méthode comme l’échange de service avec des nouveaux clients est une grande opportunité pour la société car cela le permet d’être connu par tout le monde.

3.1.4 Les menace :

Dans le secteur où se trouve la SMC presse, nous pouvons constater une certaine menace vu l’importance du media Internet qui permet un suivi, une polyvalence (vidéo, image, blog…) qu’aucun autre média ne peut présenter, avec une discrétion de la lecture d’une page web contre la lecture d’un journal au bureau.

D’après le sondage d’opinion que nous avons fait, la crise politique qui frappe le peuple malgache actuellement représente une menace pour la société. Le pouvoir d’achat des clients ne cesse pas de diminuer alors que le prix des fournitures augmente toujours. Le nombre des clients qui font des publicités et achète des journaux ont diminué.

3.2 Recommandations :

Suite aux résultats identifiés en sus, des recommandations seront apportées ci après au niveau du cycle vente de la société.

* Service commercial :

La société devrait faire un contrôle chacun doit rester dans son fonction de faire le car ce n’est pas conforme aux principes de la société.

Le responsable marketing devrait toujours connaître ou avoir quelques informations sur les clients avant de les accorder un crédit pour éviter le risque de non paiement (clients douteux)

Pour le recouvrement, un état des échéances devra être remis à l’agent de recouvrement afin qu’ils puissent faire le suivi régulier.

Pour éviter les retards de recouvrement, les agents devront prévenir 03 jours avant l’échéance les clients afin que ces derniers préparent le paiement à temps.

Pour instaurer une remontée de la communication, les agents devront rendre compte à la Direction Générale à chaque fin de journée, des créances qui ont été payées au cours de la journée et celles qui ne l’ont pas été. Des réclamations devront être faites aux clients qui ne règlent pas à l’échéance.

Enfin, les reçus de paiement devront être établis et remis en temps réel par les agents recouvreurs s’il s’agit de clients à Tananarive et/ou par le commercial s’il s’agit des grossistes en province.

* Service facturation :

Le responsable devrait faire un rapprochement entre le bon de commande et le chemin de fer avant d’établir les factures (vente surface publicitaire).

Pour améliorer le contrôle, il est préférable que le numéro de facture et du BC soit le même, et d’effectuer le cumul de ces factures par le service facturation.

Concernant les omissions ou les erreurs sur les factures, le responsable de facturation doit le vérifier avec le bon de commande : rapprochement des quantités commandées, date de parution s’il s’agit de la publicité, ces documents seront ensuite envoyés aux commerciales pour qu’ils puissent faire une dernière vérification avant de les transférer au responsable marketing pour approbation.

* Service comptabilité :

Il est recommandé que le responsable administratif financier faire contrôler sur un mois les factures comptabilisées, payées et celles qui sont classées par le service de facturation. Cette procédure permettra de préserver le patrimoine de la société. Pour cela, le responsable de facturation doit totaliser les factures établies mensuellement. En effet, des contrôles effectués ont permis de détecter des écarts entre le solde du brouillard du journal tenu par le comptable et le solde des recettes à une date donnée. Ceci à permis d’affirmer que le responsable de recouvrement ou le responsable marketing utilise l’argent de la société pour ses propres comptes pendant un certain temps avant de le retourner à la caisse.

Afin d’assurer le bon fonctionnement du travail au sein du service comptabilité et finance, la société devrait penser à une provocation d’une réunion hebdomadaire afin de :

* voir le déroulement des activités,

* voir le perfectionnement des agents

* de restaurer la discipline.

Diagramme de circulation du cycle des ventes : nouvelle organisation (cf. annexe11)

CONCLUSION

La mise en place du contrôle interne n’est pas seulement dédiée aux grandes entreprises mais elle est possible de l’adapter selon les besoins de tout un chacun et selon les objectifs visés. Même en matière de coût, il est toujours possible de concevoir quelque chose de plus simple pour commencer à améliorer au fur et à mesure selon l’objectif.

Ce rapport a été rédigé pour montrer comment nous pourrions améliorer l’organisation interne de la société. Pour avoir des résultats escompte, la possibilité de donner des recommandations, plusieurs matériels et méthodes ont été utilisés.

En effet, le travail a commencé par la prise de connaissance générale de la société afin de connaître et de comprendre ses pratiques. Après avoir compris et apprécie l’importance relative devant être accordée au domaine à contrôler, des points de contrôle ont été définis pour le cycle de vente afin de ne pas dépasser le cadre d’étude. Les points de contrôle ont été testés puis analysés scrupuleusement afin de déboucher à des recommandations réalistes. Il est à noter que ces recommandations n’auront aucune importance si elles ne seront pas suivies.

Les résultats de l’analyse ont permis de conclure que la société court des risques de dysfonctionnement. De ce fait, la première hypothèse concernant l’application des procédures au sein de la société a été confirmée.

La seconde hypothèse a également été confirmée car certains personnel dans le département marketing et commercial ne suit pas les procédures quelques fois.

Il est recommandé à la société de faire des contrôles réguliers des factures de vente ainsi que sur les comptes de client afin d’éviter les risques de détournement d’argent. De plus, elle devrait organiser un recyclage des employés pour développer leur savoir pour qu’ils puissent apporter des nouvelles stratégies pour améliorer l’organisation interne de vente au sein de la société.

Vue la limite du temps, nous n’avons pas eu l’occasion de faire un contrôle sur le cycle stock qui pourrait contenir quelques problèmes qui peuvent participés aux diminutions du chiffre d’affaire de la société, pourtant c’est un bon sujet qui mérite d’être traité.

LISTE DES ANNEXES

ANNEXE 01 : Diagramme de SMC presse

ANNEXE 02 : Circuit des dossiers

ANNEXE 03 : Questionnaire de contrôle interne

ANNEXE 04 : Test sur la situation de créances impayées

ANNEXE 05 : Identification des tâches

ANNEXE 06 : Diagramme de circulation de document

ANNEXE 07 : Sondage sur les reçus

ANNEXE 08 : Bon de commande

ANNEXE 09 : Bon de livraison

ANNEXE 10 : Facture

ANNEXE 11 : Diagramme de circulation du cycle des ventes : nouvelle organisation

5- IMMOBILISATIONS

* SUIVI DES IMMOBILISATIONS

Lorsqu’une immobilisation rentre dans le stock de DEVEA CI, une fiche d’immobilisation est automatiquement crée par la comptabilité enfin de suivre cette immobilisation et de procéder à la comptabilisation ainsi que les éventuels amortissements. Aussi, il est important de noter que toute facture comportant une immobilisation doit être conservé dan un classeur des immobilisations.

* SORTIE DES IMMOBILISATIONS

Toute sortie d’immobilisation doit être validée par le directeur général et transmit à la comptabilité pour constater les écritures de cession d’immobilisation.

* PRISE D’INVENTAIRE

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler au moins tous les douze mois l’existence et la valeur des éléments d’actifs et passifs du patrimoine ; elle doit établir les comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.

Il en résulte qu’un inventaire doit être effectué au moins tous les douze mois, a la date de clôture de l’exercice. Lorsqu’il existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent être ajustées et les écarts expliqués. Le comptage matériel des existants en stock est d’une importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le résultat, et représente généralement une grande partie des actifs. De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur l’évaluation des biens, par exemple :

* Les stocks en rotation lente

* Quantités des actifs inventoriés

* Bien incomplets ou détériorés,

Afin que le recensement soit effectué avec un maximum de fiabilité et d’exactitude, il convient que l’entreprise prévoie les modalités de déroulement des opérations d’inventaire au moyen d’instrument écrit et rigoureuses.

1-date et heures de l’inventaire

La date de l’inventaire sera impérativement la date de clôture de l’exercice. Il est nécessaire ensuite de fixer les heures de début et de fin d’opération de façon à prévoir la disponibilité du personnel pendant la période.

2-préparation des lieux de stockage

Un inventaire physique ne s’improvise pas, il doit être organisé et seule une bonne préparation matérielle garantit la qualité des comptages. Cela suppose :

-la délimitation des aires de stockage pour éviter les omissions et les double-emplois.

-le rangement préalable des articles et leur regroupement par référence.

Il est nécessaire aussi de demander aux tiers de confirmer l’état des stocks appartenant a l’entreprise et en dépôt chez eux.

Les unités de comptage doivent être clairement définies afin d’éviter des erreurs.

3-personnel chargé de l’inventaire

Un responsable de l’inventaire doit être désigné. Il est chargé de contrôler les résultats, de coordonner et centraliser les informations et d’exercer une supervision sur les équipes .il est nécessaires que ce responsable soit totalement disponible pendant toute la durée de l’inventaire pour s’assurer que les comptages se déroulent selon les instructions prévues et afin de pouvoir résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir et pour lesquels un solution n’a pas été prévue.

Les équipes de comptage sont généralement composées de deux (2) personnes. Le nombre d’équipes doit être suffisant pour assurer le comptage de tous les articles pendant le période prévu.

-une personne ayant une connaissance suffisante des articles à compter ;

-une personne indépendante de toute opération liée au stock.

4- arrêt des mouvements pendant l’inventaire

Dans toute la mesure du possible, les mouvements de stocks doivent être arrêtés pendant l’inventaire, notamment : arrêt des livraisons et réceptions

Cela permet d’éviter : qu’un article déjà compté ne fasse l’objet d’une livraison et facture avant la clôture.

6 -VENTES

* COMMANDES

Les commandes parviennent à l’entreprise après devis émis par le commercial par moyens suivants :

-commandes écrites reçues par courrier ;

-commandes téléphoniques ;

-commandes reçues par fax ;

-commandes prises par les commerciaux.

Les commandes reçues par le commercial (responsable du client) sont ensuite transmises au directeur général qui étudie les conditions de prix, de règlement de livraison et de crédit du client.

Cette liasse comporte les renseignements suivants :

-nom et adresse du client

-adresse de livraison ;

-désignation du représentant ;

-désignation exacte des produits commandés ;

-délais de livraison ;

-quantités commandées ;

-prix unitaires ;

-conditions de paiement.

Avant diffusion, tous les exemplaires des accusés de réception sont signés par le responsable du client qui donne ainsi son autorisation pour livrer. L’exemplaire destiné au client doit porter de façon claire et précise les mentions valant clause de réserve de propriété.

* LIVRAISONS

Chaque livraison donne lieu à l’établissement d’un bon de livraison pré numéroté émis en trois(3) exemplaires(carnet à souche)et établi par le commercial (responsable du client).

Cette liasse comporte les renseignements suivants :

-nom et adresse du client ;

-adresse de livraison ;

-désignation des produits livrés ;

-quantités commandées ;

-prix unitaires.

Avant chaque expédition, le bon de livraison est rapproché du contenu de l’envoi ainsi que de l’accusé de réception de commande.

L’accusé de réception de commande est ensuite classé par l’assistante dans un dossier ‘’commandes livrées ‘’

Un exemplaire est ensuite remis à l’assistante avec la mention ‘’A facturer ‘’pour la facturation.

Chaque écriture doit indiquer :

-la date de la facture

-le numéro de la pièce justificative

-la codification du compte client

-le montant TTC de la facture

-la ventilation du montant HT

-la TVA collectée

-l’échéance prévue.

Chaque compte client doit être étudié et justifié chaque mois à l’aide du lettrage des écritures.

La comptabilité établit une balance ventilée par échéances, qui détaille chaque solde en plusieurs colonnes, en distinguant :

-la partie du compte en retard de paiement,

-le mois en cours

-les échéances à venir

Cette balance ‘’âgée ‘’doit être présentée au directeur général chaque mois

Chaque retard de paiement doit faire l’objet d’une lettre de relance et d’un relevé de compte.

* REGLEMENTS

La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très rigoureuse.

Dès réception de l’encaissement ou de l’avis d’encaissement par la banque, il en fait mention sur l’exemplaire classé par l’assistante dans le dossier ‘’commandes livrées’’ la mention ‘’réglé le….par…’’

Le comptable mentionne également le règlement dans son journal de trésorerie

* AVOIRS-CLIENTS

Des avoirs aux clients sont établis à chaque retour de marchandises. L’assistante indique les quantités reprises ainsi que les références et la nature des articles. Un exemplaire est destiné au directeur général qui prend la décision d’émettre un avoir.

Il est transmit ensuite à la comptabilité pour enregistrement.

* FACTURATION

Les factures sont établies par l’assistante du directeur général à partir des bons de livraison portant la mention’’ A facturer’’

Les factures sont émises en deux(2) exemplaires. Elles doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

-raison social de l’entreprise ;

-dénomination sociale suivie ou précédé des mots SA ou SARL ;

-adresse entreprise ;

-énonciation du capital social ;

-numéro d’immatriculation au RCCM ;

-nom et adresse du client ;

-date de la vente ;

-quantité, dénomination des produits vendus ou des services rendus ;

-prix unitaire HT ;

-frais de facturations imputées à l’acheteur ;

-mention du taux de TVA ;

-mention du montant global de la TVA ;

-mention des rabais, remises ou ristournes accordés ;

-mention de l’option exercée en matière d’exigibilité de la TVA ;

-numéro d’ordre interne (pour classement chronologique) ;

-clause de réserve de propriété.

Le bon de livraison est agrafé à un exemplaire de la facture. Les factures font ensuite l’objet d’un contrôle arithmétique par la comptabilité et sont classées dans le dossier ‘’en attente de comptabilisation’’

REMARQUE IMPORTANTE : les factures doivent être comptabilisées chaque jour.

Un autre exemplaire est transmit au client.

* COMPTABILISATION

NB : toute cette procédure doit être suivie dans le logiciel de gestion interne ‘BACK OFFICE’ qui part d’un devis, d’une commande, d’un bon de préparation et d’un bon de livraison.

NB : toute cette procédure doit être suivie dans le logiciel de gestion interne ‘BACK OFFICE’ qui part d’un devis, d’une commande, d’un bon de préparation et d’un bon de livraison.

Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délais à partir d’un exemplaire. Après enregistrement, la facture reçoit le tampon ‘’comptabilisée’’ puis est classée dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique). Le service comptabilité tient un journal des ventes permettant d’enregistrer les factures dans l’ordre chronologique, au jour le jour.

NB : toute cette procédure doit être suivie dans le logiciel de gestion interne ‘BACK OFFICE’ qui part d’un devis, d’une commande, d’un bon de préparation et d’un bon de livraison.

7 -SAV

* SUIVI CLIENTELE

Après chaque sortie de matériels le technicien du SAV doit assurer le suivi clientèle qui lui permettra de bien renseigner son tableau de bord afin d’effectuer le point chaque semaine au directeur général. Ce suivi se fera de la manière suivante : le technicien devra téléphoner le client dès que le matériel est en la possession du client afin de lui demander s’il a rencontré des soucis quant a l’installation ou à l’exploitation du matériel.

De prime à bord, toute machine sortie du stock pour la vente est enregistré dans la base de données SAV. Cette base de données a été conçue par le technicien.

* RECEPTION MATERIEL SOUS GARANTIE

NB : il est important de noter le délai de garantie par défaut fixer par DEVEA CI est de 1 an.

* RECEPTION

Le client vient à DEVEA CI avec la machine, accompagnée du bon de livraison, la Facture d’achat et la description du Problème. Après Vérification le technicien, remet au client un bon de réception sur lequel est mentionné en plus du contact du client, du nom et numéro de série du produit ; la panne signalée par le client. On vérifie les encoures financier du client avant la préparation pour intervention.

* INTERVENTION

Après vérification, on procède au diagnostique, si la solution de rechange est possible, c’est.-à-dire que le composant défectueux peut être trouvé sur place en Cote d’Ivoire ; DEVEA CI achète le composant, remplace et met en service le produit. Sinon DEVEA CI signal la panne à DEVEA France, afin que le matériel de rechange face l’objet d’une cotation de la part de DEVEA France. La durée maximum d’un produit au SAV est 3 jours quand le matériel de rechange est disponible sur place.

* LIVRAISON

Lorsque le matériel est dépanné, le technicien fait la sortie du matériel de son tableau de bord (fichier) et un bon de livraison est remit au client.

* RECEPTION MATERIEL HORS GARANTIE

RECEPTION

Le client vient à DEVEA CI avec la machine, accompagnée du bon de livraison, la Facture d’achat et la description du Problème. Après Vérification DEVEA CI, remet au client un bon de réception sur lequel est mentionné en plus du contact du client, du nom et numéro de série du produit ; la panne signalée par le client. On vérifie les encoures financier du client avant la préparation pour intervention.

INTERVENTION

Après vérification, on procède au diagnostique, si la solution de rechange est possible, c’est.-à-dire que le composant défectueux peut être trouvé sur place en Cote d’Ivoire ; DEVEA CI envoie une cotation au client pour le matériel de rechange. Pour qu’il ait réparation il faut que le client

accepte la cotation pour le matériel de rechange. Dans le cas contraire le matériel est retourné au client sans réparation.

LIVRAISON

Lorsque le client accepte la cotation pour le matériel de rechange, le technicien procède à la réparation du matériel. Fait la sortie du matériel de son tableau de bord (fichier), et un bon de livraison est remit au client.

8 -STOCK

* RECEPTION

Rapprochement bon de commande - bon de livraison

Lors de la réception physique des marchandises, elles sont pointées et leurs quantités rapprochées pour chaque bon de commande (ou ordre d’appel) ou par rapport à l’ensemble des bons de commande. Les services peuvent être confirmés. En cas de dépassement d’un pourcentage de divergence précis, le système le signale et propose une recommande.

Lors de la réception physique de marchandises de stock, l’article peut être marqué comme étant consommé ou être attribué à un emplacement de stock précis.

Rapprochement bon de commande - facture

Les factures résultant d’un bon de commande sont envoyées par voie électronique ou par courrier à la comptabilité et sont enregistrées provisoirement. La facture ne doit donc plus être saisie manuellement. Le bon de commande et la facture peuvent être rapprochés tant du point de vue des quantités que de celui des montants, et être éventuellement complétés par des frais supplémentaires, comme les frais de transport ou de douane (frais d’approche).

* STOCKAGE

La mise en stock physique de marchandises consiste à transporter depuis la zone de réception et contrôle jusqu’à la zone de stockage prédéfini en utilisant les moyens de manutention adéquats à chaque produit.

Local

Tout grossiste de matériel informatique doit au moins avoir : un local de réception de marchandises lui permettant de stoker ces marchandises. En ce qui concerne DEVEA CI, ce local est à l’intérieur de l’entreprise et est doté d’un système de sécurité efficace qui en cas de vol, déclenche l’alarme et contact le directeur général et quelque agent de l’entreprise ainsi que la police. Le stockage se fait par référence de produit et assure un environnement optimal pour la protection des marchandises et la préservation de la conformité des produits. Les variables

températures, humidité, luminosité, pression entre autre sont étudiées pour garantir la qualité de chaque produits.

* MISE A DISPOSITION DE MARCHANDISE

La mise à disposition de marchandises démarre avec l’enregistrement dans le ‘BACK OFFICE’ de la commande du client et du bon de livraison. La clef du stock est conservée par l’assistante qui, à chaque fois qu’un commercial ou le technicien désire entrer dans le stock, doit tout d’abord emmarger dans un carnet en inscrivant son nom, la date, l’heure de prise et dépôt des clés.

* INVENTAIRE

DEVEA CI doit contrôler au moins tous les mois l’existence et la valeur de son stock ; elle doit établir un reporting sur la gestion au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.

Il en résulte qu’un inventaire doit être effectué au moins tous les mois, à la date de clôture du mois ou le premier jour du mois suivant. Le comptage matériel des existants en stock est d’une importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le résultat, et représente généralement une grande partie des actifs. De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur l’évaluation des biens, par exemple :

* Les stocks en rotation lente

* Quantités des actifs inventoriés

* Bien incomplets ou détériorés