manuel de l'exposant
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Manuel de l’exposant
TABLE DES MATIÈRES 1 INFORMATION GÉNÉRALE
1.1 Le promoteur du Salon affaires municipales ............................................................................................................ 3 1.2 Bons de commande .................................................................................................................................................. 3 1.3 Lieu ........................................................................................................................................................................... 3 1.4 Coordination technique et logistique ....................................................................................................................... 4 1.5 Horaire du Salon ....................................................................................................................................................... 4 1.6 Horaire de montage des kiosques ............................................................................................................................ 5 1.7 Entreposage du matériel durant l’événement ......................................................................................................... 5 1.8 Manutention ............................................................................................................................................................ 5 1.9 Services inclus dans le kiosque d’exposition ............................................................................................................ 6 1.10 Démontage des kiosques.......................................................................................................................................... 7 1.11 Douanes .................................................................................................................................................................... 7 1.12 Services alimentaires ................................................................................................................................................ 7 1.13 Hébergement des exposants .................................................................................................................................... 7
2 RECOMMANDATIONS
2.1 Accréditations pour les exposants ............................................................................................................................ 7 2.2 Kiosque ..................................................................................................................................................................... 8 2.3 Présence au kiosque ................................................................................................................................................. 8 2.4 Préservation de l’espace loué ................................................................................................................................... 8 2.5 Rubans adhésifs ........................................................................................................................................................ 8 2.6 Véhicules motorisés ................................................................................................................................................. 8 2.7 Sollicitation et matériel publicitaire ......................................................................................................................... 8 2.8 Tirage ........................................................................................................................................................................ 9
3 SERVICES OFFERTS À L’EXPOSANT
3.1 Accrochage – plafond ............................................................................................................................................... 9 3.2 Sécurité et surveillance ............................................................................................................................................ 9 3.3 Assurances ................................................................................................................................................................ 9 3.4 Services auxiliaires fournis par le Centre des congrès de Québec ............................................................................ 9 3.5 Décorateur officiel .................................................................................................................................................. 10 3.6 Stationnement ........................................................................................................................................................ 10 3.7 Promoteur du Salon affaires municipales............................................................................................................... 10 3.8 Entretien ménager.................................................................................................................................................. 10 3.9 Incendie – protection ............................................................................................................................................. 10 3.10 Interdictions ........................................................................................................................................................... 10 3.11 Restrictions générales ............................................................................................................................................ 11 3.12 Obstruction – aires communes............................................................................................................................... 11 3.13 Pourboires .............................................................................................................................................................. 11 3.14 Livraison durant le Salon ........................................................................................................................................ 11 3.15 Vestiaires ................................................................................................................................................................ 11
4 Liste des fournisseurs officiels ........................................................................................................ 12
5 Plan du Salon .................................................................................................................................. 13
6 Liste des exposants en date du 5 mai 2017 ..................................................................................... 14
7 Carte des stationnements .............................................................................................................. 17
8 Où se loger ?................................................................................................................................... 18
ANNEXE 1 : Mesures de sécurité et prévention des incendies ................................................................... 19
ANNEXE 2 : Exemple d’étiquette pour adressage ...................................................................................... 19
ANNEXE 3 : Écoresponsabilité et Programme de reconnaissance .............................................................. 20
ANNEXE 4 : Procédure de sortie à la fermeture de l’exposition ................................................................. 22
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1 Information générale 1.1 Le Promoteur du Salon affaires municipales ci-après appelé
LE PROMOTEUR
La Fédération québécoise des municipalités (FQM) 1134, Grande Allée Ouest, RC 01 Québec (Québec) G1S 1E5 Personne-ressource : Mme Sonia Maltais Téléphone : 418 651-3343, poste 234 Courriel : [email protected] Personne-ressource : Mme Nadine Verret Téléphone : 418 651-3343, poste 284 Courriel : [email protected] Site Internet : fqm.ca/evenements/salon/
Le Centre des congrès de Québec ci-après appelé LE CCQ
900, boulevard René-Lévesque Est, 2e étage Québec (Québec) G1R 2B5 Personne-ressource : Mme Line Laliberté Téléphone : 418 649-7711 Sans frais : 1 888 679-4000, poste 4066 Courriel : [email protected] Site Internet : https://www.convention.qc.ca/
1.2 Bons de commande Les bons de commande pour la location de mobilier, tapis, kiosque, etc. de notre décorateur Tessier Services d’expositions doivent être complétés avant le 17 septembre 2017. Ils sont disponibles sur le site Internet du promoteur au : http://fqm.ca/evenements/salon/documentation/ des frais supplémentaires s’appliqueront après cette date.
Les bons de commande pour l’accrochage, la manutention, l’électricité supplémentaire, etc. sont à forfait, ils devront être expédiés à Mme Line Laliberté au CCQ avant 16 h 30 le 8 septembre 2017. Ils sont disponibles sur le site Internet du CCQ au : https://www.convention.qc.ca/exposants/bons-de-commande/. La commande et le paiement des services du Centre se feront directement en ligne. Le CCQ offre dorénavant un rabais pour les exposants qui commandent avant la date butoir plutôt qu’une surcharge en cas contraire. Les frais seront majorés de 25 % après le 8 septembre 2017.
1.3 Lieu L’exposition aura lieu dans les salles 400 A et B du CCQ. Tout le matériel, incluant celui transporté manuellement, doit être acheminé à cette adresse :
Salon affaires municipales No kiosque : Centre des congrès de Québec 855, rue Jean-Jacques-Bertrand Débarcadère niveau 4 Québec (Québec) G1R 5V3
Le CCQ acceptera le matériel à partir du mardi 26 septembre 2017 seulement. Des frais d’entreposage pré-événement s’appliquent pour tout matériel d’exposant reçu avant cette date. (Voir l’exemple d’étiquette d’adressage en annexe 2).
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Entrée des visiteurs Entrée principale du Centre des congrès de Québec 1000, boul. René-Lévesque Est Québec (Québec) G1R 5T8
La livraison et la cueillette de matériel sont interdites aux entrées du CCQ et doivent s’effectuer au débarcadère. Le CCQ est également accessible par les passages souterrains le reliant à Place Québec, aux hôtels Hilton Québec et Delta Québec ainsi qu’à la colline Parlementaire et le Carré d’Youville.
Le promoteur se réserve le droit de refuser l’admission au Salon à tout visiteur, exposant ou employé d’un exposant qui, selon son avis, est indésirable ou peut entraver le bon fonctionnement du Salon.
1.4 Coordination technique et logistique
Accès au débarcadère des exposants Le débarcadère désigné pour le Salon affaires municipales est accessible par la rue Jean-Jacques-Bertrand. Il est composé d’un quai avec rampe et de six quais souterrains pouvant accueillir des remorques d’une longueur allant jusqu’à 53’ et d’une hauteur maximale de 13’5". Le stationnement n’est pas permis au débarcadère. Celui-ci ne peut être utilisé que pour le déchargement et le chargement. Tout contrevenant verra son véhicule remorqué.
Le promoteur recommande d’utiliser le transporteur officiel, Les Déménagements Rapide, pour faciliter l’expédition et la réexpédition du matériel d’exposition. L’adresse d’expédition est la suivante :
ADRESSE POUR ENTREPOSAGE PRÉ-ÉVÉNEMENT CONGRÈS FQM 2017 / SALON AFFAIRES MUNICIPALES 2017 NOM DE L’EXPOSANT ET NO DE KIOSQUE DÉMÉNAGEMENTS RAPIDES 1630, BOUL TALBOT QUÉBEC (QC) G2N 0C5 Déménagements Rapide acceptera le matériel en entreposage pré-événement à partir de maintenant et ce jusqu’au 25 septembre 2017 (le cout de l’entreposage varie en fonction de la durée de l’entreposage et est assumé par l’exposant).
1.5 Horaire du Salon
Jeudi 28 septembre : 9 h à 18 h Vendredi 29 septembre : 7 h 30 à 12 h Les véhicules lourds en démonstration pourront sortir par la porte Jean-Jacques-Bertrand que lorsque le diner-conférence de la salle 200 sera terminé, soit vers 14 h.
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1.6 Horaire de montage des kiosques Matériel lourd et véhicules lourds mercredi 27 septembre 8 h à 14 h (matériel qui nécessite un chariot élévateur)
Options A et D mercredi 27 septembre 10 h à 21 h
Options B et C (clés en main) mercredi 27 septembre 14 h à 21 h
Options A, B et C (matériel léger seulement) jeudi 28 septembre 7 h à 8 h
Tout exposant qui arrive au débarcadère avec son matériel peut, s’il le désire, le manutentionner lui-même avec un chariot qui sera mis à sa disposition par le CCQ. Nous vous rappelons qu’il est interdit de stationner votre véhicule sur la promenade Desjardins située à l’entrée principale du CCQ pour décharger du matériel. Aucune manutention par chariot ne sera permise une fois les tapis d’allées installés, soit le jeudi 28 septembre. Quelques chariots à deux roues (diables) seront toutefois disponibles pour transporter le matériel léger.
Aucun exposant ne peut monter un kiosque après les heures d’ouverture de l’aire d’exposition ou le démonter avant la fermeture de l’exposition. Le service de manutention (manutentionnaires et chariot élévateur avec opérateur) et d’entreposage des caisses vides est offert par l’organisation.
Accès pour véhicules lourds, machines industrielles ou hors gabarit
Une grande porte donnant sur la rue Jean-Jacques-Bertrand est située à l’extrémité ouest du corridor de service au niveau 4. Ses dimensions sont de 22’ de largeur par 15’ de hauteur.
Un horaire d’entrée et de sortie vous sera communiqué.
1.7 Entreposage du matériel durant l’événement
Des espaces d’entreposage pour les caisses vides, gérés par le CCQ, sont disponibles près de la salle d’exposition pour la durée du Salon. L’espace d’entreposage est inclus dans le coût de votre kiosque.
Pour des raisons de sécurité, les exposants ne sont pas autorisés à effectuer leur entreposage eux-mêmes. Aucune boîte de carton ni caisse de transport vide ne sont tolérées à l’intérieur ou à l’arrière du kiosque. Des étiquettes d’entreposage seront disponibles, sans frais, au comptoir de service du Centre des congrès de Québec afin de bien identifier vos boîtes. Les boîtes vides non identifiées et laissées sur place seront automatiquement recyclées. Les boîtes seront retournées aux kiosques lors du démontage sur une base aléatoire.
1.8 Manutention
Tout exposant qui expédie directement au Centre des congrès de Québec par un transporteur ou par un service de messagerie verra son matériel pris en charge automatiquement par le personnel du Centre des congrès de Québec à partir du débarcadère et livré directement à son kiosque. Le Centre des congrès de Québec acceptera le matériel à partir du mardi 26 septembre 2017 seulement. Des frais d’entreposage pré-événement s’appliquent pour tout matériel d’exposant reçu avant cette date. La manutention de matériel nécessitant l’utilisation d’appareil de levage est exclusive et sera effectuée par le Centre des congrès de Québec. Ce service est offert par l’organisation à condition que la livraison soit effectuée pendant les heures du montage et la cueillette, pendant les heures du démontage. Le transport de matériel ne nécessitant pas l’utilisation d’appareil de levage pourra être effectué par les exposants en utilisant les chariots manuels disponibles sans frais au quai du débarcadère. LES EXPOSANTS QUI ASSURENT EUX-MÊMES LE DÉCHARGEMENT DE LEUR MARCHANDISE DOIVENT LE FAIRE EN UN TEMPS LIMITE DE 30 MINUTES.
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1.9 Services inclus dans le kiosque d’exposition
OPTION A (espace seulement, aucun mur) • Un espace non aménagé de 10’ x 10’ • L’alimentation électrique (120 V, 15 A, 1500 W, prise double) • La manutention et un espace d’entreposage durant l’événement • Deux coupons pour le dîner du jeudi • Une inscription de votre entreprise dans le Guide des visiteurs 2017 • Quatre cocardes d’exposant identifiées au nom de votre entreprise
*** Le tapis n’est pas fourni dans cette option et est obligatoire.
OPTION B (espace avec cloison arrière et murs latéraux) Obligatoire pour les exposants n’ayant que des bannières déroulantes de type « Pop-up, Roll-up, Porte-bannière ou parapost ». Les cloisons en rideaux ne sont pas autorisées.
• Un espace non aménagé de 10’ x 10’ avec une cloison arrière de PVC de 10’ x 8’ et murs latéraux de 3’ x 8’ de haut
• L’alimentation électrique (120 V, 15 A, 1500 W, prise double) • La manutention et un espace d’entreposage durant l’événement • Deux coupons pour le dîner du jeudi • Une inscription de votre entreprise dans le Guide des visiteurs 2017 • Quatre cocardes d’exposant identifiées au nom de votre entreprise
*** Le tapis n’est pas fourni dans cette option et est obligatoire.
OPTION C (clés en main) • Un kiosque de PVC 10’ x 10’ avec mur arrière de 8’ et murs latéraux de 3’ de haut • Une enseigne avec identification de l’entreprise, lettrage en vinyle • Une corbeille à papier • Une table 2’ x 6’ drapée et 2 chaises ou 1 comptoir et 2 tabourets • Un tapis gris de 10’ x 10’ • Deux projecteurs • L’alimentation électrique (120 V, 15 A, 1500 W, prise double) • La manutention et un espace d’entreposage durant l’événement • Deux coupons pour le dîner du jeudi • Une inscription de votre entreprise dans le Guide des visiteurs 2017 • Quatre cocardes d’exposant identifiées au nom de votre entreprise
OPTION D (véhicules lourds)*
• Espace pour véhicules lourds • Un espace non aménagé de 20’ x 40’ ou de 20’ x 30’ • L’alimentation électrique (120 V, 15 A, 1500 W, prise double) • La manutention et un espace d’entreposage durant l’événement • Deux coupons pour le dîner du jeudi • Une inscription de votre entreprise dans le Guide des visiteurs 2017 • Quatre cocardes d’exposant identifiées au nom de votre entreprise
N. B. Si vous prévoyez avoir besoin de matériel ou de mobilier, tels que tapis, comptoir, tabourets, murs de velcro, etc., veuillez remplir le bon de commande de Tessier Services d’expositions que vous trouverez sur le site : http://fqm.ca/evenements/salon/documentation/.
6 MANUEL DE L’EXPOSANT
1.10 Démontage des kiosques
Vendredi 29 septembre 12 h à 16 h
Les transporteurs autres que Les Déménagements Rapide ne pourront pas arriver avant 12 h pour le démontage le vendredi 29 septembre. Tout le matériel doit être sorti pour 16 h.
Tous les kiosques doivent rester montés jusqu’à la fermeture officielle du Salon. Les règlements concernant la sortie vous seront distribués le vendredi 29 septembre 2017 en avant-midi par le CCQ. Dès que le matériel de l’exposant sera complètement transféré au débarcadère, le transporteur, selon la disponibilité d’espace et le type de véhicule, sera admis au quai afin d’effectuer le chargement. Si un exposant désire récupérer son matériel à l’aide de son propre véhicule, il doit d’abord acheminer son matériel au débarcadère puis se procurer sur place un coupon auprès du maître de quai afin d’être autorisé à accéder au débarcadère avec son véhicule. Voir le document Procédure de sortie à la fermeture de l’exposition en annexe.
Aucun chariot ne sera admis dans la salle avant la levée des tapis d’allées par le décorateur et aucun chariot de quatre (4) roues ou plus ne peut circuler dans le hall principal du CCQ. De plus, vous ne pouvez stationner votre véhicule sur la promenade Desjardins pour y embarquer votre matériel.
N.B. Les véhicules lourds devront quitter vers 14 h, en raison du repas ayant lieu dans la salle du dessous.
Tout matériel d’exposition étant toujours en place après 16 h sera pris en charge par le transporteur officiel de l’événement, Les Déménagements Rapide, et ce, à vos frais. Le promoteur se dégage de toute responsabilité pour les produits perdus ou volés sur le site d’exposition. Il est recommandé que l’exposant emporte avec lui, au début du démontage, les articles de valeur, et qu’il assure lui-même la surveillance de son kiosque.
1.11 Douanes Le CCQ est considéré par l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) comme point de dédouanement, ce qui simplifie l’entrée des marchandises venant de l’extérieur du pays. Vous trouverez les coordonnées de votre courtier en douanes, Dolbec International, dans la liste des fournisseurs officiels de ce manuel. La personne-ressource est Mme Ginette Blouin que vous pouvez joindre au numéro de téléphone 418 688-9115 ou au numéro sans frais 1 855 688-9115 ou par courriel à [email protected].
1.12 Services alimentaires La firme Capital HRS Traiteur possède l’exclusivité de vente et de distribution de la nourriture et des boissons à l’intérieur du CCQ. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée sans l’autorisation écrite de la direction du CCQ.
1.13 Hébergement des exposants Il est de la responsabilité de chaque exposant de procéder à la réservation de chambres d’hôtel, si nécessaire, et ce, en communiquant lui-même directement avec les hôtels. Une liste d’hôtels est disponible dans la section 8 de ce manuel. Vous pouvez également remplir le formulaire hébergement exposants 2017 sur notre site : http://www.fqm.ca/evenements/salon/documentation/
2 Recommandations 2.1 Accréditations pour les exposants
Chaque entreprise exposante aura droit à quatre (4) accréditations qui seront au nom de l’entreprise seulement. Une pochette incluant les cocardes, deux coupons pour le repas du jeudi midi ainsi que deux coupons pour la santé du Salon vous seront remis au comptoir d’accueil des exposants qui sera installé à la porte d’entrée du Salon, à compter de 10 h le mercredi 27 septembre. Aucune accréditation supplémentaire ne sera accordée.
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2.2 Kiosque L’exposant peut apporter son propre kiosque ou le louer d’une compagnie spécialisée. Tous les kiosques devront avoir une hauteur maximale de 8 pieds (2,5 mètres), à moins d’une entente préalable avec le promoteur, et être conformes sur le plan de l’aire d’exposition en ce qui concerne l’entrée et les côtés séparateurs. Chaque exposant doit respecter un droit de vue de 3 pieds près de l’allée. Tout kiosque fabriqué par un exposant devra recevoir l’approbation du promoteur du Salon et être conforme aux normes de sécurité et de protection des incendies. Le mandataire du Salon détermine les exigences particulières à son événement (couleur, hauteur, etc.).
Pour assurer votre confort et pour maintenir un niveau de présentation acceptable, tous les exposants sont tenus d’utiliser un tapis ou un recouvrement de sol de qualité minimale. Pour commander votre tapis, communiquez avec Tessier Services d’expositions au 418 524-1888.
Sous-location La sous-location ou le partage des emplacements est strictement interdit.
2.3 Présence au kiosque L’exposant doit maintenir une personne en service continu durant les heures de visite du Salon. Un kiosque ne peut être laissé sans la présence d’une personne.
2.4 Préservation de l’espace loué Rien ne peut être fixé sur les murs ou les colonnes sans l’autorisation de la direction du CCQ. L’exposant doit s’assurer que l’espace loué demeure en bonne condition et ne doit pas utiliser ni permettre d’utiliser des clous, vis, crochets ou autre système de fixation. Il est défendu de peindre le plancher ou d’installer quoi que ce soit sans protection adéquate approuvée par la direction du CCQ.
2.5 Rubans adhésifs Les rubans adhésifs autorisés dans la salle d’exposition du CCQ sont les suivants et peuvent être achetés sur place :
• Surface de plancher : Echo tape CL-W6300 ou VI-N6120 ou équivalent ou double face echo tape DC-W188F
• Surfaces murales (murs de brique) : languettes de fixation murale 3M, no 7220
Tout exposant qui utilisera un ruban adhésif non autorisé sera automatiquement facturé pour les frais de nettoyage.
2.6 Véhicules motorisés À l’intérieur, les véhicules et équipements munis d’un moteur à combustion interne ne peuvent contenir plus du tiers (1/3) de la capacité du réservoir d’essence. Leurs batteries et systèmes d’allumage doivent aussi être débranchés et les clés laissées à la sécurité. Les bouchons doivent être verrouillés ou collés avec un ruban adhésif à l’exception des réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant (voir l’annexe Mesures de sécurité et prévention des incendies). Pendant leur présence dans les lieux, des protections imperméables doivent être placées sous tous les véhicules ainsi que des plaquettes sous les roues.
Un service de nettoyage à pression pour les véhicules lourds exposés sera offert gratuitement le mercredi 27 septembre entre 10 h et 14 h au fond du débarcadère Jean-Jacques-Bertrand.
2.7 Sollicitation et matériel publicitaire La distribution d’échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu’à l’intérieur des limites du kiosque de l’exposant. Ces activités sont interdites dans les allées, aires de restauration, hall principal ou dans les autres kiosques. Aucune nourriture ou breuvage ne peut être distribué, vendu ou donné en échantillon sans l’autorisation écrite de la direction du CCQ et du promoteur.
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2.8 Tirage
Il est important de transmettre la nature du prix et la valeur de celui-ci à Mme Nadine Verret de la FQM à [email protected]. La politique de la FQM demande que le prix ait une valeur inférieure à 125 $.
3 Services offerts à l’exposant
3.1 Accrochage – plafond La hauteur du plafond de la salle d’exposition est de 29 pieds (9 mètres). L’installation de banderoles ou d’enseignes au-dessus des kiosques est permise par le CCQ selon les règles suivantes : • l’autorisation pour l’installation doit être obtenue par le promoteur • la dimension des enseignes et des banderoles doit être approuvée par le promoteur • le message, préalablement approuvé par le promoteur, peut apparaître sur les deux faces • l’installation doit être effectuée par les services d’accrochage du CCQ (bon de commande Accrochage
du CCQ)
3.2 Sécurité et surveillance Le CCQ est responsable de la sécurité générale requise pour maintenir l’ordre durant l’exposition. L’exposant n’aura pas accès à la salle d’exposition après la fermeture de l’exposition. Il doit donc enlever ses effets personnels avant la fermeture. Aucun véhicule ne peut entrer dans la salle d’exposition sans l’autorisation de la direction du CCQ. L’exposant doit s’assurer que rien ne sera fait pouvant porter préjudice aux personnes ou endommager les équipements du CCQ.
3.3 Assurances Comme stipulé au Contrat d’espace d’exposition, les exposants ont la responsabilité de se prémunir des assurances responsabilité nécessaires pour couvrir les membres de leur personnel, le matériel exposé ainsi que leur équipement pour la durée totale du Salon, soit le montage, la période d’exposition et le démontage. Le promoteur ainsi que le CCQ ou ses agents n’assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou les dommages matériels aux produits, kiosque, équipement ou décoration, dus au feu, à l’eau ou au vol, durant l’occupation des lieux loués ou de l’immeuble, résultant de quelque cause que ce soit.
3.4 Services auxiliaires fournis par le Centre des congrès de Québec Afin de répondre aux besoins spontanés de l’exposant, un comptoir de services sera en opération dans la salle d’exposition pendant la période de montage. Les commandes doivent être payées sur place. Il est possible que certains services ne puissent être rendus. Le CCQ offre les services suivants : • accrochage • électricité supplémentaire • nettoyage de kiosque • personnel temporaire • plomberie • surveillance • télécommunications
Tous sont exclusifs sauf le nettoyage de kiosque, le personnel temporaire et la surveillance.
N. B. Pour tous les services du CCQ, veuillez faire parvenir vos bons de commande avant 16 h 30 le vendredi 8 septembre 2017 pour bénéficier d’un tarif escompté de 25 %. Tous ces services doivent être réservés au moyen des bons de commande que vous trouverez sur le site Internet au : https://www.convention.qc.ca/exposants/bons-de-commande/
N. B. Une alimentation électrique de 15 ampères (prise double) est déjà incluse dans le coût de votre emplacement.
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3.5 Décorateur officiel
Le décorateur officiel du Salon est le suivant : Tessier Services d’expositions
Téléphone : 418 524-1888 Télécopieur : 418 524-0006 Sans frais : 1 800 760-9488 Personne-ressource : Mme Marie-Élaine Dufour
Courriel : [email protected]
Cette compagnie est responsable des services suivants : options B et C, location du matériel d’éclairage, location du mobilier, impression des affiches, main-d’œuvre pour le montage des kiosques, etc. Ils tiendront un comptoir de services sur le site du montage. Les formulaires doivent être remplis avant le 17 septembre et sont disponibles au http://fqm.ca/evenements/salon/documentation/.
3.6 Le stationnement Le CCQ est situé à proximité de nombreux espaces de stationnements souterrains, dont 1 500 places à l’Édifice Marie-Guyart (P1) et 1 365 places au Carré d’Youville (P2). Ces stationnements sont disponibles 24 h sur 24, 7 jours sur 7. Vous pouvez également utiliser le stationnement situé à Place Québec (P3). Vous trouverez une carte des stationnements à la section 7 de ce manuel.
En semaine (de jour), il est fortement suggéré d’envisager l’utilisation des transports durables (covoiturage, transports en commun, Parc-O-Bus). Pour plus de renseignements, consultez le site Internet du Centre des congrès de Québec. Des coupons-rabais pour le stationnement peuvent être obtenus au kiosque d’accueil des exposants qui sera installé à la porte d’entrée du Salon. NOTE AUX RÉSIDENTS DE L’HÔTEL HILTON : Pour vous prévaloir du tarif réduit, vous ne devrez pas utiliser les services du valet parking.
3.7 Promoteur du Salon affaires municipales Des représentants seront présents dans le kiosque d’accueil installé à l’entrée de la salle d’exposition. Venez nous rencontrer pour tout renseignement additionnel.
3.8 Entretien ménager Durant la journée, l’entretien des allées publiques est maintenu. Si le nettoyage du kiosque est assuré par l’exposant lui-même, celui-ci doit déposer ses rebuts dans les allées, chaque soir, à la fermeture. Les poubelles laissées à l’intérieur du kiosque ne seront pas vidées. L’exposant qui désire son kiosque nettoyé doit remplir un formulaire de demande du CCQ pour ce travail.
L’exposant doit utiliser les nombreux accessoires mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage/démontage que durant l’exposition. D’autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus.
3.9 Incendie – protection La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Consultez le document en annexe sur les Mesures de sécurité et prévention des incendies.
3.10 Interdictions Autocollants Les autocollants, quels qu’ils soient, sont strictement interdits par le CCQ. Tout contrevenant à ce règlement risque de se faire confisquer son matériel et il sera facturé pour les coûts de nettoyage et de réparation.
Animaux À l’exception de chiens-guides pour personnes aveugles, aucun animal n’est admis à l’intérieur, à moins de permission spéciale donnée par la direction du Centre des congrès de Québec.
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3.11 Restrictions générales Les restrictions suivantes s’appliquent aux exposants et à la main-d’œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du Salon :
• Aucune consommation de boissons alcoolisées, aucun usage, ni aucune possession de substances prohibées ne seront tolérés.
• Si le fonctionnement d’un appareil produit un bruit ou des odeurs qui dérangent les exposants ou les invités, il sera nécessaire d’en cesser le fonctionnement. L’intensité du bruit ne doit pas dépasser 70 décibels à 4 pieds de la source du bruit. Le CCQ est le seul juge en la matière.
• Pour des raisons de sécurité, la présence d’enfants au débarcadère et dans la salle d’exposition n’est pas recommandée pendant les périodes de montage et de démontage.
3.12 Obstruction – aires communes
L’exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, halls, escaliers et issues de secours de l’immeuble, ni les utiliser à d’autres fins que celles prévues par le CCQ et par les autorités régissant la sécurité des édifices publics.
3.13 Pourboires Le code d’éthique du CCQ n’autorise aucun de ses employés à recevoir ou à solliciter toute somme d’argent ou tout bénéfice autre que le salaire versé par son employeur. Si vous êtes témoin d’une demande de pourboires ou similaire, nous vous prions de rapporter l’incident à la direction du CCQ.
3.14 Livraison durant le Salon La livraison de petites caisses, de boîtes ou autres est permise avant les heures d’ouverture du Salon. Aucun transport de marchandises n’est toléré durant les heures d’ouverture du Salon.
3.15 Vestiaires Durant les heures d’ouverture du Salon, des vestiaires sont disponibles dans le hall principal du CCQ, au coût de 2,50 $ par utilisation.
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4 Liste des fournisseurs officiels
Fournisseurs Services
Fédération québécoise des municipalités 1134, Grande Allée Ouest, RC 01 Québec (Québec) G1S 1E5 Personnes-ressources : Madame Sonia Maltais
Madame Nadine Verret Téléphone : 418 651-3343 Télécopieur : 418 651-1127 Site Internet : fqm.ca/evenements/salon/
Promoteur, ventes
Tessier Services d’expositions 220, rue Lee Québec (Québec) G1K 2K6 Personne-ressource : Madame Marie-Elaine Dufour Téléphone : 418 524-1888 Télécopieur : 418 524-0006 Sans frais : 1 800 760-9488 Courriel : [email protected] Site Internet : www.brunotessier.com
Location de mobilier et d’accessoires Décorateur, Plantes, signalisation, main-d’œuvre
Centre des congrès de Québec 900, boul. René-Lévesque Est, 2e étage Québec (Québec) G1R 2B5 Personne-ressource : Madame Line Laliberté Téléphone : 418 649-7711, poste 4066 Télécopieur : 418 649-5266 Sans frais : 1 888 679-4000, poste 4066 Courriel : [email protected] Site Internet : http://www.convention.qc.ca/
Accrochage Électricité supplémentaire Nettoyage de kiosque Personnel temporaire Plomberie Surveillance Télécommunications
Freeman Audiovisuel Personne-ressource : M. Éric De Lafontaine Téléphone : 418 649-5225 Télécopieur : 418 649-5224 Courriel : [email protected]
Équipement audiovisuel
Miro Informatique Internet et location de matériel informatique Personne-ressource : M. Yves Fortier Téléphone : 418 649-5219 Télécopieur : 418 780-3358 Courriel : [email protected]
Internet Location d’ordinateurs Location de moniteurs Location d’imprimantes Service technique
Dolbec International 361, rue Lavoie, Québec (Québec) G1M 1B4 Personne-ressource : Madame Ginette Blouin Téléphone : 418 688-9115 Télécopieur : 418 688-3399 Sans frais : 1 855 688-9115 Courriel : [email protected]
Courtier en douane
Les Déménagements Rapide 1630, boul. Talbot Québec (Québec) G2N 0C5 Personne-ressource : Monsieur Pierre Vallières Téléphone : 418 529-5708 Sans frais : 1 800 463-5796 Courriel : [email protected]
Transporteur officiel
12 MANUEL DE L’EXPOSANT
5 Plan du Salon 2017
MANUEL DE L’EXPOSANT 2017 13
6 Liste des exposants en date du 5 mai 2017 Entreprise No kiosque
ACCEO Solutions 314 Aiglon Indigo inc. 222 Amilia 724 Appel à Recycler 210 Aquatech, Société service gestion de l’eau inc. 905 Artefactuel, coop de travail 727 Association canadienne des producteurs pétroliers 518 Association des directeurs municipaux du Québec 408 Association nationale des camionneurs artisans inc. 316 ARPE - Québec 113 Go-Élan inc. 410 Avenir d’enfants & Observatoire des tout-petits 612 Avizo Experts-Conseils 517 Béton Bellemare 106 Bionest 110 Cain Lamarre 508 Caisse Desjardins du Réseau municipal 620 Camion Hélie 311 CAUCA 9-1-1 811 CECOBOIS 902 Centre d’expertise et de recherche en infrastructures urbaines 211 Centre de services partagés du Québec 716 Centre patronal de santé et sécurité du travail du Québec 305 Citam 311 810 COMAQ 505 CN 512 Conseil québécois de la coopération et de la mutualité 729 Coopérative d’informatique municipale 400 Corporation Norme Internationale inc. 604 DBO Expert inc. 719 Denis Cimaf inc. 16 Denis Gauvin inc. 24 Design M3béton inc. 500 Directeur général des élections du Québec 114 Distribution Jet-Unit 121 Dunton Rainville 613 Durabac inc. 119 Dynamique technologies inc. 308 Éclairage Philips 131 Ecocert Canada 209 École nationale des pompiers du Québec 728 Éconeau, Systèmes de récupération d’eau de pluie 701 Eddynet inc. 100 Énergère Consultants inc. 411 Enseignes Aux Quatre Vents 312 EnviroServices inc. 213 Équipements Baraby inc. 600 Équipements Lourds Papineau inc. 013 Équipements récréatifs Jambette inc. 004 Eureka.cc 104 14 MANUEL DE L’EXPOSANT
Eurovia Québec CSP 507 Fédération des clubs des motoneigistes du Québec 607 Fédération Québécoise des clubs Quads 11 Fertilec 714 FIHOQ 123 Fonds de solidarité FTQ 201 Fonds Québec en Forme 404 G.D.G. Environnement 219 Gaz Métro 501 Gesterra 402 Girard-Hébert Inc. 513 Goodyear Canada inc. 603 Grandchamp Chapiteaux 001 Grande Gestion des Eaux 509 Groupe de géomatique AZIMUT inc. 510 Groupe Ô Jeux 009 Groupe Signalisation 520 Honco, Bâtiments d’acier 015 Hydro-Québec 401 INCOTEL-ISQ 711 Info-Excavation 522 IPL inc. 516 Jansen industrie 521 JLR 625 Jora Compost Canada inc. 712 Kinesik 511 L’Arsenal 116 La Mutuelle des municipalités du Québec MMQ Labrie Enviroquip Groupe 812 Laforest Nova Aqua inc. 809 Le Groupe Ohméga inc 214 Leblanc Illuminations-Canada Inc 412 LED Roadway Lighting 216 Les Entreprises Bourget inc. 405 Les Fleurons du Québec 220 Permodome 602 Les industries Trans-Canada (1984) inc. 906 Libertevision Inc. 808 Lignco 524 Location Sauvageau inc. 715 Lumca inc. 528 Magnor inc. 226 Manaction inc. 611 MEDIAL Services-conseils SST 306 MegaDome 705 MEI Assainissement 228 Mesures Calib-Tech inc. 215 Métal Pless inc. 101 Métal Sartigan 700 Michel Larouche, Consultant Rh inc. 212 Ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles - secteur mines 718 Ministère de la Santé et des Services sociaux 619
MANUEL DE L’EXPOSANT 2017 15
Ministère de la Sécurité publique 722 Montel inc. 605 Multi-Surfaces F. Giguère inc. 429 Nature-Action Québec 304 NORDIKeau inc. 502 Nummax 014 Office des transports du Canada 618 Ordre des ingénieurs du Québec 515 Ordre des Technologues Professionnels du Québec 302 Pépinière Dominique Savio Nursery Ltée 407 Permaroute 629 Esso Business Card program 606 PG Solutions inc. 514 Pleine Terre SENC 217 Postes Canada 427 Prévost Fortin D’Aoust avocats 301 Promotek 403 Protekroc inc. 205 Québec Municipal 409 Réseau biblio du Québec 907 Réseau Environnement 504 Sac au sol inc. 425 Savaria Matériaux Paysagers Ltée 617 Service d’équipement G.D. inc. 806 Signalisation Kalitec inc. 807 Simexco 218 Sintra inc. 413 Siscom inc. 713 Snoc Inc. 615 Soleno inc. 419 Solutia Télécom - BELL 423 Somavrac (c.c.) inc. 300 Spectralite / Signoplus 318 Staples Avantage 506 Sûreté du Québec 900 Syndicat des travailleurs et travailleuses des postes 307 Tech-Mix, Division de Bauval inc. 601 Techno Pieux inc. 904 Techsport inc. 805 Tenco inc. 002 Tessier Récréo-Parc inc. 224 Therrien Couture Avocats 903 TransCanada Pipelines 303 Tremblay Bois Mignault Lemay Avocat 608 United Rentals 203 Urben Blu 417 W. Côté & Fils Ltée 800 Xplornet Communications inc. 610
16 MANUEL DE L’EXPOSANT
7 Carte des stationnements
MANUEL DE L’EXPOSANT 2017 17
8 Où se loger ? Afin de faciliter votre séjour au Salon affaires municipales à Québec, voici une liste d’hôtels dont certains sont à proximité du Centre des congrès de Québec. Nous vous rappelons qu’il est difficile d’obtenir de l’hébergement durant cette période et qu’il est préférable de réserver tôt.
5 à 10 minutes de marche
du CCQ 5 à 10 minutes de voiture
du CCQ 15 à 30 minutes de voiture
du CCQ
Hôtel Palace Royal 775, avenue Honoré-Mercier Québec (Québec) G1R 6A5 Téléphone : 418 694-2000 Sans frais : 1 800 567-
Hôtel Château Bellevue 16, rue de la Porte Québec (Québec) G1R 4M9 Téléphone : 418 692-2573 Sans frais : 1 877 849-1877 www.hotelchateaubellevue.com
Hôtel Plaza Québec 3031, boul. Laurier Québec (Québec) G1V 2M2 Téléphone : 418 658-2727 Sans frais : 1 800 567-5276 www.hotelsjaro.com
Hôtel Marriott 850, Place D’Youville Québec (Québec) G1R 3P6 Téléphone : 418 694-4004 Sans frais : 1 866 694-4004 www.marriott-quebec.com
Fairmont Le Château Frontenac 1, rue des Carrières Québec (Québec) G1R 4P5 Téléphone : 418 692-3861 Sans frais : 1 866 540-4460 www.fairmont.com/frontenac
Hôtel Lindberg 2825, boul. Laurier Québec (Québec) G1V 2M2 Téléphone : 418 658-2727 Sans frais : 1 800 567-5276 www.hotelsjaro.com
Hôtel Château Laurier Québec 1220, Place George-V Ouest Québec (Québec) G1R 5B8 Téléphone : 418 522-8108 Sans frais : 1 877 522-8108 www.hotelchateaulaurier.com
TRYP Québec Hôtel Pur 395, rue de la Couronne Québec (Québec) G1K 7X4 Téléphone : 418 647-2611 Sans frais : 1 800 267-2002 www.hotelpur.com
Hôtel Classique 2815, boul. Laurier Québec (Québec) G1V 4H3 Téléphone : 418 658-2793 Sans frais : 1 800 463-1885 www.hotelclassique.com
Hôtel du Capitole 972, rue Saint-Jean Québec (Québec) G1R 1R5 Téléphone : 418 694-4040 Sans frais : 1 800 363-4040 www.lecapitole.com
Best Western Plus - Centre-ville Québec 330, rue de la Couronne Québec (Québec) G1K 6E6 Téléphone : 418 649-1919 Sans frais : 1 888 702-0876 www.hotelquebec.com
Le Bonne Entente 3400, chemin Sainte-Foy Québec (Québec) G1X 1S6 Téléphone : 418 653-5221 Sans frais : 1 800 463-4390 www.lebonneentente.com
Hôtel Manoir Victoria 44, Côte du Palais Québec (Québec) G1R 4H8 Téléphone : 418 692-1030 Sans frais : 1 800 463-6283 www.manoir-victoria.com
Hôtel Royal William 360, boul. Charest Est Québec (Québec) G1K 3H4 Téléphone : 418 521-4488 Sans frais : 1 888 541-0405 www.royalwilliam.com
Hôtel Manoir de l’Esplanade 83, rue d’Auteuil Québec (Québec) G1R 4C3 Téléphone : 418 694-0834 www.manoiresplanade.ca
Auberge Le Saint Pierre 79, rue Saint-Pierre Québec (Québec) G1K 4A3 Téléphone : 418 694-7981 Sans frais : 1 888 268-1017 www.auberge.qc.ca
Hôtel Clarendon 57, rue Sainte-Anne Québec (Québec) G1R 3X4 Téléphone : 418 692-2480 Sans frais : 1 888 222-3304 www.hotelclarendon.com
Hôtel Le Germain Québec 126, rue Saint-Pierre Québec (Québec) G1K 4A8 Téléphone : 418 692-2224 Sans frais : 1 888 833-5253 www.germaindominion.com
Hôtel Le Concorde Québec 1225 Cours du Général-de Montcalm Québec (Québec) G1R 4W6 Téléphone : 418 647-2222 Sans frais : 1 800 463-5256 www.hotelleconcordequebec.com
Auberge Saint-Antoine 8, rue Saint-Antoine Québec (Québec) G1K 4C9 Téléphone : 418 692-2211 Sans frais : 1 888 692-2211 www.saint-antoine.com
18 MANUEL DE L’EXPOSANT
ANNEXE 1 Mesures de sécurité et prévention des incendies
Guide client, Centre des congrès de Québec.
Vous trouverez le guide complet à cette adresse :
http://www.convention.qc.ca/sites/default/files/pdf/mesures_urgence_fr.pdf
ANNEXE 2 Exemple d’étiquette pour livraison au Centre
Nom de l’expéditeur Adresse
Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes
NOM DE LA COMPAGNIE EXPOSANTE Attention de : Salon affaires municipales 2017
Numéro de kiosque : Débarcadère niveau 4
Centre des congrès de Québec 855, rue Jean-Jacques-Bertrand
Québec (Québec) G1R 5V3
MANUEL DE L’EXPOSANT 2017 19
ANN EXE 3 : Écoresponsabilité et Programme de reconnaissance
Le Salon affaires municipales propose, encore cette année, un programme de reconnaissance Pour un kiosque de longue durée. Ce programme vise à sensibiliser les exposants à concevoir leur kiosque dans une perspective de développement durable. Les exposants souhaitant participer à ce programme doivent faire mention des efforts déployés pour réduire au maximum les impacts négatifs sur l’environnement.
Trois entreprises se verront attribuer une mention en reconnaissance de leurs efforts à concevoir leur kiosque et ainsi protéger l’environnement. En plus d’obtenir un certificat avec la mention OR, ARGENT ou BRONZE, les entreprises gagnantes bénéficieront d’une visibilité spécifique dans l’édition de décembre 2017 du magazine Marché MUNICIPAL.
Les membres de l’équipe ÉCOLOGISTIK, gestion responsable d’événements, évalueront la performance environnementale des kiosques selon les critères d’évaluation mentionnés ci-dessous, pour un total de 100 points. Les critères d’évaluation 1. Votre kiosque est-il :
- Réutilisable ou en location pour l’événement? - Fabriqué spécialement pour l’événement (usage unique)? Si oui : - Les matériaux utilisés pour sa fabrication sont-ils facilement recyclables et leur nature est-elle clairement
identifiée pour faciliter leur recyclage? - Avez-vous mené une réflexion particulière pour réduire les quantités de matières utilisées pour fabriquer
votre kiosque et diminuer les quantités de déchets de fabrication? 2. Lors du transport du matériel d’exposition et des exposants, avez-vous minimisé les déplacements?
(Location d’un kiosque sur place, impression des documents à proximité du lieu de l’événement, covoiturage des représentants, sensibilisation du transporteur à éviter la marche au ralenti, etc.).
3. Lors du montage de votre kiosque, utilisez-vous des résidus domestiques dangereux (RDD) comme de la peinture, des aérosols, des piles, etc.?
4. Lors des phases de montage et démontage du kiosque, vos opérateurs disposent-ils de consignes suffisantes pour trier et valoriser les déchets d’emballage et/ou les éléments de protection non réutilisés?
5. L’emballage du matériel d’exposition est-il facilement recyclable ou réutilisable?
6. Dans votre kiosque, un emplacement spécifique est-il dédié au tri des déchets durant le déroulement de l’événement (emballage de vos documents, déchets recyclables, déchets putrescibles, etc.)?
7. L’éclairage de votre kiosque est-il optimisé de manière à réduire sa consommation d’énergie (lampe basse consommation, fluo compacte, gradateur, etc.)?
8. Votre installation électrique est-elle équipée d’un interrupteur général vous permettant un arrêt complet de votre consommation aux périodes de fermeture au public?
9. Lors du démontage du kiosque, utilisez-vous les mêmes accessoires de rangement (boîtes de carton, de plastique ou en bois) que lors du montage?
10. Démontés, les éléments sont-ils majoritairement plats ou s’emboîtent-ils les uns dans les autres de manière à réduire le volume lors du transport?
20 MANUEL DE L’EXPOSANT
11. Les revêtements de sol que vous utilisez seront-ils réutilisés après l’exposition?
12. Une fois votre kiosque arrivé en fin de vie, avez-vous prévu réutiliser certains éléments dans d’autres contextes (don à des associations, réutilisation en entreprise de certains éléments mobiliers, etc.)?
13. Pour accroître la durée de vie de votre kiosque, avez-vous d’ores et déjà mené une réflexion pour éviter son obsolescence esthétique?
14. Avez-vous évalué la quantité de documents promotionnels à imprimer ou à emporter en fonction de l’achalandage attendu pour l’événement?
15. Est-ce que vos documents promotionnels reflètent des valeurs écoresponsables? - Sont-ils imprimés sur du papier recyclé? - Sont-ils imprimés recto verso? - Les documents promotionnels comportent-ils que l’essentiel? (À éviter : les documents surchargés
d’information comme les cahiers).
16. Au lieu de distribuer des documents promotionnels à tous les visiteurs, avez-vous pensé : - Les offrir seulement à ceux qui vous le demandent? - À prendre les cartes professionnelles des visiteurs et leur envoyer vos documents promotionnels par
messagerie électronique.
17. Utilisez-vous des objets promotionnels pour attirer les visiteurs? - Si oui, ceux-ci reflètent-ils l’écoresponsabilité? - Sont-ils facilement recyclables ou compostables? - Sont-ils fabriqués au Québec, au Canada? - Sont-ils fabriqués par vous-même? - Offrez-vous de la nourriture (ex. : pommes, chocolat ou autres)? - Répondent-ils à un besoin des visiteurs qui n’est pas déjà offert dans le cadre de l’événement? - Sont-ils réutilisables (éviter les objets à usage unique)? - Avez-vous pensé à un autre moyen que des objets pour attirer les visiteurs (vidéo, animation, etc.)?
18. Lorsque vous remettez des documents ou objets promotionnels, les remettez-vous dans un sac?
19. Ce sac est-il nécessaire?
20. Est-ce que vous récupérez et réutilisez (pour un autre événement) les dépliants ou articles promotionnels qui n’ont pas été utilisés pendant l’événement?
MANUEL DE L’EXPOSANT 2017 21
ANNEXE 4 Procédure de sortie à la fermeture de l’exposition
22 MANUEL DE L’EXPOSANT