Outil de calcul des quantités de médicaments et des coûts unitaires des antirétroviraux

Manuel de l’utilisateur

À utiliser pour compléter l’ la Liste des produits

pharmaceutiques et sanitaire des demandes de

financement relatives au VIH/sida à l’intention du

Fonds mondial de lutte contre le sida, la

tuberculose et le paludisme

Série 10

Mai 2010

Table des matières

1. Introduction et objectifs ................................................................................................. 1

2. Instructions détaillées pour compléter l’outil................................................................. 2

2.1 Aperçu .................................................................................................................. 2

2.2 Etape 1: Page de couverture................................................................................ 4

2.2.1 Choix de la langue..................................................................................... 4

2.2.2 Saisir le titre du projet et le pays.............................................................. 5

2.2.3 Saisir les monnaies ................................................................................... 5

2.3 Étape 2 : Informations générales ......................................................................... 5

2.3.1 Données de base ...................................................................................... 6

2.4 Étape 3.1 : Établir la liste des médicaments antirétroviraux et entrer les coûts unitaires ................................................................................................ 7

2.4.1 Saisir la description des médicaments ..................................................... 7

2.4.2 Saisir les coûts des médicaments ............................................................. 8

2.4.3 Taux d’inflation......................................................................................... 9

2.5 Étapes 3.2a à 3.2d : Définir les schémas thérapeutiques .................................... 9

2.5.1 Sélectionner les médicaments pour chaque schéma thérapeutique....... 9

2.5.2 Posologie par patient ............................................................................. 10

2.6 Etape 3.3 : Saisir les quantités cibles ................................................................. 10

2.6.1 Saisir le nombre de patients visés .......................................................... 11

2.7 Etape 4.1 : Établir la liste des médicaments IO et saisir les coûts unitaires ...... 11

2.8 Etape 4.2 : Choisir les médicaments, entrer les quantités pour la PPE, les IO et les autres prescriptions ................................................................................. 12

2.8.1 Ajouter les médicaments pour la PPE, la PTME et les IO ....................... 12

2.8.2 Ajouter des lignes supplémentaires ....................................................... 12

2.8.3 Produits médicaux et équipement médical ........................................... 13

2.8.4 Sélectionner les médicaments, entrer les quantités pour la PPE, les IO et les autres prescriptions...................................................................... 13

2.8.5 Ajouter des lignes supplémentaires ....................................................... 14

2.8.6 Services de gestion ................................................................................. 14

2.8.7 Compléter le Tableau B1 ........................................................................ 14

2.9 Étape 5 : Produire le rapport ............................................................................. 15

2.9.1 Impression de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire et des feuilles du modèle.................................................................................. 15

3. Soutien technique ......................................................................................................... 16

Table des figures Figure 2-1 : Menu du modèle indiquant les principales étapes................................................ 2 Figure 2-2 : Page de couverture de l’outil des quantités ......................................................... 5 Figure 2-3 : Page de couverture................................................................................................ 7 Figure 2-4 : Définition des médicaments ARV – élément du menu permettant d’ajouter

une nouvelle ligne.................................................................................................. 8 Figure 2-5 : Exemple de schéma thérapeutique 1 et de schéma thérapeutique 2 définis

pour le traitement de première intention des adultes........................................ 10 Figure 2-6 : Exemple de nombres de patients sous thérapie antirétrovirale saisis pour la

première année ................................................................................................... 11 Figure 2-7 : Exemple montrant le bas du Tableau B2 pour la PPE, la PTME et les autres

médicaments ....................................................................................................... 13 Figure 2-8 : Exemple montrant une partie du Tableau B2 comprenant le récapitulatif des

coûts et des quantités de médicaments ARV ...................................................... 15

Tableaux Tableau 2.1-1 : Aperçu des étapes à suivre pour compléter l’outil de calcul des quantités..... 3 Tableau 2.1-2 : Type de personnel requis pour compléter le modèle ...................................... 4

Liste des abréviations et acronymes

TARV Thérapie antirétrovirale

ARV Antirétroviraux

IO Infections opportunistes

PPE Prophylaxie postexposition

PTME Prévention de la transmission de la mère à l’enfant

OMS Organisation mondiale de la Santé

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1. Introduction et objectifs Un outil a été conçu pour aider les utilisateurs à compléter l’outil de planification des activités et de budgétisation de l’OMS ainsi que la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire des documents de proposition à présenter au Fonds mondial (l’« outil de calcul des quantités »). Actuellement, cet outil est uniquement disponible pour la composante maladie VIH. L’objectif premier de l’outil de calcul des quantités est d’aider l’utilisateur à calculer les quantités et les coûts unitaires des médicaments antirétroviraux (ARV). En outre, l’outil permet de calculer le coût unitaire moyen du traitement d’un patient pour les schémas thérapeutiques de première et de deuxième intention destinés aux adultes et aux enfants. Cet outil est disponible en anglais, en français et en espagnol. Le document final produit par l’outil de calcul des quantités est similaire par son format à l’ la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire (précédemment "annexe B") des documents requis pour présenter une proposition au Fonds mondial. Cet outil sera par conséquent très utile pour compléter la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire. Il permet aussi d’entrer manuellement les médicaments et les quantités requis pour la prophylaxie postexposition (PPE), la prévention de la transmission de la mère à l’enfant (PTME) et le traitement des infections opportunistes, ainsi que pour les produits et le matériel médicaux. Si l’utilisateur choisit de compléter les sections relatives à ces médicaments et produits médicaux supplémentaires, le document final produit sera de fait équivalent à la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire. Il convient de noter que quelques ajustements dans le format peuvent être nécessaires pour se conformer aux documents de la proposition pour la Série 10 du Fonds mondial. Comme il a été mentionné plus haut, l’outil de calcul des quantités donne aussi des coûts unitaires par traitement. L’avantage étant qu’il n’est pas nécessaire de reprendre dans le principal outil de budgétisation l’ensemble des éléments et des quantités de médicaments, et qu’il suffit au contraire de saisir uniquement le coût moyen des médicaments par patient. Les quantités cibles figurant dans le principal outil de budgétisation ont par conséquent directement trait au nombre de patients sous traitement, ce qui fait que la feuille relative au coût des ressources dans le modèle principal est à la fois plus courte et plus simple. Il est important que le présent manuel de l’utilisateur pour l’outil de calcul des quantités soit lu conjointement au manuel de l’utilisateur pour le principal outil de planification des activités et de budgétisation. Les conventions utilisées dans l’outil de budgétisation et dans le manuel de l’utilisateur correspondant ont été conservées pour ce manuel dans un souci de cohérence entre les deux documents. Les questions d’ordre général traitées dans le principal manuel de l’utilisateur telles que les prescriptions en matière de système, les procédures d’installation et les recommandations en matière de sauvegarde sont aussi applicables ici.

Attention ! Il est rappelé aux utilisateurs que l’outil de calcul des quantités utilise des macros complexes. La fonction macro doit par conséquent être activée pour que l’outil fonctionne correctement. Pour obtenir des instructions quant à la manière d’activer les macros, veuillez vous référer à la section 2.2.3 du manuel de l’utilisateur pour le principal outil de planification des activités et de budgétisation.

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2. Instructions détaillées pour compléter l’outil

2.1 Aperçu

L’outil a été conçu pour aider l’utilisateur à accomplir une série logique d’étapes qui le conduiront à calculer de manière exacte les quantités de médicaments ARV et les coûts unitaires moyens pour les traitements de première et de deuxième intention pour adultes et enfants. Pour ce faire, l’utilisateur sera guidé, d’une étape à l’autre, par l’intermédiaire d’un menu qui le conduira à mettre en place une structure, fixer des cibles et établir des coûts. Bien que les utilisateurs expérimentés puissent être contrariés par l’obligation de revenir au menu pour se déplacer d’une étape à l’autre, l’utilisation du menu déclenche des fonctions de sauvegarde automatique ainsi que d’autres fonctions pilotées par des macros qui visent à améliorer la stabilité et la solidité globales du modèle. La Figure 2-1 ci-dessous est une illustration du menu de l’outil des quantités. Le fait de cliquer sur chaque étape permettra à l’utilisateur d’être transféré sur la feuille appropriée. Un bouton de retour figure sur chaque feuille pour ramener l’utilisateur au menu.

Figure 2-1 : Menu du modèle indiquant les principales étapes

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Il y a au total cinq étapes principales qui sont décrites de façon détaillée ci-dessous, à partir de la section 2.2. Un bref aperçu de chacune des cinq étapes figure dans le Tableau 2.1-1 ci-dessous.

Tableau 2.1-1 : Aperçu des étapes à suivre pour compléter l’outil de calcul des quantités

Étape de menu Description et fonction

Étape 1 : Page de couverture

La page de couverture fournit une première page pour les versions électroniques et imprimées du modèle. Sur la page de couverture, l’utilisateur doit choisir la langue de l’outil (qui est disponible en anglais, français et espagnol) et entrer les informations relatives au titre du projet, au nom du pays, à la monnaie de la proposition et à la monnaie locale.

Étape 2 : Informations générales

Sur cette feuille, les informations générales doivent être saisies ; il s’agit du taux de change entre la monnaie locale et la monnaie de la proposition, de l’unité de grandeur utilisée pour établir les coûts et du taux d’inflation.

Étape 3 : Compléter les ARV

L’Etape 3 comporte plusieurs sous-étapes qui prévoient la définition des listes de médicaments et des schémas thérapeutiques.

Étapes 3.1 : Établir la liste des médicaments antirétroviraux et saisir les coûts unitaires

Dans cette étape, l’utilisateur doit définir la liste des médicaments antirétroviraux possibles qui seront utilisés dans les schémas thérapeutiques approuvés et joindre les coûts à chaque médicament défini.

Étapes 3.2a à 3.2d : Définir les schémas thérapeutiques de première intention et de deuxième intention

Au cours de ces quatre sous-étapes, l’utilisateur doit définir les schémas thérapeutiques de première intention et de deuxième intention à la fois pour les adultes et les enfants.

Étape 3.3 : Saisir les quantités cibles (nombre de patients traités)

Dans cette étape, il est demandé à l’utilisateur de saisir le nombre total de patients qui seront traités par ARV au cours des cinq prochaines années, en fonction du schéma thérapeutique.

Étape 4 : Compléter les médicaments relatifs à la PPE/aux IO/autres

L’Etape 4 comprend plusieurs sous-étapes qui prévoient la sélection des médicaments ARV pour la PPE, la définition des médicaments pour les IO, et le choix de ceux-ci afin de compléter la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire.

Étape 4.1 : Établir la liste des médicaments IO et saisir les coûts unitaires

Lors de cette étape, les médicaments pour lutter contre les infections opportunistes (IO) inclus dans la proposition doivent être définis et les coûts joints.

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Étape de menu Description et fonction

Étape 4.2 : Sélectionner les médicaments, saisir les quantités pour la PPE, les IO et d’autres prescriptions

L’utilisateur sera transféré vers la partie de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire où les médicaments requis peuvent être choisis et les quantités saisies.

Étape 5 : Produire les rapports

Cette étape génère un rapport final dans le format de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire, qui nécessite de trier puis d’additionner les divers types de médicaments.

Comme pour le principal outil de budgétisation, une équipe comprenant des experts cliniques, financiers et des personnes chargées du programme est nécessaire pour compléter de manière satisfaisante l’outil concernant les quantités. Les membres de l’équipe doivent bien comprendre les composantes de l’outil concernant les quantités et les liens entre celles-ci. Le tableau ci-après met en lumière le type de personnel qui doit contribuer à compléter chaque étape du modèle. Il n’est pas judicieux d’attendre des spécialistes des finances qu’ils complètent seuls les sections relatives aux coûts.

Tableau 2.1-2 : Type de personnel requis pour compléter le modèle

Étape Type de personnel

Page de couverture et informations générales Responsable de programme et personnel chargé des finances

Établir la liste des médicaments et les coûts unitaires Personnel clinique et financier

Définir les schémas thérapeutiques Personnel clinique

Saisir les cibles concernant les patients Responsable de programme

Établir la liste des médicaments IO et les coûts unitaires

Personnel clinique et chargé des finances

Sélectionner les médicaments IO pour l’introduction des quantités

Personnel clinique et responsable de programme

Revoir les quantités finales de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire et les coûts unitaires moyens

Tous

2.2 Etape 1 : Page de couverture

Dans cette étape, il est prévu de compléter la page de couverture, qui est la première page du document électronique ou du document imprimé du modèle. L’utilisateur peut imprimer toutes les feuilles du modèle en cliquant sur le bouton Imprimer le modèle (voir l’Etape 5 ci-dessous pour plus de précisions). Cliquez sur l’Etape 1 pour accéder à la page de couverture.

2.2.1 Choix de la langue

L’outil est disponible en anglais, en français ou en espagnol. À partir du menu déroulant, sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez compléter l’outil.

Attention ! – Il n’est pas possible de modifier la langue une fois que le modèle a été alimenté. Veillez à ce que la langue que vous choisissez est bien celle que vous prévoyez d’utiliser pour la présentation de votre proposition.

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2.2.2 Saisir le titre du projet et le pays

Sur la page de couverture, le nom du projet et le nom du pays présentant la proposition doivent être saisis. Ces valeurs sont reportées dans les en-têtes dans tout l’outil et doivent donc être complétées. À la différence du choix de la langue (voir la section 2.2.1 ci-dessus) vous pouvez changer le nom une fois que vous avez alimenté le modèle. Pour saisir le nom du projet, cliquez sur la cellule verte à la droite de l’en-tête Titre du projet et tapez le nom du projet. Le nom du projet doit être conforme au nom indiqué sur le principal document de proposition. À la droite de l’en-tête Pays, tapez le nom du pays présentant la proposition.

2.2.3 Saisir les monnaies

La monnaie utilisée pour la proposition et la monnaie nationale doivent être saisies à cet endroit. (La logique et les fonctionnalités sont les mêmes que dans le principal outil de budgétisation.) Cliquez sur la cellule verte à la droite de l’en-tête Monnaie de la proposition et sélectionnez la monnaie correcte à partir du menu déroulant. Le choix est actuellement limité à l’euro (EURO) ou au dollar US (US $). Cliquez sur la cellule verte à la droite de l’en-tête Monnaie locale et tapez le nom de la monnaie locale. Cliquez sur le bouton Retour au diagramme des tâches pour revenir au menu principal.

Figure 2-2 : Page de couverture de l’outil des quantités

2.3 Étape 2 : Informations générales

Après avoir complété la page de couverture, il convient de donner certaines informations d’ordre général. Le nom du pays, la monnaie nationale et la monnaie de la proposition apparaissent automatiquement, puisque ces informations sont reliées à celles figurant sur la page de couverture.

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2.3.1 Données de base

Saisir les informations requises pour tous les éléments dans les cellules en vert. Il s’agit notamment des données suivantes :

1. Échelle de grandeur pour la monnaie nationale et la monnaie de la proposition. Le modèle prévoit la possibilité de choisir une échelle de grandeur (unités, milliers, millions) pour simplifier les grands nombres. Lorsque ce sont les unités qui sont choisies, les chiffres du budget sont exprimés en unités de la monnaie nationale ou de la monnaie de la proposition. Lorsque les milliers sont choisis, les nombres sont exprimés en milliers d’unités monétaires, et ainsi de suite. Cette option peut être choisie indépendamment pour les deux monnaies – locale ou de la proposition. Cliquez sur la cellule en vert pour échelle de la monnaie nationale et sélectionnez l’échelle de grandeur à partir du menu déroulant pour la monnaie nationale. Procédez de même pour l’échelle de la monnaie de la proposition. L’échelle de grandeur choisie sera utilisée dans le modèle et dans les rapports.

2. Taux de change de la monnaie nationale par rapport à la monnaie de la

proposition. Il est important que le taux de change soit saisi en nombre d’unités monétaires nationales par unité de monnaie de la proposition (et NON en tant que nombre d’unités de la monnaie de la proposition par unité de monnaie locale). Par exemple, s’il y a 20 unités de la monnaie locale pour un dollar, saisir le chiffre 20, et non 0,05. Si ce chiffre est saisi de manière incorrecte, les coûts totaux des médicaments et des autres ressources seront incorrects.

3. Taux d’inflation annuel. Saisir le taux moyen d’inflation estimé pour la monnaie de

la proposition1 pour la période budgétaire dans la cellule prévue à cet effet. La saisie doit se faire en points de pourcentage (par exemple pour 5,8 %, entrez « 5,8 » et non « 0,058 »). Ce taux sera utilisé en tant que taux d’inflation par défaut dans le modèle budgétaire. Si aucune inflation n’est indiquée, un zéro doit être saisi. Notez qu’ultérieurement, à l’Etape 3.1, l’utilisateur peut choisir d’appliquer ou non le taux d’inflation par défaut pour des médicaments spécifiques. L’utilisateur peut écraser le taux d’inflation par défaut pour chaque élément en le remplaçant par un taux d’inflation distinct lorsque celui-ci diffère du taux par défaut.

1 Le modèle utilise le taux d’inflation par défaut pour tenir compte de l’inflation dans les coûts

totaux des médicaments et des autres ressources au cours de la période de deux ans. Le taux d’inflation doit être le taux d’inflation estimé dans la monnaie de la proposition. L’on suppose que la différence entre le taux d’inflation de la monnaie de la proposition et celui de la monnaie locale sera compensée par les modifications du taux de change.

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Figure 2-3 : Page de couverture

Attention ! Assurez-vous que le taux d’inflation et le taux de change sont les mêmes que le taux d’inflation et le taux de change utilisés dans le principal outil de planification des activités et de budgétisation.

2.4 Étape 3.1 : Établir la liste des médicaments antirétroviraux et entrer les coûts unitaires

Sur cette feuille, il est demandé à l’utilisateur d’établir la liste de l’ensemble des médicaments possibles pour la thérapie antirétrovirale qui sont utilisés dans le pays. Pour chaque médicament défini, il est demandé à l’utilisateur de saisir l’unité de conditionnement, le coût du médicament et de confirmer le taux d’inflation applicable au niveau de chaque médicament. Cette liste des coûts des ressources apparaîtra sous forme de menu déroulant dans les Etapes 3.2a à 3.2d ultérieures.

2.4.1 Saisir la description des médicaments

Pour ajouter un nouvel élément dans les médicaments, écrasez un élément existant ou ajoutez une ligne supplémentaire. Pour écraser un élément existant, placez le curseur sur la cellule voulue dans la première colonne et tapez le nouveau médicament ou le nom de l’élément. Une note de l’outil informera l’utilisateur qu’un changement a été fait. Il est important de veiller à ce que le sigle, le dosage, l’unité et le coût soient mis à jour pour ce changement (voir la Figure 2-4 ci-dessous). Pour ajouter une nouvelle ligne, placez le curseur sur la ligne pertinente dans la première colonne. Cliquez sur le bouton droit de la souris puis sélectionnez Ajouter un nouveau type de médicaments dans la boîte de commande (voir la Figure 2-4 ci-dessous). Une nouvelle rangée, vide, sera insérée en dessous de la position du curseur et sera intitulée « Nouveaux médicaments ». Veuillez noter qu’il est possible d’écraser les descriptions des lignes mais non de les supprimer, aussi évitez d’ajouter de nouvelles lignes dont vous n’avez pas besoin. Dans la première colonne, intitulée Médicaments ARV – description, entrez le nom de chaque médicament. Les descriptions des médicaments doivent être précises pour éviter toute confusion. Pour chaque médicament défini, entrez le sigle ou l’abréviation dans la colonne Abréviation, le dosage du médicament dans la colonne Dosage et l’unité de coût dans la colonne Unité. L’unité de coût doit être réduite à la plus faible unité de mesure afin de faciliter une quantification et une budgétisation précises. Par exemple, si un médicament est conditionné en boîtes de 100 comprimés, l’unité doit être saisie par comprimé.

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Figure 2-4 : Définition des médicaments ARV – élément du menu permettant d’ajouter une nouvelle ligne

Attention ! Une fois qu’un type de médicament a été ajouté, il ne peut pas être supprimé ; il peut être édité et modifié. N’ajoutez pas de lignes supplémentaires inutiles.

2.4.2 Saisir les coûts des médicaments

Le présent modèle permet de saisir les coûts des ressources soit dans la monnaie locale soit dans la monnaie de la proposition. Le modèle utilise le taux de change saisi à l’Etape 2 pour calculer automatiquement la deuxième valeur et donne un total dans les deux monnaies. Saisissez le coût du médicament soit sous la forme d’un montant en monnaie de la proposition dans la colonne Coût unitaire A1 en US $/EURO soit sous la forme d’un montant en monnaie locale dans la colonne Coût unitaire A1 en (monnaie locale) (voir la Figure 2-4 ci-dessus). Une description détaillée de cette fonction figure dans le manuel de l’utilisateur du principal outil de budgétisation. La colonne Dernière monnaie saisie indiquera quelle monnaie a été utilisée pour entrer le coût du médicament. Il est important de s’assurer que la valeur saisie correspond à l’unité définie pour chaque médicament. Si l’unité est par comprimé, alors la valeur saisie doit être le coût par comprimé et non le coût par boîte ou par posologie journalière. Si c’est la valeur dans la monnaie de la proposition qui est saisie, une modification du taux de change ne se traduira pas par une modification de la valeur dans la monnaie de la proposition pour ce médicament, entre autres produits. Le modèle calculera toutefois la valeur du coût de l’élément dans la monnaie locale en appliquant le taux de change saisi. Si les médicaments sont importés, achetés et payés dans la monnaie de la proposition, les coûts des médicaments doivent être saisis dans la monnaie de la proposition. Dans la dernière colonne, Actualisation/source, entrez la date à laquelle les coûts ont été actualisés et la source des données relatives au coût.

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2.4.3 Taux d’inflation

Dans la colonne Augmentation en % figure le taux d’inflation par défaut saisi dans les informations générales. Lorsque des produits particuliers sont susceptibles de voir leur prix augmenter à un taux différent du taux d’inflation par défaut, vous modifierez le taux d’inflation pour ces produits particuliers. Si aucune inflation n’est escomptée, saisissez zéro en tant que taux d’inflation. Il n’est pas possible d’entrer un taux d’inflation négatif. Le retour au menu principal aura pour effet de sauvegarder la feuille et tous les éléments insérés seront triés pour une grande facilité d’utilisation.

2.5 Étapes 3.2a à 3.2d : Définir les schémas thérapeutiques

Dans les Etapes 3.2a à 3.2d, il est demandé à l’utilisateur de définir les schémas thérapeutiques de première intention pour adultes, de première intention pour enfants, de deuxième intention pour adultes et de deuxième intention pour enfants. Si les patients suivent un traitement de troisième intention ou un traitement ultérieur, ceux-ci doivent être ajoutés en tant que schémas thérapeutiques de deuxième intention étant donné que la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire n’établit pas de différence entre les schémas thérapeutiques de deuxième intention et les schémas thérapeutiques ultérieurs. Pour définir les schémas ARV pour adultes et enfants, sélectionnez l’étape subsidiaire correcte dans le menu principal (Etapes 3.2a à 3.2d) en cliquant sur celle-ci. Chacune de ces étapes se présente et fonctionne exactement de la même façon.

2.5.1 Sélectionner les médicaments pour chaque schéma thérapeutique

Pour chaque schéma thérapeutique, il est nécessaire de définir les médicaments. Cette étape exigera la contribution spécialisée des responsables du programme ART dans votre pays et des autres experts en traitement. Les registres relatifs aux ART fournissent aussi des indications sur le nombre de patients suivant tel schéma thérapeutique et sur le nombre de schémas thérapeutiques utilisés. Pour ajouter des médicaments à un schéma thérapeutique, sélectionnez l’étape voulue dans le menu principal (Etapes 3.2a à 3.2d), concernant soit les adultes soit les enfants, et soit les schémas thérapeutiques de première intention soit les schémas de deuxième intention. Dans la première colonne, Adulte/Enfant (Lignes directrices nationales pour la thérapie antirétrovirale), placez votre curseur sur la cellule verte voulue pour le schéma thérapeutique à définir. Par exemple, pour sélectionner les médicaments pour le schéma thérapeutique 2, placez le curseur sur les cellules vertes sous l’en-tête Schéma 2. Pour inclure un médicament dans le schéma thérapeutique, sélectionnez le médicament approprié dans le menu déroulant, défini à l’Etape 3.1. Le menu déroulant apparaît dans l’ordre alphabétique. Une fois le médicament sélectionné, les informations relatives à l’unité de coût, au dosage et au coût du médicament apparaîtront automatiquement dans les colonnes correspondantes. Voir la Figure 2-5 ci-dessous pour une illustration de l’Etape 3.2. Le modèle prévoit actuellement 15 schémas thérapeutiques différents pour les adultes et les enfants pour des traitements de première intention et de deuxième intention. Il a en outre été supposé qu’un schéma thérapeutique quel qu’il soit ne comprendra jamais plus de 10 médicaments.

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2.5.2 Posologie par patient

Dans la colonne « Posologie par patient et par an », entrez la posologie correcte pour ce type de patient (c’est-à-dire adulte ou enfant et première intention ou deuxième intention) pour une année. Par exemple, si l’unité de mesure est un comprimé et que la posologie soit de deux comprimés par jour, vous entrerez alors une posologie de 730 (365 jours x 2 par jour). Il est extrêmement important de veiller à ce que les quantités figurant dans la colonne « posologie » soient exactes puisqu’elles ont une incidence importante sur les quantités globales et le coût. Les tâches ci-dessus doivent être répétées pour les adultes suivant un traitement de première intention ou de deuxième intention puis pour les enfants suivant un traitement de première intention ou de deuxième intention.

Figure 2-5 : Exemple de schéma thérapeutique 1 et de schéma thérapeutique 2 définis pour le traitement de première intention des adultes

L’espace prévu dans la dernière colonne offre aux utilisateurs la possibilité d’entrer des informations et des notes concernant les schémas thérapeutiques et les posologies. Ces notes et informations fournissent des indications précieuses auxquelles les futurs utilisateurs de l’outil peuvent se référer.

2.6 Etape 3.3 : Saisir les quantités cibles

Dans cette étape, l’utilisateur doit entrer le nombre de patients sous thérapie antirétrovirale qui recevront chaque schéma thérapeutique pendant deux ans. Les quantités cibles pour chaque schéma seront multipliées par la posologie pour chaque médicament inclus dans les divers schémas thérapeutiques afin de calculer les quantités totales requises pour la période de deux ans. Les quantités totales seront à leur tour utilisées pour estimer le coût total du médicament requis et des autres produits pharmaceutiques.

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2.6.1 Saisir le nombre de patients visés

Pour saisir les quantités relatives au nombre de patients visés, sélectionnez l’Etape 3.3 dans le menu principal. Les patients visés doivent être saisis pour chaque trimestre de la période de deux ans. Pour saisir le nombre de patients visés pour chaque trimestre de chaque schéma thérapeutique actif, placez le curseur sur les cellules vertes et tapez le nombre de patients. Le modèle calcule un nombre moyen de patients pour chaque année en fonction du chiffre trimestriel. Le nombre moyen de patients est utilisé ensuite pour calculer le coût moyen des médicaments par patient traité. Aucune autre donnée n’est à entrer sur cette feuille.

Figure 2-6 : Exemple de nombres de patients sous thérapie antirétrovirale saisis pour la première année

Attention ! Le nombre des patients sous thérapie antirétrovirale doit être identique au nombre des patients saisis dans la feuille budgétaire relative aux sous-activités dans le principal outil de budgétisation.

2.7 Etape 4.1 : Établir la liste des médicaments IO et saisir les coûts unitaires

À l’Etape 4.1, l’utilisateur doit définir et compléter les informations requises pour les médicaments utilisés pour traiter les infections opportunistes (IO) pour lesquelles un financement est demandé dans la proposition. Ces produits pharmaceutiques n’ont pas trait à des schémas thérapeutiques spécifiques et c’est auprès du personnel du programme, de l’équipe de rédaction de la proposition et des membres du service central d’achat que seront obtenues les informations relatives aux médicaments à inclure dans la liste. Pour accéder à l’Etape 4.1, cliquez sur cette étape dans le menu principal. La procédure à suivre est la même que pour l’étape décrite au point 2.4 ci-dessus. La feuille et les fonctionnalités sont identiques. Il est par conséquent demandé au lecteur de se référer à la section 2.4 ci-dessus pour obtenir des instructions sur la manière de compléter cette étape.

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2.8 Etape 4.2 : Choisir les médicaments, entrer les quantités pour la PPE, les IO et les autres prescriptions

Le Tableau B2 (Coûts estimés pour les années 1 et 2 pour les produits pharmaceutiques inclus dans la proposition) de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire de la proposition au Fonds mondial résume les quantités et les valeurs des médicaments ARV et des médicaments requis pour la prophylaxie postexposition (PPE), pour les services de prévention de la transmission mère-enfant (PTME) et pour le traitement des infections opportunistes (IO). Dans le Tableau B de l’outil, les quantités et les coûts associés à l’achat de médicaments ARV sont automatiquement calculés à partir des informations fournies à l’Etape 3. L’outil n’est pas en mesure de calculer automatiquement la quantité de médicaments requis pour la PPE, la PTME et les IO, aussi l’utilisateur doit-il sélectionner les médicaments correspondants et entrer manuellement les quantités requises pour chacun d’entre eux.

2.8.1 Ajouter les médicaments pour la PPE, la PTME et les IO

Pour compléter les sections relatives à la PPE, à la PTME et aux IO du Tableau B2, sélectionnez l’Etape 4.2 dans le menu principal. L’utilisateur est directement transféré vers le Tableau B2 du rapport final de l’annexe B, plus particulièrement vers les deux dernières sections du Tableau B2 :

• Médicaments pour la PPE, y compris les services de PTME, et

• Autres médicaments Sur cette feuille, dans la colonne DCI/nom du produit générique, placez le curseur dans les cellules en vert (à côté de la catégorie du produit appropriée) et sélectionnez les médicaments pertinents à partir du menu déroulant. Pour la PPE et la PTME, le menu déroulant est le même que celui qui a été défini au cours de l’Etape 3.1 et utilisé pour la définition des schémas thérapeutiques des ARV. Pour les Autres médicaments, le menu déroulant comprend les médicaments définis dans le cadre de l’Etape 4.1. Les informations relatives aux dosages, à l’unité et au coût unitaire seront automatiquement transférées dans le Tableau B2 à côté de l’élément sélectionné. Dans les colonnes Quantité Année 1 et Quantité Année 2, complétez les quantités annuelles à inclure dans le budget de la proposition pour chaque médicament sélectionné.

2.8.2 Ajouter des lignes supplémentaires

Pour ajouter des éléments supplémentaires (c’est-à-dire des lignes supplémentaires), placez le curseur sur la ligne correspondante dans les champs en vert dans la deuxième colonne, intitulée DCI/nom du produit générique, cliquez sur le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Ajouter une nouvelle ligne. Une nouvelle ligne sera insérée et devra être complétée comme il est indiqué plus haut. Il est possible d’écraser des descriptions de lignes mais il n’est pas possible de supprimer des lignes.

CONSEIL : L’utilisateur doit par conséquent avoir une idée relativement précise du nombre de lignes requises avant d’insérer de nouvelles lignes afin d’éviter que le rapport final comporte des lignes vides.

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Figure 2-7 : Exemple montrant le bas du Tableau B2 pour la PPE, la PTME et les autres médicaments

2.8.3 Produits médicaux et équipement médical

Sur la feuille de rapport de l’annexe B (Étape 4.2), le Tableau B3 dispose d’un espace dans lequel peuvent être saisies des informations relatives aux produits médicaux et à l’équipement médical. Le Tableau B3 se présente dans le format requis par le Fonds mondial. Il s’agit d’un tableau facultatif, et toutes les informations doivent être tapées dans le tableau, c’est-à-dire que les éléments ne peuvent pas être sélectionnés à partir de menus déroulants et qu’aucune donnée ne sera automatiquement calculée, à l’exception des totaux pour les années 1 et 2.

2.8.4 Sélectionner les médicaments, entrer les quantités pour la PPE, les IO et les autres prescriptions

Pour saisir des éléments relevant des produits médicaux ou de l’équipement médical, placez le curseur dans la cellule correspondante dans la deuxième colonne intitulée Nom du produit et tapez le nom de l’élément. La première ligne doit être laissée en blanc et cette ligne est protégée. Les informations doivent par conséquent être saisies uniquement à partir de la deuxième ligne. Dans la colonne intitulée Coût estimé par unité, saisissez le coût de l’élément dans la monnaie de la proposition. Vous ne pouvez pas saisir les coûts des ressources à la fois dans la monnaie de la proposition et dans la monnaie nationale dans le Tableau 3. En outre, le fait de modifier la monnaie choisie pour le rapport sur la page de couverture n’aura pas d’incidence dans le Tableau 3, qui donnera toujours la monnaie de la proposition. Les valeurs des éléments choisis doivent correspondre aux valeurs des éléments figurant dans le principal budget de la proposition pour éviter les interrogations. Dans les colonnes intitulées Quantité estimée pour l’année 1 et Quantité estimée pour l’année 2, saisissez les quantités à acheter pour les première et deuxième années, respectivement. Le coût total pour la première année, le coût total pour la deuxième année, ainsi que le total cumulé des deux années seront automatiquement calculés.

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2.8.5 Ajouter des lignes supplémentaires

Pour ajouter des lignes supplémentaires, placez le curseur sur la ligne correspondante de la deuxième colonne, Nom du produit, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter une nouvelle ligne. Une nouvelle ligne sera insérée et devra être complétée comme il est décrit plus haut. Il est possible d’écraser les descriptions de ligne mais non de supprimer ces lignes.

Attention ! La commande Ajouter une nouvelle ligne n’est disponible qu’à partir de la boîte de commande en cliquant sur le bouton droit de la souris si le curseur est placé sur la deuxième (ou dernière) ligne en dessous de l’en-tête Nom du produit.

2.8.6 Services de gestion

En dessous du Tableau B3 (voir la section 2.8.3 ci-dessus), le Tableau B4 est prévu pour les services directement liés à la gestion des produits pharmaceutiques, des produits médicaux et du matériel médical. Dans ce tableau, il est demandé aux utilisateurs de décrire les services liés à la gestion des produits pharmaceutiques, des produits médicaux et de l’équipement médical, de décrire quel est le poste budgétaire correspondant dans le principal budget de la proposition et d’indiquer un montant total annuel pour les années 1 et 2 pour les services de gestion. Pour saisir la description du service de gestion, placez le curseur sur la deuxième ligne (ou une ligne inférieure) dans la colonne Description du service et tapez le nom du service de gestion. Dans la colonne relative au Poste budgétaire correspondant, il est demandé à l’utilisateur d’indiquer sous quel poste budgétaire figurent les coûts relatifs aux services de gestion. Placez le curseur sur la cellule et sélectionnez le poste budgétaire correspondant dans le menu déroulant. En dernier lieu, il est demandé à l’utilisateur de saisir le montant total du budget pour les services de gestion pour les deux années dans les colonnes Année 1 et Année 2, respectivement. Le total cumulé sera calculé automatiquement. Pour ajouter une ligne supplémentaire à la ligne des services de gestion, suivez les instructions comme il est indiqué dans la section 2.8.2 ci-dessus.

2.8.7 Compléter le Tableau B1

Le Tableau B1 de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire comprend la Liste des principaux produits pharmaceutiques (TARV) inclus dans la proposition pour les adultes et les enfants, pour les traitements de première et de deuxième intention. La liste des médicaments et le dosage de chaque médicament sont automatiquement générés lorsque le rapport de l’annexe B est produit (Étape 5 : Produire le rapport). Toutefois, il est demandé à l’utilisateur d’insérer les réponses Oui ou Non dans les colonnes restantes du Tableau B1, le cas échéant. Pour sélectionner soit Oui soit Non dans les colonnes relatives à la Liste OMS, la Liste nationale ou la Liste institutionnelle dans le Tableau B1, placez le curseur sur la cellule correspondante et sélectionnez soit Oui soit Non dans le menu déroulant.

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CONSEIL : Complétez le Tableau B1 avant d’imprimer le rapport pour ne pas avoir à compléter le reste du Tableau B1 en dehors de l’outil.

2.9 Étape 5 : Produire le rapport Un seul rapport est associé au présent outil. Ce rapport est un double de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire du formulaire de proposition au Fonds mondial. Aucun autre rapport ne sera produit. Afin d’établir le rapport de l’annexe B, cliquer sur l’Etape 5 dans le menu principal et l’outil produira ce rapport. Chaque fois qu’un rapport est généré, les informations figurant dans le modèle sont analysées et totalisées pour aboutir à une liste de médicaments pour adultes et enfants pour les traitements de première et deuxième intentions, sous la forme d’un total, et non en fonction du schéma thérapeutique. Il s’agit de calculs complexes et il est demandé aux utilisateurs de faire preuve de patience pendant que l’outil génère le rapport.

CONSEIL : Un résultat utile de l’analyse est le coût moyen des médicaments par patient pour les catégories ci-dessus. Les coûts unitaires moyens des médicaments apparaissent dans le rapport.

Ce coût unitaire moyen par médicament ARV peut être utilisé en tant que coût des ressources dans le principal outil de budgétisation et permet d’éviter de devoir ajouter de nombreux articles supplémentaires dans la feuille relative aux coûts des ressources du modèle principal.

Attention ! La production du rapport final demande quelques secondes. Veuillez vous armer de patience et attendre que l’exécution soit terminée. Le fait d’interrompre cette exécution peut conduire à un rapport dont les données seront incomplètes.

Figure 2-8 : Exemple montrant une partie du Tableau B2 comprenant le récapitulatif des coûts et des quantités de médicaments ARV

2.9.1 Impression de la Liste des produits pharmaceutiques et sanitaire et des feuilles du modèle

L’annexe B peut être imprimée à partir de l’Etape 5. Après que le rapport a été produit et que toutes les informations restantes ont été complétées dans les Tableaux B1, B3 et B4,

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utilisez les commandes classiques d’impression d’Excel pour imprimer le rapport. Le rapport a été préformaté et ne devrait pas demander d’autres modifications de mise en page. Vous pouvez aussi copier l’ensemble du rapport sur une feuille dans un nouveau classeur Excel dans lequel les formats pourront être modifiés et ajustés en fonction des souhaits de l’utilisateur avant l’impression. Si les rapports sont copiés dans un classeur distinct, il est important de ne copier que les valeurs puis les formats, en suivant cet ordre (comme il est indiqué plus haut). Pour copier le rapport dans un nouveau classeur, sélectionnez le rapport à copier. Sélectionnez l’icône Copier. Placez le curseur sur la cellule en haut à gauche de la feuille de destination et, dans Excel 2003, sélectionnez les commandes suivantes : Édition > Collage Spécial > Valeurs. Veillez à ce que le curseur reste sur la cellule en haut à gauche de la feuille puis sélectionnez Édition > Collage spécial > Formats. Dans Excel 2007, cliquez sur le menu déroulant de collage dans le groupe presse-papiers de l’onglet Accueil puis sélectionnez Collage spécial. Sélectionnez l’option Valeurs puis cliquez sur OK. Répétez le processus mais en sélectionnant l’option Formats puis cliquez sur OK. Avant d’imprimer la feuille, vérifiez toutes les colonnes pour vous assurer qu’elles sont suffisamment larges pour afficher l’ensemble du texte et des valeurs. Ajustez les autres données de formatage selon les besoins, indiquez vos préférences d’impression et imprimez le rapport.

Attention ! – Si la simple commande Coller est utilisée, les données de formatage de la feuille seront aussi copiées engendrant des messages d’erreurs (#REF!) dans le classeur de destination. Veillez à ce que la commande Collage spécial soit utilisée comme indiqué ci-dessus.

3. Soutien technique

Les utilisateurs peuvent parfois rencontrer des problèmes dans l’utilisation de l’outil de planification des activités et de budgétisation. Ces problèmes peuvent avoir diverses origines et n’ont dans certains cas pas de lien avec l’outil lui-même. Certaines questions des utilisateurs peuvent avoir trait à la meilleure manière d’utiliser l’outil et d’autres aux possibilités offertes par celui-ci. Avant de prendre contact avec le soutien technique, les utilisateurs doivent lire la section pertinente du manuel de l’utilisateur avec soin pour s’assurer qu’ils ont utilisé l’outil de manière correcte et suivi attentivement les instructions. Ils peuvent aussi essayer d’entrer en contact avec d’autres utilisateurs de l’outil qui auront pu, grâce à leur expérience, parvenir à certaines solutions. Il est également demandé aux utilisateurs de se référer à la section 4.2 (Résolution des problèmes) du manuel de l’utilisateur de l’outil de planification des activités et de budgétisation pour tenter de résoudre le problème.

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Si aucune de ces méthodes ne leur permet de parvenir à une solution, les utilisateurs doivent contacter l’équipe de soutien en vue d’obtenir une assistance. Pour ce faire, veuillez contacter le service d’assistance à l’adresse help@sdc.co.za en fournissant une description détaillée du problème et vos coordonnées. Un message de réponse vous sera envoyé dans les 24 heures à compter de la réception de votre demande. Celui-ci soit fournira une solution possible au problème soit accusera réception de votre message et vous indiquera comment procéder pour résoudre ce problème. Lorsqu’un problème survient dans l’utilisation de l’outil et qu’un message d’erreur a été affiché, il est important d’inclure une capture d’écran ou une description détaillée du message d’erreur dans le message électronique que vous envoyez. Cela aidera l’équipe de soutien à résoudre le problème. Pour créer une capture d’écran du message d’erreur, maintenez la touche Ctrl enfoncée et simultanément appuyez sur le bouton Imprimer Ecran de votre clavier. Ouvrez un document Word vierge et collez la capture d’écran dans celui-ci. Les captures d’écran peuvent être de grande taille et doivent être découpées et réduites pour ne laisser apparaître que le message d’erreur avant d’être incluses dans votre message électronique. Pour découper la copie d’écran, placez-vous sur l’image et cliquez sur le bouton droit puis sélectionnez Affichage Image boîte à outils. Cliquez sur l’icône de découpage et utilisez-la pour découper l’image en ne gardant que la partie que vous souhaitez envoyer. Cliquez sur l’image et redimensionnez-la en utilisant les boutons situés sur les côtés et dans les coins de l’image. Une fois que la taille de l’image a été modifiée, joignez-la à votre message électronique ou copiez-la dans le corps du message.