manager un projet : 6 savoirs-faire en...
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Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 1
MANAGER UN PROJET : 6 SAVOIRS-FAIRE EN INTERACTION
PROJET
PILOTER
UN PROJET
FORMULERUN PROJET
VENDREUN
PROJET
MOBILISERSUR UNPROJETORGANIS
ER
UN PROJET
COMMUNIQUERSUR UNPROJET
PROJET
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DE MANAGER A PILOTER UN PROJETSouvent on considère que réaliser un projet consiste à gérer un ensemble d'activités et de
ressources. En fait, à l'origine de tout projet, il y a une idée.
Avant de concrétiser cette idée il est nécessaire de la formuler, de la vendre, d'obtenir desressources nécesssaires... et cela est d'autant plus vrai dans le cas des projets tutorés oùl'objectif pédagogique d'apprendre en autonomie organisée s'ajoute à l'objectif pratique deréalisation.
C'est pourquoi nous faisons la distinction entre manager et piloter un projet.
Manager un projet, c'est prendre en compte tous les éléments qui vont permettre dematérialiser une idée;
Piloter un projet, c'est mener à bien et à temps les actions qui vont produire le résultat duprojet. Piloter un projet est une des fonctions du management de projet.
L'idée d'un projet tutoré peut venir soit d'une demande (un client soumet l'idée à l'IUT) soit d'uneoffre (un étudiant créatif a une idée); l'important c'est que la demande et l'offre se rencontrent.Cette rencontre fait partie du management de projet et est une condition nécessaire de laréussite d'un projet.
Un projet,un service,un produit
à développer,....
Un projet,un service,un produit
à développer,....
Demande Offre
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MANAGER UN PROJET
Formuler
Vendre
Mobiliser
Piloter
Organiser
Qualité DélaisCoût
Communiquer
PROJET
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Manager un projet, c'est mettre en oeuvre les sixsavoirs-faire tout au long du projet en arbitrant entreles coûts, la qualité et les délais.
OBJECTIF ET PLAN DU COURSL'objectif de ce module est de fournir une démarcheglobale et pratique de réalisation des six savoirs-faire :
- Formuler un projet
- Vendre un projet
- Mobiliser sur un projet
- Organiser un projet
- Piloter un projet
- Communiquer sur un projet
Pour chaque savoir-faire, seront présentés un objectifsous forme imagée, une démarche, une check-list et lerésultat pratique à obtenir.
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PROJET
VENDREUN
PROJET
PILOTER
UN PROJET
ORGANISER
UN PROJET
MOBILISERSUR UNPROJET
FORMULERUN PROJET
COMMUNIQUERSUR UN PROJET
PROJET
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Un projet est l'image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre;matérialiser une vision c'est dessiner cette image à gros traits.
Objectif : Matérialiser une visionExemple : l'invention de la hutte
AVANT APRES
Matérialisation de la visionVision
Ebauche durésultat
BLA BLA BLA, Bla bla bla .Bla bla bla bla !!!
FORMULER UNPROJET
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Un projet est l'image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre;matérialiser une vision c'est dessiner cette image à gros traits.
Projet : aller de A à B
A B
Etat actuel, je faisle point sur masituation, mescontraintes, mesressources.Je ressens lebesoin d'être en B.
Etat désiré, je doisimaginer à l'avance , lesbénéfices que j'en retire,comment le produit devrafonctionner.
A priori, quelle directiongénérale vais-je emprunter,comment l'atteindre, avec quelsmoyens de locomotion, quelscodes vais-je devoir respecter ?
FORMULER UNPROJET
Objectif : Matérialiser une vision
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FORMULER UN PROJET
OBJECTIF : Matérialiser une vision
• Identifier le cadre
• Cibler le projet
Si l'idée de départ est une offre de service ou deproduit, il faut penser ici à identifier le client final.
Cette phase est un exercice de créativité, trèsouvert, peu structuré et peu directif.
Elle nécessite une certaine maîtrise de la conduite deréunion. Les outils de type analyse de la valeur etremue-méninges peuvent être utilisés.
RESULTAT:
EBAUCHE
DU
PRODUIT
FINAL
RESULTAT:
EBAUCHE
DU
PRODUIT
FINAL
FORMULER UNPROJET
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• Sur le projet– Pourquoi doit il être conduit ? (A quoi sert il ?) Quel est le but recherché ?
– Quels bénéfices va-t-on retirer de tout ça ?
– Quel est le contexte dans lequel il s’inscrit ? (institution, zone géographique, temps)
– Qui est le demandeur, le prescripteur ?
– Qui sont les réalisateurs, ceux qui vont faire ?
– Qui est le client final ?
– Quels sont les obstacles possibles à l'aboutissement du projet ?
• Sur les moyens mis en oeuvre– Quelles sont, à la louche, les ressources disponibles pour le projet ?
– Quelles sont les contraintes imposées aux réalisateurs ?
– Quel est le délai de réalisation (date de l’échéance ?)
• Sur le produit final– Quoi, que sera-t-il ? Pour qui ?
– Quelles seront a priori ses caractéristiques techniques ?
– Quels sont les bénéfices qu’il apportera au client final ?
– Quelle valeur celui-ci peut-il y accorder ?
– Quels sont les enjeux du client final par rapport à ce projet, quels risques va-t-il être amené à prendre.
– Est-ce que le projet est conforme à la réglementation (copyright, licences, etc...)
Check-ListFORMULER UN
PROJET
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RESULTAT A OBTENIR :Ebauche du produit final
Description du résultat attendu, de ladémarche à suivre, des moyens nécessaires
plus précise que la vision de départ
LES ACTEURS ONT ALORS LAPOSSIBILITE DE COMMENCER A
PARLER DU PROJET AUTOUR D'EUX
FORMULER UNPROJET
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PROJET
FORMULERUN PROJET
PILOTER
UN PROJET
ORGANISER
UN PROJET
MOBILISERSUR UNPROJET
VENDREUN
PROJET
COMMUNIQUERSUR UN PROJET
PROJET
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On dispose rarement de toutes les ressources en interne, il faut doncs'adresser à des personnes extérieures au projet pour trouver des
partenaires et commencer à valider l'opportunité du projet
Objectif :Trouver desressources externes
AVANTAPRES
Trouver desressources externes
Ebauche durésultat
BLA BLA BLA, Bla bla bla .Bla bla bla bla !!!
VENDRE UNPROJET
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VENDRE UN PROJET
OBJECTIF : Trouver des ressources externes• Identifier les besoins et les partenaires possibles
• Construire des argumentaires
• Décrocher des partenariats
Il faut répondre aux questions vendre quoi? à qui? où?comment?
Les compétences à développer sont celles d'un vendeur:convaincant, convaincu, persévérant qui doit trouver desprospects, des partenaires et finalement des clients.
L'enseignant tuteur, l'organisation cliente sont àconvaincre en premier.
On utilisera le publipostage, la prospection téléphonique,les techniques de négociation.
La création de support papier ( une plaquuette projet ) ouautre, est recommandée.
RESULTAT:
DES
PARTENAIRES
et des
RESSOURCES
POUR LE
PROJET
RESULTAT:
DES
PARTENAIRES
et des
RESSOURCES
POUR LE
PROJET
VENDRE UNPROJET
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IDENTIFIER les BESOINS et lesPARTENAIRES POTENTIELS
A partir de l'ébauche du résultat
• Ressources (de quoi ai-je besoin ?)
– Comparer les ressources disponibles et lesressources que semble nécessiter l'ébauche du projet
– Les classer par ordre de priorité(essentielle / utile / accessoire)
• Partenaires (auprès de qui trouver ce dont j'ai besoin ?)
– Qui dispose des ressources ?(ex : Argent => Banque, information => Chambreprofessionnelle)
– Quelle valeur donnent-ils à ces ressources, qu'est cequi peut les intéresser dans notre projet ?
VENDRE UNPROJET
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CONSTRUIRE desARGUMENTAIRES
En se basant sur les attentes des partenaires potentiels sélectionnés :
• Identifier les bénéfices que peut leur apporter leprojet– Attente : besoin insatisfait de l'interlocuteur
– Bénéfice : réponse qu'apporte le projet à ce besoin
– Caractéristique : preuve que le projet peut satisfaire ce besoin
• Formaliser les argumentaires– Formaliser les différents "plans de vente", identifier les
objections possibles, formaliser les contre-objections
– Plaquette de présentation du projet mettant en avant lesbénéfices les plus marqués du projet
VENDRE UNPROJET
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DECROCHER des PARTENARIATS
• Prospecter– Faire la liste des gens à contacter
– Faire éventuellement un mailing
– Téléphoner pour décrocher des rendez-vous
• Négocier– Ecouter et présenter les bénéfices du projet
– Moissonner les "Oui"
– Obtenir l'accord et le verrouiller verbalement
• Signer des contrats– Préciser les modalités de l'accord
– Donner un cadre formel au partenariat
– Cultiver le partenariat (le partenaire n'est pas une vache àlait !!!)
VENDRE UNPROJET
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• Vendre quoi, à qui ?– Quels sont les bénéfices que peuvent retirer les différents partenaires de mon projet ? les a-t-on
bien mis en avant dans l'argumentaire, dans les supports d'aide à la vente ?
– Tous les partenaires susceptibles de m'apporter une aide sont-ils identifiés ? (liste par catégoriede ces partenaires potentiels avec leur adresse et leur numéro de téléphone ainsi que l'originede ces informations)
– A-t-on bien exploité au maximum le réseau de relation de tous les acteurs du projet(notamment les relations personnelles, à qui l'on peut demander de l'aide ou desrecommandations)
• Où et comment ?– A-t-on bien exploré tous les organismes à vocation publique susceptibles d'apporter un soutien?
Chambre de commerce et d'industrie, mairie, conseil départemental, régional, DRIRE, DDE,INPI, Chambre des métiers, Syndicats de professionnels, Associations loi 1901, ...
– A-t-on consulté les Bases de données informatisées sur les entreprises et les articles depresses (CD ROM DIANE de toutes les entreprises de plus de 5 MF de CA, CD ROM duMonde ...)
– A-t-on préparé une base de données informatique des partenaires à prospecter pour conduireet suivre les résultats de cette propspection, pour faire des mailing,...?
– Prend-on le soin de rappeler les prospects dix jours après l'envoi de la première lettre de prisede contacts ?
– Formalise-t-on rapidement par des CONTRATS ECRITS les accords obtenus oralement lorsd'un rendez-vous ?
Check-ListVENDRE UN
PROJET
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RESULTAT A OBTENIR :Partenaires et Ressources
Ensemble des soutiens externes dont vabénéficier la réalisation du projet
LES ACTEURS ONT ALORS UNE PARTIEDES MOYENS NECESSAIRES A LA
REALISATION DU PROJET
VENDRE UNPROJET
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PROJET
VENDREUN
PROJET
FORMULERUN PROJET
PILOTER
UN PROJET
ORGANISER
UN PROJET MOBILISER
SUR UNPROJET
COMMUNIQUERSUR UN PROJET
PROJET
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Trouver un consensus sur l'objectif à atteindre et les moyens à engager.
Objectif : Obtenir l'adhésiondes acteurs
AVANT APRES
Obtention del'adhésion des
acteurs
- -
• 2 MF
• délai ; 6 mois
• 300 joursx homme
MOBILISER SURUN PROJET
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ABOUTIR à un CONSENSUSsur les OBJECTIFS
• Identifier les préoccupations des acteursPour chaque acteur, quels sont
– les attentes, les objectifs recherchés
– les motivations, les désirs
– les freins, les contraintes, les impératifs, les limites
• Rechercher le consensus en réunion– Identifier des critères communs
– Noter et classer les propositions selon ces critères
– Faire les choix
• Formaliser l'accord obtenu– Redéfinir les objectifs du projet
– Formaliser les bénéfices que les acteurs veulent en communretirer du projet
MOBILISER SURUN PROJET
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S'ENGAGER sur des RESOURCES
Passer d'un consensus sur l'objectif à un consensus sur lesmoyens :
Identifier les ressources que chacun peut et veutmettre à la disposition du projet
– Moyens humains, compétences, savoir-faire
– Temps disponible pour le projet, périodicité
– Moyens matériels, financiers
• S'engager sur les ressources– Formaliser le degré d'engagement de chacun à travers les
ressources qu'il consacre au projet
MOBILISER SURUN PROJET
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• Sur les motivations des acteurs– A-t-on identifié l'intérêt commun à tout le groupe ?
– Chaque acteur a-t-il bien exprimé explicitement ce qui l'intéresse le plus dans leprojet, son attente essentielle ? (réponse à la question "pourquoi ?")
– Ces motivations ont-elles bien été prises en compte dans la redéfinition desobjectifs ?
– Est-ce que chacun a validé le fait que les objectifs répondent à ses attentes ?
• Sur les moyens que les acteurs engagent– A-t-on fait la liste exhaustive de ce que chacun peut et veut
apporter au projet
• en terme de disponibilité (temps passé)
• En termes matériel (lieu de réunion, moyens informatiques,moyens de locomotion, moyens de communication, dépensesde frais non remboursés,...)
– A-t-on bien rédigé par écrit le contrat d'engagement ?Chacun l'a-t-il signé ?
Check-ListMOBILISER SUR
UN PROJET
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RESULTAT A OBTENIR :Contrat d'objectifs et de
moyens
"GEL" DE LA CIBLE et des MOYENS AMETTRE EN OEUVRE
Le Contrat– Profil des participants au projet
– Déclaration d'intentions (Valeurs communes)
– Objectifs retenus pour le projet
– Moyens engagés (temps, argent, matériel...)
– Critères retenus pour juger du résultat (critères dequalités, coût, pénalités de retard)
MOBILISER SURUN PROJET
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 25
PROJET
VENDREUN
PROJET
FORMULERUN PROJET
PILOTER
UN PROJET
MOBILISERSUR UNPROJET
ORGANISERUN PROJET
COMMUNIQUERSUR UN PROJET
PROJET
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Objectif : ORGANISER lesACTEURS et les ACTIONS
FINSObjectifsActivités
MOYENS
Produitsoutils
HOMMES
Rôles
DELAIS
COûTS QUALITE
ORGANISERUN PROJET
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 27
Répartir les activités entre les acteurs et préciser les responsabilitésen termes de qualité, coût, délais.
1° Objectif :Organiser les acteursORGANISER
UN PROJET
- -
Assemblage
Activités Outils Ressources
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 28
• En général, dans un projet tutoré, à partir de cemoment, l'équipe se STRUCTURE.
• Il est souhaitable qu'un RESPONSABLE DE PROJETémerge ("chef de projet") et que les autresresponsablités soient clairement définies.
Exemples :
– Nathalie est responsable de la reprographie.
– Pierre est gestionnaire du budget.
– Henri s'occupe des logiciels
– Noémie prend en charge le planning et le suivides échéances. elle informe les membres del'équipe.
ORGANISERUN PROJET
PRECISER les RESPONSABILITES
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Appréhender les actions à réaliser en décomposant l'objectif pour obtenirdes activités, des produits intermédiaires avec outils et ressources
2° Objectif :Organiser les ACTIONS
AVANTAPRES
Organisation des actions
- -
• 2 MF
• délai ; 6 mois
• 300 joursx homme
- -
Assemblage
Activités Outils Ressources
ORGANISERUN PROJET
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 30
• Prévenir les autorités de tutelle.
• Se procurer les logiciels.
• Apprendre à utiliser les outils (logiciels, matériels, etc...).
• Contacter X,Y,Z.
• Faire une réunion du comité de pilotage.
• Tenir la comptabilité.
• Faire le bilan intermédiaire.
• Tenir le carnet de bord.
• Préparer la communication externe...
ORGANISERUN PROJET
EXEMPLES d'activités
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• POUR QUOI ?– Sur quels critères pourra-t-on juger de l'atteinte des résultats ?
– A-t-on bien identifié l'ensemble des objectifs, sous objectifs et activités qui vontcomposer le projet ?
– Quelles solutions de repli prévues et dans quel cas? (intempéries, grêves...)
• COMMENT ?– A-t-on fixé une échéance à chaque activité ?
– A-t-on déterminé des dates de bilan provisoire, de rendu de rapport d'avancement ?
– A-t-on évalué pour chaque activité la quantité de travail nécessaire, les outils ouméthodes à utiliser ?
• SUR LES COMPETENCES ET LES SAVOIRS-FAIRE– Pour chaque activité, a-t-on bien identifié les compétences nécessaires ? les savoirs-
faire techniques nécessaires
– Pour chaque acteur, a-t-on fait la liste des compétences et des expériences ?
• SUR LA MISE EN ADEQUATION– La répartition du travail en terme de temps et de responsabilité est-elle équitable,
correspond elle aux désirs et aux savoirs-faire des acteurs ?
– Qui est le porteparole de l'équipe de projet vis à vis des autres acteurs ?
Check-ListORGANISERUN PROJET
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RESULTAT à OBTENIR:PLAN D'ACTIONS
• QUI FAIT QUOI?(quelles activités? quels responsables?)
• COMMENT?(avec quelles méthodes?)
• QUAND?(pour quelle date?)
• AVEC QUOI?(avec quels moyens, outils?)
ORGANISERUN PROJET
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 33
PROJET
VENDREUN
PROJET
FORMULERUN PROJET
ORGANISER
UN PROJET
MOBILISERSUR UNPROJET
PILOTERUN PROJET
COMMUNIQUERSUR UN PROJET
PROJET
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PILOTERUN PROJET
- -
Objectif :REALISER le CONTRAT
... APRES
Validation
Veiller et réagir aux écarts par rapport au plan d'actionsjusqu'à la réalisation et la validation du contrat.
CONTRAT
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• VEILLERinformer des écarts par rapport au plan d'actions.Ces écarts peuvent provenir :
– des turbulences de l'environnement (grêves, intempéries,etc...)
– de difficultés mal évaluées au départ.
– d'une mauvaise dynamique interne à l'équipe de projet.
• REAGIRaux écarts et prendre les décisions adéquates. Les décisionspeuvent aller depuis des ADAPTATIONS MINEURES jusqu'àdes REMISES EN CAUSE profondes du projet (reformulationdes objectifs et du contrat => repartir au début !)
PILOTER un projetPILOTER
UN PROJET
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RESULTATPILOTER
UN PROJET
PROJET REALISÉPROJET REALISÉPROJET REALISÉ
Qualité Coût
Délais
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 37
PROJET
VENDREUN
PROJET
FORMULERUN PROJET
ORGANISER
UN PROJET
MOBILISERSUR UNPROJET
PILOTER
UN PROJET
COMMUNIQUERSUR UN PROJET
PROJET
Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 38
Objectif :"J'INFORME DONC JE SUIS"
Faire connaître aux acteurs internes et externes l'état d'avancement du projet.Cela est nécessaire pour l'existence même du projet.
PROJET
COMMUNIQUER SURUN PROJET
- -
PENDANT...
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• En interneL'équipe doit se réunir régulièrement et s'informer réciproquement del'avancement des activités et du respect des plans.
• En externeL'équipe doit informer régulièrement l'enseignant tuteur et l'organisationcliente de l'avancement du projet ou des difficultés éventuelles. L'équipede projet doit être à l'écoute du client et de l'environnement (s'informer).
• Grille d'évaluation
• fiche synoptique de synthèse
ProduitCarnet
debord
duprojet CARNET DE BORD
Produit
PROJET
COMMUNIQUER SURUN PROJET
COMMUNIQUERen cours de projet
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COMMUNIQUERen fin de projet
PROJET
COMMUNIQUER SURUN PROJET
ETUDIANTSETUDIANTS
PRESCRIPTEURSPRESCRIPTEURS
CLIENTSCLIENTS
LERAPPORT
RESULTATS RESULTATS
RESULTATS
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RESULTAT FINAL :La SATISFACTION du CLIENT
•Le résultat d'un projet doit satisfaire :
–L'entreprise ou l'organisation "cliente"
–Le prescripteur ou l'enseignant tuteur
–Les membres de l'équipe projet
Dans un projet tutoré, les étudiants auront appris à CREER, VENDRE,S'ORGANISER, PRODUIRE et TRAVAILLER de manière COLLECTIVEet AUTONOME.
PROJET
VEN DRE U NPROJET
FORMUL ER UNPROJET
CONDUIR E UN
PROJET
ORGANISERUN
PROJET
MOBILISER SUR UNPROJET
COMMUN IQUER SURUN PROJET
PROJET
MANAGERUN PROJET
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MERCI...
Philippe DumasProfesseur
IUT de TOULON et du VARBP 132 - F-83957 LA GARDE Cédex
Tél. 94.14.22.36 Fax. 94.14.22.75
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Ce cours "Management de projet" est extrait d'un ouvrage plus complet à paraître sous le mêmetitre.
Reproduction autorisée AVEC MENTION DE LA SOURCE.
24, Quai Saint Antoine F-69002 LYON tél. 78.42.20.30 - fax. 78.37.48.95
O.F.I.C.E.OrganisationET