managementdes approvisionnements du projet

Francois BUREAU

Formation PMI® / PMP®

MANAGEMENT DES APPROVISIONNEMENTS

DU PROJET

PMBOK ® 5th edition 2013 339

Management des approvisionnements du projet

Ce chapitre comprend les processus d'achat ou d'acquisition des

produits, services ou résultats nécessaires et externes à l'équipe

de projet.

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Les processus du management des approvisionnements

approvisionnements du projet 12.1 Planifier le managementdes approvisionnements

12.2 Procéder aux approvisionnements

12.3 Manager les approvisionnements

12. 4 Clore les approvisionnements

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Les processus du management des approvisionnements




Contrat : engagement juridique mutuel qui oblige le vendeur à fournir les produits, services

ou résultats spécifiés, et oblige l'acheteur à fournir une contrepartie ( monétaire ou autre ).

Il comprend : des termes et des conditions, et peut inclure toute documentation sur

laquelle s'appuie l'acheteur pour définir ce que le vendeur doit exécuter ou fournir.

L'équipe de management de projet aide à adapter le contrat aux besoins spécifiques du

projet.

La plupart des organisations ont une politique interne et des procédures documentées

qui identifient spécifiquement la personne habilitée à signer et administrer de tels accords

pour leur compte. PMBOK ® Guide

A contract can also be called :

agreement, understanding, subcontract, purchase order

The seller can also be called :

vendor, supplier, service provider, contractor, sub-contractor

The buyer can also be called :

client, customer, purchaser, service requestor, prime contractor,

contractor, acquiring organization, governmental agency

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1.Planifier les approvisionnements12.1 Planifier les approvisionnements

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C'est le processus qui consiste:

– à documenter les décisions d'approvisionnement du projet,

– à spécifier les méthodes et approches qui seront utilisées,

– et à identifier les vendeurs potentiels.

12.1 Planifier le management des approvisionnements

Le plan d'approvisionnement du projet :

•

•

•

ce qu'il faut acheter ou sous-traiter, en quelle quantité, à quel moment,

type de contrat, type de marché et d'appel au marché

quelle documentation.

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Données d'entrée– Référence de base du contenu (scope baseline)

– Documentation des exigences (requirements documentation)

– Accords de constitution d'équipe (teaming agreements)

– Registre des risques (risk register)

– Décisions contractuelles relatives aux risques (risk-related contract decisions)

– Besoins en ressources nécessaires aux activités (activity resource requirements)

– Echéancier du projet (project schedule)

– Estimation du coût des activités (activity cost estimates)

– Référence de base de performance des coûts (cost performance baseline)

– Facteurs environnementaux de l'entreprise (enterprise environmental factors)

– Actifs organisationnels (organizational process assets)

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Outils et techniques

– Analyse « produire ou acheter » (make-or-buy analysis)

– Jugement d'expert (expert judgment)

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– Réunions



– Consultation du marché (recherche des partenaires)

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– Types d'appels au marché :

• IFB invitation for bid (objective : best price) items purchase described clearly, no

negotiation lowest wins (appel d'offres)

• RFQ request for quotation for low monetary items (demande de devis)

• RFP request for proposals complex on nonstandard items or services of relatively

high monetary value (appel à proposition)

• RFI request for information précède l'appel au marché proprement dit (demande

d'information

12.1 Planifier les approvisionnementsIN

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1.Planifier les approvisionnements12.1 Planifier les approvisionnements


– Types de contrats : Fixed price (FP) aussi appelé : lump sum (forfaits) - risque plus élevé pour le vendeur

• FFP firm fixed price (prix forfaitaires)

• FPIF fixed price incentive fee ( prix final fixé en fonction performance du vendeur par exemple par

rapport à une date butée)

• FP-EPA fixed price with economic price adjustment (indexation des prix)

Cost reimbursable (régie) remboursement des coûts + honoraires - risque plus élevé pour

l'acheteur.

• CPFF cost plus fixed fee (honoraires fixes)

• CPIF cost plus incentive fee (remboursement coûts + honoraires fixés en fonction performance du

vendeur par rapport à un montant de référence )

Par ex. au-dessus du montant de référence : seuls 80% des coûts sont remboursés

en dessous du montant de référence : l'acheteur paie en plus 20% (montant référence – coûts réels)

• CPAF cost plus award fee (remboursement coûts + prime au mérite, selon l'appréciation de

l'acheteur)

Time and Material (T&M) (pièces et main d'œuvre) contrats hybrides (quantités variables, mais taux

unitaire fixe)

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Données de sortie

– Plan de management des approvisionnements (procurement management plan)

– Enoncés des travaux d'approvisionnement (procurement statements of work)

– Documents d'approvisionnement (procurement documents)

– Critères de sélection des sources (source selection criteria)

– Décisions de « produire ou d'acheter » (make-or-buy decisions)

– Mises à jour des documents du projet (project document updates)

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Contenu du plan de management des approvisionnements :

• types de marchés

• types de contrats

• modalités de passation des marchés

• qui prépare les critères d'évaluation

• rôles et responsabilités

• documents d'approvisionnement

• formulaires à utiliser

• fournisseurs pré sélectionnes (short list)

• planning, contraintes et directives

Le Procurement statement of work (SOW) décrit le bien ou service à

acquérir de manière suffisamment détaillée pour que les fournisseurs

potentiels puissent déterminer s'ils sont en mesure de le fournir.

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approvisionnementsC'est le processus qui consiste:

– à solliciter et à obtenir les réponses des vendeurs,

– à sélectionner un vendeur,

– et à attribuer un contrat.

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Données d'entrée



– Critères de sélection des sources (source selection criteria)

– Offres des vendeurs (seller proposals)

– Documents du projet (project documents)

– Décisions de « produire ou d'acheter » (make-or-buy decisions)

– Enoncés des travaux d'approvisionnement (procurement statements of work)

– Actifs organisationnels (organizational process assets)

12.2 Procéder aux approvisionnementsIN

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– Conférence des soumissionnaires réunion avec les vendeurs potentiels en

vue de s'assurer de la parfaite compréhension des clauses du marché et de

veiller à une parfaite égalité de traitement.

– Techniques d'évaluation des propositions techniques de dépouillement et

évaluation des offres, avec ou sans pondération ( critères pondérés) et avec ou

sans exigences minimales pour certains critères ( Screening system)

– Estimations indépendantes évaluation des offres par une tierce partie

– Jugement d'expert

– Publicité publicité du marché, diffusion etc.

– Techniques analytiques (examen des performances passées dessoumissionnaires, etc.)

– Négociations d'approvisionnement techniques de négociation avant lasignature du contrat.

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Exemples de critères d'évaluation

Expérience dans le secteur de l’audit bancaire

Nombre de missions d’audit légal ou contractuel réalisées au cours des 3

dernières années dans le secteur bancaire

Qualité de la méthodologie proposée et du programme de mission pour la

réalisation des prestations objet du marché

compréhension des tâches à réaliser

prise en compte de la problématique

prise en compte de la volumétrie

la capacité technique

qualité des CV

réactivité,

l'approche du management

l'approche technique

la taille et le type de l'entreprise

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12.2 Procéder aux approvisionnementsIN

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Negotiation


principles

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Know what you want, and what you would be prepared to accept

Be open

Listen, seek to understand, then seek to be understood

Seek win-win

Keep positive

Keep respect

Keep calm

Use reason and logic, not dogma

Look for shared goals

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Les étapes de la négociation

Negotiation generally progresses through Five Stages.

1. PROTOCOL - During this stage, both parties meeting in the Negotiation

setting. If two teams of negotiating, members of each team are introduced.

2. INQUIRING - At this stage, both parties exchange information and discuss

concerns. The objective here for both the teams is to Identify strengths and

weaknesses.

3. BARGAINING- At this stage, both parties makes offers and Tradeoffs

4. CLOSURE - At this stage, both parties restate their positions and confirm their

trade offs they are willing to negotiate.

5. ACCEPTANCE - Finally both parties reach an agreement or decide to

suspend negotiations.

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Données de sortie

– Vendeurs sélectionnés (selected sellers)

– Attribution des contrats d'approvisionnement (agreements)

– Calendriers des ressources (resource calendars)

– Demandes de modification (change requests)

– Mises à jour du plan de management du projet (project management plan updates)

– Mises à jour des documents du projet (project document updates)

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Données d'entrée Données de sortie

Plan de management du projet Informations sur la performance du travail

Documents d'approvisionnement Demandes de modification

Accords et contrats Mises à jour du Plan de management du projet

Demandes de modification approuvées Mises à jour des documents du projet

Informations sur la performance du travail Actifs organisationnels

Données sur la performance du travail



C'est le processus qui consiste:

– à gérer les relations avec les fournisseurs

– à suivre les performances contractuelles et, le cas échéant, à effectuer

les modifications et les corrections nécessaires.

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12.3 Suivre les approvisionnements

Suivi du contrat

•

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•

suivi administratif (exécution des obligations du contrat)

suivi de l'acceptation formelle des livrables par le client.

suivi du respect des échéances contractuelles.

Suivi qualité

• suivi assurance qualité tel que prévu dans le PQP (plan qualité du projet)

Suivi administratif et financier

• bon de commande, relevés d'activités, facturation, règlements clients

Suivi de la relation client

•

•

niveau de satisfaction du client quant à la prestation et quant aux prestataires

gestion des incidents au plus près.

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12.3 Suivre les approvisionnements


– Système de maîtrise des modifications du contrat (contract change

control system)

– Revues des performances des approvisionnements (procurement

performance reviews) revue de performances conduite par le fournisseur

lui-même..

– Inspections et audits (inspections and audits)

– Etablissement du rapport d'avancement (performance reporting)

– Systèmes de paiement (payment systems) système de paiement des

fournisseurs (généralement la comptabilité fournisseurs)

– Gestion des réclamations (claims administration) réclamations, litiges.

– Système de gestion des enregistrements (records management system)

procédures et outil informatique de gestion et suivi des contrats.

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Quelques termes de vocabulaire liés à la gestion des contrats

Warranty (garantie)

Doctrine of waiver (clause de renonciation)

o Breach (non respect d'une obligation du contrat : carence)

o Bonds performance bond (Cautions, Provisions si pénalités)

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12.4 Clore les approvisionnements

C'est le processus qui consiste à achever l'exécution des contrats

et à clore les contrats.

Il comporte des activités administratives, telles que la mise à jour des

enregistrements pour refléter les résultats finaux et l’archivage de ces

informations pour un usage futur.

Les réclamations non résolues peuvent faire l’objet de litiges après la clôture du

contrat.

Attention aux clauses de résiliation prématurée d'un contrat.

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vérifier le bonne exécution des obligations contractuelles

vérifier la présence des livrables attendus

contrôle qualité éventuel

le point sur les règlements fournisseurs

débriefing, post-mortem et capitalisation

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– Audit des approvisionnements (procurement audits)

– Règlements négociés (negotiated settlements)

– Systèmes de gestion des enregistrements (records management systems)

12.4 Clore les approvisionnements

Données d'entrée



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Données de sortie

– Approvisionnements clos (closed procurements)

– Mises à jour des actifs organisationnels (organizational process assets

updates)

• Le dossier d'approvisionnement

• L'acceptation des livrables

• La documentation des leçons apprises

12.4 Clore les approvisionnementsIN

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