1

Management de projet SI - Best Practices

2

Principes généraux

• Le point de départ du projet . Un besoin . Une idée

• Estimations globalisées (ordre de grandeur) des moyens nécessaires . En charges . En coût

• Évaluation du ROI • Validation avec éventuellement une date

souhaitée de mise en service régulier ou abandon • Désignations de la Moa et de la Moe

1ère phase : Initialisation du projet

3

Principes généraux

2ème phase : Lancement du projet • Réunion ou séminaire de lancement • Organisation générale du projet • Constitution des équipes • Élaboration du planning de référence intégrant si  nécessaire  l’appel  à  la  sous-traitance (régie ou forfait)

- Optimisation des objectifs calendaires et budgétaires

- Planning prévisionnel

- Validation • Diffusion avec communication du planning de

référence

4

Principes généraux

3ème phase : Suivi de la réalisation du projet

• Gestion régulière des CRA • Analyse des RAF et actions correctives • Conduite de réunions de suivi (comité de

pilotage et comité de coordination) - Périodiques - Évènementielles

• Communication  de  l’avancement  projet • Déploiement et mise en Service Régulier

5

Principes généraux 4ème phase : Les bilans

• Bilan organisationnel du projet

• Bilan fonctionnel

• Bilan technique

• Bilan de résultats

- Gestion des ressources humaines - Gestion de la logistique

- Service rendu effectif

- Adéquation fonctionnelle par rapport à l’attendu

- Dysfonctionnements techniques - Bugs résiduels non bloquants identifiés

- Performances opérationnelles et transmissions

- Budgétaire - Calendaire

6

Le management sous référentiel PMBoK

7

Le management sous référentiel PMBoK • Les 9 processus de management de projet sous

PMBoK (Project Management Body of Knowledge)

Cf : PMBOK Guide – 2009

8

- Management  de  l’intégration  projet Le management sous référentiel PMBoK

1. Élaboration de la charte projet 2. Identification globale du

périmètre à couvrir 3. Définition du plan de management

projet 4.Management  de  l’exécution  du  projet 5. Suivi et contrôle des travaux 6. Contrôle intégré et maîtrise du changement 7. Clôture du projet

9

- Constitution du périmètre projet

Le management sous référentiel PMBoK

1. Plan de gestion du périmètre en terme de nature et couverture du projet (Scope Management Plan)

2. Définition en terme de contenu du périmètre (Scope Statement)

3. Élaboration du WBS (Work Breakdown Structure) – Découpage en tâches et structuration du plan des tâches

4. Vérification du périmètre (validation par les parties prenantes)

5. Stratégie de contrôle pour garantir la bonne fin

10

- Management du temps

Le management sous référentiel PMBoK

1. Définition des activités

2. Séquencement des activités

3. Estimation des ressources nécessaires

4. Estimation des durées à partir des charges

5. Élaboration du planning de développement

6. Contrôle et validation du planning

11

- Management des coûts du projet

Le management sous référentiel PMBoK

1. Estimation des coûts

2. Elaboration du budget analytique prévisionnel

3. Mise en place du contrôle budgétaire

12

- Management de la qualité

Le management sous référentiel PMBoK

1. Élaboration du PAQ et planification de la qualité

2.Mise  en  œuvre  de  l’assurance  qualité

3. Réalisation des contrôles qualité

13

- Management des ressources humaines

Le management sous référentiel PMBoK

1. Planification des ressources humaines (disponibilités)

2.Création  de  l’équipe  projet 3.Structuration  de  l’équipe  projet

4.Management  de  l’équipe  projet

14

- Management de la communication

Le management sous référentiel PMBoK

1. Élaboration du plan de communication (interne et externe)

2.Communication  de  l’information

3. Reporting d’activité

4. Gestion des parties prenantes génératrices et réceptrices  de  l’information

15

- Management du risque projet (Cf. détails slides 57 à 77)

Le management sous référentiel PMBoK

1. Conception de la stratégie à déployer (Planification)

2. Identification des facteurs de risques

3. Évaluation qualitative des facteurs de risques identifiés

4. Évaluation des impacts (des effets) des facteurs de risques identifiés (Quantitative)

5. Élaboration du plan de réponses (Traitement du risque)

6. Maîtrise opérationnelle (Surveillance et contrôles

16

- Management de l’approvisionnement/logistique

Le management sous référentiel PMBoK

1. Planification des achats 2. Planification des contrats 3. Demandes de réponses au fournisseur  (appel  d’offres)

4. Choix/Sélection fournisseurs 5. Gestion administrative du contrat

fournisseurs 6. Clôture du contrat

17

Le management par la qualité ISO 10006

18

• Les étapes « qualité » du projet informatique : Le management par la qualité ISO 10006

- 1ère phase : Étude préliminaire (définition et décision )

Besoin exprimé Décision N (à revoir)

N (définitif) Abandon du projet

O

Cohérence Opportunité Faisabilité

Action Deb / Cdc

Accord client

O

N

Constitution de  l’équipe 2èm

e pha

se

19

Le management par la qualité ISO 10006

- 2ème phase : Développement/Réalisation (mise  en  œuvre)

N

Fin du projet

Études d’exécution  

(FTO)

Documents d’exécution

Réalisation Performances

Recette

Projet finalisé

1ère phase

Validation client

O

Mise en SR

Maintenance

20

Le management par la qualité ISO 10006

• Les 6 processus de management de projet sous ISO  10006  appliqués  à  l’informatique

- Processus Stratégique 3 processus opérationnels

. Cohérence

. Objectif(s)

. Opportunité

. Faisabilité

21

Le management par la qualité ISO 10006 - Processus de management des objectifs

. Coût

. Contenu

. Délai

. Qualité - Processus de management des moyens

. Ressources financières et matérielles

. Information/Communication

. Relations humaines

. Acquisition (Achats/Approvisionnements selon les procédures internes)

(Management  de  la  mise  en  œuvre)

22

Le management par la qualité ISO 10006

- Management des processus techniques

- Management  des  processus  d’intégration

3 processus de management

. Logiciels de base

. Configurations matérielles

. Transmissions

. Revue qualité

.  Suivi  de  l’exécution  coordonnée

.  Revue  d’avancement

23

Le management par la qualité ISO 10006

- Management des risques

. Plan de réponse

. Évaluation des évolutions « Risque »

. Transmissions

24

La gestion et le management du risque

25

La gestion et le management du risque

• Les risques pouvant altérer plus ou moins profondément  la  bonne  fin  d’un  projet  sont  multiples

– Impacts commerciaux

• La  nécessité  d’établir  a  priori  un  plan  de  réponses  destiné à couvrir les risques recensés dépend de la  nature  et  de  l’importance  des  impacts  négatifs  découlant de leur apparition :

– Impacts financiers – Impacts organisationnels

26

La gestion et le management du risque

• Les 3 catégories du risque projet : – Les risques techniques ou de performance

pouvant altérer les performances finales du projet

– Les risques programmatiques pouvant altérer le bon déroulement du projet par manque de ressources, par sous-estimation des coûts, des délais  ou  par  une  mauvaise  gestion  d’éléments  du projet (ressources humaines, matérielles)

27

La gestion et le management du risque

– Les risques externes au projet dus aux changements réglementaires ou légaux aux risques environnementaux, aux risques économiques

• Les 3 types de risque projet : – Non-adéquation : Le SR ne correspond pas

du tout ou pas complètement au besoin exprimé tout en respectant les spécifications

28

La gestion et le management du risque

– Non-conformité : Le SR ne répondant pas et donc ne respectant pas les spécifications

– Non-achèvement  :  Le  SR  n’a  pas  été  installé  dans les délais et/ou dans le budget

• Nécessité  de  mettre  en  œuvre  un  plan  de  maîtrise  des risques comportant : 1. La  démarche  suivie,  sources  d’information  

et outils pour obtenir la gestion et la maîtrise des risques du projet

29

La gestion et le management du risque

2. L’affectation  des  responsabilités  dans  la  gestion  du risque (Moa, Moe, experts) en terme de prise de décision et de suivi (interne/externe)

3. Le budget affecté à la gestion et maîtrise du risque (coûts internes et externes/facturés)

4. Le délai supplémentaire dû aux études préalables et aux études du plan de réponses

30

La gestion et le management du risque

5. L’identification  des  différentes  catégories  de  risques faisant partie du projet – Type et nature – Niveau de prédiction ou niveau de probabilité d’occurrence

– Seuil au-delà duquel des mesures seront prises

31

La gestion et le management du risque

6. Ventilation des catégories identifiées dans une matrice de risques déterminant les niveaux de criticité

Probabilité d’occurrence

Gravité de l’impact 0 2 3 4 5 1

2

3

4

5

1

A = Très faible B = Assez faible C = Assez fort D = Très fort

A

B

C

C

D

32

La gestion et le management du risque

Exemple de matrice de risques

Risques Conséquences

Nature Descriptif/Exemple

Financières Non Financières

Intitulé Estimation Niveau de Criticité Intitulé Estimation Niveau de

Criticité

… … … … … … … …

33

La gestion et le management du risque

6. La ou les réponses à apporter et les dispositions à prendre par réponse - Objectif : Prendre en compte les risques en

mettant  en  place  pour  chacun  d’entre  eux  une  stratégie  d’intervention

- Démarche pour chaque risque : 1. Identifier les actions pouvant réduire ce

risque 2. Désigner  l’acteur  chargé  des  actions  

préventives relatives à ce risque ?

34

La gestion et le management du risque

- Stratégies possibles à sélectionner au cas par cas puis à mettre en place (coût du moins au plus élevé) : 1. Acceptation : Décision de ne pas modifier le plan

de projet pour faire face au risque 2. Surveillance : Suivi du risque sans action visant

à  atténuer  les  effets  en  cas  d’apparition 3. Mitigation : Action(s) visant à réduire les effets

à un seuil acceptable 4. Transfert : Transfert du risque à un tiers avec ou

sans indemnité 5. Évitement : Modification du plan de projet afin

d’éliminer  le  risque  

35

La gestion et le management du risque

7. Constitution du Plan de Réponse au Risque Projet (P2RP)

8. Gestion de la base de connaissances de maîtrise du risque projet de la Dsi

- Matrice de risques (Cf. Slide 134) - Matrice de réponses

Risques Réponses

Nature Descriptif/Exemple

Niveau de Criticité Stratégie Actions Acteurs Coût

estimé

… … … … … …

36

La gestion et le management du risque

• Les 6 étapes/actions du feuillet sécurité PMBoK : 1. Conception de la stratégie à déployer (avant)

– Définition de la démarche à suivre (si nécessaire,  à  partir  d’un  panel  méthodologique de gestion du risque)

– Association des moyens budgétaires associés pour  en  garantir  l’exécution  effective

• Le référentiel de management projet PMBoK comporte un feuillet (processus) traitant de la gestion et de la maîtrise du risque projet (utilisé par les Dsi)

37

La gestion et le management du risque

– Causes prédictibles 2. Identification des facteurs de risques (avant)

* Complexité et/ou incertitude fonctionnelle incluant la migration existant Æ cible

* Complexité technique (plateformes, télécom)

*  Relationnel  et  compétence  de  l’équipe  projet (Moa et Moe incluses)

* Contraintes calendaires et/ou budgétaires *  Logistique  (outils,  installation  de  l’équipe)

38

La gestion et le management du risque

– Causes non prédictibles mais à considérer malgré tout * Difficultés/charges sous-évaluées

* Retards fournisseurs

* Défection de collaborateurs

* Incidents retardateurs et pannes

39

La gestion et le management du risque

– Analyse qualitative de chaque facteur

3. Évaluation qualitative des facteurs de risques identifiés (avant)

* Nature de la ou des causes * Impacts/conséquences

* Examen comparatif selon les impacts et leur niveau de gravité

* Affectation des priorités relatives selon les résultats comparatifs des impacts

– Analyse comparative * Niveau objectif de gravité

40

La gestion et le management du risque

– Évaluation  de  la  probabilité  d’occurrence  

4. Évaluation des impacts (des effets) des facteurs de risques identifiés (avant)

* Élément(s) déclencheur(s) *  Niveau  de  probabilité  d’apparition

* Les objectifs globaux du projet *  D’éventuels  effets  collatéraux  sur  une  ou  

plusieurs parties du déroulement du projet

– Analyse  quantitative  d’impacts  (niveau  d’importance)  sur  :  

41

La gestion et le management du risque

– Recherche de solution(s) compatible(s) et faisable(s) selon le risque

5. Élaboration du plan de réponses P2RP (avant)

* Analyse de pertinence *  Analyse  d’efficacité

* Symptôme et élément déclencheur * Descriptif du mécanisme de réponse (FTO)

– Constitution et validation du plan de réponse

* Contrôle de faisabilité incluant le budget

42

La gestion et le management du risque

– Constat du risque avéré (en général au cours  de  réunion  d’avancement  du  projet)

6. Maîtrise opérationnelle (pendant)

– Évaluation de sa dimension réelle – Évaluation de son impact réel – Prise de décision pour le déclenchement

du pourcentage de réponse planifiée à apporter

– Communication pour officialiser la mise en  œuvre  de  la  réponse  en  fonction  de  son importance

43

La gestion et le management du risque

• Gestion du risque en mode sous-traitance – Constitution  initiale  d’un  plan  de  réponses  

selon la démarche standard – Identification des risques à mettre sous

surveillance spécifique de par leur réalisation externe

– Contractualisation et pilotage concerté des facteurs de risques ainsi que du plan de réponses : points clés, indicateurs, suivi et pénalités

44

La gestion et le management du risque

• Installation  d’une  veille  de  risques  portant  sur  :     – L’analyse  du  suivi  d’avancement  des  travaux  

de la planification – Le suivi analytique budgétaire des dépenses

planifiées – La régularité du travail des collaborateurs

affectés au projet (CRA) – La qualité des travaux en cours de réalisation

et finalisés