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M05 Travailler en mobilitéTélétravail et Flexibilité du travail

• Béatrice Warnke, Spécialite Comm.Unifiées• Alexandre d’Hauteville, Resp. Affaires Sociales• Yolande Dupoy, Manager Support Technique• Marc Zuili, Directeur Opérations Deloitte France

1. La Démocratisation des Technologies

2. La Guerre des talents3. Le Déclin du bureau en tant

qu’emplacement Contraintes déplacements/ transports (temps, coûts, stress) Pression immobilière

Le Futur du Travail - Tendances

Des collaborateurs de plus en plus mobiles

Les télétravailleurs vont augmenter et représenter

des salariés aux USA en 2016.

3 collaborateurs sur 5 pensent qu’ils n’ont pas besoin d’être au bureau pour être productifs.

des entreprises ont des collaborateurs travaillant à distance.

Le nombre de télétravailleurs

dans le monde augmentera

jusqu’à presque

1,2 milliard

Soit plus de 1/3 des

travailleurs en 2013.

87% des utilisateurs ont travaillé de chez eux pendant le

dernier mois.

Les autres lieux principaux étaient :

Un projet d’entreprise sur les modes de travail et de collaboration Nos motivations:

1. Garantir et accroitre la performance de Microsoft France• Favoriser l’innovation et les expérimentations (nos outils de mobilité)• Optimiser les coûts récurrents liés aux mesures d'accompagnement• Faire évoluer la culture managériale sur l'organisation du travail,

pour continuer à attirer et motiver les collaborateurs.

2. Répondre aux aspirations des Microsoftees et la favoriser le Bien-Etre• Faciliter une certaine flexibilité dans les modes de travail, • Favoriser l’équilibre• Adresser la diversité : GénérationY, Femmes, Senior ..• Offrir des services sur le lieu de travail pour « libérer l’esprit » • Accorder un soutien particulier aux + impactés par le

déménagement

3. Concrétiser le positionnement de Microsoft en matière de Développement Durable• Favoriser les Transports en Commun versus voitures individuelles• Limiter les trajets

tLes moyens

Flexibilité comme partie intégrante de notre culture

Règles 4x4

• Une très forte demande de la part des Partenaires Sociaux

• Une meilleure appropriation du management

Une équité dans la mise en œuvre télétravailleur comme nomade

Consumer apps

Le télé-travail

Un Cadre Juridique

• 200 ingénieurs • Division support• Contrainte technologique

et horaire forte

A premis de convaincre le management

Guide Communication par IM

Les 4 principes de la flexibilité

Les 4 principes de tenue

de réunion à distance

Les 4 principes de la bonne gestion des

réunions

Les 4 principes de bon usage de nos

outils de communications

Les principes 4x4 du la flexibilité** chez Microsoft France : Cadre Forfait

jour*OUVERTE A TOUS : la flexibilité**, intégrée à

notre culture, est ouverte à tous les collaborateurs.

Pour favoriser le « OneMS », le travail en

équipe et l’efficacité collective, la présence sur

site reste néanmoins le point d’ancrage.

RESPONSABLE : la flexibilité** s ’exerce de

façon responsable: chaque collaborateur doit veiller à

ne pas pénaliser la disponibilité client, le

fonctionnement collectif et le rythme du business.

JOIGNABLE : la flexibilité** implique la

joignabilité du collaborateur grâce aux

outils de communication adaptés et disponibles pendant ses plages de

travail indiquées dans son agenda Outlook à jour.

AGREE AVEC SON MANAGER : La mise en œuvre de la flexibilité** doit faire l’objet d’une

discussion préalable entre le manager et le

collaborateur, puis être régulièrement abordée

pour en vérifier l’efficacité.

ORGANISEE : L’efficacité des réunions doit être

favorisée par l’organisateur qui définit

dans l’invitation Outlook la nécessité d’une présence physique obligatoire ou

non pour les participants

BASEE SUR LES TECHNOS

MS : l’organisateur choisit parmi les technologies MS

à sa disposition (Communication Unifiée,

LiveMeeting, Roundtable,..) les plus adaptées pour

l’efficacité et le confort de l’échange.

LIEU ADAPTE : Le collaborateur participant à distance s’organise pour se

trouver dans un endroit calme et sûr, garantissant

la confidentialité des échanges et ne mettant pas en jeu sa sécurité ou

celle des autres.

EXCEPTION : Les réunions de Division et certaines

réunions d’équipes restent des moments privilégiés d’interaction d’équipe et impliquent une présence

physique.

Les 4 principes

de la flexibilité

Les 4 principes de

tenue de réunion à

distance

* Ou encore cadre en mission** La flexibilité se définit ici comme la possibilité de travailler à distance

Les principes 4x4 de l’efficacité chez Microsoft France

L’email est un outil asynchrone , 48 h est un

délai raisonnable de réponse. Il n’est pas

adapté aux urgences. Préférez dans ce cas la messagerie instantanée

en respectant le statut de disponibilité de votre

interlocuteur, ou encore le téléphone.

L’envoi d’emails et d’IM en dehors des heures

de bureau, et plus spécifiquement la nuit, le

weekend ou les jours fériés doit rester marginal

Email : Une distinction doit être faite, autant que

possible, entre les destinataires « pour

action » (ligne a:) et les destinataires « pour

info » (ligne cc:)

Email : La rédaction systématique d’un

résumé du contenu de documents attachés /

pointés dans un message est fortement recommandée

Les réunions commencent et finissent à l’heure et il est recommandé qu’elles

se tiennent dans la tranche horaire 9h30 – 18h00

Les réunions doivent avoir un agenda et un objectif

clairement précisés

Les réunions donnent lieu à un compte rendu concis et à un plan d’actions partagés

Au cours des réunions, l’usage du PC doit être limité à la prise de note et le téléphone mis en

« mode réunion » 

Les 4 principes de bon usage de nos outils de communicati

ons

Les 4 principes

de la bonne gestion des

réunions

Risques

Vie Professionnelle/ Vie Privée

Manque de distinction entre la maison et le travail

Plus de distractions venant de la famille

Risque de travailler un nombre d'heures excessif

Collaboration

Moins de collaboration entre ingénieurs

Bénéfices

Vie Professionnelle/ Vie Privée

Souplesse dans son organisation personnelle et professionnelle

Disponibilité

Concilier Vie Professionnelle & Vie Privée

Pas de transport

Performance

Meilleure concentration Plus de disponibilité Satisfaction du collaborateur Motivation du collaborateur

Conditions de réussites

Cadre / Règles d’usage

Gestion par des Objectifs clairsPrincipe 4x4 de la flexibilitéGuide de la communication par IMAu minimum 2 jours/semaine au

bureau

Outils LyncDirectAccessConnexion Internet

Comportements

Confiance réciproqueAutonomie Bon usage des outils de

communication : IM/Teléphone/ Mail

Le télé-travail au Support technique

• Des résultats « équilibre vie professionnelle/vie privée » en évolution de deux points

• Adoption de la règle des 4*4 dans notre culture

• Télétravail:• Aucun refus de mise en œuvre• 80% de notre population éligible en télétravail• des chiffres satisfactions clients en hausse• 1 an après la mise en œuvre du télétravail , 1 jour de plus

• Une organisation du télétravail reprise par les collaborateurs et le management

•Qualité service au client et disponibilité (heure de déjeuner, break…)

L’impact du projet télétravail sur l’ensemble de l’organisation

Conclusions sur les conditions de réussite de la flexibilité• Clarté des objectifs , sens du rôle occupé et suivi régulier de la

réalisation des objectifs

• Une ambition partagée au plus haut niveau de l’entreprise

Inscrit dans un projet d’entreprise avec des objectifs clairement partagés

• Des bénéfices pour le collaborateur

• Un management• formé pour lever les freins culturels• dont le pouvoir de direction reste clairement affiché

• Des outils de mobilités

Deloitte France

Retour d’expérience sur les communications unifiées pour des utilisateurs nomades

Marc ZuiliDirecteur Des Opérations

Témoignage Deloitte

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