1

L’université Paris 13 en chiffres

Une université pluridisciplinaire avec santé

- 5 UFR (droit, lettres, économie, médecine et communication) - 3 IUT et 1 école d’ingénieur - 1 SAIC (Service des Activités industrielles et Commerciales) - 2 Services communs (bibliothèque et formation continue)

Effectifs étudiants 23 000Effectifs enseignants 900Effectifs BIATSS 600

Budget 2012

Factures fournisseur 27 170Factures clients 2 703

Actes de gestion (exercice 2011)

2

L’université Paris 13: l’environnement juridique

• Une catégorie d’Etablissement Public National (EPN)

- Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) - Soumis à l’instruction comptable M-9.3

• Un établissement qui a accédé aux responsabilités et compétences élargies en 2010

- Loi relative aux Libertés et Responsabilités des Universités (LRU) du 10 août 2007 qui prévoit le transfert de compétences aux universités dans un délai de 5 ans.

- Dévolution de la masse salariale Etat - Nomination d’un commissaire aux comptes pour une durée de 6 ans

• Un établissement qui a opté pour une organisation financière centralisée - Création d’un service facturier - Suppression de l’émission des mandats et titres - Introduction d’un service fait valorisé

• Un établissement engagé dans la mise en place du contrôle interne

3

L’université Paris 13: l’organisation budgétaire

CF

NIV 1

NIV 2

NIV 3 CF CF CF CF CF

Périmètre financier agrégé

Université Paris 13 SAIC

IUT UFR DGS SC Contrat Pilotage

Correspond au périmètre budgétaire analytique et comptable de l'établissement - Il identifie la personnalité morale de l'établissement - Il permet d'établir des comptes agrégés entre l'établissement principal et son SACD tout en distinguant leurs comptes - Il cosntitue donc le niveau de vote du budget et du compte financier

Correspond au niveau de délégation: - les IUT constituent des Budgets Propres intégrés (BPI). Leurs directeurs sont ordonnateurs secondaires de droit (art. 713.9 CE) - les autres composantes et/ou services bénéficient d'une autonomie bugétaire déléguée par l'ordonnateur principalLe niveau 2 matérialise l'organisation budgétaire et financière de l'université

Correspond à l'organisation financière de la composante - le centre financier matérialise le niveau le plus fin de l'organisation budgtéaire de la composante ou du service - le centre financier porte les contrôles budgétaires mise en place par l'établissement - les centres financiers peuvent être hiérarchiquement organisés sur 3 niveaux

NIV 1

NIV 2

NIV 3

4

Le périmètre fonctionnel de l’agent comptable

A 1 A 1 A A 1 A AB 2 B 1 B 2 B 1 B 1 B 1C 5 C 1 C 1 C 1 C C

8 3 3 3 1 1

Effectifs Effectifs Effectifs Effectifs Effectifs Effectifs

Services financiers

Budget PI

Agent comptable,directeur financier

Fondé de pouvoir

Service facturier

Fournisseurs Clients

Comptabilité générale

Trésorerie Visa/recouv.

5

L’organisation du processus achat: le service facturier

La mise en place d’un service facturier est explicitement prévue par l’article 35 du décret n° 2008-618 du 27 juin 2008 relatif au budget et au régime financier des E.P.S.C.P bénéficiant des RCE. Cet article dispose :

« Un service facturier placé sous l'autorité de l'agent comptable peut être chargé de centraliser la réception des factures. Dans ce cas, la certification du service fait par l'ordonnateur autorise le paiement par l'agent comptable dès lors que la facture est conforme à l'engagement et au service fait. Cette certification du service fait tient lieu d'ordonnancement de la dépense ».

La mise en place du service facturier impacte de manière significative l’organisation du processus dépense. Le périmètre fonctionnel des différents acteurs de la chaine de la dépense s’en trouve considérablement modifié.

Cette nouvelle organisation suppose, au préalable, une réflexion collective qui englobe les aspects RH (émergences de nouveaux métiers) ainsi que les aspects organisationnels (formalisation des procédures)

6

L’organisation du processus achat: les nouveaux métiers

• Le gestionnaire financier : personnel en charge des opérations techniques, il est chargé:

- de saisir les commandes d’achat et les ordres de mission dans l’applicatif de gestion- d’adresser les bons de commande au fournisseur- de constater la matérialité du service fait- de valoriser le service fait dans l’applicatif de gestion- de conserver l’ensemble des pièces justificatives

• Le responsable financier : personnel de catégorie A ayant reçu délégation de signature de l’ordonnateur, il est chargé:

- de signer les bons de commande et les ordres de mission - de matérialiser, par sa signature, le service fait

• Le gestionnaire comptable : personnel en poste à l’agence comptable, il est chargé

- de réceptionner l’ensemble des factures fournisseur de l’établissement - d’enregistrer l’ensemble des factures fournisseur de l’établissement - de procéder au rapprochement des factures avec les services faits valorisés

7

Modélisation sans mandat et service fait valorisé

8

La mise en place du CICF: la démarche mise en œuvre à l’université Paris 13

• Le contrôle interne: une démarche de maîtrise des risques• Le contrôle interne: une préoccupation collective• Un préalable: la formalisation des processus et la rédaction de procédures• Le point de départ de la démarche: une analyse critique des processus• Une méthodologie qui s’appuie sur des outils structurant• Une mise en œuvre qui suppose une organisation et des acteurs identifiés• Une exigence essentielle: la matérialisation des contrôles

9

Formalisation des processus

Activité critique

10

Formalisation de modes opératoires et de fiches de procédures détaillés

11

La cartographie des risques: la cotation des risques

1 2 3 4 5Impact global Faible Moyen Fort Majeur Capital

(incident de parcours) (affectant l’activité sur une année)

(affectant l’activité sur la durée)

(affectant durablement l’activité)

(mettant en jeu la survie de l'activité)

Probabilité d’occurrence

1% 5% 25% 50% 75%(très peu probable) (à ne pas écarter) (possible) (tout a fait possible) (très probable)

Niveau de contrôle Elevé  Correct  Incertain Faible Très faible Appréciation fondée sur

des bases objectives Appréciation du

manager, del’expert Suscite des inquiétudesNiveau de contrôle

inexistant

- Les risques sont côtés de 1 à 5.

- En ce qui concerne l'impact global et la probabilité d'occurrence l'évaluation est effectuée dans l'ordre croissant. - En ce qui concerne le niveau de contrôle l'évaluation est effectuée dans l'ordre décroissant.

- La couleur rouge indique l'existence d'un risque majeur qu'il faut traiter d'urgence car il met le processus en danger (I*P*C > à 50). - La couleur orange indique qu'il existe un risque fort en termes de probabilité et d'impact avec un niveau de contrôle faible (I*P*C entre 19 et 49 - actions sont à mettre en place) - La couleur verte veut indique la prise de conscience du risque et la mise en eouvre d'actions permettant la maîtrise des risques identifiés. (I*P*C < à 18)

Commentaires

1 1 2 3 4 5 12 2 8 12 16 20 23 9 18 27 36 45 34 16 32 48 64 80 45 25 50 75 100 125 5

1 2 3 4 5

Le plan d’action, un outil structurant du CICF

14

Le plan de contrôle: la feuille de route du CICF

Plan de contrôle processus achat Fréquence Périmètre Outil Echantillonage ActeursCommande d'achatConditions d'élaboration Service facturierConditions de valorisation des SF Contrôle gestionConditions de conservation des PJ DGSPostes non soldés 4081Antériorité des SF non soldésAnalyse des écarts EF/SFAnalyse des postes non rapprochésPostes non soldés 4011Analyse des postes fournisseurs Exhaustif Service facturierAnalyse des comptes divergents Exhaustif Agent comptableContrôle des dossiers fournisseurs 25 à 50 dossiers Agent comptable

Agent comptable

Mensuelle UNIV Extraction FBL1N

Mensuelle 6 gestionnaires PV Contrôle 15 à 25% *

Mensuelle UNIV Extraction FAGLL Exhaustif

15

Une exigence: la matérialisation des contrôles

Affectation Nº pièce TY Date pièceDate comptableCGS I Montant en devise interneDEV Texte Auteur Date résultatBD 40007875063 6159 KZ 15/05/2012 15/05/2012 O 2 675,36 EUR PREL GDZ F 320000619327 25/06/2012

2 675,36 EURCompte 2 2 675,36 EUR

LBP75CC10110223 2119 ZR 26/01/2012 15/03/2012 -482,15 EUR 23/12/2010 65.32/88.99/91.70/101.02/135.12-482,15 EUR Déjà contrôlé sur les mois précédents A.CAROTINE 12/06/2012 MR8M avoir

Compte 4 -482,15 EUR905 30005563 RE 30/04/2012 01/06/2012 -33,74 EUR E060076

-33,74 EURCompte 24 -33,74 EUR

9002 30005436 RE 07/05/2012 30/05/2012 -128,40 EUR 201210059002 30005437 RE 07/05/2012 30/05/2012 -215,61 EUR 201210079002 30005445 RE 28/03/2012 30/05/2012 -128,40 EUR 20126439002 30005588 RE 11/04/2012 01/06/2012 -171,20 EUR 201283790021 30005438 RE 07/05/2012 30/05/2012 -51,36 EUR 201210139012 30005572 RE 11/05/2012 01/06/2012 -107,41 EUR 2012104190516 30005562 RE 11/04/2012 01/06/2012 -88,28 EUR 2012844

-890,66 EURCompte 31 -890,66 EUR

2009MART150291 600000024 MR 10/05/2012 10/05/2012 J -5 063,39 EUR 2009MART150291 RG 5%SITUATION 2 N.VAMMALE 18/06/2012 OK RG12010MART000289 2133 KZ 15/03/2012 15/03/2012 A 13 574,60 EUR 2010MART000289 N.VAMMALE 18/06/2012 OK AVANCE900131 600000003 MR 15/03/2012 15/03/2012 H -9 442,53 EUR 2009MART150291 SITUATION 1 (RG 5%) N.VAMMALE 18/06/2012 OK RG2

-931,32 EUR Vérifier et confirmer la position du compte fournisseur N.VAMMALE 18/06/2012 SOLDE OKCompte 42 -931,32 EUR