livret d’au eil -...

Mise à jour – Août 2018

Bienvenue à l’Institut des sciences du calcul et des

données de Sorbonne Université.

Nous souhaitons vous guider dans vos premiers pas au

sein de notre structure. Voici quelques informations

qui vous permettrons de rapidement vous orienter à

l’ISCD et sur le campus.

Livret d’accueil

Institut des sciences du calcul et des données (ISCD)

Sorbonne Université - Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu, boîte courrier 380, 75252 Paris cedex 05

Tél. : (+33) 1 44 27 51 02 – [email protected] - iscd.upmc.fr

Plan du campus

mailto:[email protected]

http://iscd.upmc.fr/




1/ Accueil par votre responsable hiérarchique, présentation à la direction de l’ISCD et au membre de l’ISCD

présents ce jour-là.

2/ Signature du Procès-verbal d’installation (PVI) qui sera transmis aux service des ressources humaines et

qui déclenche le versement de votre salaire.

3/ Présentation de votre poste de travail et s’il n’y a pas d’équipement informatique l’institut mettra à votre

disposition le matériel nécessaire. Pour cela, vous pouvez vous adresser à l’assistant-e en gestion

administrative et financière.

4/ Pour poursuivre votre installation :

- vous serez accompagné au PC sécurité (Tour 65) pour récupérer votre clé de bureau. Pour cela,

vous devez disposer de votre pièce d’identité ;

- Vous pourrez faire une demande de création d’adresse email @sorbonne.universite.fr en vous

connectant à l’intranet à l’aide de votre identifiant annuaire et mot de passe. Habituellement vous

les recevez sur votre messagerie personnelle quelques jours ou semaines avant le début de votre

contrat ;

- Pour la gestion de vos congés, vous devrez utiliser la plateforme GABS. Celle-ci vous sera présentée

par un membre de l’institut (https://gabs.upmc.fr );

- Si vous allez faire du calcul HPC ou de l’analyse de données, vous pouvez demander dès à présent

l’ouverture d’un compte sur la plateforme de calcul HPCaVe en remplissant le formulaire de

demande sur le site hpcave.upmc.fr.

NB : L’université met à disposition des personnels un bureau unique (souvent partagé) et l’ISCD est assujetti

à cette règle. Votre bureau se situe à l’endroit de votre affectation principale et vous ne pouvez pas disposer

d’un second bureau.

Votre premier jour à l’ISCD



https://gabs.upmc.fr/




Qui A quel sujet Comment

Votre responsable de

l’équipe projet / Directeur-

trice de thèse / votre

supérieur-e hiérarchique

direct ou encadrant-e :

Déroulement de votre

contrat, votre sujet de

recherche/stage,

Email, téléphone, en allant à leur rencontre

Votre école doctorale (ED)


doctorat

Email, téléphone, sur place

Votre responsable de master


formation / stage

Email, téléphone, sur place

Anissa Dabachi ou Aurélia

Cipriani-Rivière, Assistantes

en gestion administrative et

financière

Demande d’ordre de mission,

commandes, gratification de

stage, clé kaba, question du

quotidien, réservation de

salle

Par email ou en venant à sa rencontre

(bureau 210)

Gestionnaire RH (en fonction

de votre contrat)*

Contrat de travail et autres

questions RH

Par email ou par téléphone (consulter

l’annuaire)

DSI Pour de l’assistance

informatique via la hotline

https://hotline.sorbonne-

universite.fr/glpi/front/helpdesk.public.php

Infirmerie En cas de problème de santé,

vous ou un collègue

Barre 55-56 niveau Jussieu Heures

d'ouverture : de 8h30 à 17h30 du lundi au

vendredi

Les autres membre de l’ISCD Si vous ne savez pas à qui

vous adresser, …

En allant à leur rencontre

Pascal Frey, directeur de

l’ISCD

Par email ou en venant à sa rencontre

(bureau 202)

Agnieszka Miskiewicz Suivi de projet Par email ou en venant à sa rencontre

(bureau 202)

Les associations SU Réseaux, email

*Gestionnaires RH :

- Pour les doctorants en fonction de votre ED : o ED386 et ED391- Mathématique : Mme JALET Marie-Gontran o ED130 et ED391- Ingénierie : Mme ALVES Célia o ED127, ED388, ED397, ED406 et ED564 - Chimie: M. MERABET Lyes o ED de l’UFR de Biologie : [email protected]

- Pour les autres contractuels : Gestionnaire du Bureau des contrats de travail de la DR&I

Lien vers l’annuaire de SU : https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/vie-pratique/annuaire.html

Vos interlocuteurs



https://hotline.sorbonne-universite.fr/glpi/front/helpdesk.public.php



https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/vie-pratique/annuaire.html




Horaire de présence : Les couloirs sont en accès libre de 7h30 à 21h30, pour être présent en dehors de ces

horaires vous devez faire une demande auprès du service de sûreté de l’université (sciences-DLM-

[email protected]). Vous avez donc la possibilité d’être présent sur cette plage horaire, en

respectent la quotité horaire de votre contrat de travail (habituellement 38h30). Toutefois, pour maximiser

vos interactions avec vos collègues ou les services administratifs, la plage horaire 9h-18h est la plus favorable.

Le déjeuner : sur le campus il y a le restaurant administratif du CROUS et l’ardoise (CROUS), pour y avoir accès

veuillez-vous référer à la procédure en annexe 4. Vous avez dû recevoir un email d’activation du service Izly

pour l’activation de votre compte. Autour du campus vous trouverez de nombreux commerces et restaurants.

Espace de convivialité : l’ISCD ne dispose pas en tant que tel de salle de repos, toutefois vous disposez d’une

machine à café, d’un micro-onde et de bouilloires (leur localisation varie parfois avec le temps). Lorsqu’elles

sont disponibles, vous pouvez prendre une pause dans les salles de réunion.

Propreté : la propreté des salles et du matériel dépend de chaque utilisateur des lieux. Ainsi, lorsque vous

utilisez une salle de réunion, vous devez remettre en place les tables et les chaises lorsque la réunion est

terminée. Vous devez nettoyer les tables et jeter dans les poubelles mises à dispositions tous les déchets si

vous prenez un repas dans une salle. Une éponge et du liquide vaisselle sont disponibles dans les salles de

réunion.

NB : le télétravail n’est pas autorisé, lorsque vous êtes absent vous devez le signaler.

Absences :

- Congés : ils doivent être posé dans GABS au minimum 8 jours avant le début de vos congés. Votre

supérieur hiérarchique valide ces congés s’ils sont compatible avec l’activité (NB : des congés

peuvent être refusés pour nécessité de service). La durée maximale de jours consécutifs de congé

est de 30 jours calendaires. Enfin, il est vivement recommandé de mettre en place un message

d’absence sur votre messagerie pendant vos congés.

- Maladie : vous devez transmettre votre attestation à votre gestionnaire RH dans le délai légal par

courrier. Vous devez informer votre supérieur hiérarchique de votre absence.

- Formation : vous pouvez rentrer vos jours de formation dans GABS, ils ne seront pas décomptés

de vos jours de congés. Toutefois ceci permet à l’équipe de savoir que vous ne serez pas présent

à votre poste de travail.

Votre quotidien à l’ISCD






Le site internet de Sorbonne Université : https://www.sorbonne-universite.fr/

L’intranet de Sorbonne Université : https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/index.html

Il est accessible avec votre identifiant annuaire et mot de passe. Vous trouverez des informations sur

les démarches que vous pouvez être amené à faire lors de votre activité de recherche (formation,

propriété intellectuelle, vie pratique sur le campus, …). Il vous permet d’accéder à l’annuaire, à la

hotline informatique, aux marchés en cours, aux informations sur le campus, à FileSender, à

LimeSurvez, au bureau virtuel (incluant SIFAC), à la messagerie, à l’actualité de l’université, aux

appels en cours,…

Hotline informatique : https://hotline.sorbonne-universite.fr/glpi/front/helpdesk.public.php

Les bibliothèques universitaires : http://documentation.sorbonne-universites.fr/bibliotheques.html

Elles assurent également des formations auxquelles vous avez accès

Les formations : https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/ressources-

humaines/carriere/formation.html

Une plateforme de calcul HPC : hpcave.upmc.fr

Vos outils à Sorbonne Université



https://www.sorbonne-universite.fr/

https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/index.html


http://documentation.sorbonne-universites.fr/bibliotheques.html

https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/ressources-humaines/carriere/formation.html

https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/ressources-humaines/carriere/formation.html




Les activités régulières de l’ISCD

- Colloquim de l’ISCD, amphi Charpak

- Groupe de travail Visualisation, animé par Pierre-Antoine Guiheneuf

- Séminaire mensuel « mardi de l’ISCD », le premier mardi du mois

Vos outils à L’ISCD

- Site internet de l’ISCD : iscd.upmc.fr

- 3 Salles de réunions (la priorité est donnée à ceux qui ont réservés :

http://iscd.upmc.fr/about/facilities/ )

- 1 mur de visualisation

- GitHub de l’institut (https://github.com/ISCDtoolbox )

- Un réfrigérateur, un micro-onde, une bouilloire

Vous avez besoin de matériel informatique, de livre, d’imprimer un poster ou un manuscrit, …

Si vous avez besoin de matériel informatique, il faut d’abord vous renseigner sur sa disponibilité au sein de

l’ISCD (les placards renferment parfois des trésors). Lorsque le matériel n’est pas disponible vous devez

consulter sur l’intranet les marchés informatiques de l’université et réaliser un devis pour le matériel dont

vous avez besoin. Ce devis doit être transmis à l’assistant-e qui passera la commande. Ne négliger pas les

temps de livraison et pensez à anticiper vos achats.

Pour tout autre matériel la démarche est semblable, vous pourrez vous renseigner auprès de l’assistant-e

pour connaitre les démarches.

Pour les impressions, l’université dispose d’un service de reprographie. Toutefois qu’il s’agisse d’un poster

ou d’un manuscrit n’oublier pas les délais d’impression. Si toutefois ces délais sont trop long vous aurez

d’autres possibilités mais il n’y aura pas de remboursement si la dépense n’a pas fait l’objet d’un bon de

commande en amont.

NB : Toutes dépense doit être validé par le directeur de la structure

Fonctionnement de l’ISCD



http://iscd.upmc.fr/about/facilities/

https://github.com/ISCDtoolbox




ANTICIPEZ !

Dès lors que vous devez vous déplacer en dehors de votre lieu de travail habituel, vous devez faire une

demande d’ordre de mission, celle-ci peut être avec ou sans frais.

Assurez-vous que vous avez bien transmis, dès votre arrivée à l’ISCD, la fiche de création agent (annexe 1) à

l’assistant-e. Si ce n’est pas le cas il est grand temps de le faire.

Les étapes :

1. Remplir une demande d’ordre de mission dès que vous avez connaissance de la mission et

rassembler tous les documents nécessaires : la raison de votre déplacement (vous devez

impérativement préciser la nature de votre intervention lors de participation à des colloques) ; le

programme détaillé de l’évènement ; une estimation du montant de la mission (hébergement,

transport, repas) ; …

NB : Toute demande incomplète ne sera pas traitée.

2. Transmettre le tout à l’assistant-e environ 3 semaines avant la date de votre départ pour qu’elle

établisse votre ordre de mission.

3. Récupérer votre ordre de mission et l’avoir avec vous pendant toute la durée de la mission

4. Dès votre retour de mission, transmettre tous les justificatifs de votre déplacement à l’assistant-e

(factures d’hébergement, carte d’embarquement pour les vols, billets de train, …)

NB : Les déplacements en voiture ou en taxi ne sont pas pris en charge sauf cas exceptionnel qui vous seront

indiqué par l’assistant-e.

Vous pouvez aussi consulter l’annexe 3- la note de bonne pratique des missions

NB : « Est en mission un "agent en service, muni d'un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut

excéder douze mois qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors

de sa résidence familiale. » (https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/vie-pratique/partir-en-mission.html )

Vous partez en mission



https://intranet.sorbonne-universite.fr/fr/vie-pratique/partir-en-mission.html




Mon identifiant annuaire : ………………………………………………………………………………………..

Gestionnaire RH : ………………………………………………………………………………………………………

Directeur-trics de l’ED ou correspondant-e à l’ED : ……………………………………………………………….

Mes notes






Liste des annexes :

- Annexe 1 : fiche création Agent

- Annexe 2 : demande d’ordre de mission

- Annexe 3 : Rappel de bonnes pratiques relatif aux mission

- Annexe 4 : Accès au restaurant administratif Jussieu

Annexes



FORMULAIRE DE CREATION OU DE MODIFICATION D’UN AGENT

Formulaire Agents Version 1 Mise à jour le 17/01/2018

1

TOUTE DEMANDE DOIT ETRE SAISIE SUR OUTIL INFORMATIQUE ET NON-MANUSCRITE Cette fiche à remplir par les gestionnaires financiers doit être retournée accompagnée des pièces demandées uniquement par mail : Sorbonne Université Agence Comptable - comptabilité tiers Adresse mail : Sorbonne Université - Compta Tiers <[email protected]>

Création Modification

A remplir par le gestionnaire Sorbonne Université :

Personnel Sorbonne Université Personnel extérieur Agent France ou Zone SEPA* / Agent INTERNATIONAL cpte en France / Agent INTERNATIONAL cpte étranger Catégorie : Enseignant / Chercheur / Etudiant / Administratif / Invité extérieur Motif : Mission / Autres / (remboursement à la personne, conventions pédagogiques, gratification, …) *Cocher les cases correspondantes. ETAT CIVIL Qualité : Mme M

Nom (Surname) :

Nom de jeune fille (Name) :

Prénom (First Name) : Date de naissance : (Birth date) : sous forme JJ/MM/AAAA (DD/MM/YYYY) : N° INSEE (N° Sécurité Sociale 15 chiffres) : ADRESSE PERSONNELLE (Personnal address) :

ADRESSE ADMINISTRATIVE OU LIEU D’AFFECTATION DE L’AGENT (Professional address)

Adresse : (Address) Ville : Code Postal : (City) (Zipcode) Pays : Tél. : E-mail : (Country) (Phone) Fax : Email :

Adresse : (Address) Ville : Code Postal : (City) (Zipcode) Pays : Tél. : E-mail : (Country) (Phone) Fax : Email :


FORMULAIRE DE CREATION OU DE MODIFICATION D’UN AGENT

Formulaire Agents Version 1 Mise à jour le 17/01/2018

2

REFERENCES BANCAIRES Un I.B.A.N accompagné d’un BIC doivent être joints obligatoirement à ce document (RIB France). Cas des fournisseurs étrangers : fournir un document bancaire émis par la banque au nom du titulaire, par mail en fichier attaché.

NOTE EXPLICATIVE / INSTRUCTION

DEMANDEUR (gestionnaire financier) Nom et Prénom : UB / Service : Adresse mail : Tél : Date de la demande :

*Pays SEPA dans l'Union européenne - Pays de la zone euro dans l'Union européenne

Le système de prélèvement SEPA a été mis en œuvre dans tous les pays de la zone euro : Autriche – Belgique – Chypre- Estonie- Finlande1- France2- Allemagne- Grèce- Ireland – Italie – Lettonie – Lituanie – Luxembourg – Malte - Pays-Bas - Portugal3 – Slovaquie – Slovénie - Espagne4

1. Y compris les Îles Åland - 2. Y compris la Guyane française, la Guadeloupe, la Martinique, Mayotte, Saint-Barthélemy, Saint-Martin (partie française), la Réunion et Saint-Pierre-et Miquelon.

3. Y compris les Açores et Madeire - 4. Y compris les îles Canaries, Ceuta et Melilla Pays hors zone euro dans l'Union européenne

Le système SEPA s'applique actuellement de façon complémentaire aux prélèvements nationaux dans les pays SEPA qui ne font pas partie de la zone euro (voir ci-dessous). Dans ces pays, il est encore possible de recevoir des paiements via les deux systèmes : SEPA pour les paiements en euros et le système de paiement national dans la monnaie du pays : Bulgarie – Croatie - République Tchèque – Danemark – Hongrie – Pologne – Roumanie – Suède - Royaume-Uni 5

5. Y compris Gibraltar Pays SEPA en dehors de l'Union européenne

Le système SEPA est actuellement en fonctionnement dans six pays supplémentaires, en parallèle des systèmes de prélèvement nationaux, dans les pays qui n'ont pas adopté l'euro :

Islande – Liechtenstein – Norvège – Monaco – Suisse- Saint-Marin

Toute formulaire incomplet (y compris la domiciliation bancaire à joindre) ne sera pas traité et renvoyé au demandeur

1 / Indiquer si l’agent est national ou international.

2 / Nom de jeune fille : pour les agentes mariées : indiquer obligatoirement le nom de jeune fille

3 / N° de sécurité sociale : obligatoire pour les agents nationaux et les agents internationaux résidents ou ayant résidé

en France.

4 / Adresse personnelle (Personnal Address): A remplir.

5 / Adresse professionnelle (Professional Addres) : A remplir.

6 / Domiciliation bancaire :

- Si le compte bancaire de l’agent est situé en France : un relevé d’identité bancaire (RIB) est obligatoire en pièce

jointe (au Nom et prénom de l’agent).

- Si le compte bancaire de l’agent est situé à l’étranger : un document émanant de la banque est obligatoire en

pièce jointe. For the international suppliers a banking document is necessary.

Bank account details :

For count in Europe, IBAN /SWIFT is obligatory.

For count except Europe, in the rest of the word, there is not always IBAN. Code SWIFT, BIC or ABA/Routing number (USA) is obligatory.

DEMANDE D’ORDRE DE MISSION Doit être transmise au directeur de structure 1 mois avant la date de départ prévue.

1

IDENTIFICATION DU VOYAGEUR/MISSIONNAIRE

Numéro de sécurité sociale _________________________ Nationalité _______________________

Nom _______________________________________________ Prénom __________________________

Matricule ___________________________________________

Adresse administrative_______________________________

_____________________________________________________

Tél. professionnel___________________

Email _____________________@______

Adresse personnelle _________________________________

_____________________________________________________

Tél. personnel _____________________

Personnel rémunéré par Sorbonne Université (corps et/ou catégorie de l’agent): _____________________________

Personnel non rémunéré par Sorbonne Université (fonctionnaire : corps ou catégorie) : _______________________

Pour toute première mission ou changement de compte bancaire, veuillez joindre un relevé d’identité

bancaire ou postal

DESCRIPTION DE LA MISSION

IMPUTATION DE LA MISSION

Centre financier (CRB / SO) _________________________ Centre de coût __________________________

Type de mission et modalités de prise en charge des frais

Mission sans frais Mission prise en charge partiellement par Sorbonne université Mission prise en charge totalement par Sorbonne Université

Payable sur facture : joindre obligatoirement la copie du BC

Remboursement sur présentation du reçu original précisant le montant et la nature des frais

inclus.

Contenu précis de la mission (Si la mission a pour objet la participation à un colloque ou un congrès, joindre dans tous les

cas une copie du programme)

Départ : Résidence administrative ou familiale* : ______________________________________________

Retour : Résidence administrative ou familiale* : _______________________________________________

*Rayer la mention inutile

N° Ville(s) de destination Pays Date d’arrivée Date de départ

Signature de l’intéressé(e) :

A_______________________, le ______________________

Signature du responsable ayant délégation de signature

A_______________________, le ______________________

Rappel des bonnes pratiques relatif aux missions

Définition du missionnaire (Art. 2 décret 2006-781) :

Agent en service, muni d'un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale.

Un missionnaire peut être ou ne pas être agent de l’UPMC. Le critère important est l’intérêt de la mission pour l’UPMC.

AVANT LE DEPART

Création de l’ordre de mission (OM) :

L’OM doit impérativement être établi avant le départ en mission. Cela induit que le tiers doit être enregistré au préalable dans SIFAC pour faire l’OM. Il n’est pas possible de faire des créations de tiers a posteriori.

En effet, le document d’OM vaut autorisation d’absence et permet de couvrir administrativement et juridiquement le missionnaire dans le cadre de son déplacement. Le missionnaire devra être muni de son OM pendant la durée de sa mission.

Même en absence de prise en charge de la mission par l’UPMC, il est impératif d’établir un ordre de mission qui est alors sans frais. C’est notamment le cas lorsque la mission est prise en charge par un autre établissement (CNRS, Inserm, Inria, autre université…).

Signature de l’OM :

L’OM doit être impérativement signé avant le départ en mission par : - le missionnaire, - la personne habilitée.

Il doit faire apparaître clairement le prénom, le nom, la qualité du signataire ainsi que la mention « Pour le Président et par délégation ». Pour vérifier les délégations : http://www.upmc.fr/fr/espace_des_personnels/qui_fait_quoi/nominations_et_delegations.html

Il est interdit de signer son propre OM.

UPMC- DBF Rappel des bonnes pratiques : Mission V1 Date de diffusion : 14 mai 2014

1

http://www.upmc.fr/fr/espace_des_personnels/qui_fait_quoi/nominations_et_delegations.html

http://www.upmc.fr/fr/espace_des_personnels/qui_fait_quoi/nominations_et_delegations.html

Hiérarchie des signatures à respecter : Tout personnel d’une structure (laboratoire/hors laboratoire) = directeur de la structure ou son délégataire Le directeur du laboratoire = directeur adjoint du laboratoire ou directeur de l’UFR Le Directeur de l’UFR = DGS ou VP Le Directeur de structure (hors laboratoire) = Directeur de l’UFR ou DGS ou VP

Si la durée de l’absence dépasse le total de 42 jours annuel dans le cadre des activités de recherche des personnels de l’UPMC, l’OM doit être signé par le Président ou par un Vice- Président. Les gestionnaires de CF doivent vérifier le cumul annuel des absences autorisées dans ce cadre.

De plus les OM permanents doivent être signés également par le Président ou par un Vice - Président.

Cohérence OM/Mission :

Les éléments renseignés sur l’OM doivent être en cohérence avec la durée, le lieu et le motif du déplacement. Les frais occasionnés pour convenance personnelle (nuitée ou repas supplémentaires, etc.) ne pourront pas donner lieu à remboursement.

L’utilisation du véhicule personnel ainsi que les frais de type transports en commun, taxis, location de véhicule, parking, péage,… doivent obligatoirement être autorisés préalablement par l’ordonnateur. Il doit impérativement être fait mention de ces éléments sur l’imprimé de l’OM afin d’ouvrir le droit au remboursement. De plus, la fiche de l’agent (dans SIFAC) pour l’utilisation du véhicule personnel doit être à jour.

Schéma de déplacement :

Il n’est pas possible d’opter pour les deux schémas de déplacement dans un même OM. Celui-ci est soit au forfait, soit aux frais réels. Le mélange des deux n’est pas autorisé et sera systématiquement rejeté.

Pièces justificatives :

Dans le cadre de son déplacement, le missionnaire doit conserver toutes les pièces justificatives nominatives et originales et les remettre au retour de la mission le plus rapidement possible au gestionnaire de la structure.

Rappel des pièces justificatives nécessaires pour la prise en charge du remboursement :

- Au forfait : toutes les pièces justificatives nominatives et originales sont nécessaires sauf celles relatives aux frais occasionnés par les repas.

- Au réel : toutes les pièces justificatives nominatives et originales sont nécessaires


2

En cas de perte, il ne sera pas possible de procéder au remboursement des frais engagés.

APRES LA MISSION

Etat liquidatif :

Toutes les missions réalisées doivent faire l’objet d’un état liquidatif, à l’exception de celles pour lesquelles un OM sans frais a été établi.

Procéder à une vérification rigoureuse des pièces justificatives et de leur cohérence avec l’OM (la durée, le lieu, le nombre de repas et de nuitées, frais autorisés…).

Un certificat administratif devra être établi pour justifier les modifications par rapport à l’OM initial.

L’état liquidatif au même titre que l’OM doit être signé par le missionnaire et par la personne habilitée et doit faire apparaître clairement le prénom, le nom, la qualité du signataire ainsi que la mention « Pour le Président et par délégation ».

L’original de l’état liquidatif complet et signé doit être transmis aux comptabilités fournisseurs de l’AC ou de la DGRTT pour paiement.

Il est indispensable de vérifier régulièrement les missions saisies afin de supprimer celles non réalisées et libérer les crédits engagés.

DOSSIERS MISSION ET ARCHIVAGES

Les dossiers constitués des originaux de l’OM, des certificats administratifs nécessaires, des pièces justificatives et de la copie de l’état liquidatif sont à conserver par le Centre financier jusqu’à l’approbation des comptes par la Cour des comptes. L’information permettant la destruction des archives sera transmise par l’Agence comptable.

Les services Financier de la DBF et de la DGRTT procéderont à des contrôles réguliers sur les dossiers des missions.


3

Sorbonne Université – DSI/DDRH – mai 2018 Accès au restaurant administratif Jussieu

Accès au restaurant administratif Jussieu

La procédure de création et de mise à jour des comptes Izly est entièrement dématérialisée pour tous les

agents et étudiants doctorants bénéficiant des tarifs subventionnés sur le budget général de Sorbonne

Université.

Aucun justificatif papier (attestation, certificat, bulletin de salaire, etc.) n’est plus accepté : les conditions

d’accès et le tarif applicable à chaque agent sont calculés en fonction de sa situation réelle et automatiquement

transmis chaque nuit au CROUS de Paris par la DDRH de l’université.

Création du compte Izly

Agent fonctionnaire ou contractuel des Services Centraux Universitaires, de la Faculté des Sciences et

Ingénierie ou de la Faculté de Médecine :

Vous n’avez rien à faire, vos droits sont immédiatement calculés à partir de votre situation saisie dans

Harpège (application de gestion des Ressources Humaines) par le service gestionnaire de votre

dossier, notamment vos dates d’affectation et l’INM qui sera utilisé pour le calcul de votre

rémunération.

L’adresse électronique de contact pour ce compte Izly est l’alias sur le domaine @upmc.fr fournie par

l’annuaire de l’ex-UPMC.

Si vous n’avez pas d’adresse sur le domaine @upmc.fr, vous devez en faire la demande sur

https://hotline.sorbonne-universite.fr (catégorie Messagerie).

Agent fonctionnaire ou contractuel de la Faculté de Lettres :

Contactez [email protected] en précisant vos noms, prénoms et date de naissance

tels qu’ils figurent sur votre état-civil, aucun justificatif n’est nécessaire.

Compte-tenu des délais de synchronisation des systèmes, la création du nouveau compte Izly peut

demander jusqu’à deux jours ouvrés (pas de synchronisation les week-ends).

L’adresse électronique de contact pour ce compte Izly vous sera confirmée par retour de mail.

Étudiant doctorant de la Faculté des Sciences et Ingénierie ou de la Faculté de Médecine :

Vous n’avez rien à faire, vos accès sont automatiquement calculés à partir de votre inscription saisie

dans Casper (application de gestion de la scolarité).

L’adresse électronique de contact pour ce compte Izly est celle que vous avez fournie lors de votre

inscription en doctorat pour l’année universitaire en cours.

Activation du compte Izly

Lorsque le compte est créé par le CROUS (à 10 heures le lendemain ou le surlendemain selon les délais de

synchronisation), vous recevez automatiquement à votre adresse électronique de contact un mail vous

demandant d’activer votre nouveau compte Izly ; cette étape est obligatoire.

Si vous n’avez pas reçu ce mail ou s’il a expiré, vous pouvez en demander le renvoi depuis

https://mon-espace.izly.fr/Auth/SendActivationMail.

https://hotline.sorbonne-universite.fr/


https://mon-espace.izly.fr/Auth/SendActivationMail


Vous pourrez obtenir votre carte auprès du guichet d’accueil du CROUS le lendemain de l’activation de votre

compte, ou bien accéder au restaurant le jour-même si vous présentez son QR code à la caisse (n’oubliez

pas de créditer votre compte).

Comment payer mon repas au restaurant administratif Jussieu ?

Vous devez payer avec un compte Izly sous convention ex-UPMC, activé et crédité d’un solde suffisant.

Vous pouvez utiliser un QR code généré dans votre espace personnel Izly (web ou appli smartphone), ou par

carte de paiement Izly, que vous pouvez obtenir à l’accueil du restaurant administratif Jussieu après activation

de votre compte.

Et si ma situation administrative change ?

Quel que soit votre statut ou votre situation, vos droits sont actualisés chaque nuit et transmis au CROUS de

Paris pour mise à jour de votre compte Izly. Vous n’avez rien à faire.

Questions – Réponses

J’ai déjà un compte Izly, en tant qu’agent d’une autre université ou de la Faculté de Lettres (ex-Paris

Sorbonne). Puis-je l’utiliser pour payer mon repas au restaurant administratif Jussieu ?

Non, le tarif subventionné au restaurant administratif Jussieu, calculé pour les agents de Sorbonne

Université, est lié au compte Izly ; vous ne pouvez pas fréquenter le restaurant avec un compte et/ou

une carte de paiement délivrés pour une autre administration.

J’ai déjà un compte pour les restaurants rattachés à la Faculté de Lettres (ex-Paris Sorbonne) et j’ai maintenant

un deuxième compte pour l’accès au restaurant Jussieu. Puis-je fusionner les deux comptes pour finalement

n’en gérer qu’un seul (et donc une seule carte) ?

Non ! En fusionnant les deux comptes vous perdriez le bénéfice des tarifs réservés aux agents ex-Paris

Sorbonne dans les restaurants que vous aviez l’habitude de fréquenter, et la carte de paiement Izly

support de votre premier compte ne sera pas pour autant valable au restaurant Jussieu.

Je suis étudiant et j’effectue un stage à Sorbonne Université ou chercheur invité dans un laboratoire de

Sorbonne Université, puis-je accéder au restaurant administratif ?

Non, seuls les agents salariés par Sorbonne Université ou les étudiants inscrits en doctorat à Sorbonne

Université peuvent accéder au restaurant administratif et bénéficier des tarifs subventionnés sur le

budget général de Sorbonne Université. Si vous êtes étudiant, vous pouvez déjeuner au restaurant

universitaire Cuvier au tarif national étudiants.

Votre service, département ou unité de recherche peut toutefois décider de subventionner vos repas au

restaurant administratif sur son budget propre : il s’agit alors d’un avantage qui vous est accordé en

présentant directement à l’accueil des restaurants l’original du bon de commande SIFAC émis par la

structure administrative qui sera facturée du montant de cette subvention (cf. section 2.1 de la note

d’information du 02 avril 2015).

J’ai un contrat de travail rémunéré par Sorbonne Université et pourtant mon compte Izly n’est pas créé.

Pourquoi ?

Les agents vacataires (votre employeur principal n’est pas Sorbonne Université) ou sous contrat

Étudiant ne peuvent pas bénéficier des tarifs subventionnés par Sorbonne Université. Tous les autres

agents contractuels (y compris les apprentis et les contractuels doctorants) peuvent accéder au

restaurant administratif Jussieu.


J’attends le mail d’activation de mon compte Izly, mais il ne me parvient pas.

Pensez à vérifier le dossier des courriers indésirables de votre boîte mail, sinon demandez son renvoi

(délai de quelques minutes) depuis https://mon-espace.izly.fr/Auth/SendActivationMail.

Attention : l’adresse électronique de contact pour votre compte Izly est l’alias sur le domaine @upmc.fr

si vous êtes agent salarié des Services Centraux Universitaires, de la Faculté de Médecine ou de la

Faculté des Sciences et Ingénierie. Si vous n’avez pas encore d’adresse sur le domaine @upmc.fr,

vous devez en faire la demande sur https://hotline.sorbonne-universite.fr (catégorie Messagerie).

Si vous êtes étudiant doctorant, vérifiez auprès de votre service de la scolarité l’adresse électronique

que vous avez communiquée lors de votre inscription.

Si le mail d’activation ne vous parvient toujours pas, contactez [email protected] pour

vérification de votre situation administrative.

Le tarif calculé me semble incorrect ou on me demande de payer mon repas au tarif visiteur (non

subventionné)… Que dois-je faire ?

Réglez votre repas au tarif affiché en caisse, puis adressez-vous dès que possible à l’accueil du CROUS

pour vérifier et le cas échéant faire corriger par la DDRH, ou votre service scolarité si vous êtes étudiant

doctorant, les informations administratives servant de base de calcul de vos droits.

En cas d’erreur administrative imputable à Sorbonne Université seulement et sur présentation de votre

ticket de caisse, la part indûment payée pour votre repas peut vous être remboursée.

Je suis salarié d’une autre organisation (CNRS, INSERM, CCI…) et je travaille sur le campus Pierre et Marie

Curie, puis-je accéder au restaurant administratif Jussieu ?

Si votre employeur principal n’est pas Sorbonne Université, vous devez vous renseigner auprès du

CROUS et/ou de votre employeur principal pour vérifier les conditions d’accès au restaurant

administratif Jussieu.

Vous ne pouvez pas bénéficier des tarifs subventionnés par Sorbonne Université.

Mon compte Izly : qui fait quoi ?

Sorbonne Université

Le SIRH (bureau du Système d’Information des Ressources Humaines) de Sorbonne Université calcule

le tarif qui vous est applicable en fonction de votre situation administrative personnelle (statut, indice de

rémunération, dates d’affectation ou d’inscription…), telle qu’elle est connue dans les systèmes

d’information de l’université. La liste des bénéficiaires (nom, prénom, date de naissance, adresse

électronique, code du tarif individuel) des tarifs subventionnés par l’université est transmise chaque nuit

au CROUS de Paris.

CROUS de Paris

Le CROUS de Paris crée ou met à jour les comptes Izly (notamment en cas de changement de tarif) en

s’appuyant sur les informations transmises par le SIRH de Sorbonne Université, et fournit votre carte

d’accès au restaurant administratif.

S-money

S-money est une entreprise filiale du groupe BPCE (Banque Populaire - Caisse d’Épargne), qui fournit

le service de paiement Izly en s’appuyant sur les informations transmises par le CROUS de Paris et

garantit la sécurité des transactions opérées sur votre compte personnel Izly.

https://mon-espace.izly.fr/Auth/SendActivationMail

https://hotline.sorbonne-universite.fr/



Gérer mon compte Izly

Depuis n’importe quel navigateur web : https://mon-espace.izly.fr

Applications mobiles Izly disponibles pour Windows Phone, Android et iOS

Qui contacter ?

Pour tous les usagers du restaurant administratif Jussieu

Madame Sylvie LE FLOCH / Monsieur Yann CHARPENTIER (CROUS)

Tél : 01 44 27 34 29 / 01 40 51 57 46

Mails : [email protected] / [email protected]

Adresse : Campus Pierre et Marie Curie – Bâtiment F – 1er guichet restaurant administratif

Pour tous les agents de Sorbonne Université

DDRH – Bureau du SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines)

Mail : [email protected]

Adresse : Tour Zamansky – Bureaux 1409 ou 1401

Monsieur Michel GONZALEZ (Direction de la Logistique)

Tél : 01 44 27 77 81

Mail : [email protected]

Adresse : Campus des Cordeliers – 2ème étage – 21 rue de l’École de Médecine – 75006 Paris

Pour les étudiants doctorants de la Faculté des Sciences et Ingénierie ou de la Faculté de Médecine

Votre service de la scolarité

Pour les étudiants stagiaires ou les chercheurs invités, non rémunérés par Sorbonne Université

Votre service, département ou unité d’accueil

Glossaire

Casper Application de gestion de la scolarité

CROUS Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires

DDRH Direction du Développement des Ressources Humaines

Harpège Application de gestion des ressources humaines

INM Indice Nouveau Majoré (base de calcul des rémunérations dans la fonction publique)

SIRH Système d’Information des Ressources Humaines

UPMC Université Pierre et Marie Curie (intégrée à Sorbonne Université le 1er janvier 2018)

https://mon-espace.izly.fr/


livret d’au eil -...

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