LIPSEA

GONZALEZ; MEDEVIELLE; PAOLI; ROUGIER; TARRIT

Notice d’utilisation

Modèle de calcul

Site web Carte heuristique

Notice d’utilisation du SIAD

5 règles de base à retenir

Saisir les informations uniquement dans la feuille « Eléments à saisir »

Les feuilles ne doivent pas être modifiées, mis à part la feuille « Eléments à saisir »

Utiliser les étoiles et les flèches pour naviguer sur le classeur

Vérifier la date sélectionnée dans la feuille « Elément à saisir »

Pou p e d e u e d isio su le logi iel Kal pso, ’utilise ue les i fo atio s fou ies su la feuille « Décisions »

SOMMAIRE I. Présentation générale du SIAD........................................................................................................ 3

A. Les différentes feuilles excel ....................................................................................................... 3

B. Les diff e ts outo s d’a s .................................................................................................... 5

II. Présentation détaillée des feuilles .................................................................................................. 6

A. Eléments à saisir .......................................................................................................................... 6

B. Les autres feuilles ........................................................................................................................ 6

1. « Décisions ............................................................................................................................... 6

2. « Budget de trésorerie » .......................................................................................................... 7

3. « Production » ......................................................................................................................... 7

4. « Ventes » ................................................................................................................................ 7

5. « Matières premières » ........................................................................................................... 7

6. « Eléments financiers » ........................................................................................................... 7

7. « Ressources humaines » ........................................................................................................ 8

8. « Fiche de coûts » et « Répartition des charges indirectes » .................................................. 8

III. Les avantages et limites de notre SIAD ....................................................................................... 9

A. Les avantages .............................................................................................................................. 9

B. Les inconvénients ........................................................................................................................ 9

I. Présentation générale du SIAD

A. Les différentes feuilles excel

Notre SIAD est composé de 14 feuilles excel totalement automatisées.

Feuilles Excel Utilisation Actions à effectuer

« Menu principal » C’est la page d’a ueil de ot e SIAD

On y retrouve un pointeur vers le

site web

En cliquant sur les étoiles on pourra

naviguer entre les 3 feuilles

principales du classeur

Cliquer sur les différentes étoiles

afin de naviguer sur le classeur

« Histo » C’est la feuille où sont enregistrées

toutes les décisions anciennes

Aucune

« Eléments à saisir » Cette feuille permet de renseigner

toutes les informations nécessaires à

la prise de décisions

Choisir la période concernée

Faire une remise à zéro à chaque

nouvelle décision

Renseigner toutes les cases jaunes

pour le trimestre concerné

« Décisions » C’est la feuille ui apitule toutes les informations à saisir sur le logiciel

Kal pso lo s d’u e p ise de d isio

Recopier les informations

présentes sur la feuille sur le

logiciel Kalypso

« Budget de

trésorerie »

Cette feuille récapitule tous les

encaissements et décaissements de

la période concernée ainsi que le

solde final de trésorerie

Aucune, il faut juste faire une

analyse de la trésorerie et mener

des actions correctives sur la feuille

« Eléments à saisir » afin

d’a lio e la t so e ie

« Paramètres » C’est la feuille où so t i s its les paramètres pour la production

Aucune

« Production » C’est la feuille ui pe et de al ule les besoins en matières premières en

fonction de la production demandé.

De plus, on y retrouve le taux

d’utilisatio des a hi es

Aucune, il faut juste vérifier et

opti ise le tau d’utilisatio des machines

« Ventes » C’est la feuille ui al ule le hiff e d’affai es, la p odu tion stockée et

les créances clients en fonction des

prévisions de ventes saisies dans la

feuille « Eléments à saisir »

Aucune

« Fiscalité » C’est la feuille où la TVA et l’IS so t calculés

Aucune

« Matières

premières »

C’est la feuille ui al ule les stocks

et variations de stocks de matières

premières. Elle calcule aussi les

dettes fournisseurs et le montant

des achats à effectuer en fonction du

fournisseur choisi

Aucune

« Autres charges

d’e ploitatio »

Cette feuille calcule le montant des

autres charges et charges externes.

Une partie des charges est fixe. Les

autres charges sont variables, elles

Aucune

sont calculées en fonction du chiffre

d’affai es voi p visio s des ve tes

« Eléments

financiers »

Cette feuille apitule l’ tat des emprunts pour la période

concernée. On y retrouve aussi les

ta leau d’a o tisse e ts d’e p u ts. Elle al ule aussi le montant des intérêts perçus et

versés pour la période. De plus, on y

retrouve le montant des agios

calculés automatiquement

A chaque nouvel emprunt (sauf les

emprunts libres), il faudra

dupliquer le tableau

d’a o tisse e t d’e p u t et le e pli à l’aide des fo ules d jà

inscrites dans le tableau dupliqué.

« RH » (Ressources

humaines)

Cette feuille récapitule les charges

liées aux commerciaux et au service

administratif et financier. On y

intègre les charges, les

licenciements, les embauches, les

taux de commissions ainsi que les

charges sociales.

De plus, on y retrouve les éléments

« masse salariale mensuelle » et

« salaires et dispersion » permettant

de calculer la note RH du logiciel

Kalypso

Aucune, il faut juste vérifier les

écarts pour la note RH du logiciel

Kalypso

« Fiche de coûts » Cette feuille permet de calculer le

coût de revient de chaque bateau en

fonction de tous les éléments

précédents. Elle donne donc la

marge par produit en fonction des

charges et du prix de vente

Aucune, il faut juste vérifier que

chaque bateau dégage un résultat

suffisant

« Répartition des

charges indirectes »

C’est u e feuille a e e à la feuille « fiche de coûts ». Elle permet de

répartir toutes les charges indirectes

selon la méthode ABC entre chaque

produit à l’aide d’i du teu s de coûts

Aucune

Enregistrer

données saisies

B. Les diff rents outons d’a s

On peut retrouver sur notre SIAD différents boutons ou touches, en voici les explications :

Boutons Utilisation Actions à effectuer

Ce bouton présent sur la feuille

« Accueil » permet de se diriger

entre les 3 feuilles principales du

classeur : « Eléments à saisir »,

« Budget de trésorerie « et

« Décisions »

Cli ue su l’ toile o espo da t à la feuille où l’o souhaite a de

Ce bouton présent sur la feuille

« Accueil « pe et d’a de au site web de notre entreprise

Cliquer sur « Lipsea » pour accéder

au site web

Ce bouton présent sur la feuille

« Eléments à saisir » permet de

remettre à zéro tous les éléments

saisis précédemment

Cliquer sur ce bouton pour

remettre à zéro tous les éléments

saisis. Attention, cette action est

irréversible

Cette flèche bleue présente sur la

feuille « Eléments à saisir »

pe et d’a de au diff e tes autres feuilles du classeur

Cliquer sur la flèche bleue afin

d’a de à la feuille o e e

Cette flèche verte permet de

eve i à la page d’a ueil du SIAF

Cliquer sur la flèche verte afin de

retourner à la page d’a ueil du SIAD

Ce outo pe et d’e egist e une décision. Les éléments

enregistrés apparaîtront dans la

feuille « Historique »

Lipsea

Remise à zero (ce bouton est

sans retour)

II. Présentation détaillée des feuilles

A. Eléments à saisir

Pour rappel, cette feuille est la seule feuille où l’o doit saisi des i fo atio s. Voici les étapes à suivre pour prendre une nouvelle décision :

Faire une remise à zéro des informations

Saisir la période concernée : par exemple pour obtenir le 2ème

t i est e de l’a e saisi dans la case jaune : 01/04/03. Le 01 correspond au 1

er jour du mois, le 04 correspond au 1

er

jou du t i est e o e et le o espo d à l’a e d si e.

Saisir toutes les informations en jaune sur le tableau de la situation initiale. Cela correspond

aux données réelles du logiciel Kalypso de la période précédemment jouée. Il faut donc

récupérer ces informations sur le logiciel et les saisir.

Saisir tous les autres tableaux de la partie « prévisionnel ». Pa ta t de l’h poth se où o a saisi la période 01/04/03 correspondant au 2

nd trimestre. Il y a 2 colonnes : T2 et T3, cela

correspond au 2nd

trimestre et au 3ème

trimestre. Notre SIAD permet de prendre des

d isio s su t i est es. Il faut do saisi les i fo atio s pou le T et le T . Si l’o souhaite prendre une décision uniquement pour le trimestre 2, il suffit juste de remplir les

colonnes T2 et laisser les colonnes T3 vides.

Concernant les ressources humaines, il y a une colonne où est affiché T1, il faut donc ici saisir

les i fo atio s du t i est e p de t o espo da t à e u’il a t fait. Une fois toutes les étapes respectées, toutes les cellules initialement jaunes passeront à la couleur

verte (sauf si on prend la décision que sur 1 seul trimestre). Si des cellules restent jaunes, il faut donc

les saisi afi u’elles soie t toutes ve tes. Lorsque toutes les cellules sont vertes, le SIAD va calculer toutes informations des autres feuilles

excel. Il faut donc vérifier si les calculs paraissent judicieux, pour cela il faut passer dans chaque

feuille excel pour voir les résultats de la simulation. Si des résultats ne paraissent pas judicieux, il

faudra donc modifier des éléments dans la feuille « Eléments à saisir » afi d’o te i des sultats judicieux permettant de prendre une bonne décision.

Les valeurs indiquées sur la colonne bleue sont juste un récapitulatif des données saisies pour la

période concernée puisque les prises de décisions se font sur 2 trimestre.

Il faut ensuite cliquer sur le bouton « enregistrer les données » lorsque la price de décision a été faite

afin de garder un historique de toutes les décisions prises.

B. Les autres feuilles

1. « Décisions

C’est la feuille fi ale du SIAD, elle ui pe ett a de p e d e la d isio . Les i fo atio s p se tes sur cette feuille sont à recopier sur le logiciel Kalypso. Toutes les informations sont à recopiées sans

exception. Afi d’ vite des e eu s, il faut t e pe so es :

- 1 personne sur le SIAD qui dicte les informations à saisir

- 1 personne qui vérifie que les informations dictées soient bonnes

- 1 personne qui saisit les informations dictées sur le logiciel Kalypso

- 1 personne qui vérifie que les informations saisies correspondent bien aux informations

dictées

2. « Budget de trésorerie »

Cette feuille est t s i po ta te puis u’elle pe et de g e toute la t so e ie de l’e t ep ise. La t so e ie de l’e t ep ise est al ulée mensuellement. Elle se décompose en 5 parties :

Le haut du tableau correspond aux données de base

Les lignes « remboursement emprunt libre » jus u’à la lig e « actions » correspond aux

l e ts pe etta t d’ajuste la t so e ie afi d’ vite des d ouverts ou des surplus de

trésorerie

La partie encaissements récapitule tous les encaissements effectués durant le mois

La partie décaissements récapitule tous les décaissements effectuées durant le mois en

séparant les charges soumises à la TVA et celles non soumises à la TVA. Puis en distinguant

l’e ploitatio , le ho s-e ploitatio et l’i vestisse e t La pa tie du as du ta leau fait appa aît e le solde e fi de ois. L’o je tif est d’avoi u e

trésorerie proche de 0 sans être en dessous.

3. « Production »

Cette feuille de al ul pe et de d gage u e i fo atio esse tielle. Le tau d’utilisatio des a hi es. E effet, les i di ateu s d’utilisatio des a hi es e p i s e pou e tage pe ette t

de savoir si on est en sous-p odu tio ou e su p odu tio . L’o je tif i i est d’utilise les a hi es à % de leu apa it . De plus, il faut vite d’avoi des goulots d’ t a gle e t, ela o espo d à

être en utilisation maximale de 100% sur un type de machine et être à 90% par exemple sur une

autre machine. Dans e as, l’opti isatio des a hi es ’est pas o e, il faud a do fl hi à u e solutio . Cette solutio peut t e de odifie les o je tifs de p odu tio ou soit d’a hete u e

a hi e ui pe ett a d’ vite le goulot d’ t a gle e t.

4. « Ventes »

Cette feuille al ule le d tail du hiff e d’affai es à effe tue . De plus elle do e u e i di atio i po ta te su l’ tat des a es lie ts. Pou appel, les a es lie ts so t des ve tes o encore encaissées, elles ont donc un fort impact sur la trésorerie. Changer le délai de paiement des

clients pourrait être une solution pour améliorer la trésorerie.

5. « Matières premières »

Cette feuille fonctionne comme la feuille « Ventes » ais à l’e ve s. C’est-à-di e u’o e pa le plus de clients et d’e aisse e ts ais de fou isseu s et de d aisse e ts. Ai si le hoi du d lai de paie e t fou isseu pe ett a d’a lio e la t so e ie.

6. « Eléments financiers »

Cette feuille permet de concentrer tous les charges et produits financiers de notre entreprise.

Co e a t les e p u ts o au , ous avo s les ta leau d’a o tisse e ts e ti e e t auto atis s. Le SIAD up e le o ta t des i t ts ve s s et des e ou se e ts d’e p u ts e fonction de la période en cours et les répercute sur le budget de trésorerie.

Pour les emprunts libre, les intérêts versés sont calculés automatiquement et retranscris sur le

budget de trésorerie.

Les intérêts perçus correspondent aux intérêts du livret. Ceux-ci sont calculés automatiquement en

fonction du montant du livret.

Les agios so t al ul s auto ati ue e t s’il a u d fi it de t so e ie le ois d’ava t. E as de ouvel e p u t o al, il faut dupli ue u ta leau d’a o tisse e t d’e p u t, pou ela il faut donc déverrouiller la feuille et les cellules. Ensuite il faut retranscrire les formules dans le

ouveau ta leau. C’est u e tape assez o pli u ais ui est t s a e a la plupa t des e p u ts sont des emprunts libres et ceux-ci sont automatisés.

7. « Ressources humaines »

Cette feuille calcule toutes les ha ges li es au sala i s. Mais, l’utilit de o sulte ette feuille se trouve au niveau de la « masse salariale mensuelle » et « salaires et dispersion ». C’est deu petits tableaux pe ette t de al ule des a ts. L’o je tif est d’avoi u a t t s proche de zéro mais

sup ieu à afi d’o te i u e o e ote da s le logi iel. Ces otes so t al ul es e fo tio du service administratif et financier.

La masse salariale mensuelle : l’o je tif est d’avoi u o e suffisa t de sala i s pa rappo t au hiff e d’affai es p vus

Salaires et dispersion : l’o je tif est ue l’ a t e t e les di e teu s, les ad es et les e plo s soie t suffisa t pou espe te l’ galit e t e les iveau de hi a hie

Pour information, une mauvaise note ressources humaines signifie que les salariés sont

i satisfaits. Du oup le se vi e e t availle a pas o e te e t et ’e aisse a pas toutes les créances clients ce qui donnera lieu à des créances irrécouvrables.

8. « Fiche de coûts » et « Répartition des charges indirectes »

Ces deux feuilles permettent de calculer le coût de revient de nos 3 produits. Cette information est

t s i po ta te puis u’elle pe et de o aît e si l’o d gage de la a ge pou ha u des p oduits et son montant. Grâce à ce coût de revient on peut al ule le p i de ve te e fo tio d’u e a ge souhaitée, mais il faut aussi tenir compte des prix pratiqués par nos concurrents.

III. Les avantages et limites de notre SIAD

A. Les avantages

Surface de navigation rapide et optimisé grâce au diff e ts outo s d’a s apide

Les i fo atio s à saisi pa l’utilisateu se situe ue su u e feuille « Eléments à saisir »)

Le SIAD permet de prendre des décisions sur 2 trimestres

Toutes les feuilles et cellules sont bloquées mis à part la feuille « Eléments à saisir » ce qui

pe et d’ vite toutes e eu s de a ipulatio

Le SIAD pe et d’e egist e ha ue p ise de d isio da s la feuille « Histo ».

B. Les inconvénients

Lo s u’il a u ouvel e p u t o al, il faut d lo ue la feuille « Eléments financiers » et

dupliquer des formules

Affichage sur ordinateur petit pour afficher les tableaux en entier car il y a 2 trimestres de

calcul

Le bouton remise à zéro est irréversible, il faut donc enregistrer le fichier régulièrement afin

de récupérer la dernière sauvegarde

Modèle de calcul

I. Présentation générale du modèle de calcul Nous avons décomposé notre prise de décision en 5 parties comme présentées ci-dessous sur le

schéma extrait de la carte heuristique. Sur chaque partie on y retrouve tous les éléments afin de

prendre une décision. La branche « Note satisfaction client » est à pa t, e ’est pas u l e t réelle de la prise de décision. Mais, cet élément à une conséquence sur toutes les autres branches,

’est pou ela ue ous l’avo s isol da s u e a he à pa t.

II. Présentation détaillée du modèle de calcul

A. « Commandes en matière m par mois pour le trimestre

B. « Production »

C. « Effectif »

D. « Marketing mix »

Pour améliorer la visibilité nous allons présenter séparément les 4 parties marketing mix.

1. « Communication »

2. « Publicité »

3. « PV HT / bateau »

4. « Délai de paiement / bateau »