l'Évaluation des propositions au programme cadre (fp7) politiques, procédures et conseils...
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L'ÉVALUATION DES PROPOSITIONS AU
PROGRAMME CADRE (FP7)politiques, procédures et conseils pratiques
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Amiali Malek, Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA)Ph.D. Ing. (ENSA ex INA)
INFODAYS sur le FP7Université Mhamed Bougara
20 Mars 2013
INTRODUCTION
DEMANDES DE SOUTIEN FINANCIER
PROPOSITION DE RECHERCHE A LA COMMISSION
– PRESENTATION EN DETAIL
» TRAVAUX PREVUS
» RESPONSABLES DE LEUR REALISATION
» COÛTS DE LA SUBVENTION
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RÔLE DU PERSONNEL DE LA COMMISIONS
Vérifiez l'éligibilité des propositions Superviser le travail des experts Mener des séances d'information Modérer les discussions Organiser le panel et son travail Veiller à la cohérence et l'uniformité Peut donner des conseils sur:
Le fond des projets déjà soutenu ou en cours Des informations complémentaires utiles (directives,
règlements, politiques, etc) Peuvent même agir en tant qu'experts
Role de la commission IDENTIFIER (QUALITE ELEVEE)
» BENEFICIER D’UN FINANCEMENT
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NOMMER DES EXPERTS INDEPENDANTS
» EVALUATION DES PROPOSITIONS
ENTAMER LES NEGOCIATIONS COORDINATEURS DES PROPOSITIONS
» PASSÉ AVEC SUCCES L’ETAPE DE L’EVALUATION
» BUDGET EST DISPONIBLE
NEGOCIATIONS ABOUTISSENTPROJET EST SELECTIONNE CONVENTION DE SUBVENTION PREVOYANT UNE
CONTRIBUTION FIANANCIERE EST ETABLIE AVEC LES PROPOSANTS
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REGLES SONT ETABLIES REPOSE SUR PLUSIEURS PRINCIPES
EXCELLENCE:
Qualité élevée par rapport (thèmes et critères exposés dans les appels
TRANSPARENCE:
Décision doivent s’appuyer (règles et procédures)
Proposants receoivent les résultats des évaluations
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IMPARTIABILITE:
Egalité de traitement des propositions
Evaluation impartiale (mérites), sans préjuger (origine et l’identité des proposants)
CONFIDENTIALITE:
Contenu des propositions (données, connaissances, etc.)
EFFICACITÉ ET RAPIDITE:
L’évaluation, l’attribution, et la préparation des subventions. (selon la qualité de l’évaluation et le respect du cadre juridique.
CONSIDERATION ETHIQUES ET DE SÉCURITÉ:
Propositions à l’encontre des principes et éthiques et/ou n’est pas conforme aux procédures de sécurité sont exclue à tout moment des procédures d’évaluation, etc..
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Vue générale Vue générale du Processus d’Evaluationdu Processus d’Evaluation
Propositioncomplète
Forme de laproposition
Evaluateurs
Eligibilité
ClassementFinal de la Liste
PanelSoumissions ConsensusEvaluationIndividuelle
Ordre de prioritédes propositions
Liste desrejets
Finalisation
Critères
COMMISSION COMMISSION
Peut ê
tre
“A d
istan
ce”
Rôle des experts
Evaluateurs Evaluateurs
Critères Critères
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Les candidats sont informésde la Commission
décision
Décision de Financement
Lettre d'information rapide
Proposition
Evaluation Individuelle
Consensus
Examen par une commission
Audiences pour les grands projets
(Facultatif)
Seuil
Eligibilité
Negotiation
Classement de la Commission
Decision de rejet de la commision
distance ouBruxelle
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CONTRÔLE D’ELIGIBILITÉ
RÉCEPTION DES PROPOSITIONS AVANT LA DATE LIMITE
Délais fermes LE NOMBRE MINIMUM DE PARTENAIRES
INDÉPENDANTS ÉLIGIBLES Comme il est indiqué dans le programme de travail et
de l'appel EXHAUSTIVITÉ DE LA PROPOSITION
Présence de tout formulaires demandées Lisible, accessible et imprimable
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SELECTION DES EXPERTS BASÉE SUR:
Un haut niveau d'expertise Une gamme appropriée de compétences (Recherche scientifique,
technologiques, etc.)
SI CES DEUX CONDITIONS SONT REMPLIES, D’AUTRES CRITÈRES SONT AUSSI CONSIDÉRÉS: Equilibre approprié entre l’expertises academiques, industriels Répartition équitable entre hommes et femmes Une réputation raisonnable en fonction des origines
géographiques Une rotation régulière des experts
LIMITÉ PAR: Disponibilité Prévention des conflits d’intérêts l'incertitude sur le nombre et la portée exacte des propositions
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LES CRITÈRES CRITÈRES ADAPTÉS À CHAQUE RÉGIME DE
FINANCEMENT spécifié dans le programme de travail
Trois critères principaux: Qualité scientifique et technologique (pertinentes pour le
sujet de l'appel) Concept, l'objectif, plan de travail
Exécution Gestion Participants Individuels et du consortium dans son ensemble Allocation des ressources
Impact Contribution à l'impact escompté figurant dans le programme de
travail Les plans de diffusion / exploitation
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Notation de la proposition Chaque critère est noté de 0 à 5
Les demi-points sont autorisés Toute les thèmes sont considérées (santé, biotechnologie, etc) Les résultats doivent passer un seuil de notation si la
proposition doit être considérée pour un financement
Seuils s'appliquent à chaque critère Seuil par défaut est de 3
…et le score total Supérieure à la somme des seuils individuels Seuil par défaut est de 10
Peut varier d’un appel a un autre!
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Interprétation des résultats 0- La proposition ne répond pas au critère examiné ou ne
peut pas être jugé en raison d'informations manquantes ou incomplètes
1 - Mauvais. Le critère est traité d'une manière inadéquate, ou il ya de sérieuses faiblesses inhérentes.
2 - Passable. La proposition répond largement au critère, mais il existe des lacunes importantes.
3- Bien. La proposition satisfait bien le critère, même si des améliorations seraient nécessaires.
4 - Très bien. La proposition satisfait très bien le critère, même si certaines améliorations sont encore possibles.
5 - Excellent. La proposition traite avec succès tous les aspects pertinents du critère en question. Toutes les lacunes sont mineures.
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Proposal 1
Proposal 1
Proposal 1
IERIndividual Evaluation
ReportExpert A
IER Expert B
IER Expert C
Consensus meeting
CRConsensus
Report
One proposal can be evaluated by more than 3 experts
May be remote
Consensus: Scores & comments
HEARING(optional)
Processus d'évaluation
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Les évaluateurs doivent d'abord effectuer des lectures individuelles (souvent effectuée à distance)Les experts:
Évaluent la proposition individuellement Sans discuter avec les autres évaluateurs
Vérifiez si la proposition est dans le même champ d’application Remplissent un rapport individuel d'évaluation (IER) donnant
les notes et des commentaires de tous les critères Signent, ou par voie électronique "approuvent" le formulaire
IERs doivent être vérifié et, si nécessaire, retourné avec une demande justifiant le(s) résultat(s) donné(s)
Les scores et les commentaires doivent être en phase
Lecture individuelle
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Construit sur la base des évaluations individuelles de tous les évaluateurs
Implique habituellement une discussion Animé par un représentant de la Commission Accord sur les scores du consensus et
commentaires pour chacun des critères Un expert agit comme rapporteur
Consensus
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La notation n'est pas un processus d’une simple moyenne Les scores individuels doivent être explorées
Les modérateurs de la Commission président la discussion Fournit des informations si nécessaire Ne donne pas d’opinions
Impartialité et transparence Truc: De commencer par une discussion sur les commentaires et non pas sur les
scores
Examine la qualité du rapport du consensus qui constitue la base du rapport de synthèse de l'évaluation
Maintient une "piste d'audit”
Groupe de consensus et le modérateur
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Fonction principale est d'assurer la cohérence Notes finales et des commentaires pour chaque
proposition Rapports sommaires d'évaluation (ESR) Tous les nouveaux scores (si nécessaire) doivent être
soigneusement justifiée Des orientations claires pour la négociation des contrats
Divisé les propositions avec des scores de consensus identiques
• Approche est énoncé dans WP et GFA Résoudre les cas où un point de vue minoritaire a été
enregistré en CR Lister les propositions par ordre de priorité Audiences (le cas échéant)
Examen final du Panel
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Audiences
Les coordonnateurs dont les propositions ont passé les seuils de notation sont invités à Bruxelles
Destiné à clarifier tous les points soulevés par les experts à l'avance
Pas une occasion pour «améliorer» la proposition
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La Commission ne modifie pas l'ESR, sauf si nécessaire pour: améliorer la lisibilité [Exceptionnellement] Pour supprimer les erreurs factuelles
ou des commentaires inappropriés qui peuvent avoir échappé plus tôt dans la relecture
Les scores ne sont jamais modifiées L'ESR est envoyé au coordonnateur de la
proposition - pas d'engagement à ce stade concernant le financement
Modèles de lettres pour propositions i) évaluées et ii) inéligibles
"Les premières informations" aux candidats? – l’envoi des ESR
Procédure
de recours
déclanché
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Pourquoi le recours? Dans le passé, les plaintes arrivées au
hasard Traitées à différents niveaux Aucun traitement systématique Aucun enregistrement commun
La procédure de recours ne donne pas un nouveau droit d'appel …
mais va d'assurer une approche cohérente aux plaintes Mettre en place une procédure régulière Respecter les principes de transparence et
d'égalité de traitement
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Base juridique
Inclus (par le Conseil) dans les règles de participation: La Commission doit fournir des informations et définir des
procédures de recours pour les demandeurs [art.16.3] (Voir aussi l'art. 18.8 en relation avec les participants)
Procédure décrite dans «règles d'évaluation » Lorsque le demandeur croit: «... il ya eu une lacune dans la
remise de sa proposition .... qui mettrait en péril l'issue du processus d'évaluation ... »
Déclenchée par "lettre d'informations initiale» et l'ESR Intervalle d’un mois Plaintes «Éligibles» examinées par un examen interne du
comité
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Observateurs indépendants OI
Donne l'assurance que le processus est équitable peut donner des conseils constructifs Pas normalement un expert dans le domaine
scientifique concerné Leurs rapports sont mis à la disposition du
Comité du programme OI sont convoqués chaque année à une table
ronde Quels sont les points communs?
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Examen Éthique Déclenchée par les experts ou la Commission
Suivie d'une étape de la présélection Seulement les proposition qui ont passé le seuil
Le jury d'éthique pourrait discuter:
La prise de conscience des aspects éthiques et de l'impact social de la recherche proposée
Le respect des normes d'éthique du 7e PCRD
Application des directives européennes pertinentes, conventions, etc
Si le consortium est à la recherche de l'approbation des comités d'éthique locaux
L’equilibre entre les objectifs de recherche et l’intention d’utilisation des moyens
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Commission de suivi Rapports sommaires d'évaluation envoyés aux
candidats Lettre d'information initiale Procédure de recours
Dresser les listes finales de classement Information du Comité du Programme Négociation des contrats Consultation formelle du Comité du programme (le cas
échéant) Décisions de la Commission Enquête sur les évaluateurs Rapports des Observateurs indépendants
96% des répondants ont trouvé que la qualité de l'évaluation globale «satisfaisante» à «excellent»
91% ont trouvé le processus d'évaluation de l'UE semblable ou meilleur que les systèmes nationaux ou internationaux
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Négociation d’unProjet de Recherche Européen (PRE)
L’acceptation d’un projet et son lancement, la CE va inviter le coordinateur Passage obligé pour PRE: la négociation. Modifications dans la proposition initiale du projet et A fournir les renseignements nécessaires à l’écriture de la «
Convention de Subvention » du projet. Commence après l’envoi par la CE du «ESR» et de la lettre
d’invitation à la négociation.
Ce document précise le mandat de négociation
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Négociation d’un PRE
Le mandant de négociation contient le numéro de la proposition, le nom du « Project Officer » le nom de l’« Administrative Officer » le montant maximal de la contribution financière de la CE la durée du projet les changements à effectuer faisant l’objet de la
négociation (sur la base de l’ESR)
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Négociation d’un PRE Rendez-vous à Bruxelles entre le coordinateur et
«Project Officer» et l’«Administrative Officer»
«Project Officer» est responsable de la partie scientifique de la proposition du projet et il est amené à demander au coordinateur certaines modifications (l’ajout d’un partenaire), contrôle la gouvernance du projet et vérifie la faisabilité des livrables («deliverables») et des jalons («milestones »).
Reviens sur le contenu de chaque «work package», vérifie les activités de dissémination et les considérations éthiques du projet.
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Négociation d’un PRE
Souvent le coordinateur modifie sa proposition pour mieux répondre aux exigences de la CE. Il revient vers ses partenaires pour leur faire part des
modifications à apporter Ces dernières sont proposées par le coordinateur via la
plateforme en ligne dédiée à la négociation de projets de la CE (ie «NEF»). Il permet aussi de déposer toute nouvelle version du projet et de compléter les informations administratives et financières du projet.
l’«Administrative Officer» est présent pour rappeler les procédures administratives et les documents à fournir par le coordinateur pour établir la «Convention de Subvention».
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Négociation d’un PRE Le «Project Officer» vérifie les modifications et peut en
exiger d’autres. Cet échange entre le coordinateur et le «PO» dure jusqu’à ce que ce dernier estime que le projet répond aux attentes de la CE
La finalité de la négociation : la signature de la convention de subvention
CE établit la «Convention de Subvention» grâce aux renseignements fournis par le coordinateur.
C‘est le contrat qui lie le consortium du projet à la CE Ce document présente les travaux et résultats que la
Commission européenne attend du projet.
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Négociation d’un PRE
L’«Accord de Consortium» est un document expliquant les droits et obligations du coordinateur et des partenaires, et les procédures décisionnelles du consortium.
Son élaboration est basée sur la convention de subvention en tant que document de référence.
Il contient notamment les points relatifs aux droits de propriété intellectuelle.
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Les conseils pour réussir la phase de négociation
Consulter les documents officiels produits par la CE sur la négociation : ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf
Ne pas hésiter à correspondre avec le «PO» et l’«AO» pour savoir quelles sont les attentes de la CE
Echanger avec ses partenaires pour les tenir informés de l’avancement de la négociation
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Les conseils pour réussir la phase de négociation
Lors du rendez-vous à la CE, demander à être accompagné par un manager de projet (comme le Service Europe
et Recherche) ou par un partenaire, acteur dans le management du
projet
Etre force de proposition pendant la négociation, sans obligation d’accepter toutes les exigences de la CE
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EUROPA - 7ème PCRD :
http://ec.europa.eu/research/fp7/
Informations sur les appels à propositions du 7ème PCRD :
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm
Service de guides et supports de Cordis :
http://cordis.europa.eu/guidance/helpdesk/home_fr.html
IPR-helpdesk :
http://www.ipr-helpdesk.org/index.html
Renseignements sur l’EPSS (Electronic Proposal Submission Service) :
Site du CER (Conseil européen de la recherche)
http://ec.europa.eu/erc/index_en.cfm
Trouver les documents relatifs au 7ème PCRD