Les voyages scolairesLes voyages scolaires

La comptabilisation des acomptes sur 2 exercices

Différents types d’ écritures

COMPTABILISATION A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2008

Voyage des 3èmes du collège fodad…Voyage des 3èmes du collège fodad…

Ce voyage facultatif au Paradis espagnol concerne 32 personnes dont 30 élèves et 2accompagnateurs, il s’effectuera les 22,23 et 24 mars.

BUDGET PREVISIONNEL  DEPENSES :

Transport DON QUIROTTE 4000,00€ L’Auberge Espagnole 3100,00€ Visite la Tour Efole 200,00€ Parc de la Vilaine 200,00€ Cafétéria « Kscrout » 500,00€

Le Total des dépenses s’élève à 8000,00€ pour 32 personnes.Le coût de revient du voyage s’élève à 250,00€ par personne.

RECETTES : FSE 1450,00€ Familles 5100.00€ Subvention de la collectivité de rattachement 1000,00€ Contribution entre services 450,00€

30 élèves participent au voyage : 5100€ / 30= 170€La famille de chaque élève participant règlera la somme de 170€ en

deux versement.1er versement : 100,00€ mois de janvier2ème versement : 70,00€ mois de février

Le financementLe financementSUBVENTIONS = Ressources affectées D’Etat ( ZEP, projet établissement…) D’autres organismes publics (collectivités)Information du CA, DBM de niveau 2

LES DONS FSE Associations de parents d’élèves Organismes privésLe CA doit accepter le principe de son versement et de son utilisation

avant toute perception

FONDS PROPRES Service général Service spécialContribution entre services par DBM de niveau 3

SUBROGATION DE CREANCES (aides individuelles) Fonds sociaux (évitent discrimination fondée sur revenus des parents) Divers organismes (CAF, municipalités, comités d’entreprise). Payent en lieu et place des familles.

et depuis 2005, les chèques vacances…

Les dépensesLes dépenses

Rappel : les dépenses ne sont engagées que lorsque les décisions du CA sont exécutoires et que les crédits sont inscrits au budget.

AVANT LE VOYAGE

- bons de commande

- versement d’acomptes ou d’arrhes ( 1 contrat est conclu)

Arrhes : EPLE les perd en se désistant mais n’est pas contraint à l’exécution du contrat.

Acompte : engagement ferme des 2 parties, obligation d’ acheter.

- dérogation aux règles de paiement après service fait (acompte jusqu’à 70%).

CF : BO règle du paiement après service fait

PENDANT LE VOYAGE

- AC seule personne habilitée à manier les fonds publics

- Des menues dépenses peuvent être effectuées dans le cadre d’une régie temporaire.

La régie La régie temporairetemporaire

Régie de dépenses prévue par le chef d’établissement pour permettre à une personne désignée régisseur d’avance du voyage (pour la durée de celui-ci) de partir avec une somme permettant de faire face à des dépenses.

La régie peut être couplée à une carte bleue (attention, celle-ci est au nom du régisseur et doit être demandée par l’intermédiaire du comptable au Trésor)

Rédiger la régie (signée par le chef d’établissement), la transmettre au comptable qui délivrera l’avance contre reçu.

Prévenir le professeur qu’il devra conserver les justificatifs des dépenses.

Au retour, il restituera le montant du reliquat de l’avance au comptable et les dépenses seront mandatées pour ordre au N3.

Texte sur le débet des régisseurs (décret 2008-227 du 5 mars 2008)

La convention de La convention de mandatmandatCONVENTION DE MANDAT

Vu la loi n° 63-156 du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963 ; Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ; Vu le décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 modifié en dernier lieu par le décret 97-33 du 13 janvier 1997, relatif aux régies de recettes et d’avances des organismes publics ; En application de l’instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant l’instruction codificatrice n° 98-065 – M9 – R du 4 mai 1998 ;

Vu l’acte administratif n° ……………… du Conseil d’administration du …………….. relatif au financement du budget du voyage scolaire. Article 1 : Objet Monsieur ……. , agissant en qualité d’Agent comptable du lycée ….., donne procuration à M…………….., professeur de ……………, désigné en qualité de mandataire pour l’encaissement des recettes correspondantes à : . (lieu du voyage, joindre l’acte administratif) Article 2 : Seuil des encaissements Considérant le tarif voté en Conseil d’administration et le nombre d’élèves concernés ; Le montant des encaissements ne doit pas dépasser ……………..………… euros. Article 3 : Obligations du mandataire Un registre de reçus à souche sera livré au mandataire. A chaque encaissement le mandataire devra délivrer un reçu. En cas d’erreur, ou d’annulation, le reçu portera la mention « annulé », et sera agrafé à la souche. Le mandataire inscrira sur la souche le nom de l’élève, la date, le montant et l’objet. Le mandataire indiquera sur le reçu le nom de l’élève, la date, le montant, l’objet ; sa qualité, et son émargement sera précédé de son nom. Il doit procéder au reversement tous les huit jours au maximum des fonds et pièces justificatives qu’il détient au régisseur qui les centralise et les intègre dans sa comptabilité. En aucun cas, le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas à l’objet, le montant ou la qualité des débiteurs de la présente convention.

La convention de La convention de mandatmandat CONVENTION DE MANDAT

Vu la loi n° 63-156 du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963 ; Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ; Vu le décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 modifié en dernier lieu par le décret 97-33 du 13 janvier 1997, relatif aux régies de recettes et d’avances des organismes publics ; En application de l’instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 annotant l’instruction codificatrice n° 98-065 – M9 – R du 4 mai 1998 ;

Vu l’acte administratif n° ……………… du Conseil d’administration du …………….. relatif au financement du budget du voyage scolaire. …………………………………………………………………... Article 4 : Responsabilité Les opérations effectuées par le mandataire engagent la responsabilité personnelle et pécuniaire de l’Agent Comptable. Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion à l’Agent comptable et doit à ce titre tenir une comptabilité simplifiée de sa gestion. En cas de non respect des termes de la présente convention par le mandataire, l’Agent comptable se réserve le droit d’engager la responsabilité du mandataire. Article 5 : Durée La présente convention est conclue pour une durée de deux mois, à compter de sa signature. A , le ………………………. L’Agent comptable, Le Mandataire, « vu pour acceptation »

L’exécution L’exécution budgétairebudgétaire

Les voyages et sorties facultatifs se gèrent au chapitre N3 qui est dit « sans résultat » (pas de réserves), les recettes doivent être rigoureusement égales aux dépenses ce qui suppose parfois une possibilité d’ajustement (participation du FSE par exemple)

Les voyages ou sorties obligatoires sont en totalité sur le chapitre A1, ou sur les services spéciaux suivants :◦ J1 (enseignement technique)◦ J31 (Projet d’établissement)

Un reliquat inférieur à 8 euros peut resté acquis à l’établissement après un délais de 3 mois. Au-delà de 8 euros la somme est restituée aux familles.

Les écritures comptablesLes écritures comptables• La comptabilité des ressources des famillesLa comptabilité des ressources des familles

4118 familles part aux voyages scolaires exercice courant4117 familles part aux voyages scolaires exercice antérieur4191 avance reçue des famillesN3/7067 contribution des familles aux voyages scolaires

plusieurs FQE2500 25002100 2100

CL 5 4191 ESP 4118 ESP

1.ENCAISSEMENT DES AVANCES DES FAMILLES / VALIDATION DES FQE

Lorsque les élèves versent des avances (ce qui est généralement le cas), ces Lorsque les élèves versent des avances (ce qui est généralement le cas), ces sommes sont suivies au compte 4191. Ensuite, elles sont transférées dans « les sommes sont suivies au compte 4191. Ensuite, elles sont transférées dans « les produits » du voyage au 4118produits » du voyage au 4118

Les écritures comptablesLes écritures comptables• Les encaissementsLes encaissements

1.ENCAISSEMENT DES AVANCES DES FAMILLES / VALIDATION DES FQE

Sur caisse : 531Par chèque bancaire : 5112 puis 5151

Une autre possibilité depuis 2005………

Les écritures comptablesLes écritures comptables La comptabilité des chèques vacancesLa comptabilité des chèques vacances

Un préalable: le vote du CA , l’agrément ANCV

Remise à l’ encaissement100 100

100

51130 41910

10051510

Remboursement par l’ANCV (retour relevé trésor)

Les écritures Les écritures comptablescomptables

LES VOYAGES SE GERENT DANS LES COMPTES DE: « RESSOURCES AFFECTEES »

Le comptable, au vu de la prévision budgétaire prend en charge le voyage dans 2 comptes parallèles, celui des produits à recevoir (de racine 468produits à recevoir (de racine 4682266 qui suit l’encaissement des recettes) et celui des charges à payer charges à payer ( de racine 468( de racine 4686666 qui suit l’avancement des dépenses).

Les écritures Les écritures comptablescomptables

La comptabilité des ressources affectées

1000 FQE 10001450 1450

CL 5 468263 ESP 468663 ESP

468263 ESP produit à recevoir 468663 ESP Charge à payer

2. Encaissement de la subvention de la collectivité de rattachement3. Encaissement du don du FSE

Les écritures comptablesLes écritures comptablesLa comptabilité des ressources

affectées

1450 14501450 1450

1000 10001000 1000

CL 5 468263 ESP 468663 ESP

468263 ESP produit à recevoir 468663 ESP Charge à payer

4. Prise en charge de la subvention de la collectivité de rattachement(écriture manuelle)3. Prise en charge du don du FSE (écriture manuelle)

Les écritures comptablesLes écritures comptables Fonds socialFonds social

La commission de fonds social décide de l’ attribution d’ une aide pour 2 élèves pour une somme globale de 500€

1. Mandat2. Affectation au voyage3. Ordre de recette

Le montant accordé est assimilé à un paiement de la famille

500 MDT 500500 AFFECT 500

F 65762 4662 41911

500 500OR FSL

441163 74117

Les écritures Les écritures comptablescomptables

Les contributions entre servicesLes contributions entre services

Le principe:  «  un service donne, un service qui reçoit »

Une DM de l’ ordo type11 (virement dans chapitre A1 ou J1 ou J31…..) pour alimenter un compte 6588

Une DM de type 38 pour vote au chapitre N3 ( avec code de gestion)

OU

Une DM de prélèvement sur fonds de réserve pour alimenter un A1 6588 ou J1…

ET

Les écritures comptablesLes écritures comptables

Les contributions entre servicesLes contributions entre services

Le principe:  «  un service donne, un service qui reçoit »

450 MDT 450450 AFFECT 450

450 PRIS EN CHARGE 450450

A1 6588 4662 468263 468663

1. MDT 2. PRISE EN CHARGE3. OR

450N3 7588 OR

Les écritures comptablesLes écritures comptables Les mandatsLes mandats

Paiement des factures:

6890 MDT 6890N3/6. 4012

Mandat régie:

510 MDT 510N3/6. 47210

Les écritures Les écritures comptablescomptables

Affectation des avancesAffectation des avances

4500 450041911 4118 ESP

600 60041911 4664

Pour le montant nécessaire à l’équilibre de la dépense

Constatation des reliquats (gestion des reliquats > 8€)

Les écritures comptablesLes écritures comptables Les ordres de recettesLes ordres de recettes

1450 14501450 1450

1000 1000 14501000 1000

1000

CL 5 468263 ESP 468663 ESP

La subvention du conseil généralLe don du fse 1450

N3 7468

1000N3 74438

La part des familles

4500 45004500

4118 ESP N3 7067

Pour mémoire:Contribution entre services Cf diapo 13

Les écritures Les écritures comptablescomptables

La comptabilité des acomptesLa comptabilité des acomptes

Sur l’ exercice NEncaissement au 4191 (recette avances)

35003500 3500

4191 487

Paiement de l’ acompte du voyage

2500 25002500 2500

2500

n3 /6. 4012 5159

486Ordre de reversementPour ordre

2500

transfert en produits constatés d’avance

Les écritures comptablesLes écritures comptables La comptabilité des acomptesLa comptabilité des acomptes

Compte 486 - Charges constatées d'avanceLe compte 486 enregistre les frais engagés par l'établissement au cours d'un exercice et qui seront imputés à l'exercice Suivant auquel ils se rapportent.

En effet, les comptes de la classe 6 enregistrent toutes les charges des qu'elles se produisent et comprennent ainsi des charges engagées pendant cet exercice, mais qui concernent l'exercice suivant. Pour rétablir le résultat de l'exercice, les charges de l'exercice suivant sont transférées en fin d'exercice au débit du compte 486. Le montant de ce transfert est effectué au vu d'un ordre de reversement par le crédit des comptes de charges intéressés.Le compte 486 est débité par le crédit du compte intéressé de la classe 6 sur émission d'un ordre de reversement.Le compte 486 est crédité, à l'ouverture de l'exercice suivant, par le débit des comptes de charges intéressés de l'exercice.En cas de besoin, le compte 486 peut être subdivisé .

Les écritures comptablesLes écritures comptables La comptabilité des acomptesLa comptabilité des acomptes

Sur l’ exercice N+1

Mandat pour ordre de l’ acompte du voyage

2500 25002500 2500

n3 /6. 4012 486

Le 486 est soldé Les encaissements sont basculés , les prises en charge , les or y compris celui de l’ acompte sont effectués sur l’année correspondante à la dépense

Bilan entrée 35003500 3500

1600(reste à recouvrer)

487 4118 N3/7067

5100 (montant total)

OR

Compte 4091 : acompte. (Source gestionnaire03)

La question se pose souvent du paiement des acomptes, notamment pour les voyages, sur un exercice alors que l’opération sera finalisée sur l’exercice suivant. La mécanique comptable est d’une simplicité enfantine et consiste en une opération hors budget se traduisant par un ordre de paiement de l’ordonnateur du montant de l’acompte avec utilisation du compte 4091.

Acompte de 1000 € payé en novembre 2007, sur un montant total de la facture de 3000€ pour un voyage effectué en mars 2008.

En N (2007) :4091-5159 : 1000 (paiement de l’acompte) ; bilan de sortie du 4091 justifié au cofi.En N+1 (2008) :4091- 890 : 1000 (reprise en BE du compte)N3 6 - 4012 : 3000 ( mandatement de la facture totale due au voyagiste)4012 - 5159 : 2000 (montant de l’acompte déduit du paiement)4012- 4091 : 1000 (régularisation de l’acompte)

2ème méthode:

Les écritures comptablesLes écritures comptables conseilsconseils

Créer des codes de gestion par voyage en dépense et en recetteIdem pour la classe 4

Des dessins …Des dessins …

Comptabilité Générale

Comptabilité budgétaireDépenses N3

Voyagiste : 7100Dépenses de Régie : 900

Total : 8000

Recettes N3

Participation familles : 5100Subvention CG : 1000Participation FSE : 1450Contribution entres services:450Total 8000

Comptes Classes 6

Comptes classe 7

Produits à recevoir

Charges à payer

EncaissementsSubventionsFond socialFoyer socio-éducatif

=

N3

OR

ENC