les depenses module mm : gestion des achats annexe 3 le solde engagement juridique (commande)

LES DEPENSESMODULE MM : GESTION DES ACHATS

Annexe 3

LE SOLDE

ENGAGEMENT JURIDIQUE(COMMANDE)

SIFAC

2010

29/07/2010

2

A RETENIR p 3

COMMENT SOLDER UN ENGAGEMENT JURIDIQUE p 4

LES CONSULTATIONS p 8

CAS PRATIQUES p 19

SIFAC

SOMMAIRE

Les engagements juridiques sont des commandes de fournitures ou de services qui impactent le budget en créant une réserve de crédits sur le centre financier concerné.

L’UP11 a choisi le principe du service fait valorisé. Cela signifie que lors de la saisie d’un service fait, les 3 comptabilités (budgétaire, analytique et comptable) sont impactées.

3

SIFAC

1 - Transaction ZME2K : le suivi des commandes.Une commande est soldée si les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0.Dans le cas contraire, il est vivement conseillé de consulter l’historique de la commande (livraison, facturation).

2 - Transaction ME2N : le suivi des services faits.Il convient de vérifier si les services faits saisis ont donné lieu à une facturation.

Si un service fait ne faisant pas l’objet d’une facture n’est pas annulé, le système n’effectuera aucune régularisation des écritures comptables et la mise à jour des crédits ne sera pas faite.

3 – Transaction MB5S : consultation des écarts EM/EF (entrée de marchandises/entrée de factures).Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture équivaut à bloquer des crédits inutilement sur le budget.

La saisie d’un service fait n’est pas anodin. Il faut être particulièrement attentif aux écarts entre le montant du service fait (entrée de marchandises) et le montant de la facture (entrée de factures) car ces écarts bloquent des crédits inutilement. Et bien sûr des crédits bloqués sont des crédits qu’on ne peut utiliser…

4 – Solde et annulation.Par la transaction MIGO, il faut annuler les services faits (en quantité ou en valeur) qui ne feront pas l’objet d’une facturation (en MIRO).

Par la transaction ME22N, il faut cocher « livraison finale » (onglet «Livraison ») et « facture finale » (onglet « Facture ») pour chaque ligne de poste créée afin de solder totalement un engagement juridique.

A RETENIR

4

SIFAC

COMMENT SOLDER UN ENGAGEMENT JURIDIQUE

LE PRINCIPE

Ils existent différentes façons de solder un engagement juridique.

☼ Utiliser la Transaction ME22N

☼ Cocher « Livraison finale » et « Facture finale » Transaction ME22N

☼ Cocher « Facture finale » Transaction MIRO et cocher « Livraison finale » si nécessaire Transaction ME22N

COMMENT DOIT-ON PROCEDER ?

√ CONSULTER LE SUIVI DES COMMANDES

Par la transaction ZME2K, il faut vérifier :

* Si la commande en quantité ou en valeur a fait l’objet d’une saisie de service fait via la colonne « Reste à livrer ». * Si la commande en quantité ou en valeur a fait l’objet d’une facture via la colonne « Reste à facturer ».

Régulièrement, il faut vérifier si les commandes sont soldées (colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0).

√ VERIFIER L’EXISTENCE D’UN SERVICE FAIT

Par la transaction ME2N, il faut vérifier que chaque commande a fait l’objet d’un service fait.

5

SIFAC

COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? (suite)

√ VERIFIER L’EXISTENCE D’UN ECART EM/EF (entrée de marchandises/entrée de factures)

Par la transaction MB5S, il faut vérifier qu’il n’existe pas d’écarts entre le montant du service fait et le montant de la facture.

√ ANNULER UN SERVICE FAIT « PARASITE »

Par la transaction MIGO (code 102), il faut annuler les services faits ou les écarts existants.

ATTENTION ! Il faut seulement annuler la quantité ou la valeur qui ne donnera pas lieu à ATTENTION ! Il faut seulement annuler la quantité ou la valeur qui ne donnera pas lieu à une facturation.une facturation.

√ ENGAGEMENT JURIDIQUE SANS AUCUN SERVICE FAIT NI AUCUNE FACTURE A RECEVOIRTRANSACTION ME22NTRANSACTION ME22N

Il existe deux possibilités :

Soit sélectionner la ligne de poste à solder et cliquer sur

Soit cocher (pour chaque ligne de poste) : * « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison »,* « Facture finale » dans l’onglet « Facture ».

√ ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI MAIS SANS FACTURE A RECEVOIRTRANSACTION MIGO – ME22NTRANSACTION MIGO – ME22N

Par la transaction MIGO, on annule le service fait (code 102).Par la transaction ME22N, on coche (pour chaque ligne de poste) :

* « Facture finale » dans l’onglet « Facture »,* « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison ».

6

COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? (fin)

√ ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURETRANSACTION MIRO – ME22NTRANSACTION MIRO – ME22N

Dans la transaction MIRO, après la saisie des données de la facture, cocher

Dans la transaction ME22N, cocher « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison » pour finaliser le solde.

ATTENTION ! Ne pas solder un engagement juridique tant que la facture n’est pas saisie.ATTENTION ! Ne pas solder un engagement juridique tant que la facture n’est pas saisie.

√ ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI ET FACTURE SAUVEGARDEE

Si lors de la saisie de la facture la colonne « Facture finale » n’a pas été cochée, il faut se positionner dans la transaction ME22N. De là, on coche :

* « Facture finale » dans l’onglet « Facture »,* « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison ».

SIFAC

****

7

CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE !!

CE QU’IL FAUT FAIRE !

Modifier le montant engagé ne solde pas la commande. Au contraire, cette saisie engendre des incohérences au niveau du budget.

SIFAC

Dans l’exemple, le montant engagé a été ramené à 0.01 € sans solde de la commande.

En ZME2K, il reste logiquement 0.01 € à réceptionner et à facturer.

En FMAVCR01, on retrouve un crédit de 0.01 € engagé.

Pour solder une commande, on coche « Livraison finale » et « Facture finale » en ME22N. Il est possible aussi de vérifier, par la transaction MB5S, si il y a un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture pour cette commande.

En ZME2K, il reste 0 à réceptionner et à facturer.

En FMAVCR01, le montant des crédits engagés est à 0 €.

8

LES CONSULTATIONS

SIFAC

ZME2K

ME2N

MB5S

Suivi des commandes p 9

Consultation des services faits p 12

Consultation des écarts EM/EF P 15

9

SIFAC

Indiquer un ou des centres de coûts.

Indiquer un n° EOTP pour consulter une convention particulière.

Consulter les commandes par enveloppe (n° ordre).

Cliquer sur pour exécuter la demande.

Cliquer sur pour sélectionner la mise en forme UP11 concernée.

Sélectionner le mise en forme : /UP11CDE SUIVI COMMANDES D’ACHAT

ENTREE

ZME2K

Cette transaction permet de suivre les commandes.Cette transaction permet de suivre les commandes.

10

SIFAC

La mise en forme s’affiche à l’écran.

La mise en forme a été créée avec un tri par document d’achat.

Centre Financier et centre de coûts en consultation.

N° de convention.

Ligne de poste liée à la commande.

Montant total HT saisi à la commande.

Montant total TTC saisi à la commande.

Les colonnes « Valeur nette de cde » et « Valeur totale en cours » sont des valeurs invariables. Le système vous indique seulement le montant engagé lors de la saisie de la commande.Ce montant ne se modifiera pas quelque soit le mouvement intervenu sur la commande.

11

SIFAC

Commande en quantité (PC)Pour chaque ligne de poste, la « quantité » n’ayant pas fait l’objet d’un service fait.

Commande en quantité (PC) Pour chaque ligne de poste, la « quantité » n’ayant pas fait l’objet d’une facturation.

Commande en valeur (VAL)Pour chaque ligne de poste, la « valeur » n’ayant pas fait l’objet d’un service fait.

Commande en valeur (VAL)Pour chaque ligne de poste, la « valeur » n’ayant pas fait l’objet d’une facturation.

Date de saisie du document.

Pour exemple : je lis que la commande a été entièrement réceptionnée (reste à livrer à 0) mais il me reste 11 produits soit 1770 € HT à saisir en facturation (MIRO).

****

12

SIFAC

ME2N

Cliquer sur pour sélectionner la variante souhaitée.

Sélectionner « UP11SF CONSULTATION SERVICES FAITS ».

ENTREE

Cette transaction permet de consulter les services faits.Cette transaction permet de consulter les services faits.

Indiquer le n° de la commande ou des commandes à consulter. Sélectionner plusieurs commandes est possible en cliquant sur

13

SIFAC

Ou cliquer sur pour afficher les commandes saisies par un utilisateur précis ou par des utilisateurs différents.


Quantité commandée (quantité ou valeur) non réceptionnée.

14

SIFAC

Double-cliquer sur le n° de la commande pour afficher la commande.

Il est possible de solder la commande (si nécessaire) à ce niveau.

Cliquer sur pour passer en « mode modification ».

****

15

SIFAC

MB5S

Cette transaction permet d’identifier les écarts entre une entrée de marchandises (EM) et une entrée Cette transaction permet d’identifier les écarts entre une entrée de marchandises (EM) et une entrée de factures (EF). Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture peut bloquer des de factures (EF). Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture peut bloquer des crédits inutilement.crédits inutilement.

Cliquer sur pour effectuer une sélection multiple.

Effectuer une sélection en valeur individuelle(des valeurs qui ne se suivent pas).

Effectuer une sélection en intervalle (des valeurs qui se suivent).

ENTREE


Cette transaction propose une sélection restreinte de données. Vous pouvez sélectionner néanmoins une ou plusieurs commandes afin de les consulter. Si vous n’indiquez aucun n° de commande, le système affichera l’ensemble des commandes de l’UP11.

Cocher cette zone pour afficher les commandes livrées et facturées sans écart de prix .

16

EM = entrée de marchandisesEF = entrée de factures

Montant total TTC du service fait.

Cette colonne affiche la valeur totale imputée sur le budget.

Montant HT de la facture.

Montant HT du service fait.N° de la commande et n° de la ligne de poste

SIFAC

Dans le menu « Saut(L) » sélectionner « Liste détaillée » pour afficher la mise en forme adéquate (comme ci-dessous).

1

1 Il existe un écart de 17.50 €.

2

2 Il existe un écart de 75 € … mais aucune facture n’a été saisie.

17

►Pour consulter l’historique d’une commande par ligne de poste, sélectionner la ligne de poste à consulter puis double-cliquer.

►Pour afficher une commande dans son intégralité, cliquer sur

Il est possible de solder la commande (si nécessaire).

Cliquer sur pour passer en « mode modification ».

Le système affiche à l’écran la fenêtre spécifique concernant l’historique de la commande pour la ligne de poste sélectionnée.

SIFAC

18

SIFAC

A NOTER :

Si la ligne est en rouge cela signifie qu’il y a une incohérence entre la quantité ou la valeur livrée et la quantité ou la valeur facturée.

Le montant saisi à la facture est supérieur au montant du service fait.

Le montant du service fait est à 0 € mais une facture a été saisie pour 6883.61 €…

****

19

SIFAC

CAS PRATIQUES

COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : PAS DE SERVICE FAIT SAISI NI FACTURE A RECEVOIR p 19

COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : SERVICE FAIT SAISI MAIS PAS DE FACTURE A RECEVOIR p 24

COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER :SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE p 28Cas 1QUANTITE ENGAGEE = QUANTITE RECEPTIONNEE = QUANTITE FACTUREEMONTANT ENGAGE = MONTANT DE LA FACTURE p 28CAS 2QUANTITE ENGAGEE = QUANTITE RECEPTIONNEE = QUANTITE FACTUREEMONTANT ENGAGE ≠ MONTANT DE LA FACTURE p 33

COMMANDE EN VALEUR A SOLDER :SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE p 39Cas 1MONTANT ENGAGE = MONTANT DU SERVICE FAIT = MONTANT DE LA FACTUREMONTANT ENGAGE = MONTANT DE LA FACTURE p 39Cas 2MONTANT ENGAGE ≠ MONTANT DU SERVICE FAIT = MONTANT DE LA FACTUREMONTANT ENGAGE ≠MONTANT DE LA FACTURE p 44Cas 3MONTANT ENGAGE = MONTANT DU SERVICE FAIT ≠ MONTANT DE LA FACTUREMONTANT DU SERVICE FAIT ≠ MONTANT DE LA FACTURE p 50

COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT p 57Cas 1 COMMANDE EN QUANTITE p 57Cas 2 COMMANDE EN VALEUR p 60

20

SIFAC

Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande.

Transaction : ME21N Création de la commande.

Quantité commandée : 5 Prix net : 10 €/pièce soit un montant total de 50 € HT soit 59.80 € TTC

Actuellement, 233.21 € sont engagés sur le compte budgétaire 604.

COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : PAS DE SERVICE FAIT SAISI NI FACTURE A RECEVOIR

21

SIFAC

Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits après saisie de la commande.

Le montant des crédits engagés a augmenté suite à la saisie de la commande.

Transaction : ME22N Solde de la commande.

Sélectionner la ligne de poste concernée puis cliquer sur

Cliquer sur OUI

1ère façon de solder la commande

22

SIFAC

La commande est soldée.

Dans l’onglet « Facture », cocher « Facture fin. ».

Dans l’onglet « Livraison », cocher « Livrais. Finale ».

La commande est soldée.

2nd façon de solder la commande

Sauvegarder

Sauvegarder

23

SIFAC

Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits après solde de la commande.

Le montant des crédits engagés est de nouveau à 233.21 €.

****

24

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande.


Quantité commandée : 2Prix net : 10 €/pièce soit un montant total de 20 € HT soit 23.92 € TTC

COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : SERVICE FAIT SAISI MAIS PAS DE FACTURE A RECEVOIR

SIFAC

Aucuns crédits engagés (1). Le montant des crédits disponibles (crédits non consommés) est de 1500 € (2).

1 2

25

SIFAC

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande.

Transaction : MIGO Création du service fait.

La commande est entièrement réceptionnée.

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait.

(1) Montant des services faits en attente de facturation. Le montant des crédits engagés (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont inchangés.

1 23

Le montant des crédits engagés (1) est venu diminuer le montant des crédits disponibles (2). Aucun service fait saisi pour cette commande (3).

32 1

26

SIFAC

Transaction : ME23N Vérification de l’historique de la commande.

On constate, dans l’historique de la commande, que le service fait est toujours actif. A ce niveau de saisie, le solde de la commande ne permet pas de récupérer les crédits engagés. La colonne « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget.

Transaction : MIGO Annulation du service fait.

Sélectionner le code « 102 » (annulation).Indiquer le n° de la commande.Saisir la quantité ou la valeur à annuler puis cocher sur « OK ».Sauvegarder.

ATTENTION ! NE PAS ANNULER UN SERVICE FAIT QUI A FAIT L’OBJET D’UNE FACTURE.

►La commande doit être soldée.

Transaction : ME23N Vérification de l’historique de la commande après annulation du service fait.

Dans l’historique de la commande, on peut voir que le service fait est annulé et le montant imputé est à 0 €.

27

SIFAC

Transaction : ME22N Solde de la commande.

Cocher « Facture finale ». Cocher « Livraison finale ».

Sauvegarder

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après annulation du service fait et solde de la commande.

Le montant des crédits engagés et le montant des services faits sont à 0 €. Les crédits disponibles sont mis à jour.

Transaction : ZME2K Consultation de la situation de la commande.

Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est entièrement soldée.

****

28

SIFAC

COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER :SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE



CAS 1 : Quantité commandée = Quantité réceptionnée = Quantité facturéeMontant de l’engagement = montant de la facture

Quantité : 1 montant engagé : 100 € HT soit 119.60 € TTC (ME21N)Quantité réceptionnée : 1 (MIGO)Montant facturé : 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIRO)

Achat d’une fourniture pour 100 € HT/unité en UEXO.

Les crédits disponibles sont de 1500 €.

29

SIFAC


Transaction : MIGO Saisie du service fait.

La commande a été entièrement réceptionnée: 1 quantité de 100 € HT est alors saisie.


Le montant des crédits disponibles est inchangé (1) puisque le montant des crédits engagés (2) correspond au montant des services faits (3).

3 12

Le montant des crédits engagés (1) est venu diminuer le montant des crédits disponibles (2). Aucun service fait saisi pour cette commande (3).

21 3

30

SIFAC

Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait.

La commande a été entièrement réceptionnée (colonne « reste à livrer » à 0). La commande n’a fait l’objet d’aucune saisie de facture (colonne « reste à facturer » : 1 quantité à facturer pour un montant de 100 € HT).

Transaction : MIRO Saisie de la facture.

Le montant de la facture (1) correspond au montant du service fait (2). Le système ne calcule aucun écart (3).

Si cette facture solde la commande, il convient de cocher « Facture finale ».

1

2

3

31

SIFAC

Transaction :ZME2K Consultation de la situation des commandes après saisie de la facture.

Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande.

Transaction :ME22N Vérification du solde de la commande après saisie de la facture.

Dans l’onglet « Facture », cocher « Facture finale ». Si « Facture finale » a été cochée lors de la saisie de la facture (MIRO) « Facture finale » apparaîtra comme ci-dessus.

Aucun écart entre le service fait (WE) et la facture (RE-L). Le « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget.

Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée.

Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la quantité réceptionnée est égale à la quantité commandée.

32

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande.

SIFAC

****

Le montant des crédits engagés (1) et le montant des services faits/factures (2) sont cohérents. Les crédits disponibles sont mis à jour (3).

1 2 3

33

COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER :SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE

Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande.


CAS 2 : Quantité commandée = Quantité réceptionnée = Quantité facturéeMontant de l’engagement ≠ du montant de la facture

Quantité : 1 montant engagé : 100 € soit 119.60 € TTC (ME21N)Quantité réceptionnée :1 (MIGO) Montant facturé : 90 € soit 107.64 € TTC (MIRO)

Crédits engagés sur le compte 604.

Achat d’une fourniture pour 100 € HT/unité en UEXO.

34

SIFAC



Le montant des crédits engagés a augmenté de 119.60 € TTC.

Les crédits disponibles ont diminué.

La commande est réceptionnée en totalité: 1 quantité de 100 € HT est alors saisie en service fait.

Il apparaît désormais une différence entre le montant des services faits et le montant des crédits engagés.

35

SIFAC



Le montant des services faits correspond au montant des crédits engagés.

Les crédits disponibles sont inchangés.

La commande a été entièrement réceptionnée (colonne « reste à livrer » est à 0). La commande n’a fait l’objet d’aucune saisie de facture (colonne « reste à facturer » : 1 quantité à facturer pour un montant de 100 € HT).

36

SIFAC


1 - Saisie du montant TTC de la facture. 2 - En indiquant le n° de la commande, le système a rapatrié automatiquement la quantité saisie lors du service fait. 3 - Logiquement le système calcule un écart entre le montant HT de la facture et le montant HT lié à la quantité réceptionnée.

Rappel ! montant de la facture : 90 € HT soit 107,60 € TTC.

1

2

3

Pour corriger cet écart, il convient de modifier le montant lié à la quantité réceptionnée. Saisir dans la colonne « Montant » le montant HT de la facture.

Nous avons saisi une commande en quantité. Le flux dépenses s’effectue alors uniquement sur la quantité saisie et non sur le montant.

37

Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite).

SIFAC

Si cette facture solde la commande alors il convient de cocher « Facture finale ».

Transaction :ME23N Vérification de la commande après saisie de la facture.

Dans l’onglet « Facture », « Facture finale » est bien cochée.

La service fait (WE) correspond à la facture (RE-L) (1). Le système a pris en compte la modification du montant facturé (2).

Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison ».

1 2

38

Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la quantité réceptionnée est égale à la quantité commandée.

Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison » (suite).

SIFAC

Transaction :ZME2K Consultation de la situation des commandes après saisie de la facture.



Le système a comptabilisé le montant TTC de la facture (1) (en MIRO) et non plus le montant engagé (2) (MIGO).

Les crédits disponibles sont mis à jour (3).

****

12 3

39

SIFAC

COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE


CAS 1 : Valeur commandée = Valeur réceptionnée = Valeur facturéeMontant de l’engagement = montant de la facture

Quantité : 100 € soit 119.60 € TTC prix net : 1 (ME21N)Montant réceptionné : 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIGO)Montant facturé : 100 € soit 119.60 € TTC (MIRO)


Montant des crédits disponibles avant la saisie d’une nouvelle commande.

Saisie d’une commande de 100 € HT en UEXO.

40

SIFAC



Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande.

La commande n’a, pour l’instant, ni été réceptionnée ni été facturée.

Le montant des crédits engagés (1) a augmenté et les crédits disponibles (2) ont logiquement diminué.

21

Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » correspond au montant engagé. Le service fait est saisi en conséquence (soit 100 € HT).

41

SIFAC


Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après la saisie du service fait.

La valeur saisie lors du service fait a été comptabilisée (1). Le montant des crédits disponibles reste inchangé (2) puisque le montant engagé (3) correspond à la valeur « réceptionnée ».

1 2

La colonne « Reste à livrer » est à 0. La totalité de la commande a été livrée ou le service effectué. Aucune facture n’a été saisie en MIRO.

3

42



SIFAC

Le montant de la facture correspond au montant engagé. Le système ne détecte aucun écart de montant.

Cocher « Facture finale » si la facture solde la commande.

La valeur « réceptionnée » (WE) est égale au montant facturé (RE-L).

43

Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture.

****

SIFAC

Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison ».

Dans l’onglet « Facture », la commande est bien cochée en « Facture finale ».

Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la valeur réceptionnée est égale à la valeur commandée.


Le montant des services faits (1) correspond au montant des crédits engagés (2). Les crédits disponibles sont mis à jour (3).


12 3

44

SIFAC

COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE


CAS 2 : Valeur commandée ≠ Valeur réceptionnée = Valeur facturéeMontant de l’engagement ≠ montant de la facture

Quantité : 100 € prix net : 1Montant réceptionné : 90 €Montant facturé : 90 €




45



SIFAC

Le montant engagé a augmenté de 119.60 € TTC suite à la saisie de la commande.


Une différence existe entre la colonne « Montant engagement juridique » et la colonne « Facture MM/SD »: des services faits n’ont pas encore été saisis.


Transaction :ME2N Consultation des services faits.

Cette consultation confirme que ni de service fait ni de facture n’ont été saisis.

46

SIFAC


Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » ne correspond pas au montant engagé. Le service fait est saisi pour 90 € HT.


La colonne « Reste à livrer » indique le montant restant à réceptionner ou représentant un excédent d’engagement.

Surveillez ces petits restes car ils bloquent inutilement des crédits.


Le montant des services faits est correct mais le montant des crédits engagés et le montant des crédits disponibles n’ont pas été mis à jour.

47

Transaction :ME2N Consultation du suivi des services faits.

De même par cette transaction, le système nous indique que le service fait n’a pas été saisi en totalité.

SIFAC


Le montant de la facture correspond au montant du service fait. Le système ne détecte aucun écart.

Cocher « Facture finale » si la facture solde la commande.


Il reste 10 € « à réceptionner » et à facturer.

48

SIFAC

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture.

L’écart relevé dans les transactions précédentes se retrouve lors de la consultation du budget. Le montant des engagements juridiques présente toujours une différence avec le montant des services faits. Le montant des crédits disponibles est toujours erroné.

Transaction :ME22N Solde de la commande.

Pour corriger cet écart, il faut cocher « Facture finale » (si cela n’a pas été fait lors de la MIRO) dans l’onglet « Facture » et « Livraison finale » dans l’onglet « Facture ».

Ecart de 10€

Dans l’historique de la commande, on peut voir l’écart existant entre le montant engagé et la valeur « réceptionnée ».

49****

SIFAC

Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après solde de la commande.

Les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. L’écart n’existe plus, la commande est soldée.

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après solde de la commande.

Transaction :ME2N Consultation des services faits.

Aucun service fait ne reste à saisir pour cette commande. De même aucune facturation n’est en attente de saisie.

Le montant des crédits engagés a été modifié.Le montant des crédits disponibles est mis à jour.

50

SIFAC

COMMANDE EN VALEUR A SOLDER :SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE


CAS 3 : Valeur commandée = Valeur réceptionnée ≠Valeur facturéeMontant du service fait ≠ montant de la facture

Quantité : 100 € HT Prix net : 1 (ME21N)Montant réceptionné : 100 € HT (MIGO)Montant facturé : 90 € HT (MIRO)




51



SIFAC

Le montant des crédits engagés a augmenté de 119.60 € TTC suite à la saisie de la commande.


Une différence existe entre la colonne « Montant engagement juridique » et la colonne « Facture MM/SD » : des services faits n’ont pas encore été saisis.



Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » correspond au montant engagé. Le service fait est donc saisi pour 100 € HT.

52

SIFAC




A ce niveau de saisie, le montant des engagements juridiques (1), le montant des services faits (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont cohérents.

Pour cette commande, il reste 100 € HT à facturer (à mettre en paiement).

Rappel ! Le fournisseur a établi une facture pour un montant de 90 € HT soit 107.64 € TTC. Le système calcule dès lors un écart de 10 € (1) entre le montant saisi lors du service fait (2) et le montant de la facture (3).

1

2

3

1 2 3

53

SIFAC


Transaction :ME2N Consultation du suivi des services faits après facturation.


Il convient de modifier le montant et la quantité du poste 1 afin de corriger l’écart existant. On y indique le montant HT de la facture (1).

En ZME2K et en ME2N, on note l’écart issu de la saisie de la facture. Si cette valeur (ici 10 €) ne doit pas faire l’objet d’une facture, ce sont alors des crédits bloqués inutilement.

1

54

SIFAC


Transaction :ME22N Solde de la commande.

La correction du montant effectuée lors de la facturation (de 100 € HT à 90 € HT) n’a pas donné lieu à une mise à jour automatique des crédits disponibles (+ 11.96 € TTC), du montant des crédits engagés et du montant des services faits.

Il faut procéder au solde de la commande. Dans l’onglet « Facture » cocher « Facture finale » si cela n’a pas été fait lors de la MIRO.Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement car la valeur engagée est égale à la valeur « réceptionnée ».

Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après solde de la commande.

Les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée.

55

SIFAC

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après solde de la commande.

La commande est soldée mais… les crédits disponibles ne sont toujours pas mis à jour.

L’historique de la commande montre l’écart existant entre le montant saisi lors du service fait et le montant de la facture.


Pour corriger cet écart, il faut donc intervenir au niveau du service fait.

Transaction :MIGO Annulation du service fait.

ATTENTION ! Si votre commande a fait l’objet de plusieurs services faits, il faut annuler uniquement la valeur non facturée.

Différence entre le montant saisi à la facture et le montant saisi lors du service fait.

En annulant cette valeur, l’écart existant sera corrigé.

56

SIFAC


La valeur « réceptionnée » correspond maintenant à la valeur facturée.

Le « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget.

Transaction :ME22N Vérification du solde de la commande.

En intervenant sur le service fait (annulation), le système a décoché « Livraison finale ». Ne pas oublier de cocher « Livraison finale » pour solder définitivement la commande.

Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après annulation du service fait et solde de la commande.

Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés.

****

57

SIFAC


COMMANDE A SOLDER :MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT

CAS 1 : Commande en quantité

Quantité : 1 Prix net : 100 € HT soit 119.60 € TTC (ME21N)Montant réceptionné : 1 pour 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIGO)Montant facturé : 110 € HT soit 119.60 € TTC (MIRO)

Transaction : MIRO Saisie de la facture.Le poste de commande réceptionné est ramené dans le poste de facture (pour le montant et la quantité réceptionnés).

La démonstration commence après la saisie du service fait.

Le montant des crédits engagés (1) a diminué le montant des crédits disponibles (2). Le service fait (3) correspond au montant prévu à la commande.

1 23

Un écart de 10 € est analysé par le système. Cet écart est la différence entre le montant de la facture et le montant du service fait.

58

SIFAC


ATTENTION ! La modification du montant n’est possible que dans la limite de la marge de tolérance de 10 %.


ATTENTION ! La quantité facturée ne peut être supérieure à la quantité réceptionnée.

Pour rectifier cet écart, il convient alors de saisir dans la zone « Montant » (1) le montant HT de la facture.

1La quantité ne doit et ne peut pas être modifiée.

La quantité réceptionnée et facturée est cohérente.Le système a pris en compte la modification du montant facturé.

59


SIFAC

****

Cocher « Facture finale » si cela n’a pas été fait lors de la MIRO.

Transaction : ME22N Vérification du solde de la commande.

« Livraison finale » est déjà cochée car la quantité commandée est = à la quantité réceptionnée.


Pour résumer :Le compte du fournisseur est crédité du montant TTC de la facture (131.56 € TTC).Le compte 4081 (service fait) est soldé (débit/crédit : 119.60 €).Un poste supplémentaire (ici en 604), correspondant à l’écart, est généré sur les axes budgétaires, comptables et analytiques.

60

SIFAC

COMMANDE A SOLDER :MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT

CAS 2 : Commande en valeur

Quantité : 100 € HT soit 119.60 € TTC Prix net : 1 (ME21N)Montant réceptionné : 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIGO)Montant facturé : 110 € HT soit 119.60 € TTC (MIRO)


La démonstration commence après la saisie du service fait.


A ce niveau de saisie, le montant des engagements juridiques (1), le montant des services faits (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont cohérents.

1 2 3

Rappel ! Le fournisseur a établi une facture pour un montant de110 € HT soit 131.56 € TTC. Le système calcule dès lors un écart de 10 € (1) entre le montant saisi lors du service fait (2) et le montant de la facture (3).

1

2

3

61

SIFAC



ATTENTION ! La quantité facturée ne peut être supérieure à la quantité réceptionnée.

ATTENTION ! La modification du montant n’est possible que dans la limite de la marge de tolérance de 10 %.

Il convient de modifier le montant du poste 1 afin de corriger l’écart existant. On y indique le montant HT de la facture (1) (il faut augmenter uniquement la zone « Montant » dans le cas où le montant de la facture est supérieur au montant du service fait).

1

La quantité réceptionnée et facturée est cohérente.Le système a pris en compte la modification du montant facturé.

29/07/2010 62

SIFAC


Cocher « Facture finale » si cela n’a pas été fait lors de la MIRO.

Transaction : MB5S Vérification des écarts EM/EF.

Pour résumer :Le compte du fournisseur est crédité du montant TTC de la facture.Le compte 4081 (service fait) est soldé (débit/crédit : 119.60 €).Un poste supplémentaire (ici en 604), correspondant à l’écart, est généré sur les axes budgétaires, comptables et analytiques.

Transaction : ME22N Vérification du solde de la commande.

« Livraison finale » est déjà cochée car « la valeur commandée » est = à la « valeur réceptionnée ».


Il n’existe pas d’écarts entre la « valeur réceptionnée » et le montant facturé.

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les depenses module mm : gestion des achats annexe 3 le solde engagement juridique (commande)

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