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XX/XX/XX
Les achats dans les
établissements de santé en
France: Approche
CTCL 14 NOVEMBRE 2013
2
SOMMAIRE
Introduction
- Paysage sanitaire
- Dépenses
- Organisation de la Régulation et du Pilotage
Les débuts de la politique Achats nationale: Plan achats 2006/2009
La politique Achats au travers du plan PHARE
3
Professionnels de Santé libéraux: densité pour 100 000 habitants:
Médecins généralistes 108 LR 132
Médecins spécialistes 94 LR 111
Infirmiers 139 LR 278
Equipement hospitalier:
Etablissements Publics: 958
•145 113 lits HC
•13558 places
Etablissements Privés: 2585
•72 726lits HC
•13640 places
Taux d’équipement: (lits et places
pour 1000 hab)
Médecine 2,2 LR 2,1
Chirurgie 1,5 LR 1,6
Gynécologie obstétrique 0,8 LR 0,7
Soins de Suite et réadaptation 1,7 LR 2,1
Psychiatrie générale 0,9 LR 0,8
Source Statiss 2012
Accueil des Personnes Agées
Taux d’équipement: (lits et places pour
1000 hab de + 75 ans):
Structures d’hébergement: 126,6 LR 99,5
Accueil des personnes
handicapées
Adultes:
Structures d’hébergement: 4,1 LR 4,8
Enfants:
Etablissements: 6,7 LR 6 Population
France Métropolitaine
62, 8 M
Languedoc
Roussillon 2,636 M
4
Le Languedoc
Roussillon compte
172 établissements
de santé en 2006.
OFFRE HOSPITALIERE EN LANGUEDOC ROUSSILLON
5
XX/XX/XX
Les dépenses de santé en France
7
L’Objectif National Dépenses Assurance Maladie
Poids respectifs des différentes enveloppes en 2013
(en milliards d'euros)
8
Mesures d’économies sur le secteur hospitalier
ONDAM 2013 (millions €)
XX/XX/XX
Régulation et pilotage de la Santé
10
Loi HPST 2009 L’Organisation des ARS
Source: Ministère de la Santé 2009
11
Loi HPST 2009 Missions des 26 ARS
Définir et mettre en œuvre la politique nationale de santé à l’échelon
régional
Pour remplir ses missions, le périmètre d’action de l’ARS couvre tout
le champ de la santé (ville, hôpital et médico-social)
Focus Premier recours:
La prévention, le dépistage, le diagnostic, le traitement et le suivi des
patients
La dispensation et l'administration des médicaments, produits et dispositifs
médicaux, ainsi que le conseil pharmaceutique
L'orientation dans le système de soins et le secteur médico-social
L'éducation pour la santé
12
La politique régionale de santé Le projet régional de santé et les SROS
Source: rapport d’activité des ARS 2011(Février 2012)
13
Du Plan régional à la contractualisation
Source: la loi HPST. Les clefs pour comprendre ( Ministère de la Santé/ANAP)
14
SOMMAIRE
Les débuts de la politique Achats nationale: Plan achats 2006/2009
- Principes de l’Achat dans les établissements de santé
- Constats
-Méthodologie, leviers, axes de progrès
- Axes stratégiques: appels à projet, projets d’envergure
- Un bilan
15
Principes de l’achat en établissement de
santé Principe d’autonomie des établissements de santé:
- Chaque établissement réalise ses achats
- Dans les gros établissements, existence de plusieurs services acheteurs
autonomes: services économiques, pharmacie, travaux, informatique..
L’encadrement législatif et réglementaire:
- Le respect du Code des Marchés Publics:
-Libre accès de tous à la commande publique,
-Egalité de traitement des candidats,
-Transparence des procédures
Les plans achat: des programme incitatifs
16 Achats hospitaliers: source Ministère santé
Constats
objectif de réduction
des dépenses de
santé
levier exploité dans
de nombreuses
administrations et
entreprises
Une première phase
menée par la MeaH,
mettant en évidence des
opportunités
• objectif de maîtrise
des dépenses de
santé
• achats hospitaliers
:environ 15 milliards
d’Euros: 20 à 30 %
des dépenses des
établissements de
santé
• économies
potentielles (de 5 à
12% des dépenses)
grâce à la
réorganisation des
achats
• enjeu : qualité
• levier : les bonnes
pratiques d’achats
Des évolutions
réglementaires
propices à
l’optimisation de la
fonction achat
• La MeaH : une structure
d’appui et de conseil
– Projet pilote mené
depuis 2004 auprès de
15 établissements
– OPERAH mené en
2005 auprès de 92
établissements
• Réforme du code
des marchés publics
et simplification des
procédures en 2004
Des attentes
institutionnelles
importantes
Une expertise de la
réorganisation des
achats à renforcer
dans les hôpitaux
De nouveaux leviers
exploitables
Des potentiels
d’optimisation
identifiés
17
Constats
Des coopérations historiques qui relèvent du volontariat:
Marchés des achats hospitaliers des établissements
publics de santé (hors médicaments)
-Achat National (par centrales d’achats)=>16%
-Achat Régional (groupements d’achats, référents) =>25%
-Achat Local =>39%
-Achat local avec expertise régionale=>20 %
18
ETAT DES LIEUX – groupements existants
1
8
Segment Groupements Nbre Etab. CA du groupement
Alimentation 6 groupements + 1
Narbonne
Saint Alban
Béziers
Carcassonne
Le Vigan
Bagnols
Thuir (création en cours)
2
5
2
8
5
2
113 000
400 000
753 000
3 280 000
989 000
901 000
Incontinence 1 – LE VIGAN 4 90 000
Produits d’entretien 0
Déchets 3 – CHU Montpellier – CH Beziers –
CH Mende
9
22
11 600
123 000
Fournitures de bureau et
consommables
informatiques
1 – CHBT (pour le Résah) 4 183 000
Linge et habillement 4 – Saint Alban
Béziers
Carcassonne
Pont St Esprit -Ales
4
2
140 000
38 000
77 700
?
Médicaments 5 – Carcassonne PML
Béziers
Bassin de Thau
Narbonne
Bagnols
8
2
3
2
4
10 200 000
12 400 000
4 651 000
6 450 000
3 157 000
Dispositifs médicaux 4 – Carcassonne PML
Béziers
Bassin de Thau
Narbonne
8
2
3
2
4 735 000
4 434 000
1 900 000
3 100 000
Beaucoup de Groupements mais PEU DE
MASSIFICATION
DISPERSION DES MOYENS
PAS DE COORDINATION ENTRE LES
ETABLISSEMENTS
PAS DE MUTUALISATION DES PRATIQUES
Pas de LISIBILITE pour LES ETABLISSEMENTS
SUR LES CONSULTATIONS A VENIR
DES ETABLISSEMENTS NON COUVERTS
SEGMENTS NON COUVERTS
PAS D’ASSOCIATION DES PHARMACIES
HOSPITALIERES à
l’instance régionale
…L’organe de coordination existant peu ou mal
utilisé
19 Achats hospitaliers
Méthodologie commune des projets Achats
Application des 6 étapes du processus Achat et de 6 leviers
stratégiques
Données Marché Stratégie Choix des
fournisseurs
Mise en
œuvre
& Suivi
Capitalisation
besoins, marchés
en cours, des prix,
Recensement
fournisseurs
existants
Études de marchés
fournisseurs par
segments d’achat
Définition des
stratégies par
établissement
Création des
documents de
consultation
(CCAP, CCTP,
RC…)
Négociations
Analyse des
réponses
Définition de
nouveaux marchés
Mise en place des
nouvelles
modalités d’achat
en interne
Création d’outils de
suivi des actions et
de mesure des
gains
Description des
principaux travaux
réalisés
Concentration
des volumes
Leviers
stratégiques
Achats
Amélioration des
spécifications
produits
Évaluation du
meilleur prix
Amélioration
conjointe des
processus
Restructuration de
la relation client-
fournisseur
Élargissement base
fournisseurs
Méthodologie définie à l’issue du
diagnostic Achat fait par la MeaH en 2003
Leviers stratégiques achats – Toutes industries confondues – Base méthodologique Roland Berger
20 Achats hospitaliers
4 axes de progrès pour valoriser la fonction Achat se
sont dégagés
Valorisation de la
fonction Achat
Mettre en place des outils /
politique Achat
Développer la politique Achat
au sein de chaque
établissement
Développer les compétences
clés de la fonction Achat
Augmenter la reconnaissance
de la fonction Achat
• périmètre étendu (cellule unique médical / non
médical)
• rapportant directement à la Direction
• Formalisation des rôles, responsabilités et
interfaces des acheteurs
• Utilisation exhaustive de l’ensemble des leviers
d’achats pertinents
• Renforcement des compétences de négociations dans
le cadre du Code des Marchés Publics
• de la politique achat au sein de la politique
globale de l'établissement
• Définition d'objectifs précis pour la fonction
Achat
• Définition d'objectifs individualisés et automatisation
d’indicateurs de performance opérationnels
• Adaptation des différents systèmes d’informations
existants aux besoins de la fonction Achat
21
Axes stratégiques:
Appels à projets régionaux:
- en 2006 phase pilote: 4 régions
- En 2007 dans toutes les régions
Lancement de projets d’envergure nationale/interrégionale:
-Groupement de Coopération Sanitaire Uni H.A. rassemblant
les CH Universitaires et grands CH,
- Groupement d’Intérêt Economique FNCLCC, ( cancer)
-Réseau des Achats région Ile de france: Resah IDF,
-projets des fédérations des établissements (FHF et FEHAP)
22
Appels à Projet: Gouvernance
Un comité stratégique Achats National
Des établissements acteurs
Un accompagnement par le niveau national et régional:
incitation, mobilisation, appui méthodologique, co
financement
23
Vendredi 2 mars 2007 23
Appels à Projet 2007:Objectifs
Faire émerger des initiatives achats:
- nombre de références, mutualisation des expertises, massification
Inciter à la structuration de rassemblements territoriaux de taille imp
Adopter une approche globale achats/approvisionnements:
grossistes répartiteurs , plateforme logistique commune
Autres : formation des acheteurs( techniques de négociation),
élaboration d’études de marché.
24
Bilan du Premier plan 2006 2009
Création de 3 groupements d’achats d’ampleur nationale:
-Uni HA: 54 adhérents
-RésaH Ile de France: 120 adhérents
-GIE CA CLCC: 20 adhérents
Mutualisations:
-124 marchés mutualisés notifiés
Rationalisation de 2,5 Mds d’achats, 160 M€ d’économies
Initiatives de certains établissements de santé ou des ARH
25
Illustration en région Languedoc Roussillon 2 initiatives :
- 1réseau régional Achats : ResaH LR
- 1 plate-forme électronique d’échanges entre les acheteurs
Résah LR:
- Un porteur: CHU de Montpellier
- Un financement d’amorçage: 50 K€ / an en 2008 et 2009
-Une pérennisation: depuis mars 2010 -Convention constitutive du RESAH-LR
-Auto-financement par les membres
Plateforme collaborative:
- Support Internet / échange des informations (marchés, DCE…)
- Veille juridique
- Mise en commun de documents types
- 19 consultations, 104 marchés, +1 000 000 € de performance achat
26
Bilan: des gains modestes
Périmètre des achats hospitaliers en 2009 : 18 milliards d’€
- Deux exemples :
- UNI-HA : périmètre notifié 739 millions d’€
Gains économiques réalisés : 102 millions d’€
- Resah Idf : périmètre notifié 265 millions d’€
Gains économiques réalisés 17 millions d’€
Bilan: La nécessité d’un nouveau Plan:
- Les outils plutôt que les résultats
- Un levier privilégié : la « massification »
- Des champs essentiels peu couverts, notamment les achats médicaux
- Des acquis non homogènes sur le territoire.
- Et … une insuffisante association du prescripteur initial
27
SOMMAIRE
La politique Achats nationale: Plan Phare
- Etat des lieux
- Mutualisation: opérateurs nationaux, orientations
-Professionnalisation de la fonction achat
- Animation territoriale
- Travaux nationaux
-Bilan à mi parcours
28
Contexte: Création des ARS et politique de
Performance Hospitalière performance du système (OMS)
Capacité à mobiliser les ressources disponibles pour améliorer la santé de la
population, développer la capacité du système de santé à prendre en compte
les attentes de la population et enfin réduire les inéquités de financement du
système
Les 7 composantes de performance hospitalière
- Cohérence avec les priorités régionales
- Performance financière et économique
- Qualité et pertinence des prises en charge
- Performance opérationnelle de l’organisation
- Performance de la Gestion des Ressources Humaines
- Performance des Système d’Information Hospitaliers
- Nouvelle gouvernance
Fonction
ACHAT
XX/XX/XX
Projet PHARE
« Performance Hospitalière pour
des Achats Responsables »
30
Les achats hospitaliers, levier majeur de performance pour
les établissements
Médicaux 58%
Non médicaux
42%
Achats Hospitaliers
Deuxième titre de dépenses après les ressources humaines
23 à 25 % des dépenses de fonctionnement d’un établissement sont des achats
70% des dépenses d’investissement d’un établissement sont des achats
Achats hospitaliers : 18 Milliards d’euros en 2009
31
00-Produits à caractère
médical ou pharmaceutique
51% 06-Achats généraux
21%
05-Hôtellerie 11%
07-Bâtiments 10%
04-Services à caractère médical
4%
03-Equipements médicaux
3%
- 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0
Produits de base
Autres produits pharmaceutiques et…
Autres fournitures médicales
Pansements
Petit matériel médico-chirurgical non stérile
Produits sanguins
Fournitures médicales
Matériel médico-chirurgical à usage unique…
Spécialités pharma (AMM sur la liste L.…
Cartographie des dépenses achats par
catégorie
Focus sur les Produits à caractère médical ou
pharmaceutique
ELEMENTS DE LA CARTOGRAPHIE DES ACHATS EN L-R
Montant des achats exploitation : 628,5 M€ (données 2010)
Données 2010 – Titres 2 et 3 -
32
Un objectif de gains de 910 millions € sur 3 ans 2012
210 millions €
2013
320 millions €
2014
380 millions €
Une estimation des gains s’appuyant
sur:
-Les gains attendus par les
groupements nationaux et régionaux
-L’exemple de quelques
établissements déjà engagés dans
une « démarche achat »: HCL, HUS…
Ile de France
202 M
Corse
4 M
Centre
35 M
Bretagne
46 M
Provence-Alpes
Cote d’Azur
61 M Languedoc-
Roussillon
32 M
Limousin
16 M
Rhône-Alpes
86 M
Franche
Comté
19 M
Lorraine
36 M Alsace
29 M
Basse Normandie
25 M
Haute
Normandie
23M
Nord
Pas De Calais
54 M Picardie
29M
Pays De La Loire
43 M
Poitou-Charentes
25 M
Bourgogne
27 M
Aquitaine
42 M Midi-Pyrénées
36 M
Auvergne
20 M
Champagne
Ardennes
21 M
33
Les leviers
Le contexte du programme PHARE
▪ Les achats hospitaliers représentent 18 Md€
▪ Les bonnes pratiques et les succès sont nombreux mais
encore isolés et devant être partagés
▪ Le plan de performance des achats hospitaliers :
continuité des initiatives lancées depuis 2006, marchés
groupés nationaux et régionaux, et dynamique de
transformation des achats l’Etat (17 Md€, hors armement)
et des opérateurs (10 Mds €).
▪ un potentiel de gain au plan national autour de trois
axes :
▪ le développement d’une fonction achat au sein
des établissements avec un responsable
achats unique
▪ l’animation d’une politique régionale des achats par
les ARS
▪ un appui et un pilotage national animé par la DGOS
▪ Pour réaliser des gains économiques au
service de la qualité
1. La massification
▪ Et la mutualisation
2. l’Optimisation et l’évaluation des pratiques
▪ Le juste besoin et bon usage
▪ Le raisonnement en coût complet
▪ La standardisation
3. L’Amélioration des procédures
▪ L’activation du marché fournisseurs
▪ Le meilleur suivi fournisseurs
▪ La négociation
▪ La simplification des procédures achats
▪ Identification d’une fonction achat dans les
établissements pour coordonner la politique achat,
mettre en place un plan d’achat et améliorer le
dialogue prescripteurs acheteurs
Le Contexte du Programme PHARE
34
7525100% des gains
30%
40%
30% des gains
1. Massifier les contrats :
- Regroupements
- Renégociation des contrats
- Changement de la composition du
portefeuille de fournisseurs… 2. Optimiser les produits et services achetés :
- Standardisation
- Solutions de substitution
- Elimination de la surqualité dans les spécifications
- Coût objectif
- Gestion de la demande…
3. Optimiser les processus d’achat :
- Simplification de l’administration
- Utilisation optimale du code des marchés
- Réduction des coûts d’interface
- Travail plus étroit avec les fournisseurs, plan de progrès
- Optimisation de la gestion des stocks..
Quoi ?
Comment ?
L’enjeu aujourd’hui est d’utiliser tous les leviers de l’achat, ce qui passe
notamment par l’approfondissement du dialogue acheteurs – prescripteurs
3 grandes catégories de leviers de gains achats
• La massification, principalement
utilisée jusqu’ici (groupements),
représente 30% des gains potentiels
• Ce potentiel de 30% n’est pas encore
capturé partout
• Les leviers qui jouent sur l’optimisation
des produits et services achetés et sur
l’optimisation des processus d’achat
représentent 70% des gains
potentiels
• Ils sont encore peu exploités
• Ils reposent en grande partie sur
l’approfondissement du dialogue
prescripteurs - acheteurs
Performance typique des hôpitaux
Valeur non capturée habituellement
Combien
? Qui ?
Idées clés
35
Les 5 axes opérationnels du programme PHARE
Pilotage
Suivre l’avancement du programme et décider d’éventuelles actions correctrices
Performance Achat
Mobiliser l’ensemble des leviers achat et susciter l’adhésion
Communication
Diffuser les fondamentaux du programme et valoriser la fonction d’acheteur
Projet ARMEN
Identification d’actions de gains
issues de bonnes pratiques
Appui au développement des
marchés groupés infra
nationaux
Comité des marchés
(stratégie couverture des
marchés)
Appui aux établissements
Convaincre de la mise en place d’un RA unique et d’un plan d’actions achat annuel
Accompagnement des
établissements pour l’élaboration
de leur premier PAA
Programme
PHARE
Développement d’une offre de
formation
Journée des acheteurs,
journées de restitution
ARMEN
Site internet, plaquette,
newsletter…
Méthode de calcul des gains Dispositif de suivi (gains,
déploiement)
Développement et diffusion
d’outils dédiés (Kit ES)
Appui aux ARS
Développer la fonction d’animation Achat en ARS et aider au déploiement des outils
Développement et diffusion
d’outils dédiés (Kit ARS) Comité des achats Appui terrain
36
LA MUTUALISATION
37
UnihA – spécifique aux hôpitaux de grande taille
En un peu plus de 6 années, UniHA est devenu le premier acheteur public français :
- un périmètre achat de 1,8Mds €,
- un gain sur achat prévisionnel annuel de 65 M€
Un GCS créé par les hospitaliers: 56 membres
Une politique achat en 4 axes :
- Le service aux adhérents,
- La performance achats: 100M€ de gains en 2014,
- La prévention et la gestion des risques,
- La relation fournisseurs,
Un budget annuel de 4,2M€ (0,24% du périmètre achats) exclusivement financé par les
membres d’UniHA
Effectif contributeur : 14 personnes au siège, environ 50 personnes dans le réseau ;
Réunion FHF régionale - LR
DES OPERATEURS NATIONAUX
38
GROUPEMENTS DE COMMANDES ET CENTRALE D’ACHAT
19 mars 2013 38 Réunion FHF régionale - LR
15 filières d’achats groupés en lien avec une cartographie des achats
Chaque filière constitue des groupements de commande (levier de massification) ;
Les hôpitaux sont libres d’adhérer aux groupements de commande ;
Une centrale d’achats ouverte aux membres d’UniHA pour les besoins incertains (levier de flexibilité);
39
Des projets pilotés par les hospitaliers
Un hôpital du réseau achète pour le compte des 55 autres ;
Des équipes projet qui associent : • Un coordonnateur à temps partagé
entre son établissement et le projet UniHA ;
• Des collaborateurs à temps plein dédiés au projet UniHA, spécialistes de l’achat : acheteurs et pharmaciens ;
• Des experts qui accompagnent coordonnateur set acheteurs, représentants des utilisateurs ;
40
un établissement public industriel et commercial créé en 1985.
reconnu, depuis 2004, centrale d’achat par le Code des marchés publics :
- dont les modalités d’intervention sont définies à l’art. 9 du CMP du 1er août 2006,
- la manière dont les personnes publiques peuvent s’adresser à elle est encadrée par les dispositions
de l’art. 31 dudit code,
un opérateur au profit :
- de l’Etat (administrations centrales et services déconcentrés), 41 %
- des collectivités locales 36 % et de leurs établissements publics (notamment hospitaliers 23 %),
- des personnes privées assurant ou concourant à une mission de service public (titulaires de baux
de longue durée et de PPP…),
L’Union des groupements d’achats publics (UGAP)
est :
41
1. L’Etat et ses opérateurs : pour 41 % de son activité
La coopération avec l’Etat est précisée plus loin.
2. Les collectivités territoriales : pour 36 % de son activité
Au travers de partenariats conclus avec les collectivités territoriales et communautés d’agglomération (Paris, pour les véhicules techniques, Marseille et Nice dans le domaine des approvisionnements et services généraux...), les départements et leurs services (parcs départementaux de l’équipement, services départementaux d’incendie et de secours)…
et de partenariats d’image avec les grandes associations institutionnelles (AMF, ADF, AMGVF, ACUF, fédération des entreprises publiques locales…) parfois sur des projets précis tels que l’achat de véhicules électriques…
3. Le secteur public hospitalier : pour 23 % de son activité
Au travers de partenariats importants (GCS Uni H.A. représentant les 52 plus importants CHU et CH de France), le Résa IDF, PHARE PACA
L’UGAP opère donc auprès de trois champs de chalandise
42
Des « gains rapides » via l’adhésion à des marchés
d’envergure nationale existants :
•Pas de réelle difficulté d’harmonisation des besoins
(besoin facilement « standardisable »)
•Offre structurée par quelques grands fournisseurs
•Des marchés d’envergure nationale a priori performants
portés par trois grands opérateurs
Des gains via le regroupement des besoins à un niveau
intermédiaire (par type d’acteurs ou proximité
géographique, …) :
•Enjeu fort de conduite du changement pour parvenir à
harmoniser les besoins
•Selon les segments, offre structurée par quelques grands
fournisseurs ou plus éclatée
Segments très spécifiques qui doivent rester à la main des
établissements
Définition Segments prioritaires
CAT 1 : Achats
à regrouper
nationalement
CAT 2 : achats
à regrouper à
un niveau
infra-national
CAT 3 :
achats
locaux
1. Papier
2. Matériel informatique (PC, écrans,
portables)
3. Contrôle technique bâtiments
4. Solutions d’impression
5. Véhicules
6. Téléphonie mobile
1. Médicaments,
2. Dispositifs médicaux,
3. Produits d'incontinence
4. Linge (habillement)
5. Alimentaire
6. Fournitures de bureau
7. Consommables informatiques
8. Produits d'entretien
9. Déchets
6 segments d’achats sur
lesquels des gains peuvent
être capturés dès 2012 par les
établissements via l’adhésion
aux marchés nationaux
performants existants (selon
les cas, UGAP, UniHA, Résah,
UniCancer)
Orientations nationales sur le niveau de mutualisation des
achats hospitaliers
1. Travaux de construction,
2. Maintenance d'équipement
3. achats ponctuels
…
Enjeu : augmenter
l’accès des
établissements à des
groupements régionaux
ou infra-nationaux sur
ces segments
Des actions plutôt 2013-
2014 (moins rapides à
mettre en œuvre)
43
Type d’achat
Opérateur préconisé selon le type d’établissement
Adhérents UniHA
(54 CHU/CH)
Etablissements
IdF hors APHP
Autres
établissements
CLCC
CAT 1 : Achats à
regrouper
nationalement
Papier
Matériel informatique (PC, écrans, portables)
Contrôle technique bâtiments
Solutions d’impression
UNIHA Resah IdF
UGAP Unicancer Achats
Véhicules
Téléphonie mobile UGAP UGAP
CAT 2 : achats à
regrouper à un
niveau infra-
national
Médicaments
Dispositifs médicaux,
Produits d'incontinence
Linge
Habillement
Alimentaire
Fournitures de bureau
Consommables informatiques
Produits d'entretien
Déchets
UNIHA Resah IdF
Groupement
d’établissements
(régional,
départemental…) à
créer ou à étendre
Unicancer Achats
CAT 3 : achats
locaux
Travaux de construction,
Maintenance d'équipement
achats ponctuels
…
Etablissement Etablissement Etablissement Unicancer Achats
Orientations nationales sur le niveau de mutualisation des
achats hospitaliers
44
DES MARCHES TRAITES AU NIVEAU
NATIONAL
EX. GAZ NATUREL
Un marché national de très grande ampleur
Un groupement au niveau national regroupant plusieurs
grands opérateurs:
l’UGAP – UniHA – Ministère de la Défense – FEHAP
En plusieurs vagues – 1er vague 100 M€ - gain de 10 à 20 %
45
LA PROFESSIONNALISATION
DE LA FONCTION ACHAT
46
Mettre en place une politique d’achat
BUT : ASSURER UNE BONNE PRISE EN CHARGE DES PATIENTS
GARANTIR LA SATISFACTION DES UTILISATEURS INTERNES
Les Axes :
Renforcer la connaissance des marchés fournisseurs
Définir du mieux possible le besoin
Prendre en compte toutes les composantes du coût
Suivre la performance des fournisseurs
47
La fonction achats au sein des
établissements
Elaborer une stratégie globale des achats
Coordonner la définition des besoins avec les utilisateurs (prescripteurs)
Mettre en place une politique de bon usage
Négocier et assurer le suivi des contrats
Utiliser les outils d’amélioration de la performance achat (groupements, base
de données, etc.)
Evaluer les gains
L’acheteur ne remplace pas le « technicien », il l’assiste
en amont et en aval de l’acte d’achat
48
Le rôle de chacun dans le processus d’achat – améliorer le
dialogue acheteur-prescripteur autour du juste besoin
POURQUOI CENTRALISER UNE FONCTION ACHAT
• Se doter d’une démarche annuelle sur l’ensemble des catégories de dépenses
• Identifier des actions de progrès en coût complet / tenir compte des adhérences entre les catégories de dépenses
• Faire bénéficier tous les services des meilleures pratiques achats
Etude du besoin
Analyse du marché
fournisseur
Définition d’une stratégie d’achat
Procédure de consultation
Choix du prestatair
e
Exécution du
marché
Evaluation de la
satisfaction
Expert
Acheteur
Cellule Marché
Responsable achat
49 49
49
La construction du plan d’actions achats est structurée en sept
étapes
Réaliser l’état
des lieux de
la fonction achats
Cartographier
les dépenses
et les
échéances
clés
Identifier
les segments
importants
Organiser
un «remue
méninges»
avec les
prescripteurs
sur les pistes
d’amélioration
Chiffrer
le potentiel
des pistes
d’amélioration
Positionner
les projets en
termes
d’enjeux et
d’efforts
Décider des
projets à
lancer et du
calendrier
Où en sommes-nous aujourd’hui ?
Quels sont les leviers
d’action à mettre en œuvre ? Comment le fait-on en pratique ?
Réaliser
l’autodiagnostic de
l’établissement en
matière d’achats
afin d’identifier les
principales
dimensions à
renforcer en priorité
Cartographier les
dépenses achats,
les acteurs et
échéances clés
pour préparer la
mise en place du
plan d’actions
achats
Concentrer les
efforts sur les
dimensions
identifiées comme
étant les moins
fortes dans la phase
d’état des lieux
Rencontrer les
prescripteurs
(cliniciens, cadres de
santé, autres) pour
recueillir leur vision
des achats et leurs
suggestions de points
d’amélioration
Identifier les
actions à mettre en
œuvre et évaluer
leur potentiel de
gains pour les
intégrer au plan
d’actions achats
Prioriser les pistes
identifiées selon
une matrice croisant
le potentiel d’impact
et les efforts
nécessaires
Positionner les
pistes
d’amélioration sur
le calendrier de
l’année à venir et
désigner les
responsables
Appui continu de la Direction à la démarche, aux porteurs du projet et aux prescripteurs impliqués
1 2 3 4 5 6 7
5 semaines 1/2 semaine 2 semaines 2 semaines 2 semaines
SOURCE : Equipe projet
2 semaines
50
L’ANIMATION TERRITORIALE
51
Place et rôle de l’A.R.S. – L.R
• Faciliter les échanges entre les établissements, relais DGOS/établissements
• Faire émerger les initiatives et les bonnes pratiques, les partager, les diffuser
• Animer un réseau d’acheteurs issus des établissements
• Faciliter l’adhésion des établissements aux segments d ’achats « gains rapides », soutenir les groupements de commande, émettre des recommandations
• Accompagner les établissements volontaires dans la mise en œuvre de la professionnalisation des achats et l ’élaboration de leur plan d’action achat
• Initier un dialogue de performance des achats
A.R.S. : Facilitateur – Animateur
Mission d’accompagnement
52
L’ animation régionale
Création d’un comité régional des achats
Rencontres de la direction des établissements et des responsables achats - Diffusion
du kit établissement
Diffusion des outils mis à disposition par le programme
Apport d’expertise de l’ARS et accompagnement ponctuel en fonction des besoins
Recensement et consolidation des gains réalisés
Soutenir et accompagner individuellement les établissements engager dans un P.A.A.
53
L’inscription de la Performance dans les outils du dialogue de
gestion
Les Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens. – auto-diagnostic
Les Contrats de Retour à l’Equilibre.
Stratégie d'optimisation des achats hospitaliers
Est ce que l'établissement dispose d'un responsable achat unique?
Pourcentage des achats médicaux et non médicaux effectués dans le cadre d'un
groupement d'achat mutualisé
Est-ce que l'établissement a produit un autodiagnostic sur les achats hospitaliers à
l'aide de l'outil proposé par la DGOS ou l'ANAP ?
Est-ce que l'établissement a produit une cartographie des achats hospitaliers et
priorisé des pistes d'actions ?
L'établissement a-t-il mis en place un plan d'actions achat quantifié ? Si oui, quel
est le % de gain sur les achats?
54
DES TRAVAUX NATIONAUX
- ECHANGES D’EXPERIENCES
- RECUEIL DE BONNES PRATIQUES
55
Le projet ARMEN, c’est la recherche systématique d’actions de
progrès par vagues de 10 segments d’achat
identification des
opportunités lancement des
actions de progrès* Réalisation…
identification des
opportunités Vague 3
identification des
opportunités
lancement des
actions de progrès* Réalisation Vague 2
* mutualisation de bonnes pratiques, standardisation,
partage de ressources, appels d’offres, …
Segments09
10 segments
priorisés
Vague 1
Objectif :
15% de gains
par segment sur 3 ans
56
Segment Dispositifs Médicaux à usage unique : synthèse des
opportunités
Un gain potentiel annuel de 14,7% sur
les dépenses du segment soit 120 M€.
Opportunités Assiette (en M€) % gain attendu Gain cible (en €) % Gain
Cerner le juste besoin ( casaques, régulateurs de débit,
perfusion 3 voies, gants chirurgicaux…) 273,5 9% 24,6 3,0%
Homogénéiser le besoin et réaliser des économies
d'échelle par la mutualisation 270,2 9% 24,3 3,0%
Raisonner en cout complet (matériel, consommables,
maintenance) 810,5 3% 24,3 3,0%
Encadrer les clauses de révision de prix 810,5 1% 8,1 1,0%
Optimiser les essais 810,5 1% 8,1 1,0%
Réduire les couts de distribution et les répercuter sur les
prix en rationnalisant la logistique 810,5 1% 8,1 1,0%
Recourir aux consommables génériques (capteurs SPO2,
électrode de défibrillation…) 39,0 20% 7,8 1,0%
Entretenir le tissu concurrentiel, susciter l'offre et
remettre en cause les quasi monopoles 123,0 6% 7,4 0,9%
Disposer d'un observatoire des prix et utiliser toutes les
possibilités de (re)négociation offertes par le CMP 499,8 1% 5,0 0,6%
Traiter par accord cadre les "petits" achats réalisés hors
groupements et hors marché 8,1 20% 1,6 0,2%
57
Segment DM à usage unique : Matrice Enjeux - Efforts
1 Cerner le juste besoin ( casaques,
régulateurs de débit, perfusion 3 voies, gants
chirurgicaux…)
2 Homogénéiser le besoin et réaliser des
économies d'échelle par la mutualisation
3 Raisonner en cout complet (matériel,
consommables, maintenance)
4 Encadrer les clauses de révision de prix
5 Optimiser les essais
6 Réduire les couts de distribution et les
répercuter sur les prix en rationnalisant la
logistique
7 Recourir aux consommables génériques
(capteurs SPO2, électrode de défibrillation…)
8 Entretenir le tissu concurrentiel, susciter
l'offre et remettre en cause les quasi
monopoles
9 Disposer d'un observatoire des prix et
utiliser toutes les possibilités de
(re)négociation offertes par le CMP
10 Traiter par accord cadre les "petits" achats
réalisés hors groupements et hors marché
58
LE BILAN À MI PARCOURS DU
PROGRAMME
59
Un objectif de gains sur 3 ans – 5% du montant
des achats hospitaliers en 2010
Cible
nationale 210 M€
320 M€
910
M€
Cible
régionale
13.5M€
11.2 M€
32 M€
380 M€
7.4
M€
2012 2013 2014
Trajectoire nationale de gains
Trajectoire régionale de gains
172 M€
11.1
M€
60
BILAN 2012
60
0
2
4
6
8
10
12
2,5 1,6
2,5
0,2 0,6
7,4 6,1
1,6 2,5
0,2 0,7
11,1
OBJECTIFREALISATI…
61
LA TRAJECTOIRE DE GAINS 2013
Plans d’Action Achat dans les Ets – 3.6 M€
Approfondissement du dialogue prescripteur-
acheteur
Utilisation des bonnes pratiques
ARMEN
mutualisations régionales et nationales –
7.6 M€
UniHA
UniCancer
UGAP
Renforcement de la participation de
l’Ets à des achats groupés
Groupements territoriaux
1 -Décliner les objectifs nationaux pour
la région –
32 M€ sur 3 ans
2 – Installer durablement la fonction
Achat dans tous les établissements
avec la mise en place de PAA comme
outil de gestion
3 - Permettre à tous les
Etablissements d’avoir accès à des
marchés groupés performants
Trajectoire de gains pour 2013 : 11,2 M€
62
Calcul des gains -Avancement à mi-année
8 établissements ont un PAA chiffré
- CHU MONTPELLIER
- CHU NIMES
- CH PERPIGNAN
- CH ALES les CEVENNES GAINS ESTIMES 8 474 000 € - GAPM – PML Carcassonne
- CH BAGNOLS
- CH BEZIERS
- CH Port la Nouvelle
Les établissements qui se lancent dans la démarche prochainement
- CH Narbonne
- CH Lezignan
- CH Thuir
- CH Bassin de Thau
- En 2014
- CH MENDE
- CH CARCASSONNE
G:\COMITE DES ACHATS OCTOBRE\La maquette de plan d’action achat annuel,.pptx
Nouvelle campagne de remontée des gains fin d’année
63
La MUTUALISATION REGIONALE SITUATION ACTUELLE NOUVELLE ORGANISATION DE LA MUTUALISATION
Les segments
prioritaires
Volume
actuellement
traité
Nbre Grpt
Nbre Ets
Volume
concerné
Nombre
d’établissements
concernés Etat d’avancement
Démarrage
du marché Gains potentiels
FLUIDES MEDICAUX 400 000 1 5
1 400 000 30 Finalisation DCE 01/01/2014 700 000 50 %
FOURNITURES DE BUREAU
183 000
26 Publié 15/11/2013 175 000 10 % 1 4
1 750 000
PRODUITS d’ENTRETIEN - 0 3 200 000
Recensement en cours – potentiellement autant que pour les fournitures
de bureau
Recensement des besoins
01/01/2014 320 000 10 %
INCONTINENCE 90 000 1 5
6 100 000 48 En cours d’analyse 01/01/2014 610 000 10 %
DASRI 125 000 3
20 1 700 000 48 Attribué 01/01/2013 480 000 28 %
MEDICAMENTS 37 000 000 5
20 37 000 000
Potentiellement tous sauf UniHA
Coordonnateur désigné 01/03/2014 413 000 Estimation sur
échantillon Benchmarck
DISPOSITIFS MEDICAUX 14 200 000 4
10 14 200 000
Potentiellement tous sauf UniHA
Coordonnateur désigné 01/03/2014 190 000 Estimation sur
échantillon Benchmarck
ALIMENTATION 6 436 000 6
24 6 500 000 27
Groupe de travail constitué
Mi-2014 300 000 Estimation sur
échantillon Benchmarck
LINGE 255 700 4
12 500 000 20
Groupe de travail constitué
Mi-2014 30 000 Estimation sur
échantillon Benchmarck
64
OBJECTIFS 2013 - 2014
Maintenir la dynamique d’animation Régionale
Développer une véritable mutualisation régionale sur l’ensemble des segments prioritaires
Accompagner les établissements volontaires dans la mise en œuvre d’un plan d’actions achats
Développer les outils du dialogue prescripteurs/acheteurs/fournisseurs
Favoriser et diffuser les échanges d’expériences
Au niveau national – projet ARMEN
Au niveau local – témoignages -
Renforcer l’identification d’une fonction achats
Atteindre l’objectif national fixé à la Région
Préparer l’entrée dans une phase plus complexe autour des problématiques satellites de l’achat
65
Aller plus loin que l’achat ?
Réflexion sur la performance logistique: approvisionnement, transports
Action sur les processus administratifs (commande)
Partage de ressources sur les fonctions hôtelières : blanchisserie, plate-forme et restauration
Direction de la Stratégie et de la Performance
66
Merci de votre attention