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Le Référentiel Techniquede l’Enseignement Supérieur
et de la Recherche- Guide d’utilisation -
à destination des Opérateurs
Vos identifiants
Outil RT ESR - Opérateurs
Lien d’accès www.portail-immo.gouv.fr
Vos identifiants
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Contacts utiles [email protected]
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Sommaire
Présentation et contexte
Profils et connexion
Les fonctionnalités du RT ESR | Opérateurs
La documentation
Les objectifs du supportp. 4
p. 6
p. 10
p. 14
p. 41
p. 43 Contacts & liens utiles
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Les objectifs du support
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L’objectif de ce support est de permettre de :
Appréhender les fonctionnalités offertes aux Opérateurs
S’approprier les fonctionnalités dédiées aux IRE
Obtenir de la documentation
Contextualiser l’outil dans son dispositif
Objectifs du support à destination des IRE
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Contexte & présentation
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Cliquez pour modifier le style du titreContexte
Dans le cadre de « l’enquête immobilière » annuelle du Ministère, mais également dans lecadre de la nouvelle campagne SPSI des Opérateurs de l’Etat, des données concernant le parcimmobilier de chaque Opérateur sont saisies dans le Référentiel Technique ESR (RT ESR), par lesOpérateurs eux-mêmes.
Ces données sont alors restituées dans l’Outil d’Aide au Diagnostic de parc ESR (OAD ESR),sous forme d’indicateurs, de graphiques et de cartographies. Au travers de prismes d’analyses etd’un système de filtres, l’OAD ESR permet alors de piloter un parc immobilier.
Dans ce contexte le rôle de l’IRE est double :- assister les Opérateurs dans l’utilisation de ces outils- contrôler l’exactitude des données renseignées par les Opérateurs et les valider.
Ainsi, afin de faciliter la mission confiée à l’IRE, ont été développées des fonctionnalitésspécifiques, et qui sont dédiées aux IRE.
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Cliquez pour modifier le style du titreLes principales données du RT ESR
Les données des 3 volets de la fiche enquêteimmobilière annuelle du MENESR :
La fiche pilotage de la fonctionimmobilière : synthèse du parc del’Opérateur dont les donnéesbâtimentaires ont été agrégées.
Ces données composent, entre autres et principalement, le RT ESR
La fiche foncier : rassemble lesdonnées concernant le terrain surlequel se situent le/les bâtiment(s).
La fiche bâtimentaire : ensemble dedonnées détaillées à l’échelle d’unbâtiment.
Données générales :– Nombre de postes de travail– Surface utile nette totale– Surface utile brute totale– Loyer du bâtiment (si pertinent)– Présence d’amiante
Etats techniques :– État de santé général– Etat d’accessibilité général– Facilité d’accès pour le personnel– Présence d’une enquête de confort d’usage
Données d’exploitation :– Contrôle réalisé, état du dernier contrôle
réalisé et réserves levées– Charges de fonctionnement– Consommation d’énergie finale annuelle– Consommation d’eau annuelle– Tri des déchets
Les 16 données essentielles de la Direction del’Immobilier de l’Etat dans le cadre du SPSI :
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Cliquez pour modifier le style du titreDes applications connectées
Chorus Immobilier
(module Re-FX)
pré-alimentent
Données complémentaires
de SI
Opérateurs- Services
immobiliers
alimentent
Fichiers plats Import mensuel
Tutelles -Services
immobiliers
Outil d’Aide àl’Analyse des SPSI OAD ESR
Saisie manuelle Saisie manuelle
L’Outil d’Aide à l’Analysed’un SPSI est un outil d’aideà l’évaluation des SPSI desOpérateurs.
L’OAD ESR est un outil depilotage du parc et derestitution des données.
Le RT ESR est un outil desuivi bâtimentairepermettant la collecte et lamise à jour des donnéesrèglementaires, techniqueset fonctionnelles.
Chorus Re-FX est un outil degestion financière,budgétaire et comptablepermettant la tenue d’unl’inventaire physique etadministratif.
alimentealimente alimente
RT ESR
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Profils & connexion
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Lecteur
Contributeur- Opérateur -
Contributeur- IRE -
− Accès en lecture des données
− Consultation des données− Saisie des données
− Consultation des données− Saisie des données− Validation des données
Selon les profils, les périmètres et les accès au RT ESR sont différents :
Profils des utilisateurs
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Connexion
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Vos paramètres de connexion au portailde l’immobilier de l’Etat vous ont étécommuniqués par voie de mail.
La connexion à l’outil se réalise au travers du portail immobilier de l’Etat, encliquant sur l’icône du Référentiel technique (RT)
L’adresse du portail :
www.portail-immo.gouv.fr
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Connexion
Vous êtes par la suite redirigé vers la plateforme Enablon, votre page d’accès àl’application
Saisir votre ID et votre mot de passe reçus par e-mail
Cliquer sur le bouton pour vous connecter
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Vos paramètres de connexion àla plateforme Enablon vous ontégalement été communiquéspar voie de mail.
Utiliser le navigateur Firefox ou Chrome
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Le menu et les paramètres de connexion• Rechercher un bâtiment • Créer un bâtiment non référencé• Renseigner une fiche bâtimentaire• Rattacher ou ajouter une fiche foncier• Demander une validation des données
Opé
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Le menu et les paramètres de connexion
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Rechercher, Sélectionner,Ajouter / modifier des données, Paramétrer les accès, Télécharger la documentation
En page d’accueil, un fois connecté, vous accédez au tableau de bord du RT ESR qui regroupe les rubriques thématiques dédiées à la gestion de bâtiments
Le tableau de bord
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Le menu, à gauche, vous permet d’accéder rapidement aux différentesonglets thématiques où visualiser et renseigner les données
Le menu
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A tout moment, il est possible de modifier ses paramètres de connexion, vial’onglet « Ma configuration » dans le menu ou en cliquant sur la bulle de profilen haut à droite.
Les paramètres de connexion
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Rechercher un bâtiment
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1Sur le tableau de bord, cliquez sur
la rubrique « Choisir un bâtiment »
Entrez les 6 chiffres correspondant aun° Chorus Re-FX du bâtiment
Le RT ESR étant un référentiel bâtimentaire, la recherche se fait par bâtiment
Rechercher un bâtiment
Cliquer sur la loupe et sélectionner le bâtiment recherché
4’ 4’’
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ou
Penser à sélectionner l’année de référencesouhaitée
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Créer un bâtiment non référencé
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Créer un bâtiment non référencé
Le RT ESR permet de créer une fiche pour un bâtiment non référencé dans ChorusRe-FX, ce qui vous permettra de renseigner les données par la suite
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Cliquez sur l’icône « Bâtiment non référencé »
Renseignez les champs, puis cliquez sur« Enregistrer »
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Le bouton « Enregistrer & Nouveau » permet de créer un nouveau bâtiment non référencé
Les champs doivent être renseignés autantque possible. Dans le champ libellé doit êtrerenseigné le libellé du bâtiment désiré et nonle n° Chorus Re-FX du bâtiment (à 6 chiffres).
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Renseigner une fiche bâtimentaire
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- Les fonctionnalités de base -
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Choisir un bâtiment
Vous êtes redirigé versle tableau de bord dubâtiment, depuis lequelil vous est possible decliquer sur les icônesthématiques dédiéesafin de saisir lesdonnéescorrespondantes
Renseigner une fiche bâtimentaire
Accéder aux données d’un bâtiment pour les visualiser, les modifier ou lesrenseigner
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Renseigner une fiche bâtimentaire : saisir des données
Pour saisir des données, il faut :
Les données sur fond jaunes sont importées de Chorus Re-FX. Certaines de ces données ne sont, en revanche, pas modifiables.
Cliquer sur un onglet thématique
Cliquer sur « Modifier », en bas de la page de données pour saisir les données.
Une page de données s’affiche.
Penser à cliquer sur « Enregistrer », pour sauvegarder les modifications apportées.
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Les principales fonctionnalités du RT ESR
Passer du mode de consultation des données à la saisie / modification desdonnées sur une page.
Enregistrer les modifications apportées.
Annuler les modifications apportées.
Visualiser les modifications réalisées, notamment lors de calculsautomatiques, sans enregistrer.
Supprimer l’ensemble des données d’une page.
Ajouter une colonne / ligne supplémentaire.
Consulter les données. Modifier les données.
Supprimer une colonne / ligne ajoutée précédemment.
Lire une « infobulle » en passant la souris sur l’icône .
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Renseigner une fiche bâtimentaire
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- Présentation des rubriques thématiques -
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Cette rubrique reprend les 16 données essentielles identifiées par la DIE dans lecadre de la campagne des SPSI des Opérateurs de l’Etat
INFORMATIONS GÉNÉRALES
DONNÉES POUR LES BÂTIMENTS DE BUREAUX DEPLUS DE 500 M² SUB
– Bâtiment– Surface utile brute (m²)– Surface utile nette (m²)– Nombre de postes de travaux
– Etat technique– Performance environnementale– Coûts d'exploitation d'un bâtiment
Certains champs sont soumis à un système de notation allant de « Sans objet » à « Très satisfaisant ».La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)
Rubrique « Données essentielles »
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Rubrique « Données générales »
Cette rubrique regroupe les informations administratives, principalementimportées de Chorus Re-FX, ainsi que les principales données caractérisant lebâtiment en termes d’occupation
IDENTITÉ DU BÂTIMENT OCCUPATION
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RÉFÉRENCE AUDIT
– Données historiées– Bâtiment– Année– Niveau
GÉNÉRAL
CLOS COUVERT STRUCTURE
EQUIPEMENTS TECHNIQUES
AMÉNAGEMENTS INTÉRIEURS
AMÉNAGEMENTS EXTÉRIEURS
– état général du bâtiment
– état du clos couvert
– état des équipements techniques
Rubrique « Etat de santé »
Cette rubrique regroupe les informations concernant l’état général du bâtimentau travers de 6 catégories :
– état des aménagements intérieurs
– état des aménagements extérieurs30
ETAT ÉNERGÉTIQUE DE L’ENVELOPPE
– Référence audit– Général– Chauffage– Refroidissement– Ventilation – E.C.S– Bureautique– Ascenseur
ETAT ÉNERGÉTIQUE DESÉQUIPEMENTS TECHNIQUES
– Référence audit– Général– Planché bas– Toitures– Murs extérieurs– Aspect bioclimatique
Rubrique « Etat énergétique »
Cette rubrique regroupe les informations concernant l’état énergétique dubâtiment et des installations techniques
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ETAT D’ACCESSIBILITÉ
– Référence audit– Etat général– Accès– Accueil– Sanitaire– Service
Cette rubrique permet de renseigner les données liées à l’accessibilité dubâtiment et aux travaux associés
Rubrique « Etat d’accessibilité »
Certains champs sont soumis à un système de notation allant de « Sans objet » à « Très satisfaisant ».La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)
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COÛTS DES SERVICES LIÉS AUX BÂTIMENTSCOÛTS D’OCCUPATION
COÛTS D’ADAPTATION ET EQUIPEMENT COÛT DES SERVICES AUX OCCUPANTS
– Bâtiment – Année– Loyer du bâtiment– Taxes
– Bâtiment – Année– Loyer du bâtiment– Aménagement, mobilier et équipement
– Bâtiment – Année– Définition des couts– Décomposition des charges
– Bâtiment – Année– Service aux occupants
Rubrique « Coûts d’exploitation du bâtiment »
Cette rubrique est dédiée à la saisie des coûts liés au bâtiment, et ce à différentsniveaux
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CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE
TRI DÉCHET
CONSOMMATION D’EAU
BILAN ÉNERGÉTIQUE
– Données générales– Consommation d’énergie
– Tri déchet – Audit énergétique– Bilan carbone
Rubrique « Performance environnementale »
– Coût de consommation d’eau– Consommation annuelle d’eau– Type de données
Au sein de cette rubrique, les données relatives à la performanceenvironnementale peuvent être saisies, avec 4 sous-rubriques
Certains champs sont soumis à un système de notation allant de A à G.La documentation sur ce système de notation ainsi qu’un glossaire de définition sont disponibles dans la rubrique « Documentation » (cf. infra)
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RÉGLEMENTATION
– Réglementation générale applicable– m²~SUB-ERP– Zone de risques
COMMISSION DE SÉCURITÉ
CONTRÔLE RÉGLEMENTAIRE
– Désignation– Périodicité de la commission– Décision de maintien d’ouverture
– Bâtiment– Contrôles– Installations électriques
Cette rubrique offre la saisie des données réglementaires et fonctionnelles
– Bâtiment – Contrôle réglementaire Aération-
Ventilation
AUTRES CONTRÔLES
– Bâtiment– Référence audit – Général– Facilité d’accès– Organisation
général– Confort d’usage– Sécurité– Sureté – Hygiène
ETAT FONCTIONNEL
Rubrique « Etat réglementaire et fonctionnel »
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1Cliquez sur l’icone « Modifier »
Cette rubrique regroupe l’ensemble des contrats concernant la maintenance dubâtiment
Rubrique « Contrat d’exploitation et maintenance »
Saisir les données pour un contrat
Ajouter un nouveau contrat
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Les fonctionnalités du RT ESR :
• Rattacher ou ajouter une fiche foncier
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Rattacher ou ajouter une fiche foncier
Le RT ESR permet d’ajouter ou de rattacher une fiche foncier à un/plusieursbâtiment(s).
Saisir les donnéesChoisir une fiche foncier existante
Les fonctionnalités du RT ESR :
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• Demander une validation des données
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Demander une validation des données
Une fois les données saisies et enregistrées pour un bâtiment, une demande devalidation de ces données doit être faîte à l’IRE :
Cliquer sur « OK » pour soumettreles données à la validation de l’IRE
L’IRE reçoit par mail une alerte l’informant de votre demande de validation. Il peut soit valider l’ensemble des données saisies / modifiées enregistrées, soit les rejeter.Dans ce dernier cas, une alerte de refus de validation est envoyée à l’Opérateur. 40
La documentation
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La documentation
L’ensemble des documents d’information (guide, glossaire immobilier, FAQ,support de formation) est disponible directement dans le RT ESR
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Contacts & liens utiles
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Poser votre question via la balf dédiée
FAQ du portail Le formulaire du portail
Contacts et liens utiles
Dans le cas où vous rencontreriez des difficultés ou pour toute autre question,plusieurs supports sont à votre disposition :
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